物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案的建立與管理

物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案的建立與管理提要：檔案管理的工作原則：符合實際、可操作、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。以公司企業(yè)文化理念及ISO9000質(zhì)量規(guī)律體系為指導(dǎo)，導(dǎo)入ISO14000環(huán)境管理體系思想。以國家相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)主需求為基礎(chǔ)，建立科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫润w系。檔案的建立與管理科學(xué)化、規(guī)范化、技術(shù)化、高標(biāo)準(zhǔn)。完善的管理制度是保證現(xiàn)代企業(yè)正常有序運作的必要條件；科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理能為企業(yè)的高效運作和快速發(fā)展提供強大的信息資源支持。完善的規(guī)章制度和科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理是提供專業(yè)化物業(yè)管理服務(wù)的重要基礎(chǔ)，能有效的為物業(yè)及公用設(shè)施的使用、維修以及各項物業(yè)管理服務(wù)工作提供引導(dǎo)和服務(wù)。本公司素以嚴(yán)格規(guī)范的管理而著稱，在產(chǎn)業(yè)園實施物業(yè)管理過程中，我們將依然按照ISO9001質(zhì)量管理體系規(guī)范和ISO14000環(huán)境管理體系的管理思想和管理方法，作到治而不亂、管而不死，堅決貫徹規(guī)范管理與專業(yè)服務(wù)相結(jié)合的路線。常言道：“沒有規(guī)矩，不成方圓”，必要的規(guī)章制度是作好物業(yè)管理服務(wù)的保證，要使該物管區(qū)域的管理與服務(wù)走上正軌，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化的管理，必須從基礎(chǔ)抓起。本公司目前有一套完善的規(guī)章制度，這些制度的建立，是以政府相關(guān)法律法規(guī)和公司的經(jīng)營宗旨、經(jīng)營范圍和業(yè)主需求的為依據(jù)，并在多年的實踐運作中反復(fù)補充修改，逐步健全完善和提高的。概括地說，這些制度包括兩大方面：一是公司操作管理制度，是公司在各物管點提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的操作準(zhǔn)則和依據(jù)，其總體涵蓋：公眾制度部分，內(nèi)部崗位責(zé)任制，管理運作制度和考核標(biāo)準(zhǔn)，它們整合形成一套完整的操作體系，以指導(dǎo)日常物業(yè)服務(wù)的方方面面，與傳統(tǒng)的管理方式相比，其更顯科學(xué)、規(guī)范。二是專門針對產(chǎn)業(yè)園物業(yè)服務(wù)項目所制訂的系列內(nèi)部崗位制度，它包含物管處各崗位/部門職責(zé)描述、各類人員職能規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)等，這一套制度的建立，為該物業(yè)服務(wù)項目完善內(nèi)部機制，造就一支高素質(zhì)、高績效的員工隊伍奠定了基礎(chǔ)，以完美的物業(yè)服務(wù)夯實政府辦事效率，提升政府形象1 /3一、規(guī)章制度的建立與管理1、**技術(shù)產(chǎn)業(yè)園物業(yè)管理處管理制度的建立應(yīng)符合相關(guān)的法律法規(guī)，所有管理制度的建立，均以法律法規(guī)及物業(yè)管理委托合同為基礎(chǔ)，物業(yè)管理活動中各法律主體的合法權(quán)益，特別對產(chǎn)業(yè)園我們的責(zé)任和義務(wù)進(jìn)行細(xì)化，并使之制度化、規(guī)范化，以保證如實履行物業(yè)管理委托合同規(guī)定的義務(wù)。2、在建立產(chǎn)業(yè)園物業(yè)管理內(nèi)部管理制度時，以我公司現(xiàn)有的管理運作制度和ISO9000質(zhì)量體系為基礎(chǔ)，結(jié)合產(chǎn)業(yè)園物業(yè)管理的具體特點和要求，并導(dǎo)入ISO14000環(huán)境管理體系和OHSAS18000職業(yè)安全健康管理體系，對整個規(guī)章制度體系作適當(dāng)?shù)男抻喓驼?，使整套?guī)章制度體系更切合實際，操作性更強。3、規(guī)章制度注重服務(wù)、管理和責(zé)任的統(tǒng)一。每一項制度責(zé)任者對所承擔(dān)的管理、服務(wù)各項責(zé)任明確具體并相互關(guān)聯(lián)。4、在定性的基礎(chǔ)上強調(diào)定量的要求極其重要性，使績效考核評估具有標(biāo)準(zhǔn)尺度和依據(jù)，又能激發(fā)員工工作熱情。5、注重物業(yè)管理活動中各部門人員職責(zé)范圍和工作接口關(guān)系，梳理各個環(huán)節(jié)，用制度使其環(huán)環(huán)相扣，做到有序規(guī)范的運作，協(xié)調(diào)一致。6、制度文字條款簡明扼要，便于員工理解、記憶、接受、執(zhí)行。二、檔案的建立與管理規(guī)章制度的執(zhí)行，需要引進(jìn)檔案管理手段來實現(xiàn)。**產(chǎn)業(yè)園物業(yè)管理檔案的建立與管理就是圍繞規(guī)章制度的執(zhí)行而進(jìn)行的，對相關(guān)記錄進(jìn)行規(guī)范、整理、歸檔，做到每一項物業(yè)管理服務(wù)都有計劃、有標(biāo)準(zhǔn)、有規(guī)范、有記錄。因此，我們將在產(chǎn)業(yè)園配備專職檔案管理人員，對所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、系統(tǒng)的管理，為整個物業(yè)管理服務(wù)的分析和改進(jìn)提供可靠的依據(jù)和信息支撐。三、物業(yè)管理檔案的分類1、物業(yè)管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責(zé)任制度、檔案管理規(guī)定以及質(zhì)量體系中的質(zhì)量記錄控制程序等為工作依據(jù)，做到有章可循、有據(jù)可查、可量化、可考核。2 /32、物業(yè)管理檔案按三個層面進(jìn)行分類管理：（1）第一層面：以建設(shè)部頒發(fā)的《全國物業(yè)管理示范工業(yè)園區(qū)標(biāo)準(zhǔn)》建立管理檔案框架，對檔案資料采用統(tǒng)一格式。（2）第二層面：融合了**市產(chǎn)業(yè)園的實際情況、ISO14000、OHSAS18000管理體系思想的ISO9000質(zhì)量管理體系文件及管理運作制度、公眾管理制度等，引進(jìn)適應(yīng)性修改，形成復(fù)合型產(chǎn)業(yè)園物業(yè)管理檔案資料。（3）第三層面：將執(zhí)行復(fù)合型管理體系文件、相關(guān)規(guī)章制度的各種現(xiàn)場記錄補充到管理