辦公自動(dòng)化概論課件

辦公自動(dòng)化概論辦公自動(dòng)化概論1、辦公自動(dòng)化概述辦公自動(dòng)化是信息化時(shí)代最重要的標(biāo)志之一，它將人、計(jì)算機(jī)和信息三者有效的結(jié)合為一個(gè)辦公體系，構(gòu)成一個(gè)服務(wù)于辦公業(yè)務(wù)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。在整個(gè)系統(tǒng)中通過使用先進(jìn)的機(jī)器設(shè)備和技術(shù)，辦公人員可以充分利用各種辦公信息資源，從而提高辦公效率，使辦公業(yè)務(wù)從事務(wù)級(jí)進(jìn)入管理級(jí)，甚至輔助決策。1、辦公自動(dòng)化概述辦公自動(dòng)化是信息化時(shí)代最重21.1“辦公自動(dòng)化”基本概念

在信息化社會(huì)的今天，辦公自動(dòng)化早就超出了狹窄的辦公室范圍，逐漸滲透到管理的范疇。人們將其統(tǒng)稱為“辦公自動(dòng)化”（OfficeAutomation,簡(jiǎn)稱“OA”）。

辦公自動(dòng)化就是利用現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)，以全部或部分代替辦公人員的業(yè)務(wù)活動(dòng)，優(yōu)質(zhì)高效地處理辦公信息和辦公事務(wù)。目前，辦公自動(dòng)化已將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、科學(xué)管理思想和行為科學(xué)有機(jī)結(jié)合在一起，應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理、非數(shù)值型信息且機(jī)構(gòu)不明確的辦公事務(wù)上，有效地提高了辦公質(zhì)量和辦公效率。1.1“辦公自動(dòng)化”基本概念在信息化社會(huì)的今3辦公自動(dòng)化的主要內(nèi)容現(xiàn)代辦公表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是處理辦公信息；二是產(chǎn)生辦公信息。常見的辦公信息主要包括文字、報(bào)表、語(yǔ)言、圖形圖象等。辦公自動(dòng)化的主要內(nèi)容包括利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進(jìn)行文字處理、報(bào)表處理、數(shù)值和非數(shù)值計(jì)算、圖形圖象處理、語(yǔ)言處理、通信、信息存儲(chǔ)與管理、日程管理和輔助決策等各方面。辦公自動(dòng)化的主要內(nèi)容4辦公自動(dòng)化的主要特點(diǎn)：現(xiàn)代辦公與傳統(tǒng)辦公相比，有較大的區(qū)別。這不僅在內(nèi)容和對(duì)象上存在差別，更主要是在方式和手段上存在區(qū)別。傳統(tǒng)辦公中有許多需要大量人工進(jìn)行處理的內(nèi)容，在現(xiàn)代辦公中大都用計(jì)算機(jī)替代了，現(xiàn)代辦公的效率更高，管理更加有序。

現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的主要特點(diǎn)有：1、提高辦公效率，減小勞動(dòng)強(qiáng)度，充分利用各單位、企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)資源和技能。2、實(shí)現(xiàn)辦公用品、生產(chǎn)設(shè)備以及科技圖書、文書、科技、人事、財(cái)務(wù)檔案的有效管理，防止信息資源的流失。3、運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)，建立經(jīng)濟(jì)、方便、快捷的電子郵件通訊平臺(tái)和網(wǎng)上培訓(xùn)基地，不僅方便交流，而且實(shí)現(xiàn)了資源的充分運(yùn)用、反饋信息的及時(shí)收集。辦公自動(dòng)化的主要特點(diǎn)：現(xiàn)代辦公與傳統(tǒng)辦公相比，有較大的區(qū)別。51.2辦公自動(dòng)化系統(tǒng)簡(jiǎn)述辦公信息處理的自動(dòng)化是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)將辦公人員和先進(jìn)設(shè)備（計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代辦公設(shè)備）結(jié)合起來(lái)構(gòu)成的人機(jī)信息處理系統(tǒng)，它使人的辦公活動(dòng)逐步由各種設(shè)備和人機(jī)信息系統(tǒng)來(lái)協(xié)助完成輔助決策，實(shí)現(xiàn)辦公人員智力勞動(dòng)的自動(dòng)化、電子化、專業(yè)化，最大程度地減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)綜合體現(xiàn)了人、機(jī)器、信息資源三者的關(guān)系：信息是被加工的對(duì)象，機(jī)器是加工手段，人是加工過程中的設(shè)計(jì)者、指揮者和成果的享用者。

1.2辦公自動(dòng)化系統(tǒng)簡(jiǎn)述辦公信息處理的自動(dòng)化是利用先進(jìn)的科學(xué)6按照辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能將其劃分為三個(gè)層次

一、事務(wù)型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。這個(gè)層次只限于單機(jī)或簡(jiǎn)單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫(kù)等輔助工具的應(yīng)用。它包括基本辦公事務(wù)處理和機(jī)關(guān)行政事務(wù)處理，主要從事文字處理、個(gè)人日程安排、個(gè)人文庫(kù)管理、行文辦理、郵件辦理、文檔資料管理、快速印刷、編輯排版、電子報(bào)表等事務(wù)。辦公事務(wù)處理級(jí)上我們可以使用多種OA子系統(tǒng)，電子文檔管理系統(tǒng)、智能化的中文檢索系統(tǒng)（如全文檢索系統(tǒng)）、光學(xué)漢字識(shí)別系統(tǒng)、漢語(yǔ)語(yǔ)音識(shí)別系統(tǒng)等。

事務(wù)型或業(yè)務(wù)型的OA系統(tǒng)其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。

：按照辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能將其劃分為三個(gè)層次：7二、管理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統(tǒng)中對(duì)和本單位的運(yùn)營(yíng)目標(biāo)關(guān)系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務(wù)型（或業(yè)務(wù)型）辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫(kù)）緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。綜合數(shù)據(jù)庫(kù)存放該有關(guān)單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機(jī)關(guān)，這些綜合信息包括政策、法令、法規(guī)，有關(guān)上級(jí)政府和下屬機(jī)構(gòu)的公文、信函等政務(wù)信息；一些公用服務(wù)事業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫(kù)包括和服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)的所有綜合信息；公司企業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫(kù)包括工商法規(guī)、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、供銷業(yè)務(wù)、庫(kù)存統(tǒng)計(jì)、用戶信息等。作為一個(gè)現(xiàn)代化的政府機(jī)關(guān)或企、事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質(zhì)量，必須具備供本單位的各個(gè)部門共享的綜合數(shù)據(jù)庫(kù)。這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)建立在事務(wù)級(jí)OA系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，構(gòu)成信息管理型的OA系統(tǒng)。二、管理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。隨著信息利用重要性的不斷增8三、決策型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。它建立在信息管理級(jí)OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)所提供的信息，針對(duì)所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計(jì)算機(jī)執(zhí)行決策程序，作出相應(yīng)的決策。

三、決策型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。它建立在信息管理級(jí)OA系統(tǒng)9舉例分析例如：某區(qū)政府報(bào)來(lái)文件要求某地區(qū)蓋一座公共建筑，申請(qǐng)批準(zhǔn)，文件傳遞到市政府有關(guān)機(jī)構(gòu)，市有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)看到文件后，要去尋找市里有關(guān)規(guī)劃蓋樓的文件法規(guī)，又需要研究全市的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，以及其它許多參考資料，然后研究決定同意或不同意。并以文件或通知的形式把決定這一信息反饋給區(qū)政府。

舉例分析例如：某區(qū)政府報(bào)來(lái)文件要求某10在以上例子中，信息以文件方式傳遞、處理；領(lǐng)導(dǎo)查閱、參照的有關(guān)法規(guī)也是信息，這是數(shù)據(jù)信息。研究決定過程，主要是領(lǐng)導(dǎo)者的意志。但是客觀信息分析，可以做出幾種可選擇的方案。在這個(gè)全過程中，如果采用計(jì)算機(jī)處理來(lái)往的文件，可以說是初步程度的自動(dòng)化。如可以用計(jì)算機(jī)查詢各種資料數(shù)據(jù)，這是更進(jìn)一步的自動(dòng)化。如果由計(jì)算機(jī)自動(dòng)分析有關(guān)本事件的資料，自動(dòng)提供若干個(gè)供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動(dòng)化。

在以上例子中，信息以文件方式傳遞、處理；領(lǐng)導(dǎo)查閱11再進(jìn)一步分析這個(gè)例子，如果市政府微機(jī)辦公系統(tǒng)和市政府法規(guī)信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、市政府財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)是一個(gè)集成化的統(tǒng)一系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)自動(dòng)從有關(guān)系統(tǒng)中尋取機(jī)關(guān)資料，這種系統(tǒng)就是辦公自動(dòng)化更高層次的集成化。

另外，如果市政府辦公系統(tǒng)和區(qū)政府辦公系統(tǒng)是一個(gè)集成的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以通過網(wǎng)絡(luò)傳遞信息，可以遠(yuǎn)程處理業(yè)務(wù)，那這就是一個(gè)更進(jìn)一步的網(wǎng)絡(luò)化的辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)。

所以，辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)本身是一個(gè)多層次的系統(tǒng)，在各種層面上，可以說實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化的一部分業(yè)務(wù)，而從最初級(jí)的自動(dòng)化開始，隨著采用的技術(shù)不同而逐步構(gòu)成一個(gè)更高級(jí)的自動(dòng)化系統(tǒng)。再進(jìn)一步分析這個(gè)例子，如果市政府微機(jī)辦公系統(tǒng)和市12白銀區(qū)政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)

1、協(xié)同事項(xiàng)單位內(nèi)部員工間的協(xié)同工作平臺(tái)（包括異地協(xié)同），任何辦公事項(xiàng)，如計(jì)劃管理、項(xiàng)目開展、任務(wù)執(zhí)行、申請(qǐng)審批等均可借助于協(xié)同事項(xiàng)功能完成。包括新建發(fā)送協(xié)同事項(xiàng)、接收處理協(xié)同事項(xiàng)、檔案管理等子功能。

2、公文管理滿足單位發(fā)布公文、接收公文及檔案管理的需求。

3、表單應(yīng)用提供自定義表格單據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集，統(tǒng)計(jì)的需求。

4、公共信息單位內(nèi)的公共信息園地。針對(duì)某一部份人發(fā)布的普遍性信息，也被歸納入公共信息范圍，如針對(duì)全部部門經(jīng)理發(fā)布的通知。2、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用白銀區(qū)政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)2、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用135、日程/會(huì)議記錄包括個(gè)人日程安排，查看他人日程安排；會(huì)議通知會(huì)被自動(dòng)寫入日程表中。

6、常用工具包括綜合查詢、員工通迅錄、外部聯(lián)系人、萬(wàn)年歷、計(jì)算器等功能。

7、個(gè)人設(shè)置設(shè)置個(gè)人相關(guān)的信息，如密碼設(shè)置、代理設(shè)置、信息轉(zhuǎn)移設(shè)置和個(gè)人模板管理。

8、

在線交流類似于QQ的在線即時(shí)交流方式。

9、綜合辦公進(jìn)行車輛，用品，設(shè)備，圖書的基本管理。5、日程/會(huì)議記錄包括個(gè)人日程安排，查看他人日程安排；會(huì)議通143、辦公自動(dòng)化設(shè)備3.1微型計(jì)算機(jī)3.2打印機(jī)（針式打印機(jī)、噴墨打印機(jī)、激光打印機(jī)）3.3復(fù)印機(jī)3.4傳真機(jī)3.5光盤刻錄機(jī)3.6多功能一體機(jī)3.7其他周邊設(shè)備

3、辦公自動(dòng)化設(shè)備3.1微型計(jì)算機(jī)153.1微型計(jì)算機(jī)1、臺(tái)式機(jī)2、筆記本臺(tái)式機(jī)筆記本優(yōu)勢(shì)：價(jià)格便宜；配件便宜，可選擇范圍大；可以DIY且配件可更換升級(jí)；外形的多樣性及散熱性能良好。便于攜帶；輻射小；整體硬件節(jié)省空間且性能穩(wěn)定性高，免去許多連接問題；革新化設(shè)計(jì)；售后服務(wù)比較完備，品牌集中度高，質(zhì)量保證高。不足：體積龐大，重量大，不便于移動(dòng)；顯示器輻射問題，使用LCD價(jià)格高；品牌雜亂，質(zhì)量難以保證；接口多，安裝程序復(fù)雜。配件太貴；不能DIY；散熱差。3.1微型計(jì)算機(jī)1、臺(tái)式機(jī)臺(tái)式機(jī)筆記本優(yōu)勢(shì)：價(jià)格便宜；便于攜163.2打印機(jī)針式打印機(jī)國(guó)內(nèi)比較流行的有9針和24針兩種。針數(shù)越多，打印出來(lái)的字就越美觀，針式打印機(jī)的主要優(yōu)點(diǎn)是結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，價(jià)格便宜，維護(hù)費(fèi)用低，打印速度高，可打印連續(xù)紙張，但打印時(shí)噪音大，打印質(zhì)量粗糙。3.2打印機(jī)針式打印機(jī)17噴墨打印機(jī)按打印出來(lái)的字符顏色，將它分為黑白和彩色兩種。噴墨打印機(jī)的主要性能包括分辨率、打印速度、打印幅面、兼容性以及噴頭的壽命等。噴墨打印機(jī)的主要優(yōu)點(diǎn)是打印精度較高，噪音較低，價(jià)格中等，但打印速度較慢，墨水消耗量較大。噴墨打印機(jī)18激光打印機(jī)

打印效果非常好，幾乎沒噪音，價(jià)格較貴。分辨率是衡量打印機(jī)質(zhì)量好壞的標(biāo)準(zhǔn)，分辨率通常以DPI為單位?，F(xiàn)在國(guó)內(nèi)市場(chǎng)的打印機(jī)分辨率以300DPI、400DPI和600DPI為主。分辨率高，打印質(zhì)量好，價(jià)格也越昂貴。用戶可以根據(jù)自己的實(shí)際需要選擇一種打印機(jī)質(zhì)量和價(jià)格適當(dāng)?shù)募す獯蛴C(jī)。激光打印機(jī)193.3復(fù)印機(jī)現(xiàn)代彩色復(fù)印機(jī)與數(shù)碼復(fù)印機(jī)的出現(xiàn)把復(fù)印技術(shù)應(yīng)用提高到一個(gè)嶄新的領(lǐng)域。目前的復(fù)印機(jī)從基本技術(shù)來(lái)講，主要可以分為模擬復(fù)印機(jī)、數(shù)碼復(fù)印機(jī)兩大類。數(shù)碼復(fù)印機(jī)由于采用了數(shù)字圖像處理技術(shù)，使其可以進(jìn)行復(fù)雜的圖文編輯，大大提高了復(fù)印機(jī)的生產(chǎn)能力、復(fù)印質(zhì)量，降低了使用中的故障率，其主要優(yōu)點(diǎn)在于：一次掃描，多次復(fù)??；更加整潔、清晰的復(fù)印質(zhì)量；能夠進(jìn)行電子分頁(yè)；無(wú)廢粉、低臭氧、自動(dòng)關(guān)機(jī)節(jié)能，更加的環(huán)保；具有強(qiáng)大的圖像編輯功能；復(fù)印速度更快。

3.3復(fù)印機(jī)現(xiàn)代彩色復(fù)印機(jī)與數(shù)碼復(fù)印機(jī)的出現(xiàn)把復(fù)印技術(shù)應(yīng)用提203.4傳真機(jī)

傳真機(jī)是一種傳送靜態(tài)圖象的通訊設(shè)備，是信息傳遞工具，具有方便、快捷、準(zhǔn)確、通訊費(fèi)用低等優(yōu)勢(shì)，成為企事業(yè)單位辦公必不可少的通訊工具。傳真機(jī)在國(guó)際上簡(jiǎn)稱為FAX。3.4傳真機(jī)傳真機(jī)是一種傳送靜態(tài)圖象的通訊設(shè)213.5光盤刻錄機(jī)（CD刻錄機(jī)、DVD刻錄機(jī)）

CD刻錄機(jī)具有統(tǒng)一的規(guī)格CD-RW，因此其不存在規(guī)格兼容性的問題。而DVD刻錄機(jī)并沒有建立起統(tǒng)一的規(guī)格，其目前有三種不同的刻錄規(guī)格DVD-RAM、DVD-RW、DVD+RW，而且三種規(guī)格不兼容，有各自廠商支持。目前市場(chǎng)上主流DVD刻錄機(jī)是DVD-RW。3.5光盤刻錄機(jī)（CD刻錄機(jī)、DVD刻錄機(jī)）223.6多功能一體機(jī)

多功能一體機(jī)出現(xiàn)在20世紀(jì)80年代后期，國(guó)外把它定義為MFC（MULTIFUNCTIONCENTER），即集掃描、傳真、復(fù)印和打印功能為一體的產(chǎn)品總稱。多功能一體機(jī)占地空間少、產(chǎn)品功能多、性價(jià)比高、易于操作等優(yōu)點(diǎn)于一身，再加上廠家的技術(shù)成熟，成本低廉，因而迅速在現(xiàn)代化辦公用品中占據(jù)了一席之地。3.6多功能一體機(jī)多功能一體機(jī)出現(xiàn)在20世紀(jì)233.7其他周邊設(shè)備

數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝象機(jī)、攝象頭、手寫輸入設(shè)備、耳機(jī)、音箱。3.7其他周邊設(shè)備數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝象244、辦公自動(dòng)化軟件Office2003辦公軟件Office2003主要包括文字處理軟件Word，電子表格處理軟件EXCEL，演示文稿制作軟PowerPoint，網(wǎng)頁(yè)制作軟件Frontpage，數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件Access，電子郵件管理軟件Outlook，等常用軟件，還包括一些針對(duì)企業(yè)高級(jí)用戶的應(yīng)用程序，如Infopath，Publish，Onenote等,各個(gè)應(yīng)用程序共享一般的命令,對(duì)話框和操作步驟,并且都采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的工具欄、菜單、快捷鍵和WEB發(fā)布工具，這樣用戶只需要學(xué)習(xí)一個(gè)應(yīng)用程序的基本用法，然后舉一反三，觸類旁通。4、辦公自動(dòng)化軟件Office2003辦公軟件255、常用辦公設(shè)備使用與維護(hù)5.1電腦硬件的日常維護(hù)5.2電腦軟件的日常維護(hù)5、常用辦公設(shè)備使用與維護(hù)5.1電腦硬件的日常維護(hù)265.1電腦硬件的日常維護(hù)計(jì)算機(jī)應(yīng)安置在遠(yuǎn)離強(qiáng)磁、強(qiáng)電、高溫、高濕以及陽(yáng)光直射之處，通風(fēng)不良會(huì)影響機(jī)器散熱，所以機(jī)器離墻應(yīng)有10CM以上的距離；不要讓機(jī)器淋雨或過度潮濕。塵埃對(duì)計(jì)算機(jī)有很大危害，尤其是對(duì)顯示器、磁盤驅(qū)動(dòng)器和光驅(qū)有很大威脅。在灰塵大的環(huán)境中工作，印刷電路板、磁頭會(huì)產(chǎn)生附著力很強(qiáng)的污垢，易使其絕緣程度下降，漏電電流增加而造成燒毀元件和劃傷磁頭盤片。因此，對(duì)電腦要定期清潔。5.1電腦硬件的日常維護(hù)計(jì)算機(jī)應(yīng)安置在遠(yuǎn)離強(qiáng)磁、強(qiáng)電、高溫275.2電腦軟件的日常維護(hù)至今全世界已發(fā)現(xiàn)萬(wàn)余種計(jì)算機(jī)病毒，而且由于操作系統(tǒng)的透明性和開放性，致使計(jì)算機(jī)時(shí)刻承受病毒的侵蝕，雖然殺毒軟件很多，但大多數(shù)只能對(duì)已知病毒作檢測(cè)和清除，尚不能對(duì)未知和非操作系統(tǒng)型病毒進(jìn)行監(jiān)測(cè)。因此預(yù)防病毒的入侵是提高電腦系統(tǒng)安全的根本保證。防止病毒應(yīng)該遵守“預(yù)防為主，積極消滅”的原則，做到少用外來(lái)軟盤、光盤和非商品盤以及來(lái)歷不明的軟件。預(yù)防性維護(hù)是降低設(shè)備運(yùn)行費(fèi)用的根本途徑，平時(shí)注重預(yù)防工作，采取簡(jiǎn)便的預(yù)防措施就會(huì)避免許多故障的發(fā)生，從而確保電腦系統(tǒng)長(zhǎng)期穩(wěn)定有效的運(yùn)行。5.2電腦軟件的日常維護(hù)至今全世界已發(fā)現(xiàn)萬(wàn)余種計(jì)28ThankYou!ThankYou!辦公自動(dòng)化概論辦公自動(dòng)化概論1、辦公自動(dòng)化概述辦公自動(dòng)化是信息化時(shí)代最重要的標(biāo)志之一，它將人、計(jì)算機(jī)和信息三者有效的結(jié)合為一個(gè)辦公體系，構(gòu)成一個(gè)服務(wù)于辦公業(yè)務(wù)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。在整個(gè)系統(tǒng)中通過使用先進(jìn)的機(jī)器設(shè)備和技術(shù)，辦公人員可以充分利用各種辦公信息資源，從而提高辦公效率，使辦公業(yè)務(wù)從事務(wù)級(jí)進(jìn)入管理級(jí)，甚至輔助決策。1、辦公自動(dòng)化概述辦公自動(dòng)化是信息化時(shí)代最重311.1“辦公自動(dòng)化”基本概念

在信息化社會(huì)的今天，辦公自動(dòng)化早就超出了狹窄的辦公室范圍，逐漸滲透到管理的范疇。人們將其統(tǒng)稱為“辦公自動(dòng)化”（OfficeAutomation,簡(jiǎn)稱“OA”）。

辦公自動(dòng)化就是利用現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)，以全部或部分代替辦公人員的業(yè)務(wù)活動(dòng)，優(yōu)質(zhì)高效地處理辦公信息和辦公事務(wù)。目前，辦公自動(dòng)化已將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、科學(xué)管理思想和行為科學(xué)有機(jī)結(jié)合在一起，應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理、非數(shù)值型信息且機(jī)構(gòu)不明確的辦公事務(wù)上，有效地提高了辦公質(zhì)量和辦公效率。1.1“辦公自動(dòng)化”基本概念在信息化社會(huì)的今32辦公自動(dòng)化的主要內(nèi)容現(xiàn)代辦公表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是處理辦公信息；二是產(chǎn)生辦公信息。常見的辦公信息主要包括文字、報(bào)表、語(yǔ)言、圖形圖象等。辦公自動(dòng)化的主要內(nèi)容包括利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進(jìn)行文字處理、報(bào)表處理、數(shù)值和非數(shù)值計(jì)算、圖形圖象處理、語(yǔ)言處理、通信、信息存儲(chǔ)與管理、日程管理和輔助決策等各方面。辦公自動(dòng)化的主要內(nèi)容33辦公自動(dòng)化的主要特點(diǎn)：現(xiàn)代辦公與傳統(tǒng)辦公相比，有較大的區(qū)別。這不僅在內(nèi)容和對(duì)象上存在差別，更主要是在方式和手段上存在區(qū)別。傳統(tǒng)辦公中有許多需要大量人工進(jìn)行處理的內(nèi)容，在現(xiàn)代辦公中大都用計(jì)算機(jī)替代了，現(xiàn)代辦公的效率更高，管理更加有序。

現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的主要特點(diǎn)有：1、提高辦公效率，減小勞動(dòng)強(qiáng)度，充分利用各單位、企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)資源和技能。2、實(shí)現(xiàn)辦公用品、生產(chǎn)設(shè)備以及科技圖書、文書、科技、人事、財(cái)務(wù)檔案的有效管理，防止信息資源的流失。3、運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)，建立經(jīng)濟(jì)、方便、快捷的電子郵件通訊平臺(tái)和網(wǎng)上培訓(xùn)基地，不僅方便交流，而且實(shí)現(xiàn)了資源的充分運(yùn)用、反饋信息的及時(shí)收集。辦公自動(dòng)化的主要特點(diǎn)：現(xiàn)代辦公與傳統(tǒng)辦公相比，有較大的區(qū)別。341.2辦公自動(dòng)化系統(tǒng)簡(jiǎn)述辦公信息處理的自動(dòng)化是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)將辦公人員和先進(jìn)設(shè)備（計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代辦公設(shè)備）結(jié)合起來(lái)構(gòu)成的人機(jī)信息處理系統(tǒng)，它使人的辦公活動(dòng)逐步由各種設(shè)備和人機(jī)信息系統(tǒng)來(lái)協(xié)助完成輔助決策，實(shí)現(xiàn)辦公人員智力勞動(dòng)的自動(dòng)化、電子化、專業(yè)化，最大程度地減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)綜合體現(xiàn)了人、機(jī)器、信息資源三者的關(guān)系：信息是被加工的對(duì)象，機(jī)器是加工手段，人是加工過程中的設(shè)計(jì)者、指揮者和成果的享用者。

1.2辦公自動(dòng)化系統(tǒng)簡(jiǎn)述辦公信息處理的自動(dòng)化是利用先進(jìn)的科學(xué)35按照辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能將其劃分為三個(gè)層次

一、事務(wù)型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。這個(gè)層次只限于單機(jī)或簡(jiǎn)單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫(kù)等輔助工具的應(yīng)用。它包括基本辦公事務(wù)處理和機(jī)關(guān)行政事務(wù)處理，主要從事文字處理、個(gè)人日程安排、個(gè)人文庫(kù)管理、行文辦理、郵件辦理、文檔資料管理、快速印刷、編輯排版、電子報(bào)表等事務(wù)。辦公事務(wù)處理級(jí)上我們可以使用多種OA子系統(tǒng)，電子文檔管理系統(tǒng)、智能化的中文檢索系統(tǒng)（如全文檢索系統(tǒng)）、光學(xué)漢字識(shí)別系統(tǒng)、漢語(yǔ)語(yǔ)音識(shí)別系統(tǒng)等。

事務(wù)型或業(yè)務(wù)型的OA系統(tǒng)其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。

：按照辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能將其劃分為三個(gè)層次：36二、管理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統(tǒng)中對(duì)和本單位的運(yùn)營(yíng)目標(biāo)關(guān)系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務(wù)型（或業(yè)務(wù)型）辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫(kù)）緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。綜合數(shù)據(jù)庫(kù)存放該有關(guān)單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機(jī)關(guān)，這些綜合信息包括政策、法令、法規(guī)，有關(guān)上級(jí)政府和下屬機(jī)構(gòu)的公文、信函等政務(wù)信息；一些公用服務(wù)事業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫(kù)包括和服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)的所有綜合信息；公司企業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫(kù)包括工商法規(guī)、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、供銷業(yè)務(wù)、庫(kù)存統(tǒng)計(jì)、用戶信息等。作為一個(gè)現(xiàn)代化的政府機(jī)關(guān)或企、事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質(zhì)量，必須具備供本單位的各個(gè)部門共享的綜合數(shù)據(jù)庫(kù)。這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)建立在事務(wù)級(jí)OA系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，構(gòu)成信息管理型的OA系統(tǒng)。二、管理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。隨著信息利用重要性的不斷增37三、決策型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。它建立在信息管理級(jí)OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)所提供的信息，針對(duì)所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計(jì)算機(jī)執(zhí)行決策程序，作出相應(yīng)的決策。

三、決策型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。它建立在信息管理級(jí)OA系統(tǒng)38舉例分析例如：某區(qū)政府報(bào)來(lái)文件要求某地區(qū)蓋一座公共建筑，申請(qǐng)批準(zhǔn)，文件傳遞到市政府有關(guān)機(jī)構(gòu)，市有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)看到文件后，要去尋找市里有關(guān)規(guī)劃蓋樓的文件法規(guī)，又需要研究全市的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，以及其它許多參考資料，然后研究決定同意或不同意。并以文件或通知的形式把決定這一信息反饋給區(qū)政府。

舉例分析例如：某區(qū)政府報(bào)來(lái)文件要求某39在以上例子中，信息以文件方式傳遞、處理；領(lǐng)導(dǎo)查閱、參照的有關(guān)法規(guī)也是信息，這是數(shù)據(jù)信息。研究決定過程，主要是領(lǐng)導(dǎo)者的意志。但是客觀信息分析，可以做出幾種可選擇的方案。在這個(gè)全過程中，如果采用計(jì)算機(jī)處理來(lái)往的文件，可以說是初步程度的自動(dòng)化。如可以用計(jì)算機(jī)查詢各種資料數(shù)據(jù)，這是更進(jìn)一步的自動(dòng)化。如果由計(jì)算機(jī)自動(dòng)分析有關(guān)本事件的資料，自動(dòng)提供若干個(gè)供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動(dòng)化。

在以上例子中，信息以文件方式傳遞、處理；領(lǐng)導(dǎo)查閱40再進(jìn)一步分析這個(gè)例子，如果市政府微機(jī)辦公系統(tǒng)和市政府法規(guī)信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、市政府財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)是一個(gè)集成化的統(tǒng)一系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)自動(dòng)從有關(guān)系統(tǒng)中尋取機(jī)關(guān)資料，這種系統(tǒng)就是辦公自動(dòng)化更高層次的集成化。

另外，如果市政府辦公系統(tǒng)和區(qū)政府辦公系統(tǒng)是一個(gè)集成的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以通過網(wǎng)絡(luò)傳遞信息，可以遠(yuǎn)程處理業(yè)務(wù)，那這就是一個(gè)更進(jìn)一步的網(wǎng)絡(luò)化的辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)。

所以，辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)本身是一個(gè)多層次的系統(tǒng)，在各種層面上，可以說實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化的一部分業(yè)務(wù)，而從最初級(jí)的自動(dòng)化開始，隨著采用的技術(shù)不同而逐步構(gòu)成一個(gè)更高級(jí)的自動(dòng)化系統(tǒng)。再進(jìn)一步分析這個(gè)例子，如果市政府微機(jī)辦公系統(tǒng)和市41白銀區(qū)政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)

1、協(xié)同事項(xiàng)單位內(nèi)部員工間的協(xié)同工作平臺(tái)（包括異地協(xié)同），任何辦公事項(xiàng)，如計(jì)劃管理、項(xiàng)目開展、任務(wù)執(zhí)行、申請(qǐng)審批等均可借助于協(xié)同事項(xiàng)功能完成。包括新建發(fā)送協(xié)同事項(xiàng)、接收處理協(xié)同事項(xiàng)、檔案管理等子功能。

2、公文管理滿足單位發(fā)布公文、接收公文及檔案管理的需求。

3、表單應(yīng)用提供自定義表格單據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集，統(tǒng)計(jì)的需求。

4、公共信息單位內(nèi)的公共信息園地。針對(duì)某一部份人發(fā)布的普遍性信息，也被歸納入公共信息范圍，如針對(duì)全部部門經(jīng)理發(fā)布的通知。2、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用白銀區(qū)政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)2、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用425、日程/會(huì)議記錄包括個(gè)人日程安排，查看他人日程安排；會(huì)議通知會(huì)被自動(dòng)寫入日程表中。

6、常用工具包括綜合查詢、員工通迅錄、外部聯(lián)系人、萬(wàn)年歷、計(jì)算器等功能。

7、個(gè)人設(shè)置設(shè)置個(gè)人相關(guān)的信息，如密碼設(shè)置、代理設(shè)置、信息轉(zhuǎn)移設(shè)置和個(gè)人模板管理。

8、

在線交流類似于QQ的在線即時(shí)交流方式。

9、綜合辦公進(jìn)行車輛，用品，設(shè)備，圖書的基本管理。5、日程/會(huì)議記錄包括個(gè)人日程安排，查看他人日程安排；會(huì)議通433、辦公自動(dòng)化設(shè)備3.1微型計(jì)算機(jī)3.2打印機(jī)（針式打印機(jī)、噴墨打印機(jī)、激光打印機(jī)）3.3復(fù)印機(jī)3.4傳真機(jī)3.5光盤刻錄機(jī)3.6多功能一體機(jī)3.7其他周邊設(shè)備

3、辦公自動(dòng)化設(shè)備3.1微型計(jì)算機(jī)443.1微型計(jì)算機(jī)1、臺(tái)式機(jī)2、筆記本臺(tái)式機(jī)筆記本優(yōu)勢(shì)：價(jià)格便宜；配件便宜，可選擇范圍大；可以DIY且配件可更換升級(jí)；外形的多樣性及散熱性能良好。便于攜帶；輻射小；整體硬件節(jié)省空間且性能穩(wěn)定性高，免去許多連接問題；革新化設(shè)計(jì)；售后服務(wù)比較完備，品牌集中度高，質(zhì)量保證高。不足：體積龐大，重量大，不便于移動(dòng)；顯示器輻射問題，使用LCD價(jià)格高；品牌雜亂，質(zhì)量難以保證；接口多，安裝程序復(fù)雜。配件太貴；不能DIY；散熱差。3.1微型計(jì)算機(jī)1、臺(tái)式機(jī)臺(tái)式機(jī)筆記本優(yōu)勢(shì)：價(jià)格便宜；便于攜453.2打印機(jī)針式打印機(jī)國(guó)內(nèi)比較流行的有9針和24針兩種。針數(shù)越多，打印出來(lái)的字就越美觀，針式打印機(jī)的主要優(yōu)點(diǎn)是結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，價(jià)格便宜，維護(hù)費(fèi)用低，打印速度高，可打印連續(xù)紙張，但打印時(shí)噪音大，打印質(zhì)量粗糙。3.2打印機(jī)針式打印機(jī)46噴墨打印機(jī)按打印出來(lái)的字符顏色，將它分為黑白和彩色兩種。噴墨打印機(jī)的主要性能包括分辨率、打印速度、打印幅面、兼容性以及噴頭的壽命等。噴墨打印機(jī)的主要優(yōu)點(diǎn)是打印精度較高，噪音較低，價(jià)格中等，但打印速度較慢，墨水消耗量較大。噴墨打印機(jī)47激光打印機(jī)

打印效果非常好，幾乎沒噪音，價(jià)格較貴。分辨率是衡量打印機(jī)質(zhì)量好壞的標(biāo)準(zhǔn)，分辨率通常以DPI為單位?，F(xiàn)在國(guó)內(nèi)市場(chǎng)的打印機(jī)分辨率以300DPI、400DPI和600DPI為主。分辨率高，打印質(zhì)量好，價(jià)格也越昂貴。用戶可以根據(jù)自己的實(shí)際需要選擇一種打印機(jī)質(zhì)量和價(jià)格適當(dāng)?shù)募す獯蛴C(jī)。激光打印機(jī)483.3復(fù)印機(jī)現(xiàn)代彩色復(fù)印機(jī)與數(shù)碼復(fù)印機(jī)的出現(xiàn)把復(fù)印技術(shù)應(yīng)用提高到一個(gè)嶄新的領(lǐng)域。目前的復(fù)印機(jī)從基本技術(shù)來(lái)講，主要可以分為模擬復(fù)印機(jī)、數(shù)碼復(fù)印機(jī)兩大類。數(shù)碼復(fù)印機(jī)由于采用了數(shù)字圖像處理技術(shù)，使其可以進(jìn)行復(fù)雜的圖文編輯，大大提高了復(fù)印機(jī)的生產(chǎn)能力、復(fù)印質(zhì)量，降低了使用中的故障率，其主要優(yōu)點(diǎn)在于：一次掃描，多次復(fù)??；更加整潔、清晰的復(fù)印質(zhì)量；能夠進(jìn)行電子分頁(yè)；無(wú)廢粉、低臭氧、自動(dòng)關(guān)機(jī)節(jié)能，更加的環(huán)保；具有強(qiáng)大的圖像編輯功能；復(fù)印速度更快。

3.3復(fù)印機(jī)現(xiàn)代彩色復(fù)印機(jī)與數(shù)碼復(fù)印機(jī)的出現(xiàn)把復(fù)印技術(shù)應(yīng)用提493.4傳真機(jī)

傳真機(jī)是一種傳送靜態(tài)圖象的通訊設(shè)備，是信息傳遞工具，具有方便、快捷、準(zhǔn)確、通訊費(fèi)用低等優(yōu)勢(shì)，成為企事業(yè)單位辦公必不可少的通訊工具。傳真機(jī)在國(guó)際上簡(jiǎn)稱為FAX。3.4傳真機(jī)傳真機(jī)是一種傳送靜態(tài)圖象的通訊設(shè)503.5光盤刻錄機(jī)（CD刻錄機(jī)、DVD刻錄機(jī)）

CD刻錄機(jī)具有統(tǒng)一的規(guī)格CD-RW，因此其不存在規(guī)格兼容性的問題。而DVD刻錄機(jī)并沒有建立起統(tǒng)一的規(guī)格，其目前有三種不同的刻錄規(guī)格DVD-RAM、DVD-RW、DVD+RW，而且三種規(guī)格不兼容，有各自廠商支持。目前市場(chǎng)上主流DVD刻錄機(jī)是DVD-RW。3.5光盤刻錄機(jī)（CD刻錄機(jī)、DVD刻錄機(jī)）513.6多功能一體機(jī)