初級會計電算化講義第4章會計核算軟件的基本要求課件

第四章

會計核算軟件的操作要求第四章會計核算軟件的操作要求第一節(jié)

電算化會計核算基本流程

電算化會計核算流程與手工會計核算流程基本相同，但核算流程中各環(huán)節(jié)的工作內容有很大差別。實際工作中，單位電算化會計核算流程因單位規(guī)模、類型和使用軟件的不同而在具體細節(jié)上有所不同，但基本流程是一致的。主要流程是：編制記賬憑證、憑證審核、記賬、結賬和編制會計報表。

一、編制記賬憑證

在電算化環(huán)境下，編制記賬憑證可以采用以下幾種方式：

1．手工編制完成記賬憑證后錄入計算機； 2．根據(jù)原始憑證直接在計算機上編制記賬憑證。 3．由賬務處理模塊以外的其他核算模塊自動生成會計憑證數(shù)據(jù)。2第一節(jié)電算化會計核算基本流程2二、憑證審核

在電算化環(huán)境下，憑證審核是由負責審核的會計人員在計算機中對生成的記賬憑證進行審查，對審查通過的記賬憑證作審核確認。會計核算軟件可根據(jù)審核情況進行自動控制，已通過審核的憑證，不能再由憑證錄入人員進行修改。未通過審核的憑證，不能進行記賬。三、記賬

在電算化環(huán)境下，記賬是由有記賬權限的人員，通過記賬功能發(fā)出指令，由計算機按照記賬程序自動進行的。電算化會計中的記賬有以下特點： 1．記賬是一個功能按鍵，由計算機自動完成相關賬簿登記 2．同時登記總賬、明細賬和日記賬； 3．各種會計賬簿的數(shù)據(jù)都來源于記賬憑證數(shù)據(jù)，記賬只是對記賬憑證做記賬標記，不產(chǎn)生新的會計核算數(shù)據(jù)。3二、憑證審核3四、結賬和編制會計報表

手工會計核算流程中，結賬和編制會計報表是兩個工作環(huán)節(jié)，工作量大且復雜；電算化會計核算中，通過一次性預先定義賬戶結轉關系和賬戶與報表的數(shù)據(jù)對應關系，結賬和編制報表是作為一個步驟由計算機在短時間內同時自動完成。4四、結賬和編制會計報表4第二節(jié)

賬務處理模塊基本操作

賬務處理是指從審核原始憑證、編制記賬憑證開始，通過記賬、對賬、結賬等一系列會計處理，到編制出會計報表的過程。賬務處理模塊是會計信息系統(tǒng)的核心和基礎，通過此模塊可進行系統(tǒng)初始化、日常賬務處理、結賬和編制會計報表等工作。一、系統(tǒng)初始化

系統(tǒng)初始化是指會計電算化系統(tǒng)在初次使用時，根據(jù)單位實際情況進行參數(shù)設置的過程。系統(tǒng)初始化是會計電算化中非常重要的一項工作，它是整個會計電算化工作的基礎。（一）設置操作員及權限

操作員是指有權登錄系統(tǒng)并對系統(tǒng)進行操作的人員。凡是允許操作會計電算化系統(tǒng)的會計人員均應首先設置為系統(tǒng)用戶，成為系統(tǒng)的合法使用者，然后按照內部控制制度對崗位分工的要求，賦予不同用戶相應的權限。5第二節(jié)賬務處理模塊基本操作5

會計電算化系統(tǒng)一般按照分組、分級管理的原則進行用戶管理，以適應較大規(guī)模企業(yè)的需要。只有系統(tǒng)管理員和該賬套的主管有權進行權限設置。

系統(tǒng)管理員組擁有所有的操作權限，可以指定某賬套的賬套主管，建立其他用戶和用戶組并為其授權。對用戶組的授權成為該組成員的基本授權，系統(tǒng)管理員還可以在用戶組授權的基礎上對用戶授予其他權限。

賬套主管只能對所管轄賬套的操作員進行權限指定。一個賬套可以設定多個賬套主管。賬套主管自動擁有該賬套的所有權限。操作員權限的設置包括增加、修改、刪除操作員的權限。一般電算主管作為系統(tǒng)管理員組成員，由其進行用戶管理，其他用戶只有修改自己口令的權限，無權更改操作權限。6 會計電算化系統(tǒng)一般按照分組、分級管理的原則（二）建立賬套

賬套就是一個單位在會計電算化系統(tǒng)中的所有會計資料，即一套會計數(shù)據(jù)文件。賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等功能。其中，賬套建立、引入和輸出只能由系統(tǒng)管理員進行，而賬套的修改只能由賬套主管進行。

設置賬套信息：

賬套號：用來輸入新建賬套的編號，賬套號為3位，賬套號唯一且必須輸入。

賬套名稱：用來輸入新建賬套的名稱，必須輸入。一般為使用該賬套的單位名稱，也可以根據(jù)需要命名。

賬套路徑：用來輸入新建賬套將要被放置的路徑，系統(tǒng)有默認路徑，也可以修改。但一般建議使用系統(tǒng)的默認路徑。7（二）建立賬套7 (三)設置會計期間

會計期間是指確定會計月份的起始日期和結賬日期。會計期間設置完成后,不能再對其進行個性.

8 (三)設置會計期間8(四)設置記賬本位幣

可以指定一種傾向作為記賬本位幣,其他貨幣則以記賬本位幣為基礎進行折算.

本位幣代碼：用來輸入新建賬套所用的本位幣的代碼，

本位幣名稱：用來輸入新建賬套所用的本位幣的名稱。用戶必須輸入。

小數(shù)點位數(shù):

(四)設置記賬本位幣（4）確定分類信息：如果用戶的存貨、客戶、供應商相對較少，可不進行分類核算；如果相對較多，通常要進行分類核算。（5）確定編碼方案：為了便于對經(jīng)濟業(yè)務數(shù)據(jù)進行分級核算、統(tǒng)計和管理，軟件將對會計科目、企業(yè)內的部門等進行編碼。（6）設置數(shù)據(jù)精度：數(shù)據(jù)精度指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。如果在總賬系統(tǒng)中需要進行數(shù)量核算，可以根據(jù)對數(shù)量、單價等核算精度的不同要求，定義數(shù)量小數(shù)位數(shù)和單價小數(shù)位數(shù)。（7）系統(tǒng)啟用：在建立賬套時，可選擇啟用的子系統(tǒng)。也可在賬套建立完成以后，以賬套主管的身份進入系統(tǒng)管理，根據(jù)需要啟用相應的子系統(tǒng)。10（4）確定分類信息：如果用戶的存貨、客戶、供應商相對較少，可（三）設置會計科目

設置會計科目就是將會計核算所使用的會計科目錄入到會計核算軟件中。設置會計科目的內容包括建立會計科目、修改和刪除會計科目、指定會計科目等操作。（1）建立會計科目

在財務軟件中建立會計科目時，輸入的基本內容包括：科目編碼、科目名稱、余額方向

外幣核算數(shù)量核算輔助核算項目。

①會計科目編碼?？颇烤幋a就是按科目編碼方案對每一科目的編碼進行定義?？颇烤幋a必須唯一，用數(shù)字、英文字母表示，避免用&、@、空格等符號。設計會計科目編碼首先從一級科目開始，逐級向下設置明細科目。

②會計科目名稱。會計科目名稱是指會計科目的漢字名稱，不能為空?？颇棵Q與科目編碼具有一一對應的關系。

③科目類型。按照會計制度規(guī)定，科目類型分為五大類，即資產(chǎn)、負債、所有者權益、成本、損益。財政部規(guī)定的一級科目編碼的第一位，即科目大類代碼為：“1=資產(chǎn)”，“2=負債”，“3=所有者權益”，“4=成本”，“5=損益”。11（三）設置會計科目11（2）修改和刪除會計科目

要修改和刪除某會計科目，應先選中該會計科目。應遵循“自下而上”的原則，對于已經(jīng)輸入余額或者編制憑證時已經(jīng)使用過該科目，由該科目及其上級科目都將不能再進行修改、

刪除。12（2）修改和刪除會計科目12（六）錄入科目初始數(shù)據(jù)

在初次使用賬務處理子系統(tǒng)時，應將經(jīng)過整理的手工賬目的期初余額錄入計算機。錄入科目初始數(shù)據(jù)時，只需錄入最明細級科目的期初余額、借方累計發(fā)生額、貸方累計發(fā)生額，系統(tǒng)就會對上級科目數(shù)據(jù)自動進行匯總計算。（1）總賬期初余額錄入。對于沒有設置輔助核算的科目，可以直接錄入期初金額。（2）輔助科目期初余額錄入。在錄入期初余額時，對于設置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會自動為其開設輔助賬頁。在輸入期初余額時，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細匯總而來的，也就是說不能直接輸入總賬期初數(shù)。（3）試算平衡。期初余額錄入完畢后，應該試算平衡。期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證；如果已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結轉上年余額”功能。13（六）錄入科目初始數(shù)據(jù)13（七）設置輔助核算項目

客戶、部門、職員、物料、倉庫、供應商、現(xiàn)金流量項目等。（七）設置輔助核算項目（八）設置外幣幣種及匯率

匯率管理是專為外幣核算服務的。企業(yè)如有外幣業(yè)務，應進行外幣幣種及匯率的設置。外幣幣種及匯率的設置僅錄入固定匯率與浮動匯率的數(shù)值，并不決定在制單時究竟是使用固定匯率還是浮動匯率，制單時具體使用何種匯率是由賬簿初始化設置決定的。15（八）設置外幣幣種及匯率15（九）設置憑證類別（1）可按照本單位需要對憑證進行分類，通常系統(tǒng)提供五種常用分類方式供選擇：

①記賬憑證；②收款憑證、付款憑證、轉賬憑證；③現(xiàn)金憑證、銀行憑證、轉賬憑證；

④現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉賬憑證；⑤自定義憑證類別。（2）憑證分類不影響記賬的結果，一般而言，可分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證。業(yè)務量較少的單位可不分類，即只設置“記賬憑證”一種類別。

某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制，本系統(tǒng)提供五種限制類型：

①借方必有。

②貸方必有。

③憑證必有。

④憑證必無。

⑤無限制。

16（九）設置憑證類別16二、日常賬務處理操作

在總賬系統(tǒng)中，當初始設置完成后，便能夠進行日常業(yè)務處理。日常賬務處理主要是根據(jù)提供的業(yè)務資料，利用會計核算軟件完成填制憑證、審核憑證、記賬結帳，查詢和打印輸出各種憑證和賬簿。（一）填制憑證

填制憑證的功能包括：增加憑證、修改憑證、刪除憑證、查詢憑證等。

記賬憑證的內容一般包括兩部分：一是憑證頭部分；二是憑證正文部分。如果輸入的會計科目有輔助核算要求，則應輸入輔助核算內容；如果一個科目同時兼有多種輔助核算，則要求同時輸入各種輔助核算的內容。

會計科目要求輸入未級明細科目，一般只需要輸入科目代碼或者助記碼，軟件自動顯示科目名稱。17二、日常賬務處理操作171正確性控制措施：記賬憑證錄入過程中，會計核算軟件會對憑證錄入的正確性進行控制：憑證編號和類型制單日期會計科目：進行存在性、符合性、末級明細科目檢查。符合性：憑證類型和會計分錄符合性檢查。金額：相等，不能為02憑證錄入的輔助功能：常用摘要常用憑證：模式憑證。代碼提示1正確性控制措施：3．刪除憑證（1）作廢／恢復憑證。當某張憑證不想要或出現(xiàn)不便修改的錯誤時，可將其作廢。若當前憑證已作廢，還可取消作廢標志，將當前憑證恢復為有效憑證。（2）整理憑證。憑證整理就是刪除所有作廢憑證，并對未記賬憑證重新編號。若想作憑證整理，應先利用“恢復記賬前狀態(tài)”功能恢復本月月初的記賬前狀態(tài)，再進行憑證整理。4．查詢憑證

總賬系統(tǒng)的填制憑證功能不僅是各賬簿數(shù)據(jù)的輸入口，同時也提供了強大的信息查詢功能。用戶不僅可以查詢符合條件的憑證信息，還可以查看當前科目的最新余額、外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細賬等。193．刪除憑證19（四）審核憑證

審核員按照財會制度，對制單員填制的記賬憑證進行檢查核對，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確等。

提示：審核人必須具有審核權；作廢憑證不能被審核，也不能被標錯；審核人不能直接修改憑證，和制單人不能是同一個人；憑證一經(jīng)審核，不能被修改、刪除；只有取消審核簽字后才可以修改或刪除；只有經(jīng)過審后的憑證才允許記帳。已標記作廢的憑證不能被審核，需先取消作廢標記后才能審核。20（四）審核憑證20（三）記賬

在電算化方式下，記賬憑證經(jīng)審核簽字后，由有記賬權限的操作員發(fā)出記賬指令，由計算機按照預先設計的記賬程序自動進行合法性檢查、科目匯總并登記總賬和明細賬、日記賬、部門賬、往來賬、項目賬以及備查賬等。

記賬工作由計算機自動進行數(shù)據(jù)處理，生成的帳冊數(shù)據(jù)是根據(jù)期初數(shù)據(jù)和已經(jīng)記帳的憑證數(shù)據(jù)按照需要隨時計算出來的。不用人工干預。記賬操作每月可多次進行。一般來說，只有經(jīng)過審核的憑證才能記賬。已經(jīng)記帳的憑證不允許直接刪除和修改。對于錯的已記賬憑證，采取編制初充憑證和沖銷憑證的方法加以更正。（三）記賬（四）賬簿查詢

賬簿管理包括基本會計核算賬簿的查詢輸出，以及各種輔助賬的查詢和輸出。查詢賬簿，需要設定查詢條件，查詢的結果可以屏幕顯示，也可以打印輸出。 1．基本會計核算賬簿管理

基本會計核算賬簿管理包括總賬、余額表、明細賬、序時賬、多欄賬的查詢及打印。

（1）總賬的查詢及打印。

（2）明細賬的查詢及打印。

（3）日記賬的查詢及打印。

提示：會計核算軟件一般提供從總賬到明細賬或者日記賬，再到憑證的聯(lián)查功能。 2．各種輔助核算賬簿管理

輔助核算賬簿管理包括客戶往來、供應商往來、個人往來、部門核算、項目核算賬簿的總賬、明細賬查詢輸出，以及部門收支分析和項目統(tǒng)計表的查詢輸出。

22（四）賬簿查詢22三、結賬

結賬實際上就是指計算和結轉各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，并終止本期的賬務處理工作。在電算化方式下，結賬是一種成批數(shù)據(jù)處理，每月只結賬一次，主要是對當月日常處理限制和對下月賬簿的初始化，均由計算機自動完成。

在結賬之前要作下列檢查：（1）本月有未記賬憑證不能結賬。（2）月末結轉沒全部生成并已記賬，否則本月不能結賬。（3）上月未結賬，則本月憑證可以錄入但不能記賬。（4）總賬與明細賬、主體賬與輔助賬、總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不一致，則不能結賬。（5）損益類賬戶未全部結轉完畢，本月不能結賬（6）如果與其他子系統(tǒng)聯(lián)合使用，其他子系統(tǒng)未結賬。則本月不能結賬。（7）結帳后，不能再錄入已經(jīng)結帳期間的記賬憑證。23三、結賬23四、編制會計報表

會計報表第一次使用時，存在報表初始化的問題。所謂報表初始化，就是新建報表，定義報表格式，設置報表參數(shù)，定義報表取數(shù)公式和定義表內和表間鉤稽關系。

為減少報表初始化的工作量，會計核算軟件都提供常用報表模板。引入模板并在其基礎上定義出企業(yè)需要的報表。

報表格式和報表公式定義合稱報表定義。報表定義正確，以后的報表編制工作都由系統(tǒng)自動完成，大大減少人工工作量。

為確保報表編制的正確性，報表定義時還可以根據(jù)表內、表間勾稽關系定義審核公式，以后生成報表時由軟件根據(jù)審核公式進行合法性檢查。完成報表初始化后，就可以在日常使用中進行報表編制、報表匯總、報表查詢和報表打印等操作了。24四、編制會計報表241.新建報表2.定義報表格式:報表的樣式3.定義報表公式

定義報表公式是實行計算機自動生成報表的關鍵步驟。報表中的數(shù)據(jù)根據(jù)來源可以分為三類：第一類是從賬務處理或其他模塊取數(shù)據(jù)；第二類是經(jīng)計算得到的數(shù)據(jù)；第三類是人工輸入的外部數(shù)據(jù)。對于第一類、第二類數(shù)據(jù)來源，系統(tǒng)提供了報表數(shù)據(jù)生成所需的函數(shù)，并提供了定義報表編制公司的功能。251.新建報表254.報表編制

報表編制是根據(jù)用戶設置的報表格式和報表公式生成填有數(shù)據(jù)的會計報表的過程。

報表編制完成后，可執(zhí)行報表審核功能，軟件將按照已經(jīng)定義好的審核公式進行審核，當審核公式條件不滿足時，軟件將予以提示，以便用戶根據(jù)提示查找問題5.報表查詢6.圖表功能:利用報表的數(shù)據(jù)生成直觀\生動\易理解的圖表264.報表編制26第三節(jié)

其他會計核算軟件功能模塊的操作一、應收/應付賬款核算模塊基本操作

應收/應付賬款核算模塊主要是對往來款項進行核算與管理，其日常業(yè)務的基本處理流程是：輸入賒購、賒銷業(yè)務的有關單據(jù)，記錄收付的往來款項，核銷往來款項，進行賬齡分析，生成與往來賬款核算和管理有關的賬表。（一）初始設置操作

1.設置往來單位檔案。

主要是客戶/供應商代碼和名稱，此外銀行賬號、聯(lián)系電話、地址等資料也可以根據(jù)需要輸入。 2.收付款條件設置。

為處理有現(xiàn)金折扣條件的采購與銷售業(yè)務，需要進行收付款條件的定義。

27第三節(jié)其他會計核算軟件功能模塊的操作27 3.賬齡區(qū)間設置。

為了對應收應付賬款進行賬齡分析，應設置賬齡區(qū)間，主要設置各賬齡區(qū)間的天數(shù)。

4.初始數(shù)據(jù)錄入

應收系統(tǒng)初始數(shù)據(jù)錄入包括期初發(fā)票和應收單據(jù)的錄入。應付系統(tǒng)初始數(shù)據(jù)錄入包括錄入期初暫估入庫的存貨（貨已到票未到的存貨、期初在途存貨）、票已到貨未到的存貨、期初受托代銷的存貨。28 3.賬齡區(qū)間設置。28（二）日常使用操作

1.收款、付款單據(jù)的錄入 2.應收／應付賬款核銷。

確定收付款單\發(fā)票\應用收付款之間對應關系 3.賬齡分析 4.應收/應付賬款查詢打?。ǘ┤粘Ｊ褂貌僮鞯谒墓?jié)、工資核算模塊基本操作

工資核算是每個單位財會部門最基本的業(yè)務之一，是一項重要的經(jīng)常性工作，它關系到每個職工的切身利益。工資核算系統(tǒng)的任務是以職工個人的工資原始數(shù)據(jù)為基礎，計算應發(fā)工資、扣款小計和實發(fā)工資等，編制工資結算單；按部門和人員類別進行匯總，進行個人所得稅計算；提供多種方式的查詢，打印工資發(fā)放表、各種匯總表及個人工資條；進行工資費用分配與計提，并實現(xiàn)自動轉賬處理。 1.建立部門檔案 2.設置工資類別 3.建議人員檔案 4.工資項目設置

工資項目設置即定義工資項目的名稱、類型、長度、小數(shù)、增減項，它是計算工資的基礎。

30第四節(jié)、工資核算模塊基本操作305.工資計算機公式定義

定義某些工資項目的計算公式及工資項目之間的運算關系。系統(tǒng)固定的工資項目“應發(fā)合計”、“扣款合計”、“實發(fā)合計”等的計算公式，6.工資原始數(shù)據(jù)錄入7.定義工資轉賬關系315.工資計算機公式定義31（二）日常業(yè)務處理錄入變動的基礎工資數(shù)據(jù)輸入變動工資數(shù)據(jù)工資計算工資匯總計算所得稅，進行扣繳處理工資分配和轉賬工資報表查詢和輸出

32（二）日常業(yè)務處理32第五節(jié)固定資產(chǎn)核算模塊基本操作采用計算機進行固定資產(chǎn)核算，可以方便快速地運用各種折舊方法準確計提折舊，并自動生成記賬憑證，傳遞給賬務處理模塊。一、初始設置㈠固定資產(chǎn)類別設置㈡使用部門設置部門設置在工資核算模塊中已述，請參照上文。㈢固定資產(chǎn)卡片錄入二、日常使用操作㈠變動資料輸入㈡計提折舊㈢賬表輸出

33第五節(jié)固定資產(chǎn)核算模塊基本操作33第四章

會計核算軟件的操作要求第四章會計核算軟件的操作要求第一節(jié)

電算化會計核算基本流程

電算化會計核算流程與手工會計核算流程基本相同，但核算流程中各環(huán)節(jié)的工作內容有很大差別。實際工作中，單位電算化會計核算流程因單位規(guī)模、類型和使用軟件的不同而在具體細節(jié)上有所不同，但基本流程是一致的。主要流程是：編制記賬憑證、憑證審核、記賬、結賬和編制會計報表。

一、編制記賬憑證

在電算化環(huán)境下，編制記賬憑證可以采用以下幾種方式：

1．手工編制完成記賬憑證后錄入計算機； 2．根據(jù)原始憑證直接在計算機上編制記賬憑證。 3．由賬務處理模塊以外的其他核算模塊自動生成會計憑證數(shù)據(jù)。35第一節(jié)電算化會計核算基本流程2二、憑證審核

在電算化環(huán)境下，憑證審核是由負責審核的會計人員在計算機中對生成的記賬憑證進行審查，對審查通過的記賬憑證作審核確認。會計核算軟件可根據(jù)審核情況進行自動控制，已通過審核的憑證，不能再由憑證錄入人員進行修改。未通過審核的憑證，不能進行記賬。三、記賬

在電算化環(huán)境下，記賬是由有記賬權限的人員，通過記賬功能發(fā)出指令，由計算機按照記賬程序自動進行的。電算化會計中的記賬有以下特點： 1．記賬是一個功能按鍵，由計算機自動完成相關賬簿登記 2．同時登記總賬、明細賬和日記賬； 3．各種會計賬簿的數(shù)據(jù)都來源于記賬憑證數(shù)據(jù)，記賬只是對記賬憑證做記賬標記，不產(chǎn)生新的會計核算數(shù)據(jù)。36二、憑證審核3四、結賬和編制會計報表

手工會計核算流程中，結賬和編制會計報表是兩個工作環(huán)節(jié)，工作量大且復雜；電算化會計核算中，通過一次性預先定義賬戶結轉關系和賬戶與報表的數(shù)據(jù)對應關系，結賬和編制報表是作為一個步驟由計算機在短時間內同時自動完成。37四、結賬和編制會計報表4第二節(jié)

賬務處理模塊基本操作

賬務處理是指從審核原始憑證、編制記賬憑證開始，通過記賬、對賬、結賬等一系列會計處理，到編制出會計報表的過程。賬務處理模塊是會計信息系統(tǒng)的核心和基礎，通過此模塊可進行系統(tǒng)初始化、日常賬務處理、結賬和編制會計報表等工作。一、系統(tǒng)初始化

系統(tǒng)初始化是指會計電算化系統(tǒng)在初次使用時，根據(jù)單位實際情況進行參數(shù)設置的過程。系統(tǒng)初始化是會計電算化中非常重要的一項工作，它是整個會計電算化工作的基礎。（一）設置操作員及權限

操作員是指有權登錄系統(tǒng)并對系統(tǒng)進行操作的人員。凡是允許操作會計電算化系統(tǒng)的會計人員均應首先設置為系統(tǒng)用戶，成為系統(tǒng)的合法使用者，然后按照內部控制制度對崗位分工的要求，賦予不同用戶相應的權限。38第二節(jié)賬務處理模塊基本操作5

會計電算化系統(tǒng)一般按照分組、分級管理的原則進行用戶管理，以適應較大規(guī)模企業(yè)的需要。只有系統(tǒng)管理員和該賬套的主管有權進行權限設置。

系統(tǒng)管理員組擁有所有的操作權限，可以指定某賬套的賬套主管，建立其他用戶和用戶組并為其授權。對用戶組的授權成為該組成員的基本授權，系統(tǒng)管理員還可以在用戶組授權的基礎上對用戶授予其他權限。

賬套主管只能對所管轄賬套的操作員進行權限指定。一個賬套可以設定多個賬套主管。賬套主管自動擁有該賬套的所有權限。操作員權限的設置包括增加、修改、刪除操作員的權限。一般電算主管作為系統(tǒng)管理員組成員，由其進行用戶管理，其他用戶只有修改自己口令的權限，無權更改操作權限。39 會計電算化系統(tǒng)一般按照分組、分級管理的原則（二）建立賬套

賬套就是一個單位在會計電算化系統(tǒng)中的所有會計資料，即一套會計數(shù)據(jù)文件。賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等功能。其中，賬套建立、引入和輸出只能由系統(tǒng)管理員進行，而賬套的修改只能由賬套主管進行。

設置賬套信息：

賬套號：用來輸入新建賬套的編號，賬套號為3位，賬套號唯一且必須輸入。

賬套名稱：用來輸入新建賬套的名稱，必須輸入。一般為使用該賬套的單位名稱，也可以根據(jù)需要命名。

賬套路徑：用來輸入新建賬套將要被放置的路徑，系統(tǒng)有默認路徑，也可以修改。但一般建議使用系統(tǒng)的默認路徑。40（二）建立賬套7 (三)設置會計期間

會計期間是指確定會計月份的起始日期和結賬日期。會計期間設置完成后,不能再對其進行個性.

41 (三)設置會計期間8(四)設置記賬本位幣

可以指定一種傾向作為記賬本位幣,其他貨幣則以記賬本位幣為基礎進行折算.

本位幣代碼：用來輸入新建賬套所用的本位幣的代碼，

本位幣名稱：用來輸入新建賬套所用的本位幣的名稱。用戶必須輸入。

小數(shù)點位數(shù):

(四)設置記賬本位幣（4）確定分類信息：如果用戶的存貨、客戶、供應商相對較少，可不進行分類核算；如果相對較多，通常要進行分類核算。（5）確定編碼方案：為了便于對經(jīng)濟業(yè)務數(shù)據(jù)進行分級核算、統(tǒng)計和管理，軟件將對會計科目、企業(yè)內的部門等進行編碼。（6）設置數(shù)據(jù)精度：數(shù)據(jù)精度指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。如果在總賬系統(tǒng)中需要進行數(shù)量核算，可以根據(jù)對數(shù)量、單價等核算精度的不同要求，定義數(shù)量小數(shù)位數(shù)和單價小數(shù)位數(shù)。（7）系統(tǒng)啟用：在建立賬套時，可選擇啟用的子系統(tǒng)。也可在賬套建立完成以后，以賬套主管的身份進入系統(tǒng)管理，根據(jù)需要啟用相應的子系統(tǒng)。43（4）確定分類信息：如果用戶的存貨、客戶、供應商相對較少，可（三）設置會計科目

設置會計科目就是將會計核算所使用的會計科目錄入到會計核算軟件中。設置會計科目的內容包括建立會計科目、修改和刪除會計科目、指定會計科目等操作。（1）建立會計科目

在財務軟件中建立會計科目時，輸入的基本內容包括：科目編碼、科目名稱、余額方向

外幣核算數(shù)量核算輔助核算項目。

①會計科目編碼?？颇烤幋a就是按科目編碼方案對每一科目的編碼進行定義。科目編碼必須唯一，用數(shù)字、英文字母表示，避免用&、@、空格等符號。設計會計科目編碼首先從一級科目開始，逐級向下設置明細科目。

②會計科目名稱。會計科目名稱是指會計科目的漢字名稱，不能為空。科目名稱與科目編碼具有一一對應的關系。

③科目類型。按照會計制度規(guī)定，科目類型分為五大類，即資產(chǎn)、負債、所有者權益、成本、損益。財政部規(guī)定的一級科目編碼的第一位，即科目大類代碼為：“1=資產(chǎn)”，“2=負債”，“3=所有者權益”，“4=成本”，“5=損益”。44（三）設置會計科目11（2）修改和刪除會計科目

要修改和刪除某會計科目，應先選中該會計科目。應遵循“自下而上”的原則，對于已經(jīng)輸入余額或者編制憑證時已經(jīng)使用過該科目，由該科目及其上級科目都將不能再進行修改、

刪除。45（2）修改和刪除會計科目12（六）錄入科目初始數(shù)據(jù)

在初次使用賬務處理子系統(tǒng)時，應將經(jīng)過整理的手工賬目的期初余額錄入計算機。錄入科目初始數(shù)據(jù)時，只需錄入最明細級科目的期初余額、借方累計發(fā)生額、貸方累計發(fā)生額，系統(tǒng)就會對上級科目數(shù)據(jù)自動進行匯總計算。（1）總賬期初余額錄入。對于沒有設置輔助核算的科目，可以直接錄入期初金額。（2）輔助科目期初余額錄入。在錄入期初余額時，對于設置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會自動為其開設輔助賬頁。在輸入期初余額時，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細匯總而來的，也就是說不能直接輸入總賬期初數(shù)。（3）試算平衡。期初余額錄入完畢后，應該試算平衡。期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證；如果已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結轉上年余額”功能。46（六）錄入科目初始數(shù)據(jù)13（七）設置輔助核算項目

客戶、部門、職員、物料、倉庫、供應商、現(xiàn)金流量項目等。（七）設置輔助核算項目（八）設置外幣幣種及匯率

匯率管理是專為外幣核算服務的。企業(yè)如有外幣業(yè)務，應進行外幣幣種及匯率的設置。外幣幣種及匯率的設置僅錄入固定匯率與浮動匯率的數(shù)值，并不決定在制單時究竟是使用固定匯率還是浮動匯率，制單時具體使用何種匯率是由賬簿初始化設置決定的。48（八）設置外幣幣種及匯率15（九）設置憑證類別（1）可按照本單位需要對憑證進行分類，通常系統(tǒng)提供五種常用分類方式供選擇：

①記賬憑證；②收款憑證、付款憑證、轉賬憑證；③現(xiàn)金憑證、銀行憑證、轉賬憑證；

④現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉賬憑證；⑤自定義憑證類別。（2）憑證分類不影響記賬的結果，一般而言，可分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證。業(yè)務量較少的單位可不分類，即只設置“記賬憑證”一種類別。

某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制，本系統(tǒng)提供五種限制類型：

①借方必有。

②貸方必有。

③憑證必有。

④憑證必無。

⑤無限制。

49（九）設置憑證類別16二、日常賬務處理操作

在總賬系統(tǒng)中，當初始設置完成后，便能夠進行日常業(yè)務處理。日常賬務處理主要是根據(jù)提供的業(yè)務資料，利用會計核算軟件完成填制憑證、審核憑證、記賬結帳，查詢和打印輸出各種憑證和賬簿。（一）填制憑證

填制憑證的功能包括：增加憑證、修改憑證、刪除憑證、查詢憑證等。

記賬憑證的內容一般包括兩部分：一是憑證頭部分；二是憑證正文部分。如果輸入的會計科目有輔助核算要求，則應輸入輔助核算內容；如果一個科目同時兼有多種輔助核算，則要求同時輸入各種輔助核算的內容。

會計科目要求輸入未級明細科目，一般只需要輸入科目代碼或者助記碼，軟件自動顯示科目名稱。50二、日常賬務處理操作171正確性控制措施：記賬憑證錄入過程中，會計核算軟件會對憑證錄入的正確性進行控制：憑證編號和類型制單日期會計科目：進行存在性、符合性、末級明細科目檢查。符合性：憑證類型和會計分錄符合性檢查。金額：相等，不能為02憑證錄入的輔助功能：常用摘要常用憑證：模式憑證。代碼提示1正確性控制措施：3．刪除憑證（1）作廢／恢復憑證。當某張憑證不想要或出現(xiàn)不便修改的錯誤時，可將其作廢。若當前憑證已作廢，還可取消作廢標志，將當前憑證恢復為有效憑證。（2）整理憑證。憑證整理就是刪除所有作廢憑證，并對未記賬憑證重新編號。若想作憑證整理，應先利用“恢復記賬前狀態(tài)”功能恢復本月月初的記賬前狀態(tài)，再進行憑證整理。4．查詢憑證

總賬系統(tǒng)的填制憑證功能不僅是各賬簿數(shù)據(jù)的輸入口，同時也提供了強大的信息查詢功能。用戶不僅可以查詢符合條件的憑證信息，還可以查看當前科目的最新余額、外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細賬等。523．刪除憑證19（四）審核憑證

審核員按照財會制度，對制單員填制的記賬憑證進行檢查核對，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確等。

提示：審核人必須具有審核權；作廢憑證不能被審核，也不能被標錯；審核人不能直接修改憑證，和制單人不能是同一個人；憑證一經(jīng)審核，不能被修改、刪除；只有取消審核簽字后才可以修改或刪除；只有經(jīng)過審后的憑證才允許記帳。已標記作廢的憑證不能被審核，需先取消作廢標記后才能審核。53（四）審核憑證20（三）記賬

在電算化方式下，記賬憑證經(jīng)審核簽字后，由有記賬權限的操作員發(fā)出記賬指令，由計算機按照預先設計的記賬程序自動進行合法性檢查、科目匯總并登記總賬和明細賬、日記賬、部門賬、往來賬、項目賬以及備查賬等。

記賬工作由計算機自動進行數(shù)據(jù)處理，生成的帳冊數(shù)據(jù)是根據(jù)期初數(shù)據(jù)和已經(jīng)記帳的憑證數(shù)據(jù)按照需要隨時計算出來的。不用人工干預。記賬操作每月可多次進行。一般來說，只有經(jīng)過審核的憑證才能記賬。已經(jīng)記帳的憑證不允許直接刪除和修改。對于錯的已記賬憑證，采取編制初充憑證和沖銷憑證的方法加以更正。（三）記賬（四）賬簿查詢

賬簿管理包括基本會計核算賬簿的查詢輸出，以及各種輔助賬的查詢和輸出。查詢賬簿，需要設定查詢條件，查詢的結果可以屏幕顯示，也可以打印輸出。 1．基本會計核算賬簿管理

基本會計核算賬簿管理包括總賬、余額表、明細賬、序時賬、多欄賬的查詢及打印。

（1）總賬的查詢及打印。

（2）明細賬的查詢及打印。

（3）日記賬的查詢及打印。

提示：會計核算軟件一般提供從總賬到明細賬或者日記賬，再到憑證的聯(lián)查功能。 2．各種輔助核算賬簿管理

輔助核算賬簿管理包括客戶往來、供應商往來、個人往來、部門核算、項目核算賬簿的總賬、明細賬查詢輸出，以及部門收支分析和項目統(tǒng)計表的查詢輸出。

55（四）賬簿查詢22三、結賬

結賬實際上就是指計算和結轉各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，并終止本期的賬務處理工作。在電算化方式下，結賬是一種成批數(shù)據(jù)處理，每月只結賬一次，主要是對當月日常處理限制和對下月賬簿的初始化，均由計算機自動完成。

在結賬之前要作下列檢查：（1）本月有未記賬憑證不能結賬。（2）月末結轉沒全部生成并已記賬，否則本月不能結賬。（3）上月未結賬，則本月憑證可以錄入但不能記賬。（4）總賬與明細賬、主體賬與輔助賬、總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不一致，則不能結賬。（5）損益類賬戶未全部結轉完畢，本月不能結賬（6）如果與其他子系統(tǒng)聯(lián)合使用，其他子系統(tǒng)未結賬。則本月不能結賬。（7）結帳后，不能再錄入已經(jīng)結帳期間的記賬憑證。56三、結賬23四、編制會計報表

會計報表第一次使用時，存在報表初始化的問題。所謂報表初始化，就是新建報表，定義報表格式，設置報表參數(shù)，定義報表取數(shù)公式和定義表內和表間鉤稽關系。

為減少報表初始化的工作量，會計核算軟件都提供常用報表模板。引入模板并在其基礎上定義出企業(yè)需要的報表。

報表格式和報表公式定義合稱報表定義。報表定義正確，以后的報表編制工作都由系統(tǒng)自動完成，大大減少人工工作量。

為確保報表編制的正確性，報表定義時還可以根據(jù)表內、表間勾稽關系定義審核公式，以后生成報表時由軟件根據(jù)審核公式進行合法性檢查。完成報表初始化后，就可以在日常使用中進行報表編制、報表匯總、報表查詢和報表打印等操作了。57四、編制會計報表241.新建報表2.定義報表格式:報表的樣式3.定義報表公式

定義報表公式是實行計算機自動生成報表的關鍵步驟。報表中的數(shù)據(jù)根據(jù)來源可以分為三類：第一類是從賬務處理或其他模塊取數(shù)據(jù)；第二類是經(jīng)計算得到的數(shù)據(jù)；第三類是人工輸入的外部數(shù)據(jù)。對于第一類、第二類數(shù)據(jù)來源，系統(tǒng)提供了報表數(shù)據(jù)