科學(xué)的工作方法

科學(xué)的工作方法訓(xùn)練系統(tǒng)化你的工作1PDCA循環(huán)基礎(chǔ)2計(jì)劃化你的工作3給工作提速增效4課程大綱在旁觀者看來，不整潔的工作場(chǎng)所除了反映出工作者頭腦混亂以外，不再代表其他。使你的工作系統(tǒng)化

辦公室的5S運(yùn)動(dòng)：

5S起源于日本，就是整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SETKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE）五個(gè)項(xiàng)目，因日語的羅馬拼音均以“S”開頭，簡(jiǎn)稱為5S。

5S運(yùn)動(dòng)提出的目標(biāo)簡(jiǎn)單而明確，就是要為員工創(chuàng)造一個(gè)干凈、整潔、舒適、合理的工作場(chǎng)所和空間環(huán)境。5S的倡導(dǎo)者相信，保持工作環(huán)境的干凈整潔，物品擺放有條不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。你的工作需要系統(tǒng)化（1）工作檔。什么是工作檔？ 工作檔是用來整理目前進(jìn)行的專案和固定的工作夾。工作檔有什么？

A.立即可用的資料。B.“待議”的項(xiàng)目。

C.固定職務(wù)。D.目前的專案

E.問題檔開始系統(tǒng)化你的工作（2）資料檔。列出你的資料檔項(xiàng)目清單。建立資料檔時(shí)需要考慮的兩件事：

A.怎樣的資料才有保存價(jià)值？

B.你的資料檔方便查閱嗎？幫助你將自己資料檔結(jié)構(gòu)化的做法：

A.列出你工作的主要內(nèi)容，例如：合約、產(chǎn)品開發(fā)、預(yù)算等。這些可以成為你資料檔的類別。

B.檔案夾應(yīng)根據(jù)所確定的類別，做清楚且適當(dāng)?shù)臉?biāo)示。

C.查現(xiàn)存的檔案，然后去掉沒用的檔案。

D.一個(gè)抽屜存放一個(gè)或多個(gè)類別。

E.將檔案按字母順序排列。

F.用大而清楚的字標(biāo)示檔案抽屜和檔案夾，以方便查閱并方便歸檔。開始系統(tǒng)化你的工作開始系統(tǒng)化你的工作讓你的檔案更加有效的小秘訣：（1）使用大寫、清楚的字母標(biāo)示檔案。（2）使用彩色標(biāo)識(shí)能讓你一眼就找到某一類型文件的位置。（3）將類別與次類別標(biāo)簽排成一列，類別與次類別用不同顏色標(biāo)示。（4）為大型的資料建立索引。

PDCA

它是一種很科學(xué)的管理程序，同時(shí)也是一種很科學(xué)的工作程序。學(xué)會(huì)用PDCA循環(huán)法什么是PDCA？計(jì)劃（Plan）修正再執(zhí)行執(zhí)行(Action)(Do)

檢查(Check)PCDA循環(huán)認(rèn)識(shí)PDCA循環(huán)法計(jì)劃（Plan）執(zhí)行（Do）檢查（Check）修正再執(zhí)行（Action）在工作程序PlanDoCheckAction過程中：

Plan即擬訂計(jì)劃，制訂計(jì)劃目標(biāo)，制訂計(jì)劃做法；

Do即執(zhí)行實(shí)施，并加以控制；

Check即確認(rèn)或評(píng)估執(zhí)行狀況與目標(biāo)之差距；

Action即執(zhí)行結(jié)果與目標(biāo)值之差距探討，并修正采取措施。PCDA循環(huán)法四大要素階段步驟計(jì)劃階段（P）①設(shè)定目標(biāo)②搜索與目標(biāo)相關(guān)的信息③找出最佳方案④制訂計(jì)劃工作表執(zhí)行階段（D）⑤按計(jì)劃工作表執(zhí)行工作檢查階段（C）⑥檢查執(zhí)行情況修正再執(zhí)行階段（A）⑦對(duì)檢查結(jié)果做出修正⑧修正后再執(zhí)行PDCA循環(huán)工作步驟表APCD修正后再執(zhí)行對(duì)檢查結(jié)果做出修正設(shè)定目標(biāo)搜索信息擬定方案制作計(jì)劃工作表檢查執(zhí)行情況按計(jì)劃工作表執(zhí)行工作PDCA循環(huán)工作步驟圖

他每天早晨都要計(jì)劃一天的具體事務(wù)，并認(rèn)真加以貫徹。這猶如一條紅線，引導(dǎo)他走出生活中繁忙的迷宮。有條理的時(shí)間安排就像一線光明，沖破他生活的樊籬。哪里沒有計(jì)劃，哪里的時(shí)間配置就不合理，混亂就會(huì)降臨到哪里。

——維克多·

雨果計(jì)劃化你的工作未了解目的港口的人無法一帆風(fēng)順。

——塞內(nèi)卡鎖定工作的目標(biāo)有效目標(biāo)的“SMART”原則：明確的（Specific）可量化的（Measurable）切實(shí)可行的（Achievable）注重結(jié)果的（Result-oriented）有時(shí)間限制的（Time-limited）鎖定工作的目標(biāo)剝洋蔥法長(zhǎng)期目標(biāo)剝洋蔥圖即時(shí)目標(biāo)大目標(biāo)中期目標(biāo)大目標(biāo)即時(shí)目標(biāo)更小目標(biāo)小目標(biāo)設(shè)定目標(biāo)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)鎖定工作的目標(biāo)“令人驚訝的是，當(dāng)我用足夠的時(shí)間計(jì)劃后，我可以完成很多事情，而同樣令人驚訝的是，如果不經(jīng)過計(jì)劃，我就只能完成一點(diǎn)點(diǎn)事情。我寧愿在一個(gè)星期里緊張的工作四天半而有進(jìn)度，而不要一直做卻沒有進(jìn)度?！?/p>

——富蘭克·貝格計(jì)劃是聯(lián)結(jié)我們當(dāng)前所在之處與將來我們所去之處的橋梁。制定行動(dòng)計(jì)劃用不同的時(shí)間分配方式計(jì)劃和執(zhí)行兩批類似的項(xiàng)目第一批項(xiàng)目第二批項(xiàng)目制訂計(jì)劃的時(shí)間執(zhí)行時(shí)需要的時(shí)間制訂計(jì)劃的時(shí)間執(zhí)行時(shí)需要的時(shí)間制定行動(dòng)計(jì)劃制訂你的計(jì)劃表把工作分類工作內(nèi)容簡(jiǎn)單明了，你已經(jīng)掌握了完成工作所需要的所有信息。不能確定怎樣才能完成，還需要進(jìn)一步分析。一定會(huì)給你帶來麻煩的工作。制定行動(dòng)計(jì)劃

工作計(jì)劃表主題工作內(nèi)容狀況日期預(yù)訂會(huì)議設(shè)施1得到三份報(bào)價(jià)單2了解報(bào)告人需要什么直觀教具3下訂單，并說明詳細(xì)的要求綠色綠色綠色6/19向與會(huì)者進(jìn)行簡(jiǎn)要說明1與會(huì)議主持者就會(huì)議須知達(dá)成一致2發(fā)布會(huì)議須知綠色綠色6/25保證預(yù)算1估計(jì)旅行和日常開支2準(zhǔn)備所有的預(yù)算3提交預(yù)算計(jì)劃并與財(cái)務(wù)主管理達(dá)成一致。黃色綠色紅色6/30使用分類的方法說明工作的范疇使用分類的方法說明工作的內(nèi)容預(yù)計(jì)工作最后完成的時(shí)間表明計(jì)劃表中每項(xiàng)工作的狀況制定行動(dòng)計(jì)劃滾動(dòng)計(jì)劃法初始計(jì)劃第一階段第二階段第三階段第四階段第五階段詳細(xì)較細(xì)一般較粗很粗修正后計(jì)劃第二階段第三階段第四階段第五階段第六階段詳細(xì)較細(xì)一般較粗很粗計(jì)劃修正因素差異分析環(huán)境變化組織政策變化計(jì)劃與實(shí)際之間的差異第一階段實(shí)際完成情況修正計(jì)劃制定行動(dòng)計(jì)劃備用計(jì)劃法制訂初始計(jì)劃（A）并說明偶然事件評(píng)價(jià)偶然事件采用備用計(jì)劃（B）采用備用計(jì)劃（C）繼續(xù)初始計(jì)劃（A）制定行動(dòng)計(jì)劃癥狀：工作越來越?jīng)]效率；文件積壓越來越厚；每天的預(yù)定目標(biāo)只完成了一半；下班時(shí)發(fā)現(xiàn)今天幾乎什么也沒干。病因：無目標(biāo)、無計(jì)劃，工作無規(guī)律；做事拖拉，時(shí)常抱著“還有明天”的想法；時(shí)間管理不善，做事不分先后、主次。

給工作提速增效不要把難事往后拖不要把不喜歡的事往后推不要把喜歡的事做過了頭立即行動(dòng)把你的工作按照以下標(biāo)準(zhǔn)分成三種類型：A型：今天必須做——重要并且緊急的任務(wù)。B型：今天應(yīng)該做——重要或緊急，但不是既重要又緊急的任務(wù)。C型：今天可以做——既不重要也不緊急的日常任務(wù)。ABC法則A型：你應(yīng)該嘗試每天完成幾項(xiàng)緊急和有難度的任務(wù)。B型：你的工作主要由這部分任務(wù)構(gòu)成，這些任務(wù)應(yīng)占去大部分工作時(shí)間。C型：這些不緊急的事情應(yīng)待有時(shí)間再做。一個(gè)工作日提醒你注意：任何工作日，都應(yīng)該是A型、B型、C型任務(wù)的混合。你應(yīng)該把這三種類型的工作任務(wù)均勻分布于全天，而不是按順序干完A型任務(wù)，再干B型任務(wù)，等等，注意三者的平衡。平衡日常工作任務(wù)這項(xiàng)任務(wù)是否既重要又緊迫？這項(xiàng)任務(wù)是否必要？這項(xiàng)任務(wù)能否助你更