商務(wù)部管理及相關(guān)流程

-.z.商務(wù)部管理及相關(guān)流程制定部門：商務(wù)部制目錄目錄2第一局部商務(wù)部主要職能及責(zé)任3第一章工作內(nèi)容64674481\h3第二章責(zé)任3第三章權(quán)限4第二局部商務(wù)部管理規(guī)定及相關(guān)流程4第一章合同標(biāo)書及技術(shù)資料管理規(guī)定4第一條合同的訂立4第二條合同審批權(quán)限及流程5第三條合同、標(biāo)書及技術(shù)資料的歸檔管理5第四條合同的追蹤控制6第五條合同的履行、變更和終止6第六條合同的爭議解決6第七條合同的責(zé)任7第二章公司資質(zhì)、投標(biāo)報(bào)價(jià)管理規(guī)定7第一條詢報(bào)價(jià)流程7第二條投標(biāo)流程7第三條公司信用資質(zhì)管理規(guī)定8第三章應(yīng)收帳款管理規(guī)定8第一條范圍h8第二條管理部門8第三條應(yīng)收帳款的管理8第四條應(yīng)收帳款催收程序9第四章效勞管理規(guī)定9為了進(jìn)一步加強(qiáng)公司的標(biāo)準(zhǔn)化管理，樹立公司品牌形象，更好的擴(kuò)大市場份額，迅速提高工作效率，特制定本制度。第一局部商務(wù)部主要職能及責(zé)任第一章工作內(nèi)容1、負(fù)責(zé)公司產(chǎn)品推廣工作；2、負(fù)責(zé)客戶的商務(wù)談判工作；3、負(fù)責(zé)工程合同的評審并對合同的執(zhí)行狀況進(jìn)展跟蹤；4、負(fù)責(zé)商務(wù)標(biāo)書制作；5、負(fù)責(zé)工程報(bào)價(jià)的制定；6、負(fù)責(zé)資質(zhì)文件的管理；7、負(fù)責(zé)商務(wù)文件的管理，并建立檔案；8、負(fù)責(zé)向合作方提供公司相關(guān)資料和用于招標(biāo)的資質(zhì)文件；9、進(jìn)展業(yè)務(wù)款項(xiàng)的回收；10、負(fù)責(zé)與設(shè)計(jì)院、工程參謀公司、置業(yè)公司的溝通與合作；搜集設(shè)計(jì)師已近設(shè)計(jì)、正在設(shè)計(jì)和方案設(shè)計(jì)的工程信息及置業(yè)公司相關(guān)建立工程信息，向設(shè)計(jì)師、置業(yè)公司宣傳、推廣公司產(chǎn)品；負(fù)責(zé)組織實(shí)施公司的對外宣傳和交流會工作；負(fù)責(zé)接待客戶來訪、安排客戶考察等工作；負(fù)責(zé)往來賬項(xiàng)的管理，并于每月末與財(cái)務(wù)進(jìn)展核對.第二章責(zé)任對商務(wù)標(biāo)書的合格性負(fù)責(zé)；對工程報(bào)價(jià)的合理性負(fù)責(zé)；對合同檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性負(fù)責(zé)；對來訪客戶、考察客戶的滿意度負(fù)責(zé)；第三章權(quán)限有權(quán)對標(biāo)書提出審核意見；有權(quán)對工程報(bào)價(jià)提出修改意見；對投標(biāo)策略有建議權(quán).第二局部商務(wù)部管理規(guī)定及相關(guān)流程合同標(biāo)書及技術(shù)資料管理規(guī)定為強(qiáng)化公司合同管理，保障公司業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、制度化運(yùn)作，減少和防范法律風(fēng)險(xiǎn)，特制定本規(guī)定。第一條合同的訂立合同是作為明確合同雙方權(quán)利義務(wù)的依據(jù)，具有法律約束力，故凡在經(jīng)營管理活動中以公司名義與外界發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來的，應(yīng)當(dāng)簽定合同。合同采取書面形式，所謂的書面合同指正式合同文本、備忘錄、、信函、圖表等可以以書面形式加以固定的形式。如果因情況緊急，要采取國際流行的電子簽名加以確認(rèn)合同內(nèi)容的，首先要經(jīng)公司總裁同意，其后要盡可能地采用上面的提到的幾種合同形式加以固定。本制度所指的合同包括設(shè)計(jì)合同、施工合同、軟裝合同、國內(nèi)采購合同、國外采購合同、特許經(jīng)營協(xié)議、銷售合同、銷售代理合同以及未列明但與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的其他合同，但不包括勞動合同。公司由財(cái)務(wù)部、商務(wù)部對合同進(jìn)展動態(tài)監(jiān)視管理，有關(guān)合同的訂立、履行、變更、解除和終止等重要事宜由商務(wù)部實(shí)行指導(dǎo)。制止倒簽合同〔即事實(shí)上履行完畢或已開場履行后再行補(bǔ)簽合同〕。因倒簽合同引發(fā)爭議的由經(jīng)辦人承當(dāng)責(zé)任。商務(wù)部根據(jù)公司業(yè)務(wù)運(yùn)作情況，建立和完善制式合同文本，合同的訂立應(yīng)優(yōu)先使用公司制式的合同。非制式合同由各級經(jīng)辦人自行擬稿，合同內(nèi)容包括標(biāo)的，數(shù)量和質(zhì)量，價(jià)款或酬金履行的期限、地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任等主要條款。合同正本的訂立一式四份，雙方各執(zhí)兩份，財(cái)務(wù)部、商務(wù)部各留存一份。第二條合同審批權(quán)限及流程公司合同由商務(wù)部負(fù)責(zé)擬定，提交公司總經(jīng)辦、財(cái)務(wù)部進(jìn)展審核，其最終簽署權(quán)由公司總經(jīng)理或商務(wù)部經(jīng)理簽訂。第三條合同、標(biāo)書及技術(shù)資料的歸檔管理1、合同管理：1〕合同正本應(yīng)交與商務(wù)部歸檔保管，各部門應(yīng)自留復(fù)印件備檔。2〕個人不得擅自散存應(yīng)歸檔的合同，否則給公司造成損失的，公司保存追究其責(zé)任的權(quán)利。3〕商務(wù)部應(yīng)遵循完備、整齊、分類檢索和易于查找的原則對其管理的合同進(jìn)展編號歸檔及妥善管理。4〕加蓋合同專用章的空白制式合同由商務(wù)部負(fù)責(zé)保管，填寫作廢的合同不得隨意處置或銷毀，商務(wù)部統(tǒng)一進(jìn)展銷毀。制式合同如不慎發(fā)生喪失，應(yīng)由責(zé)任人出具書面說明，經(jīng)總經(jīng)理簽字確認(rèn)后，根據(jù)公司總部的意見做出處理。2、工程招標(biāo)文件及技術(shù)資料的管理：1〕商務(wù)部招投標(biāo)負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，按照工程招投標(biāo)檔案目錄做好本職范圍內(nèi)有關(guān)資料的收集、審查，相關(guān)各部門審核簽章要注明審核日期，對不完善的工程招標(biāo)文件的做到不移交、不接收。2〕工程招投標(biāo)工作完畢后，應(yīng)將該套工程的整套資料收集齊全交由商務(wù)部備檔，因特殊情況資料暫缺的經(jīng)辦人須負(fù)責(zé)在十個工作日內(nèi)將資料補(bǔ)齊。3〕與工程有關(guān)的技術(shù)資料、資質(zhì)認(rèn)證、檢驗(yàn)資格證書等應(yīng)統(tǒng)一編檔進(jìn)展管理，凡公司各部門相關(guān)人員需要借閱者，應(yīng)辦理相關(guān)的借閱手續(xù)經(jīng)部門經(jīng)理審核同意方可借閱。4〕所有資料原則上借閱不許帶出辦公室，如有損壞要追究其責(zé)任。檔案資料需復(fù)印的，必須經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。5〕公司內(nèi)部技術(shù)資料要加強(qiáng)平安防范，嚴(yán)格保密，確保各類檔案、文件資料完好無損。6〕對無保存價(jià)值的技術(shù)檔案資料，經(jīng)鑒定準(zhǔn)予銷毀，但須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，會同監(jiān)銷部門共同采用碎紙機(jī)進(jìn)展銷毀。第四條合同的追蹤控制1、合同在簽訂之后，原則上整個過程應(yīng)當(dāng)由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)全過程的執(zhí)行，經(jīng)辦人員要做到對合同的內(nèi)容、每一個細(xì)節(jié)要有充分的了解。

2、當(dāng)合同在執(zhí)行過程中出現(xiàn)任何新的重大的事實(shí)情況時，經(jīng)辦人應(yīng)及時向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)并及時征求總經(jīng)辦的意見，以尋求對策。3、合同在執(zhí)行期間如發(fā)生人員變動的，如該人員只是在公司內(nèi)部變動，則由該經(jīng)辦人員繼續(xù)負(fù)責(zé)，有特殊情況的可以由原經(jīng)辦人向新經(jīng)辦人完全、充分說明合同執(zhí)行的整個情況，環(huán)節(jié)，交接相關(guān)資料。新經(jīng)辦人不了解的地方，原經(jīng)辦人要負(fù)責(zé)說明。如原經(jīng)辦人離開公司的，要由其將合同執(zhí)行的全部資料交接下來，并充分說明整個合同的執(zhí)行情況，經(jīng)該業(yè)務(wù)部門確認(rèn)無誤的，方可辦理離職手續(xù)。

4、合同執(zhí)行完畢后，相關(guān)資料由經(jīng)辦人及時交商務(wù)部門入檔。經(jīng)辦人要對入檔材料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。5、商務(wù)部對已到期合同的履行情況進(jìn)展追蹤確認(rèn)，以及時發(fā)現(xiàn)和防范法律風(fēng)險(xiǎn)，公司各部門應(yīng)予以支持和配合。6、經(jīng)辦人對所簽訂的合同及應(yīng)收帳款負(fù)全部責(zé)任。第五條合同的履行、變更和終止1、合同訂立后應(yīng)當(dāng)全面履行。如果發(fā)生不能完全、適當(dāng)履行情況時，主辦部門應(yīng)采取緊急措施以減少損失，并積極與對方協(xié)商，達(dá)成書面補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議的簽署流程比照合同訂立流程進(jìn)展。2、合同變更和提前終止涉及對方違約的，主辦部門應(yīng)根據(jù)原合同決定是否行使追索權(quán)，必要時可提請法務(wù)部協(xié)助和配合。第六條合同的爭議解決1、經(jīng)辦人是合同爭議解決的第一責(zé)任人，有義務(wù)全程跟進(jìn)爭議的解決。2、總經(jīng)辦負(fù)責(zé)指導(dǎo)和協(xié)助處理合同糾紛。3、合同爭議無法通過協(xié)商方式解決并擬采取相應(yīng)法律行動時，主辦部門應(yīng)將爭議事項(xiàng)及時通知商務(wù)部、總經(jīng)辦，并附送與爭議有關(guān)的資料。商務(wù)部、總經(jīng)辦會商主辦部門后提出解決方案，重要事項(xiàng)應(yīng)草擬書面報(bào)告，提請總經(jīng)理審批。4、合同爭議進(jìn)入訴訟/仲裁程序前，由主辦部門負(fù)責(zé)處理，商務(wù)部、總經(jīng)辦協(xié)助支持；合同爭議進(jìn)入訴訟/仲裁程序后，由法務(wù)代理人負(fù)責(zé)處理，主辦部門協(xié)助支持。第七條合同的責(zé)任違反國家法律法規(guī)和本規(guī)定，在訂立、履行、管理合同中失職、瀆職或以權(quán)謀私，簽署假合同、無效合同損害公司利益的，除給予責(zé)任人經(jīng)濟(jì)處分外，公司保存追究其法律責(zé)任的權(quán)利。構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。第二章公司資質(zhì)、投標(biāo)報(bào)價(jià)管理規(guī)定為加強(qiáng)公司營銷價(jià)格的管理，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)報(bào)價(jià)體系，保障公司的經(jīng)濟(jì)利益，做到有制可依，有章可詢，特制定本規(guī)定。第一條詢報(bào)價(jià)流程1、公司所有產(chǎn)品的對外價(jià)格均由商務(wù)部統(tǒng)一管理。公司業(yè)務(wù)部相關(guān)人員接到客戶需要的報(bào)價(jià)單后，首先要根據(jù)所承接的工程工程分析此次報(bào)價(jià)的合理性及有效性，不能盲目報(bào)價(jià)，亂報(bào)價(jià)。2、對于陌生詢價(jià)、無工程、無責(zé)任人的詢價(jià)原則上不予報(bào)價(jià)。3、商務(wù)部要對報(bào)價(jià)進(jìn)展監(jiān)管，協(xié)助相關(guān)人員做好相關(guān)報(bào)價(jià)工作，并且做好對該工程的報(bào)價(jià)歸檔工作，隨時可以查閱調(diào)檔。4、要嚴(yán)格遵守報(bào)價(jià)制度，做好報(bào)價(jià)保密工作。第二條投標(biāo)流程1、相關(guān)人員經(jīng)公司同意后購置招標(biāo)書文件交予商務(wù)部。2、商務(wù)部依據(jù)投標(biāo)書要求及投標(biāo)時間制作投標(biāo)書商務(wù)文件。技術(shù)部人員依據(jù)投標(biāo)書要求負(fù)責(zé)制作技術(shù)標(biāo)段。由商務(wù)部負(fù)責(zé)整體標(biāo)書整理及封存，3、投標(biāo)書報(bào)價(jià)詳見詢報(bào)價(jià)流程。4、商務(wù)部將投標(biāo)書封存蓋章后交予相關(guān)人員進(jìn)展投標(biāo)。第三條公司信用資質(zhì)管理規(guī)定1、公司所有資質(zhì)證明文件均由商務(wù)部統(tǒng)一進(jìn)展管理。2、對于已經(jīng)到期及特殊需要新申辦的資質(zhì)證明文件由商務(wù)部負(fù)責(zé)提出，及時更新或協(xié)同相關(guān)部門進(jìn)展辦理。3、需要招投標(biāo)以及對外業(yè)務(wù)往來需要借用或使用資質(zhì)證明文件的需由商務(wù)部同意在行政部登記前方可支取。4、公司行政部將對相關(guān)人員每一次支取做詳細(xì)記錄，進(jìn)展定期統(tǒng)計(jì)，相關(guān)人員需根據(jù)客戶需求合理進(jìn)展支取，不得隨意丟棄或用于它用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將嚴(yán)肅處理。第三章應(yīng)收帳款管理規(guī)定為進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)賒銷及應(yīng)收賬款的日常管理，保證公司最大可能的利用資源，拓展市場，擴(kuò)大銷售；加速資金的良性循環(huán)，提高資金周轉(zhuǎn)效率；防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，降低損失機(jī)率，特制定本規(guī)定。第一條范圍本制度所指的應(yīng)收帳款指發(fā)出產(chǎn)品賒銷、滯納等所產(chǎn)生的應(yīng)收款項(xiàng)。第二條管理部門應(yīng)收賬款的日常管理部門為公司的商務(wù)部和財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)傳遞和信息反應(yīng)，商務(wù)部負(fù)責(zé)與客戶的溝通以及協(xié)助工程責(zé)任人參與應(yīng)收賬款的催收。第三條應(yīng)收帳款的管理1、公司所有的應(yīng)收款項(xiàng)必須簽定指定合同前方能產(chǎn)生，合同中必須注明結(jié)算方式、付款方式及付款周期，其付款方式需遵循公司相關(guān)付款管理規(guī)定。2、公司商務(wù)部對每一個工程所涉及的應(yīng)收款項(xiàng)及付款期限進(jìn)展登記管理，對于即將到期應(yīng)收取的款項(xiàng)會提前通知相關(guān)責(zé)任人進(jìn)展收取，財(cái)務(wù)部同時進(jìn)展監(jiān)視管理。3、商務(wù)部根據(jù)工程進(jìn)度上報(bào)應(yīng)收帳款報(bào)表及預(yù)警分析發(fā)往總經(jīng)理及部門相關(guān)人員提供參考。對異常情況和已發(fā)現(xiàn)的異常入帳情況進(jìn)展及時反應(yīng)給財(cái)務(wù)部并說明情況。4、相關(guān)人員取得客戶匯票、支票后應(yīng)及時交予商務(wù)部，由商務(wù)部統(tǒng)一登記后交予財(cái)務(wù)部進(jìn)展帳務(wù)處理。對于現(xiàn)金及匯款的客戶，應(yīng)及時通知商務(wù)部和財(cái)務(wù)部，以便財(cái)務(wù)及時入帳和登記結(jié)算。第四條應(yīng)收帳款催