外貿(mào)文員崗位工作職責范本

崗位說明書系列外貿(mào)文員崗位工作職責（標準、完整、實用、可修改）GL實用范本|DOCUMENTTEMPLATE編號：FS-QG-71142外貿(mào)文員崗位工作職責JobDutiesofForeignTradeClerks說明：為規(guī)劃化、統(tǒng)一化進行崗位管理，使崗位管理人員有章可循，提高工作效率與明確責任制，特此編寫。外貿(mào)文員工作職責就是協(xié)助出口經(jīng)理的工作，包括 :詢價報價，日常文檔，準備樣板，平面設(shè)計的協(xié)助工作，單證處理(形式發(fā)票，裝箱單，提單 )，下訂單，跟進生產(chǎn)，協(xié)調(diào)各部門跟進工作進度等。外貿(mào)文員跟跟單工作一樣比較繁瑣，小事，雜事，難事不少，如果借助于一些跟單方面的工具，會解決不少日常重復處理的工作，從而提高跟單效率，減少出錯的可能性。比如:跟單網(wǎng)提供的跟單系統(tǒng)，就是這樣一個工具:跟單網(wǎng)，提供跟單行業(yè)的豐富資訊與企業(yè)跟單的軟件系統(tǒng)，幫助企業(yè)解決跟單過程中的大事，雜事，瑣碎事，使跟單再無難事.跟單英文walkthrough的直譯，意思是從業(yè)務(wù)的起始一直到業(yè)務(wù)的結(jié)束——一般都是到財務(wù)做賬結(jié)束——一整套業(yè)務(wù)流程的。跟單就是跟著這些已經(jīng)發(fā)生的業(yè)務(wù)所留下的證第2頁/共11頁GL實用范本|DOCUMENTTEMPLATE據(jù)——各種證據(jù)、單據(jù)、報表等——對業(yè)務(wù)流程進行重復模擬。跟單員的定義 DocumentaryHandler 跟單員是指在企業(yè)運作過程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品，跟蹤服務(wù)運作流向的專職人員。(不能兼職，替代)所有圍繞著訂單去工作，對出貨交期負責的人，都是跟單員。以下是服裝業(yè)的跟單員 :跟單員在外期間生活、工作注意調(diào)理有序，尤其保證人身安全，另外更注重的是代表企業(yè)形象。一、日常工作安排 :⒈全面準備并了解訂單資料 (客戶制單、生產(chǎn)工藝、最終確認樣、面/輔料樣卡、確認意見或更正資料、 特殊情況可攜帶客樣)，確認所掌握的所有資料之間制作工藝細節(jié)是否統(tǒng)一、詳盡。對指示不明確的事項詳細反映給相關(guān)技術(shù)部和業(yè)務(wù)部，以便及時確認。⒉務(wù)必保證本公司與外加工廠之間所有要求及資料詳細并明確、一致 !(最好要有文字證明 )⒊事先盡可能多地了解各加工廠的生產(chǎn)、經(jīng)營狀況并對第3頁/共11頁GL實用范本|DOCUMENTTEMPLATE工廠的優(yōu)/劣勢進行充分評估，做到知根知底。⒋跟單員言行、態(tài)度均代表本公司，因此與各業(yè)務(wù)單位處理相應(yīng)業(yè)務(wù)過程中，須把握基本原則、注意言行得體、態(tài)度不卑不亢。嚴禁以任何主觀或客觀理由對客戶 (或客戶公司跟單員)有過激的言行。處理業(yè)務(wù)過程中不能隨意越權(quán)表態(tài)，有問題及時請示公司決定。⒌預(yù)先充分估量工作中問題的潛在發(fā)生性，相應(yīng)加強工作力度，完善細化前期工作，減少乃至杜絕其發(fā)生的可能性。不以發(fā)現(xiàn)問題為目的，預(yù)先充分防范、工作中重復發(fā)掘、及時處理問題并總結(jié)經(jīng)驗，對以后的工作方式和細則進一步完善方為根本之道。訂單跟單員與訂單負責人(操作員)要保持密切的聯(lián)系，出于雙方的利益著想，雙與對方溝通，將問題降到最低限度。二、生產(chǎn)過程中的驗貨工作程序 :⒈面/輔料到廠后，督促工廠最短時間內(nèi)根據(jù)發(fā)貨單詳細盤點，并由工廠簽收。若出現(xiàn)短碼/少現(xiàn)象要親自參與清點并確認。第4頁/共11頁GL實用范本|DOCUMENTTEMPLATE⒉如工廠前期未打過樣品，須安排其速打出投產(chǎn)前樣確認，并將檢驗結(jié)果書面通知工廠負責人和工廠技術(shù)科。特殊情況下須交至公司或客戶確認，整改無誤后方可投產(chǎn)。⒊校對工廠裁剪樣版后方可對其進行版長確認，詳細記錄后的單耗確認書由工廠負責人簽名確認，并通知其開裁。⒋根據(jù)雙方確認后的單耗要與工廠共同核對面 /輔料的溢缺值，并將具體數(shù)據(jù)以書面形式通知公司。如有欠料，須及時落實補料事宜并告知加工廠。如有溢余則要告知工廠大貨結(jié)束后退還我司，并督促其節(jié)約使用，杜絕浪費現(xiàn)象。⒌投產(chǎn)初期必須每個車間、每道工序高標準地進行半成品檢驗，如有問題要及時反映工廠負責人和相應(yīng)管理人員，并監(jiān)督、協(xié)助工廠落實整改。⒍每個車間下機首件成品后， 要對其尺寸、做工、款式、工藝進行全面細致地檢驗。出具檢驗報告書 (大貨生產(chǎn)初期/中期/末期)及整改意見，經(jīng)加工廠負責人簽字確認后留工廠一份，自留一份并傳真公司。⒎每天要記錄、總結(jié)工作，制定明日工作方案。根據(jù)大貨交期事先列出生產(chǎn)計劃表，每日詳實記錄工廠裁剪進度、第5頁/共11頁GL實用范本|DOCUMENTTEMPLATE投產(chǎn)進度、產(chǎn)成品情況、投產(chǎn)機臺數(shù)量，并按生產(chǎn)計劃表落實進度并督促工廠。生產(chǎn)進度要隨時匯報公司。⒏針對客戶跟單員或公司巡檢到工廠所提出的制作、質(zhì)量要求，要監(jiān)督、協(xié)助加工廠落實到位，并及時匯報公司落實情況。⒐成品進入后整理車間，需隨時檢查實際操作工人的整燙、包裝等質(zhì)量，并不定期抽驗包裝好的成品，要做到有問題早發(fā)現(xiàn)、早處理。盡最大努力保證大貨質(zhì)量和交期。⒑大貨包裝完畢后，要將裁剪明細與裝箱單進行核對，檢查每色、每號是否相符。如有問題必須查明原因并及時相應(yīng)解決。⒒加工結(jié)束后，詳細清理并收回所有剩余面料、輔料。⒓對生產(chǎn)過程中各環(huán)節(jié) (包括本公司相應(yīng)部門和各業(yè)務(wù)單位)的協(xié)同配合力度、出現(xiàn)的問題、對問題的反應(yīng)處理能力以及整個定單操作情況進行總結(jié)，以書面形式報告公司主管領(lǐng)導。在檢查過程中一定要公平，客觀。不能收到廠家的一點點好處，而忘了自己的職責.第6頁/共11頁GL實用范本|DOCUMENTTEMPLATE要有較好的外語基礎(chǔ)，掌握一定的專業(yè)外語，同時至少對(面料/服裝)生產(chǎn)流程有基本上的了解 :接單--備料--開裁--掃粉(如有車花或釘珠 )/排花(如是喱士排花款 )--車縫--手工--后整--查貨--包裝等等。接單:清楚明白不同客戶對樣辦款式及風格上的需求，在跟客戶接單時，能及時發(fā)現(xiàn)一些生產(chǎn)上可能出現(xiàn)的問題，誘導客戶接受既具他的產(chǎn)品獨特風格而又適于大貨生產(chǎn)的產(chǎn)品(注意:“是否適合于生產(chǎn)大貨”這一點是做樣辦時特別重要考慮到的 !!! 因為，如果難度太大而不是普遍工廠能到好，那么無疑就是大大提高了生產(chǎn)成本?? )，把客戶各項要求清楚地標明在辦單上。布產(chǎn):A.讓紙樣師傅做圖稿的同時安排備料，認真做到跟進每工序的進度并記錄生產(chǎn)過程中碰到的每個問題、需注意的事項、每種物料的用量及各工序生產(chǎn)工時以作成本核算的基本資料?？崔k:樣辦完成后，可請本廠設(shè)計師一起看辦(這個對于初入門的跟單員相當重要，可以從中學到一些技術(shù)上的東西)，看看這辦是否已做到如你從客戶那了解到的他所要的第7頁/共11頁GL實用范本|DOCUMENTTEMPLATE樣辦。成本資料:樣辦寄給客戶后就得做成本資料存檔及給客戶報價，這一項需要特別謹慎認真。大家都知道，如果成本出了點錯或是報價出錯，會對以后這個款的大貨帶來很大損失??跟大貨生產(chǎn)要求 :有較好的外語基礎(chǔ)，掌握一定的專業(yè)外語，同時至少對服裝生產(chǎn)流程有基本上的了解 :接單--備料--開裁--掃粉(如有車花或釘珠 )/排花(如是喱士排花款 )--車縫--手工--后整--查貨--包裝接單:特別注意與跟辦同事銜接好相應(yīng)款式在做辦時存檔的資料----這部分工作得特別細心，如:做辦時是這樣做，而客戶已要求大貨更改另外的做法。布產(chǎn):將生產(chǎn)單及各工序在做辦時遇到的問題、修改方法以及人客意見的資料分發(fā)給各相應(yīng)工序。跟進生產(chǎn):多到車間走走，向各工序的管理人員了解各款大貨在生產(chǎn)過種中所碰到的問題，如有必要，需向客戶反映問題及建議或征求意見??第8頁/共11頁GL實用范本|DOCUMENTTEMPLATE貨期及質(zhì)量:跟進貨期的同時要讓QC控制好質(zhì)量??出貨箱單資料:需預(yù)先提供出箱裝單資料給船務(wù)部用于做報關(guān)資料??包裝出貨:一般情況下，不同客戶有不同的嘜頭、嘜頭位置車法、包裝資料。按客戶要求做就可以了啦??1、頭辦:設(shè)計圖紙發(fā)外廠做頭版，頭版批核尺寸和板型(和設(shè)計師一起)，若不確認，必須繼續(xù)做復版。2、確認生產(chǎn)款:做面輔料訂購預(yù)算單交采購部訂購。3、發(fā)面輔料:開單發(fā)面輔料(CMT單不用發(fā)面料)4、做產(chǎn)前版:用大貨面輔料(如沒有物料可暫代，但需標示清楚)做正確產(chǎn)前辦，追辦并批復(包括工藝、尺寸、輔料、款式等，總之是大貨前樣 )。5、生產(chǎn)進度和質(zhì)量跟進， 確保貨期和質(zhì)量 :開裁、裁數(shù)、初期查驗、中期查驗、尾期查驗、交貨、退主輔料清算。中間要解決各種生產(chǎn)中問題，對每款易出問題部分要時時提點檢查。如裁數(shù)多了或少了，物料補訂和補發(fā)，對 FOB單數(shù)量的正常接受范圍外的 :要不要多的數(shù)量、接不接受少了數(shù)量，三期的質(zhì)量問題如何解決如何監(jiān)督，貨期晚了如何解決等等。第9頁/共11頁GL實用范本|DOCUMENTTEMPLATE跟單除了專業(yè)技術(shù)之外，還有的就是要注意和工廠的關(guān)系處理，這是一個很重要的關(guān)鍵跟單的步驟包括 :產(chǎn)前樣的確認，船樣的確認，生產(chǎn)中工廠和公司之間的銜接溝通，原料的質(zhì)量鑒定，生產(chǎn)技術(shù)，產(chǎn)品包裝方式，交期的跟催和跟進，等等，總之包括生產(chǎn)的全過程。還有的一種跟單是業(yè)務(wù)跟單，多為外貿(mào)公司，對技術(shù)的知識要求不是太高，主要是負責生產(chǎn)工廠和客人的聯(lián)系，并安排出貨方式和船期，付款等。當然對于面料 (服裝)的質(zhì)量也相當重要。跟內(nèi)單的大致流程如下 :從客戶下單到簽定完合同，根據(jù)排料室提供的排版圖進行前期的面料準備工作，同時可著手下投產(chǎn)資料單給各個部門 (包括計劃辦、品質(zhì)部、技術(shù)部、采購部)。面料到廠后可根據(jù)工廠的實際情況到車間跟蹤一下生產(chǎn)進度，以便更好的與客人溝通，并及時讓客人了解工廠的大貨操作情況，以備在出現(xiàn)特殊情況下 (如交期不及時、不能按時交貨等 )讓客人在第一時間得到消息，避免出現(xiàn)客人提前訂好船期或空運，因退倉不及時而給工廠造成不必要第