文件控制程序

文件控制程序目的對(duì)公司管理體系文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)部門使用的文件均為有關(guān)版本。適用范圍適用與本公司與管理體系有關(guān)的文件的控制和管理。職責(zé)3.1質(zhì)量管理中心負(fù)責(zé)管理體系文件的管理和控制，負(fù)責(zé)外來(lái)文件（相關(guān)物業(yè)法律法規(guī)）的識(shí)別及管理的控制。3.2綜合管理中心負(fù)責(zé)人力資源文件的編制、使用等控制。3.3綜合管理中心負(fù)責(zé)行政文件及外部文件收發(fā)等的控制。3.4品牌與市場(chǎng)中心負(fù)責(zé)企業(yè)文化、品牌建設(shè)文件的編制、使用、發(fā)放等的控制。3.5財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理的文件編制、使用、發(fā)放等的控制。工作程序4.1文件的分類4.1.1管理體系文件按層次分為三級(jí)文件：1)質(zhì)量手冊(cè)；2)程序文件；3)作業(yè)文件，包括運(yùn)作手冊(cè)、專業(yè)手冊(cè)、管理制度、法律法規(guī)及其他外來(lái)文件等。4.1.2其它文件（如通知、簡(jiǎn)報(bào)）執(zhí)行公司《文件編寫指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)》4.2文件的標(biāo)識(shí)4.2.1文件的標(biāo)識(shí)包括：文件編號(hào)、受控狀態(tài)、版本、修改碼、發(fā)文號(hào)等。4.2.2文件編號(hào)規(guī)定及文字排版格式執(zhí)行公司《文件編寫指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)》4.2.3文件載體：分紙質(zhì)文件和電子版文件。4.2.3運(yùn)作手冊(cè)執(zhí)行分類編號(hào)a)三萬(wàn)平米以上的大型托管單位為A類；b)不足三萬(wàn)平米的中小型托管單位為B類；1頁(yè)共15頁(yè)c)小區(qū)為C類。4.2.4管理體系文件分為“受控文件”和“非受控文件”兩種，公司使用的文件均為受控文件，在封面加蓋紅色“受控”印章予以標(biāo)識(shí)（歸檔存底文件除外），并注明發(fā)文號(hào)。非受控文件一般是為某種需要提供給業(yè)主和其他授權(quán)發(fā)放的單位，要對(duì)文件進(jìn)行發(fā)放登記。4.2.5文件的版本號(hào)及修改狀態(tài)采用年度編號(hào)（如2012版）表示。4.3文件的編寫與審批4.3.1質(zhì)量手冊(cè)、程序文件由質(zhì)量管理中心組織編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.3.2質(zhì)量手冊(cè)、程序文件的解釋權(quán)，由總經(jīng)理授權(quán)質(zhì)量管理中心進(jìn)行解釋。4.3.3各職能部門負(fù)責(zé)各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)管理制度及規(guī)定的編寫，各職能部門進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。需職代會(huì)通過(guò)的，按相關(guān)程序批準(zhǔn)。4.3.4運(yùn)作手冊(cè)的編寫由質(zhì)量管理中心提供管理模式，相關(guān)單位負(fù)責(zé)初稿的擬訂，質(zhì)量管理中心進(jìn)行初審修改后，報(bào)管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.3.5根據(jù)工作需要，重要文件需經(jīng)公司總辦會(huì)研究通過(guò)后，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.3.6質(zhì)量管理中心負(fù)責(zé)法律法規(guī)及其他要求獲取、評(píng)審與控制。4.4文件的發(fā)放4.4.1管理體系文件由質(zhì)量管理中心根據(jù)各部門的崗位工作需要，確定發(fā)放范圍及數(shù)量并統(tǒng)一編號(hào)，文件的發(fā)放應(yīng)確保文件使用的各種場(chǎng)所都能獲得適用文件的有效版本。4.4.2管理體系文件由質(zhì)量管理中心按發(fā)放明細(xì)進(jìn)行登記發(fā)放，文件持有人必須在《發(fā)文登記表》上簽名，《發(fā)文登記表》由質(zhì)量管理中心保存?zhèn)浒?，?duì)文件的有效性進(jìn)行控制。4.4.3管理體系文件破損導(dǎo)致不能正常使用時(shí)，文件持有人到質(zhì)量管理中心以舊換新，換發(fā)時(shí)使用原發(fā)文號(hào)。4.4.4管理體系文件丟失應(yīng)及時(shí)報(bào)質(zhì)量管理中心，經(jīng)總經(jīng)理同意后換發(fā)新文件，使用新發(fā)文號(hào)，原發(fā)文號(hào)作廢，質(zhì)量管理中心要在《發(fā)文登記表》上注明。2頁(yè)共15頁(yè)4.4.5管理體系文件均要紙質(zhì)文件發(fā)放，其它文件電子版或紙質(zhì)文件及發(fā)放范圍根據(jù)工作實(shí)際需要，由質(zhì)量管理中心或管代確定。4.5文件的使用與保管4.5.1管理體系文件使用過(guò)程中，若發(fā)現(xiàn)由于文件本身引起的執(zhí)行受阻或無(wú)參照程序等例外情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)上報(bào)質(zhì)量管理中心，由質(zhì)量管理中心負(fù)責(zé)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。4.5.2管理體系文件的保管4.5.2.1質(zhì)量管理中心負(fù)責(zé)公司管理體系文件的歸檔保管，編制受控文件清單，以識(shí)別文件的現(xiàn)行和修訂狀態(tài)。4.5.2.2各職能部門、各管理單位收到的管理體系文件后，文件管理人員應(yīng)在《收文登記表》上進(jìn)行登記，并將文件分類、有序地存放并標(biāo)識(shí)清楚，保持文件的清晰，易于識(shí)別，便于檢索。文件管理人員應(yīng)對(duì)所保管的管理體系文件進(jìn)行日常檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.5.2.3管理體系文件持有人應(yīng)妥善保管文件，不得任意涂改、不得復(fù)制，不得外借，不得丟失。持有人調(diào)離工作崗位時(shí)應(yīng)把體系文件交至質(zhì)量管理中心，綜合管理中心門對(duì)此項(xiàng)工作加以控制。4.5.2.4如工作需要，需臨時(shí)借閱管理體系文件和資料時(shí)應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后方可借閱。4.5.3其它文件參照管理體系文件保管和使用。4.6文件的更改4.6.1發(fā)生下列情況時(shí)，質(zhì)量手冊(cè)和程序文件及運(yùn)作手冊(cè)應(yīng)進(jìn)行更改：a)公司管理項(xiàng)目或機(jī)構(gòu)變更；b)依據(jù)程序、法規(guī)有修改；c)在運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)運(yùn)行受阻或文件本身含糊不清產(chǎn)生矛盾時(shí)；d)管理評(píng)審、體系審核提出改進(jìn)要求；e)其他需要更改的情況。4.6.2各類文件修訂、更改應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行編制和更改。4.6.3管理體系文件的非受控版本，不受修訂、更改的控制。3頁(yè)共15頁(yè)4.6.3更改程序4.6.3.1文件修訂、更改前填寫《文件更改審批單》報(bào)管理者代表審核。4.6.3.2對(duì)需要修訂、更改的文件按工作職能和權(quán)限的不同分別由各相關(guān)部門進(jìn)行起草、擬定。a）質(zhì)量手冊(cè)的更改由質(zhì)量管理中心起草；b）程序文件的更改由各相關(guān)職能部門起草，報(bào)質(zhì)量管理中心；c）其他管理體系文件的更改，由更改人提交更改內(nèi)容，說(shuō)明更改原因，報(bào)質(zhì)量管理中心。4.6.3.3質(zhì)量管理中心根據(jù)各部門/單位提報(bào)的文件初稿進(jìn)行修改，修改完畢后報(bào)管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.6.3.4根據(jù)管理者代表及總經(jīng)理意見(jiàn)進(jìn)行修改，并由專人進(jìn)行校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤后進(jìn)行復(fù)印、裝訂。4.6.3.5填寫《文件更改通知單》，隨同修訂、更改好地文件按《發(fā)文登記表》下發(fā)給各相關(guān)單位，質(zhì)量管理中心對(duì)體系文件更改內(nèi)容進(jìn)行備案。4.6.3.6管理體系文件持有人在收到《文件更改通知單》和新頁(yè)后，應(yīng)立即按更改通知內(nèi)容進(jìn)行修改或換頁(yè)，并將文件被更換頁(yè)交回質(zhì)量管理中心。4.6.3.7管理體系文件持有人在修改文件或換頁(yè)時(shí)應(yīng)填寫《文件修改記錄》，在修改處填寫“修改標(biāo)識(shí)及狀態(tài)”，修改標(biāo)識(shí)原版定為“○”，修改時(shí)在圓形內(nèi)加修改狀態(tài)，如第一次修改為①，修改完畢后在修改記錄內(nèi)填寫修改記錄，并保存好《文件更改通知單》。4.6.4各項(xiàng)管理體系修改記錄由質(zhì)量管理中心保存至少三年。4.7文件的作廢4.7.1當(dāng)文件經(jīng)多次修改（修改狀態(tài)從0到9）或文件大幅度修改時(shí)，應(yīng)進(jìn)行換版。舊版文件作廢，由質(zhì)量管理中心發(fā)出舊版（作廢）文件回收通知，文件持有人接到通知后，10日內(nèi)將舊版（作廢）文件交至質(zhì)量管理中心，換發(fā)新版文件。4頁(yè)共15頁(yè)4.7.2質(zhì)量管理中心依據(jù)體系文件《發(fā)文登記表》，對(duì)收回的作廢文件核對(duì)無(wú)誤后加蓋“作廢”印章進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并填寫《文件銷毀/保留申請(qǐng)單》報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.7.3經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，需做保留參考的作廢文件，由質(zhì)量管理中心在文件上加蓋“保留”印章以標(biāo)識(shí)，并交專人進(jìn)行保管；需要銷毀的統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。4.8外來(lái)文件的控制4.8.1外來(lái)文件包括：a)與行業(yè)有關(guān)的法律法規(guī)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定；b)業(yè)主提供的有關(guān)資料；c)設(shè)備的隨機(jī)資料和有關(guān)技術(shù)性文件等。4.8.2外來(lái)文件的處理各部門/單位收到外來(lái)文件后，需識(shí)別其適用性，在《收文登記表》上登記，必要時(shí)填寫《文件處理單》報(bào)總經(jīng)理批閱，各部門根據(jù)總經(jīng)理批示執(zhí)行。4.8.3外來(lái)的有關(guān)物業(yè)管理的法律、法規(guī)等，由質(zhì)量管理中心負(fù)責(zé)識(shí)別、編制，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，發(fā)放至有關(guān)部門或單位，質(zhì)量管理中心將復(fù)印件蓋上受控文件專用章，并做好《文件/資料發(fā)放登記表》。4.8.4政府主管部門來(lái)文由綜合管理中心在《外來(lái)文件接收登記表》上登記后，轉(zhuǎn)相關(guān)部門，會(huì)簽，后由總經(jīng)理最后會(huì)簽，下發(fā)執(zhí)行，由綜合管理中心存檔。4.8.5購(gòu)進(jìn)服務(wù)設(shè)備的隨機(jī)資料及文件由綜合管理中心妥善保管，歸口存檔，保證文件的可追溯性。4.8.6業(yè)主提供的有關(guān)資料、意見(jiàn)及建議由各相關(guān)單位存檔。4.8.7質(zhì)量管理中心每半年核查一次所使用的文件是否為有效版本，發(fā)現(xiàn)過(guò)期文件及時(shí)更換，質(zhì)量管理中心負(fù)責(zé)進(jìn)行監(jiān)督檢查。4.9提供給業(yè)主的文件控制4.9.1提供給業(yè)主的文件是指各相關(guān)部門在管理業(yè)務(wù)工作中需要向住戶發(fā)出的文件等，其包括：維修、管理需要住戶配合時(shí);制訂或修訂有關(guān)規(guī)章制度需要告知住戶時(shí);需要召開(kāi)產(chǎn)權(quán)人會(huì)議時(shí);需向住戶發(fā)出臨時(shí)通知時(shí)所提供給業(yè)主或管理機(jī)構(gòu)的文件。5頁(yè)共15頁(yè)4.9.2該類文件的起草由各相關(guān)部門進(jìn)行，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，加蓋部門印章后發(fā)放，如需要加蓋公司印章時(shí)應(yīng)按規(guī)定辦理手續(xù)。4.9.3提供給業(yè)主的文件發(fā)生修改時(shí)，必須經(jīng)原審批人復(fù)審，發(fā)放給業(yè)主時(shí)需要聲明舊文件作廢。4.10根據(jù)必要性，質(zhì)量管理中心組織對(duì)管理體系文件進(jìn)行評(píng)審；各部門/單位結(jié)合平時(shí)使用情況進(jìn)行適時(shí)評(píng)審，必要時(shí)予以修改，執(zhí)行4.7條款規(guī)定。4.11各部門/單位每年年底對(duì)所有文件根據(jù)文件價(jià)值分類進(jìn)行裝訂存檔。4.12對(duì)載體不是紙張的文件，也應(yīng)按上述規(guī)定控制。5《文件編寫指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)》為本程序組成部分。質(zhì)量記錄(WY)QP-01-B-01《文件修改記錄》(WY)QP-01-B-02《文件更改審批單》(WY)QP-01-B-03《文件更改通知單》(WY)QP-01-B-04《文件銷毀/保留申請(qǐng)單》(WY)QP-01-B-05《文件借閱申請(qǐng)單》(WY)QP-01-B-06《發(fā)文登記表》(WY)QP-01-B-07《收文登記表》(WY)QP-01-B-08《文件處理單》(WY)QP-01-B-09《物業(yè)內(nèi)部擬稿單》6頁(yè)共15頁(yè)文件修改記錄WY 文件表格號(hào):(WY)QP-01-B-01 編號(hào)：序號(hào) 更改通知單編號(hào) 章節(jié)號(hào) 修改狀態(tài) 修改處數(shù) 修改人 修改日期7頁(yè)共15頁(yè)文件更改審批單WY 文件表格號(hào):(WY)QP-01-B-02 編號(hào)：文件名稱 文件編號(hào)更改原因：申請(qǐng)人： 日期：更改前內(nèi)容 更改后內(nèi)容審核意見(jiàn)：簽名： 日期：批準(zhǔn)人：簽名： 日期：8頁(yè)共15頁(yè)文件更改通知單WY 文件表格號(hào):(WY)QP-01-B-03 編號(hào)：更改文件名稱 更改文件號(hào)更改依據(jù) 更改形式注：1本通知發(fā)至體系文件（受控本）持有人；2本通知由質(zhì)量管理中心存底。9頁(yè)共15頁(yè)文件銷毀/保留申請(qǐng)單WY 文件表格號(hào):(WY)QP-01-B-04 編號(hào)：申請(qǐng)保留文件名稱文件編號(hào)（版本） 申請(qǐng)保留份數(shù)申請(qǐng)保留原因申請(qǐng)部門申請(qǐng)人 日期批準(zhǔn)人 日期10頁(yè)共15頁(yè)文件借閱申請(qǐng)單WY文件表格號(hào):(WY)QP-01-B-05編號(hào)：申請(qǐng)借閱文件名稱文件編號(hào)（版本）申請(qǐng)借閱份數(shù)借閱時(shí)間計(jì)劃歸還日期實(shí)際歸還日期申請(qǐng)部門申請(qǐng)人日期批準(zhǔn)人日期11頁(yè)共15頁(yè)發(fā)文登記表WY文件表格號(hào):(WY)QP-01-B-06編號(hào)：發(fā)文號(hào)文件編文件名稱版本接收部收文簽名收文日回收記錄號(hào)門期12頁(yè)共15頁(yè)收文登記表WY 文件表格