Case sudy 減少交通費報銷單遲交現(xiàn)象

TBP全球認證講師培訓課程中國豐田學院TBP案例分析《減少交通費報銷單遲交現(xiàn)象》TBP的8個步驟Step6.

貫徹實施

對策Step7.

評價結果

和過程Step8.

鞏固成果Step5.

制定對策Step4.

把握真因Step3.

設定目標Step2.

分解問題Step1.

明確問題ActCheckDoPlan主要人物及職責主要人物S女士所屬部門T公司財務部會計室開支核算組工作使命對T公司員工的費用開支進行核算工作職責核算員工的交通費報銷單(通勤和出差費用開支)部門會計匯總處理該部門內部所有課的報銷單案例背景<開支報銷單處理流程>

每月25日26日28日月底到期?開支核算小組處理各部門提交的報銷單課長確認開支費用每個員工填寫報銷單下個月10號支付費用(每個員工)(課長)(室)(財務部

開支核算小組)當S需要處理很多遲交的交通費報銷單時，她意識到自己的工作量在每個月的月底大大增加了提交的最后期限。此日期后提交則被視為遲交開支核算小組必須在每個月的月底前處理各室提交的所有報銷單，以便在下個月10號時支付開支費用TBP的8個步驟Step6.

貫徹實施

對策Step7.

評價結果

和過程Step8.

鞏固成果Step5.

制定對策Step4.

把握真因Step3.

設定目標Step2.

分解問題Step1.

明確問題ActCheckDoPlan步驟1:明確問題～將模糊的問題意識明確化～差距在于？是否能夠為達成目的作出貢獻？理想狀態(tài)是？貢獻最終目的問題理想狀態(tài)現(xiàn)狀可視化04年11月12月05年1月2月3月4月提交的報銷單總數(shù)33,70534,25133,75336,90638,65239.464遲交的報銷單數(shù)量1,7851,8493,4223,7303,9744,078遲交率

(%)5.35.410.110.110.310.3【數(shù)據(jù)】交通費報銷單遲交的情況

(公司范圍內）04年5月6月7月8月9月10月提交的報銷單總數(shù)33,25334,44435,43136,81138,56939,559遲交的報銷單數(shù)量1,7101,6801,8201,7901,9601,987遲交率

(%)5.14.95.14.95.15.0現(xiàn)在她開始收集并分析交通費報銷單遲交情況的數(shù)據(jù)<案例>步驟1:明確問題討論結果（示例）【理想狀態(tài)】【現(xiàn)狀】差

距【問題】<小組討論>5分鐘請將答案寫在白板上<案例>步驟1:明確問題交通費報銷單遲交率與標準值相比增加了1倍最近4個月的交通費報銷單

遲交率超過了10%?！纠硐霠顟B(tài)】差

距【問題】全年的交通費報銷單遲交率低于5%?！粳F(xiàn)狀】<解答參考>步驟1:明確問題■問題是指“理想狀態(tài)”與“現(xiàn)狀”之間的差距步驟1:明確問題學習要點1■使現(xiàn)狀和理想狀態(tài)的差距“可視化”學習要點2TBP的的8個步驟驟Step6.貫貫徹實施對對策Step7.評評價結果和和過程Step8.鞏鞏固成果果Step5.制制定對策Step4.把把握真因Step3.設設定目標Step2.分分解問題Step1.明明確問題ActCheckDoPlan步驟2:分解問問題大而模糊的的問題問題問題問題問題問題問題問題問題問題問題分解什么?何處?何時?何人?再分解確定要解決決問題的優(yōu)優(yōu)先順序通過檢查流流程（現(xiàn)地現(xiàn)物物）確認事事實～分解問題題，依據(jù)事事實決定要要解決的““問題點””～問題點【問題】交通費報銷銷單遲交率率與標準值值相比增加加了1倍S想找到問問題存在于于“何處””?步驟2<案例>步步驟2:分解問問題<小組討論論>5分分鐘請將小組找找出的切入入點寫在白白板上<案例>步步驟2:分解問問題-尋找切入點點什么“晚””?What？？什么地方““晚”?Where？什么時候““晚”?When？？誰“晚”?Who？?根據(jù)職位頭銜?根據(jù)年齡?根據(jù)性別

?全職/其它

?根據(jù)季度?根據(jù)月份?根據(jù)遲交天數(shù)?根據(jù)處理的步驟?有很多節(jié)假日的月份和節(jié)假日不多的月份?根據(jù)目的地?根據(jù)部門（部、室、課）?根據(jù)報銷銷單類型?根據(jù)報銷銷單格式?書面報銷銷單/網(wǎng)上的的數(shù)據(jù)輸入入何物何時何處何人“4W”思考考法找到了盡可可能多的““切入點””(可是)?是否有效？？?是否有重復復和遺漏？？<解答參考考>步驟2:分解問問題-尋找切入點點例如)T公司司開發(fā)的乘乘用車是A:汽油油車B:柴油油車C:混合合燃料車D:電氣氣車BDCA重復ABC遺漏無重復，無無遺漏步驟2尋尋找切入點點的原則▼通過調查數(shù)數(shù)據(jù)進一步步研究切入入點的有效效性▼避免切入點點的重復和和遺漏！

A

B

C

D<分類1><分類2><分類3>?采取4W思考法What？？Where？When？Who？（何物,何處,何時,何人）?檢查切入入點是否有有效

是否否符合無重重復、無遺遺漏原則■找到盡可可能多的““切入點””步驟2:分解問問題學習要點1差旅費交通費其它費用（不包括定期出差費用）國內海外提交的報銷單總數(shù)33,34525,1948,1513,0183,101遲交的報銷單數(shù)量3,6842,998584198195遲交率

(%)11.011.97.16.66.3銷售生產(chǎn)技術研發(fā)人力資源其它提交的報銷單總數(shù)13,0802,3621,8002,1505,350452遲交的報銷單數(shù)量2,72555334013510遲交率

(%)20.82.31.81.92.52.2銷售計劃銷售支援廣告二手車支援提交的報銷單總數(shù)8,5023,074850654遲交的報銷單數(shù)量2,2123059256遲交率

(%)26.09.910.88.6■按報銷單單類型分類類的數(shù)據(jù)■國內出差差旅費報銷銷單數(shù)據(jù)(按部門統(tǒng)統(tǒng)計)■銷售部出出差費用開開支報銷單單數(shù)據(jù)（按室統(tǒng)計計）(05年4月)<案例>步步驟2:分解問問題-進一步分解解問題<小組討論論>5分分鐘請將答案寫寫在白板上上<案例>步步驟2:分解問問題-進一步分解解問題海外通勤費用銷售支持【問題】交通費開支支報銷單遲遲交率增加加了1倍銷售企劃劃室提交交國內出出差費用用報銷單單的時間間超過了規(guī)規(guī)定時限限其它旅費費（不包包括定期期出差費費用)研發(fā)生產(chǎn)…等等廣告…等等出差費用用銷售計劃劃根據(jù)目的地何處?→根據(jù)報銷單類型何物?→根據(jù)部門何處?→根據(jù)室何處?→國內銷售<解答參參考>步步驟2:分解解問題-進一步分分解問題題■在分解解問題時時要將大大而模糊糊的問問題縮小小化、具具體化，，進而確確定要要優(yōu)先著著手解決決的問題題步驟2:分解解問題學習要點點2S女士了了解到，，銷售計計劃室提提交國內內出差費費用報銷銷單的時時間超出出了規(guī)定定時限，，因此，，S女士士拜訪了了負責銷銷售計劃劃室內部部處理報報銷單的的人員，，以期發(fā)發(fā)現(xiàn)問題題的癥結結所在<案例>步驟驟2:分解問題題-觀察流程、明明確問題點【要優(yōu)先著手手解決的問題題】銷售計劃室提交國內出差費用報銷單的時間超過規(guī)定時限25日到期2%的報銷單提交交時間超過這這一時限26日到期5%的報銷銷單提交時間間超過這一時時限28日到期20%的報銷單提交交時間超過這這一時限“問題點”在在哪兒呢？員工填寫報報銷單課長確認開支支費用部門內的財務務負責收集該該部門內各小小組的報銷單單開支核算小小組處理各各部門提交交的報銷單單<案例>步驟驟2:分解問題題-觀察流程、明明確問題點【要優(yōu)先著著手解決的的問題】報銷單處理理流程追溯流程“問題點””銷售計劃室室提交國內內出差費用用報銷單的的時間超過過規(guī)定時限限28日到期遲交率20%26日到期遲交率5%25日到期遲交率2%員工填寫報報銷單課長確認開支支費用部門內的財務務負責收集該該部門內各小小組的報銷單單開支核算小小組處理各各部門提交交的報銷單單<解答參考>步驟2:分解問題題-觀察流程、明明確問題點“問題點”是是:銷售企劃室內內部負責收集集和處理國內內出差費用報報銷單的人員員提交報銷單單的時間超過過了規(guī)定時限限<解答參考>步驟2:分解問題題-觀察流程、明明確問題點?即使沒有“可可視化流程””（如：生產(chǎn)產(chǎn)流程）形成結果的過過程是必然存存在的■觀察要優(yōu)先先著手解決的的問題的工作作流程步驟2:分解問題題學習要點3學習要點4■追溯工作流流程，找到““問題點”?通過現(xiàn)地現(xiàn)現(xiàn)物觀察事實實，確定“問問題點”步驟2:分解問題題學習要點小結結■找到盡可能多多的“切入點點”■在分解問題時時要將大而模模糊的問題縮縮小化、具體體化，進進而確定要要優(yōu)先著手解解決的問題■觀察要優(yōu)先著著手解決的問問題的工作流流程■現(xiàn)地現(xiàn)物考察察工作流程，，明確“問題題點”TBP的8個步驟Step6.

貫徹實實施

對策Step7.

評價結結果

和過程程Step8.

鞏固固成果Step5.

制定對對策Step4.

把握真真因Step3.

設定目目標Step2.

分解問問題Step1.

明確問問題ActCheckDoPlan步驟3:設定目標標目標“問題點”是否定量、具具體、具有挑挑戰(zhàn)性？程度?期限?～帶著熱忱忱和責任感，，制定成果測測定的尺度～～是否對最終目目標的實現(xiàn)作作出貢獻?到9月份時，，銷售計劃室室的國內出差差費用報銷單單遲交率將降降至零何物What到何時時When何種程程度How銷售企企劃室室內負負責收收集和和處理理國內內出差差費用用報銷銷單的人員員提交交報銷銷單的的時間間超過過了規(guī)規(guī)定時時限<問題題點><案例例>步步驟3:設設定目目標?表表述目目標時時，應應包含含“到到何時時”、、“到到何種程程度度””?目標標中中不不能能包包括括具具體體實實施施計計劃劃■設設定定““定定量量””、、““具具體體””、、““具具有有挑挑戰(zhàn)戰(zhàn)性性””的的目目標標步驟驟3:設設定定目目標標學習習要要點點TBP的的8個個步步驟驟Step6.貫貫徹徹實實施施對對策策Step7.評評價價結結果果和和過過程程Step8.鞏鞏固固成成果果Step5.制制定定對對策策Step4.把把握握真真因因Step3.設設定定目目標標Step2.分分解解問問題題Step1.明明確確問問題題ActCheckDoPlan步驟驟4：：把把握握真真因因-為為抓抓住住真真因因，，深深入入調調查查發(fā)發(fā)生生問問題題的的環(huán)環(huán)節(jié)節(jié)-対策問題點真因原因原因原因原因“為何?”反復問“為什么么?”對策確認事關系，則停止詢問“為什么？”票據(jù)不齊齊全現(xiàn)象象較多報銷單上上對提交交票據(jù)的的說明不不夠充分分員工在填填寫報銷銷單時不不夠細致致周圍環(huán)境境易于造造成報銷銷單遲交交現(xiàn)象提交流程程不明確確<問題點點>真因<案例>步驟4：把握握真因銷售企劃劃室內負負責收集集和處理理國內出出差費用用報銷單單的人員員提交報報銷單的的時間超超過了規(guī)規(guī)定時限限?歸納納真因時時，應盡盡量少而而精煉■本著現(xiàn)現(xiàn)地現(xiàn)物物的精神神，在尊尊重事實的基礎礎上，反反復追問問“為什什么”步驟4：把握握真因學習要點點TBP的的8個個步驟Step6.

貫徹徹實施對對策Step7.

評價價結果和和過程程Step8.鞏鞏固成果果Step5.

制定定對策Step4.

把握握真因Step3.

設定定目標Step2.

分解解問題Step1.

明確確問題ActCheckDoPlan步驟5：制定定對策對策對策對策對策對策相關者?對策真因對策如何解決決?風險?固有觀念念的框架架～廣泛泛地考慮慮相關者者和風險險，篩選選出附加加價值高高的對策策～本職工作作的框架架1.修改報銷銷單格式（增增加說明）2.制作報銷銷單提交流程程手冊，并召開相關人人員會議<案例>步驟驟5：制定對策策?從效果、成成本、風險的的角度對比，，選出最優(yōu)方方案?取得相關人人員共識■思考盡可能能多的對策，，并篩選出附加價值較高高的對策步驟5：制定定對策學習要點TBP的8個步驟Step6.

貫徹實實施

對策Step7.

評價結結果

和過程程Step8.

鞏固固成果Step5.

制定對對策Step4.

把握真真因Step3.

設定目目標Step2.

分解問問題Step1.

明確問問題ActCheckDoPlan步驟6：貫徹實施施對策～齊心協(xié)力、、迅速貫徹，，永不言敗，，直到最后～～切實檢查齊心協(xié)力、迅迅速貫徹及時報告、聯(lián)聯(lián)絡、商談永不言敗、直直到最后1.給每名團團隊成員分擔擔任務，并定期召開會會議共享進進展信息2.與銷售部部的員工進進行深入座座談<案例>步步驟6：貫徹實實施對策?發(fā)揮團隊隊的力量?及時報告告、聯(lián)絡、、商談■齊心協(xié)力力、迅速貫貫徹步驟6：貫貫徹實施對對策學習要點TBP的的8個步驟驟Step6.貫貫徹實施對對策Step7.評評價結果和和過程Step8.鞏鞏固成果果Step5.制制定對策Step4.把把握真因Step3.設設定目標Step2.分分解問題Step1.明明確問題ActCheckDoPlan步驟7：評價結結果和過程程目標達成情情況如何顧客的角度度豐田的角度自己的角度度評價結果?過程?～通過對結結果和過程程評價，學學習成功和和失敗的經(jīng)經(jīng)驗～評價評價銷售計劃室室國內出差差費用報銷銷單再無遲遲交現(xiàn)象（目標標實現(xiàn)了））這一結果使使得交通費費開支報銷銷單遲交率率整體下降通過定期召召開小組會會議，共享享進展信息息，這是成功的的關鍵所在在【結果】【過程】<案例>步步驟7：評價結結果和過程程■對結果及及過程同時時作出評價價步驟7：評評價結果和和過程學習要