科學的工作方法

科學的工作方法訓練系統(tǒng)化你的工作1PDCA循環(huán)基礎2計劃化你的工作3給工作提速增效4課程大綱在旁觀者看來，不整潔的工作場所除了反映出工作者頭腦混亂以外，不再代表其他。使你的工作系統(tǒng)化

辦公室的5S運動：

5S起源于日本，就是整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SETKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE）五個項目，因日語的羅馬拼音均以“S”開頭，簡稱為5S。

5S運動提出的目標簡單而明確，就是要為員工創(chuàng)造一個干凈、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環(huán)境。5S的倡導者相信，保持工作環(huán)境的干凈整潔，物品擺放有條不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。你的工作需要系統(tǒng)化（1）工作檔。什么是工作檔？ 工作檔是用來整理目前進行的專案和固定的工作夾。工作檔有什么？

A.立即可用的資料。B.“待議”的項目。

C.固定職務。D.目前的專案

E.問題檔開始系統(tǒng)化你的工作（2）資料檔。列出你的資料檔項目清單。建立資料檔時需要考慮的兩件事：

A.怎樣的資料才有保存價值？

B.你的資料檔方便查閱嗎？幫助你將自己資料檔結構化的做法：

A.列出你工作的主要內容，例如：合約、產品開發(fā)、預算等。這些可以成為你資料檔的類別。

B.檔案夾應根據(jù)所確定的類別，做清楚且適當?shù)臉耸尽?/p>

C.查現(xiàn)存的檔案，然后去掉沒用的檔案。

D.一個抽屜存放一個或多個類別。

E.將檔案按字母順序排列。

F.用大而清楚的字標示檔案抽屜和檔案夾，以方便查閱并方便歸檔。開始系統(tǒng)化你的工作開始系統(tǒng)化你的工作讓你的檔案更加有效的小秘訣：（1）使用大寫、清楚的字母標示檔案。（2）使用彩色標識能讓你一眼就找到某一類型文件的位置。（3）將類別與次類別標簽排成一列，類別與次類別用不同顏色標示。（4）為大型的資料建立索引。

PDCA

它是一種很科學的管理程序，同時也是一種很科學的工作程序。學會用PDCA循環(huán)法什么是PDCA？計劃（Plan）修正再執(zhí)行執(zhí)行(Action)(Do)

檢查(Check)PCDA循環(huán)認識PDCA循環(huán)法計劃（Plan）執(zhí)行（Do）檢查（Check）修正再執(zhí)行（Action）在工作程序PlanDoCheckAction過程中：

Plan即擬訂計劃，制訂計劃目標，制訂計劃做法；

Do即執(zhí)行實施，并加以控制；

Check即確認或評估執(zhí)行狀況與目標之差距；

Action即執(zhí)行結果與目標值之差距探討，并修正采取措施。PCDA循環(huán)法四大要素階段步驟計劃階段（P）①設定目標②搜索與目標相關的信息③找出最佳方案④制訂計劃工作表執(zhí)行階段（D）⑤按計劃工作表執(zhí)行工作檢查階段（C）⑥檢查執(zhí)行情況修正再執(zhí)行階段（A）⑦對檢查結果做出修正⑧修正后再執(zhí)行PDCA循環(huán)工作步驟表APCD修正后再執(zhí)行對檢查結果做出修正設定目標搜索信息擬定方案制作計劃工作表檢查執(zhí)行情況按計劃工作表執(zhí)行工作PDCA循環(huán)工作步驟圖

他每天早晨都要計劃一天的具體事務，并認真加以貫徹。這猶如一條紅線，引導他走出生活中繁忙的迷宮。有條理的時間安排就像一線光明，沖破他生活的樊籬。哪里沒有計劃，哪里的時間配置就不合理，混亂就會降臨到哪里。

——維克多·

雨果計劃化你的工作未了解目的港口的人無法一帆風順。

——塞內卡鎖定工作的目標有效目標的“SMART”原則：明確的（Specific）可量化的（Measurable）切實可行的（Achievable）注重結果的（Result-oriented）有時間限制的（Time-limited）鎖定工作的目標剝洋蔥法長期目標剝洋蔥圖即時目標大目標中期目標大目標即時目標更小目標小目標設定目標實現(xiàn)目標鎖定工作的目標“令人驚訝的是，當我用足夠的時間計劃后，我可以完成很多事情，而同樣令人驚訝的是，如果不經過計劃，我就只能完成一點點事情。我寧愿在一個星期里緊張的工作四天半而有進度，而不要一直做卻沒有進度?！?/p>

——富蘭克·貝格計劃是聯(lián)結我們當前所在之處與將來我們所去之處的橋梁。制定行動計劃用不同的時間分配方式計劃和執(zhí)行兩批類似的項目第一批項目第二批項目制訂計劃的時間執(zhí)行時需要的時間制訂計劃的時間執(zhí)行時需要的時間制定行動計劃制訂你的計劃表把工作分類工作內容簡單明了，你已經掌握了完成工作所需要的所有信息。不能確定怎樣才能完成，還需要進一步分析。一定會給你帶來麻煩的工作。制定行動計劃

工作計劃表主題工作內容狀況日期預訂會議設施1得到三份報價單2了解報告人需要什么直觀教具3下訂單，并說明詳細的要求綠色綠色綠色6/19向與會者進行簡要說明1與會議主持者就會議須知達成一致2發(fā)布會議須知綠色綠色6/25保證預算1估計旅行和日常開支2準備所有的預算3提交預算計劃并與財務主管理達成一致。黃色綠色紅色6/30使用分類的方法說明工作的范疇使用分類的方法說明工作的內容預計工作最后完成的時間表明計劃表中每項工作的狀況制定行動計劃滾動計劃法初始計劃第一階段第二階段第三階段第四階段第五階段詳細較細一般較粗很粗修正后計劃第二階段第三階段第四階段第五階段第六階段詳細較細一般較粗很粗計劃修正因素差異分析環(huán)境變化組織政策變化計劃與實際之間的差異第一階段實際完成情況修正計劃制定行動計劃備用計劃法制訂初始計劃（A）并說明偶然事件評價偶然事件采用備用計劃（B）采用備用計劃（C）繼續(xù)初始計劃（A）制定行動計劃癥狀：工作越來越沒效率；文件積壓越來越厚；每天的預定目標只完成了一半；下班時發(fā)現(xiàn)今天幾乎什么也沒干。病因：無目標、無計劃，工作無規(guī)律；做事拖拉，時常抱著“還有明天”的想法；時間管理不善，做事不分先后、主次。

給工作提速增效不要把難事往后拖不要把不喜歡的事往后推不要把喜歡的事做過了頭立即行動把你的工作按照以下標準分成三種類型：A型：今天必須做——重要并且緊急的任務。B型：今天應該做——重要或緊急，但不是既重要又緊急的任務。C型：今天可以做——既不重要也不緊急的日常任務。ABC法則A型：你應該嘗試每天完成幾項緊急和有難度的任務。B型：你的工作主要由這部分任務構成，這些任務應占去大部分工作時間。C型：這些不緊急的事情應待有時間再做。一個工作日提醒你注意：任何工作日，都應該是A型、B型、C型任務的混合。你應該把這三種類型的工作任務均勻分布于全天，而不是按順序干完A型任務，再干B型任務，等等，注意三者的平衡。平衡日常工作任務這項任務是否既重要又緊迫？這項任務是否必要？這項任務能否助你更