文書(shū)檔案整理課件

文書(shū)檔案整理蕪湖市檔案局文書(shū)檔案整理1文書(shū)檔案整理工作

一、定義

文書(shū)檔案整理，將機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位和社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中形成，已經(jīng)辦理完畢的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料，按照一定的原則和要求，進(jìn)行科學(xué)的分類、排列、確定保管期限、組卷（裝盒）、編目等，使之系統(tǒng)化、條理化的過(guò)程。是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。文書(shū)檔案整理方法：傳統(tǒng)整理方法——以“卷”為管理單位

新的整理方法——以“件”為管理單位

文書(shū)檔案整理工作一、定義2二、制定標(biāo)準(zhǔn)

1、制定本單位文件材料保管期限表

按照國(guó)家檔案局1987年頒發(fā)的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》，結(jié)合本單位文件材料形成的特點(diǎn)、重要程度以及在未來(lái)工作中所起的作用不同，制定本單位的文件材料保管期限表，將需歸檔保存的文件材料劃分為“永久”、“長(zhǎng)期”、“短期”三類保管期限。

實(shí)際操作中,檔案保管期限的制定一般也分成三類情況：一是對(duì)本單位制發(fā)和外單位針對(duì)本單位工作制發(fā)的文件材料就高劃定；二是直屬上級(jí)部門制發(fā)的文件；三是外單位制發(fā)的本單位要長(zhǎng)期貫徹執(zhí)行的文件。

2、制定本單位文件材料的歸檔范圍和不歸檔范圍

按照國(guó)家檔案局1987年頒發(fā)的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍》標(biāo)準(zhǔn)，將本單位所形成的文件材料劃分歸檔范圍和不歸檔范圍。

3、做好本單位分類大綱編制工作

根據(jù)本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置及文件形成的特征，按照復(fù)式分類要求，選擇制定本單位的文書(shū)檔案的分類方案。

以上標(biāo)準(zhǔn)一旦確定后，就不宜隨便更改，它是保證本單位檔案案卷質(zhì)量的前提，不可馬虎。二、制定標(biāo)準(zhǔn)

1、制定本單位文件材料保管期限表3傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位

文書(shū)檔案按“卷”整理流程：

1、收集2、分類3、組卷4、檢查調(diào)整卷內(nèi)文件5、排列卷內(nèi)文件6、卷內(nèi)文件編號(hào)7、編制卷內(nèi)文件目錄8、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題9、填寫(xiě)案卷封面10、裝訂案卷11、填寫(xiě)卷內(nèi)備考表12、案卷排列13、編制檔號(hào)14、編制案卷目錄15、裝盒傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位文書(shū)檔案按“卷”整理流4一、收

集

（一）文件的收集工作

按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事公務(wù)活動(dòng)所形成的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等文件材料進(jìn)行收集的過(guò)程。

（二）收集的原則

齊全完整。它是保證本單位文書(shū)檔案齊全完整的一項(xiàng)十分重要工作，不僅要將全年中有發(fā)文編號(hào)文件收集齊全，還要加大對(duì)帳外文件材料的收集工作。如各類報(bào)表、部門總結(jié)、工作匯報(bào)、會(huì)議記錄等。收集重點(diǎn)一是本單位;二是直屬上級(jí)主管部門和直屬下級(jí)部門;三是外單位針對(duì)本單位工作制發(fā);四是外單位制發(fā)的本單位要長(zhǎng)期貫徹執(zhí)行的文件。一、收集（一）文件的收集工作5二、分

類（一）年度分類法

將文件按其形成和處理的年度進(jìn)行分類。1、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表、預(yù)算，一般放在針對(duì)的年度組卷。2、多年度的規(guī)劃、預(yù)算，放在針對(duì)的第一年組卷。3、跨年度或多年度的總結(jié)，放在針對(duì)的最后一年組卷。4、計(jì)劃與總結(jié)寫(xiě)在一起的，根據(jù)文件內(nèi)容的主次來(lái)確定。如主要是總結(jié)就歸入總結(jié)的針對(duì)年組卷。主要是計(jì)劃就歸入計(jì)劃的針對(duì)年組卷。5、跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年組卷。6、跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議開(kāi)幕的年度組卷。7、法規(guī)性文件，放在公布或批準(zhǔn)的年度組卷。8、跨年度的非訴訟案件材料，放在結(jié)案的年度組卷。9、轉(zhuǎn)發(fā)文件或批轉(zhuǎn)文件，放在轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)的年度組卷。

二、分類（一）年度分類法將文件按其形成和處理的年度進(jìn)行分6

（二）按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題分類

將文件按其形成或承辦的機(jī)構(gòu)（內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題）分類。

1、各類的次序可按本單位機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣上的順序來(lái)排列。

2、幾個(gè)機(jī)構(gòu)共同處理的文件一般以主辦機(jī)構(gòu)歸類。

3、臨時(shí)機(jī)構(gòu)文件歸類。

（三）按保管期限分類

按照本單位制定的文書(shū)檔案保管期限表，將文件劃分成“永久”、“長(zhǎng)期”、“短期”。

在實(shí)際工作中，由于各單位文書(shū)檔案構(gòu)成的復(fù)雜性，通常是將兩種或兩種以上的分類方法結(jié)合起來(lái)使用。目前普遍采用的分類方法有兩種：

1、年度-機(jī)構(gòu)-保管期限分類法

2、保管期限-年度-問(wèn)題分類法

在這個(gè)步驟的操作中，可結(jié)合開(kāi)展對(duì)文件的鑒定工作，即對(duì)無(wú)保存價(jià)值的文件進(jìn)行剔除。（二）按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題分類

將文件按其形成或承辦7三、組

卷

（一）運(yùn)用公文主要特征組卷

1、按問(wèn)題特征組卷將反映同一事件、同一問(wèn)題、同一項(xiàng)工作、同一人物的公文組合在一起。這是實(shí)際工作中使用最廣泛的方法。例：蕪湖市檔案局關(guān)于做好檔案安全工作的通知、報(bào)告。

2、按時(shí)間特征組卷按文件內(nèi)容針對(duì)同一時(shí)間或同屬于某一時(shí)期的公文組合在一起。例：蕪湖市檔案局1998年局辦公會(huì)會(huì)議記錄。

3、按責(zé)任者特征組卷將同一責(zé)任者所形成的若干份公文組合在一起。例：安徽省人事廳關(guān)于干部培訓(xùn)、職稱評(píng)定等工作的規(guī)定、通知。

4、按公文名稱特征組卷

將具有相同公文名稱的若干份文件組合在一起。例：蕪湖市經(jīng)貿(mào)委關(guān)于所屬企業(yè)改制情況的報(bào)告。三、組卷（一）運(yùn)用公文主要特征組卷8

5、按通訊者組卷將本單位與某單位針對(duì)某一問(wèn)題或幾個(gè)問(wèn)題的來(lái)往文件組成案卷。

6、按地區(qū)組卷將來(lái)自同一地區(qū)或內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組成案卷。

但在實(shí)際運(yùn)用中，為使卷內(nèi)公文的聯(lián)系更加緊密，便于查閱和利用，往往采用幾種特征結(jié)合使用。例如：“中共蕪湖市委組織部關(guān)于1998年干部任免的通知”，就是將責(zé)任者、時(shí)間、問(wèn)題和公文名稱四個(gè)特征結(jié)合使用。

5、按通訊者組卷9

（二）運(yùn)用公文主要類型組卷

1、會(huì)議文件一般是一會(huì)一卷，會(huì)議文件較多的大型會(huì)議可一會(huì)數(shù)卷，問(wèn)題相近的幾個(gè)小型會(huì)議可數(shù)會(huì)一卷。

2、案件材料主要指非訴訟案件材料。立卷時(shí)一般是一案一卷，形成材料多的案件可以一案數(shù)卷。

3、信訪材料可根據(jù)來(lái)信所反映的問(wèn)題、信件作者信件處理形式等，結(jié)合文件的多少進(jìn)行組卷。

4、簡(jiǎn)報(bào)、刊物可按簡(jiǎn)報(bào)（情況反映、動(dòng)態(tài)等）和刊物（報(bào)紙、書(shū)籍等）名稱分開(kāi)，一期一卷或數(shù)期一卷。（二）運(yùn)用公文主要類型組卷10（三）組卷的基本要求

1、不同機(jī)構(gòu)或問(wèn)題的文件材料不能組合在一起。2、不同保管期限的文件材料不能組合在一起。3、密不可分的文件材料要組合在一起。如一個(gè)問(wèn)題、一項(xiàng)工作、一次會(huì)議、一個(gè)案件形成的文件材料應(yīng)集中在一起，不能分散。

（三）組卷的基本要求11四、檢查、調(diào)整卷內(nèi)文件1、檢查卷內(nèi)公文是否符合歸檔范圍要求。

2、檢查卷內(nèi)公文是否齊全、完整。

3、檢查組合成的案卷是否保持了公文之間的有機(jī)聯(lián)系。

4、檢查卷內(nèi)公文的保存價(jià)值是否盡量做到了統(tǒng)一。

5、檢查卷內(nèi)公文紙張是否大小不一或有破損現(xiàn)象。6、檢查卷內(nèi)公文是否有字跡褪色和“三筆”現(xiàn)象。7、檢查中發(fā)現(xiàn)分類或保管期限不準(zhǔn)、組卷不合理等問(wèn)題應(yīng)及時(shí)調(diào)整，發(fā)現(xiàn)重份文件要剔除。四、檢查、調(diào)整卷內(nèi)文件1、檢查卷內(nèi)公文是否符合歸12五、卷內(nèi)文件的排列

(一)

對(duì)于單份文件，其排列順序分兩種情況：

1、本單位收文的排列順序一般為：

（1）文件處理單/擬辦單/簽批條

（2）正本。

2、本單位發(fā)文的排列順序一般為：

（1）正文/轉(zhuǎn)發(fā)文

（2）附件/被轉(zhuǎn)發(fā)文

（3）發(fā)文稿紙

（4）定稿/重要文件歷次修改稿。五、卷內(nèi)文件的排列13

(二)對(duì)于多份文件，其排列順序如下

1、卷內(nèi)文件作者、問(wèn)題單一的，按時(shí)間順序排列。2、卷內(nèi)文件兩個(gè)以上作者、問(wèn)題單一的，按作者—時(shí)間順序排列。3、作者單一、兩個(gè)以上問(wèn)題的，按問(wèn)題—時(shí)間順序排列。

4、多問(wèn)題、多作者的，按問(wèn)題—作者—時(shí)間或作者—問(wèn)題—時(shí)間順序排列。

14六、卷內(nèi)文件編號(hào)

為固定卷內(nèi)文件排列的位置，便于統(tǒng)計(jì)和保護(hù)文件，對(duì)每一卷檔案按已排定的順序依次用鉛筆對(duì)有文字圖表的頁(yè)面采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開(kāi)始編流水號(hào)，頁(yè)號(hào)的位置在文件的正面右上角，背面左上角。（卷內(nèi)目錄、備考表不編頁(yè)號(hào)）。六、卷內(nèi)文件編號(hào)15七、編制卷內(nèi)文件目錄

卷內(nèi)文件目錄項(xiàng)目包括：順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注。編制要求如下：

1、順序號(hào)填寫(xiě)卷內(nèi)每份公文排列順序的序號(hào)。一份公文一個(gè)順序號(hào)。

2、文號(hào)即公文發(fā)文機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。填寫(xiě)時(shí)應(yīng)照抄實(shí)錄。

3、責(zé)任者即公文的制發(fā)機(jī)關(guān)或署名者。填寫(xiě)時(shí)應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

4、題名即公文標(biāo)題。一般照抄實(shí)錄。規(guī)范性標(biāo)題應(yīng)體現(xiàn)文件責(zé)任者、內(nèi)容、文種三要素，若公文標(biāo)題過(guò)于復(fù)雜，可縮寫(xiě)，沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題過(guò)于簡(jiǎn)單不能反映公文內(nèi)容時(shí)，可重?cái)M題名，并加“[]”，文件中涉及本單位人名輸入電子目錄時(shí)需全部錄入。

5、日期公文的形成時(shí)間。填寫(xiě)時(shí)以八位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如：20100506。沒(méi)有日期的文件應(yīng)考證清楚后填寫(xiě)。

6、頁(yè)號(hào)即卷內(nèi)公文所在頁(yè)號(hào)。填寫(xiě)時(shí)除卷內(nèi)最后一份公文需填寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)外，其余公文只填寫(xiě)首頁(yè)頁(yè)號(hào)。

7、備注留待對(duì)卷內(nèi)公文變化時(shí)作說(shuō)明之用。七、編制卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄項(xiàng)目16卷內(nèi)文件目錄樣表

卷內(nèi)文件目錄樣表17八、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題

案卷標(biāo)題，即案卷題名，用以概括和揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，為查找利用提供線索，也是案卷封面和案卷目錄中最主要的項(xiàng)目。擬寫(xiě)時(shí)符合案卷題名結(jié)構(gòu)“三要素”要求，即：責(zé)任者——問(wèn)題——名稱（文種)。

1、責(zé)任者應(yīng)寫(xiě)全稱,以印章為準(zhǔn)或通用簡(jiǎn)稱，通用簡(jiǎn)稱應(yīng)具備唯一性。聯(lián)合發(fā)文時(shí)如責(zé)任者過(guò)多,則選2-3個(gè)主要責(zé)任者，后加“等”字。立檔單位是責(zé)任者必須抄錄。

2、

問(wèn)題應(yīng)簡(jiǎn)明扼要、用詞規(guī)范，不能目錄式堆砌或全面羅列，不能漏掉主要內(nèi)容，總字?jǐn)?shù)控制在50個(gè)漢字以內(nèi)。

3、文種也應(yīng)概括在三個(gè)以內(nèi)，如：“計(jì)劃、意見(jiàn)、要點(diǎn)”等，只標(biāo)明“計(jì)劃”即可。八、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題18九、填寫(xiě)案卷封面

案卷封面的項(xiàng)目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時(shí)間、保管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)、歸檔號(hào)、檔號(hào)。一律用碳素或藍(lán)黑墨水筆書(shū)寫(xiě)，也可用計(jì)算機(jī)打印，要求字跡工整、清晰、醒目。九、填寫(xiě)案卷封面案卷封面的項(xiàng)目包括：全宗名19案卷封面填寫(xiě)示例

案卷封面填寫(xiě)示例20十、裝訂案卷

采用三孔一線的方式進(jìn)行左側(cè)裝訂,三孔必須在一條直線上，裝訂要牢固結(jié)實(shí)、整齊美觀。裝訂前先要去除文件中易銹蝕的金屬物（如訂書(shū)針、大頭針、回形針等），對(duì)破損文件要進(jìn)行修補(bǔ)（不能使用膠條等塑料、化學(xué)品），對(duì)沒(méi)有裝訂線的文件要另用紙加寬，對(duì)超大紙張的文件應(yīng)進(jìn)行切齊或折疊，切齊文件時(shí)要注意不要把文件邊上的批示切掉。十、裝訂案卷21十一、填寫(xiě)備考表備考表放在案卷最后，用來(lái)登記卷內(nèi)文件的基本情況，便于檔案管理人員和利用者了解案卷的有關(guān)情況。其填寫(xiě)要求如下：

1、卷內(nèi)情況說(shuō)明：主要填寫(xiě)卷內(nèi)公文缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

2、立卷人：完成立卷后，由立卷者簽名。

3、檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名。4、日期：案卷整理完成年月日。十一、填寫(xiě)備考表22十二、案卷排列

（一）采用年度-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）-保管期限分類法

先將案卷按年度先后排列,然后在每個(gè)年度下再按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）排列,最后在每個(gè)機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）內(nèi)按保管期限排列。

（二）采用保管期限-年度-問(wèn)題分類法（推薦）

先將案卷按保管期限永久、長(zhǎng)期、短期區(qū)分開(kāi)，然后在同一種保管期限內(nèi)按年度先后排列，最后在同一年度內(nèi)按問(wèn)題排列。按問(wèn)題排列是結(jié)合重要程度或相互聯(lián)系排列。在按機(jī)構(gòu)排列時(shí)，一般是將黨政工團(tuán)等綜合性機(jī)構(gòu)的案卷排在前邊、業(yè)務(wù)性機(jī)構(gòu)的案卷在后、行政后勤機(jī)構(gòu)的案卷排在最后；在排列同一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）內(nèi)的案卷時(shí)，可采用兩種方法：一是按照案卷所反映問(wèn)題的重要程度或相互聯(lián)系排列；二是按照案卷所反映的時(shí)間順序排列，案卷排列應(yīng)基本保持前后一致。十二、案卷排列23十三、編制檔號(hào)

檔號(hào)主要由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、件（頁(yè)）號(hào)等要素組成。

1、全宗號(hào)是給每個(gè)立檔單位編制的代碼，由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。

2、目錄號(hào)

是指檔案類別和保管期限的代碼。由漢字、漢語(yǔ)拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的一組代碼標(biāo)識(shí)。文書(shū)類檔案以“W01”、“W02”、“W03”分別表示永久、長(zhǎng)期、短期三種。

3、案卷號(hào)案卷排列的順序號(hào)。同一保管期限內(nèi)的案卷按四位阿拉伯?dāng)?shù)字排大流水編號(hào)。

4、件號(hào)

案卷內(nèi)文件的順序號(hào)。按排列順序流水編號(hào)。

5、頁(yè)號(hào)

案卷內(nèi)文件每頁(yè)的順序號(hào)。按排列順序流水編號(hào)。十三、編制檔號(hào)24十四、編制案卷目錄

包括檔號(hào)、案卷標(biāo)題、起止日期、份數(shù)、頁(yè)數(shù)、期限、備注等項(xiàng)目。

1、分年度編制將全宗內(nèi)的文書(shū)檔案逐年按保管期限，即永久、長(zhǎng)期和短期的順序編成一本案卷目錄，即每一年要形成一本目錄。這種方法條理清楚，便于當(dāng)年案卷的隨時(shí)補(bǔ)充和調(diào)整，但形成的目錄過(guò)多，一般適用于每年形成檔案數(shù)量較多的單位。

2、混年度編制根據(jù)案卷的數(shù)量情況，將每種保管期限的檔案每五年或十年編制一本目錄，這種方法可減少目錄的數(shù)量，方便管理，一般適用于檔案年形成量不大的單位。但不便于插卷和案卷的隨時(shí)調(diào)整。案卷目錄編制好以后要加上案卷目錄封面、封底裝訂成冊(cè)，并填寫(xiě)案卷目錄封面的各個(gè)欄目。案卷目錄應(yīng)一式三份。檔案移交時(shí)，一份存單位檔案室，兩份隨檔案移交檔案館。十四、編制案卷目錄25

案卷目錄示例案卷目錄示例26

裝盒包括將案卷按順序裝入檔案盒，填寫(xiě)備考表、放置卷內(nèi)文件目錄、編制盒脊項(xiàng)目等內(nèi)容。裝盒的要求：1、不同保管期限的案卷不應(yīng)放入同一檔案盒。2、同一保管期限內(nèi)的案卷按大流水號(hào)順序裝盒。3、每盒檔案不宜裝得過(guò)滿，要留有一定空間。

十五、裝

盒

裝盒包括將案卷按順序裝入檔案盒，填寫(xiě)備考表、十五、裝27

0218

W01

2001

0001

0010永久蕪湖市檔案局檔案盒脊背示例：0218W0120010001永久蕪檔案盒脊28新的整理方法——以“件”為管理單位概述（一）《歸檔文件整理規(guī)則》制定的背景

隨著機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快，計(jì)算機(jī)技術(shù)越來(lái)越多地應(yīng)用于檔案管理，傳統(tǒng)的文書(shū)立卷方法明顯暴露出繁瑣、復(fù)雜、效率低等弱點(diǎn)，影響檔案工作的發(fā)展，客觀上成為制約檔案事業(yè)發(fā)展“瓶頸”。因此，國(guó)家檔案局于2000年12月在充分調(diào)研國(guó)內(nèi)外歸檔文件整理方法和借鑒傳統(tǒng)立卷方法合理性基礎(chǔ)上，從“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”的目的出發(fā)，對(duì)歸檔文件材料整理的許多程序、環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整簡(jiǎn)化。發(fā)布了我國(guó)檔案工作新的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》。此最根本的特點(diǎn)，就是對(duì)歸檔文件的整理，采用以“件”為單位，進(jìn)行文件級(jí)整理。它的適用范圍：只針對(duì)紙質(zhì)文書(shū)檔案的整理歸檔，暫不涉及科技、會(huì)計(jì)、聲像、照片等其它類型檔案的整理。

新的整理方法——以“件”為管理單位概述29

（二）歸檔文件的概念立檔單位在其職能活動(dòng)中形成、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

（三）調(diào)整本單位文件材料歸檔范圍和保管期限表

根據(jù)2006年12月，國(guó)家檔案局公布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》(國(guó)家檔案局第8號(hào)令），結(jié)合本單位文件形成的特點(diǎn)、重要程度以及在未來(lái)工作中所起的作用不同，調(diào)整本單位的文件材料的歸檔范圍和保管期限表，將原有的保管期限“永久”、“長(zhǎng)期”、“短期”調(diào)整為“永久”、“定期（包括30年、10年）”。相對(duì)于老的規(guī)定，更明確，更具有操作性。

（四）歸檔文件整理流程

1、收集2、“件”的確定3、文件的修整4、裝訂5、分類6、排列7、編號(hào)、蓋章8、編目9、裝盒10、排架11、檔案的移交。（二）歸檔文件的概念30一、收集

歸檔文件的收集工作指按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事公務(wù)活動(dòng)所形成的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等文件材料進(jìn)行收集的過(guò)程。

收集原則

齊全完整。它是保證本單位文書(shū)檔案齊全完整的一項(xiàng)十分重要工作，不僅要將全年中有發(fā)文編號(hào)文件收集齊全，還要加大對(duì)帳外文件材料的收集工作。如各類報(bào)表、部門總結(jié)、工作匯報(bào)、會(huì)議記錄等。收集重點(diǎn)一是本單位，二是直屬上級(jí)主管部門和直屬下級(jí)部門，三是外單位針對(duì)本單位工作制發(fā)，四是外單位制發(fā)的本單位要長(zhǎng)期貫徹執(zhí)行的文件。一、收集歸檔文件的收集工作指按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)國(guó)31

二、“件”的確定

一般以每份文件為一件。但是，在實(shí)際工作中各單位形成的文件情況各不相同，具體操作時(shí)可以按以下標(biāo)準(zhǔn)來(lái)確定“件”：1、文件正本與定稿為一件重要文件須保留歷次修改稿的，正本與歷次稿可各為一件。2、正文與附件為一件3、正文與文件處理單為一件4、原件與復(fù)制件為一件，如：傳真件、圓珠筆書(shū)寫(xiě)的文件以及破損的文件，要復(fù)制后與原件一起歸檔。5、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件6、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件

7、來(lái)文與復(fù)文可為一件，如：請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函。8、不便拆開(kāi)的整本會(huì)議記錄、介紹信存根可作為一件。9、成套的會(huì)議材料各為一件

10、未裝訂的式樣同一的表格作為一件二、“件”的確定

一般32三、文件修整

整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，對(duì)不符合要求的文件應(yīng)進(jìn)行修整。具體內(nèi)容如下：

（一）修裱

對(duì)破損紙張進(jìn)行修補(bǔ)或托裱。

（二）復(fù)制

對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制或字跡加固處理。

（三）去除易銹金屬物

除去普通的訂書(shū)釘、回形針、大頭針等，防止時(shí)間長(zhǎng)了生銹。

（四）大紙張折疊

歸檔文件盒只能容納A4規(guī)格的文件，所以大紙張要進(jìn)行折疊后才能裝入，折疊時(shí)盡量減少折數(shù)，文件頁(yè)數(shù)多的宜單張折疊，數(shù)量少的可一起折疊。

（五）傳真件字跡耐久性差，須復(fù)制后才能歸檔

盡管復(fù)制件本身在耐久性方面也存在問(wèn)題，但強(qiáng)于傳真件字跡的耐久性。復(fù)印件應(yīng)單面復(fù)印，復(fù)印時(shí)墨粉濃度不要太深，以防粘連。三、文件修整整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、33四、文件裝訂（一）歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂。“件”內(nèi)排序：

1、正本在前，定稿在后；

2、正文在前，附件在后；

3、原件在前，復(fù)制件在后；

4、轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；

5、復(fù)文在前，來(lái)文在后；

6、重要文件歷次修改稿都需存留的，定稿在前，歷次修改稿按時(shí)間順序依次在后；

7、不同文字的文本，中文本（漢文本）在前，外文本（少數(shù)民族）在后。

8、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一般每?jī)?cè)（本）內(nèi)容都相對(duì)完整，具有獨(dú)立的檢索價(jià)值，因此應(yīng)按照其原來(lái)的裝訂方式，一冊(cè)（本）作為一件。去除原有的不符合要求的裝訂物。

9、訂本式的會(huì)議記錄，要拆除原來(lái)不符合規(guī)范的裝訂物，重新裝訂。四、文件裝訂（一）歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂?！凹眱?nèi)排序：34（二）裝訂要求

1、裝訂的文件要力求整齊、結(jié)實(shí)、美觀。2、采用左上角裝訂的，應(yīng)將左側(cè)、上側(cè)對(duì)齊。3、采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將文件左側(cè)、下側(cè)對(duì)齊。（二）裝訂要求35（三）裝訂方式和用品：常用的有三種

1、線裝：縫紉機(jī)軋線或三孔一線。

2、粘接式：采用漿糊及膠水粘貼，成本較低。

3、變形材料：不銹鋼夾、燕尾夾、塑料夾

4、無(wú)酸紙封套：裝套。裝訂應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料，降低成本、簡(jiǎn)便易行（推薦第一種）（三）裝訂方式和用品：常用的有三種36五、歸檔文件的分類（一）分類方法包括年度分類法、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類法、保管期限分類法。（二）復(fù)式分類法機(jī)關(guān)檔案室在實(shí)際工作中，歸檔文件數(shù)量較多，使用單一的分類方法較少，一般將幾種方法結(jié)合使用。如：

1、年度—機(jī)構(gòu)—保管期限

2、保管期限—年度—問(wèn)題

3、年度—保管期限五、歸檔文件的分類（一）分類方法37

1、年度分類法根據(jù)形成和處理文件的年度對(duì)歸文件進(jìn)行的分類。采用年度分類法正確確定文件日期并歸入相應(yīng)年度，是決定分類質(zhì)量的關(guān)鍵。具體有以下幾種：（1）一份文件有多個(gè)時(shí)間特征，如：成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通過(guò)日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等均以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（2）計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等文件的歸檔時(shí)間皆以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（3）跨年度形成有密切關(guān)系的文件在辦結(jié)年度歸檔。（4）件內(nèi)稿本與文本日期不一致，應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件的時(shí)期為準(zhǔn)。（5）文件沒(méi)有標(biāo)注日期，應(yīng)考證清楚，按考證日期歸檔。（6）有專門年度按專門年度與自然年度合并歸檔，如：2015-2016學(xué)年度文件與2015年文件歸入同一類。1、年度分類法38

2、機(jī)構(gòu)分類法將歸檔文件按其形成或處理的部門劃分類別。適用于內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定，職責(zé)范圍比較清楚，形成的文件材料在內(nèi)容上不相交叉的機(jī)關(guān)單位。

3、問(wèn)題分類法按歸檔文件內(nèi)容劃分類別。適用內(nèi)部機(jī)構(gòu)較大，職責(zé)范圍不甚清楚，形成文件材料在內(nèi)容上常有交叉的機(jī)關(guān)單位。

此種分類的優(yōu)點(diǎn)：一是不會(huì)隨單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)調(diào)整而有較大變動(dòng)，二是檔案進(jìn)館后便于查找，三是針對(duì)以件為單位歸檔時(shí)可減少出現(xiàn)很多小流水號(hào)，給統(tǒng)計(jì)工作帶來(lái)不便。分類一般以3至5個(gè)類目為宜，即大單位或是內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)多的單位可分5個(gè)類目，小單位可以分3個(gè)類目。

4、保管期限分類法

將歸檔文件按照不同的保管期限分類的方法。2、機(jī)構(gòu)分類法39

5、復(fù)式分類法

（1）保管期限—年度—問(wèn)題分類法（推薦）

將立檔單位同一全宗內(nèi)歸檔文件按劃定的保管期限分類，

同一保管期限內(nèi)的文件再按年度分類，同一年度內(nèi)再按問(wèn)題分類。（例1）（2）年度—機(jī)構(gòu)—保管期限分類法將立檔單位同一全宗內(nèi)歸檔文件按其形成的年度分類，同一年度內(nèi)的文件再按形成或承辦機(jī)構(gòu)分類，同一機(jī)構(gòu)內(nèi)的文件按劃定的保管期限分類（例2）（3）年度—保管期限分類法將立檔單位同一全宗內(nèi)歸檔文件按其形成的年度分類，同一年度內(nèi)的文件再按保管期限分類。（例3）

5、復(fù)式分類法40例1：

永久

：

2011年

黨群類行政類人事類業(yè)務(wù)類

30年：

2011年

黨群類行政類人事類業(yè)務(wù)類

10年：

2011年

黨群類行政類人事類業(yè)務(wù)類

例1：41例2：

2011年：辦公室…永久、30年、10年人事科…永久、30年、10年管理科…永久、30年、10年

……

2012年：辦公室…永久、30年、10年人事科…永久、30年、10年管理科…永久、30年、10年

……

2013年：……

例2：42例3：

2011年：永久、30年、10年

2012年：永久、30年、10年

2013年：永久、30年、10年

……

一個(gè)立檔單位內(nèi)的歸檔文件一般只采用一種分類方法。不管采取哪一種分類方法，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性，做到類別設(shè)置合理，各類之間界限清楚，歸類準(zhǔn)確，為今后向檔案館移交方便，建議采用：保管期限—年度—問(wèn)題分類法。例3：43六、歸檔文件的排列

（一）件與件的排列

歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間或重要程度排列。

1、事由原則

同一事由即有密切聯(lián)系的文件材料應(yīng)當(dāng)排列在一起?！笆掠伞笨梢允侵敢患唧w的事，或一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段較緊密的工作過(guò)程，如一次活動(dòng)、一次會(huì)議、一項(xiàng)工程、一項(xiàng)業(yè)務(wù)。

2、排列方法

在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。

（1）同一事由內(nèi)歸檔文件的排列

按文件形成時(shí)間的先后順序或文件的重要程度排列。

（2）不同事由間歸檔文件的排列

①按不同事由形成時(shí)間（即辦結(jié)時(shí)間）的先后順序排列。

②按事由的重要程度排列。

③按事由文件材料的責(zé)任者或承辦部門分別集中排列。

④按事由文件材料所反映的不同問(wèn)題分別集中排列。

▲會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、內(nèi)部刊物等成套性文件可集中排列。

六、歸檔文件的排列（一）件與件的排列歸檔文件應(yīng)在分類方44

（3）零散文件材料的排列可排在同一年度、期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的所有文件的最后，或并入關(guān)系密不可分的相關(guān)文件中作為一件。上述情況應(yīng)在備考表中加以說(shuō)明，而在實(shí)際整理工作應(yīng)盡量避免。

3、應(yīng)注意的問(wèn)題

（1）不能直接按文件形成的時(shí)間或收、發(fā)文字號(hào)的順序排列

（2）“隨辦隨歸”的前提是“同一事由文件齊全完整”

（3）“事由”與“問(wèn)題”的區(qū)別（二）每份文件內(nèi)不同稿本的排列按照文件審批單、正本、附件（被轉(zhuǎn)發(fā)文）、定稿、復(fù)制件的順序排列。

45七、歸檔文件的編號(hào)、蓋章

歸檔文件編號(hào)是將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)為符號(hào)，應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。歸檔章的位置一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁(yè)上端的空白位置，盡量不要壓住文件字跡，也不要與指示文字或收文章等交叉。

歸檔章的內(nèi)容包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)（問(wèn)題）、室編件號(hào)、館編件號(hào)6項(xiàng)，其中機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）為選擇項(xiàng),其它為必填項(xiàng)。

七、歸檔文件的編號(hào)、蓋章46（一）歸檔章各個(gè)項(xiàng)目的具體填寫(xiě)要求

1、全宗號(hào)綜合檔案館賦予立檔單位的代碼，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)，如：蕪湖市檔案局為“0218”。

2、年度指歸檔文件的形成年度。填寫(xiě)時(shí)以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如：2015年標(biāo)識(shí)為“2015”，不能簡(jiǎn)寫(xiě)為“15”。

3、保管期限

歸檔文件保管期限的全稱或標(biāo)識(shí)年限。填寫(xiě)時(shí)分別為“永久、30年、10年”，不能寫(xiě)成“永久、30、10”,更不能寫(xiě)“1、2、3”。

4、室編件號(hào)歸檔文件的排列順序號(hào)，以機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）為單位，按文件排列順序從“1”開(kāi)始標(biāo)注。

5、館編件號(hào)在移交時(shí)根據(jù)檔案館規(guī)定編寫(xiě)。

6、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題

按照分類方案中的類目名稱準(zhǔn)確填寫(xiě)，如“辦公室”或“行政類”。（一）歸檔章各個(gè)項(xiàng)目的具體填寫(xiě)要求47

（二）填寫(xiě)歸檔章項(xiàng)目字跡要求使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料(碳素或藍(lán)黑）

（三）歸檔章格式其規(guī)格為長(zhǎng)45mm，寬16mm，分為均勻的6格（如圖）。

（四）歸檔文件頁(yè)號(hào)的編制編制每件歸檔文件的頁(yè)碼。用鉛筆對(duì)有圖文的頁(yè)面采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開(kāi)始編流水號(hào)，位置在文件的正面右上角，背面左上角。

48八、歸檔文件的編目

《歸檔文件目錄》是由歸檔文件目錄、歸檔文件目錄封面兩部分構(gòu)成。

歸檔文件目錄,其內(nèi)容包括機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等。編目要以“件”為單位進(jìn)行，按照分類、排列的結(jié)果逐類、逐件編制目錄，在目錄中一件文件體現(xiàn)為一條條目，條目必須要與實(shí)體一一對(duì)應(yīng)，避免一些檔案成為死檔。

八、歸檔文件的編目《歸檔文件目錄》是由歸檔文件目錄、歸49

（一）歸檔文件目錄的填寫(xiě)要求

1、件號(hào)填寫(xiě)室編件號(hào)，向國(guó)家各級(jí)綜合檔案館移交的檔案須填寫(xiě)?zhàn)^編件號(hào)。要與檔號(hào)章上的件號(hào)對(duì)應(yīng)。

2、責(zé)任者制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。填寫(xiě)時(shí)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，不能用“本部”、“本局”、“本公司”。聯(lián)合發(fā)文出現(xiàn)多個(gè)責(zé)任者時(shí)，只寫(xiě)2-3個(gè)單位后面加“等”字表示，立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。

3、文號(hào)文件的發(fā)文字號(hào)。一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)據(jù)實(shí)抄錄。

5、日期文件的成文日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)“20130316”。文件中沒(méi)有日期的，應(yīng)進(jìn)行考證。6、頁(yè)數(shù)每份歸檔文件的總頁(yè)數(shù)。7、盒號(hào)歸檔文件整理裝盒后，在同一保管期限下按大流水號(hào)編制。8、備注注釋文件需說(shuō)明的情況。（一）歸檔文件目錄的填寫(xiě)要求504、題名文件標(biāo)題，填寫(xiě)時(shí)據(jù)實(shí)抄錄。（1）規(guī)范性標(biāo)題應(yīng)體現(xiàn)文件責(zé)任者、內(nèi)容、文種三要素，重要來(lái)往文件還應(yīng)體現(xiàn)受文者。（2）沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范，應(yīng)自擬標(biāo)題并加[]號(hào)。如：蕪湖市檔案局通報(bào)，應(yīng)重?cái)M標(biāo)題并抄錄為：蕪湖市檔案局[關(guān)于精神文明建設(shè)情況的]通報(bào)。（3）如果文件題名過(guò)長(zhǎng)，應(yīng)簡(jiǎn)明扼要地?cái)M寫(xiě)題名，將總字?jǐn)?shù)控制在50個(gè)漢字以內(nèi)。但要體現(xiàn)文件責(zé)任者、內(nèi)容、文種三要素。（4）成套文件在編目時(shí)要在每一份文件標(biāo)題中將文件成套性特征標(biāo)注清楚。（5）總結(jié)、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)表等文件，標(biāo)題中應(yīng)標(biāo)識(shí)年度。（6）文件中涉及人名，在輸入電子目錄時(shí)需全部錄入。4、題名文件標(biāo)題，填寫(xiě)時(shí)據(jù)實(shí)抄錄。51

歸檔（盒內(nèi)）文件目錄樣表

機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：辦公室

保管期限：30年

歸檔（盒內(nèi)）文件目錄52

（二）歸檔文件目錄用紙

采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，豎排打印后裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄一年裝訂成一本，亦可每年區(qū)分保管期限裝訂成三本，或每年區(qū)分機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）裝訂成若干本，這要根據(jù)單位年度歸檔的數(shù)量來(lái)定。合訂成一本的目錄中可用口取紙以區(qū)分保管期限和機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）。

（三）歸檔文件目錄封面設(shè)置包括全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等項(xiàng)目。⑴全宗名稱：立檔單位名稱，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；

⑵年度：文件形成年度；

⑶保管期限：填寫(xiě)永久、30年、10年；

⑷機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：根據(jù)分類方案，填寫(xiě)對(duì)應(yīng)歸檔文件的類目。如：辦公室（黨群類）（二）歸檔文件目錄用紙53歸檔文件目錄封面（樣本）歸檔文件目錄封面（樣本）54九、歸檔文件的裝盒

裝盒包括將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒，放置盒內(nèi)文件目錄、填寫(xiě)備考表、編制檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目等內(nèi)容。（一）裝盒的要求

1、歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按件號(hào)的先后順序裝入檔案盒，每一盒的厚度應(yīng)松緊適度，不能過(guò)滿；2、不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；

2、不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；

3、分機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的情況下，不同機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。九、歸檔文件的裝盒裝盒包括將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔55（二）檔案盒樣式及規(guī)格

檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙。規(guī)格為310mm×220mm（長(zhǎng)×寬）盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。如:（二）檔案盒樣式及規(guī)格檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙。規(guī)格為356

（三）檔案盒盒脊填寫(xiě)要求

檔案盒脊背應(yīng)標(biāo)注全宗號(hào)、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)等項(xiàng)目。其中，起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)。盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，按同一保管期限內(nèi)大流水號(hào)編制。

檔案盒盒脊項(xiàng)目應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚，檔案室可根據(jù)是否移交進(jìn)館的需要采用打印粘貼、蓋章等方式編制。

（三）檔案盒盒脊填寫(xiě)要求

檔案盒脊背應(yīng)57檔案盒盒脊

0218

2008

永久

黨群1

28

1蕪湖市檔案局蓋印檔案盒封面盒脊式樣檔案盒盒脊02182008永久58（四）備考表

（四）備考表59九、排

架檔案按分類方案排架。如：年度——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）——保管期限或年度——保管期限——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）從上到下、從左到右的順序排列上架,也可將歷年檔案統(tǒng)一按保管期限分別排架。九、排架檔案按分類方案排架。60十、檔案的移交

（一）機(jī)關(guān)各科室向本單位檔案部門移交

機(jī)關(guān)各科室一般應(yīng)在次年6月底前向本單位檔案部門移交已整理歸檔的案卷或歸檔文件，機(jī)關(guān)檔案部門工作人員核對(duì)無(wú)誤后雙方辦理移交手續(xù)。一些專門文件或個(gè)別業(yè)務(wù)單位、駐地分散的單位可另行規(guī)定切合實(shí)際的歸檔時(shí)間。

（二）機(jī)關(guān)單位定期向市級(jí)檔案館移交

1、各移交單位與市檔案館工作人員對(duì)所移交的檔案進(jìn)行嚴(yán)格清點(diǎn)檢查。當(dāng)面清點(diǎn)核對(duì)移交檔案數(shù)量是否與移交目錄一致，檢查其質(zhì)量是否符合向市檔案館移交的標(biāo)準(zhǔn)要求。對(duì)不符合要求者，要求其重新整理。

2、清點(diǎn)核對(duì)準(zhǔn)確無(wú)誤者，便可辦理移交登記手續(xù)。

十、檔案的移交（一）機(jī)關(guān)各科室向本單位檔案61（三）移交手續(xù)的辦理

1、檢索工具的移交。

卷內(nèi)文件目錄（歸檔文件目錄）一份，交檔案館保存。案卷目錄移交表（歸檔文件目錄移交表）一式三份、并逐一寫(xiě)明移交總卷（件）數(shù)，移交人、接收人、交接時(shí)間等項(xiàng)目，經(jīng)雙方領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后，一份退回原單位保存，另兩份交檔案館保存。

2、交接文據(jù)一式兩份，經(jīng)雙方負(fù)責(zé)人簽字、蓋章后各自保留一份。

說(shuō)明：移交檔案的同時(shí)，各單位全宗介紹、組織沿革、大事記、分類方案、保管期限表等資料應(yīng)一并移交。文書(shū)檔案整理課件62案卷目錄移交表封面：

蕪湖市房地產(chǎn)管理局

1985－2001年度

0327

永久

W01案卷目錄移交表封面：蕪湖市房地產(chǎn)管理局1985－63案卷目錄移交表封底：

91

張XX

顧XX

陳XX

江XX2015824案卷目錄移交表封底：91張XX顧XX64歸檔文件目錄移交表：歸檔文件目錄移交表：65

檔案交接文據(jù)示例檔案交接文據(jù)示例66電子目錄著錄一、案卷目錄二、卷內(nèi)目錄三、歸檔文件目錄電子目錄著錄一、案卷目錄67著錄項(xiàng)：全宗號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)、檔號(hào)、題名、起始日期、終止日期、編制單位、總件數(shù)、總頁(yè)數(shù)、保管期限、備注其中必填項(xiàng)：全宗號(hào)、檔號(hào)、題名、起始日期、終止日期、編制單位、總件數(shù)、總頁(yè)數(shù)、保管期限案卷目錄著錄項(xiàng)：全宗號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)、檔號(hào)、題名、起始日期、終止日68案卷著錄項(xiàng)格式全宗號(hào)：4位。首位為0無(wú)法輸入4位的，可在數(shù)字前加'（半角單引號(hào)），如0124，輸入'0124。分類號(hào)：文書(shū)檔案永久(W01)、長(zhǎng)期（W02）；

專業(yè)檔案自行定義，字母采用大寫(xiě) 。案卷號(hào)：4位，不足部分用0補(bǔ)齊，比如124寫(xiě)作0124，輸入方式同全宗號(hào)。檔號(hào)：格式為“全宗號(hào)-目錄號(hào)-案件號(hào)”，如：0001-W01-0124。題名：文本，不得超過(guò)50個(gè)漢字。

案卷著錄項(xiàng)格式全宗號(hào)：4位。首位為0無(wú)法輸入4位的，可在數(shù)字69案卷著錄項(xiàng)格式起始日期、終止日期：8位日期，如19820528；不足八位的以0補(bǔ)齊，如19820000。編制單位：?jiǎn)挝蝗Q或規(guī)范簡(jiǎn)稱?？偧?shù)：阿拉伯?dāng)?shù)字，如20。總頁(yè)數(shù)：阿拉伯?dāng)?shù)字，如15。保管期限：永久、長(zhǎng)期。備注：其他要說(shuō)明的事項(xiàng)。案卷著錄項(xiàng)格式起始日期、終止日期：8位日期，如198205270卷內(nèi)目錄著錄項(xiàng)：全宗號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)、檔號(hào)、順序號(hào)、文件編號(hào)、題名、責(zé)任者、形成日期、保管期限、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、頁(yè)號(hào)、備注其中必填項(xiàng)：全宗號(hào)、檔號(hào)、順序號(hào)、題名、形成日期、保管期限、頁(yè)數(shù)卷內(nèi)目錄著錄項(xiàng)：全宗號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)、檔號(hào)、順序號(hào)、文件編71卷內(nèi)著錄項(xiàng)格式全宗號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)、檔號(hào)、題名、保管期限、備注：要求與案卷目錄相同。順序號(hào)：卷內(nèi)順序號(hào)，格式為數(shù)字，如：5文號(hào)：文本，不得使用半角小括號(hào)“()”。責(zé)任者：簡(jiǎn)稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱，要求字?jǐn)?shù)不超過(guò)127字；除主辦單位和本單位以外發(fā)文單位可以用“等”替代形成日期：8位日期，如19911202,19810000。密級(jí)：絕密、機(jī)密、秘密或空。相關(guān)人員：文件中本單位或本系統(tǒng)相關(guān)人員名單，如已在題名中可省略卷內(nèi)著錄項(xiàng)格式全宗號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)、檔號(hào)、題名、保管期限、72歸檔文件目錄著錄項(xiàng)：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)問(wèn)題、盒號(hào)、室編件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、形成日期、頁(yè)數(shù)、開(kāi)放標(biāo)志其中必填項(xiàng)：全宗號(hào)、年度、保管期限、室編件號(hào)、責(zé)任者、題名、形成日期、頁(yè)數(shù)、開(kāi)放標(biāo)志歸檔文件目錄著錄項(xiàng)：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)問(wèn)題、盒號(hào)、73歸檔文件著錄項(xiàng)格式全宗號(hào)、文號(hào)、題名、保管期限、形成日期、頁(yè)數(shù)、相關(guān)人員、備注：要求與案卷目錄相同。年度：4位，如2005。機(jī)構(gòu)問(wèn)題：機(jī)構(gòu)分類、問(wèn)題分類、或空盒號(hào)：數(shù)字，如5。室編件號(hào)：數(shù)字，如357。密級(jí)：密級(jí)或“主動(dòng)公開(kāi)”、“依申請(qǐng)公開(kāi)”、“不公開(kāi)”。歸檔文件著錄項(xiàng)格式全宗號(hào)、文號(hào)、題名、保管期限、形成日期、頁(yè)74特別注意事項(xiàng)不能使用半角符號(hào)：逗號(hào)（,）、分號(hào)（;）、單引號(hào)（'）、雙引號(hào)（"）、小括號(hào)（左(、右)）、問(wèn)號(hào)(?)、百分號(hào)（%）、星號(hào)（*）?？梢允褂孟鄳?yīng)的全角標(biāo)點(diǎn)符號(hào)代替，建議錄入目錄的時(shí)候保持漢字輸入法。為什么不能用：和系統(tǒng)內(nèi)部操作符沖突，導(dǎo)致數(shù)據(jù)無(wú)法導(dǎo)入系統(tǒng)，就像文件名不能包含“?”、“*”等符號(hào)是一個(gè)道理。特別注意事項(xiàng)不能使用半角符號(hào)：逗號(hào)（,）、分號(hào)（;）、單引號(hào)75電子目錄文件文件格式：xls（excel）、xlsx（excel）、et（wps表格）、dbf等格式化表格文件。不要采用doc等文本文件。卷內(nèi)目錄可以根據(jù)保管期限分成兩張表，案卷目錄、歸檔文件目錄數(shù)據(jù)盡量在一張表。表格內(nèi)部不得有合并單元格。電子目錄文件76聯(lián)系QQ

徐陵1149347353

徐玲芝310452315

劉小東11565451聯(lián)系QQ

徐陵1149347353

徐玲芝77文書(shū)檔案整理蕪湖市檔案局文書(shū)檔案整理78文書(shū)檔案整理工作

一、定義

文書(shū)檔案整理，將機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位和社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中形成，已經(jīng)辦理完畢的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料，按照一定的原則和要求，進(jìn)行科學(xué)的分類、排列、確定保管期限、組卷（裝盒）、編目等，使之系統(tǒng)化、條理化的過(guò)程。是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。文書(shū)檔案整理方法：傳統(tǒng)整理方法——以“卷”為管理單位

新的整理方法——以“件”為管理單位

文書(shū)檔案整理工作一、定義79二、制定標(biāo)準(zhǔn)

1、制定本單位文件材料保管期限表

按照國(guó)家檔案局1987年頒發(fā)的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》，結(jié)合本單位文件材料形成的特點(diǎn)、重要程度以及在未來(lái)工作中所起的作用不同，制定本單位的文件材料保管期限表，將需歸檔保存的文件材料劃分為“永久”、“長(zhǎng)期”、“短期”三類保管期限。

實(shí)際操作中,檔案保管期限的制定一般也分成三類情況：一是對(duì)本單位制發(fā)和外單位針對(duì)本單位工作制發(fā)的文件材料就高劃定；二是直屬上級(jí)部門制發(fā)的文件；三是外單位制發(fā)的本單位要長(zhǎng)期貫徹執(zhí)行的文件。

2、制定本單位文件材料的歸檔范圍和不歸檔范圍

按照國(guó)家檔案局1987年頒發(fā)的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍》標(biāo)準(zhǔn)，將本單位所形成的文件材料劃分歸檔范圍和不歸檔范圍。

3、做好本單位分類大綱編制工作

根據(jù)本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置及文件形成的特征，按照復(fù)式分類要求，選擇制定本單位的文書(shū)檔案的分類方案。

以上標(biāo)準(zhǔn)一旦確定后，就不宜隨便更改，它是保證本單位檔案案卷質(zhì)量的前提，不可馬虎。二、制定標(biāo)準(zhǔn)

1、制定本單位文件材料保管期限表80傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位

文書(shū)檔案按“卷”整理流程：

1、收集2、分類3、組卷4、檢查調(diào)整卷內(nèi)文件5、排列卷內(nèi)文件6、卷內(nèi)文件編號(hào)7、編制卷內(nèi)文件目錄8、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題9、填寫(xiě)案卷封面10、裝訂案卷11、填寫(xiě)卷內(nèi)備考表12、案卷排列13、編制檔號(hào)14、編制案卷目錄15、裝盒傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位文書(shū)檔案按“卷”整理流81一、收

集

（一）文件的收集工作

按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事公務(wù)活動(dòng)所形成的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等文件材料進(jìn)行收集的過(guò)程。

（二）收集的原則

齊全完整。它是保證本單位文書(shū)檔案齊全完整的一項(xiàng)十分重要工作，不僅要將全年中有發(fā)文編號(hào)文件收集齊全，還要加大對(duì)帳外文件材料的收集工作。如各類報(bào)表、部門總結(jié)、工作匯報(bào)、會(huì)議記錄等。收集重點(diǎn)一是本單位;二是直屬上級(jí)主管部門和直屬下級(jí)部門;三是外單位針對(duì)本單位工作制發(fā);四是外單位制發(fā)的本單位要長(zhǎng)期貫徹執(zhí)行的文件。一、收集（一）文件的收集工作82二、分

類（一）年度分類法

將文件按其形成和處理的年度進(jìn)行分類。1、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表、預(yù)算，一般放在針對(duì)的年度組卷。2、多年度的規(guī)劃、預(yù)算，放在針對(duì)的第一年組卷。3、跨年度或多年度的總結(jié)，放在針對(duì)的最后一年組卷。4、計(jì)劃與總結(jié)寫(xiě)在一起的，根據(jù)文件內(nèi)容的主次來(lái)確定。如主要是總結(jié)就歸入總結(jié)的針對(duì)年組卷。主要是計(jì)劃就歸入計(jì)劃的針對(duì)年組卷。5、跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年組卷。6、跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議開(kāi)幕的年度組卷。7、法規(guī)性文件，放在公布或批準(zhǔn)的年度組卷。8、跨年度的非訴訟案件材料，放在結(jié)案的年度組卷。9、轉(zhuǎn)發(fā)文件或批轉(zhuǎn)文件，放在轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)的年度組卷。

二、分類（一）年度分類法將文件按其形成和處理的年度進(jìn)行分83

（二）按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題分類

將文件按其形成或承辦的機(jī)構(gòu)（內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題）分類。

1、各類的次序可按本單位機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣上的順序來(lái)排列。

2、幾個(gè)機(jī)構(gòu)共同處理的文件一般以主辦機(jī)構(gòu)歸類。

3、臨時(shí)機(jī)構(gòu)文件歸類。

（三）按保管期限分類

按照本單位制定的文書(shū)檔案保管期限表，將文件劃分成“永久”、“長(zhǎng)期”、“短期”。

在實(shí)際工作中，由于各單位文書(shū)檔案構(gòu)成的復(fù)雜性，通常是將兩種或兩種以上的分類方法結(jié)合起來(lái)使用。目前普遍采用的分類方法有兩種：

1、年度-機(jī)構(gòu)-保管期限分類法

2、保管期限-年度-問(wèn)題分類法

在這個(gè)步驟的操作中，可結(jié)合開(kāi)展對(duì)文件的鑒定工作，即對(duì)無(wú)保存價(jià)值的文件進(jìn)行剔除。（二）按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題分類

將文件按其形成或承辦84三、組

卷

（一）運(yùn)用公文主要特征組卷

1、按問(wèn)題特征組卷將反映同一事件、同一問(wèn)題、同一項(xiàng)工作、同一人物的公文組合在一起。這是實(shí)際工作中使用最廣泛的方法。例：蕪湖市檔案局關(guān)于做好檔案安全工作的通知、報(bào)告。

2、按時(shí)間特征組卷按文件內(nèi)容針對(duì)同一時(shí)間或同屬于某一時(shí)期的公文組合在一起。例：蕪湖市檔案局1998年局辦公會(huì)會(huì)議記錄。

3、按責(zé)任者特征組卷將同一責(zé)任者所形成的若干份公文組合在一起。例：安徽省人事廳關(guān)于干部培訓(xùn)、職稱評(píng)定等工作的規(guī)定、通知。

4、按公文名稱特征組卷

將具有相同公文名稱的若干份文件組合在一起。例：蕪湖市經(jīng)貿(mào)委關(guān)于所屬企業(yè)改制情況的報(bào)告。三、組卷（一）運(yùn)用公文主要特征組卷85

5、按通訊者組卷將本單位與某單位針對(duì)某一問(wèn)題或幾個(gè)問(wèn)題的來(lái)往文件組成案卷。

6、按地區(qū)組卷將來(lái)自同一地區(qū)或內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組成案卷。

但在實(shí)際運(yùn)用中，為使卷內(nèi)公文的聯(lián)系更加緊密，便于查閱和利用，往往采用幾種特征結(jié)合使用。例如：“中共蕪湖市委組織部關(guān)于1998年干部任免的通知”，就是將責(zé)任者、時(shí)間、問(wèn)題和公文名稱四個(gè)特征結(jié)合使用。

5、按通訊者組卷86

（二）運(yùn)用公文主要類型組卷

1、會(huì)議文件一般是一會(huì)一卷，會(huì)議文件較多的大型會(huì)議可一會(huì)數(shù)卷，問(wèn)題相近的幾個(gè)小型會(huì)議可數(shù)會(huì)一卷。

2、案件材料主要指非訴訟案件材料。立卷時(shí)一般是一案一卷，形成材料多的案件可以一案數(shù)卷。

3、信訪材料可根據(jù)來(lái)信所反映的問(wèn)題、信件作者信件處理形式等，結(jié)合文件的多少進(jìn)行組卷。

4、簡(jiǎn)報(bào)、刊物可按簡(jiǎn)報(bào)（情況反映、動(dòng)態(tài)等）和刊物（報(bào)紙、書(shū)籍等）名稱分開(kāi)，一期一卷或數(shù)期一卷。（二）運(yùn)用公文主要類型組卷87（三）組卷的基本要求

1、不同機(jī)構(gòu)或問(wèn)題的文件材料不能組合在一起。2、不同保管期限的文件材料不能組合在一起。3、密不可分的文件材料要組合在一起。如一個(gè)問(wèn)題、一項(xiàng)工作、一次會(huì)議、一個(gè)案件形成的文件材料應(yīng)集中在一起，不能分散。

（三）組卷的基本要求88四、檢查、調(diào)整卷內(nèi)文件1、檢查卷內(nèi)公文是否符合歸檔范圍要求。

2、檢查卷內(nèi)公文是否齊全、完整。

3、檢查組合成的案卷是否保持了公文之間的有機(jī)聯(lián)系。

4、檢查卷內(nèi)公文的保存價(jià)值是否盡量做到了統(tǒng)一。

5、檢查卷內(nèi)公文紙張是否大小不一或有破損現(xiàn)象。6、檢查卷內(nèi)公文是否有字跡褪色和“三筆”現(xiàn)象。7、檢查中發(fā)現(xiàn)分類或保管期限不準(zhǔn)、組卷不合理等問(wèn)題應(yīng)及時(shí)調(diào)整，發(fā)現(xiàn)重份文件要剔除。四、檢查、調(diào)整卷內(nèi)文件1、檢查卷內(nèi)公文是否符合歸89五、卷內(nèi)文件的排列

(一)

對(duì)于單份文件，其排列順序分兩種情況：

1、本單位收文的排列順序一般為：

（1）文件處理單/擬辦單/簽批條

（2）正本。

2、本單位發(fā)文的排列順序一般為：

（1）正文/轉(zhuǎn)發(fā)文

（2）附件/被轉(zhuǎn)發(fā)文

（3）發(fā)文稿紙

（4）定稿/重要文件歷次修改稿。五、卷內(nèi)文件的排列90

(二)對(duì)于多份文件，其排列順序如下

1、卷內(nèi)文件作者、問(wèn)題單一的，按時(shí)間順序排列。2、卷內(nèi)文件兩個(gè)以上作者、問(wèn)題單一的，按作者—時(shí)間順序排列。3、作者單一、兩個(gè)以上問(wèn)題的，按問(wèn)題—時(shí)間順序排列。

4、多問(wèn)題、多作者的，按問(wèn)題—作者—時(shí)間或作者—問(wèn)題—時(shí)間順序排列。

91六、卷內(nèi)文件編號(hào)

為固定卷內(nèi)文件排列的位置，便于統(tǒng)計(jì)和保護(hù)文件，對(duì)每一卷檔案按已排定的順序依次用鉛筆對(duì)有文字圖表的頁(yè)面采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開(kāi)始編流水號(hào)，頁(yè)號(hào)的位置在文件的正面右上角，背面左上角。（卷內(nèi)目錄、備考表不編頁(yè)號(hào)）。六、卷內(nèi)文件編號(hào)92七、編制卷內(nèi)文件目錄

卷內(nèi)文件目錄項(xiàng)目包括：順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注。編制要求如下：

1、順序號(hào)填寫(xiě)卷內(nèi)每份公文排列順序的序號(hào)。一份公文一個(gè)順序號(hào)。

2、文號(hào)即公文發(fā)文機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。填寫(xiě)時(shí)應(yīng)照抄實(shí)錄。

3、責(zé)任者即公文的制發(fā)機(jī)關(guān)或署名者。填寫(xiě)時(shí)應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

4、題名即公文標(biāo)題。一般照抄實(shí)錄。規(guī)范性標(biāo)題應(yīng)體現(xiàn)文件責(zé)任者、內(nèi)容、文種三要素，若公文標(biāo)題過(guò)于復(fù)雜，可縮寫(xiě)，沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題過(guò)于簡(jiǎn)單不能反映公文內(nèi)容時(shí)，可重?cái)M題名，并加“[]”，文件中涉及本單位人名輸入電子目錄時(shí)需全部錄入。

5、日期公文的形成時(shí)間。填寫(xiě)時(shí)以八位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如：20100506。沒(méi)有日期的文件應(yīng)考證清楚后填寫(xiě)。

6、頁(yè)號(hào)即卷內(nèi)公文所在頁(yè)號(hào)。填寫(xiě)時(shí)除卷內(nèi)最后一份公文需填寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)外，其余公文只填寫(xiě)首頁(yè)頁(yè)號(hào)。

7、備注留待對(duì)卷內(nèi)公文變化時(shí)作說(shuō)明之用。七、編制卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄項(xiàng)目93卷內(nèi)文件目錄樣表

卷內(nèi)文件目錄樣表94八、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題

案卷標(biāo)題，即案卷題名，用以概括和揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，為查找利用提供線索，也是案卷封面和案卷目錄中最主要的項(xiàng)目。擬寫(xiě)時(shí)符合案卷題名結(jié)構(gòu)“三要素”要求，即：責(zé)任者——問(wèn)題——名稱（文種)。

1、責(zé)任者應(yīng)寫(xiě)全稱,以印章為準(zhǔn)或通用簡(jiǎn)稱，通用簡(jiǎn)稱應(yīng)具備唯一性。聯(lián)合發(fā)文時(shí)如責(zé)任者過(guò)多,則選2-3個(gè)主要責(zé)任者，后加“等”字。立檔單位是責(zé)任者必須抄錄。

2、

問(wèn)題應(yīng)簡(jiǎn)明扼要、用詞規(guī)范，不能目錄式堆砌或全面羅列，不能漏掉主要內(nèi)容，總字?jǐn)?shù)控制在50個(gè)漢字以內(nèi)。

3、文種也應(yīng)概括在三個(gè)以內(nèi)，如：“計(jì)劃、意見(jiàn)、要點(diǎn)”等，只標(biāo)明“計(jì)劃”即可。八、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題95九、填寫(xiě)案卷封面

案卷封面的項(xiàng)目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時(shí)間、保管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)、歸檔號(hào)、檔號(hào)。一律用碳素或藍(lán)黑墨水筆書(shū)寫(xiě)，也可用計(jì)算機(jī)打印，要求字跡工整、清晰、醒目。九、填寫(xiě)案卷封面案卷封面的項(xiàng)目包括：全宗名96案卷封面填寫(xiě)示例

案卷封面填寫(xiě)示例97十、裝訂案卷

采用三孔一線的方式進(jìn)行左側(cè)裝訂,三孔必須在一條直線上，裝訂要牢固結(jié)實(shí)、整齊美觀。裝訂前先要去除文件中易銹蝕的金屬物（如訂書(shū)針、大頭針、回形針等），對(duì)破損文件要進(jìn)行修補(bǔ)（不能使用膠條等塑料、化學(xué)品），對(duì)沒(méi)有裝訂線的文件要另用紙加寬，對(duì)超大紙張的文件應(yīng)進(jìn)行切齊或折疊，切齊文件時(shí)要注意不要把文件邊上的批示切掉。十、裝訂案卷98十一、填寫(xiě)備考表備考表放在案卷最后，用來(lái)登記卷內(nèi)文件的基本情況，便于檔案管理人員和利用者了解案卷的有關(guān)情況。其填寫(xiě)要求如下：

1、卷內(nèi)情況說(shuō)明：主要填寫(xiě)卷內(nèi)公文缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

2、立卷人：完成立卷后，由立卷者簽名。

3、檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名。4、日期：案卷整理完成年月日。十一、填寫(xiě)備考表99十二、案卷排列

（一）采用年度-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）-保管期限分類法

先將案卷按年度先后排列,然后在每個(gè)年度下再按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）排列,最后在每個(gè)機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）內(nèi)按保管期限排列。

（二）采用保管期限-年度-問(wèn)題分類法（推薦）

先將案卷按保管期限永久、長(zhǎng)期、短期區(qū)分開(kāi)，然后在同一種保管期限內(nèi)按年度先后排列，最后在同一年度內(nèi)按問(wèn)題排列。按問(wèn)題排列是結(jié)合重要程度或相互聯(lián)系排列。在按機(jī)構(gòu)排列時(shí)，一般是將黨政工團(tuán)等綜合性機(jī)構(gòu)的案卷排在前邊、業(yè)務(wù)性機(jī)構(gòu)的案卷在后、行政后勤機(jī)構(gòu)的案卷排在最后；在排列同一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）內(nèi)的案卷時(shí)，可采用兩種方法：一是按照案卷所反映問(wèn)題的重要程度或相互聯(lián)系排列；二是按照案卷所反映的時(shí)間順序排列，案卷排列應(yīng)基本保持前后一致。十二、案卷排列100十三、編制檔號(hào)

檔號(hào)主要由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、件（頁(yè)）號(hào)等要素組成。

1、全宗號(hào)是給每個(gè)立檔單位編制的代碼，由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。

2、目錄號(hào)

是指檔案類別和保管期限的代碼。由漢字、漢語(yǔ)拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的一組代碼標(biāo)識(shí)。文書(shū)類檔案以“W01”、“W02”、“W03”分別表示永久、長(zhǎng)期、短期三種。

3、案卷號(hào)案卷排列的順序號(hào)。同一保管期限內(nèi)的案卷按四位阿拉伯?dāng)?shù)字排大流水編號(hào)。

4、件號(hào)

案卷內(nèi)文件的順序號(hào)。按排列順序流水編號(hào)。

5、頁(yè)號(hào)

案卷內(nèi)文件每頁(yè)的順序號(hào)。按排列順序流水編號(hào)。十三、編制檔號(hào)101十四、編制案卷目錄

包括檔號(hào)、案卷標(biāo)題、起止日期、份數(shù)、頁(yè)數(shù)、期限、備注等項(xiàng)目。

1、分年度編制將全宗內(nèi)的文書(shū)檔案逐年按保管期限，即永久、長(zhǎng)期和短期的順序編成一本案卷目錄，即每一年要形成一本目錄。這種方法條理清楚，便于當(dāng)年案卷的隨時(shí)補(bǔ)充和調(diào)整，但形成的目錄過(guò)多，一般適用于每年形成檔案數(shù)量較多的單位。

2、混年度編制根據(jù)案卷的數(shù)量情況，將每種保管期限的檔案每五年或十年編制一本目錄，這種方法可減少目錄的數(shù)量，方便管理，一般適用于檔案年形成量不大的單位。但不便于插卷和案卷的隨時(shí)調(diào)整。案卷目錄編制好以后要加上案卷目錄封面、封底裝訂成冊(cè)，并填寫(xiě)案卷目錄封面的各個(gè)欄目。案卷目錄應(yīng)一式三份。檔案移交時(shí)，一份存單位檔案室，兩份隨檔案移交檔案館。十四、編制案卷目錄102

案卷目錄示例案卷目錄示例103

裝盒包括將案卷按順序裝入檔案盒，填寫(xiě)備考表、放置卷內(nèi)文件目錄、編制盒脊項(xiàng)目等內(nèi)容。裝盒的要求：1、不同保管期限的案卷不應(yīng)放入同一檔案盒。2、同一保管期限內(nèi)的案卷按大流水號(hào)順序裝盒。3、每盒檔案不宜裝得過(guò)滿，要留有一定空間。

十五、裝

盒

裝盒包括將案卷按順序裝入檔案盒，填寫(xiě)備考表、十五、裝104

0218

W01

2001

0001

0010永久蕪湖市檔案局檔案盒脊背示例：0218W0120010001永久蕪檔案盒脊105新的整理方法——以“件”為管理單位概述（一）《歸檔文件整理規(guī)則》制定的背景

隨著機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快，計(jì)算機(jī)技術(shù)越來(lái)越多地應(yīng)用于檔案管理，傳統(tǒng)的文書(shū)立卷方法明顯暴露出繁瑣、復(fù)雜、效率低等弱點(diǎn)，影響檔案工作的發(fā)展，客觀上成為制約檔案事業(yè)發(fā)展“瓶頸”。因此，國(guó)家檔案局于2000年12月在充分調(diào)研國(guó)內(nèi)外歸檔文件整理方法和借鑒傳統(tǒng)立卷方法合理性基礎(chǔ)上，從“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”的目的出發(fā)，對(duì)歸檔文件材料整理的許多程序、環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整簡(jiǎn)化。發(fā)布了我國(guó)檔案工作新的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》。此最根本的特點(diǎn)，就是對(duì)歸檔文件的整理，采用以“件”為單位，進(jìn)行文件級(jí)整理。它的適用范圍：只針對(duì)紙質(zhì)文書(shū)檔案的整理歸檔，暫不涉及科技、會(huì)計(jì)、聲像、照片等其它類型檔案的整理。

新的整理方法——以“件”為管理單位概述106

（二）歸檔文件的概念立檔單位在其職能活動(dòng)中形成、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

（三）調(diào)整本單位文件材料歸檔范圍和保管期限表

根據(jù)2006年12月，國(guó)家檔案局公布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》(國(guó)家檔案局第8號(hào)令），結(jié)合本單位文件形成的特點(diǎn)、重要程度以及在未來(lái)工作中所起的作用不同，調(diào)整本單位的文件材料的歸檔范圍和保管期限表，將原有的保管期限“永久”、“長(zhǎng)期”、“短期”調(diào)整為“永久”、“定期（包括30年、10年）”。相對(duì)于老的規(guī)定，更明確，更具有操作性。

（四）歸檔文件整理流程

1、收集2、“件”的確定3、文件的修整4、裝訂5、分類6、排列7、編號(hào)、蓋章8、編目9、裝盒10、排架11、檔案的移交。（二）歸檔文件的概念107一、收集

歸檔文件的收集工作指按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事公務(wù)活動(dòng)所形成的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等文件材料進(jìn)行收集的過(guò)程。

收集原則

齊全完整。它是保證本單位文書(shū)檔案齊全完整的一項(xiàng)十分重要工作，不僅要將全年中有發(fā)文編號(hào)文件收集齊全，還要加大對(duì)帳外文件材料的收集工作。如各類報(bào)表、部門總結(jié)、工作匯報(bào)、會(huì)議記錄等。收集重點(diǎn)一是本單位，二是直屬上級(jí)主管部門和直屬下級(jí)部門，三是外單位針對(duì)本單位工作制發(fā)，四是外單位制發(fā)的本單位要長(zhǎng)期貫徹執(zhí)行的文件。一、收集歸檔文件的收集工作指按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)國(guó)108

二、“件”的確定

一般以每份文件為一件。但是，在實(shí)際工作中各單位形成的文件情況各不相