申請、總結(jié)、請示、公示等常用文體寫法指導(dǎo)

公文文種和常用公文撰寫——請示、報(bào)告、匯報(bào)提綱、批復(fù)、批示、通知、通報(bào)、通告、函寫作公文文種和常用公文撰寫--請示、報(bào)告、匯報(bào)提綱、批復(fù)、批示、通知、通報(bào)、通告、函的寫作高小平中國行政管理學(xué)會(huì)執(zhí)行副會(huì)長、研究員、博士同學(xué)們好！我們下面來講公文文種和常用公文撰寫的第四部分：請示、報(bào)告、匯報(bào)提綱、批復(fù)、批示、通知、通報(bào)、通告、函這樣9個(gè)文種的寫作。一、請示首先講請示，什么是請示呢？請示是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求對某一項(xiàng)工作、某一個(gè)問題做出指示，對某一項(xiàng)政策界限給予明確，對某一些事情予以審批、批準(zhǔn)使用的一種請求性的公文。請示分為三種，一個(gè)是請求指示性的請示，第二種請求批準(zhǔn)性的請示。第三種是請求批轉(zhuǎn)性的請示。就第一種而言，是為了上級給一個(gè)明確的指示而請示的，就第二種而言希望上級批準(zhǔn)某一件事情而做的請示。就第三種而言是希望我這個(gè)意見批轉(zhuǎn)其他有關(guān)的單位和部門而做的請示。請示必須具備四個(gè)條件：第一個(gè)，必須是下級對上級的行文，不能說平級之間我請示你，更不能說上級對下級的請示。第二，請示的問題需要是自己無權(quán)作出決定和處理的，自己有權(quán)決定、職責(zé)范圍之內(nèi)的事情自己就應(yīng)該依法依歸作出決定而不應(yīng)該請示，只有自己無權(quán)才需要向上請示。第四必須是上級有權(quán)作出的決定，這樣的請示。就是是自己或者單位向上面請求決定批準(zhǔn)，而上級又具有這方面職權(quán)的這樣的事項(xiàng)。第四個(gè)是上級有權(quán)作出決定的。請示寫作當(dāng)中經(jīng)常出現(xiàn)一些不當(dāng)?shù)那闆r，一個(gè)是沒有按照“一事一請示”的原則，請示必須是一件事情單獨(dú)寫一個(gè)請示而不能把幾件事情寫到一起，我們經(jīng)?？吹揭恍┱埵景褞准虑榉旁谝黄痤I(lǐng)導(dǎo)讓領(lǐng)導(dǎo)決定，他覺得這樣可以省一些領(lǐng)導(dǎo)的心，其實(shí)這不符合公文原則的。請示這樣的公文它規(guī)定了必須是一件事一請示。第二個(gè)請示要求的太高，比如要求上級給本部門增加編制，如果你請示上面增加2個(gè)編制也許是合適的，那你提出增加10個(gè)編制那要求太高，這個(gè)是一個(gè)常見的錯(cuò)誤。第三個(gè)請示當(dāng)中夾帶報(bào)告，所謂報(bào)告我們前面講了，就是一件事情需要怎么做，做完了，我們向上做一個(gè)回報(bào)。在請示當(dāng)中就不能有匯報(bào)的內(nèi)容，匯報(bào)報(bào)告它是讓領(lǐng)導(dǎo)知道就行了，而請示是要領(lǐng)導(dǎo)作出決定，進(jìn)行批準(zhǔn)或者是不批準(zhǔn)，所以請示夾帶報(bào)告讓領(lǐng)導(dǎo)無所適從。第四個(gè)請示給領(lǐng)導(dǎo)答復(fù)的時(shí)間有的過緊，我們經(jīng)常遇到一些情況，自己本單位寫請示修修改改，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、忙活了半天，從星期一忙到星期五，到星期五這個(gè)請示出手了，報(bào)到上級機(jī)關(guān)區(qū)了，要求上級機(jī)關(guān)在下周一之前要作出決定，雖然你可能在請示里面沒有明確說請領(lǐng)導(dǎo)在下星期一之前作出決定，但是你這里講的事情，你星期二要開什么會(huì)議，請領(lǐng)導(dǎo)來出席并講話，那么領(lǐng)導(dǎo)星期二要參加你的會(huì)，星期一必須作出決定，作出決定還要準(zhǔn)備好明天的講話，給領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間就過緊了，這個(gè)也是經(jīng)常出現(xiàn)的一個(gè)漏洞。請示的寫作看似簡單，實(shí)際上是一件十分艱巨的任務(wù)，要使請示寫得好，能夠到領(lǐng)導(dǎo)那邊順利地得到批準(zhǔn)，寫作技巧也是必不可少的，首先必須對事情的來龍去脈了解清楚，對需要領(lǐng)導(dǎo)決定的事情自己拿捏得比較準(zhǔn)，可能性很大，才能給領(lǐng)導(dǎo)請示。如果完全就是不可能的事情，那么這個(gè)請示暫時(shí)就不具備條件寫。請示要有明確的指向，是一就是一，是二不要讓領(lǐng)導(dǎo)覺得一和二都可以，要非常明確，所以要對情況了解，要了解自己單位的情況，了解這件事情的需求的情況，還要了解領(lǐng)導(dǎo)決策的情況。這是請示的寫作。二、報(bào)告下面講報(bào)告的寫作。報(bào)告是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見和建議，答復(fù)咨詢、報(bào)送材料等使用的一種常用的公文文種，報(bào)告都是屬于上行文，是下級對上級的情況匯報(bào)。一般產(chǎn)生于事后，一件事情做完了報(bào)告一下，也有是在時(shí)間比較長的這樣一件工作過程當(dāng)中階段性地匯報(bào)情況，進(jìn)展如何，我們解決了哪些困難還可能出現(xiàn)什么困難。有什么經(jīng)驗(yàn)，存在什么不足？這是說報(bào)告它是下對上的，是事后的或者是事中的，它不可能是上對下的，也不可能產(chǎn)生事前，這是報(bào)告的一個(gè)基本原則。報(bào)告的寫作分為幾個(gè)部分：第一部分，報(bào)告原由，報(bào)告什么事情在開頭要有一段話，導(dǎo)語俗稱帽子，要有一個(gè)帽子，我們關(guān)于什么事情做一個(gè)報(bào)告，下面是正文部分。把需要報(bào)告的事情的原委、工作的過程、收獲體會(huì)、效果一條一條列出，最后還要有一個(gè)歸納總結(jié)，對這一項(xiàng)工作，這個(gè)問題的解決結(jié)果如何，我們做了一個(gè)分析^p，它有沒有實(shí)現(xiàn)我們既定的目標(biāo)。有沒有創(chuàng)新，有沒有克服哪些始料未及的困難，有沒有哪些值得總結(jié)、帶有規(guī)律性的認(rèn)識(shí)和體會(huì)。報(bào)告要寫好需要注意這么幾個(gè)問題，一是立意要新，要提煉主題，應(yīng)該在占有大量材料的基礎(chǔ)上進(jìn)行分析^p研究，歸納觀點(diǎn)，從中提煉出能夠反映事物本質(zhì)的、帶規(guī)律性的報(bào)告主題。報(bào)告要有靈魂就在于立意是不是新。第二個(gè)，內(nèi)容要實(shí)，要真實(shí)，要具體，不能僅僅應(yīng)用概括的語言、簡單的講一下過程，然后講很多理論性的評述性的一些事件，這不是報(bào)告的寫法，報(bào)告主要是把事情原原本本的過程和它的真實(shí)發(fā)生的具體細(xì)節(jié)進(jìn)行歸納、總結(jié)、描述，所以內(nèi)容要實(shí)。第三重點(diǎn)要突出，報(bào)告里寫的內(nèi)容一般都比較多，但么在諸多的環(huán)節(jié)、細(xì)節(jié)當(dāng)中，我們要突出最重要的東西，濃墨來寫重點(diǎn)，使人看后能夠得要領(lǐng)。第四，報(bào)告要符合文體要求，不能混同于請示。我們說請示主要是需要領(lǐng)導(dǎo)決定、決策的。報(bào)告則是像領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)工作情況，所以報(bào)告當(dāng)中不能夾帶請示就像請示當(dāng)中不能夾帶報(bào)告一樣。三、匯報(bào)提綱下面我們講匯報(bào)提綱。匯報(bào)提綱也是總結(jié)的一種形式，是向上級或者上級領(lǐng)導(dǎo)人匯報(bào)工作的時(shí)候使用的一種公文，匯報(bào)提綱就是要寫清楚工作情況、經(jīng)驗(yàn)體會(huì)、問題、教訓(xùn)、今后打算以及需要上級領(lǐng)導(dǎo)幫助解決的一些問題，和意見建議。匯報(bào)提綱分兩種：一種是作為向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報(bào)時(shí)所自己用的這樣一種簡明扼要的要點(diǎn)式的工作記載，它不是給別人看的，是在自己口頭匯報(bào)的時(shí)候用的。這種匯報(bào)提綱不是我們說的，作為一種公文的匯報(bào)提綱，我們說的公文匯報(bào)提綱，它是以一種文字形式書面出現(xiàn)的，也可能和口頭匯報(bào)同時(shí)使用，也可以單獨(dú)使用，同時(shí)使用的時(shí)候要事先呈送給所匯報(bào)的對象，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)來的同志或者是領(lǐng)導(dǎo)人。匯報(bào)提綱的這種文字版本它要求我們不是按照自己在本子上或者自己用的紙上寫那么幾條，有時(shí)候自己寫只要寫關(guān)健詞，作為自己一個(gè)使用的匯報(bào)提綱也是可以的，但是要呈送給匯報(bào)的對象所用的匯報(bào)提綱，必須是書面化的公文格式，符合公文格式的這種寫法文體。所以匯報(bào)提綱它和工作總結(jié)是有很多共同的地方。事實(shí)上它是把總結(jié)和請示集中在一起，因?yàn)槲覀儏R報(bào)工作除了要領(lǐng)導(dǎo)知道我們做得怎么樣，還要讓領(lǐng)導(dǎo)幫助我們解決一些我們的困難?；蛘呓o領(lǐng)導(dǎo)提一些建議下一步應(yīng)該怎么做，怎么使我們這個(gè)單位在上級領(lǐng)導(dǎo)下做得更好，需要上級在統(tǒng)一部署方面做出一些什么要求，在對我們個(gè)別指導(dǎo)方面做出什么樣的行動(dòng)，這都需要向上級請示的內(nèi)容，所以事實(shí)上是總結(jié)和請示的結(jié)合體。所以匯報(bào)提綱一般分為兩個(gè)部分或者是三個(gè)部分，如果分成兩個(gè)部分一個(gè)部分是我們工作的情況，另一部分是需要領(lǐng)導(dǎo)幫助我們解決的問題，或者和我們向領(lǐng)導(dǎo)提出的建議。所謂建議就可以面更廣一些，就是希望上級機(jī)關(guān)在整個(gè)面上的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)方面做出一些改進(jìn)，哪些改進(jìn)。這是分兩部分的一種寫法，這是適用于在時(shí)間比較短、篇幅比較短的匯報(bào)提綱這樣的寫法。如果匯報(bào)時(shí)間給的時(shí)間比較長，我們書面的稿子就可以長一些，那么我們就可以分成三個(gè)部分。第一部分就是我們這個(gè)單位的基本情況和我們這項(xiàng)工作承擔(dān)的工作的背景情況。我們這個(gè)單位一共多少人，我們涉多少機(jī)構(gòu)，我們有多少經(jīng)費(fèi)，我們我們多少的管理資。我們這項(xiàng)工作以前做到什么程度，現(xiàn)在開始的時(shí)候是一個(gè)什么樣的基礎(chǔ)，這是第一部分，第二部分就講我們開展這項(xiàng)工作整個(gè)的過程，以及它的做法效果，第三部分就是我們還需要領(lǐng)導(dǎo)在哪些方面幫我們解決問題，我們這項(xiàng)工作才可以做得更好，或者是給領(lǐng)導(dǎo)提一點(diǎn)建議，這是分成三塊。那么核心的問題仍然是兩條，即使分成三塊寫是兩條，一個(gè)是工作情況，一個(gè)就是需要領(lǐng)導(dǎo)解決的問題。匯報(bào)提綱的撰寫要把握兩個(gè)統(tǒng)一，一個(gè)是靈活性與原則性的統(tǒng)一。靈活性就是什么呢？就是這個(gè)文體它和其他文體有一個(gè)很大的不同，它不像請示、簡報(bào)那樣的指向性非常明確，就是你只能在這個(gè)規(guī)定的內(nèi)容當(dāng)中來組織內(nèi)容、來組織文字，不能超過這個(gè)，就比如簡報(bào)你就不能夾帶匯報(bào)。你寫請示就必須寫一件事情的請示，不能寫其他事情。我們這里匯報(bào)提綱就比較輕活，我們需要領(lǐng)導(dǎo)解決的問題可以是一個(gè)，也可以兩個(gè)、三個(gè)、四個(gè)都可以，這個(gè)具有很大的靈活性。我匯報(bào)的情況也可以把成績說得多一些，也可以把我們的體會(huì)說得多一些，這都沒有固定的格式。這是靈活性。原則性就是要把握這個(gè)文體的基本原則，就是我們是下對上的，是從口氣到內(nèi)容都要把握好這個(gè)分寸。我們必須包含兩塊核心內(nèi)容，一個(gè)是工作的情況，包括經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)、今后的打算。另一塊是需要上級幫助解決的問題，這個(gè)是匯報(bào)提綱必須要寫的。如果領(lǐng)導(dǎo)來了，你只匯報(bào)你的工作情況、取得的成績，沒有提出像領(lǐng)導(dǎo)需要解決的什么問題或是提幾點(diǎn)建議，那這不叫匯報(bào)提綱。這是它的原則性。我們要把靈活性和原則性統(tǒng)一起來，就是既要針對具體事情，我們具體做的事情，他需要從哪幾個(gè)角度來匯報(bào)，每一件事情是不一樣的，比如我們匯報(bào)一個(gè)突發(fā)事件處置以后，這個(gè)工作情況的匯報(bào)，就是上級領(lǐng)導(dǎo)來了，我們這件事情剛剛處理了一個(gè)礦難，我們首先匯報(bào)的是我們在礦難當(dāng)中死傷人員確確實(shí)實(shí)到目前為止是多少人。這個(gè)是必須是最先的，因?yàn)橐匀藶楸臼俏覀兊幕驹瓌t，領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)心這個(gè)。然后我們再采取什么措施，救援隊(duì)伍派了多少人去，效果怎么樣，然后講我們估計(jì)什么時(shí)候就可以把這個(gè)問題全部解決，這是一種匯報(bào)的方式。如果領(lǐng)導(dǎo)是屬于另外一種檢查工作，檢查我們搞衛(wèi)生城市的創(chuàng)建而來的，那我們在聽取匯報(bào)的時(shí)候就可以從我們本地區(qū)近幾年來的經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展情況講起，講到創(chuàng)建衛(wèi)生城市的具體做法?？梢詮拇笸。?、2、3、4進(jìn)行匯報(bào)。這是靈活性可以說我們根據(jù)不同的匯報(bào)的內(nèi)容、匯報(bào)的對象來決定，但是我們要掌握好這個(gè)原則性，領(lǐng)導(dǎo)給你多少時(shí)間，你就要匯報(bào)多少時(shí)間，不能拖堂，領(lǐng)導(dǎo)說只有20分鐘匯報(bào)，你絕對不能匯報(bào)到25分鐘，這是一個(gè)原則問題，至于你怎么用這20分鐘，這個(gè)里面有巨大的空間。還有一個(gè)統(tǒng)一是共性和個(gè)性的統(tǒng)一。我們要反映我們的普遍性，普遍情況，總體情況，又要匯報(bào)個(gè)別突出情況和典型案例，要使共性和個(gè)性相統(tǒng)一，不能全部匯報(bào)面上的，報(bào)了一堆又一堆的數(shù)字，講了一條又一條的道理，最后沒有一個(gè)具體的概念，這個(gè)匯報(bào)就是失敗的，要有共性和個(gè)性的統(tǒng)一。這是匯報(bào)提綱。四、批復(fù)下面我們講批復(fù)，批復(fù)這個(gè)文種是用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)的回復(fù)性公文，就是對應(yīng)請示的這個(gè)文種的就是批復(fù)。它要發(fā)這樣的文件，它是針對的是請示作為條件的。批復(fù)的特點(diǎn)是針對性、回復(fù)性、權(quán)威性，所謂針對性就是有來有往，下級請示上級，上級就是要有批復(fù)，批復(fù)不能盲目地講其他問題，只能針對他請示的問題來起草批復(fù)，弦外之音不能有。第二呢是回復(fù)性，和針對性相不同的就是請示里面提到的事情，應(yīng)該是有問有答，有問必答，這就是它的回復(fù)性，不能說在請示當(dāng)中這件事情它用幾句話來概括講的這件事情，我們要一事一請示，但是我們說一件事情它都是由若干件小事情組成的。比如說一個(gè)單位請示上級要增加一個(gè)機(jī)構(gòu)，那么增加機(jī)構(gòu)肯定和增加人員是在一起的，那么增加這個(gè)機(jī)構(gòu)就增加幾個(gè)人員編制，這個(gè)不算這個(gè)在一個(gè)請示當(dāng)中夾帶別的事情兩件事情放在一起請示的，不是的，這還是一事一請示。那么你回復(fù)的時(shí)候，批復(fù)的時(shí)候是也針對性，同意他設(shè)這個(gè)機(jī)構(gòu)，編制他立意，我覺得這樣的批復(fù)他就沒有滿足我們所的第二個(gè)特點(diǎn)的要求，回復(fù)性。它里面說了我增加這個(gè)機(jī)構(gòu)，其中要有幾個(gè)編制，這是一件事情當(dāng)中的兩件小事情。那么你回復(fù)的時(shí)候也要講清楚，同意設(shè)立這個(gè)機(jī)構(gòu)，同意設(shè)立幾個(gè)編制，這就需要回復(fù)性，每一條都是要有回復(fù)。權(quán)威性就是既然是上級機(jī)關(guān)它就有上級機(jī)關(guān)的職權(quán)，有權(quán)就要體現(xiàn)權(quán)威性，在起草文字措辭的時(shí)候，不能用協(xié)商式的方式。比如他要增加一個(gè)機(jī)構(gòu)，增加幾個(gè)編制，你說目前上級對機(jī)構(gòu)編制控制得很嚴(yán)，是不是考慮以后再提這個(gè)問題，這就不是權(quán)威性的語言，你應(yīng)該怎么說呢？現(xiàn)在上級對機(jī)構(gòu)編制控制得很嚴(yán)，暫不同意增設(shè)這個(gè)機(jī)構(gòu)，那么人員就不用提了，機(jī)構(gòu)都不同意了，所以人都不同意集了?；蛘咭部梢哉f，機(jī)構(gòu)同意設(shè)，但是編制比他報(bào)的要減少一半，這個(gè)也是一種權(quán)威性的一種批復(fù)，這是批復(fù)的三個(gè)特點(diǎn)。我們講批復(fù)分為兩類，一類是審批性的批復(fù)，就像我剛才說的，這個(gè)申請?jiān)黾泳幹茩C(jī)構(gòu)，那么你要審批同意了，不同意了要做批復(fù)，還有一種是指示性的批復(fù)。他這件事情來請示你我該怎么做？比如發(fā)生了群體性突發(fā)事件，我們也是以屬地管理為主，但是達(dá)到一定大的規(guī)模它需要向上請示。那么下級請示上級，我們采取何種手段來阻止，你就是要指示它采取這個(gè)溝通做思想政治工作的方法處理，盡量不要使事態(tài)過大，要慎用警力，要如實(shí)地面對媒體，這些都是你的指示，這也是一種批復(fù)，叫指示性批復(fù)。寫批復(fù)要注意的幾個(gè)問題，一個(gè)是行文針對性。剛才已經(jīng)說了，下級請示什么事情，上級就應(yīng)該批復(fù)什么事情，不能顧左右而言其他。第二，批復(fù)的觀點(diǎn)要明確，上級的態(tài)度要明朗，不能過于原則，更不能模棱兩可，使得下級無所適從、無所遵循。第三，批復(fù)要及時(shí)，久拖不決不是辦法，要在盡短的時(shí)間內(nèi)。如果時(shí)效性很強(qiáng)的必須迅速當(dāng)即批復(fù)，如果還需要研究一下又容許，時(shí)間允許研究一段時(shí)間的話也要盡快做出決定、做出批復(fù)。第四，批復(fù)的行文要言簡意賅，一般來說批復(fù)不需要論述，更不需要舉例，不需要舉這個(gè)案例，說人家怎么做的你也可以考慮怎么做，人家怎么怎么做的，這不叫批復(fù)，這叫行政指導(dǎo)。行政指導(dǎo)一般可以通過談話的方式，沒有必須采取公文的方式。那么作為公文的批復(fù)要言簡意賅，怎么言簡意賅呢？最好的辦法就是直接講你的意見。你是批復(fù)性的，你是審批性的，你就同意還是不同意，同意什么方案，不同意什么方案。你是指示性的那你就講出你的觀點(diǎn)，這樣既沒有論述也沒有闡述你的觀點(diǎn)，更沒有穿靴戴帽，那么文字就簡單了。這是講的批復(fù)。五、批示下面我們講批示，批示是非常常用的一種公文或者說公文式的這種常用的手段，它可以是公文，也可以是公文式的一種手段，它是公文的話就是以書面方式來批注意見，形成另一份公文的，就是下級呈報(bào)給上級的一個(gè)文件上面，你另外弄一張紙寫出你的批注意見，這樣的批示就是我們說的公文的一種。另一種就是你直接的在他的文件上空白的地方寫上你的批注提示性的意見，這就是公文性質(zhì)的這種管理手段。所以說批示是對下級的書面報(bào)告提出意見，也是指批示的意見，就是這個(gè)內(nèi)容的本身。批示是指導(dǎo)和推動(dòng)面上工作，解決存在問題的很重要的領(lǐng)導(dǎo)方法和工作方法。批示具有扼要性、指示性和權(quán)威性。扼要性就是什么呢？它比批復(fù)更加簡短，言簡意賅，抓住核心要害，講出最重要的要做的意見。指示性就是它明確地告知下級應(yīng)該怎么做，應(yīng)該不怎么做。具有權(quán)威性就是領(lǐng)導(dǎo)工作的一種重要的方法。批示的類型有很多，我這里把它概括為10種，每一種批示它的寫作的方法是不一樣的。第一種叫即件性批示，就是領(lǐng)導(dǎo)對下級呈報(bào)來的緊急和重大情況的信息隨時(shí)作出的批示。這是經(jīng)常使用的，拿到了以后一般文字都比較短這樣的報(bào)告，在這樣的報(bào)告的材料上面，迅速地作出決定，這件事情交代給誰誰誰，去迅速處理或者是趕赴現(xiàn)場，或者是由誰誰誰負(fù)責(zé)處理，也可以寫上由誰誰誰來怎么怎么處理，誰誰誰配合。另外還要做好后續(xù)工作的準(zhǔn)備。即件性批示一般的是用在兩種情況下，一種就是在處理突發(fā)事件的情況下，一種是用在對重大事項(xiàng)作出的批示。第二種是預(yù)防性的批示，就是領(lǐng)導(dǎo)對未來的情況和可能發(fā)生的問題進(jìn)行一些預(yù)測性的、預(yù)防性的批示。比如下級報(bào)送了一份安全生產(chǎn)工作檢查情況的匯報(bào)材料，講本地區(qū)我們最近就安全生產(chǎn)問題進(jìn)行了大檢查，檢查的結(jié)果總得情況是良好的，但是還有一些單位對安全生產(chǎn)重視不夠，我們提出了幾點(diǎn)意見，希望領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步重視安全生產(chǎn)，在布置日常經(jīng)濟(jì)和社會(huì)工作的同時(shí)一起部署安全生產(chǎn)的工作，提出幾點(diǎn)建議。那么領(lǐng)導(dǎo)在確認(rèn)就是同意這一份報(bào)告提出觀點(diǎn)的基礎(chǔ)上他可以寫上同意他的觀點(diǎn)，也可以不寫同意他的觀點(diǎn)。因?yàn)樗灰I(lǐng)導(dǎo)不說是否決這個(gè)意見的，他不批示畫圈，也是代表他同意這個(gè)觀點(diǎn)的，所以你批示的時(shí)候可以不對他報(bào)告本身發(fā)表意見，而是寫一個(gè)我們所預(yù)防性的批示。比如你可以批安全生產(chǎn)問題還需繼續(xù)引起重視，要考慮到我們現(xiàn)在所處的發(fā)展階段以及我們安全生產(chǎn)面臨的嚴(yán)峻局勢，都提出了更高的要求，必須以更大的力量和更大的力氣來抓好這項(xiàng)工作，這就是一個(gè)預(yù)防性的就是防止大檢查之后放松這方面的工作。預(yù)防性的批示應(yīng)用的范圍是非常廣的，一般領(lǐng)導(dǎo)對下級報(bào)送的材料除了即件性的批示使用得比較多以外，預(yù)防性的批示使用得也是非常多。它在一些不便于直接表述自己的觀點(diǎn)，如果你表述了就容易讓別人有誤解。比如說他匯報(bào)了這個(gè)安全生產(chǎn)檢查情況，如果你對他安全生產(chǎn)檢查報(bào)告給予肯定就同意此報(bào)告，他就認(rèn)為他做的工作就相當(dāng)不錯(cuò)了，就容易飄飄然起來，所以用預(yù)防性批示這種寫法可以使他繼續(xù)保持謙虛謹(jǐn)慎的作風(fēng)。這是應(yīng)用在一些比較敏感、比較拿不準(zhǔn)的一些文件上面采用預(yù)防性的，應(yīng)該說更有把握性，這樣的批示更容易使得下級能夠努力地做好自己的工作。而且預(yù)防性的批示提出了新的要求，也給下級指明了努力的方向，工作的目標(biāo)更加明確。第三種批示叫索求性批示。也就是說，在領(lǐng)導(dǎo)需要某些材料、需要更詳細(xì)的一些情況的時(shí)候，對這個(gè)材料做一個(gè)批示。比如，我們還說剛才那個(gè)安全生產(chǎn)大檢查情況的匯報(bào)，這么一個(gè)材料，領(lǐng)導(dǎo)拿到之后，它看完之后感覺有些地方細(xì)節(jié)沒說清楚，他可以批示，請將娛樂場所的安全問題材料單項(xiàng)報(bào)我，這個(gè)也是一個(gè)批示，這個(gè)批示隱含什么意思呢？就是總體上我對你這個(gè)報(bào)告、我對這你項(xiàng)工作還是認(rèn)可的。但是對娛樂場所的安全情況我現(xiàn)在還不清楚、不放心，也隱含著這方面的工作可能還存在著問題，索要這方面的詳細(xì)材料。那么下級看了這個(gè)批示之后肯定會(huì)進(jìn)一步報(bào)送這個(gè)材料，而且隨之而來的就是對這方面的工作也會(huì)進(jìn)一步地加強(qiáng)。索求性的批示運(yùn)用的范圍也是比較多的。第四類是指導(dǎo)性的批示。就是領(lǐng)導(dǎo)人充分肯定某一方面的經(jīng)驗(yàn)、做法、措施等等，經(jīng)過推廣對面上工作對起到指導(dǎo)性作用的這樣一些批示。他這里有一個(gè)前提，肯定某種經(jīng)驗(yàn)和做法在面上推廣進(jìn)行指導(dǎo)性批示的意見。因?yàn)檫@里講的指導(dǎo)是狹義的，我們可以說領(lǐng)導(dǎo)的批示都是這個(gè)指導(dǎo)性的。當(dāng)然有些是指示，但是指導(dǎo)性它是基本的一個(gè)原則，我們這里不是講的廣義的指導(dǎo)性，而是指它對于某些經(jīng)驗(yàn)的肯定和希望得到推廣，這個(gè)指導(dǎo)這個(gè)也是一類，比如我們還拿安全生產(chǎn)大檢查這么一個(gè)匯報(bào)，領(lǐng)導(dǎo)可以在里面批，在上面批，文中關(guān)于落實(shí)安全生產(chǎn)責(zé)任制典型做法值得推廣。這句批示它就肯定了其中的一項(xiàng)目工作、一條經(jīng)驗(yàn)，而且指導(dǎo)下級把這一項(xiàng)工作安全生產(chǎn)的責(zé)任制的落實(shí)情況加以了肯定希望推廣做出了一項(xiàng)指導(dǎo)。第五個(gè)類型就是探研性的批示，探索研究性的，這就是用在什么情況下呢？用在領(lǐng)導(dǎo)對一些還沒有看準(zhǔn)的新事物、新的做法，還沒有成熟定論的新觀點(diǎn)，新理論，提出自己的一種意見的批示。那么既然是還沒有看準(zhǔn)的事情，還沒有成熟公認(rèn)意見的新觀點(diǎn)，那么領(lǐng)導(dǎo)就不能隨便表態(tài)了，但是他又覺得這是一件很好的事情，那么怎么來加強(qiáng)肯定的，不能采取全盤肯定的方式，也不宜采取只有一些標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，比如有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡在某一方面他看得比較中意的觀點(diǎn)，但是還不是成熟的，很難推廣的，他在底下用筆劃一道然后在加旁邊加一個(gè)感嘆號(hào)，這個(gè)讓人摸不著頭腦，這個(gè)在我們讀書筆記的時(shí)候是可以的，但是作為領(lǐng)導(dǎo)的批示是不宜采取這樣的方式。你可以采取什么方式呢？你可以采取探研性的批示。我認(rèn)為此觀點(diǎn)有新意，是有新意，此觀點(diǎn)是有新意，很值得深入研究，請某某某同志或者請什么什么機(jī)構(gòu)深入研究。這樣一種探討性的、商量性的口吻，既肯定了這樣一種新生事物或者新觀點(diǎn)，又表明了自己的這樣一種傾向性的意見，同時(shí)又留有一定的余地。這樣一種探研性的批示一般不可多用，只有在十分吸引的地方才可以用。這可以使得領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)心深處的那些思想得以表露；也是引導(dǎo)人們研究問題求索的這樣一種很好的指導(dǎo)。第六種批示的類型叫做協(xié)調(diào)性批示，就是領(lǐng)導(dǎo)從全局出發(fā)，對涉及有關(guān)幾個(gè)部門共同抓管的某項(xiàng)工作，或者需要解決的問題提出處理性意見。就是部門發(fā)生不同看法了而又需要整合大家的意見，需要領(lǐng)導(dǎo)批示，那么就做出協(xié)調(diào)性批示。希望左部門怎么配合右部門，右部門怎么協(xié)調(diào)左部門作出一個(gè)批示。第七種批示的類型叫做查辦性批示，就是對有關(guān)政治、經(jīng)濟(jì)當(dāng)中存在的問題以及有些案件處理作出批示。領(lǐng)導(dǎo)說，此案一查到底，絕不姑息，這就是查辦性，批了下面的部門，紀(jì)檢部門、監(jiān)察部門就要去查辦。第八種是會(huì)簽性的批示。有的是幾個(gè)部門會(huì)簽的文件，那每一個(gè)會(huì)簽單位領(lǐng)導(dǎo)都要批示，作出會(huì)簽性的批示。第九類叫糾偏性批示，是領(lǐng)導(dǎo)為了糾正某些決策措施當(dāng)中出現(xiàn)的偏差和失誤所提出的處理意見。第十種是叫指令性批示，是領(lǐng)導(dǎo)對與某一問題的解決或者某一項(xiàng)工作的實(shí)施作出明確的指示。這十個(gè)類型它又是相互滲透、交叉的，沒有絕對的。因?yàn)槲覀冋f批示是一種最靈活的公文的方式，或者說是管理的手段，批示沒有定型，沒有固定的模式，它和其他文種最大的不同就是具有極大的靈活性。甚至可以說它靈活性就是批示的靈魂，批示可以根據(jù)不同的對象，寫正面的、批評性的、引導(dǎo)性的、指導(dǎo)性的、糾偏性的都可以，那么最關(guān)鍵的問題就是要因地制宜，根據(jù)文件需要，根據(jù)工作需要，特別是強(qiáng)調(diào)一針見血，和方向明確、言簡意賅，這是批示的靈魂。六、通知下面我們講通知，通知是用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)、任免和聘用干部的一種公文。這個(gè)定義比較長，我們知道通知是我們天天看到的公文，就是要求下級或者讓大家都知道這么一個(gè)文種。它的特點(diǎn)是廣泛性、周知性、時(shí)效性。運(yùn)用得非常廣泛，一般都是用來讓大家都知道的，同時(shí)它的時(shí)效性非常強(qiáng)，通知一件事情往往都是在多少天之內(nèi)要做的事情。那么通知我們可以說任何一個(gè)會(huì)寫文件的人都會(huì)寫，但是通知也有它的固定格式和要求。我看到有些大學(xué)生工作以后，寫通知他就用學(xué)校里面寫通知的方式，定于哪天哪天召開黨委擴(kuò)大會(huì)議，請黨委委員和各單位黨委負(fù)責(zé)同志參加會(huì)議，然后后面請大家歡迎光臨。這是大學(xué)生寫的。我們說在一個(gè)工作單位，它通知開一個(gè)嚴(yán)肅的會(huì)議必須是一個(gè)請準(zhǔn)時(shí)參加。那么通知當(dāng)中常犯的錯(cuò)誤我把它概括為幾個(gè)方面。一個(gè)是我們說發(fā)布指示安排工作的同時(shí)在結(jié)尾的地方都要提出貫徹執(zhí)行的有關(guān)要求，比如說要定于哪天那天召開黨委擴(kuò)大會(huì)，請什么什么人，準(zhǔn)時(shí)出席。這就是貫徹執(zhí)行的有關(guān)要求，你不能說歡迎光臨，那就是歡迎光臨你也可以不光臨。有的同志寫的時(shí)候就忽略了這一點(diǎn)，就光寫哪天哪天召開什么會(huì)議，嘎然而止沒有了。你通知我是讓我參加還是就讓我知道一下呢？這個(gè)意思不明確。再一個(gè)就是時(shí)間、地點(diǎn)、對象、什么事、為什么？這五個(gè)“W”在通知當(dāng)中應(yīng)該都一般要寫全而有的同志往往寫不全，寫了會(huì)議通知時(shí)間、地點(diǎn)、請什么人參加了，但是為什么事情開的呢？為什么事情而開這個(gè)會(huì)呢？沒有。一般應(yīng)該寫為貫徹落實(shí)什么什么精神，決定召開什么會(huì)議，這就把為什么和什么事交代清楚了，所以常見的第二個(gè)錯(cuò)誤就是五個(gè)“W”要素不全。常見的錯(cuò)誤還有一個(gè)就是有的把通知和通告混為一談。通知是通知要做的事情，通告是告知的意思。把要做的事情和僅僅得知就可以的事情也混為一談也容易出現(xiàn)笑話，這個(gè)也是需要防止的事情。七、通報(bào)下面再介紹一下通報(bào)的寫作，通報(bào)是什么意思呢？通報(bào)這樣一種文種是上級把有關(guān)的人和事告知下級這樣的一種文種，通報(bào)的運(yùn)用很廣，可以表揚(yáng)好人好事，批評錯(cuò)誤和歪風(fēng)