公司內(nèi)部溝通機(jī)制

公司內(nèi)部溝通機(jī)制第一章總則一、目的為建立公司內(nèi)部正常、順暢的溝通渠道，方便員工之間、員工與公司之間交流，提高工作效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及到文件溝通、會(huì)議溝通及其他形式溝通。三、管理權(quán)責(zé)3.1總經(jīng)理權(quán)責(zé)總經(jīng)理召開(kāi)的會(huì)議、公司例會(huì)、臨時(shí)性會(huì)議的通知、召集，會(huì)議資料的準(zhǔn)備、會(huì)議記錄、會(huì)議決議追蹤及呈報(bào)；總經(jīng)理信箱（傳統(tǒng)信箱以及電子信箱）的管理，定期收、呈；企業(yè)制度、正式文件的頒布、發(fā)行；公司決議事項(xiàng)和總經(jīng)理指令的通知、傳達(dá)；有關(guān)事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、催辦。3.2各部門負(fù)責(zé)人權(quán)責(zé)出席要求參加的會(huì)議、執(zhí)行會(huì)議決議；根據(jù)會(huì)議要求、上級(jí)指示或工作需要，向所屬部門、員工傳達(dá)會(huì)議決議及公司的政策、規(guī)章、要求等；定期或不定期向總經(jīng)理作述職匯報(bào)，及相關(guān)業(yè)務(wù)狀況的呈報(bào)；部門會(huì)議的通知、召集、會(huì)議資料的準(zhǔn)備、會(huì)議決議追蹤及呈報(bào)；有關(guān)事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、催辦。第二章細(xì)則四、具體規(guī)定4.1公司組織內(nèi)部的正常溝通渠道有如下三種形式：正式的文件含文書）溝通會(huì)議溝通例行會(huì)議、臨時(shí)性會(huì)議）非正式場(chǎng)合、形式的溝通總經(jīng)理信箱、個(gè)別交談等）4.2文件含文書）溝通規(guī)章、制度類文件A、各種規(guī)章制度及作業(yè)程序、作業(yè)規(guī)范、操作標(biāo)準(zhǔn)并經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)負(fù)責(zé)人審核、批準(zhǔn)的正式文件，有專一主題、格式化、適用期長(zhǎng)，一般不針對(duì)具體個(gè)人、具體時(shí)間，并在相應(yīng)范圍內(nèi)必須遵循的基礎(chǔ)性制度；B、公司制訂的制度規(guī)章，由公司及部門頒布、簽發(fā)。聯(lián)絡(luò)、通知類文書A、進(jìn)行各種具體事務(wù)聯(lián)絡(luò)、通知、交辦、指令、呈報(bào)等文書。一般適用期較短，針對(duì)性較具體，適用期過(guò)后，多數(shù)無(wú)保存價(jià)值或存檔年限短。另外，有些臨時(shí)性或試行性制度也可采用此類形式。B、各部門之間、公司內(nèi)部之間具體事務(wù)聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、知會(huì)等事宜辦理都可用《工作聯(lián)絡(luò)函》（附件1）形式體現(xiàn)、傳遞。C、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的通知、指令的傳達(dá)、發(fā)布，也都可用《工作聯(lián)絡(luò)函》形式體現(xiàn)。簽（呈）、報(bào)告、報(bào)表類文書A、下級(jí)呈報(bào)上級(jí)專項(xiàng)工作匯報(bào)、簽呈及各項(xiàng)業(yè)務(wù)報(bào)表等，需填寫《簽呈表》（附件2）上報(bào)，呈遞分為定期及不定期兩種；B、須定期呈報(bào)有：生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)表、生產(chǎn)月報(bào)表、品質(zhì)分析報(bào)表、毛利預(yù)算表、財(cái)務(wù)收支預(yù)算、采購(gòu)資金計(jì)劃表等；市場(chǎng)部的業(yè)務(wù)報(bào)表、銷售及費(fèi)用月計(jì)劃表及相關(guān)分析報(bào)告等；財(cái)務(wù)部的財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、責(zé)任單位成本績(jī)效報(bào)告；下級(jí)對(duì)上級(jí)的述職報(bào)告、工作報(bào)告。C、不定期呈報(bào)專項(xiàng)工作報(bào)告；具體事項(xiàng)呈報(bào)核準(zhǔn)的簽（呈）。會(huì)議記錄類文書A、各類會(huì)議由主持人負(fù)責(zé)做《會(huì)議簽到表》（附件3），并安排專人做會(huì)議記錄；8、對(duì)會(huì)議決議涉及具體工作安排，須確認(rèn)追蹤結(jié)果，由會(huì)議記錄者形成《工作事項(xiàng)追蹤表》（附件4），經(jīng)主持人指定專人進(jìn)行追蹤、確認(rèn)。（副）總經(jīng)理主持會(huì)議的決議事項(xiàng)的追蹤、確認(rèn)除非總經(jīng)理另行指定，原則上由（總）經(jīng)理室負(fù)責(zé)；私對(duì)會(huì)議決議涉及一般事項(xiàng)的規(guī)定須傳達(dá)、通知、知會(huì)的，由會(huì)議記錄者形成《工作聯(lián)絡(luò)函》，經(jīng)主持人簽名確認(rèn)后，發(fā)放相關(guān)人員；D、重要會(huì)議的《會(huì)議簽到表》，經(jīng)主持人簽名確認(rèn)后，由會(huì)議記錄者復(fù)印分發(fā)或傳閱與會(huì)人員或相關(guān)人員。文件溝通途徑說(shuō)明A、審批、發(fā)布公司性制度由（總）經(jīng)理室組織制訂，經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，頒布、發(fā)放；各部門內(nèi)部制度由部門在不與公司制度相抵觸的前提下提出或組織制訂，經(jīng)部門經(jīng)（副）理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，頒布、發(fā)放；們對(duì)會(huì)議記錄類的文書按本制度條款執(zhí)行；對(duì)須張榜公布的公告、任命、通知等文書發(fā)布前，由部門負(fù)責(zé)人審稿，必要時(shí)上呈總經(jīng)理審閱核）；所有簽（呈）報(bào)告、報(bào)表均需層呈至上二級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。B、發(fā)放記錄對(duì)傳閱的文件、文書，由發(fā)放部門要求傳閱對(duì)象在《文件傳閱登記表》（附件5）簽章記錄；對(duì)正式發(fā)放文件，由發(fā)放部門要求收件者在《文件分發(fā)/回收記錄表》（附件6）上簽收登錄；對(duì)《工作聯(lián)絡(luò)函》、《工作事項(xiàng)追蹤表》等的文書，必要時(shí)，發(fā)出部門可要求收文者在《文件分發(fā)/回收記錄表》簽收登錄，收文者不得拒簽，拒簽者予以記過(guò)處分。C、傳遞規(guī)定文件傳遞采用專門的文件夾傳遞，文件夾外除有“xx部門專用，，字樣外，用不同顏色色標(biāo)區(qū)分文件性質(zhì)；“急件”使用紅色色標(biāo)，“密件”使用白色色標(biāo)，一般性呈閱文件使用黃色色標(biāo)，部門間傳遞文件或部門內(nèi)傳閱文件采用綠色色標(biāo)；收文者在接收來(lái)文后需在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)著手處理文件中的相關(guān)事宜，其中“急件”時(shí)限為1小時(shí)，其他文件為4小時(shí)；D、文件存檔由行政部負(fù)責(zé)，所有頒布、發(fā)放的文件必須存檔一份。4.3會(huì)議溝通會(huì)議類別例行性會(huì)議；臨時(shí)性會(huì)議。例行性會(huì)議臨時(shí)性會(huì)議由總經(jīng)理或部門負(fù)責(zé)人依需要時(shí)動(dòng)議召集。會(huì)議管理A、例行性會(huì)議如有變更原則上應(yīng)提前一個(gè)工作日通知，如無(wú)變更則不另行通知；B、臨時(shí)性會(huì)議原則上應(yīng)至少提前2小時(shí)通知參加人員；C、會(huì)議參加者必須準(zhǔn)時(shí)出席并簽到，因故無(wú)法到會(huì)者,事先須向主持人請(qǐng)假并取得許可，或派代理人出席代理人應(yīng)向主持人報(bào)備），遲到、早退者須向主持人報(bào)備，取得諒解及同意；。、會(huì)議應(yīng)事先明確主題，與會(huì)人員應(yīng)依據(jù)本職工作做好各種準(zhǔn)備包括資料、數(shù)據(jù)）；E、主持人應(yīng)控制會(huì)議時(shí)程，盡量在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)結(jié)束會(huì)議；「、會(huì)議決議的落實(shí)實(shí)施情況，應(yīng)作為下次會(huì)議議題之一；6、會(huì)議記錄按本制度條款執(zhí)行。4.4非正規(guī)場(chǎng)合、形式的溝通日常工作接觸中，工作的匯報(bào)和指導(dǎo)。除工作接觸外，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期或不定期與下屬進(jìn)行交談通，以增進(jìn)彼此了解，掌握人員的動(dòng)態(tài)信息，幫助決策層把握方向，適當(dāng)準(zhǔn)確地制定相關(guān)政策，具體實(shí)施原則如下：A、總經(jīng)理與各部門負(fù)責(zé)人每個(gè)月應(yīng)有一次交談溝通，總經(jīng)理同下二級(jí)部屬，每季度應(yīng)有一次交談溝通；B、部門負(fù)責(zé)人與下屬人員每周應(yīng)有一次交談、溝通。5、合理化建議的征集公司指定人員定期到一線員工中征集意見(jiàn)、建議；意見(jiàn)、建議一經(jīng)采納，公司會(huì)根據(jù)情況給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)。第三章附則五、本制度由行政部負(fù)責(zé)最終解釋、修改和監(jiān)督。六、本制度由總經(jīng)理批準(zhǔn)，自頒布之日起生效、執(zhí)行。有限公司*****部*年***月******日附件1:工作聯(lián)絡(luò)函工作聯(lián)絡(luò)函發(fā)函部門發(fā)出日期經(jīng)辦人部門負(fù)責(zé)人聯(lián)系事項(xiàng)：附注：1、請(qǐng)貴部門協(xié)助于（時(shí)間）之間完成。2、如有其他意見(jiàn)或特殊情況，請(qǐng)以書面形式將具體情況回復(fù)我部。收函部門收函日期經(jīng)辦人部門負(fù)責(zé)人回復(fù)意見(jiàn)或落實(shí)情況：備注：在本表內(nèi)不能完全表述清楚的情況，應(yīng)以附頁(yè)形式輔助說(shuō)明。附件2：簽呈表簽呈表致送日期發(fā)件部門發(fā)件人主旨事由：申請(qǐng)人簽名：領(lǐng)導(dǎo)批示：簽名：日期：附件3:會(huì)議簽到表會(huì)議簽到表編號(hào):會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議主持人主要內(nèi)容序號(hào)姓名部門序號(hào)姓名部門113214315416517618719820921102211231224出勤說(shuō)明應(yīng)到人，實(shí)到人，缺席人，出勤率。缺席說(shuō)明記錄人簽字簽字日期附件4：工作事項(xiàng)追蹤表工作事項(xiàng)追蹤表序號(hào)工作事項(xiàng)責(zé)任人完成時(shí)間追蹤人進(jìn)程結(jié)果追