合同臺(tái)賬檔案管理制度

合同臺(tái)賬、檔案管理制度.臺(tái)賬管理.第一條 為保證合同臺(tái)賬資料完整統(tǒng)一規(guī)范企業(yè)各類(lèi)合的管理，特制定本辦法。第二條 凡以公司名義簽訂的合同均應(yīng)由合同管理人員依本辦法建立合同臺(tái)賬，并向公關(guān)法務(wù)部備案。第三條 合同管理人員為簽訂合同的聯(lián)系人和法務(wù)聯(lián)絡(luò)員責(zé)合同臺(tái)賬的登記、資料的收集、保管等工作。第四條 合同管理人員應(yīng)在合同簽訂生效后三日內(nèi)建立合同臺(tái)賬并對(duì)重大合同進(jìn)行備案審查協(xié)助法務(wù)部對(duì)合同管理的工作行指導(dǎo)和檢查。第五條 合同臺(tái)賬采用表格式一份合同填寫(xiě)一張表格建一份檔案。第六條 合同臺(tái)帳應(yīng)包括以下內(nèi)容：（一合同名稱(chēng)；（二合同主體； （三）合同內(nèi)容（含標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款或者酬金、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法及其他須注明的事項(xiàng)； （四）合同履行情況（有無(wú)違約、爭(zhēng)議、訴訟等情況及合同履行完畢的時(shí)間； （五）合同所附資料； （六）其他應(yīng)當(dāng)記載的重要內(nèi)容。第七條 合同臺(tái)帳應(yīng)附以下資料：1、合同正本或副本；2、對(duì)方《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照》和資質(zhì)等級(jí)證明等資料的復(fù)印件；3、對(duì)方法定代表人身份證明和委托代理人授權(quán)委托書(shū)及代理人身份證明；4、補(bǔ)充合同、會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函電；5、有關(guān)的重要資料。第八條 合同臺(tái)帳管理人員，有權(quán)對(duì)合同及所附資料進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)程序不符、內(nèi)容有誤或資料不全等問(wèn)題時(shí)，應(yīng)及時(shí)要求合簽訂人員采取措施予以糾正或補(bǔ)充資料以保證合同的簽訂和履行合法有效。第九條 使用或借用合同臺(tái)帳資料，應(yīng)當(dāng)辦理使用或借用手續(xù)，使用人或借用人應(yīng)妥善保管合同資料，不得損壞或遺失，更不擅自涂改或更換辦理結(jié)束后應(yīng)及時(shí)將使用或借用的合同資料歸還合同臺(tái)帳管理人員若違反前款規(guī)定給企業(yè)造成不良后果將追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。第十條 本辦法由法務(wù)部制定并解釋?zhuān)灶C布之日起執(zhí)行。檔案管理.公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。議、合同文本（不包含勞動(dòng)合同。二、合同檔案管理原則1、合同檔案實(shí)行公司財(cái)務(wù)部集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。2、財(cái)務(wù)部應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門(mén)的合同管理工作。3、需以公司名義訂立各種履約性質(zhì)的協(xié)議、文件的部門(mén)，為員工非經(jīng)總經(jīng)辦允許不得作承辦人。三、合同文檔的管理辦法.1、合同文檔以部門(mén)名稱(chēng)結(jié)合簽署日期年月份進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)。2、 合同編號(hào)規(guī)則：承辦部門(mén)名稱(chēng)首字母－合同簽署年、月份（六位）－順序號(hào)（三位21）34、 各相關(guān)部門(mén)和總經(jīng)辦依其職能對(duì)合同訂立、履行、變更解除全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)察、審計(jì)。5、 公司內(nèi)各職能部門(mén)一律不得以個(gè)人名義對(duì)外發(fā)出要約，作出承諾，簽訂合同或具有履約性質(zhì)的書(shū)面文件。6、合同承辦部門(mén)和財(cái)務(wù)部應(yīng)分別建立合同臺(tái)賬，實(shí)行履行跟留存影印件。7、 保存的合同文檔每年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任；對(duì)超過(guò)兩年以上（包本數(shù)）的已履行完畢的合同協(xié)議，由財(cái)務(wù)部甄別并予以歸案。8、 財(cái)務(wù)部要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單，以有效開(kāi)展合同文檔的查詢(xún)、利用工作。9、 各部門(mén)員工可在財(cái)務(wù)部查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須進(jìn)行登記，方可在財(cái)務(wù)部辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件出。合同原件無(wú)特殊情況不得外借。10、 合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施以確保合同文檔的安全。11、 借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情予以處罰。12、 合同文檔的密級(jí)為機(jī)密任何人不得擅自將合同對(duì)外開(kāi)，違者視情節(jié)予以處罰。13、 已簽署的合同應(yīng)明確支付方式及付款時(shí)間并交予財(cái)務(wù)及時(shí)催款。四、 合同文檔的移.1、 各部門(mén)在正式簽署合同后，須在一周內(nèi)將合同正本原件交財(cái)務(wù)部存檔。2、 移交的合同文檔必須注明合同編號(hào)并保證齊全