企業(yè)檔案管理信息化

-.z.企業(yè)檔案管理信息化【摘要】在新形勢下，加強企業(yè)檔案信息化建立，成為企業(yè)檔案管理適應時代和社會開展的必然趨勢，也是提高檔案信息效勞水平的前提條件。本文通過對企業(yè)檔案信息化管理中存在的問題分析，結合自身企業(yè)的特點與情況，總結出信息化建立的思路和方法，以便更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營效勞。【關鍵詞】企業(yè)檔案管理信息化建立檔案是企業(yè)、機關、組織在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字，圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄，它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷完善和社會信息化進程的加快，大力開展現(xiàn)代企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用工作，深入了解本企業(yè)科技成果的技術水平，了解市場經(jīng)濟的需求，這是一個企業(yè)向社會推薦自己，參與競爭，占領經(jīng)濟市場的必要手段之一。企業(yè)檔案管理工作信息化工作包括實現(xiàn)檔案資源信息化，檔案保護現(xiàn)代化，管理手段現(xiàn)代化和檔案管理標準化，運用科學的原理和方法開發(fā)管理檔案，使檔案業(yè)務工作范圍不斷拓展，檔案信息資源得到充分開發(fā)利用，為企業(yè)的開展提供動力，更好地效勞于社會。企業(yè)檔案管理的信息化是企業(yè)檔案工作適應信息社會和互聯(lián)網(wǎng)社會的要求，也是建立完善的檔案管理工作的必然要求。企業(yè)檔案管理的信息化建立能實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的標準和標準，不斷提高企業(yè)的市場競爭力。一、檔案管理信息化是當今計算機技術靈活應用在在檔案管理工作中，所謂信息化就是把傳統(tǒng)的紙介質(zhì)的檔案信息通過電子計算機將其轉換成數(shù)字信息進展管理，主要概括為以下幾個方面：(一)數(shù)字化的檔案信息檔案管理信息化的根底是檔案信息的數(shù)字化，其它環(huán)節(jié)都建立在檔案信息數(shù)字化的根底之上。我們常用的檔案的管理主要是以紙質(zhì)檔案管理為主，對于信息化的管理要求把這些紙介質(zhì)的信息轉變?yōu)閿?shù)字化信息。一方面為了方便通過計算機直接收理，我們需要把傳統(tǒng)的檔案通過電子掃描轉化為數(shù)字形式，而另一方面在以后在日常工作中，我們可以實行無紙化辦公，需要存檔的文件及材料都以電子版的形式為主，確保今后在檔案接收時就實現(xiàn)數(shù)字化。(二)檔案信息的網(wǎng)絡化應用。傳統(tǒng)的檔案效勞主要采用面對面形式，即效勞對象必須親自到檔案室檢索、查閱、辦理借閱手續(xù)。這樣不僅效率低，而且也給管理人員和借閱人員帶諸多不便。實現(xiàn)以網(wǎng)絡為根底的信息化管理以后，借閱者可通過網(wǎng)絡提交申請，管理人員通過網(wǎng)絡審核后即可按規(guī)定閱，借閱者無須親臨檔案室，這給效勞對象無疑帶來了極大的方便，對異地和出差在外的人尤其如此。這樣必然會使工作效率和檔案的利用率大大提高。(三)檔案的自動化檢索。在以往的檔案管理方式中檢索是賴大量的檔案檢索卡片進展的，走進覽室首先看到的是一大排的卡片柜，借閱者要在大量的卡片中檢索出需要的信息其效率必然是很低的。有時還無法找到所需的檔案資料，既費時又費工。通過客戶端從數(shù)據(jù)庫中進展檢索數(shù)據(jù)，其效率及速度是傳統(tǒng)檢索工具不能到達的。另外還可以在基于W曲方式的網(wǎng)絡效勞器上建立這種自動化檢索方式，用戶通過網(wǎng)絡檢索即快捷又方便。二、企業(yè)檔案管理信息化的意義企業(yè)檔案管理信息化是在市場經(jīng)濟的推動下適應社會開展的產(chǎn)物，市場經(jīng)濟需要企業(yè)的檔案管理更加的專業(yè)化和職業(yè)化，只有這樣再能使企業(yè)在競爭中處于有利的位置。企業(yè)檔案管理朝著信息化的方向開展無論是對企業(yè)的開展還是適應社會的開展趨勢都有非常深遠的意義，將會給企業(yè)的開展提供很大幫助?！惨弧秤欣诒Ｗo檔案原件。企業(yè)檔案信息化管理可以利用信息化的手段將檔案原件掃描到計算機，然后以電子文件的方式分類、管理和保存。防止了檔案原件的損壞，同時大大降低了檔案原件喪失的風險。使檔案原件管理起來更加的方便、可靠?！捕秤欣跈n案文件的歸檔。以往檔案的管理模式，過于繁瑣，需要管理者通過手工工作來整理檔案和制作目錄。這樣消耗了管理者大量的精力和時間，并且容易造成一些錯誤。改動信息的時候更會引起一連串的連鎖反響，很是花費時間。信息化的管理方式就可以防止這個問題，只需要管理者利用計算機進展一些指令操作即可完成操作。大大的節(jié)省了時間，也提高了工作的質(zhì)量和效率?！踩秤欣跈n案的整理和共享。一些職業(yè)部門要查閱檔案，要經(jīng)過很復雜的工序。需要領導的同意才能到檔案部門進展查閱。查閱可能要往返檔案部門屢次，過程相當?shù)姆爆?。如果企業(yè)的檔案信息化管理，我們完全可以利用局域網(wǎng)進展檔案的共享，給予需要查閱檔案的部門一定的閱讀權限，就能完全防止這種情況的發(fā)生。(四)使檔案的檢索更加方便。以前檢索檔案，我們主要利用檔案管理者之前指定的目錄進展檢索，查詢檔案時相當?shù)馁M力。而且一旦原有的管理者調(diào)離或者辭職，新的管理者一時之間可能很難適應原來管理者所制定的目錄。這樣就會造成檢索檔案的時候速度很慢，費時費力，也達不到預期的效果。信息化管理檔案，我們利用計算機里的目錄對檔案進展檢索，更加的迅速也更準確。而管理者指定的目錄也大體一樣，很利于檢索。檢索時，會大大提高檔案管理者的工作效率。三．檔案管理信息化主要途徑企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡化管理是為企業(yè)和社會提供高質(zhì)量、高效率檔案信息的一個綜合型系統(tǒng)工程，需要協(xié)調(diào)同步建立相關配套實施，才能實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化工程。(一)改善軟、硬件設施。要加快檔案信息化的建立，就要配置與檔案管理信息化相適應的軟、硬件調(diào)教，從而使企業(yè)檔案信息化建立加快開展。企事業(yè)單位要開發(fā)適合本部門．本行業(yè)使用的專門的檔案利用軟件。企業(yè)實現(xiàn)檔案信息化管理的主要軟、硬件設施包括計算機軟硬件根底環(huán)境和各類輔助設施，如信息高速公路和寬帶網(wǎng)，各種通信子網(wǎng)，內(nèi)部局域網(wǎng)及與之配套的軟硬件設備如交換器、路由器、大容量儲存設備，高性能效勞器，以及操作系統(tǒng)、高可靠性的信息平安系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等。〔二〕培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才。檔案管理人才欠缺，是現(xiàn)在檔案管理工作難做好的最根本的原因。檔案的信息化管理不僅需要大量的信息處理、分析與研究人員，數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)與維護人員，計算機軟件、硬件人才，而且對檔案工作人員自身知識的補充與更新提出了更高的要求。因此，單一的人員構造已不能滿足檔案工作現(xiàn)代化的需要。企業(yè)檔案管理部門在進展檔案信息化管理的同時，還應建立起一支既有較高的檔案業(yè)務素質(zhì)，又有對各種信息資源進展綜合分析的能力，熟練掌握計算機信息管理操作系統(tǒng)，能以最快的傳遞速度，將豐富的信息資源通過信息通道傳遞給用戶的高水平的檔案信息開發(fā)隊伍?！踩程岣邫n案管理水平。企業(yè)檔案管理方式要跟上現(xiàn)代化的開展要求?，F(xiàn)代化設備、技術的廣泛應用，要求檔案管理的方式必須做出相應的改革。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式是基于手工操作的根底上，而信息化的電子檔案、聲像檔案的管理，必須順應計算機技術，網(wǎng)絡技術、聲像技術的迅速開展形勢，更新歷久以來形成的落后的管理理念和方式。應用信息化、現(xiàn)代化手段進展企業(yè)人力資源管理。按信息化管理的要求，按先進設備，新技術操作的程序和標準，重新組織檔案工作部門的人員隊伍，調(diào)整機構設置，最大地發(fā)揮人力資源的作用。企業(yè)檔案管理部門要緊跟時代開展的潮流，適應社會開展需要，學習國內(nèi)外先進技術，掌握國際檔案管理工作新動態(tài)，在管理工作中引進現(xiàn)代化技術，學習國外檔案管理的新技術、新方法，提高檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化與信息化。(四)做好企業(yè)檔案信息資源整合。把企業(yè)歷史記錄數(shù)字化，有效接收、整合新的信息資源，實現(xiàn)統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一控制，挖掘顯性、隱性知識，完成靜態(tài)檔案向動態(tài)信息的轉變；搭建統(tǒng)一的軟件平臺，做到統(tǒng)一配置、統(tǒng)一分類、統(tǒng)一流向，保證有價值的信息資源永久珍存，提高企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、基建、科研、管理工作的效率和質(zhì)量，為檔案信息化的實際開展做出科學的定位選擇。四、企業(yè)檔案管理信息化存在的問題?！惨弧硨n案管理信息化思想認識上相對匱乏當提到檔案管理時，不少企業(yè)認為把檔案資料輸入電腦中就標志著企業(yè)進入信息化管理了，所以在實施信息化的過程中，會遇到人為觀念的影響。而信息化的結果是使企業(yè)管理環(huán)節(jié)更透明，將為企業(yè)打造一個全新的管理體制，重建企業(yè)生產(chǎn)系統(tǒng)和組織構造。出于思想觀念和知識水平所限，一些人對于新技術、新流程不去主動學習承受，從而產(chǎn)生抵觸情緒?！捕橙狈n案管理信息化建立長遠規(guī)劃，理論實踐結合不夠由于我國多數(shù)企業(yè)正處在工業(yè)化進程中，尚未掌握完善的現(xiàn)代企業(yè)管理方法，企業(yè)對自身的開展戰(zhàn)略缺乏考慮，因此很難在推進本企業(yè)信息化建立方面做好總體規(guī)劃，這就直接影響到企業(yè)信息化建立的成功實施?！踩硻n案管理信息化建立不能與企業(yè)根底信息資源建立同步進展在推進檔案管理信息化建立過程中，很重要的是有效整合和充分利用企業(yè)各種信息資源為經(jīng)營管理效勞。一些企業(yè)檔案管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、核心生產(chǎn)系統(tǒng)由多個設計單位完成，各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的提取和共享難以轉換，很大程度上造成了系統(tǒng)的低效運作，必然會造成有些企業(yè)在信息系統(tǒng)軟硬件完成后，檔案信息資源不能有效對接共享。(四)檔案管理信息化建立質(zhì)量有待提高。從企業(yè)檔案信息化建立的過程中可以看出，不少企業(yè)在企業(yè)信息化建立過程中，系統(tǒng)功能求大求全，使所建造的企業(yè)信息化系統(tǒng)與自身業(yè)務流程、管理流程大相徑庭。同時相應的人才隊伍數(shù)量和質(zhì)量缺乏，缺乏對現(xiàn)代化管理科學和計算機功能的高層次認識。(五)經(jīng)費投入缺乏眾所周知，檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，管理效勞的現(xiàn)代化，已成為當前檔案事業(yè)開展的方向。檔案工作要趕上時代的步伐，就必須加大投入，預先研究，更新設備和技術，吸引高素質(zhì)人才。而目前各單位對此重視不夠，投入缺乏，經(jīng)費問題成為制約檔案工作開展的一大因素。知識就是生產(chǎn)力，信息是知識的重要組成局部，而檔案信息更是社會、企業(yè)的珍貴財富，只有充分認識到這一點，舍得投入，必將取得良好的社會效益和經(jīng)濟效益。(六)檔案信息平安面臨嚴峻挑戰(zhàn)信息網(wǎng)絡不斷深入各個領域。在網(wǎng)絡環(huán)境下，影響檔案信息平安的因素主要有：①人為因素，檔案部門的檔案平安意識和保密意識不強，往往在檔案網(wǎng)站上隨意發(fā)布信息，對已發(fā)布的信息缺少嚴格的審查和管理，容易造成失泄密事件；②技術問題，當前電腦病毒橫行，黑客用木馬程序進展惡意攻擊和竊密，使得檔案信息的平安和保密受到威脅，這要引起檔案管理者的高度重視，并加以研究解決。五、加強企業(yè)檔案管理信息化的建議企業(yè)檔案信息化管理是未來的開展趨勢，我們必須解決實施企業(yè)檔案信息化管理存在的問題，盡早實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化。我覺得我們可以先從以下方面著手：〔一〕爭取領導的支持，與各部門做好溝通合作。檔案部門首先要做好自己的本職工作，給各部門起到一個表率作用。然后，我們要通過自己在工作上的表現(xiàn)來取得領導的信任和支持。我們要多于領導交流檔案管理信息化的內(nèi)容，讓領導認識到企業(yè)檔案管理信息化的好處。此外，電子檔案的形成需要多個部門的共同努力，檔案部門要與各個部門做好合作，為企業(yè)檔案信息化管理打好根底?！捕持贫ㄍ晟频臋n案制度。企業(yè)檔案信息化管理的進展必須要有一個完善的檔案制度作保證。這一工作制度必須標準化、程序化，而且能適應電子檔案的特點。這一制度要確保電子文件全過程的原始性、有效性和完整性，應包含多方面的內(nèi)容。主要制度應該有：設備維護管理制度、軟件的維護與應用標準、文件錄入更改的審批制度、系統(tǒng)平安與保密制度等?！踩辰⑼晟频钠桨脖Ｗo措施，確保檔案的平安。檔案信息化管理工作進展的過程中，我們要高度重視檔案數(shù)據(jù)和系統(tǒng)的平安。第一，我們應重視信息的存儲平安，利用多種手段保護信息的平安。常用的技術有：數(shù)據(jù)加密、認證訪問權限、防寫等技術。第二，我們要確保網(wǎng)絡的足夠平安。通過利用網(wǎng)絡監(jiān)控、防火墻等技術加強系統(tǒng)的防護，以免系統(tǒng)受到外來因素的破壞。總之，企業(yè)檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成局部，已經(jīng)取得了一定的成效。但是，面對撲面而來的信息化浪潮及政務信息公開的大趨勢，