會議服務工作程序

會議服務工作程序1.1會前準備按“會議通知”要求或參會人數進行會前準備工作，并視會議人數適當增加服務人員，為會議提供服務。1.1.1大型會議的準備：1.1.1.1擺放桌簽；1.1.1.2準備蓋杯，并于會前10分鐘倒水；1.1.1.3擺放會議文件資料；1.1.1.4懸掛橫幅；1.1.1.5整理桌椅；1.1.1.6提供一次性水杯，飲水機提前半小時通電煮水；1.1.1.7提前30分鐘開新風機或空調通風，調節(jié)室內溫度；1.1.1.8召開會議，打開新風機，進行室內通風；1.1.1.9按會議要求，擺放花卉；1.1.1.10將會議室燈、音像、話筒等設備調整就緒。1.1.2小型會議的準備：1.1.2.1擺放桌簽；1.1.2.2準備蓋杯，并于會前10分鐘倒水；1.1.2.3擺放會議文件資料；1.1.2.4懸掛橫幅；1.1.2.5按會議需要（如準備水果、擺放果盤）；1.1.2.6整理桌椅；1.1.2.7提前30分鐘開啟空調，調節(jié)溫度；1.1.2.8按會議要求，擺放花卉，將燈光、音像、話筒等設備調整就緒。1.1.3如有需要應提前聯(lián)系制作會議橫幅、桌簽，于會前一小時送交會議服務員，并對會議設備進行檢查，對燈光、音響狀況進行調試。1.1.4會議服務員于會議前10分鐘侍立會議室或接待室門前，迎候與會者的到來，如會議需要，可協(xié)助與會者簽到，分發(fā)會議資料等工作。1.1.5視頻會議服務1.1.5.1提前半天時間將視頻會議系統(tǒng)全部開通進行聯(lián)調。如果當中有異常情況及時與相關人員聯(lián)系，（視頻會議通訊錄），會前始終保持視頻會議系統(tǒng)暢通。1.1.5.2按會議要求布置會場，擺放桌簽、加鋪地毯、懸掛橫幅、擺放花卉。1.1.5.3會議之前提前擺放礦泉水、茶水、一次性紙杯。1.1.5.4會前半小時將飲水機通電，將空調打開，根據季節(jié)調試會議室溫度。1.1.5.5與會前十分鐘將會議室“屏蔽”打開，以保證會場秩序。1.1.5.6將會場全體檢查一邊，并與會前十分鐘站會迎接。1.2會中服務1.2.1按“會議通知單”要求斟倒飲品，會議期間每隔20分鐘為與會者斟倒一次，必要時可視情況增加或減少斟倒飲品頻次。1.2.2會議期間會議服務人員應隨時觀察室內情況，調節(jié)室內溫度，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。1.3會后服務1.3.1會議服務員應對會議室進行全面的清潔與整理工作。1.3.1.1由會議服務員對會議室進行全面清掃、整理，將設備、桌椅擺放整齊，玻璃器皿進行清洗消毒，將會議室恢復原有狀態(tài)。1.3.1.2清潔工作就緒后，撤掉橫幅、關閉室內燈光、切斷電源，待一切處于正常狀態(tài)后將門鎖好，如有特殊情況及時向項目經理匯報，妥善處理并做好會議接待記錄。1.3.1.3會議結束后，應同時關閉音響，切斷電源。1.4會議物品的控制1.4.1會議服務員，根據會議需要填寫“出庫單”，經項目經理批準后到倉庫領取會議所需物品，并根據領用物品進行分類登記在《部位領料表》中，以便核查。1.4.2會議服務員根據會議實際消耗的物品或破損的玻璃器皿，應在《會議接待記錄》中詳細登記，由項目經理簽字確認后集中存放。并根據物品消耗情況及破損情況及時補充。1.4.3會議服務員，根據玻璃器皿的破損情況，每月集中填寫物品消耗《報損表》。進行統(tǒng)治并經項目經理審核、甲方審批后予以報損。1.4.4會議服務人員每日17：30離崗檢查所管轄范圍內衛(wèi)生及門窗、新風機、空調、飲水機等是否關閉，并將區(qū)域內鑰匙送交中控室進行保管。1.5茶杯擺放規(guī)程1.5.1茶杯置于托盤中，左手托盤，右手將杯墊擺正，用大拇指和食指、中指端起茶杯，放置杯墊上，杯把方向偏右45度角。1.5.2茶杯擺放位置為離內桌邊沿2公分，擺成一線。1.6飲品斟倒續(xù)水規(guī)程1.6.1行走速度適中。1.6.2玻璃器皿無異常碰撞聲。1.6.3以講話人或身份高者開始，按順時針方向斟倒。1.6.4左手的中指和無名指夾起杯蓋，大拇指和食指端起茶杯，退到業(yè)主身后向右轉、站直、腳腿自然并攏，背對業(yè)主斟倒水。1.6.5水倒八分滿，然后按原有位置放好，如有水滴灑在桌面，隨時用紙巾將水擦試干凈。1.7站會服務規(guī)程1.7.1根據會議要求，服務員需站會服務的，會議期間應站立于會議室內門的一側。1.7.2不需站會服務的，服務員應于服務臺待命，不得離開。1.8保潔服務標準1.8.1每次會議確保會議區(qū)域整潔，臺面、桌面無污漬、水漬。1.8.2玻璃器皿潔凈，用后消毒，消毒時間一般不低于20分鐘。1.8.3綠色植物無灰塵、盆內無雜物。1.9會議協(xié)助工作標準1.9.1每月二次全面檢查會議室電氣設備及燈光照明，保證設備使用及