快速掌握辦公表格的應用技巧課件

快速掌握辦公表格的應用技巧1快速掌握辦公表格的應用技巧1本章主要內(nèi)容辦公中的電子表格概述利用Word制作個人求職簡歷表利用Excel制作員工檔案管理表利用Excel函數(shù)實現(xiàn)員工工資管理2本章主要內(nèi)容辦公中的電子表格概述2第一節(jié)辦公中的電子表格概述根據(jù)對辦公業(yè)務中表格使用的調(diào)查分析，辦公中的電子表格可分為兩大類：表格內(nèi)容以文字為主的文字表格和以數(shù)據(jù)信息為主的數(shù)字表格。如表4-1所示。

類型詳細分類舉例文字表格規(guī)則文字表格課程表、日程安排表等復雜文字表格個人簡歷表、項目申報表等數(shù)字表格數(shù)據(jù)不參與運算出貨單、發(fā)貨單等數(shù)據(jù)參與運算學生成績表、公司銷售表等數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表產(chǎn)品出入庫統(tǒng)計表、損益表等數(shù)據(jù)關聯(lián)表格由各個月份數(shù)據(jù)表格組成的年度考勤表等3第一節(jié)辦公中的電子表格概述根據(jù)對辦公業(yè)務中表格使第二節(jié)利用Word制作個人求職簡歷表在辦公中有很多的復雜表格，比如個人簡歷表、申報表、考試報名表等，通常采用Word的表格制作功能來實現(xiàn)。本例介紹個人求職簡歷表的制作。實例效果如圖所示。4第二節(jié)利用Word制作個人求職簡歷表在辦公中有很多的復雜表55操作步驟（1）一、創(chuàng)建表格框架啟動Word程序，新建一個名為“個人求職簡歷表”的文檔。在“表格”菜單下單擊“插入”/“表格”命令，打開“插入表格”對話框。在對話框中將列數(shù)設置為“1”，將行數(shù)設置為“10”，單擊“確定”按鈕，插入一個1×10的表格。按需要適當調(diào)整第2、4、6、8、10行的行高。選擇“表格”/“繪制表格”命令，打開“表格與邊框”工具欄，利用Word表格的“繪制表格”功能，根據(jù)圖4-1所示繪制出行、列數(shù)符合要求的表格，并對行高和列寬做適當調(diào)整。6操作步驟（1）一、創(chuàng)建表格框架6操作步驟（2）二、輸入表格內(nèi)容輸入如圖4-1所示的文字及數(shù)字內(nèi)容。輸入特殊符號。設置項目符號和編號。插入圖片。7操作步驟（2）二、輸入表格內(nèi)容7操作步驟（3）三、修飾表格1.設置表格內(nèi)文本對齊方式。2.設置邊框和底紋。

說明：如果Word界面沒有出現(xiàn)“表格與邊框”工具欄，可通過選擇“視圖”菜單下的“工具欄”命令，調(diào)出“表格與邊框”工具欄。對單元格的邊框進行設置前需首先選中欲設置邊框的單元格區(qū)域。8操作步驟（3）三、修飾表格8操作步驟（4）四、設置簡歷表表頭方法一：1.將光標置于表中第一行的第一個字符之前，按回車鍵，即可在表格之前插入一個空行。2.輸入“個人求職簡歷表”，進行字體、字號的適當設置。方法二：1.選定表格的第一行，執(zhí)行“表格”菜單中的“拆分表格”命令，在表格之前插入一空行。2.輸入表頭文字。9操作步驟（4）四、設置簡歷表表頭9主要知識點（1）表格框架的建立與編輯

建立表格框架有兩種方法：插入表格和繪制表格。

表格內(nèi)容的輸入與編輯表格框架建立好之后，除了按要求輸入文字、數(shù)字等內(nèi)容之外，還可以插入符號、特殊符號、圖片、日期和時間、超鏈接等對象。方法均為在“插入”菜單下選擇相應命令。文本在移動和復制10主要知識點（1）表格框架的建立與編輯10主要知識點（2）表格屬性的設置選擇“表格”/“表格屬性”命令，打開“表格屬性”對話框。在“表格”、“行”和“列”、“單元格”等選項卡中進行設置。拆分、合并表格拆分表格。合并表格。11主要知識點（2）表格屬性的設置11主要知識點（3）表格自動套用格式單擊表格中任意一個單元格選擇“表格”/“表格自動套用格式”命令，在出現(xiàn)的“表格自動套用格式”對話框中選擇需要套用的格式。表格計算表格的計算有兩種方式。一是利用“表格與邊框”工具欄上的“自動求和”按鈕。二是利用“表格”/“公式”命令，在“公式”對話框中進行復雜的運算。12主要知識點（3）表格自動套用格式12主要知識點（4）排序操作選擇要排序的列或單元格。選擇“表格”/“排序”命令，在打開的“排序”對話框中選擇排序依據(jù)和類型，單擊“確定”按鈕即可。表格與文本互轉(zhuǎn)將表格轉(zhuǎn)換成文本。將文本轉(zhuǎn)換成表格。13主要知識點（4）排序操作13第三節(jié)利用Excel制作員工檔案管理表在日常工作中，經(jīng)常會對大量數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和管理，使用電子表格軟件Excel是處理此類問題的有效工具之一。本實例以某單位員工檔案管理表的制作為主線，介紹Excel表框架的建立、數(shù)據(jù)錄入、格式化工作表等Excel表格的基本操作。實例效果如圖所示。14第三節(jié)利用Excel制作員工檔案管理表在日常工作中，經(jīng)1515操作步驟（1）一、創(chuàng)建Excel工作表框架新建一個工作簿，命名為“員工檔案管理表”，并將Sheet1工作表更名為“員工檔案信息”。在A1單元格輸入“中原商貿(mào)有限責任公司—員工檔案信息表”，在第二行A2、B2…K2單元格分別輸入編號、姓名、…、出生日期等相關字段。調(diào)整行高和列寬。設置字體和對齊方式。16操作步驟（1）一、創(chuàng)建Excel工作表框架16操作步驟（2）二、設置特殊單元格格式與數(shù)據(jù)有效性設置字段列的數(shù)據(jù)格式。將編號、身份證號碼、家庭住址列單元格格式設置為“文本”型，出生日期、工作時間列設置為“日期”型。設置身份證號碼列的數(shù)據(jù)有效性。選擇“身份證號碼”項下的單元格區(qū)域，選擇“數(shù)據(jù)”/“有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在對話框中進行設置。17操作步驟（2）二、設置特殊單元格格式與數(shù)據(jù)有效性17操作步驟（3）三、輸入員工檔案基本信息利用數(shù)據(jù)填充功能輸入員工編號。在A3單元格中輸入第1位員工的編號，將光標移到A3單元格右下角，向下拖動填充柄，即可完成員工編號的快速輸入。利用數(shù)據(jù)有效性設置進行數(shù)據(jù)的選擇性錄入。選中C3：C25單元格區(qū)域，選擇“數(shù)據(jù)”/“數(shù)據(jù)有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設置”選項卡下進行設置。18操作步驟（3）三、輸入員工檔案基本信息18操作步驟（4）四、修飾工作表工作表數(shù)據(jù)輸入完成后，要對工作表進行必要的修飾和美化。選擇“格式”/“單元格”命令，在“單元格格式”對話框中進行字體、對齊方式、行高、列寬等設置。設置表格邊框和底紋。19操作步驟（4）四、修飾工作表19操作步驟（5）五、打印工作表

在制作好員工檔案信息表之后，可以將工作表打印出來。在打印前需要對工作表進行必要的頁面設置和打印預覽。1、選擇“文件”/“頁面設置”命令，打開“頁面設置”對話框。在該對話框中進行各項設置。2、選擇“文件”/“打印預覽”命令，在打印預覽窗口可以看到表格的頁面設置效果。20操作步驟（5）五、打印工作表20主要知識點（1）工作簿、工作表與單元格工作簿是Excel中計算和存儲數(shù)據(jù)的文件，通常所說的Excel文件就是工作簿文件，它的擴展名為.xls。工作表是一個二維表格，最多可以包含65536行和256列。單元格是工作表的最小單位，也是Excel保存數(shù)據(jù)的最小單位。21主要知識點（1）工作簿、工作表與單元格21主要知識點（2）工作簿與工作表的保護保護工作簿保護工作簿有兩種方式：一是保護工作簿的結(jié)構(gòu)和窗口。二是設置工作簿保護密碼。保護工作表保護工作表功能可以實現(xiàn)對單元格、單元格格式、插入行/列等操作的鎖定，防止其他用戶隨意修改。22主要知識點（2）工作簿與工作表的保護22主要知識點（3）數(shù)據(jù)的格式化Excel中提供了豐富的數(shù)據(jù)格式，包括常規(guī)、數(shù)值、貨幣、會計專用、日期、時間、百分比、分數(shù)、科學記數(shù)、文字和特殊等。此外，用戶還可以自定義數(shù)據(jù)格式。自動套用格式和樣式利用Excel提供的自動套用格式或樣式功能可以快速設置表格的格式，為用戶節(jié)省大量的時間，制作出優(yōu)美的報表。23主要知識點（3）數(shù)據(jù)的格式化23主要知識點（4）分頁和分頁預覽插入分頁符。刪除分頁符。分頁預覽。設置頂端標題行和打印選定區(qū)域設置頂端標題行。打印區(qū)域的選擇。24主要知識點（4）分頁和分頁預覽24第四節(jié)利用Excel函數(shù)實現(xiàn)員工工資管理在日常工作中，經(jīng)常會對大量數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和管理，使用電子表格軟件Excel是處理此類問題的有效工具之一。本實例以某單位員工檔案管理表的制作為主線，介紹Excel表框架的建立、數(shù)據(jù)錄入、格式化工作表等Excel表格的基本操作。實例效果如下圖所示。25第四節(jié)利用Excel函數(shù)實現(xiàn)員工工資管理在日常工作中，2626操作步驟（1）新建“員工工資管理”工作簿。制作“主界面”工作表。取消工作表中的網(wǎng)格線設置工作表填充顏色插入藝術字標題繪制圓角矩形，并進行填充效果及文字添加設置圓角矩形圖與對應工作表的超級鏈接。創(chuàng)建員工基本信息表。利用函數(shù)從身份證號碼中自動提取出生日期。利用公式計算員工工齡和年齡27操作步驟（1）新建“員工工資管理”工作簿。27操作步驟（2）創(chuàng)建計算比率及標準表。在表中建立社會保險和住房公積金表、單位工資標準表、個人應稅稅率表、員工補貼標準表等多個表。輸入數(shù)據(jù)后，可以對單元格進行字體、對齊方式、底紋、邊框等設置。創(chuàng)建員工基本工資表。利用公式自動獲取“編號”、“姓名”、“部門”、“職位”信息。根據(jù)“計算比率及標準”表中“單位工資標準表”中的工資發(fā)放標準，確定員工“基本工資”和“崗位工資”。計算員工的工齡工資。計算所有員工的基本工資合計額。創(chuàng)建員工社會保險工作表自動獲取“編號”、“姓名”、“部門”等字段信息。合計每位員工應扣社會保險總金額28操作步驟（2）創(chuàng)建計算比率及標準表。28主要知識點（1）公式與函數(shù)在單元格中輸入了正確的公式或函數(shù)后，計算結(jié)果會立即在單元格中顯示。如果修改了公式與函數(shù)，或工作表中與公式、函數(shù)有關的單元格數(shù)據(jù)時，Excel會自動更新計算結(jié)果。公式的建立由用戶根據(jù)需要自行編輯輸入。函數(shù)是Excel預定義的內(nèi)置公式，使用時可由用戶直接調(diào)用。常用函數(shù)介紹在Excel中，常用的函數(shù)有200多個，為方便使用，在函數(shù)向?qū)е袑⑺鼈兎譃槌Ｓ煤瘮?shù)、日期時間函數(shù)、財務函數(shù)、信息函數(shù)、邏輯函數(shù)、查找和引用函數(shù)、數(shù)學和三角函數(shù)、統(tǒng)計函數(shù)、文本函數(shù)以及數(shù)據(jù)庫函數(shù)共10類。29主要知識點（1）公式與函數(shù)29主要知識點（2）相對引用與絕對引用相對引用在公式或函數(shù)的復制過程中，所引用的單元格地址隨著目標單元格的變化而變化。絕對引用在公式或函數(shù)的復制過程中，所引用的單元格地址不隨目標單元格的變化而變化?；旌弦迷诠揭脮r，根據(jù)需要單元格的行號和列號有一個為相對引用，而另外一個為絕對引用。Excel中公式出錯的處理宏的使用30主要知識點（2）相對引用與絕對引用30實訓（具體要求和效果圖見教材！）實訓一：表格的制作與美化實訓二：制作員工檔案管理表實訓三：制作員工工資管理表實訓四：利用公式和函數(shù)完善員工工資管理表31實訓（具體要求和效果圖見教材?。嵱栆唬罕砀竦闹谱髋c美化3快速掌握辦公表格的應用技巧32快速掌握辦公表格的應用技巧1本章主要內(nèi)容辦公中的電子表格概述利用Word制作個人求職簡歷表利用Excel制作員工檔案管理表利用Excel函數(shù)實現(xiàn)員工工資管理33本章主要內(nèi)容辦公中的電子表格概述2第一節(jié)辦公中的電子表格概述根據(jù)對辦公業(yè)務中表格使用的調(diào)查分析，辦公中的電子表格可分為兩大類：表格內(nèi)容以文字為主的文字表格和以數(shù)據(jù)信息為主的數(shù)字表格。如表4-1所示。

類型詳細分類舉例文字表格規(guī)則文字表格課程表、日程安排表等復雜文字表格個人簡歷表、項目申報表等數(shù)字表格數(shù)據(jù)不參與運算出貨單、發(fā)貨單等數(shù)據(jù)參與運算學生成績表、公司銷售表等數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表產(chǎn)品出入庫統(tǒng)計表、損益表等數(shù)據(jù)關聯(lián)表格由各個月份數(shù)據(jù)表格組成的年度考勤表等34第一節(jié)辦公中的電子表格概述根據(jù)對辦公業(yè)務中表格使第二節(jié)利用Word制作個人求職簡歷表在辦公中有很多的復雜表格，比如個人簡歷表、申報表、考試報名表等，通常采用Word的表格制作功能來實現(xiàn)。本例介紹個人求職簡歷表的制作。實例效果如圖所示。35第二節(jié)利用Word制作個人求職簡歷表在辦公中有很多的復雜表365操作步驟（1）一、創(chuàng)建表格框架啟動Word程序，新建一個名為“個人求職簡歷表”的文檔。在“表格”菜單下單擊“插入”/“表格”命令，打開“插入表格”對話框。在對話框中將列數(shù)設置為“1”，將行數(shù)設置為“10”，單擊“確定”按鈕，插入一個1×10的表格。按需要適當調(diào)整第2、4、6、8、10行的行高。選擇“表格”/“繪制表格”命令，打開“表格與邊框”工具欄，利用Word表格的“繪制表格”功能，根據(jù)圖4-1所示繪制出行、列數(shù)符合要求的表格，并對行高和列寬做適當調(diào)整。37操作步驟（1）一、創(chuàng)建表格框架6操作步驟（2）二、輸入表格內(nèi)容輸入如圖4-1所示的文字及數(shù)字內(nèi)容。輸入特殊符號。設置項目符號和編號。插入圖片。38操作步驟（2）二、輸入表格內(nèi)容7操作步驟（3）三、修飾表格1.設置表格內(nèi)文本對齊方式。2.設置邊框和底紋。

說明：如果Word界面沒有出現(xiàn)“表格與邊框”工具欄，可通過選擇“視圖”菜單下的“工具欄”命令，調(diào)出“表格與邊框”工具欄。對單元格的邊框進行設置前需首先選中欲設置邊框的單元格區(qū)域。39操作步驟（3）三、修飾表格8操作步驟（4）四、設置簡歷表表頭方法一：1.將光標置于表中第一行的第一個字符之前，按回車鍵，即可在表格之前插入一個空行。2.輸入“個人求職簡歷表”，進行字體、字號的適當設置。方法二：1.選定表格的第一行，執(zhí)行“表格”菜單中的“拆分表格”命令，在表格之前插入一空行。2.輸入表頭文字。40操作步驟（4）四、設置簡歷表表頭9主要知識點（1）表格框架的建立與編輯

建立表格框架有兩種方法：插入表格和繪制表格。

表格內(nèi)容的輸入與編輯表格框架建立好之后，除了按要求輸入文字、數(shù)字等內(nèi)容之外，還可以插入符號、特殊符號、圖片、日期和時間、超鏈接等對象。方法均為在“插入”菜單下選擇相應命令。文本在移動和復制41主要知識點（1）表格框架的建立與編輯10主要知識點（2）表格屬性的設置選擇“表格”/“表格屬性”命令，打開“表格屬性”對話框。在“表格”、“行”和“列”、“單元格”等選項卡中進行設置。拆分、合并表格拆分表格。合并表格。42主要知識點（2）表格屬性的設置11主要知識點（3）表格自動套用格式單擊表格中任意一個單元格選擇“表格”/“表格自動套用格式”命令，在出現(xiàn)的“表格自動套用格式”對話框中選擇需要套用的格式。表格計算表格的計算有兩種方式。一是利用“表格與邊框”工具欄上的“自動求和”按鈕。二是利用“表格”/“公式”命令，在“公式”對話框中進行復雜的運算。43主要知識點（3）表格自動套用格式12主要知識點（4）排序操作選擇要排序的列或單元格。選擇“表格”/“排序”命令，在打開的“排序”對話框中選擇排序依據(jù)和類型，單擊“確定”按鈕即可。表格與文本互轉(zhuǎn)將表格轉(zhuǎn)換成文本。將文本轉(zhuǎn)換成表格。44主要知識點（4）排序操作13第三節(jié)利用Excel制作員工檔案管理表在日常工作中，經(jīng)常會對大量數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和管理，使用電子表格軟件Excel是處理此類問題的有效工具之一。本實例以某單位員工檔案管理表的制作為主線，介紹Excel表框架的建立、數(shù)據(jù)錄入、格式化工作表等Excel表格的基本操作。實例效果如圖所示。45第三節(jié)利用Excel制作員工檔案管理表在日常工作中，經(jīng)4615操作步驟（1）一、創(chuàng)建Excel工作表框架新建一個工作簿，命名為“員工檔案管理表”，并將Sheet1工作表更名為“員工檔案信息”。在A1單元格輸入“中原商貿(mào)有限責任公司—員工檔案信息表”，在第二行A2、B2…K2單元格分別輸入編號、姓名、…、出生日期等相關字段。調(diào)整行高和列寬。設置字體和對齊方式。47操作步驟（1）一、創(chuàng)建Excel工作表框架16操作步驟（2）二、設置特殊單元格格式與數(shù)據(jù)有效性設置字段列的數(shù)據(jù)格式。將編號、身份證號碼、家庭住址列單元格格式設置為“文本”型，出生日期、工作時間列設置為“日期”型。設置身份證號碼列的數(shù)據(jù)有效性。選擇“身份證號碼”項下的單元格區(qū)域，選擇“數(shù)據(jù)”/“有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在對話框中進行設置。48操作步驟（2）二、設置特殊單元格格式與數(shù)據(jù)有效性17操作步驟（3）三、輸入員工檔案基本信息利用數(shù)據(jù)填充功能輸入員工編號。在A3單元格中輸入第1位員工的編號，將光標移到A3單元格右下角，向下拖動填充柄，即可完成員工編號的快速輸入。利用數(shù)據(jù)有效性設置進行數(shù)據(jù)的選擇性錄入。選中C3：C25單元格區(qū)域，選擇“數(shù)據(jù)”/“數(shù)據(jù)有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設置”選項卡下進行設置。49操作步驟（3）三、輸入員工檔案基本信息18操作步驟（4）四、修飾工作表工作表數(shù)據(jù)輸入完成后，要對工作表進行必要的修飾和美化。選擇“格式”/“單元格”命令，在“單元格格式”對話框中進行字體、對齊方式、行高、列寬等設置。設置表格邊框和底紋。50操作步驟（4）四、修飾工作表19操作步驟（5）五、打印工作表

在制作好員工檔案信息表之后，可以將工作表打印出來。在打印前需要對工作表進行必要的頁面設置和打印預覽。1、選擇“文件”/“頁面設置”命令，打開“頁面設置”對話框。在該對話框中進行各項設置。2、選擇“文件”/“打印預覽”命令，在打印預覽窗口可以看到表格的頁面設置效果。51操作步驟（5）五、打印工作表20主要知識點（1）工作簿、工作表與單元格工作簿是Excel中計算和存儲數(shù)據(jù)的文件，通常所說的Excel文件就是工作簿文件，它的擴展名為.xls。工作表是一個二維表格，最多可以包含65536行和256列。單元格是工作表的最小單位，也是Excel保存數(shù)據(jù)的最小單位。52主要知識點（1）工作簿、工作表與單元格21主要知識點（2）工作簿與工作表的保護保護工作簿保護工作簿有兩種方式：一是保護工作簿的結(jié)構(gòu)和窗口。二是設置工作簿保護密碼。保護工作表保護工作表功能可以實現(xiàn)對單元格、單元格格式、插入行/列等操作的鎖定，防止其他用戶隨意修改。53主要知識點（2）工作簿與工作表的保護22主要知識點（3）數(shù)據(jù)的格式化Excel中提供了豐富的數(shù)據(jù)格式，包括常規(guī)、數(shù)值、貨幣、會計專用、日期、時間、百分比、分數(shù)、科學記數(shù)、文字和特殊等。此外，用戶還可以自定義數(shù)據(jù)格式。自動套用格式和樣式利用Excel提供的自動套用格式或樣式功能可以快速設置表格的格式，為用戶節(jié)省大量的時間，制作出優(yōu)美的報表。54主要知識點（3）數(shù)據(jù)的格式化23主要知識點（4）分頁和分頁預覽插入分頁符。刪除分頁符。分頁預覽。設置頂端標題行和打印選定區(qū)域設置頂端標題行。打印區(qū)域的選擇。55主要知識點（4）分頁和分頁預覽24第四節(jié)利用Excel函數(shù)實現(xiàn)員工工資管理在日常工作中，經(jīng)常會對大量數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和管理，使用電子表格軟件Excel是處理此類問題的有效工具之一。本實例以某單位員工檔案管理表的制作為主線，介紹Excel表框架的建立、數(shù)據(jù)錄入、格式化工作表等Excel表格的基本操作。實例效果如下圖所示。56第四節(jié)利用Excel函數(shù)實現(xiàn)員工工資管理在日常工作中，5726操作步驟（1）新建“員工工資管理”工作簿。制作“主界面”工作表。取消工作表中的網(wǎng)格線設置工作表填充顏色插入藝術字標題繪制圓角矩形，并進行填充效果及文字添加設置圓角矩形圖與對應工作表的超級鏈接。創(chuàng)建員工基本信息表。利用函