商務(wù)部崗位職責(zé)及工作流程

商務(wù)部崗位職責(zé)及工作流程商務(wù)部崗位職責(zé)及工作流程商務(wù)部崗位職責(zé)及工作流程xxx公司商務(wù)部崗位職責(zé)及工作流程文件編號(hào)：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度商務(wù)部崗位職責(zé)及工作流程一、目的：明確自己的工作范圍及工作程序，建立完善的追蹤與反饋機(jī)制，形成高效、快捷的工作作風(fēng)。二、適用范圍：商務(wù)部負(fù)責(zé)的所有工作。三、工作職責(zé)：商務(wù)訂單處理對帳、開票、應(yīng)收款與銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表的流程與管理銷售預(yù)測物流審核與對帳管理設(shè)備樣機(jī)申領(lǐng)流程管理退換貨的流程與管理合同處理流程管理貨款催收商務(wù)資料的管理招投標(biāo)及標(biāo)書工作管理部門會(huì)議流程與管理EIS系統(tǒng)CRM模塊管理國內(nèi)商務(wù)平臺(tái)管理市場信息跟蹤市場推廣國際商務(wù)四、工作程序：商務(wù)訂單處理： 4.1.1根據(jù)銷售需求起草商務(wù)單，建立合同臺(tái)帳，錄入系統(tǒng)，跟蹤審批情況，，每日更新臺(tái)帳發(fā)郵件給倉庫、生產(chǎn)及計(jì)劃負(fù)責(zé)人。4.1.2根據(jù)銷售要求，告知倉庫安排發(fā)貨，發(fā)貨后收集客戶回簽單以便后續(xù)對帳。當(dāng)月對賬單要發(fā)給銷售核對，當(dāng)月回簽單一式兩份，財(cái)務(wù)和商務(wù)各留一份。4.1.3每日根據(jù)發(fā)貨臺(tái)帳更新手工臺(tái)帳及系統(tǒng)出貨信息，完成整個(gè)流程。對帳、開票、應(yīng)收款與銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表的流程與管理4.2.1建立《對帳單明細(xì)》，每月底根據(jù)手工臺(tái)帳及商務(wù)單信息，與倉庫的發(fā)貨臺(tái)帳及發(fā)貨一覽表核對，并把對帳的結(jié)果發(fā)給財(cái)務(wù)核對，根據(jù)財(cái)務(wù)要求提供每月的數(shù)據(jù)。4.2.2根據(jù)銷售的開票計(jì)劃，核對回單，做《開票申請表》，簽字后交給財(cái)務(wù)開票，附上發(fā)票簽收單，交由銷售帶或者寄出，并跟蹤發(fā)票回簽情況。4.2.3每月初制作《銷售統(tǒng)計(jì)表》，將統(tǒng)計(jì)報(bào)表與財(cái)務(wù)核對，確認(rèn)無誤后發(fā)給財(cái)務(wù)，抄送總經(jīng)理、商務(wù)經(jīng)理。銷售預(yù)測4.3.1每月25日之前將上月的銷售預(yù)測數(shù)據(jù)打印出來，統(tǒng)計(jì)本月相關(guān)產(chǎn)品的發(fā)貨數(shù)據(jù)，與銷售確認(rèn)下月的預(yù)測數(shù)據(jù)。4.3.2將確認(rèn)好的預(yù)測數(shù)據(jù)在26日錄入系統(tǒng)。物流審核與對帳管理4.4.1根據(jù)倉庫提交的回簽單，將相關(guān)信息更新在合同臺(tái)帳中，包括每日發(fā)貨的物流信息及費(fèi)用。4.4.2根據(jù)臺(tái)帳的的物流信息，核對倉庫拿過來的物流運(yùn)費(fèi)，確認(rèn)后簽名，交由商務(wù)經(jīng)理審核簽字，再交給財(cái)務(wù)核對付款。每次將審核的物流信息更新在臺(tái)帳及銷售統(tǒng)計(jì)表里，以便后續(xù)查閱。設(shè)備樣機(jī)申領(lǐng)流程管理4.5.1銷售人員申領(lǐng)設(shè)備，由技術(shù)、技術(shù)總監(jiān)、財(cái)務(wù)、總經(jīng)理簽字，將簽字的設(shè)備申領(lǐng)單掃描后發(fā)郵件給倉庫或相應(yīng)產(chǎn)品的提供人員發(fā)貨（后續(xù)申領(lǐng)流程將在系統(tǒng)中完成提交）。4.5.2在EIS及臺(tái)帳更新設(shè)備申領(lǐng)單的數(shù)據(jù)。要對回收的樣機(jī)根據(jù)歸還時(shí)間退換貨的流程與管理4.6.1對客戶要求退貨的產(chǎn)品，與相關(guān)銷售確認(rèn)后填寫退貨申請表，由技術(shù)負(fù)責(zé)人及市場部領(lǐng)導(dǎo)簽字后，退給生產(chǎn)部負(fù)責(zé)人，由生產(chǎn)部進(jìn)行檢測后，再交由倉庫收貨入庫。4.6.2退貨之后將己開發(fā)票數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)核對，再與相關(guān)銷售確認(rèn)發(fā)票的處理結(jié)果。合同處理流程管理4.7.1根據(jù)銷售要求，起草商務(wù)合同、訂單合同、退稅合同、框架合同等。4.7.2起草好的合同需走合同內(nèi)審流程，由相應(yīng)部門簽字。4.7.3根據(jù)銷售要求寄出，做相應(yīng)登記，跟蹤合同回簽完成情況。跟催用戶使用報(bào)告。己簽訂的合同進(jìn)行歸檔，做好統(tǒng)一的文件編碼。貨款催收4.8.1每月月中和月底統(tǒng)計(jì)需付款客戶，發(fā)給相應(yīng)的銷售人員進(jìn)行催款。4.8.2平臺(tái)信息的客戶由商務(wù)進(jìn)行跟催。商務(wù)資料的管理4.9.1及時(shí)更新及上傳招投標(biāo)需用的各種公司商務(wù)資質(zhì)證書。4.9.24.9.3及時(shí)更新及維護(hù)商務(wù)使用的各種模板及各類表格。招投標(biāo)及標(biāo)書工作管理4.10.1根據(jù)銷售及網(wǎng)上招標(biāo)公告，準(zhǔn)備報(bào)名資料給銷售去報(bào)名。4.10.2根據(jù)銷售拿到的招標(biāo)公告，按標(biāo)書制作流程，完成標(biāo)書的編寫、審核，并與銷售一起準(zhǔn)備標(biāo)書封標(biāo)工作。4.10.3將招標(biāo)文件上傳EIS系統(tǒng)。4.10.4投標(biāo)后對每次投標(biāo)文件進(jìn)行歸檔、內(nèi)容提煉、保存。要保證標(biāo)書作用資料如公司簡介，資質(zhì)證明文件，測試報(bào)告等為最新資料。4.10.5投標(biāo)后將投標(biāo)價(jià)格制作成投標(biāo)價(jià)格表，匯總所有投標(biāo)價(jià)格信息，發(fā)給市場部領(lǐng)導(dǎo)及商務(wù)經(jīng)理。招標(biāo)信息一覽表，有沒有中標(biāo)，有沒有合同，中標(biāo)通知書要拿回來，掃描上傳4.10.6對打印標(biāo)書的費(fèi)用進(jìn)行申請、充值。部門會(huì)議流程與管理4.11.1協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)開展每周的例會(huì)，做好會(huì)議紀(jì)要上傳到EIS系統(tǒng)，并跟蹤紀(jì)要內(nèi)容及實(shí)施情況。EIS系統(tǒng)CRM模塊管理4.12.1商務(wù)單管理：下單、發(fā)貨的審批，確認(rèn)、維護(hù)系統(tǒng)正常運(yùn)行。4.12.2市場信息管理：銷售錄入客戶信息、更新機(jī)會(huì)指導(dǎo)工作4.12.3銷售預(yù)測：數(shù)據(jù)錄入及檢查。4.12.4文件管理中商務(wù)資料上傳及維護(hù)。4.12.5對CRM模塊進(jìn)行維護(hù)：模塊功能提出及修改，提交問題列表。國內(nèi)商務(wù)平臺(tái)管理4.13.1對于有意向與我司合作的渠道或者合作伙伴，將信息發(fā)給區(qū)域負(fù)責(zé)人，并對其進(jìn)行跟蹤。負(fù)責(zé)對詢盤的客戶進(jìn)行報(bào)價(jià)，簽訂合同，并跟蹤后續(xù)執(zhí)行。己合作的代理或者渠道伙伴、OEM協(xié)議商簽訂協(xié)議，己簽訂的協(xié)議或者合同做好歸檔，編上統(tǒng)一文件編碼。整理國內(nèi)客戶平臺(tái)所有客戶信息資料，匯總表格。市場信息跟蹤4.14.1各銷售市場的客戶信息完整性檢查及統(tǒng)計(jì)。4.14.2每周上URL地址搜索招標(biāo)信息。4.14.3各銷售及產(chǎn)品經(jīng)理對各市場客戶的機(jī)會(huì)更新檢查及統(tǒng)計(jì)。4.14.4檢查市場人員的周志情況。市場推廣4.15.1網(wǎng)站、論壇、微博更新：網(wǎng)站維護(hù)：網(wǎng)站建設(shè)策劃，進(jìn)度跟進(jìn)，收集整理資料，上傳資料至網(wǎng)站；日常網(wǎng)站新聞更新；論壇推廣：推廣論壇選擇，每日登陸頂貼，定期發(fā)帖，引發(fā)話題討論，互動(dòng)回帖；微博日常維護(hù)，工作日每日發(fā)帖，保持活躍度，簡短宣傳公司動(dòng)態(tài)；慧聰網(wǎng)商鋪管理：填寫慧聰網(wǎng)商鋪里的所有公司信息及產(chǎn)品信息；慧聰網(wǎng)商鋪日常維護(hù)，每日重發(fā)一次供應(yīng)信息；商務(wù)洽談轉(zhuǎn)接到市場部商務(wù)郵箱。4.15.2推廣場地、物資準(zhǔn)備管理：展會(huì)策劃：展會(huì)場地選擇，場地布置規(guī)劃；宣傳物料準(zhǔn)備（產(chǎn)品印刷品、場地布置物料）；核對細(xì)節(jié)；展會(huì)宣傳策劃，對接宣傳事宜，宣傳執(zhí)行；展臺(tái)設(shè)計(jì)聯(lián)系，展臺(tái)設(shè)計(jì)需求梳理，展臺(tái)價(jià)格協(xié)商，展臺(tái)設(shè)計(jì)方案征求意見，開會(huì)討論，精益求精。4.15.3EIS宣傳模塊管理：定期增加新文件。4.15.4非研發(fā)性圖書管理：蓋章、每季度更新圖書目錄、借閱制度制定、借閱登記管理4.15.5市場資料管理：倉庫宣傳資料管理，每月