學(xué)院采購(gòu)、維修及基建工程內(nèi)控管理制度

學(xué)院采購(gòu)、維修及基建工程內(nèi)控管理制度為加強(qiáng)學(xué)校后勤管理，保障采購(gòu)、維修、基建等工程能以合理之價(jià)格購(gòu)進(jìn)適質(zhì)、適量的設(shè)備、儀器、書(shū)刊、水電及基建材料等物品，本制度之適用范圍，包括教育園區(qū)內(nèi)采購(gòu)、維修及基建工程等從立項(xiàng)、招標(biāo)、合同、采購(gòu)及（工程）實(shí)施、驗(yàn)收、報(bào)銷整個(gè)流程。包括但不限于施工類、設(shè)計(jì)勘察類、營(yíng)銷類、財(cái)務(wù)投融類、裝修類、消防類、檢測(cè)檢驗(yàn)類、前期開(kāi)發(fā)報(bào)建類、行政類、租賃類、物業(yè)管理類等。內(nèi)控管理機(jī)構(gòu)（一）內(nèi)控管理部門(mén)內(nèi)控管理部門(mén)由經(jīng)辦部門(mén)、采購(gòu)處、物管處（含水電工程及基建工程）、資產(chǎn)處（驗(yàn)收、核庫(kù)存及領(lǐng)用）、集團(tuán)成本控制中心、財(cái)務(wù)處、法務(wù)專員（資質(zhì)預(yù)審、合同會(huì)審）組成。（二）內(nèi)控管理小組內(nèi)控管理小組由經(jīng)辦部門(mén)（采購(gòu)處或物管處）負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)處負(fù)責(zé)人（核實(shí)是否有庫(kù)存，確認(rèn)是調(diào)配、維修還是采購(gòu)，以及采購(gòu)物品的驗(yàn)收）、集團(tuán)成本控制中心（核價(jià)，采購(gòu)或工程方案建議），后勤分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)人組成；單個(gè)項(xiàng)目估算價(jià)在20萬(wàn)元人民幣以下的，由內(nèi)控管理小組審批（達(dá)到5萬(wàn)以上均需走合同審批流程）；（三）內(nèi)控管理委員會(huì)內(nèi)控管理委員會(huì)由內(nèi)控管理小組及學(xué)校管理層組成，學(xué)校管理層包含：財(cái)務(wù)總監(jiān)、分管校領(lǐng)導(dǎo)、校長(zhǎng)、副總或總經(jīng)理等，重大項(xiàng)目或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的項(xiàng)目視情況外聘專家。單個(gè)項(xiàng)目（合同）估算價(jià)在20萬(wàn)元人民幣以上，200萬(wàn)元人民幣以內(nèi)的合同，由內(nèi)控管理委員會(huì)決策審議，報(bào)校長(zhǎng)、副董事長(zhǎng)核準(zhǔn)；單個(gè)合同估算價(jià)在200萬(wàn)元人民幣以上的由內(nèi)控管理委員會(huì)決策審議，視實(shí)際情況由副董事長(zhǎng)決定是否需報(bào)董事長(zhǎng)或董事會(huì)核準(zhǔn)；單個(gè)合同估算價(jià)在1000萬(wàn)人民幣以上的由內(nèi)控管理委員會(huì)決策審議，報(bào)董事會(huì)核準(zhǔn)。三、管理流程根據(jù)項(xiàng)目金額及性質(zhì)，分四級(jí)審批流程：簡(jiǎn)易程序、立項(xiàng)審批程序、立項(xiàng)及合同審批程序、立項(xiàng)招標(biāo)及合同審批程序。（一）簡(jiǎn)易程序：適用簡(jiǎn)易程序的項(xiàng)目包括：.年度預(yù)算內(nèi)且總額5000元以下消耗品（教學(xué)、辦公、文印、食品、活動(dòng)用品、維修材料等）或維修工程等；.緊急維修或搶修工程，先搶修，后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù);.年度預(yù)算內(nèi)且總額3萬(wàn)以下的經(jīng)常性采購(gòu)（相對(duì)固定價(jià)格的特約供應(yīng)商長(zhǎng)期采購(gòu)）；特約供應(yīng)商長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購(gòu)：凡經(jīng)常使用、添置，且采購(gòu)量和金額較大的物資材料，例如水電耗材、辦公用品、油品等，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)協(xié)同使用部門(mén)擇定1-3家特約供應(yīng)商，特約供應(yīng)商的合同期為1-2年，特約供應(yīng)商由內(nèi)控管理小組遴選推薦，報(bào)法務(wù)專員（資質(zhì)審查、合同），相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。.年度預(yù)算內(nèi)且已簽?zāi)甓群贤s定了固定金額結(jié)算的項(xiàng)目（如綠化承包費(fèi)、清潔及保衛(wèi)等物業(yè)費(fèi)、醫(yī)療承包、垃圾清運(yùn)等項(xiàng)目）。（二）立項(xiàng)審批程序.項(xiàng)目估算總額在5000-50000元之間的消耗品（教學(xué)、辦公、文印、食品、活動(dòng)用品、維修材料等）或維修及小型安裝工程等；.非經(jīng)常性項(xiàng)目（采購(gòu)類三3萬(wàn)，工程類21萬(wàn)），需先立項(xiàng)（或申請(qǐng)報(bào)告）后采購(gòu)或?qū)嵤?。（三）立?xiàng)及合同審批程序.項(xiàng)目估算總額在5?20萬(wàn)之間的項(xiàng)目；.特殊情況雖不達(dá)5萬(wàn)，但需雙方通過(guò)合同約定的項(xiàng)目。.4立項(xiàng)招標(biāo)及合同審批程序.單個(gè)項(xiàng)目估算價(jià)在20萬(wàn)元以上；.單價(jià)較高（三5000元）的物品，且屬批量采購(gòu)（N10）；.年度合作類項(xiàng)目等，如特約供應(yīng)商、外包服務(wù)等。（一）采購(gòu)處.按制度歸口管理各項(xiàng)請(qǐng)購(gòu)、立項(xiàng)（含年度采購(gòu)計(jì)劃）、詢價(jià)、采購(gòu)或招投標(biāo)工作。.匯總各部門(mén)年度采購(gòu)計(jì)劃，并按制度執(zhí)行采購(gòu)或招投標(biāo)。.建立供應(yīng)商資源庫(kù)、建立經(jīng)常性采購(gòu)物品的價(jià)格資源庫(kù)。.組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行實(shí)地考察有意向的投標(biāo)單位。.根據(jù)招標(biāo)立項(xiàng)的批準(zhǔn)文件，編制經(jīng)濟(jì)標(biāo)招標(biāo)文件。.發(fā)起投標(biāo)單位資質(zhì)預(yù)審（法務(wù)專員關(guān)注是否符合法律規(guī)定,避免發(fā)生法律糾紛），向合格單位發(fā)放招標(biāo)文件，收集招標(biāo)答疑問(wèn)題，組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行解答。.接收投標(biāo)資料，按要求時(shí)間組織開(kāi)標(biāo)及評(píng)標(biāo)。.組織并參與采購(gòu)類合同會(huì)審工作（法務(wù)專員關(guān)注合同中違約條款的約定）。.進(jìn)行采購(gòu)及招投標(biāo)資料的整理歸檔。（二）物業(yè)管理處.發(fā)起水電或基建維修工程類項(xiàng)目的勘察、立項(xiàng)、估價(jià)、邀標(biāo)或招標(biāo)。.制定或匯總年度水電或基建維修工程類計(jì)劃，每年4-6月制訂，由分管校領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)財(cái)務(wù)處下達(dá)年度預(yù)算，大項(xiàng)建設(shè)應(yīng)盡量在寒暑假期間實(shí)施完成。.根據(jù)招標(biāo)立項(xiàng)的批準(zhǔn)文件，落實(shí)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，注明現(xiàn)場(chǎng)施工條件及工期要求等要素，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)方案等,并負(fù)責(zé)發(fā)起招標(biāo)文件，以及組織招標(biāo)、評(píng)標(biāo)等。.發(fā)起投標(biāo)單位資質(zhì)預(yù)審，參與投標(biāo)單位資格審查、實(shí)地考察，向合格單位發(fā)放招標(biāo)文件，招標(biāo)答疑及并對(duì)投標(biāo)單位提出建議。.組織并參與工程類合同會(huì)審，對(duì)擬簽訂的合同提出會(huì)審意見(jiàn)。（三）資產(chǎn)處.核實(shí)請(qǐng)購(gòu)物品是否有庫(kù)存，是否可調(diào)配，是否可維修再用還是建議重新采購(gòu)。.參與年度教學(xué)儀器及實(shí)驗(yàn)室建設(shè)計(jì)劃的審核、建議及驗(yàn)收入庫(kù)。.登記實(shí)物資產(chǎn)驗(yàn)收領(lǐng)用出入庫(kù)及臺(tái)賬，并定期盤(pán)點(diǎn)。.參與評(píng)估工作，以及關(guān)于教學(xué)條件（房產(chǎn)、土地及教學(xué)儀器設(shè)備）的數(shù)據(jù)的填報(bào)以及核查工作。.參與水電或基建維修工程類項(xiàng)目的勘察、立項(xiàng)、核價(jià)、測(cè)量驗(yàn)收及實(shí)地考察，并對(duì)考察單位提出建議。.根據(jù)立項(xiàng)招標(biāo)文件，參與開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)。.負(fù)責(zé)辦公用品、水電維修材料出入庫(kù)及領(lǐng)用管理。.匯總復(fù)核各單位學(xué)期性或年度性添置或維修基建計(jì)劃，每年12月中旬或5月底以前報(bào)分管校領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)財(cái)務(wù)處審批，年度計(jì)劃還須報(bào)董事長(zhǎng)或授權(quán)人審批。（四）集團(tuán)成本控制中心.參與各項(xiàng)目?jī)r(jià)格成本審查及方案建議。.參與立項(xiàng)審核及招標(biāo)立項(xiàng)文件的審核、建議等。.參與建立及完善供應(yīng)商資源庫(kù)、經(jīng)常性采購(gòu)物品或經(jīng)常性工程項(xiàng)目的價(jià)格資源庫(kù)。.參與招標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)。.參與監(jiān)督檢查采購(gòu)或工程執(zhí)行情況。（五）財(cái)務(wù)處.采購(gòu)及基建維修工程年度計(jì)劃及預(yù)算的審批、下達(dá)、控制。.參與立項(xiàng)、招標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、合同等文件審核或建議。.參與各經(jīng)濟(jì)類合同會(huì)審，關(guān)注財(cái)務(wù)、稅務(wù)、債務(wù)等風(fēng)險(xiǎn)。.負(fù)責(zé)收取投標(biāo)單位繳納的標(biāo)書(shū)費(fèi)、投標(biāo)保證金、押金或質(zhì)保金等，并開(kāi)具收據(jù)；.配合經(jīng)辦部門(mén)退還投標(biāo)保證金、押金或質(zhì)保金。.參與大宗采購(gòu)及較大工程項(xiàng)目驗(yàn)收（5萬(wàn)以上設(shè)備或工程）,監(jiān)督、審查流程規(guī)范、手續(xù)齊備，予以結(jié)算支付。（六）法務(wù)部門(mén)（行政綜合）.根據(jù)經(jīng)辦部門(mén)發(fā)起的投標(biāo)單位資質(zhì)預(yù)審，關(guān)注是否符合法律規(guī)定，避免發(fā)生法律糾紛。.各類合同條款的審查工作。.對(duì)于經(jīng)常性的采購(gòu)、工程或外包服務(wù)合同，提供范本合同模版。五、年度計(jì)劃各經(jīng)辦部門(mén)于每年的4-6月提交下一學(xué)年度固定資產(chǎn)及教育儀器設(shè)備采購(gòu)或各類維修建設(shè)工程計(jì)劃，給分管校領(lǐng)導(dǎo)審批后報(bào)財(cái)務(wù)處進(jìn)行匯總，并報(bào)董事長(zhǎng)或授權(quán)人核準(zhǔn)。年度計(jì)劃經(jīng)審批后，下發(fā)給各經(jīng)辦部門(mén)遵照?qǐng)?zhí)行。六、招標(biāo)管理具體細(xì)則參照集團(tuán)公司招標(biāo)采購(gòu)簽約管理辦法執(zhí)行。超過(guò)20萬(wàn)元的項(xiàng)目由集團(tuán)公司主導(dǎo)完成招標(biāo)。七、立項(xiàng)及審批流程（一）修訂現(xiàn)行0A請(qǐng)購(gòu)單模版及審批流程，增加集團(tuán)公司成本審核環(huán)節(jié)。（詳見(jiàn)附件三）（二）在0A審批流程增加立項(xiàng)審批表單（詳見(jiàn)附件二）。八、業(yè)務(wù)主導(dǎo)原則（一）超過(guò)20萬(wàn)元的項(xiàng)目由集團(tuán)公司主導(dǎo)完成招標(biāo)。（二）預(yù)算等級(jí)5-20萬(wàn)的項(xiàng)目，如果是學(xué)校常規(guī)采購(gòu)或維修的項(xiàng)目，有相對(duì)固定合作方的，由學(xué)校后勤相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)主導(dǎo)完成；如屬非常規(guī)的項(xiàng)目，且單位價(jià)值較高，財(cái)務(wù)可根據(jù)實(shí)際情況建議由集團(tuán)公司直接主導(dǎo)完成。（三）預(yù)算等級(jí)W5萬(wàn)元的，由學(xué)校后勤相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)主導(dǎo)九、價(jià)格資源管理（一）建立供應(yīng)商資源庫(kù)，有過(guò)合作或經(jīng)評(píng)定較優(yōu)秀的供應(yīng)商可列入較為固定的合作伙伴，同類型產(chǎn)品的供應(yīng)商應(yīng)保持2-3家以上，主管部門(mén)需對(duì)長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商2-3年考核一次，如存在違約違規(guī)違法或被投訴屬實(shí)的供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)剔除或列入黑名單。（二）建立價(jià)格資源庫(kù)，對(duì)經(jīng)常性維修項(xiàng)目及采購(gòu)的報(bào)價(jià)要建立價(jià)格資料信息庫(kù)，原則上報(bào)價(jià)不高于庫(kù)內(nèi)信息價(jià)格，如有合理差異的浮動(dòng)需說(shuō)明原由相關(guān)部門(mén)認(rèn)可。較大浮動(dòng)或沒(méi)有合理原由的上調(diào)價(jià)格，需由報(bào)成控部和財(cái)務(wù)部審批。（三