5S管理概念及推行

15/155S管理的概念及推行

QCC和5S兩者都是差不多同一時(shí)代，在日本企業(yè)內(nèi)實(shí)施的現(xiàn)場(chǎng)管理方法。日本近50年來(lái)在工業(yè)上的成就，這兩種方法的貢獻(xiàn)，應(yīng)是不相伯仲的。但在知名度上，5S卻遠(yuǎn)不及QCC。自80年代到90年代初，QCC有過(guò)相當(dāng)風(fēng)光的日子。不但在歐美，曾經(jīng)風(fēng)靡一時(shí)，就算在東南亞，包括中國(guó)大陸，也曾掀起過(guò)熱潮。香港品質(zhì)圈協(xié)會(huì)（香港品質(zhì)管理協(xié)會(huì)的前身），就是由1983年成立的。早在1978年，QCC已經(jīng)傳入中國(guó)大陸。時(shí)至今日，在中國(guó)質(zhì)量管理協(xié)會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)下，各省市每年都有優(yōu)秀QC小組的選拔，而且每年九、十月間，中質(zhì)協(xié)都會(huì)在各大城市招開的全國(guó)大會(huì)，評(píng)選國(guó)家優(yōu)秀小組及表?xiàng)罡鞯匦〗M的成績(jī)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，每年在中國(guó)各地企業(yè)內(nèi)活動(dòng)的QC小組，不低于一百萬(wàn)個(gè)。如果平均每個(gè)小組有7至9個(gè)小組成員，那未，中國(guó)每年參加這項(xiàng)活動(dòng)的就接近一千萬(wàn)人。這是一個(gè)相當(dāng)龐大的數(shù)字，比香港總?cè)丝谶€要多。東南亞，包括香港在內(nèi)的數(shù)字，則從來(lái)沒有人統(tǒng)計(jì)過(guò)，也極難有較準(zhǔn)確的數(shù)字，但每年的ICQCC及IEQCC，參加與會(huì)者都有數(shù)佰至仟人以上?？梢姴簧倨髽I(yè)，在不斷堅(jiān)持QCC活動(dòng)。這當(dāng)然是可喜的現(xiàn)象。

相對(duì)來(lái)說(shuō)，5S就顯得藉藉無(wú)名了，既沒有類似的協(xié)會(huì)，更沒有5S大會(huì)之類的活動(dòng)出現(xiàn)。日本企業(yè)內(nèi)這個(gè)秘密武器，一向鮮為人知。從前，西方人，也包括我們中國(guó)人，去參觀日本工廠，只感覺到廠房?jī)?nèi)整潔、干凈，還以為是因?yàn)橛型馊诉h(yuǎn)道來(lái)參觀，廠方理所當(dāng)然，要打掃一番，這是任何人都會(huì)做的事，尤其東方人，最講面子，因此絕不會(huì)懷疑有何玄妙之處。就算看見廠內(nèi)掛有整埋、整潔等大字，也僅認(rèn)為是理所應(yīng)當(dāng)?shù)?。誰(shuí)不知這個(gè)絕大的秘密，就擺在眼前，卻沒有人留意，更沒有人看得出其中的奧妙之處。

奇怪的是，日本人也從來(lái)沒有一套完整的理論或工具來(lái)支持5S。QCC有4M，七工具，PDCA循環(huán)，但5S卻除了那五個(gè)拼音都以S起頭的日本字外，并無(wú)任何其它比較系統(tǒng)的方法可循。近年來(lái)，才由新加坡和日本合作錄制了一系列錄像帶，由PHPInternational發(fā)行，企業(yè)才算是有了一定的實(shí)施依據(jù)。1995年初，香港工業(yè)署邀請(qǐng)了英國(guó)Warwick大學(xué)何廣明教授來(lái)港介紹5S；工業(yè)署原計(jì)劃開兩班，后來(lái)因?yàn)閳?bào)名人數(shù)眾多，總共開了6班研討會(huì)，算是在香港掀起了一個(gè)小小的高潮。香港的工商界開始有人知道5S是什么一回事，及有一些精明的老板開始領(lǐng)悟其中的奧妙之處。知易行難

5S的理論，絕對(duì)簡(jiǎn)單，也可以說(shuō)，無(wú)需任何理論支持。由其字面的意思，已經(jīng)可以完全理解是什么及如何做了。因?yàn)?個(gè)S都是我們大家都懂得，都會(huì)做及應(yīng)該做的一些小事情。試看以下的列表，就可一目了然。

中文

日文

英文

一般釋法(錄像帶)

精簡(jiǎn)要義常組織

Seiri

Structurise

清除

分開處理常整頓

Seiton

Systemise

整理

定量定位常清潔

Seiso

Sanitise

清理

清潔檢查常規(guī)范

Seiketsu

Standardise

規(guī)格化

立法守法常自律

Shitsuke

Selfdiscipline

訓(xùn)練與紀(jì)律

守紀(jì)守法表1

由此可見，5S就是五樣我們?cè)谄饺展ぷ鳝h(huán)境中，不論是廠房或是辦公室，經(jīng)常要記得做的事情。因此，也可以稱之為「五常法」。1S-分開處理（一常）

Seiri，「清除」，是先“分開”后“處理”的意思。分開和處理是一個(gè)階段內(nèi)的兩個(gè)步驟。分開是先將要的（必須留下的）和不要的（用不著的）東西分開；過(guò)期的和未過(guò)期的分開；好的和壞的分開，經(jīng)常用的和不經(jīng)常用的分開；原件和復(fù)印本分開等等。在分開這一個(gè)步驟中，先不要去考慮如何處理。在過(guò)程中，如果你腦海中浮現(xiàn)一些處理的方法，最好先把它們寫下來(lái)，供下一步參考用。分開這一步完成了，然后才考慮如何處理。處理的方法也可以是多樣化的。如：棄置、燒毀、切碎、收藏、轉(zhuǎn)送、轉(zhuǎn)讓，廉價(jià)出售，再循環(huán)……視乎物品和內(nèi)容而定。我有一個(gè)朋友，他每年圣誕節(jié)都將香港員工要棄置的衣物，帶到大陸工廠里，分發(fā)給有需要的工人，使她們能在春節(jié)時(shí)，帶返家鄉(xiāng)農(nóng)村給父母弟妹，這也不失為一種很有意義的處理方法。這個(gè)例子也可以說(shuō)明5S并不僅限于工作場(chǎng)地。以下是一個(gè)根據(jù)工具的使用頻率來(lái)劃分的貯藏方法參考例子。迫切性使用頻率貯存法低一年少過(guò)一次

一年一次左右

每二到六個(gè)月一次－丟掉

－貯藏在遠(yuǎn)處中一個(gè)月一次

一個(gè)星期一次－置放在廠內(nèi)的一個(gè)固定地點(diǎn)高一天一次

一個(gè)鐘頭一次－帶在身邊或放在最方便的地方表2追源溯流

日本人稱之為「源頭行動(dòng)」。即不斷追溯，直到找出問(wèn)題的根源所在，徹底加以解決。這種思想跟“Sweepunderthecarpet”，“眼不見為凈”，完全兩樣。例如：污垢和滴漏的清除，在工廠中其實(shí)比任何事情都來(lái)得迫切。它們不只使工廠顯得不雅，也增加不必要的開支。對(duì)付漏油問(wèn)題的方法有：-檢查污垢和滴漏的嚴(yán)重程度-計(jì)劃及動(dòng)大清除-檢查污垢和漏油的起因-確定最嚴(yán)重的位置-詳細(xì)找出問(wèn)題的起因-尋求相應(yīng)措施

只要情況許可，從源頭著手根除問(wèn)題，如果不是每次都能直接進(jìn)入問(wèn)題源頭。也可以把廢物收集起來(lái)，使受破壞的地方減少。-預(yù)算開支。訂時(shí)間表后，全面展開行動(dòng)。-．．．．．

為了避免混亂和重復(fù)，可以將工作分配和進(jìn)展列成圖表。第一個(gè)5S還包括將需要用到和用不著的物品分開來(lái)以杜絕浪費(fèi)，進(jìn)行一次大清理。2S-定量定置（二常）

Seiton整理，含有“定量”和“定置”兩重意義。首先，是知道有多少數(shù)量：在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)，到底有多少種零配件？原材料？半成品？成品？每種的數(shù)量有多少？在辦公室：有多少枝原子筆？鉛筆？meno簿？釘書機(jī)？計(jì)算器？膠紙座？甚至計(jì)算機(jī)？打字機(jī)？有誰(shuí)問(wèn)過(guò)？為甚么要這個(gè)數(shù)量？為甚么要那么多種類？

然后，它們都放在那里？機(jī)器安裝在那里？器材放置在那里？工具放置在那里？活頁(yè)夾、文件、圖紙、規(guī)格、程序、作業(yè)指導(dǎo)書等等放在那里？有固定的地方放置點(diǎn)嗎？都能夠在一分鐘之內(nèi)找到手嗎？

認(rèn)真的進(jìn)行2S可能會(huì)使你嚇一大跳，原來(lái)公司的浪費(fèi)驚人，許多東西，沒有人知道，或只有一個(gè)人知道放置在那里。定量定置，不但可以節(jié)省支出，也可以節(jié)省時(shí)間，更可以節(jié)省地方。曾經(jīng)有一家工廠在實(shí)行2S后，將原來(lái)的倉(cāng)庫(kù)面積，縮小了40%。定置，是規(guī)定一個(gè)放置的地方，好象很簡(jiǎn)單，但其中的變量（Variables）很多。舉例，你買了一張電影票，憑票入座，就包括了票，座位，持票人和發(fā)票人，四個(gè)（Variables）；任何一個(gè)（Variables）錯(cuò)了，就不能對(duì)號(hào)入座了。如果是存放一件物品或工具，則要再加上3-4個(gè)（Variables）（包括物品、標(biāo)識(shí)、記錄表、計(jì)算機(jī)輸入等）。所以出錯(cuò)機(jī)會(huì)是很多的。因此，定量定置，是一個(gè)極關(guān)鍵的段階和步驟。

簡(jiǎn)單地說(shuō)，廠房“整理”基本上是將工具和器材的位置確定下來(lái)，以便在需要用時(shí)能夠盡快找到。以下是一個(gè)有用的方法：①進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)分析用圖表，詳細(xì)列出有關(guān)的活動(dòng)和所面對(duì)的問(wèn)題：活動(dòng)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題1.肯定物品名稱1.貯存地點(diǎn)不明確2.前往貯存處2.距離太遠(yuǎn)3.尋找物品3.要來(lái)回走動(dòng)4.取出物品4.重復(fù)性高5.放回物品5.經(jīng)常忘記

注意：這些問(wèn)題并不需要一個(gè)系統(tǒng)工程師來(lái)解決。只要留意每位員工在完成任務(wù)過(guò)程中所做的事，記下問(wèn)題所在，將資料繪成圖表，問(wèn)題和解決辦法就會(huì)顯而易見。②決定貯存位置要注意以下幾點(diǎn)：

a.將用不著的東西移開

b.決定分類法

c.名稱規(guī)范化在不造成生產(chǎn)延誤的前題下，盡量減少存貨。貯存位置和分類法簡(jiǎn)單明了，就不會(huì)有浪費(fèi)時(shí)間尋找的情況出現(xiàn)。物品的名稱是很重要的，不明確，會(huì)造成許多混亂。③決定貯存方法在決定貯存方法之前，要注意以下幾點(diǎn)：

a.選擇合適的功能貯存法

b.清楚展示對(duì)象/貯存處名稱

c.簡(jiǎn)化取出/貯存的過(guò)程以工具功能或工作過(guò)程為依據(jù)，名稱和地點(diǎn)都一定要明確，才能確保每個(gè)人都知道甚么東西放在那里，方便索取。④嚴(yán)格導(dǎo)守規(guī)則設(shè)計(jì)管制貯存方法，要注意以下幾點(diǎn)：

a.日常存貨管制

b.避免缺貨方法

c.不斷改進(jìn)

d.訓(xùn)練

e.評(píng)估

避免缺貨，要訂立最低存貨水平。要有訂貨說(shuō)明，注明數(shù)目和日期。如物品有人正在使用，要標(biāo)明使用者是誰(shuí)，何時(shí)會(huì)歸還。物品可以根據(jù)形狀存放，或標(biāo)明應(yīng)有的數(shù)目，使之一目了然。訓(xùn)練員工熟悉程序，主動(dòng)遵照規(guī)定辦事也是很重要的。3S-清潔檢查（三常）

Seiso，清理，是在進(jìn)行清潔工作的同時(shí)進(jìn)行檢查。即是說(shuō)，不要只做表面工夫，大家看不見就算，馬虎了事。3S的精義是：清潔的目的是檢查。所以，公司多請(qǐng)幾個(gè)清潔工就能保持干凈，是錯(cuò)誤的觀念。除了洗手間和一些公眾地方如走廊，樓梯以外，所有車間、機(jī)位、辦公桌，清潔工作必須由當(dāng)事人做，才能達(dá)到檢查的目的。尤其是負(fù)責(zé)維修保養(yǎng)的人員，更加要注意在機(jī)修的同時(shí)要清潔檢查，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)隱存的問(wèn)題，及時(shí)加以解決。這樣做，對(duì)停機(jī)停產(chǎn)的時(shí)間絕對(duì)能夠有所降低。

3S看來(lái)很簡(jiǎn)單；但牽涉到的工作卻不少，要通過(guò)不斷細(xì)心檢查與照顧，使廠內(nèi)的所有對(duì)象保持在最佳狀態(tài)。這里強(qiáng)調(diào)的是：任何污垢或廢物都可能減低效率，帶來(lái)廢品或甚至引起意外，細(xì)心的檢查、例常的清理、以及恰當(dāng)?shù)念A(yù)防措施，都是使工作場(chǎng)地保持最佳狀態(tài)的重要條件。清理工作可以分為三個(gè)不同的階段。一般情況大清理，找出污物源頭個(gè)別情況清理廠房和所有器材詳細(xì)情況通過(guò)清理與檢查、預(yù)防機(jī)器、夾具和工具出毛病表3清理工作場(chǎng)所，可分為四個(gè)步驟：①劃定范圍、分配工作

可用圖表確定每個(gè)人應(yīng)扮演的角色和責(zé)任范圍。②根據(jù)地方，根據(jù)器材清理

有系統(tǒng)地清理個(gè)別場(chǎng)地和器材，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在問(wèn)題，避免情況惡化。③執(zhí)行改善措施

不斷尋找途徑，加快清理過(guò)程，重點(diǎn)處理難以清理的地方。④建立整潔規(guī)則

群體協(xié)作，能例常進(jìn)行或每天進(jìn)行。

檢查機(jī)器，夾具和工具：這類工作，最適合于技術(shù)人員，所以又稱之為“器材5S”。但一般工人，或工作人員，在接受基本的安全訓(xùn)練也能夠進(jìn)行。而且能對(duì)所使用的機(jī)器，建立起感情，加以愛護(hù)。以下是一個(gè)簡(jiǎn)單的器材5S程序：選擇目標(biāo)分析問(wèn)題研究清理和檢查問(wèn)題尋找毛病和出現(xiàn)輕微故障的地方填報(bào)檢查表討論與分析問(wèn)題起因策劃與行動(dòng)

表44S-立法守法（四常）

Seiketsu，規(guī)格化，包括立法和守法兩方面。無(wú)規(guī)矩，不能成方圓，行之有效的方法，一定要有明文規(guī)定，訂定守則，告示全員，使大家知所依從，才能持之以恒。1S，2S，3S是短期行為，可以一鼓作氣，做出成績(jī)，但這些只是5S的起步。許多企業(yè)在學(xué)習(xí)5S后，進(jìn)行清除、整理、清理后，就沒有下文了。主要原因是沒有發(fā)展一套明確的系統(tǒng)，以維持及長(zhǎng)期實(shí)行前面三個(gè)階段的成果。例如制定視度管理規(guī)則，顯示機(jī)器故障，使機(jī)器或任何器材出現(xiàn)故障時(shí)，除了操作員，廠內(nèi)的其它人也能夠覺察出來(lái)。為了讓每一個(gè)人知道在緊急時(shí)刻如何采取行動(dòng)，應(yīng)該準(zhǔn)備一本詳細(xì)的規(guī)格書或使用手冊(cè)。

訂立規(guī)則、制度，制訂年計(jì)劃、明確責(zé)任、授與權(quán)力、訂明賞罰，以致于制定卷標(biāo)，標(biāo)識(shí)，設(shè)計(jì)控制，提高可視度等等，都是屬于立法范圍。這些要求，都是和ISO9000不謀而合的。守法，則視乎人員是否合作，自律性是否強(qiáng)，自覺性是否高而定。同時(shí)，也視乎所立的“法”是否合情合理。一個(gè)有效的方法是盡量讓員工參與立法程序，使他們有機(jī)會(huì)發(fā)言，提高他們的參與和歸屬感。5S-保持維護(hù)（五常）

Shitsuke，訓(xùn)練與紀(jì)律，是要達(dá)到保持和維護(hù)的目的。企業(yè)內(nèi)人員素質(zhì)的提高，不斷的培訓(xùn)是最有效的方法。培訓(xùn)既可以增加各人的知識(shí)，也可以建立他們的能力；在行動(dòng)中，還可以改變他們的思想行為。這是4S的最佳保證。紀(jì)律很重要，不服從紀(jì)律的，要進(jìn)行處罰，這在絕大部份員工也能接受，但最有效的紀(jì)律莫過(guò)于自律。自律性高，必須先提高員工素質(zhì)，即個(gè)人品質(zhì)，才能人人自覺，保持維護(hù)既定的條規(guī)和程序。

5S的最大要點(diǎn)是：發(fā)展全面視度管理和讓員工參與規(guī)格化文件和檢查表的制定工作。有一家公司，采用了“我的任務(wù)”卡片制度，讓每個(gè)員工宣布他的目標(biāo)，使大家有機(jī)會(huì)知道其它員工的想法。另一家公司，還發(fā)展了一套“明星制度”，以突出個(gè)人目標(biāo)，使它成為改進(jìn)工作的推動(dòng)力。達(dá)到或超越自己所定目標(biāo)的小組正式被譽(yù)為“明星小組”。這個(gè)榮譽(yù)所帶來(lái)的自豪感，成了小組成員和其它員工的強(qiáng)大推動(dòng)力。

不斷培訓(xùn)是保持高效率工作隊(duì)伍的重要環(huán)節(jié)。它不僅提高技術(shù)，還加強(qiáng)員工的自信和自豪感。一家日本公司在廠內(nèi)設(shè)立學(xué)習(xí)場(chǎng)所，鼓勵(lì)員工在廠房?jī)?nèi)接受訓(xùn)練。這場(chǎng)所被稱為“寺小屋”?！八滦∥荨痹局傅氖且环N私人的，自修性質(zhì)的學(xué)校，為提供和一般學(xué)校不同的教育而成立。工廠這樣做是為了能在友善、自在和實(shí)際的氣氛中，讓員工掌握比較嚴(yán)肅的知識(shí)。“寺小屋”的基本概念是建立一套靈活學(xué)習(xí)方法，提供公司內(nèi)部教材/個(gè)別傳授/交錯(cuò)授課。

許多企業(yè)在改進(jìn)計(jì)劃實(shí)行不久，就無(wú)以為繼，不能堅(jiān)持，第5個(gè)S就是為了培養(yǎng)好習(xí)慣和創(chuàng)造有利環(huán)境而設(shè)計(jì)，讓員工互相提意見，提出改進(jìn)工作的方法。自由氣氛，加上員工同心協(xié)力，不只有助于生產(chǎn)力的提高，同時(shí)也提高了員工的個(gè)人品質(zhì)，所以是一項(xiàng)附加值“AddedValue”極高的活動(dòng)，很有推廣的價(jià)值。超越5S

許多日本公司及世界先進(jìn)的企業(yè)，已經(jīng)超越了5S的范疇。近年來(lái)，有6S及7S的出現(xiàn)和實(shí)施。Motorola更有10S的建立。10S即：1S-Sort分類；2S-Set整頓；3S-Shine清掃；4S-Standards標(biāo)準(zhǔn)化；5S-Strict紀(jì)律；6S-Safety安全；7S-Security保安；8S-Stout體能強(qiáng)化；9S-Skills技能多樣化；10S-Streamline作業(yè)精簡(jiǎn)化。

由此可見，以上范圍除了原有5S的工作場(chǎng)所外，還將重點(diǎn)放在個(gè)人發(fā)展上，同時(shí)也隱含了ISO14000及ISO18000的范疇。是值得注意的趨勢(shì)。起死回生

ISO9000最令人垢病的是，太注重文件化，沒有現(xiàn)場(chǎng)感，員工參與程度不高。在建立體系的過(guò)程中，如果不注意這點(diǎn)，會(huì)后患無(wú)窮。會(huì)使員工感覺增加了無(wú)謂的負(fù)擔(dān)，減低了工作效率；會(huì)使中層管理人員感到處處受制，無(wú)法發(fā)揮管理才能，也會(huì)使高層管理認(rèn)為這張證書，僅是為了符合顧客要求，符合出口要求，對(duì)企業(yè)則一無(wú)是處，反而增加了負(fù)擔(dān)；要多請(qǐng)人，多填表，多記錄，多開會(huì)。

ISO9000的各層文件，其優(yōu)點(diǎn)是規(guī)范化，使各部門，各個(gè)人員分工明確?？上У氖?，文件一經(jīng)寫了出來(lái)，授權(quán)簽署，發(fā)行后，在很短的時(shí)間內(nèi)就可能“死”了?！八馈绷说脑蚩赡苁窃诰帉憰r(shí)就不合實(shí)際；可能最產(chǎn)品流程、產(chǎn)品規(guī)格、顧客要求有所改變；可能是增添了先進(jìn)設(shè)備，但沒有及時(shí)更改文件；也有可能是更改文件的程序太繁瑣死板；更有可能是有人認(rèn)為文件不能改動(dòng)，或不能經(jīng)常改動(dòng)。

要將「死」了的文件「起死回生」，是要事倍功半的。筆者有過(guò)同樣的顧問(wèn)經(jīng)驗(yàn)。一家公司已經(jīng)取得ISO9002證書，而且已經(jīng)有過(guò)CAV覆審的經(jīng)驗(yàn)。都過(guò)關(guān)合格。但公司內(nèi)部對(duì)ISO9000的維持，怨聲載道。一般員工更未知ISO9000對(duì)他們有何用處或好處。各類企業(yè)和機(jī)構(gòu)，存在同類情況為數(shù)不少。取得ISO9000證書的企業(yè)會(huì)越來(lái)越多，問(wèn)題相信也會(huì)越來(lái)越嚴(yán)重及普遍。要解決這個(gè)問(wèn)題，5S是秘密武器。而且效果立竿見影，十分顯著。方法很簡(jiǎn)單，在建立ISO9000的同時(shí)推行5S。無(wú)論是廠房或辦公室都可以推行。使員工有參與感和可參與實(shí)際行動(dòng)。而且，要將5S和ISO9000融為一體，切不要建立兩套系統(tǒng)，以免員工無(wú)所適從。

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