簡述保險公司的單證管理風(fēng)險

簡述保險公司的單證管理風(fēng)險簡述保險公司的單證管理風(fēng)險簡述保險公司的單證管理風(fēng)險xxx公司簡述保險公司的單證管理風(fēng)險文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度簡述保險公司的單證管理風(fēng)險王曦中國人民健康保險股份有限公司大連分公司摘要：本文主要闡述了保險公司單證管理的必要性，在單證管理的過程中存在的主要問題，以及問題的成因，保險公司應(yīng)采取的主要措施。關(guān)鍵詞：保險公司單證管理控制措施社會各個行業(yè)，在經(jīng)營管理過程中，都面臨著這樣或那樣的風(fēng)險，其有外部的影響因素，也有內(nèi)部的影響因素，對于保險公司來說，其影響因素主要有匯率風(fēng)險、投資風(fēng)險、經(jīng)營風(fēng)險、系統(tǒng)風(fēng)險、利差損風(fēng)險、償付能力不足的風(fēng)險、由銷售誤導(dǎo)引起的退保風(fēng)險等等，而在金融危機(jī)席卷全球的背景下，保險公司面臨著更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，經(jīng)營風(fēng)險、誤導(dǎo)風(fēng)險，及由此而引起的品牌風(fēng)險等將保險公司推到了經(jīng)濟(jì)浪潮的前沿。保險公司在采用各種方法應(yīng)對各種風(fēng)險的同時，控制內(nèi)部的影響因素，加強(qiáng)內(nèi)部管理也不失為應(yīng)對風(fēng)險的較好的方法，在保險公司特別是基層公司的內(nèi)部管理中，加強(qiáng)保險公司的資金管理、單證管理等，是保險公司極為日常的管理方式，特別是對單證的管理，保險公司從初期的不重視，到現(xiàn)在做為日常管理的重要內(nèi)容，其是由血的教訓(xùn)的積累起來的。一、單證管理的范圍保險公司的單證，是保險公司進(jìn)行保險業(yè)務(wù)活動的依據(jù)，是與展業(yè)、承保、保單服務(wù)、理賠等核心業(yè)務(wù)流程直接相關(guān)的制式化單證。各類單證及由此形成的契約、經(jīng)濟(jì)合同既是取得各項(xiàng)業(yè)務(wù)收入的基礎(chǔ)，更是承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任、履行經(jīng)濟(jì)義務(wù)的重要法律依據(jù)。保險公司的單證品種特別多，但一般分為一般單證及有價單證，一般單證是指出具后不具備法律效力的單證，如各類投保書、條款、宣傳單或折頁等；有價單證是指出具后具備相關(guān)法律效力，如出現(xiàn)遺失等情況將給公司帶來一定影響的單證，如發(fā)票、定額保單、空白保單等。由于其每一份都是風(fēng)險源，如果管理不善，都會給保險公司帶來巨大的潛在風(fēng)險，所以對保險公司來說，對有價單證進(jìn)行重點(diǎn)管理，是控制風(fēng)險的必要手段。二、單證管理的必要性保險是一種合同行為，保險合同明確了保險人和被保險人的權(quán)利與義務(wù)、保險責(zé)任的范圍，是被保險人向保險公司索賠或給付的依據(jù)。這就使得作為保險合同載體的保險單證的作用顯得尤為突出，因此加強(qiáng)對合同載體的有價單證的管理有著非常重要的意義。1、加強(qiáng)有價單證的管理是明確合同雙方的保險責(zé)任，保護(hù)被保險人利益的需要。保險做為經(jīng)濟(jì)生活中的一種特定商品，其以合同的形式存在，不具有實(shí)物的特性，投保人交納一定的費(fèi)用買到的只是對未來風(fēng)險的承諾，這份承諾主要體現(xiàn)在保險公司出具給客戶的保單上，而保單內(nèi)容的完整、公正直接關(guān)系到投保人或被保險人的利益，因此，加強(qiáng)對保單等有價單證的管理，對保護(hù)合同雙方利益有著相當(dāng)重要的作用。2、加強(qiáng)有價單證的管理是檔案管理及保護(hù)客戶資源的需要。由于保險合同特別是壽險合同的期限較長，為了保護(hù)合同當(dāng)事人的利益，按相關(guān)法律的要求，需對投保人的投保資料，保險發(fā)票、理賠資料等與保險經(jīng)營相關(guān)的有價單證進(jìn)行長期保存。而對于保險公司來說，客戶的多少決定了保險公司的市場地位，經(jīng)營規(guī)模，在業(yè)內(nèi)的話語權(quán)等，有效的保護(hù)客戶資源，加強(qiáng)客戶資源信息載體的管理就顯得尤為重要。3、加強(qiáng)有價單證的管理是加強(qiáng)內(nèi)控管理的需要。對于保險公司來說，其經(jīng)營管理所面臨的風(fēng)險主要有資金風(fēng)險、單證風(fēng)險等，而對于經(jīng)營風(fēng)險的保險公司來說，承保是經(jīng)營活動的首要環(huán)節(jié)，保險公司憑借一紙合同向投保人收取保費(fèi)，并承諾保險賠付責(zé)任，可見這一紙合同的重要性，因此，在防范外部風(fēng)險的同時應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)控管理，盡量避免利用單證所進(jìn)行的不法行為，以保護(hù)公司形象及聲譽(yù)不受損害。4、加強(qiáng)有價單證的管理是主動適應(yīng)監(jiān)督管理的需要。目前，保監(jiān)會對保險公司日常監(jiān)管的內(nèi)容有許多，而在基礎(chǔ)工作的監(jiān)管中，對于單證的管理關(guān)注點(diǎn)比較多，如單證管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，單證的入庫、領(lǐng)用、回銷的管理等等，以防止保險公司在經(jīng)營過程中，利用單證進(jìn)行違法行為。三、單證管理中存在的主要問題隨著保險需求的不斷擴(kuò)大，保險公司的產(chǎn)品品種逐漸增多且數(shù)量較大，特別是為了方便客戶，又出現(xiàn)了定額保單、激活式卡單等保險形式，這對單證的管理也提出了更高的要求。1、單證出入庫手續(xù)不完善，管理混亂。單證的管理手續(xù)繁瑣、工作量也比較大，而且產(chǎn)品品種繁多，由于單證管理人員的重視程度不夠或責(zé)任心不強(qiáng)，導(dǎo)致單證的出入庫交接手續(xù)不完整，致使責(zé)任不清，庫存混亂。2、單證的使用過程失控，賬實(shí)不符。目前，大多數(shù)保險公司對大部分產(chǎn)品都通過系統(tǒng)出單處理，對單證也進(jìn)行系統(tǒng)核銷，但由于操作失誤或?qū)ο到y(tǒng)的認(rèn)識不足，也可能導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際不符，同時，也有可能出現(xiàn)惡意系統(tǒng)外出單的情況，因此，應(yīng)加強(qiáng)分析，時實(shí)監(jiān)控，防止違法違規(guī)行為的發(fā)生。3、存在“鴛鴦單”的情況。保險單證特別是財產(chǎn)保險公司的單證一般為一式多聯(lián)，按規(guī)定應(yīng)一起填寫，但在實(shí)際工作中，有的保險公司為了逃避監(jiān)管，或?yàn)榱朔欠ǖ哪康?，存在各?lián)次不一致的情況，也就是業(yè)內(nèi)所稱的“鴛鴦單”。4、存在私印單證的情況。保險單證一般由總機(jī)構(gòu)統(tǒng)一印刷或由總機(jī)構(gòu)授權(quán)分支機(jī)構(gòu)印刷，但有的保險公司，在未經(jīng)同意的情況下私印單證，以躲避監(jiān)管，達(dá)到風(fēng)險轉(zhuǎn)嫁或非法占有的目的。

5、存在以遺失單證為借口的惡意截留保費(fèi)的情況。在保險公司的單證管理中，對遺失單證的責(zé)任未明確懲罰責(zé)任的情況下，若業(yè)務(wù)人員以保險公司的名義代收了客戶的保險費(fèi)，但未及時上交公司，在保險到期后，以單證遺失為借口申請注銷保單，以達(dá)到占有保費(fèi)的目的。

四、單證管理問題的成因1、對單證管理的認(rèn)識不足，內(nèi)控制度缺失。加強(qiáng)單證的管理，是保險公司有效控制經(jīng)營風(fēng)險的重要手段，但由于近年來，保險市場的競爭過于激烈，通過單證的注銷、損毀等來達(dá)到規(guī)避監(jiān)管、換取競爭資金的目的的保險公司也是有的。而對單證管理的認(rèn)識不到位，內(nèi)控制度的缺失，也是導(dǎo)致單證管理出現(xiàn)問題的原因之一。2、單證管理信息系統(tǒng)不完善。隨著保險業(yè)競爭的加劇，保險公司的產(chǎn)品不斷創(chuàng)新，單證的品種、數(shù)量等也在不斷增加，而在系統(tǒng)建設(shè)中，忽視了單證系統(tǒng)的開發(fā)，導(dǎo)致單證管理系統(tǒng)只能進(jìn)行簡單的入庫、出庫，而不能提供單證流轉(zhuǎn)的全過程記錄及預(yù)警、統(tǒng)計(jì)功能，弱化了單證管理的職能，也是單證管理過程中的突出問題。

3、法律意識不強(qiáng)。“鴛鴦”單、私印單證等違法違規(guī)行為的出現(xiàn)，也反映了行業(yè)內(nèi)部分人員法律意識的淡薄，應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高法律意識，同時加大處罰的力度，以有效遏制此類行為的發(fā)生。五、單證管理的辦法1、制定有效的管理制度，建立完善的管理系統(tǒng)。要控制單證管理風(fēng)險，首先保險公司應(yīng)制定有效的單證管理制度，明確各部門的單證管理職責(zé)，同時對違反單證管理規(guī)定的行為，制定嚴(yán)格的處罰措施；其次應(yīng)建立完善的信息系統(tǒng)，提高單證管理的效率，滿足單證管理的需要。

2、加強(qiáng)事中控制與管理。首先，應(yīng)建立賬實(shí)分開的單證管理模式，定期核對，減少單證管理中的錯誤。其次，應(yīng)加強(qiáng)有價單證的印刷管理。由總機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一編號、印刷或授權(quán)分公司印刷，在節(jié)約單證成本的同時，也減少私印單證的風(fēng)險。再次，應(yīng)加強(qiáng)單證流轉(zhuǎn)過程的管理，建立詳盡的單證管理臺賬，完善交接手續(xù)，明確管理責(zé)任；定期編制單證報表，及時掌握單證的入庫、出庫、使用、作廢、銷毀的具體情況；定期或不定期進(jìn)行盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符，對不一致的情況及時查明原因，進(jìn)行處理。

3、對單證使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。在經(jīng)營管理過程中，應(yīng)加