檔案管理制度模板

第十條管理類檔案包括借款人的基本資料和擔(dān)保人的相關(guān)資料：《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》副本或復(fù)印件、《事業(yè)單位登記表》副本或復(fù)印件、《企業(yè)資質(zhì)登記證》復(fù)印件、《特種經(jīng)營許可證》復(fù)印件、《稅務(wù)登記證》（國稅、地稅）復(fù)印件、《外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書》復(fù)印件、《外商投資企業(yè)外匯登記證》復(fù)印件、《中華人民共和國組織機(jī)構(gòu)代碼證書》復(fù)印件、貸款卡證明材料復(fù)印件以及以上資料的最新年檢證明，企業(yè)法人注冊資本驗(yàn)資報(bào)告復(fù)印件或有關(guān)注冊資本來源的證明材料，法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的身份證明復(fù)印件，法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的簽字樣本，法人授權(quán)證明書，企業(yè)章程、聯(lián)營協(xié)議復(fù)印件，印鑒卡，借款人企業(yè)項(xiàng)目責(zé)任人任職資格表，企業(yè)變更登記有關(guān)文件的復(fù)印件，企業(yè)各期財(cái)務(wù)報(bào)表，企業(yè)轉(zhuǎn)制、改組等重大行為的相關(guān)資料，有關(guān)審計(jì)報(bào)告，需要政府管理部門批準(zhǔn)事項(xiàng)的文件復(fù)印件等。專業(yè)擔(dān)保機(jī)構(gòu)為保證人的還應(yīng)包括一定數(shù)額的擔(dān)保基金已存入在設(shè)立的專門賬戶、實(shí)行專項(xiàng)儲存和專戶管理的證明文件，擔(dān)保責(zé)任余額表，同意提供該保證擔(dān)保的書面文件。自然人作為保證人的還應(yīng)包括保證人及配偶的有效身份證件保證人的居住證明、保證人財(cái)產(chǎn)及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔(dān)保的書面文件。第十一條保全類檔案包括：貸款訴訟全過程相關(guān)資料，全部相關(guān)貸款檔案，以物抵貸資產(chǎn)清單、權(quán)屬證明、抵貸協(xié)議、法院裁定書，投資資產(chǎn)的投資協(xié)議書、股權(quán)證明等法律文書的其他必要資料。企業(yè)兼并的有關(guān)批示文件，包括各類借款合同、擔(dān)保合同、借據(jù)等契約，社企三方或四方簽訂的借貸關(guān)系轉(zhuǎn)移協(xié)定，兼并方企業(yè)承接被兼并方企業(yè)積欠貸款本息協(xié)議以及分年還貸計(jì)劃。呆壞賬核銷申報(bào)材料，包括申請核銷報(bào)告及責(zé)任認(rèn)定文件、債權(quán)證明材料、債權(quán)損失證明材料，上級部門批復(fù)文件，破產(chǎn)終結(jié)后需要繼續(xù)追償我社債權(quán)的有關(guān)文件和材料，呆壞賬核銷后收回債權(quán)的重要憑據(jù)、帳務(wù)處理憑據(jù)和相關(guān)材料。第十二條綜合類檔案包括：公司內(nèi)部有關(guān)信貸業(yè)務(wù)的各類報(bào)表、授權(quán)轉(zhuǎn)授權(quán)文件、行業(yè)分析資料、信貸分析報(bào)告、調(diào)查檢查報(bào)告、審計(jì)稽核報(bào)告等。第十三條權(quán)證類、要件類必須存放原件，其他各類檔案原則上存放原件，如有特殊情況，無法取得原件的，在不影響權(quán)益的前提下，可以存放復(fù)印件，信貸員將復(fù)印件與原件核實(shí)，在復(fù)印件上簽署“經(jīng)核對與原件一致”字樣，核對日期并簽名確認(rèn)。第四章信貸業(yè)務(wù)檔案的日常管理第十四條信貸檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔收集：各信貸員應(yīng)根據(jù)每筆業(yè)務(wù)的類別收集要件歸檔，檔案中隨每筆業(yè)務(wù)發(fā)生和產(chǎn)生的信貸資料，審核權(quán)證類、管理類、綜合類等齊全和有效，已失效的要及時(shí)補(bǔ)充，第一筆業(yè)務(wù)的要收齊和審核各信貸檔案類別的相應(yīng)資料。整理：業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生結(jié)束后，應(yīng)對信貸業(yè)務(wù)原始資料進(jìn)行排序，編寫頁碼（附件一），從信貸資料的首頁到尾頁逐頁編號（凡有字跡即為一頁）填寫卷內(nèi)目錄。立卷：資料整理后，根據(jù)目錄和編號存放在本年信貸檔案立卷盒中，法人客戶一戶一盒，每盒按檔案類別分為五塊，分門別類，權(quán)證類中的抵押、質(zhì)押等權(quán)證類（他項(xiàng)權(quán)證等）應(yīng)填寫收樣憑證（附件二）一式兩份，雙方簽字移交會計(jì)部門按規(guī)定保管，另一聯(lián)收樣憑證，存放立卷盒中的權(quán)證類袋頁中，自然人以每一戶一檔，不分類別。歸檔：對已還清貸款的隨筆和已失效或已處置完畢的信貸資料從本年信貸立卷盒中抽出，按結(jié)清日期排序，編寫頁碼等，填寫卷內(nèi)目錄，案卷封面，分類裝訂后存放在檔案盒中，編制移交清單，最遲不得超過次年的3月31日前移交給綜合檔案管理員管理。綜合檔案管理人員應(yīng)根據(jù)移交清單逐一核實(shí)，并對卷內(nèi)資料進(jìn)行審查保證其齊全（附件八），對接收的檔案進(jìn)行排序，放入固定位置，記載檔案歸檔登記簿，載明案卷號、檔案內(nèi)容、形成時(shí)間、頁數(shù)、是否原件、存放位置等要素，對權(quán)證類檔案，并單獨(dú)建立權(quán)證類檔案要單獨(dú)建立權(quán)證類檔案登記簿進(jìn)行登記、管理、定期核對。第十五條信貸檔案的調(diào)閱、外借、保管、銷毀調(diào)閱：各級單位都應(yīng)建立信貸業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱登記制度，本級相關(guān)人員調(diào)閱信貸檔案應(yīng)填寫調(diào)閱單，登記調(diào)閱人姓名、日期、內(nèi)容等需經(jīng)本級信貸主管負(fù)責(zé)人簽字同意。外借：信貸業(yè)務(wù)檔案的調(diào)閱原則上只能現(xiàn)場調(diào)閱，不得外借，如遇特殊情況，需報(bào)縣聯(lián)社主任批準(zhǔn)才能外借，必須填寫檔案外借單，登記外借人姓名、日期、內(nèi)容、原因和歸還日期等，存放在金庫的權(quán)證類檔案一律不得外借。保管：檔案管理人員要對信貸業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴(yán)格遵守保密制度，定期檢查信貸檔案的保管情況，并作書面記錄。尚有信貸關(guān)系的信貸檔案作永久保管，清理全部信貸業(yè)務(wù)的檔案從客戶與本社的最后一筆信貸業(yè)務(wù)結(jié)清后次年的1月1日起，保管期五年。綜合類信貸業(yè)務(wù)檔案為長期保管，保管期限十五年，其中各種報(bào)表的年度匯總表為永久保管。信貸業(yè)務(wù)檔案保管及核銷清冊為永久保管。銷毀：檔案管理部門提出銷毀意見，編制信貸檔案銷毀清冊（附件14），到期銷毀的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號，應(yīng)保管期限，已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)檔案保管社的主任在銷毀清冊簽署意見，報(bào)聯(lián)社信貸管理部門審核，主管主任簽字同意。檔案管理部門和信貸管理部門共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)按銷毀清冊上所列內(nèi)容清點(diǎn)核對，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽字蓋章，并書面將監(jiān)銷情況報(bào)告主管信貸的主任。第五章責(zé)任第十六條對未按規(guī)定履行職責(zé)，造成檔案損壞、遺失及擅自銷毀，擅自對外提供、涂改、偽造和透露信貸業(yè)務(wù)信息的行為，視情節(jié)輕重對責(zé)任人給予行政處分，責(zé)令賠償損失，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。第六章附則第十七條信貸業(yè)務(wù)檔案管理所需檔案盒和清單均按規(guī)定格式統(tǒng)一印制。第十八條以錄音、錄像、掃描、縮等方式保存的信貸業(yè)務(wù)檔案歸集在結(jié)合檔案部門保管。第十九條本制度規(guī)定的信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容是各信貸管理部門至少應(yīng)包括的基本內(nèi)容，不僅限于此。第二十條設(shè)有專職信貸業(yè)務(wù)檔案管理員的單位，信貸員收集好資料應(yīng)在次日按移交清冊交專職管理員做好立卷、歸檔工作，移交綜合檔案管理部門。由于信貸業(yè)務(wù)對象不同，信貸檔案管理