二辦公室崗位說(shuō)明書

二辦公室崗位說(shuō)明書1．部門目標(biāo):適應(yīng)立豐公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，規(guī)范化、制度化管理公司的辦公系統(tǒng)，對(duì)外樹立公司良好的企業(yè)形象，不斷擴(kuò)大企業(yè)影響力和社會(huì)各界對(duì)公司業(yè)績(jī)及前景的興趣和信心；對(duì)內(nèi)加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，不斷增強(qiáng)員工的凝聚力和公司的向心力2．范 圍:適用于立豐房地產(chǎn)公司及所屬子公司3．定 義：本工作手冊(cè)內(nèi)各項(xiàng)規(guī)章制度由公司辦公室負(fù)責(zé)制訂，公司所有職能和業(yè)務(wù)部門和控股子公司在辦理有關(guān)事項(xiàng)時(shí)，必須嚴(yán)格遵守本制度4．部門職責(zé)范圍公司辦公室是在公司總裁的領(lǐng)導(dǎo)下，主管和具體承辦公司行政性事務(wù)的管理和服務(wù)部門，主要業(yè)務(wù)職責(zé)范圍是：1．傳達(dá)和落實(shí)公司董事會(huì)和總裁的決定、決策事項(xiàng)的順利2．進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)有序的會(huì)議準(zhǔn)備和組織工作，確保公司重要會(huì)議的順利進(jìn)行3．組織進(jìn)行管理制度建設(shè)，確保公司的管理逐步走向制度化與規(guī)范化4．進(jìn)行政府公關(guān)，保證公司良好的經(jīng)營(yíng)與競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境5．對(duì)公司法律、技術(shù)、人事檔案進(jìn)行科學(xué)管理，確保公司印鑒的使用符合公司的相關(guān)制度6．確保公司的法律事務(wù)得到穩(wěn)妥處理，保護(hù)公司合法權(quán)益不受侵害7．確保公司的品牌建設(shè)與公司的戰(zhàn)略保持一致8．確保公司領(lǐng)導(dǎo)的出差事宜以及公司客戶的日常接待、服務(wù)工作順利、有效地進(jìn)行9．進(jìn)行公司固定資產(chǎn)管理，保證公司資產(chǎn)的保值增值10． 公司文件、資料的保密工作11． 進(jìn)行公司信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和辦公自動(dòng)化推進(jìn)4．組織架構(gòu)西安立豐房地產(chǎn)公司辦公室組織架構(gòu)表6．崗位說(shuō)明書6．1辦公室主任6．1．1崗位職責(zé)根據(jù)公司的戰(zhàn)略規(guī)劃擬定部門的業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃并實(shí)施；根據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行部門費(fèi)用預(yù)算制定及執(zhí)行；了解國(guó)家有關(guān)方針、政策和公司的全面情況，負(fù)責(zé)起草公司的重要行政文件、報(bào)告；參與制定公司有關(guān)規(guī)章制度等工作；根據(jù)公司總裁辦公會(huì)的決議，制定和完善有關(guān)的規(guī)章制度、組織執(zhí)行并進(jìn)行檢查；與各級(jí)主管政府部門聯(lián)系、溝通，進(jìn)行上層公關(guān)；與媒體接觸，安排公司宣傳事宜；根據(jù)公司績(jī)效考核流程對(duì)下屬進(jìn)行績(jī)效考核與評(píng)定；公司印簽的使用和保管；制訂對(duì)所屬業(yè)務(wù)領(lǐng)域內(nèi)業(yè)務(wù)人員的專業(yè)培訓(xùn)要求，提交人力資源部備案；對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行談判，確定價(jià)格后上報(bào)總裁審批；對(duì)外協(xié)調(diào)與有關(guān)管理部門、分支機(jī)構(gòu)的關(guān)系；全面負(fù)責(zé)部門的日常管理工作，并協(xié)調(diào)部門內(nèi)各業(yè)務(wù)小組及人員的分工合作；總體負(fù)責(zé)本部門與公司其他部門或公司以外的聯(lián)絡(luò)與交流，尤其是維護(hù)與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的客戶管理層、政府主管部門以及各種媒體的關(guān)系；完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交付的其他工作任務(wù)6．1．2上級(jí)工作關(guān)系直接向公司總裁報(bào)告6．1．3任職條件：大專及以上學(xué)歷；四年以上工作經(jīng)歷，具有房地產(chǎn)行業(yè)和行政主管經(jīng)驗(yàn)；有良好的人際溝通能力和企業(yè)內(nèi)外部事務(wù)的協(xié)調(diào)能力；熟練使用OFFICE2000等辦公軟件；工作敬業(yè)，有較強(qiáng)的責(zé)任心6．2總裁秘書6．2．1崗位職責(zé)負(fù)責(zé)起草公司有關(guān)文件、報(bào)告及年終總結(jié)報(bào)告；收發(fā)、傳閱、保管、清退、處理呈送總裁的各類文件資料；總裁日常工作計(jì)劃的安排和落實(shí)；處理總裁批辦、交辦的工作；總裁客人的來(lái)訪接待和各項(xiàng)活動(dòng)安排和準(zhǔn)備工作；隨同總裁出差，負(fù)責(zé)安排交通、住宿、活動(dòng)和安全等工作，并做好出差期間的工作記錄6．2．2任職條件：大專以上學(xué)歷，二年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)；熟練使用OFFICE2000等辦公軟件；普通話標(biāo)準(zhǔn)、語(yǔ)言表達(dá)能力較好，善于溝通；具有秘書的良好職業(yè)道德素質(zhì)；形象氣質(zhì)佳，工作耐心細(xì)致，踏實(shí)認(rèn)真6．3辦公室秘書6．3．1崗位職責(zé)負(fù)責(zé)整理公司大事記、編寫公司情況簡(jiǎn)報(bào)，及時(shí)反映、通報(bào)公司發(fā)展情況；機(jī)要文件的收發(fā)、傳閱、收存、上繳和各種簽報(bào)、報(bào)告的登記、傳閱、催辦、存檔工作；安排公司各類會(huì)議、做好會(huì)議記錄、整理會(huì)議紀(jì)要，督促、檢查重要會(huì)議決議的執(zhí)行情況；收集相關(guān)行業(yè)信息，定期提交行業(yè)報(bào)告；公司對(duì)外發(fā)送文件、函電、協(xié)議和章程的審核與工作；公司報(bào)刊、資料的訂閱管理和往來(lái)信函的收發(fā)工作；完成辦公室主任交付的其他工作任務(wù)6．3．2任職條件：大專以上學(xué)歷，二年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)；熟練使用OFFICE2000等辦公軟件；普通話標(biāo)準(zhǔn)、語(yǔ)言表達(dá)能力較好，善于溝通；具有秘書的良好職業(yè)道德素質(zhì)；形象氣質(zhì)佳，工作耐心細(xì)致，踏實(shí)認(rèn)真6．4辦公室內(nèi)勤專員6．4．1崗位職責(zé)根據(jù)各部門對(duì)辦公用品的需求，編制采購(gòu)計(jì)劃并負(fù)責(zé)采購(gòu)；負(fù)責(zé)公司文件、報(bào)告等資料的打印、裝訂工作；負(fù)責(zé)公司文件、資料的復(fù)印、油印工作；擬定公司固定資產(chǎn)、辦公用品、勞保用品等購(gòu)置計(jì)劃、預(yù)算和帳目登記管理工作；公司固定資產(chǎn)、辦公用品、勞保用品的購(gòu)置、保管、登記入庫(kù)和發(fā)放等工作；固定資產(chǎn)報(bào)廢工作；公司票務(wù)、定餐、名片印制等工作；外來(lái)人員的接待和內(nèi)部員工來(lái)信、來(lái)訪工作；公司的消防工作；完成辦公室主任交付的其他工作任務(wù)6．4．2任職條件：大專以上學(xué)歷，二年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)；熟練使用OFFICE2000等辦公軟件；普通話標(biāo)準(zhǔn)、語(yǔ)言表達(dá)能力較好，善于溝通；形象氣質(zhì)佳，工作耐心細(xì)致，踏實(shí)認(rèn)真6．5網(wǎng)絡(luò)管理員6．5．1崗位職責(zé)負(fù)責(zé)維護(hù)公司網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的正常運(yùn)行；負(fù)責(zé)提交公司網(wǎng)絡(luò)升級(jí)建議報(bào)告；負(fù)責(zé)公司網(wǎng)站建設(shè)、網(wǎng)頁(yè)制作及維護(hù)；公司辦公自動(dòng)化軟件的開發(fā)與使用；公司辦公信息的處理；公司辦公自動(dòng)化程序（硬件和軟件）的維護(hù)；完成辦公室主任交付的其他工作任務(wù)6．5．2任職條件計(jì)算機(jī)及相關(guān)專業(yè)大專以上學(xué)歷；二年及以上網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等相關(guān)工作經(jīng)歷；熟悉計(jì)算機(jī)軟、硬件的維護(hù)及故障處理；熟悉常用操作系統(tǒng)和局域網(wǎng)的建設(shè)及維護(hù)熟悉網(wǎng)站建設(shè)及網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)等工作；工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，具有敬業(yè)精神6．6法律事務(wù)專員6．6．1崗位職責(zé)1. 負(fù)責(zé)處理公司在各種業(yè)務(wù)往來(lái)中與其他各方發(fā)生的經(jīng)濟(jì)糾紛，努力維護(hù)公司的經(jīng)濟(jì)利益和公司聲譽(yù)不受損失；從法律專業(yè)角度清理公司的對(duì)外債權(quán)；從法律專業(yè)角度審查公司的業(yè)務(wù)合同，保證合同條款的合法性，并且不會(huì)對(duì)公司整體利益構(gòu)成潛在威脅；參與公司重大經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的談判；及時(shí)處理公司下屬單位發(fā)生的突發(fā)性法律事務(wù)，確保公司在法律訴訟中保持有利地位；結(jié)合法律法規(guī)的變化現(xiàn)狀和房地產(chǎn)行業(yè)的最新發(fā)展，對(duì)公司有關(guān)部門和人員定期進(jìn)行法律培訓(xùn)；協(xié)助律師具體處理公司日常業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種法律事務(wù)問(wèn)題：協(xié)助外聘律師從法律專業(yè)角度審查公司的業(yè)務(wù)合同，包括收集相關(guān)的法律法規(guī)條文，并從簽訂合同的業(yè)務(wù)部門處獲得業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)方的資料；協(xié)助外聘律師辦理公司發(fā)生的經(jīng)濟(jì)糾紛案件，包括為其收集相關(guān)的法律、法規(guī)條文、案例描述和審判結(jié)果，以及從公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門收集其他訴訟方的具體資料；協(xié)助外聘律師清理公司的對(duì)外債權(quán)；協(xié)助外聘律師參與公司重大經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的談判；協(xié)助外聘律師對(duì)公司有關(guān)部門和人員定期進(jìn)行法律培訓(xùn)；回答公司其他部門及所屬分支機(jī)構(gòu)在法律咨詢方面的問(wèn)題，并為其提供有關(guān)書面資料完成辦公室主任交付的其他工作任務(wù)6．6．2任職條件：法律相關(guān)專業(yè)本科及以上學(xué)歷；二年及以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)；熟練掌握OFFICE2000等辦公軟件；熟練的人際關(guān)系溝通能力及談判能力流暢的書面文字表達(dá)能力6．7外勤及車輛管理員6．7．1崗位職責(zé)定期參加交通法規(guī)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，嚴(yán)格遵守交通法規(guī)；保障公司領(lǐng)導(dǎo)及公司日常用車和行車安全；車輛的保護(hù)、保養(yǎng)，定期做好車檢工作；辦理公司車輛保險(xiǎn)業(yè)務(wù)；公司及下屬單位年度營(yíng)業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證的年檢；完成辦公室主任交付的其他工作任務(wù)6．7．2任職條件：大專以上學(xué)歷，二年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)；熟練使用OFFICE2000等辦公應(yīng)用軟件；普通話標(biāo)準(zhǔn)，語(yǔ)言表達(dá)能力較好，善于溝通；工作耐心細(xì)致，踏實(shí)認(rèn)真6．8檔案管理員6．8．1崗位職責(zé)負(fù)責(zé)公司前期的各類檔案的歸類整理；負(fù)責(zé)公司財(cái)務(wù)、人事、工程、文件、合同及管理制度等各類檔案的接受；負(fù)責(zé)文書檔案和聲像檔案的歸檔立卷；根據(jù)公司文件檔案密級(jí)管理，負(fù)責(zé)檔案的保管及銷毀工作；負(fù)責(zé)檔案的借閱管理；完成辦公室主任交付的其他工作任務(wù)6．8．2任職條件：大專以上學(xué)歷，二年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)；熟練使用OFFICE2000等辦公應(yīng)用軟件；工作耐心細(xì)致，踏實(shí)認(rèn)真制度是以執(zhí)行力為保障的?！爸贫取敝钥梢詫?duì)個(gè)人行為起到約束的作用，是以有效的執(zhí)行力為前提的，即有強(qiáng)制力保證其執(zhí)行和實(shí)施，否則制度的約束力將無(wú)從實(shí)現(xiàn)，對(duì)人們的行為也將起不到任何的規(guī)范作用。只有通過(guò)執(zhí)行的過(guò)程制度才成為現(xiàn)實(shí)的制度，就像是一把標(biāo)尺，如果沒(méi)有被用來(lái)劃線、測(cè)量，它將無(wú)異于普通的木條或鋼板，只能是可能性的標(biāo)尺，而不是現(xiàn)實(shí)的標(biāo)尺。制度亦并非單純的規(guī)則條文， 規(guī)則條文是死板的，靜態(tài)的，而制度是對(duì)人們的行為發(fā)生作用的，動(dòng)態(tài)的，而且是操作靈活，時(shí)常變化的。是執(zhí)行力將規(guī)則條文由靜態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)榱藙?dòng)態(tài)， 賦予了其能動(dòng)性，使其在執(zhí)行中得以實(shí)現(xiàn)其約束作用，證明了自己的規(guī)范、調(diào)節(jié)能力，從而得以被人們遵守，才真正成為了制度?！爸贫取?。是在通過(guò)其執(zhí)行力對(duì)人們的行為起到規(guī)