咨詢管理制度

管理制度加祺公司咨詢業(yè)務(wù)管理制度文件號版次編制遠(yuǎn)卓管理顧問審核批準(zhǔn)共頁日期2000.10.日期日期生效日期目錄TOC\o"1-5"\h\z1目的、綱要及適用范圍2公司組織設(shè)置及職責(zé)分工2業(yè)務(wù)工作管理2客戶管理55學(xué)校管理86合作關(guān)系管理10資料及檔案管理12合同管理13業(yè)務(wù)用章管理13理賠處理1412業(yè)務(wù)流程管理1413附則15目的、綱要及適用范圍為了規(guī)范與提升上海加祺商務(wù)投資咨詢有限公司咨詢業(yè)務(wù)的管理，提高公司運營效率與質(zhì)量，促進(jìn)公司戰(zhàn)略計劃的實現(xiàn)，特制定本制度。本制度包括公司組織設(shè)置及職責(zé)分工、業(yè)務(wù)工作管理、客戶管理、學(xué)校管理、合作關(guān)系管理、資料及檔案管理、合同管理、業(yè)務(wù)用章管理、理賠處理、業(yè)務(wù)流程管理等內(nèi)容。本制度適用于上海加祺商務(wù)投資咨詢有限公司。本制度由公司***部門負(fù)責(zé)擬定，其解釋權(quán)及修改權(quán)屬***部門。本制度從200年月日起執(zhí)行。公司組織設(shè)置及職責(zé)分工公司分市場部、咨詢部和資料部三個部門。市場部負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)種類的開拓、國外學(xué)校的發(fā)展、公司營銷及合作關(guān)系的建立和維護(hù)等；咨詢部負(fù)責(zé)新客戶拓展、老客戶維護(hù)及客戶信息管理等；資料部負(fù)責(zé)高效率、高質(zhì)量地為客戶準(zhǔn)備留學(xué)和移民相關(guān)資料，提供必要的面談培訓(xùn)及相關(guān)資料的管理等。各部門在部門主管的領(lǐng)導(dǎo)下做好各項工作，公司副總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司整體運作及管理，并向總經(jīng)理負(fù)責(zé)。在公司規(guī)模和業(yè)務(wù)量比較有限的情況下，相關(guān)人員可身兼數(shù)職。但應(yīng)確保權(quán)限設(shè)置的合理性與監(jiān)控的必要性。業(yè)務(wù)工作管理業(yè)務(wù)及業(yè)務(wù)資金計劃目的及意義為了配合公司業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的推進(jìn)，確保業(yè)務(wù)開展的前瞻性和有序性，加強(qiáng)公司相關(guān)部門間的協(xié)作與溝通，有效控制業(yè)務(wù)發(fā)展進(jìn)程，并為業(yè)績考評和工作總結(jié)提供科學(xué)的依據(jù)，公司各部門需制定業(yè)務(wù)計劃。種類業(yè)務(wù)計劃分年度計劃和月度計劃兩類。年度計劃應(yīng)在上年12月底前完成；月度計劃應(yīng)在上月日前完成。計劃內(nèi)容包括業(yè)務(wù)的拓展（業(yè)務(wù)種類、學(xué)校）、簽約客戶量和簽證客戶量、公司營銷計劃、資金計劃等，具體內(nèi)容詳見附錄《業(yè)務(wù)計劃表》、《業(yè)務(wù)資金表》。年度計劃的制定每年月日前，召開由總經(jīng)理、副總經(jīng)理和各部門主管參加的年度工作計劃會議。確定下一年度公司業(yè)務(wù)發(fā)展及推進(jìn)計劃大綱。各部門主管根據(jù)計劃大綱，制定各部門業(yè)務(wù)計劃，并于月日前交副總經(jīng)理。市場部負(fù)責(zé)制定業(yè)務(wù)及學(xué)校拓展計劃、市場營銷計劃、展示會計劃、發(fā)展與維護(hù)合作公司計劃等，并作好相應(yīng)的資金預(yù)算和部門費用預(yù)算；咨詢部負(fù)責(zé)制定客戶發(fā)展計劃（包括簽約客戶和簽證客戶量）、客戶維護(hù)及跟蹤計劃等，并作好相應(yīng)的資金預(yù)算和部門費用預(yù)算；資料部根據(jù)業(yè)務(wù)拓展計劃，合理安排部門工作，確保與相關(guān)部門協(xié)作并努力提高工作質(zhì)量和效率，同時制定部門費用預(yù)算。副總經(jīng)理對各部門的計劃及預(yù)算進(jìn)行審核，提出調(diào)整意見，并與月日前要求各部門完成計劃的調(diào)整，匯總為公司總計劃交總經(jīng)理審核?？偨?jīng)理審核后若需要調(diào)整，由副總經(jīng)理負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)；總經(jīng)理批準(zhǔn)后，公司總計劃由資料部主管統(tǒng)一保存，資金計劃交財務(wù)部制定相應(yīng)的資金計劃。各部門保存部門業(yè)務(wù)計劃，并按計劃實施。月度計劃的制定每月日前，各部門主管根據(jù)年度計劃及實際業(yè)務(wù)情況完成下月業(yè)務(wù)計劃和業(yè)務(wù)資金計劃（不包括部門費用計劃），交副總經(jīng)理審核。副總經(jīng)理匯總主管提交的計劃后進(jìn)行平衡、調(diào)整，并制定公司月度業(yè)務(wù)計劃和業(yè)務(wù)資金計劃，于日前交總經(jīng)理?？偨?jīng)理對公司計劃進(jìn)行審核，提出調(diào)整意見。并由副總經(jīng)理負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計劃的調(diào)整，于日前完成并報總經(jīng)理審定；計劃經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，公司總計劃交資料部主管保存，業(yè)務(wù)資金計劃交財務(wù)部；各部門在副總經(jīng)理的督導(dǎo)下負(fù)責(zé)實施。工作計劃及執(zhí)行匯報目的為了配合業(yè)務(wù)計劃的實施，加強(qiáng)工作管理的規(guī)范性，有效控制工作進(jìn)度與質(zhì)量，為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作指導(dǎo)或檢查提供依據(jù)，各位員工均需制定工作計劃并記錄實際執(zhí)行情況。計劃制定時間工作計劃以周為計劃單位周期，每周五制定下一周計劃。計劃的內(nèi)容主要工作內(nèi)容、涉及人員、時間安排等等，見附錄《工作計劃表》。計劃撰寫及提交程序每周五上午，各部門所有人員根據(jù)部門月度業(yè)務(wù)計劃及相關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)展情況撰寫個人工作計劃，提交上級領(lǐng)導(dǎo)審閱；下午，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)將審閱意見通知直接下屬，進(jìn)行必要的調(diào)整，得到批準(zhǔn)簽字后執(zhí)行。計劃執(zhí)行匯報每天工作完成后，各員工須填寫計劃完成情況。一周工作結(jié)束后交上級領(lǐng)導(dǎo)，上級領(lǐng)導(dǎo)審閱后對其工作完成情況做出評價。如有必要，上級領(lǐng)導(dǎo)可隨時抽查工作執(zhí)行記錄。工作交流與總結(jié)目的為了對階段性工作情況及時總結(jié)與回顧，交流方法和經(jīng)驗，以提高工作效率及質(zhì)量，并對下階段工作開展提供指導(dǎo)，各部門應(yīng)定期進(jìn)行工作交流與總結(jié)。類型工作交流與總結(jié)分年度與月度兩類。每月日各部門對上月工作進(jìn)行小結(jié)；每年一月各部門先做工作總結(jié)，然后做公司年度工作總結(jié)。月度工作總結(jié)每月日前，各部門員工對上月工作情況做簡單的書面總結(jié)，交部門主管；部門主管對員工的總結(jié)作評價，提出建議和希望；并根據(jù)員工的總結(jié)，撰寫部門月度工作小結(jié)，于日前交副總經(jīng)理及總經(jīng)理審核?？偨?jīng)理和副總經(jīng)理審核后，提出相關(guān)意見?？偨Y(jié)報告由資料部主管負(fù)責(zé)保存。審批后，副總經(jīng)理召集各部門員工進(jìn)行月度工作總結(jié)，交流各部門的經(jīng)驗和教訓(xùn)，對部門間協(xié)作與交流、下月的工作提出要求。年度工作總結(jié)每年月日前，各部門員工總結(jié)年度工作情況交部門主管審閱。部門主管對各員工的工作情況進(jìn)行評價，并據(jù)此撰寫部門年度工作總結(jié)，于日前交副總經(jīng)理審閱。副總經(jīng)理對各部門總結(jié)進(jìn)行審核，提出相關(guān)意見，并撰寫公司年度工作總結(jié)，于日前交總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審閱后，召開公司全體員工會議，評價上年度工作情況，回顧公司內(nèi)的重要事件或其他重大事項，總結(jié)交流經(jīng)驗和方法，并提出下年度工作希望。年度工作總結(jié)交資料部主管保存?？蛻艄芾砜蛻舻亩x客戶包括與公司簽訂留學(xué)/移民委托代辦合同的客戶及向公司詢問有關(guān)出國事宜的潛在客戶?？蛻舻耐卣乖瓌t客戶的拓展應(yīng)有針對性和靈活性，重視客戶心理的把握。為了降低經(jīng)營成本與風(fēng)險，必須對客戶的支付能力和信用狀況作較全面的了解。責(zé)任人客戶拓展由咨詢部負(fù)責(zé)；公司副總經(jīng)理給予必要的支持。工作安排咨詢部分早班和夜班兩班運作，各班次責(zé)任人負(fù)責(zé)做好接聽電話和接待客戶來訪工作，并做好所有客戶信息的登記。一般由初次接待人負(fù)責(zé)該客戶的跟蹤發(fā)展。兩班次重合時間，由部門主管協(xié)調(diào)安排接待工作。部門主管應(yīng)每天檢查當(dāng)天所有的客戶信息登記情況，并根據(jù)各員工的實際工作量，合理調(diào)配客戶資源。向客戶提供咨詢必須耐心、細(xì)致，讓客戶全面真實地了解相關(guān)信息。在力所能及的范圍內(nèi)為客戶提供附加價值，以提升公司形象。咨詢?nèi)藛T應(yīng)及時記錄拓展各客戶的進(jìn)度及相關(guān)重要信息，如客戶提出的特殊問題、要求及解決方案，客戶自身情況的特殊性及處理方法等。部門內(nèi)應(yīng)定期組織討論，匯總分析以上問題、總結(jié)經(jīng)驗與教訓(xùn)，并匯編成冊。總經(jīng)理及副總經(jīng)理可隨時抽查客戶信息登記及客戶發(fā)展進(jìn)度，并提出相關(guān)意見及建議?？蛻舴?wù)定義客戶服務(wù)主要指合約所涉期間為客戶提供的資料準(zhǔn)備、面談培訓(xùn)、訂機(jī)票、接機(jī)住宿安排等服務(wù)。責(zé)任人資料部負(fù)責(zé)為客戶準(zhǔn)備入學(xué)及簽證資料、進(jìn)行面談培訓(xùn)等；市場部負(fù)責(zé)與國外學(xué)校及相關(guān)合作單位的聯(lián)絡(luò)，做好訂票、接機(jī)、安排住宿等工作；咨詢部負(fù)責(zé)解答客戶提出的其他與留學(xué)、移民有關(guān)的問題。服務(wù)要求各部門員工必須按統(tǒng)一的流程和要求為客戶提供周到的服務(wù)。禮貌、熱情、細(xì)致地為客戶解決問題，在可能的情況下，確?？蛻魸M意度、提高簽證成功率。每個客戶合同結(jié)束后，各部門應(yīng)總結(jié)合同執(zhí)行情況，提出改進(jìn)建議并備案于客戶檔案。公司定期組織討論，總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，提高服務(wù)質(zhì)量?？蛻舾櫯c維護(hù)目的為了提高公司服務(wù)質(zhì)量，建立良好的品牌聲譽(yù)，并以此吸引更多的新客戶，公司必須對現(xiàn)有客戶進(jìn)行較長期的跟蹤與維護(hù)。責(zé)任人各咨詢?nèi)藛T必須對經(jīng)辦客戶進(jìn)行跟蹤維護(hù)。部門主管提供必要的指導(dǎo)或支持。內(nèi)容對已出國的客戶盡量保持聯(lián)絡(luò)，了解其在國外的學(xué)習(xí)、生活、需求及其它市場信息等；與其國內(nèi)家人也應(yīng)經(jīng)常聯(lián)系，了解相關(guān)信息及潛在客戶信息。發(fā)生學(xué)生離開學(xué)校等意外事件，應(yīng)配合客戶親屬做好思想工作或提供必要的服務(wù)。對未能出國的客戶根據(jù)其情況，保持適當(dāng)?shù)穆?lián)系，抓住其他的發(fā)展機(jī)會。客戶檔案管理原則對所有簽約的客戶都應(yīng)建立相應(yīng)的檔案；客戶檔案必須及時、完整、真實地反映客戶信息。內(nèi)容客戶檔案包括客戶基本信息、合同執(zhí)行記錄、客戶跟蹤信息等。（詳見客戶管理檔案）5.35.3學(xué)校的拓展責(zé)任人咨詢?nèi)藛T負(fù)責(zé)做好客戶檔案的記錄與整理，部門客戶基本信息及申請資料由資料部提供。部門主管負(fù)責(zé)檢查指導(dǎo)本部門的客戶檔案管理，并完成本部門客戶檔案的匯總。資料部主管負(fù)責(zé)保管所有的客戶檔案，確保其安全性和保密性。查看權(quán)限咨詢部主管和資料部主管可查看本部門的所有客戶檔案。一般咨詢?nèi)藛T和資料員只可查看經(jīng)辦客戶的檔案。公司總經(jīng)理和副總經(jīng)理可查看所有的客戶檔案。學(xué)校管理內(nèi)容學(xué)校管理包括學(xué)校的拓展、學(xué)校關(guān)系的維護(hù)、學(xué)校的評審及學(xué)校檔案管理。責(zé)任人市場部負(fù)責(zé)學(xué)校管理工作的計劃和執(zhí)行；公司總經(jīng)理和副總經(jīng)理對計劃進(jìn)行審核，并檢查執(zhí)行情況；對重要的事宜（如簽訂代理協(xié)議、重點學(xué)校的聯(lián)系與拜訪、展示會的召開等）進(jìn)行督導(dǎo)或直接參與。信息收集市場部應(yīng)積極市場需求信息，捕捉留學(xué)熱點和潛在機(jī)會；并據(jù)此有重點地收集各國、各類學(xué)校的基本信息及招生信息。所有市場信息應(yīng)有序歸類存檔。信息分析根據(jù)收集的市場及學(xué)校信息，確定公司應(yīng)拓展的重點國家及學(xué)校。并對拓展重點進(jìn)行分析，制定開拓策略。聯(lián)系與發(fā)展市場人員根據(jù)拓展策略，主動積極地與重點學(xué)校相關(guān)人員聯(lián)系、進(jìn)行信息互通和交流，必要時進(jìn)行拜訪或請求總經(jīng)理、副總經(jīng)理支持。所有的聯(lián)絡(luò)信息及進(jìn)度必須記錄在案。簽訂代理協(xié)議市場部主管負(fù)責(zé)根據(jù)與學(xué)校的溝通擬定代理協(xié)議草案或接受對方的協(xié)議草案，交總經(jīng)理審核（必要時需經(jīng)法律顧問審閱），確定是否需要調(diào)整。若需調(diào)整，與學(xué)校有關(guān)人員再次協(xié)商，最終由總經(jīng)理作為簽約代表對外簽約。合同正本由行政部保管；副本一式兩份，分別由財務(wù)部和市場部保存。市場部負(fù)責(zé)將簽約學(xué)校的基本信息（學(xué)校名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方法、主要課程設(shè)置、學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施及師資情況等）通知咨詢部和資料部。學(xué)校關(guān)系維護(hù)內(nèi)容包括日常學(xué)生信息溝通及留學(xué)事務(wù)的安排，重要節(jié)假日的問候，及安排展示會的聯(lián)系工作等。日常學(xué)生信息的溝通及留學(xué)事務(wù)的安排與客戶合同的進(jìn)程及留學(xué)學(xué)生的在校情況直接相關(guān)。市場部人員根據(jù)具體情況將相關(guān)信息記錄并提供給咨詢部或資料部員工。重要節(jié)假日的問候由市場部主管統(tǒng)一制定計劃和預(yù)算，報總經(jīng)理或副總經(jīng)理（根據(jù)資金權(quán)限規(guī)定）審批后，以公司名義統(tǒng)一對外發(fā)放。召開展示會的具體日程安排、宣傳計劃、接待安排及預(yù)算由市場部主管負(fù)責(zé)擬訂，報總經(jīng)理審批通過后，根據(jù)計劃執(zhí)行。執(zhí)行完畢，必須撰寫效果及費用總結(jié)，并向總經(jīng)理匯報。學(xué)校評審時間學(xué)校評審?fù)ǔＴ诖韰f(xié)議期滿前進(jìn)行（一年或兩年）；根據(jù)實際情況，可提前對學(xué)校進(jìn)行評審，確定是否調(diào)整或終止代理協(xié)議。依據(jù)市場部收集的學(xué)校及市場信息、與學(xué)校聯(lián)系合作的記錄；咨詢部提供的客戶反饋。程序咨詢部根據(jù)客戶反饋向市場部提供學(xué)校的有關(guān)信市場部根據(jù)收集的學(xué)校信息、市場信息及與學(xué)校的實際合作情況，在部門主管的主持下，對學(xué)校的聲譽(yù)、教學(xué)質(zhì)量、師資及其他設(shè)施情況、合作態(tài)度、聯(lián)絡(luò)人情況等進(jìn)行綜合評定。確定是否應(yīng)保持代理關(guān)系及是否應(yīng)加強(qiáng)管理。并向副總經(jīng)理提交評審報告。副總經(jīng)理審核評審報告，提出調(diào)整意見，最后確認(rèn)后交總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審核并確定是否續(xù)約及未來的發(fā)展維護(hù)政策。市場部主管負(fù)責(zé)保存總經(jīng)理批準(zhǔn)后評審報告，并執(zhí)行相關(guān)政策。若涉及提前終止協(xié)議事宜，由總經(jīng)理負(fù)責(zé)直接與校方有關(guān)人員聯(lián)系，法律顧問提供支持。學(xué)校檔案管理內(nèi)容包括基本信息（學(xué)校名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方法、主要課程設(shè)置、學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施及師資情況等）、業(yè)務(wù)信息（與學(xué)校間的聯(lián)絡(luò)與溝通情況等，包括所有重要的往來郵件及傳真）、學(xué)校評審報告等，詳見附錄《學(xué)校檔案》。責(zé)任人市場部各成員必須及時、完整地做好負(fù)責(zé)學(xué)校的檔案填寫與整理；部門主管負(fù)責(zé)檢查、指導(dǎo)部門成員的檔案管理，并做好所有學(xué)校檔案的匯總工作。資料部主管負(fù)責(zé)保管學(xué)校檔案，確保其安全性和保密性。查看權(quán)限市場部員工只可查看所負(fù)責(zé)的學(xué)校檔案；市場部主管可查看所有的學(xué)校檔案；資料部主管可查看所有學(xué)校檔案；總經(jīng)理和副總經(jīng)理可查看所有的學(xué)校檔案。合作關(guān)系管理廣告公司、酒店、航空公司/票務(wù)公司責(zé)任人市場部負(fù)責(zé)聯(lián)系各家合作公司，確定備選對象（至少兩家），并報行政部審核。部門主管根據(jù)合同或協(xié)議約定，負(fù)責(zé)與各合作公司的具體業(yè)務(wù)往來。并對合作公司的選擇與評審提出建議和意見。行政部對備選方案進(jìn)行審核篩選，報總經(jīng)理審定?？偨?jīng)理負(fù)責(zé)確定是否簽約，并授權(quán)行政部經(jīng)理作為簽約代表對外簽訂合同或協(xié)議。合同正本由行政部保存，副本一式兩份，分別由財務(wù)部和市場部保存。選擇原則6.1.4.26.1.4.2責(zé)任人根據(jù)服務(wù)質(zhì)量、價格、信譽(yù)、地理位置等因素選擇合適的合作公司。必要時進(jìn)行多家比較，并設(shè)定一段考察期。合同/協(xié)議要求在對合作公司進(jìn)行考察期間，可逐筆簽訂合同/協(xié)議或簽訂短期合同/協(xié)議；在正式選定后，可按年度簽訂委托合同/協(xié)議。合同/協(xié)議應(yīng)明確規(guī)定服務(wù)要求（時間、標(biāo)準(zhǔn)等）、交接手續(xù)和單證、結(jié)算方式、違約責(zé)任、賠償要求等內(nèi)容，并經(jīng)法律顧問審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能生效。涉及合同/協(xié)議糾紛，由市場部主管首先與相關(guān)人員交涉；交涉不成，由行政部負(fù)責(zé)處理，并請法律顧問提供相應(yīng)支持。對于需解除或提前終止合同的現(xiàn)象，市場部主管應(yīng)向行政部提出申請，內(nèi)容包括原因、可能的后果、備選合作公司信息等。根據(jù)授權(quán)范圍，由行政部經(jīng)理或總經(jīng)理審批，并聽取法律顧問建議，最后由行政部負(fù)責(zé)對外交涉。合作公司檔案內(nèi)容包括合作公司基本信息、每筆業(yè)務(wù)執(zhí)行情況、評審意見等。6.1.4.2.1市場部在主管的督導(dǎo)下負(fù)責(zé)基本信息的記錄與調(diào)整，根據(jù)業(yè)務(wù)執(zhí)行情況記錄業(yè)務(wù)信息，并在年終評審時提出相應(yīng)的意見和建議。6.1.4.2.2所有合作公司檔案有資料部主管統(tǒng)一保管，確保其安全與保密。合作公司評審考察期滿，市場部主管聽取相關(guān)意見并做好評審，向行政部提出是否簽約意見，經(jīng)行政部批準(zhǔn)后記錄歸檔。年終或合約/協(xié)議期滿，由部門主管組織對合作公司進(jìn)行評審，提出是否續(xù)約及合同相關(guān)條件建議，并向行政部提交。行政部審核后向總經(jīng)理匯報，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由市場部備案。領(lǐng)館及其它政府機(jī)關(guān)包括各領(lǐng)事館、出入境管理處、公證處等與公司業(yè)務(wù)有較高相關(guān)性的機(jī)關(guān)辦事處。主要工作加強(qiáng)聯(lián)系與溝通，及時了解各類信息，建立良好的關(guān)系。及時、合理處理上述機(jī)關(guān)及辦事處的內(nèi)部調(diào)整或其他突發(fā)事件。責(zé)任人市場部主管負(fù)責(zé)加強(qiáng)與上述機(jī)關(guān)辦事處的聯(lián)系與信息傳遞。公司總經(jīng)理和副總經(jīng)理應(yīng)提供必要的支持。檔案管理內(nèi)容各類機(jī)關(guān)辦事處的基本信息、聯(lián)系人情況、相關(guān)事件分析總結(jié)、重要人事或管轄范圍調(diào)整的應(yīng)對方案等。責(zé)任人由市場部主管負(fù)責(zé)記錄整理相關(guān)檔案；對協(xié)作關(guān)系進(jìn)行分析總結(jié)；對突發(fā)事件或重大調(diào)整提出應(yīng)對措施等。并接受總經(jīng)理審查。資料及檔案管理定義公司資料及檔案包括客戶檔案、學(xué)校檔案、合作公司與機(jī)構(gòu)檔案、業(yè)務(wù)與工作計劃及執(zhí)行報告、相關(guān)合同副本等。管理要求所有的資料及檔案必須按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類、編號并保存。所有資料應(yīng)及時入庫（柜）保管，做到存放有序，查找方便。并確保資料及檔案的保密性、完好性和安全性。責(zé)任人公司資料部主管負(fù)責(zé)所有資料及檔案的整理與保管。查看根據(jù)本制度各章節(jié)的具體權(quán)限規(guī)定對各類資料或檔案進(jìn)行查看。借用一般情況下，資料一經(jīng)歸檔，不得外借；借用者須辦理借用手續(xù)，由副總經(jīng)理簽字認(rèn)可，并登記備案。借用者在借用過程中須保證資料檔案的完好、不缺失，并按時返還。合同管理合同的簽訂所有與業(yè)務(wù)相關(guān)的合同都由法律顧問負(fù)責(zé)擬定合同范本。公司根據(jù)范本填寫相關(guān)內(nèi)容。合同條款的變動或附加條件的提出都需經(jīng)法律顧問審核，報總經(jīng)理批準(zhǔn)。與客戶的委托合同由副總經(jīng)理作為簽約代表進(jìn)行簽署；與學(xué)校的代理合同由總經(jīng)理對外簽署；與合作公司的合同/協(xié)議由行政部經(jīng)理對外簽訂。合同的保管所有合同正本由行政部統(tǒng)一歸檔保存。業(yè)務(wù)部和財務(wù)部各留一份合同副本，分別由資料部主管和財務(wù)主管負(fù)責(zé)保管。并確保合同的安全性、保密性和完整性。合同的查詢咨詢部主管可查詢所有客戶合同；咨詢員只可查詢經(jīng)辦客戶10.110.1原則合同。市場部主管可查詢與學(xué)校的合同及與其他合作公司的合同；部門人員只可對所涉業(yè)務(wù)的合同進(jìn)行查詢。資料主管可查詢所有的合同。財務(wù)主管只可對所轄公司或業(yè)務(wù)的合同進(jìn)行查詢。總經(jīng)理、副總經(jīng)理和財務(wù)部經(jīng)理可對所有業(yè)務(wù)合同進(jìn)行查詢。業(yè)務(wù)用章管理公司業(yè)務(wù)所需使用的印章主要有教科的合同章、加祺的公章及合同章三類。教科的合同章主要用于與留學(xué)客戶及校方簽訂合同；加祺的合同章主要用于與移民客戶及合作公司等簽訂合同或協(xié)議；加祺的公章用于開具介紹信、情況說明等。所有印章都由行政部負(fù)責(zé)保管，用章前需經(jīng)審核人審核簽字，行政部方可蓋章。所有客戶合同及情況說明都需經(jīng)公司副總經(jīng)理審核簽字。所有學(xué)校合同及合作公司合同協(xié)議/需經(jīng)總經(jīng)理審