文秘基礎(chǔ)知識

-.z.一、按字母排列的分類法在這種分類法中，每一通訊人的名字立一個案卷，案卷嚴(yán)格按照字母順序排列。姓的第一個字母是指示該案卷在檔案柜中存放位置最初步的索引，如果要決定該卷的準(zhǔn)確位置，姓氏第一個字母以后的字母是決定的因素。例如，coffinthomas應(yīng)該排在crytonphilip之后。數(shù)量較少的、無須-一分別立卷的文件資料歸放在一起組成雜類卷，這類案卷也可以用字母表中的字母來標(biāo)分，每一雜類卷的封面上應(yīng)寫有該卷內(nèi)裝放的文件資料的目錄。1、按主題分類文件的主題有時會取代作者成為歸檔的依據(jù)，最重要的主題名稱作為歸檔的首要因素，次要的主題作為第二個因素，依次類推。最根本的分類導(dǎo)片標(biāo)示出各類文件的主要標(biāo)題，這些標(biāo)題都是與單位的*項業(yè)務(wù)相關(guān)的，如：廣告、運輸、獨家代理商、購置、管理等等。很多單位都有一定數(shù)量的文件資料適合按主題分類，這些主題通常是有關(guān)該業(yè)務(wù)部的總的管理以及該業(yè)務(wù)部與其分部、代理商、貿(mào)易聯(lián)系單位的關(guān)系等等。各主題之間的排列可以根據(jù)字母排列順序進(jìn)展。按主題分類立檔的優(yōu)點是所有有關(guān)資料都集中存放，可以迅速、簡便地查閱。2、按地區(qū)分類在按地區(qū)分類法中，檔案是按其產(chǎn)生的省、市、地、縣等分類的，其根本原理與按主題分類的根本原理是一樣的，只是在該法中，文件是按國名、省份、城市等名稱的字母順序排列的。這樣可以使有關(guān)地區(qū)的所有文件集中存放，然后再按其他問題分別立卷。運輸和出口業(yè)務(wù)部門、方案部門和銷售部門最適合用這種方法保存文件。二、按數(shù)字分類案卷以數(shù)碼排列，每一份文件給定一個數(shù)碼。用索引卡或索引條可以查出*一數(shù)碼所代表的名字。所有索引卡按所標(biāo)名字的字母順序排列，集中放在索引卡抽屜里。當(dāng)需要查找*份文件時，先從索引卡抽屜中相應(yīng)的字頭下找出與文件相關(guān)的信息，從而得知該案卷的數(shù)碼，然后可以在適當(dāng)?shù)臋n案柜中找到標(biāo)有該數(shù)碼的案卷。1、按十進(jìn)位制數(shù)碼編排分類這是數(shù)字法的一種，經(jīng)常與按專題分類相結(jié)合。用于圖書分類的杜威十進(jìn)位制數(shù)碼法就是這種分類的一個很好的例子。操作起來比擬簡單，主要專題分別用*個整數(shù)表示。當(dāng)該系統(tǒng)中需要新增立案卷時，通常把它歸入已立檔的*一工程，插在適當(dāng)?shù)奈恢?，然后編上小?shù)。這樣就可以不需要對已經(jīng)建立的系統(tǒng)進(jìn)展大的修改和變動。使用十進(jìn)位制數(shù)字排列法立卷，能較容易地根據(jù)文件上所編的案卷號得知該信件所屬域和該案卷在檔案柜中的位置。2、按日期排列分類、這種方法操作十分簡單，文件是按照用數(shù)字表示的文件日期的先后順序立卷的。按日期排列的方法雖然不作為一種根本系統(tǒng)來使用，但它一般是排列案卷內(nèi)文件順序的標(biāo)準(zhǔn)方法。三、字母法和數(shù)字法的比擬1、字母順序排列法的優(yōu)點〔1〕、按公司、專題或地理位置分類存放文件是一種方便實用的方法，它能直接、迅速地立卷，不需要建立索引卡?！?〕、材料費用較低。2、字母順序排列法的缺點〔1〕、查找常用名字時可能會遇到困難?！?〕、.當(dāng)需要查找*一專題案卷時案卷位置難以確定?！?〕、需要擴大時不容易估算所需要的空間。3、數(shù)字排列法的優(yōu)點〔1〕、標(biāo)有數(shù)碼的案卷比按字母法排列的案卷更容易查找，當(dāng)文件用畢歸檔時，放錯位置的可能性較小。〔2〕、標(biāo)上數(shù)碼的文件方便查詢?！?〕、由于新立案卷排放在已立案卷的后面，因而可以無限擴大；建立起的相應(yīng)索引卡片或索引條可以兼作其他用途。4、數(shù)字排列法的缺點〔1〕、必須建立相應(yīng)的索引卡片或索引條，而且通過索引卡查找案卷會占用一局部時間?！?〕、該系統(tǒng)的建立和保持比擬費錢、費時。〔3〕如果數(shù)碼標(biāo)錯會造成文件和案卷放錯位置的嚴(yán)重后果。四、字母法和數(shù)字法的綜合運用按字母順序排列和按數(shù)字排列對檔案進(jìn)展分類各有其優(yōu)點和缺點，我們可以把這兩種方法結(jié)合起來運用。在字母順序排列法中套編上數(shù)字索引，用數(shù)字分別表示每一個字母或字母的一局部，在立卷時，每個案卷再分別編號。例如：假定a用回來表示，在該組中有5個案卷，則第四個案卷的編號就是1／4。在這種方法中，案卷是按字母順序排列的，數(shù)字編號只起輔助作用，只作為查文編號以供通訊時引用。來源:考試大-秘書資格一、電子檔案的優(yōu)點1、操作方便形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性，使之對電子檔案的檢索更加方便。2、傳遞快捷、實現(xiàn)資源共享一份紙質(zhì)檔案只能在*時、*地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環(huán)境是計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此可以不受這種限制。網(wǎng)絡(luò)上傳遞電子檔案的時間是按秒計算，而同樣距離的紙質(zhì)檔案傳遞則是以天計算的，二者在速度上的區(qū)別非常明顯。而且，一個終端上的電子文件也可以同時發(fā)給假設(shè)干個網(wǎng)絡(luò)終端，電子檔案這種不受存儲載體限制的特點，使利用者產(chǎn)生一種共享的感覺，從而擺脫時間和空間的制約。3、存儲空間小無限增長的紙質(zhì)文件與有限的存儲空間之間存在著日益劇烈的矛盾，而電子檔案占據(jù)的極少量空間能夠很好地解決這一矛盾，例如：一張光盤容量可達(dá)600mb－4000mb，可存35萬張打印紙上的文字信息或10萬頁圖形信息。而且，如果不移動存儲載體，只處理信息，則電子檔案幾乎無重量和體積可言，相比之下紙質(zhì)文件的笨重就顯而易見了。4、具有多種表現(xiàn)形式隨著多媒體電子計算機的應(yīng)用，電子檔案的形態(tài)也隨之多樣化了。文字、圖形。聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨或相互搭配成電子檔案的內(nèi)容，這就造成了電子檔案的多媒體集成性，使電子檔案比紙質(zhì)檔案更加全面、形象、生動。5、復(fù)制時不容易喪失信息紙質(zhì)文件復(fù)制或縮微品拷貝經(jīng)常會出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息喪失等問題，而電子檔案的復(fù)制，由于是數(shù)字化的信息處理，幾乎不存在這些問題。所以完全可以做到復(fù)制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區(qū)別。來源:考試大-秘書資格1、什么是秘書？答：在我國現(xiàn)階段，通常是指黨政機關(guān)、部隊、社會團體或企業(yè)、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的助手，這一職業(yè)的工作具有輔助性和效勞性。2、秘書部門的職能性和工作特點？答：〔1〕綜合性?！?〕輔助性?！?〕門面性?！?〕機要性。3、秘書工作的主要內(nèi)容？(風(fēng)險題)答：〔1〕處理文電?！?〕撰擬文稿?！?〕辦理會務(wù)。〔4〕調(diào)查研究。〔5〕查辦、催辦?！?〕根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖協(xié)議本單位的有關(guān)工作。〔7〕安排禮儀活動。〔8〕處理來信來訪?！?〕組織機要交通?！?0〕檔案的管理。〔11〕其他日常事處及領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù)。4、秘書工作的作用：答：〔1〕樞紐作用?！?〕助手作用?！?〕參謀作用?！?〕協(xié)調(diào)作用?！?〕耳目作用。5、秘書工作的指導(dǎo)思想：答：一是為直接領(lǐng)導(dǎo)效勞；二是為與本系統(tǒng)有關(guān)的部門及其成員效勞；三是為廣闊人民群眾效勞。6、秘書工作的原則：答：〔1〕準(zhǔn)確?！?〕迅速?！?〕。〔4〕。7、秘書工作者的政治素質(zhì)：答：〔1〕具有較高的理論水平?！?〕具有較強的法律意識和政策觀念。〔3〕具有全心全意為人民效勞的思想?！?〕嚴(yán)于律己，遵守紀(jì)律。8、秘書工作人員應(yīng)具備的根底知識：答：〔1〕根底知識?！?〕社會知識。〔3〕專業(yè)知識?！?〕業(yè)務(wù)知識。〔5〕輔助知識。9、秘書人員應(yīng)具備的能力：答：〔1〕調(diào)查研究能力?！?〕收集資料的能力?！?〕文字表達(dá)能力?！?〕口頭表達(dá)能力?！?〕組織協(xié)調(diào)能力。〔6〕辦事能力?！?〕管理事務(wù)的能力。〔8〕文字書寫的能力?！?〕操作現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力。10、信息的作用？答：①為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供依據(jù)。②為實現(xiàn)科學(xué)管理創(chuàng)造條件。③是發(fā)揮參謀，助手作用的主要內(nèi)容。11、現(xiàn)代秘書部門信息工作應(yīng)遵循兩條原則？①全面效勞。②實事求是。不夸張縮小，既報喜，又報憂。12、值班記錄記錄應(yīng)包括五個要素？答：a來電時間。b來電單位、姓名及職務(wù)、號碼等。c來電內(nèi)容。d領(lǐng)導(dǎo)批示和處理意見。e接記錄人。13、值班日記四要素：答：值班員、值班時間、記事內(nèi)容、辦理情況。１4、打的一般程序是什么？答：〔１〕打就應(yīng)對內(nèi)容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文?！玻病辰油ê?，先問明對方是否就是要通知的單位或當(dāng)事人，然后先通報自己單位名稱、職務(wù)、，再問對方姓名、職務(wù)，最后再說通話內(nèi)容。〔３〕向下級打的比擬重要的，需要記錄的，打完后應(yīng)要求對方復(fù)述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要后，亦應(yīng)主動復(fù)述?！玻础骋业娜瞬辉跁r，可要求對方轉(zhuǎn)告或安排回。15、回接的一般程序是什么？答：〔１〕答復(fù)要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼?！玻病硢柷鍖Ψ絾挝弧?、職務(wù)后，通報自己的單位、職務(wù)和姓名?！玻场乘右话愣紤?yīng)有記錄，必要時使用錄音，并時常檢查自己對所接的處理情況?！玻础硜碚咭业娜瞬辉跁r，問清是否需要代為轉(zhuǎn)告，不清楚的事情不盲目答復(fù)。16、記錄有哪五個局部？答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分；二是來電單位、姓名及號碼；三是來電內(nèi)容；四是處理意見和領(lǐng)導(dǎo)批示；五是接記錄人。17、什么是文書？答：指個人、社會組織、政黨集團、國家政權(quán)在社會活動中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。18、什么是文件？答：通常所說的文件，是指機關(guān)、團體、部隊、企事業(yè)單位制發(fā)使用的具備一定格式的公務(wù)文書。19、什么是會簽？答：兩個及兩個以上機關(guān)聯(lián)名行文，須經(jīng)各聯(lián)名機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志聯(lián)名簽署。聯(lián)名簽署文件的過程稱作會簽。會簽本身也是一種會商，但大量的實質(zhì)性的會商工作應(yīng)在會簽之前進(jìn)展。20、什么是傳達(dá)范圍？答：指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳到達(dá)哪個范圍，一般都是根據(jù)臨時情況確定的，文件中應(yīng)當(dāng)注示清楚。22、一般劃分為哪幾級答：一般劃分為秘密、、絕密三個等級，23、會議報到有哪幾種方式？答：①與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到；②委托他人代為報到；③報到。24、內(nèi)賓接待工作原則是什么？答：1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡樸大方，不搞形式主義，不要鋪張浪費，盡可能少花錢多辦事。4、節(jié)省時間，努力提高辦事效率。25、握手的技巧是什么？答：同性之間特別是男性之間的握手應(yīng)當(dāng)有力，以示熱情友好；反之，如果有氣無力或者假設(shè)無其事，就會使對方產(chǎn)生冷漠、疏遠(yuǎn)的感覺。異性之間、特別是女同志對男同志的握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了。與領(lǐng)導(dǎo)同志或者身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應(yīng)當(dāng)主動把手伸過去；如果他無意握手，就不要勉強。26、為別人作介紹時應(yīng)注意哪幾方面？答：如果雙方的地位不同，應(yīng)領(lǐng)先把地位低的人介紹給地位高的人；如果雙方的身份一樣、年齡相近，應(yīng)領(lǐng)先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人；如果雙方的地位相近、年齡有別，應(yīng)領(lǐng)先把年輕的介紹給年長的；如果一個人會見幾個人，應(yīng)領(lǐng)先把一個人介紹給幾個人。在為別人介紹時，秘書工作者應(yīng)當(dāng)事先熟悉雙方的情況，以便介紹。27、聽講時應(yīng)注意的幾個問題？答：①要專心致志認(rèn)真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東張西望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。②不要隨意打斷人家的話題。③遇到說話嚕蘇，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應(yīng)當(dāng)有禮貌地中斷對方的話題或委婉地回絕他，可以委婉地說"我們是不是長話短說？"或者說"對不起，我還有急事。咱們是不是以后再細(xì)談？"28、當(dāng)你有幾機說話時,應(yīng)注意哪幾點？①要禮貌文明、熱情和藹，給人以親切感；②語速要和緩，語調(diào)要適中，給人以舒暢感；③切忌過分急越亢奮，以免使人產(chǎn)生高壓感；④切忌多說官話、套話，也不要使用生僻乖僻的詞語，以免令人生厭；此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂；⑤吐音要準(zhǔn)確，語言要簡潔，表達(dá)要妥貼，以提高對方的承受效果。29、接時的考前須知？答：鈴響后，應(yīng)當(dāng)馬上拿起耳機，而不要讓人久等；拿起耳機之后，應(yīng)當(dāng)立即說"您好！"而不要默不作聲讓人干等。然后，就可以詢問對方姓名、單位、有何事情等，可以說"請問您貴姓？您是什么單位？有什么事？"之類的話；通話完了應(yīng)當(dāng)說聲"再見"之類的客氣話。在接時還有幾個問題需要注意：①如果一個未完又來一個，或者兩部同時響鈴，應(yīng)當(dāng)視的內(nèi)容，讓緊急的一方先講同時禮貌地叫另一方稍等片刻，或者讓他過一會再打過來。②如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說"請問您還有別的事嗎？"或者"對不起，我還有急事要辦。"這樣對方就會明白你的意思。③如果人家打錯了，不要訓(xùn)斥別人，而應(yīng)當(dāng)耐心地告訴對方"你打錯了。"或者"我們這里沒有您要找的人"等。假設(shè)你的單位不保密，最好把自己的單位和號碼告訴對方，以便他糾正；假設(shè)是機要部門，就不能把自己的單位和號碼告訴人家，只要婉言回絕就可以了。30、打時的考前須知？①不管對方是何對象，都要禮貌，包括語言文明、態(tài)度和藹。在打通之后，如果你想找人，就應(yīng)當(dāng)說"喂請找×××。"或"麻煩你找一下×××。"如果你是和對方聯(lián)系工作，首先應(yīng)當(dāng)"自報家門"，告訴對方你是誰，在什么單位工作，然后再進(jìn)入正題，開場交談。②如果是向?qū)Ψ絺鬟_(dá)指示或者布置工作而內(nèi)容又比擬繁多復(fù)雜，應(yīng)當(dāng)主動提醒對方記錄。③聲音應(yīng)當(dāng)不高不低，嘴與話筒應(yīng)當(dāng)保持一定的距離，以免對方聽來刺耳，影響接收效果。④語言應(yīng)當(dāng)簡練明了，用最少的語言，在最短的時間內(nèi)把事情準(zhǔn)確清楚地傳達(dá)給對方，而不要嚕里嚕蘇。廢話連篇會影響對方把握你要說的中心意思。另外，問候語客套話以及與中心無關(guān)的話應(yīng)當(dāng)盡量少講，一則它會影響工作效率，二則也會給人以婆婆媽媽的感覺。31、協(xié)調(diào)的內(nèi)容主要包括哪三方面？答：政策協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)和事務(wù)協(xié)調(diào)。32、協(xié)調(diào)的方法有哪些？答：１、文字協(xié)調(diào);２、情況協(xié)調(diào);會議協(xié)調(diào);面商協(xié)調(diào)。33、協(xié)調(diào)工作的原則？答：１、服從全局的原則。２、維護(hù)團結(jié)的原則。３、從實際出發(fā)的原則。４、認(rèn)真負(fù)責(zé)的原則。34、辦公自動化中的保密？答：計算機的保密，需要從以下幾個方面加強工作：1、操作人員的要求。2、計算機的放置。