合同與信息管理監(jiān)理方案

合同與信息管理監(jiān)理方案第一節(jié)工程合同管理的原則工程合同將工程中的技術(shù)、經(jīng)濟、法津三方面有機地結(jié)合，并以合同的形式加以固定。在項目過程中各方將依據(jù)合同進行工作。我公司認為合同管理的關(guān)鍵在于如何選用合適的合同類型及發(fā)包方式減少今后施工過程中的爭議，并利用合同對工程項目的質(zhì)量目標、進度目標、成本目標加以控制。監(jiān)理工程師應(yīng)采取預控在先、深入調(diào)查的方法，經(jīng)常跟蹤合同執(zhí)行情況和施工中有違反合同的問題。及時通過不同方式（如會議、發(fā)通知、函件）督促和糾正承包商違反合同約定的行為，提前向業(yè)主和承包商發(fā)出預示，防止各方行為有偏離合同事件的發(fā)生。同時在發(fā)生爭議時，運用合同條款解決爭端，保證工程項目目標的實現(xiàn)。一、事前控制采取預先分析、調(diào)查的方法，提前向合同有關(guān)方發(fā)出預示，并督促有關(guān)方認真履行合同義務(wù)，防止偏離合同約定事件的發(fā)生。二、及時糾偏隨時跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)實施中的問題，及時用《監(jiān)理工程師聯(lián)系單》或其他書面形式提醒、通知和督促違約方予以糾正。三、充分協(xié)商在處理過程中，認真聽取有關(guān)各方意見，與合同有關(guān)方充分協(xié)商。四、公正處理嚴格按合同有關(guān)規(guī)定和監(jiān)理程序辦事，公正、合理地處理合同有關(guān)事宜。第二節(jié)工程合同管理的目標和范圍施工合同簽訂后便進入了合同實施和履行階段，這個階段對合同實施控制和管理，不僅可以約束各方圓滿地完成各自的合同義務(wù)，順利完成工程建設(shè)目標，而且可以維護建設(shè)單位的正當權(quán)益。一、工程施工階段合同管理的目標：（一）對合同履行實施嚴格、有效的合同監(jiān)督和控制；（二）積極開展索賠和反索賠，保護業(yè)主的正當權(quán)益；（三）盡可能減少和避免合同糾紛，通過合法手段解決合同爭議。二、合同管理的范圍（一）承包合同管理（包括總承包合同、指定分包商合同）；（二）材料采購合同管理；（三）設(shè)備合同管理；（四）銷售、租賃公司合同管理。監(jiān)理工程師受建設(shè)單位委托進行工程監(jiān)理，在工程進行過程中不可避免的需要處理建設(shè)單位和承包商或其他參建商之間的經(jīng)濟索賠事件，監(jiān)理工程師的能力、經(jīng)驗和解決問題的方法對涉及的工程部位乃至整個工程的投資控制都將產(chǎn)生重要的影響。監(jiān)理工程師進行索賠管理的主要任務(wù)為：（一）充分預測和防范導致索賠的原因；（二）通過積極有力的合同管理預防干擾索賠事件的發(fā)生；（三）對已經(jīng)產(chǎn)生的索賠事件在第一時間反應(yīng)，并及時采取措施，最大限度的降低損失減小影響；（四）參與索賠的處理過程，充分準備相應(yīng)證據(jù)和資料，反駁承包商的不合理要求，在最大限度保證建設(shè)單位的索賠要求的情況下，圓滿解決索賠問題。三、監(jiān)理工程師處理索賠的一般原則（一）做好合同簽定前的預防工作，協(xié)助建設(shè)單位仔細審查施工合同條款，對合同中的可能出現(xiàn)的干擾因素有充分的預測和分析，減少合同簽定以后索賠事件產(chǎn)生的概率；（二）處理雙方所提出索賠與反索賠必須以合同和相關(guān)政策、法規(guī)為依據(jù)；（三）監(jiān)理工程師必須積累一切可能涉及索賠論證的資料。凡是會議文字記錄，爭取參加者簽字作為正式穩(wěn)當資料。應(yīng)建立嚴密的監(jiān)理日志，其內(nèi)容大概包括：總承包商對監(jiān)理工程師和業(yè)主指令的執(zhí)行情況；抽查試驗記錄，工序驗收記錄；計量記錄；日進度記錄：氣候記錄;人、材、機進退場記錄以及每天發(fā)生的可能影響到合同協(xié)議事件的具體情況等；（四）主動監(jiān)理、減少索賠。監(jiān)理工程師應(yīng)有能力對可能引起的雙方索賠進行預測和防范，應(yīng)盡量采取一些有效措施，進行補救，力避索賠的發(fā)生。一旦發(fā)生了索賠事件，須及時合理地進行索賠處理，無正當理由，不允許拖而不決；（五）處理索賠事件時，監(jiān)理工程師必須堅持公正無私，獨立判斷、自主工作的原則，切實做到不受外界干擾，處理好索賠的問題；（六）索賠事件發(fā)生后，承包商應(yīng)在合同約定的時限內(nèi)向業(yè)主、監(jiān)理發(fā)索賠通知，提交書面索賠意向和有關(guān)索賠事件及費用的詳實資料和證明；（七）索賠事件終止后，承包商應(yīng)在約定的時限內(nèi)向監(jiān)理工程師提交了正式《費用索賠申請表》。如果未按上述要求進行索賠，監(jiān)理工程師則視為對方放棄索賠權(quán)利而不再受理；（A）在解決索賠事件時應(yīng)最大限度維護建設(shè)單位正當利益；（九）堅持實事求是的原則：處理索賠事件時必須堅持以合同和法律為依據(jù)，以事實為準繩的原則，做到有理、有據(jù)；（+）迅速及時的處理索賠問題：在解決建設(shè)單位和承包商之間的索賠問題時，監(jiān)理應(yīng)行使相應(yīng)權(quán)利積極協(xié)調(diào)，盡可能的做到迅速有效的解決問題，防止在處理過程中給承包商造成新的索賠機會。四、索賠原因分析及處理索賠往往起因于非承包單位責任引起的事件，影響了施工合同的正常實施，造成工期的延長和成本的增加，對建設(shè)單位和承包商都會造成一定的損失。五、對索賠事件的審查與評估（一）索賠過程必須符合程序和時限的要求，否則，可要求承包商進一步補充索補理由和證據(jù)。索賠申請資料證據(jù)必須真實齊備、完整、有效。（二）索賠申請報告的資料必須真實、齊全、手續(xù)完備，申請索賠的合同依據(jù)、理由必須正確、充分，索賠金額的計算原則與方法必須合理合法；（三）對導致索賠的原因調(diào)查取證；（四）要認真審核索賠報告，駁回承包單位不合理的索賠要求或索賠要求中不合理的部分，使索賠得到圓滿的解決；（五）總監(jiān)理工程師根據(jù)評審結(jié)果與業(yè)主、承包商協(xié)商、協(xié)調(diào)一致后予以確認并簽署《費用索賠審批表》。此時總承包商方可按正常的支付程序辦理費用索賠的支付。六、認真做好設(shè)計交底工作，并把圖紙會審記錄逐一向設(shè)計單位提出，取得甲方和設(shè)計單位的認可，并統(tǒng)一辦理好一次性洽商，避免或減少施工中的洽商變更，減少索賠的發(fā)生；一旦產(chǎn)生可能的索賠事件，監(jiān)理一定要掌握記錄好第一手資料，注意索賠的實效性。七、索賠管理的實施索賠工作必須按照施工合同中規(guī)定的程序進行，發(fā)生索賠事項后，承包商應(yīng)及時向監(jiān)理工程師提出索賠意向書，監(jiān)理工程師收到意向書以后，索賠即進入實施階段，索賠實施工作一般分階段進行：（一）索賠的內(nèi)部處理階段承包單位對引起損失的事件進行調(diào)查，收集證據(jù)，計算損失值，起草索賠報告并提交監(jiān)理工程師。（二）監(jiān)理工程師審核階段.審查承包商提出的索賠報告：監(jiān)理工程師必須對索賠要求的合理性、合法性、計算的準確性、正確性作出審查；.提出索賠解決方案：監(jiān)理工程師在審查索賠報告后提出審查意見和解決辦法，遞交建設(shè)單位，由建設(shè)單位作出決定；.協(xié)調(diào)建設(shè)單位和承包商之間的分歧：如果建設(shè)單位與承包商在索賠要求上存在較大的差距，監(jiān)理工程師從中協(xié)調(diào)，提出協(xié)調(diào)方案。（三）索賠的解決階段合同雙方通過談判最終達成一致，監(jiān)理工程師正式下達索賠認可通知。八、監(jiān)理工程師減少索賠事件的措施在工程實施過程中，監(jiān)理工程師通過強有力的合同管理避免或減少承包商的索賠機會，具體措施如下：（一）在工程實施前進行周密的計劃和設(shè)計，提高它們的準確性和預見性，減少盲目性；（二）在工程實施過程中認真、及時、正確的完成監(jiān)理工程師合同責任，充分的行使自己的權(quán)利，及時的下達指令和答復請示；（三）監(jiān)理工程師在行使權(quán)利時應(yīng)有充分的預見性，在對承包商下達指令、批示時，應(yīng)作合同方面的審查，不能有違約或超出合同的行為；（四）及時全面的收集、處理、保存各種工程資料（施工進度表、來往函件、監(jiān)理工程師通知單、備忘錄、會議紀要、工程照片、各種付款單據(jù)等），建立完整的文檔資料管理系統(tǒng)，為索賠事件準備充分的證據(jù)。第七節(jié)合同爭議處理的監(jiān)控要點一、協(xié)助甲方盡量將合同制定得細致、嚴謹，萬一因合同發(fā)生爭議時，爭議的一方要書面通知項目監(jiān)理部，請求予以調(diào)解；二、項目監(jiān)理部收到爭議通知后，應(yīng)在合同規(guī)定的期限內(nèi)進行調(diào)查和取證，與雙方協(xié)商后做出決定；三、總監(jiān)根據(jù)決定及時簽發(fā)《監(jiān)理工程師通知單》后，如果甲方或承包單位在合同規(guī)定的期限內(nèi)對項目監(jiān)理部做出的決定未提出異議，則決定為最后決定，雙方必須認真執(zhí)行；不同意項目監(jiān)理部的決定時，可按合同約定辦理；四、在仲裁（或訴訟）過程中，項目監(jiān)理部有資格、有義務(wù)作為證人，公正地向仲裁機關(guān)（或法院）提供與爭議有關(guān)的證據(jù)。但是，在爭議解決的過程中，項目監(jiān)理部仍要督促承包單位繼續(xù)施工。第八節(jié)工程暫停及復工管理的監(jiān)控要點在施工的過程中，有很多情況會導致暫停施工，暫停施工會影響工程進度，監(jiān)理工程師應(yīng)當盡量避免暫停施工。一、工程暫停的原因（一）監(jiān)理工程師要求的停工施工出現(xiàn)了質(zhì)量，安全隱患，總監(jiān)理工程師認為有必要停工以消除隱患時，監(jiān)理工程師在提出暫停施工要求起在規(guī)定的時間內(nèi)提出書面處理意見，承包單位按照監(jiān)理工程師的要求停止施工，并妥善保護已完成工程，及時消除隱患，承包單位處理完成后，書面向監(jiān)理工程師提出復工要求，監(jiān)理工程師在規(guī)定的時間內(nèi)給予答復。由于暫停施工所引發(fā)相關(guān)費用和工期變更，由引起暫停施工的責任主體承擔。（二）由于建設(shè)單位違約，承包單位主動暫停施工當建設(shè)單位出現(xiàn)違約情況，如不按合同約定支付工程進度款時，承包單位為規(guī)避風險，在一定時間交涉無效后主動暫停施工，在此情況下，監(jiān)理工程師要從項目本身出發(fā)加強督促與協(xié)調(diào)，努力減少停工損失。（三）發(fā)生了必須暫時停止施工的緊急事件施工過程中受到自然，社會環(huán)境等的不可抗力因素的影響，如基坑開發(fā)時遇到地下文物古跡，惡劣意外的自然天氣等，如需要承包單位應(yīng)暫停施工，工期是否順延應(yīng)視不可抗力的風險責任歸屬確定。二、監(jiān)理工程師對工程暫停的管理內(nèi)容（一）確定停工原因的影響范圍和影響程度；（二）確定工程項目的停工范圍；（三）工程暫停的責任確認；（四）協(xié)調(diào)工程暫停的補償。三、監(jiān)理工程師對工程暫停的管理要點（一）總監(jiān)理工程師在簽發(fā)工程暫停令時，應(yīng)根據(jù)暫停工程的影響范圍和影響程度，按照施工合同和委托監(jiān)理合同的約定簽發(fā)。（二）如果發(fā)生下列情況時，總監(jiān)可簽發(fā)《工程部分暫停指令》：.應(yīng)業(yè)主的要求，且工程需要暫停施工時；.施工出現(xiàn)了安全隱患，總監(jiān)理工程師認為有必要停工以消除隱患；.發(fā)生必須暫停施工的緊急事件時；.承包單位未經(jīng)許可擅自施工，或拒絕項目監(jiān)理部管理。（三）由于非承包單位的原因，總監(jiān)理工程師在簽發(fā)工程暫停令前，應(yīng)就有關(guān)工期和費用等事宜與業(yè)主、承包單位進行協(xié)商；（四）由于承包單位原因?qū)е鹿こ虝和?，在具?wù)恢復施工條件時，項目監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)審查承包單位報送的復工申請及有關(guān)材料，同意后由總監(jiān)理工程師簽署工程復工報審表，指令承包單位繼續(xù)施工；（五）總監(jiān)理工程師在簽發(fā)工程暫停令到簽發(fā)工程復工報審表之間的時間內(nèi)，宜會同有關(guān)各方按照施工合同的約定，處理因工程暫停引起的與工期、費用等有關(guān)問題。四、監(jiān)理工程師對工程復工的管理(一)由于承包單位的原因?qū)е鹿こ虝和r，在具備復工條件后，監(jiān)理工程師應(yīng)審查其報送的復工申請及有關(guān)材料，并對現(xiàn)場情況進行檢查，合格后由總監(jiān)理工程師簽署《工程復工報審表》，指令承包單位繼續(xù)施工.(二)由于建設(shè)單位或其他原因?qū)е鹿こ虝和r，監(jiān)理工程師應(yīng)對施工現(xiàn)場的情況隨時觀測，并在具備復工條件后及時提出復工建議。第九節(jié)信息資料管理的工作內(nèi)容——、信息資料的收集收集原:區(qū)料是監(jiān)理信息的重要基礎(chǔ)工作，信息管理工作質(zhì)量好壞，很大程度上取決于原始資料的全面性和可靠性，監(jiān)理信息的收集有以下幾方面：(一)工程項目建設(shè)前期的信息收集.立項批文、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)規(guī)劃許可證；.施工招標文件、投標書及施工圖預算書、施工中標通知書、施工承包合同；.工程地質(zhì)勘察報告及有關(guān)地下管網(wǎng)資料；周圍附近建筑物資料；審圖報告/經(jīng)各方簽認的正式施工圖紙；.南京市建設(shè)工程施工許可證及其他申請批準手續(xù)(監(jiān)督報建手續(xù))；.測繪部門出具的定位放線規(guī)劃圖及確定水準點、坐標控制點的書面通知。(二)施工中的信息收集.開工后應(yīng)需業(yè)主提供的資料(1)建設(shè)單位委托的測繪部門出具的工程定位、水準點的測量成果報告。(2)建設(shè)單位委托的有資質(zhì)的測量單位出具的觀測方案、沉降觀測點布置圖、沉降觀測記錄、沉降量與時間荷載關(guān)系曲線圖和沉降觀測技術(shù)報告。.施工準備階段監(jiān)理單位準備和應(yīng)完成的資料(1)監(jiān)理委托合同復印件；(2)監(jiān)理公司資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照復印件；(3)總監(jiān)任命書、監(jiān)理機構(gòu)人員崗位證書復印件；(4)監(jiān)理計劃、經(jīng)公司審批的監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理旁站計劃、各專業(yè)監(jiān)理實施細則；安全監(jiān)理實施細則；(5)監(jiān)理監(jiān)測設(shè)備檢測合格證復印件；(6)施工監(jiān)理交底會議紀要；(7)確定監(jiān)理見證試驗計劃。.施工準備階段收集承包商提供的資料(1)施工單位(總包單位、專業(yè)分包單位、勞務(wù)分包單位)資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照、安全生產(chǎn)許可證復印件；(2)施工企業(yè)主要負責人、項目負責人、專職安全管理人員的安全生產(chǎn)考核合格證書復印件；(3)現(xiàn)場管理機構(gòu)的組成人員名單和上崗證書復印件(項目經(jīng)理、安全員、質(zhì)檢員、資料員、測量放線員和試驗員)、質(zhì)量保證體系、技術(shù)管理體系、安全保障體系及相關(guān)制度；(4)電工、架子工、電焊工特殊工種上崗證書復印件。九種起重機械特種設(shè)備作業(yè)人員需具備建設(shè)部統(tǒng)一格式的《特種設(shè)備作業(yè)人員證》復印件。作業(yè)人員包括：塔式起重機司機、起重信號指揮工、施工升降機司機、電動吊籃安裝維修工、電動吊籃操作工、起重設(shè)備拆裝工、卷揚機械操作工、汽車起重機司機、履帶起重機司機；(5)施工單位報審《施工組織設(shè)計/方案報審表》，附《施工組織設(shè)計》；(6)施工單位報審《施工進度計劃報審表》附《施工總進度計劃》；(7)分包合同及分包單位資質(zhì)報審資料；(8)施工單位報審《施工測量放線報驗單》，附測量方案、《工程定位測量記錄》；(9)施工單位報審《工程開工報審表》；(10)計量設(shè)備、儀器報審表(附計量檢驗合格證書)；(11)施工單位試驗室考核資料；.施工階段收集承包商提供的資料施工階段按照《建筑工程資料管理規(guī)程》和《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定及時向承包商收集有關(guān)資料。.施工階段監(jiān)理單位完成的資料主要包括監(jiān)理日記、巡視記錄、監(jiān)理工程師通知單、不合格項處置記錄、工程暫停令、工程延期審批表、費用索賠審批表、工程款支付證書、竣工移交證書、工作聯(lián)系單、監(jiān)理月報等。.收集工地會議信息工地會議是監(jiān)理工作的一種重要方法，主要包括第一次工地會議、每周監(jiān)理例會、專題會議。每次會議都應(yīng)有專人記錄，會議后應(yīng)有正式會議紀要。每周的監(jiān)理例會，主要內(nèi)容應(yīng)有確認上周會議紀要、本周進度總結(jié)、下周進度預測、技術(shù)事宜、變更事宜、造價事宜、質(zhì)量事宜、安全事宜等，并確保這些信息的客觀性和真實性。二、信息資料的傳遞在工毒而i展過程中，信息傳遞的及時準確是至關(guān)重要的。信息的傳遞過程必須按既定程序進行，且傳遞過程必須要有文字記錄，以便追溯。信息的傳遞應(yīng)采取首問負責制，即無論項目監(jiān)理部的哪個人接受到信息，不管是不是與自己所負責的專業(yè)有關(guān)，都應(yīng)上報至總監(jiān)理工程師處，由總監(jiān)理工程師根據(jù)信息的重要程度進行處理，相關(guān)文字記錄由資料員負責收集、整理、存檔。當信息在項目監(jiān)理部內(nèi)部傳遞時（如設(shè)計變更、甲方來函、公司發(fā)文等），必須要有書面的傳遞記錄，以確保有關(guān)的負責人員及時準確地獲取相關(guān)信息。當項目監(jiān)理部向外傳遞文字信息時，必須經(jīng)總監(jiān)理工程師審批，同意后方可進行傳遞，傳遞過程同樣必須進行文字記錄。項目監(jiān)理部應(yīng)制訂信息傳遞管理辦法。三、信息資料的管理及歸檔（一）項目監(jiān)理部與承包方都需設(shè)專人負責技術(shù)資料的收集、整理、保管工作。（二）督促檢查承包方及時整理施工技術(shù)資料。工程技術(shù)資料嚴格按《建筑安裝工程資料管理規(guī)程》執(zhí)行，并按城建檔案館要求執(zhí)行，嚴禁擅自涂改、偽造、預造和后補；（三）技術(shù)資料的收發(fā)應(yīng)辦理簽收登記手續(xù)；（四）各監(jiān)理人員應(yīng)隨著工程的進展不斷積累監(jiān)理資料，并認真地及時地進行編審，于工程竣工后形成一套完整的監(jiān)理檔案，移交監(jiān)理單位檔案資料部門保管備查；（五）項目監(jiān)理部應(yīng)在工程竣工后15日內(nèi)，由總監(jiān)理工程師主持撰寫監(jiān)理工作總結(jié)。內(nèi)容包括工作概況、監(jiān)理組織機構(gòu)、監(jiān)理人員和投入的監(jiān)理設(shè)施、監(jiān)理合同履行情況、監(jiān)理工作成效、施工過程出現(xiàn)的問題及處理情況和建議以及工程照片。（六）總監(jiān)理工程師組織人員，按照合同約定對監(jiān)理資料進行整理、編審和裝訂工作，由總監(jiān)理工程師簽字，并在竣工后的二個月內(nèi)作為監(jiān)理檔案移交給甲方和監(jiān)理公司檔案室。四、信息資料的保密根據(jù)建設(shè)單位的要求“在合同期內(nèi)或合同終止后，未征得委托人同意，不得泄露與本工程、本合同業(yè)務(wù)有關(guān)的保密資料”，在項目監(jiān)理部進場之后應(yīng)和建設(shè)單位簽定保密協(xié)議。在工程進展過程中，未征得建設(shè)單位的同意，監(jiān)理單位的任何人不得將任何與本工程有關(guān)的保密資料泄露給無關(guān)人員。項目監(jiān)理部應(yīng)制訂信息保密管理辦法。第十節(jié)信息資料管理的措施一、建立項目信息管理平臺依托我公司信息中心強大的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，建立本項目的信息管理平臺，借助計算機輔助管理系統(tǒng)和項目管理軟件，并通過網(wǎng)絡(luò)，實時與公司信息中心、委托人、設(shè)計單位、承包人等進行溝通和信息、數(shù)據(jù)傳輸。二、建立工程項目信息報告系統(tǒng)（一）承包人獲取的各有關(guān)本工程施工信息向項目監(jiān)理部、委托人報告；（二）項目監(jiān)理部獲取的有關(guān)本工程監(jiān)理信息向委托人報告。三、建立項目信息管理系統(tǒng)（一）項目信息管理體系：總監(jiān)理工程師全面負責，信息管理員負責日常管理，各專業(yè)監(jiān)理工程師負責收集和報告。（二）項目信息管理平臺：在公司的支持下，利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信工具，項目監(jiān)理部建立項目信息管理平臺，并同委托人、設(shè)計單位、承包人和我公司聯(lián)網(wǎng)。（三）對工程項目信息進行規(guī)范化、標準化管理.信息的收集：項目管理部通過各種渠道收集項目實施過程中各方面的信息，收集的信息內(nèi)容包括參建各方的信息、資料。.信息的加工整理：項目管理部將收集的各方的數(shù)據(jù)和信息進行鑒別、選擇、核對、合并、排序、更新、計算、匯總，生成不同形式的數(shù)據(jù)和信息，提供給不同需求的各方管理人員使用。.信息的分發(fā)：項目管理部根據(jù)不同需求來分發(fā)信息，項目管理部建立嚴格的信息分發(fā)管理制度，分發(fā)的原則是“需要的部門和使用人，有權(quán)在需要的第一時間，方便地得到所需要的、以規(guī)定的形式提供的一切信息和數(shù)據(jù)，而保證不向不該知道的部門或個人提供任何信息和數(shù)據(jù)?！?信息的存儲：項目管理部配備了計算機，建立項目管理部數(shù)據(jù)庫，存儲相關(guān)信息，并按我公司有關(guān)管理信息的管理辦法執(zhí)行。（1）項目管理部建立信息管理制度；（2）信息收集整理及時有序；（3）信息齊全，內(nèi)容具體，手續(xù)完備；（4）信息資料真實、準確、可靠；（5）督促設(shè)計單位、承包人、項目監(jiān)理部監(jiān)理人員按照有關(guān)規(guī)定整理設(shè)計、施工、監(jiān)理信息和技術(shù)資料，做到及時、準確將施工現(xiàn)場相關(guān)信息資料傳送項目監(jiān)理部，由項目監(jiān)理部匯總、整理、篩選、確認后傳送委托人。（四）質(zhì)量要求.照片檔案（1）工程照片能良好地再現(xiàn)工程現(xiàn)場的施工管理狀況和進行情況，并且是了解隱蔽工程質(zhì)量的必要資料；（2）照片內(nèi)容應(yīng)真實、準確、完整，與實際工程相符；（3）圖像應(yīng)主體明確、影像清晰、畫面完整、色彩純正，未加修飾剪彩。.錄像檔案（1）工程建設(shè)項目應(yīng)使用攝像機進行拍攝；（2）歸檔錄像檔案應(yīng)主體明確、內(nèi)容連貫完整、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)；（3）錄像片每拍攝一組現(xiàn)場內(nèi)容，片頭由攝錄人員加以必要的文字說明（一般包括時間、地點、內(nèi)容、人物、背景、攝像者）。.錄音檔案（1）錄音帶的帶基不得有長毛發(fā)霉、變形、掉磁及折損現(xiàn)象；（2）錄音帶的聲音要清楚。4.聲像信息管理的措施及手段（1）利用現(xiàn)代技術(shù)搜集聲象信息項目監(jiān)理部配備攝像機、數(shù)碼相機等器材，及時搜集工程項目的相關(guān)聲象信息。（2）利用信息管理平臺存儲聲象信息1）項目監(jiān)理部信息管理人員對獲取的聲象信息進行分類、整理;2）存入信息管理平臺中的數(shù)據(jù)庫內(nèi)。第三節(jié)工程合同管理的工作內(nèi)容一、合同管理的主要內(nèi)容（一）協(xié)助簽約，協(xié)助建設(shè)單位簽定施工，材料及有關(guān)合同；（二）協(xié)助落實甲供材料設(shè)備；（三）審查資質(zhì)，審查所有簽約單位及分包單位的資質(zhì)；（四）建設(shè)單位與第三方簽定的涉及監(jiān)理業(yè)務(wù)的合同的管理；（五）預測合同執(zhí)行風險，預測各相關(guān)施工合同執(zhí)行風險并提出預控措施建議上報建設(shè)單位；（六）合同其他事項的管理：.工程變更、洽商的管理；.工程暫停及復工的管理；.工程延期的管理；.費用索賠的管理；.合同爭議的調(diào)解；.違約處理。二、合同簽訂前的工作內(nèi)容協(xié)助業(yè)主進行有關(guān)招標工作，包括對投標單位資格預審、考察，協(xié)助組織編制及審查招標文件，參與各項投標的評標工作，協(xié)助業(yè)主與承包人、材料供應(yīng)商簽訂合同。（一）確定合同模式.在合同關(guān)系上，建議業(yè)主召集估算師、咨詢公司進行研討，確定合同模式。為了便于管理，建議業(yè)主與一家公司簽訂總承包合同，業(yè)主指定的分包商仍與總包簽訂分包合同，明確總承包商在工程實施過程的總承包地位以及對各分包的協(xié)調(diào)、管理責任，為了便于總包管理，業(yè)主、設(shè)計、監(jiān)理僅與總承包商發(fā)生工作關(guān)系，同時，為了監(jiān)督總包行為，在合同中應(yīng)明確，如果分包商不能從總承包商處取得應(yīng)得工程款，業(yè)主有權(quán)直接支付。.總包合同建議采用工程量清單包干合同，分包合同可采用圖紙包干合同。（二）確定各合同標段的招投標計劃。此項工作對于控制工程進度乃至工程投資至關(guān)重要，監(jiān)理公司應(yīng)配合業(yè)主在考慮擬超標內(nèi)容的加工、定貨周期、工程進展需要，編制科學、合理的招標計劃。（三）對投標人進行投標資格審核，考察。協(xié)助業(yè)主發(fā)布招標通知，邀請并向投標人發(fā)放資格預審表及工程項目說明。（四）考察及審查投標人的市場準入資格、資質(zhì)、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)、同類工程經(jīng)驗、地區(qū)施工經(jīng)驗、可利用于本工程的資源（管理能力、技術(shù)人員和施工裝備等）、需分包的范圍、完成項目的資金穩(wěn)定性和來源、保函（或保證金）提供和履約能力，分析其綜合投標實力。（五）向業(yè)主提供投標資格預審意見，并建議最適合投標人名單。（六）參與確認承包人所選擇的分包商和設(shè)備供應(yīng)商，并對材料樣品進行鑒定和確認。（七）協(xié)助業(yè)主編制及審核工程承包施工、材料供應(yīng)等的招標文件。包括招標邀請函、投標須知、招標文件、合同協(xié)議書、合同條件、工程規(guī)范和技術(shù)說明、合同圖紙目錄、工程量清單以及附件等。（A）協(xié)助業(yè)主組織投標人答疑，踏勘現(xiàn)場，進行招標文件的修正及澄清。（九）協(xié)助業(yè)主進行組織開標、評標及投標澄清確認工作。（十）負責審核報價，協(xié)助業(yè)主審核投標方案及報價組成，詳細分析各投標書中存在的計算錯誤和技術(shù)錯誤等情況。必要時與投標人進行投標澄清確認工作，發(fā)疑問卷、澄清投標書中有關(guān)投標報價、技術(shù)方案、合同等相關(guān)問題，確保其符合業(yè)主的招標要求：審查招標文件中規(guī)定要求提交的各類商務(wù)文件，包括保函、保證、保險等。（十一）協(xié)助業(yè)主組織評標、決標工作。在決標前對任何必要的更改作出建進并落實各投標書中的疑點，編制評標報告。最終的中標人完全由業(yè)主決定，協(xié)助業(yè)主向投標人發(fā)放中標/未中標通知書。（十二）協(xié)助業(yè)主回復招標有關(guān)合同及造價信函。協(xié)助業(yè)主回復投標人提交的有關(guān)合同和造價之信函，有效地維護業(yè)主的權(quán)利和合法權(quán)益。（十三）協(xié)助業(yè)主起草、修改合同協(xié)議書及參加合同談判。協(xié)助業(yè)主起草或?qū)徍?、協(xié)商上述與中標人的合同，充分維護業(yè)主合法權(quán)益；確保合同條款的嚴密性并符合法律法規(guī)、業(yè)主及有關(guān)主管部門的要求;力求條款完善、詞句嚴謹、內(nèi)容合法、各方權(quán)利義務(wù)明確，嚴格審查資質(zhì)證明等資料。必要時要求實行合同擔保，滿足合同履行要求，預防和減少糾紛的發(fā)生，分解風險。（十四）結(jié)合項目工程實際，擬定及協(xié)商合同補充條款。協(xié)助業(yè)主根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定以及政府或公用事業(yè)主管部門要求，結(jié)合工程實際擬定合同補充條款。協(xié)助業(yè)主與承包人協(xié)商談判，對工程合同條款內(nèi)容進行具體補充或修改，并約定作為雙方合同補充條款，切實維護及保障委托方權(quán)益。三、合同簽訂后的工作內(nèi)容（一）對合同條款及有關(guān)合同文件進行重點分析及分類管理，以合同為依據(jù)，公正、公平地平衡業(yè)主、承包單位雙方利益，確保本工程項目在法律及合同保護下進行。（二）對工程合同（包括設(shè)計合同、施工承包合同、材料供應(yīng)合同）等進行動態(tài)跟蹤管理、檢查，并實施合同風險管理。在工程項目進程中，及時收集、掌握與工程變更、工期進度、工程的分包、工程質(zhì)量、工程款項的支付等有關(guān)的文件資料，并整理記錄及存檔。從相關(guān)文件資料中分析查找出影響工程進度、質(zhì)量和投資的各種因素，分析報告予業(yè)主，使工程項目進程處于受控狀態(tài)。對工程合約履行的重大關(guān)鍵性情況進行預測分析，及早提出和解決影響工程合約履行的問題，及時協(xié)調(diào)處理，以避免及減少業(yè)主風險。（三）在實施合同過程中，若工程有較大的增、減內(nèi)容及在有需要時，協(xié)助業(yè)主與承包人及時協(xié)商簽署《補充合同》或《補充協(xié)議》。（四）建立系統(tǒng)化文檔，對參與本工程建設(shè)各單位往來函件、質(zhì)量檢查記錄、會議紀要、工程款項的支付有關(guān)簽證文件等進行分類歸檔，統(tǒng)一管理。（五）協(xié)助業(yè)主對參建各單位的組織協(xié)調(diào)工作，定期召開協(xié)調(diào)會議或?qū)ｎ}協(xié)調(diào)會議，透過商討深化對各自合約責任及執(zhí)行情況的理解，使各方協(xié)調(diào)作戰(zhàn)，共同完成項目總體進度計劃要求，并滿足合同及法律規(guī)范的要求。（六）負責審核承包單位提出的各項索賠申請及索賠金額，并提出處理意見；協(xié)助業(yè)主及時整理及提出反索賠申請，包括有關(guān)依據(jù)和計算方法等；對索賠的理由、依據(jù)、合理性進行審核，并協(xié)助業(yè)主組織有關(guān)方進行協(xié)商或談判，以避免在工程結(jié)算時發(fā)生不必要的合同糾紛。（七）定期對合同執(zhí)行情況進行全面跟蹤管理、檢查和評審，并作出相應(yīng)報告報送業(yè)主。如發(fā)生特殊或緊急情況，將在第一時間將情況及時上報業(yè)主并及時跟蹤管理、檢查及協(xié)調(diào)處理，并將調(diào)查處理情況及時報告業(yè)主。四、工程總承包合同的工作內(nèi)容（一）認真研究分析工程總承包合同及相關(guān)文件，重點分析明確總承包工作范圍，及其與業(yè)主、各方的法律關(guān)系，以及施工進度、工程質(zhì)量、投資控制的責權(quán)界定；以合同及法律規(guī)范為依據(jù)，協(xié)助業(yè)主履行業(yè)主方面的義知督促總承包履行合同及相關(guān)義務(wù)。（二）工程項目進行過程中，注意及時收集整理與總承包有關(guān)的工程增減、工程變更、工期進度、工程分包、工程質(zhì)量、工程款項的支付等有關(guān)的文件資料，并建立系統(tǒng)文檔，分類歸檔管理。（三）根據(jù)有關(guān)合同文件及工程實施情況，重點分析本工程實施過程中，工程有較大的增減內(nèi)容及造價變更情況，提供分析意見，必要時協(xié)助業(yè)主與總承包協(xié)商及簽署有關(guān)《補充合同》或《補充協(xié)議》，以避免結(jié)算時不必要的合同糾紛。（四）負責督促工程總承包單位編制施工進度計劃，組織各有關(guān)方對其進行審核，重點分析：.建筑總進度與市政總進度的合理結(jié)合安排；.各施工階段的起點和終點的合理確定；.設(shè)備運輸、安裝與土建施工交叉的關(guān)系；.季節(jié)性施工的合理部署；.保證重點，力求均衡施工。（五）對于因工程總承包及或分包單位不能履行合同或發(fā)生違反合同的行為時，及時查核落實并向總承包發(fā)出通知，要求承包人采取措施進行改正及補救，必要時協(xié)助業(yè)主向總承包單位提出索賠要求，協(xié)助進行協(xié)商談判。（六）主動與業(yè)主進行溝通，及時傳遞工程項目工程進度、合同、造價、安全文明等情況信息，并將業(yè)主的要求和意見及時與設(shè)計、總承包及各有關(guān)方研究、分析，貫徹落實到工程項目實施之中。五、分包合同的工作內(nèi)容（一）重點考慮對特殊專業(yè)性工程項目進行分包，并納入總包統(tǒng)一管理范圍。負責審查分包商資質(zhì)，包括對分包商的資質(zhì)證書、履約能力、商業(yè)信譽等進行詳細審核及考察，并將審核分析意見報送業(yè)主。（二）經(jīng)業(yè)主及總承包同意后，協(xié)助簽訂分包合同。（三）工程實施過程中，負責監(jiān)控及督促總承包進行分包單位的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、管理及配合，確保項目工程整體協(xié)調(diào)完成。（四）明確總承包應(yīng)就總承包項目（其中包括分包項目）向發(fā)包人負責，分包人就分包項目向總承包負責；由于分包人的過失給發(fā)包人造成損失，總承包須承擔連帶責任。六、設(shè)備/材料采購和加工訂貨供應(yīng)合同的工作內(nèi)容（一）協(xié)助業(yè)主進行重大設(shè)備/材料采購和加工訂貨供應(yīng)合同的簽訂。此類合同條款要重點明確規(guī)定質(zhì)量標準、到貨地點和日期以及與總承包及其它承包單位的分工協(xié)作等，以滿足工期進度要求。（二）主要設(shè)備/材料在加工訂貨前，要求其明細表應(yīng)分別經(jīng)專業(yè)監(jiān)理工程師審查，對選定的廠家需經(jīng)過業(yè)主、監(jiān)理工程師認可。同時,必須提前報送材料/設(shè)備樣品予業(yè)主、監(jiān)理工程師審核批準后，才可大批量訂貨。經(jīng)業(yè)主、監(jiān)理工程師審核批準的樣品，按要求集中存放于現(xiàn)場指定的樣品房中，以作為日后驗收依據(jù)。（三）主要物資設(shè)備的涉外采購合同必須遵守國家法律法規(guī)，并參照國際慣例。七、其它合同（一）在市場經(jīng)濟條件下，建設(shè)工程必然涉及多種合同。（二）通過合同法律關(guān)系，確定相互的權(quán)利義務(wù)，重點應(yīng)明確約定質(zhì)量標準、時間要求，與總承包及其它承包單位的分工及協(xié)作等，以滿足項目整體工期進度要求。（三）著重明確及約定按項目整體工程要求及工程實施情況與各有關(guān)方進行協(xié)作配合及其責任，規(guī)范行為細則，方便項目管理及工程進度控制。第四節(jié)工程合同管理的措施一、設(shè)計變更、洽商的管理（一）由項目監(jiān)理部負責組織，分別成立監(jiān)理人員和承包單位審圖領(lǐng)導小組，依據(jù)國家標準和設(shè)計施工規(guī)范，并借鑒以往的經(jīng)驗教訓，從安全、經(jīng)濟、適用、美觀、超前等方面對各專業(yè)圖紙進行審核；（二）施工對圖紙中的“錯、漏、碰、缺”等方面問題，進行認真的審核，了解設(shè)計意圖，盡量把設(shè)計中存在的問題解決在施工前，及時做好圖紙會審記錄；（三）設(shè)計變更、洽商無論由誰提出和批準，均須按設(shè)計變更、洽商的基本程序進行處理；（四）設(shè)計變更、洽商的內(nèi)容應(yīng)符合有關(guān)規(guī)范、規(guī)程和技術(shù)標準，須經(jīng)監(jiān)理單位簽認后，承包單位方可執(zhí)行；（五）設(shè)計變更、洽商的內(nèi)容必須表述準確，圖示規(guī)范，其內(nèi)容應(yīng)及時反映在施工圖紙上；（六）分包工程的設(shè)計變更、洽商應(yīng)通過總承包單位辦理；（七）設(shè)計變更、洽商的費用由承包單位填寫《設(shè)計變更、洽商費用報審表》報項目監(jiān)理部，由監(jiān)理工程師審核后，總監(jiān)簽認；（八）設(shè)計變更、洽商的工程完成并經(jīng)監(jiān)理工程師驗收合格后，應(yīng)按正常的支付程序辦理變更工程費用的支付手續(xù)。二、工程延期的管理措施（一）嚴格要求施工單位按施工合同的約定，提出工程延期申請。（二）項目監(jiān)理部受理工程延期申請的條件（同時滿足以下條件）：.工程延期事件發(fā)生后，承包單位在合同約定的期限內(nèi)向項目監(jiān)理部提交了書面延期意向報告；.承包單位按合同約定，提交了有關(guān)工程延期事件的詳細資料和證明材料；.工程延期事件終止后，承包單位在合同約定的期限內(nèi)向項目監(jiān)理部提交了《工程延期申請表》。（三）正確、合理處理工程延期事件：.對工程延期事件隨時收集資料，并做好詳細記錄；.向建設(shè)單位轉(zhuǎn)發(fā)承包單位提交的工程延期意向報告；.對工程延期事件進行分析研究，對減少損失提出建議。（四）評估工程延期的原則：.工程延期事件屬實；.工程延期申請依據(jù)的合同條款準確；.工程延期事件必須發(fā)生在被批準的進度網(wǎng)絡(luò)計劃的關(guān)鍵線路上。（五）簽發(fā)《工程延期審批表》：最終評估的延期天數(shù)，應(yīng)與建設(shè)單位協(xié)商一致后做出結(jié)論，由總監(jiān)理工程師簽發(fā)《工程延期審批表）〉O三、費用索賠的管理措施（一）加強預控和防范，通過合同管理防止或減少索賠事件的發(fā)生。（二）隨時跟蹤索賠事件過程，收集有關(guān)資料。（三）參與索賠處理過程，正確、合理受理索賠申請（同時滿足發(fā)下三項條件）:.費用索賠事件發(fā)生后，承包單位在合同約定的期限內(nèi)向項目監(jiān)理部提交了書面費用索賠意向報告；.承包單位按合同約定，提交了有關(guān)費用索賠事件的詳細資料和證明材料；.費用索賠事件終止后，承包單位在合同約定的期限內(nèi)向項目監(jiān)理部提交了正式的《費用索賠申請表》。（四）簽發(fā)《費用索賠審批表》：與建設(shè)單位和承包單位協(xié)商一致后做出結(jié)論，確定批準的賠付金額，由總監(jiān)理工程師簽發(fā)《費用索賠審批表》O四、工程暫停及復工的管理措施（一）總監(jiān)理工程師根據(jù)有關(guān)規(guī)定簽發(fā)《工程暫停令》；（二）一般情況下，簽發(fā)《工程暫停令》前應(yīng)征求建設(shè)單位的意見；因特殊情況未能及時征求建設(shè)單位的意見，但事后應(yīng)及時向建設(shè)單位匯報；（三）工程暫停期間，項目監(jiān)理部要求承包單位保護該部分或全部工程免遭損失或損害；（四）工程復工：暫停原因消失，具備開工條件時，要求承包單位及時填寫《工程復工報審表》及相應(yīng)的附件，總監(jiān)審查后并予以簽批，指令施工單位繼續(xù)施工；（五）總監(jiān)理工程師應(yīng)協(xié)同有關(guān)單位按合同約定，組織處理因工程所引起的與工期、費用有關(guān)的各類問題。五、合同爭議的管理措施（一）合同爭議發(fā)生后，爭議一方可書面通知項目監(jiān)理部，請求予以調(diào)解。（二）項目監(jiān)理部收到合同一方或雙方書面提出的調(diào)解爭議的申請