商戶管理審批及審核流程

商戶部?jī)?nèi)部管理制度（暫行）為進(jìn)一步規(guī)范部門(mén)內(nèi)部各項(xiàng)工作的管理，保證工作流程的暢通，結(jié)合部門(mén)實(shí)際情況，特制訂以下工作規(guī)范程序。一、常規(guī)進(jìn)場(chǎng)合同審核及審批流程：內(nèi)容：商戶續(xù)簽或空置商位簽訂合同時(shí)，不存在面積、租金、位置、法人變更和相關(guān)費(fèi)用變化（統(tǒng)一提價(jià)的租金變化進(jìn)入常規(guī)程序）。（一）常規(guī)合同簽訂程序：見(jiàn)附件3新進(jìn)商戶：1、由招商部通知商戶至商戶部簽訂合同；2、內(nèi)勤查詢商戶進(jìn)場(chǎng)程序表，填寫(xiě)收費(fèi)明細(xì)表。3、收費(fèi)明細(xì)表經(jīng)財(cái)務(wù)審核，商戶部?jī)?nèi)勤根據(jù)財(cái)務(wù)審核面積、價(jià)格、收費(fèi)明細(xì)填寫(xiě)合同文本。4、合同文本經(jīng)商戶簽字蓋章后，連同收費(fèi)明細(xì)表一同交財(cái)務(wù)收費(fèi)，財(cái)務(wù)收費(fèi)手續(xù)辦完后，合同與收費(fèi)明細(xì)表返回部?jī)?yōu)戶部?jī)?nèi)勤。5、合同文本經(jīng)總經(jīng)理審批，到辦公室蓋章。6、合同信息錄入電子臺(tái)帳。（二）到期合同簽訂程序：1、內(nèi)勤根據(jù)電子臺(tái)帳查詢合同到期商戶提前30天，根據(jù)上一期的合同面積、價(jià)格造表，經(jīng)樓層主管確認(rèn)后報(bào)財(cái)務(wù)審核，經(jīng)總經(jīng)理助理、常務(wù)副總、總經(jīng)理審批后，以書(shū)面形式通知商戶續(xù)簽合同。2、商戶續(xù)簽合同，內(nèi)勤經(jīng)辦人員填寫(xiě)合同、《收費(fèi)明細(xì)表》經(jīng)財(cái)務(wù)部審核無(wú)異議后，總經(jīng)理助理簽字復(fù)核，財(cái)務(wù)出納根據(jù)《收費(fèi)明細(xì)表》收款，《收費(fèi)明晰表》附合同后經(jīng)總經(jīng)理審批，經(jīng)辦內(nèi)勤交辦公室蓋章并進(jìn)行合同存檔、發(fā)放、記錄相關(guān)臺(tái)帳。在任何一個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生異議，則退回后重新辦理。（三）應(yīng)收款催繳：1、到期未交租金和費(fèi)用的商戶，內(nèi)勤應(yīng)提前30天以書(shū)面形式和電話通知商戶法人，書(shū)面通知須經(jīng)過(guò)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字并告知樓層主管。2、租金到期的商戶經(jīng)樓層主管溝通未及時(shí)到位的，由樓層主管開(kāi)具工作聯(lián)系單工程部，由工程部給予臨時(shí)停電，租金全額交清后方可恢復(fù)供電。3、停電通知必須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字方可執(zhí)行，未經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字造成的不良影響責(zé)任由樓層主管負(fù)責(zé)，并追究相應(yīng)的責(zé)任。二、非常規(guī)合同審核及審批流程內(nèi)容：非常規(guī)合同辦理是指：合同已經(jīng)超過(guò)簽訂期限，且商戶存在面積調(diào)整、商位更換、法人變更、免租或退場(chǎng)補(bǔ)償、管理費(fèi)用變化等中的任何一項(xiàng)，則按照附件4審批流程辦理。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人通知商戶簽訂合同---內(nèi)勤根據(jù)臺(tái)帳檔案查詢后根據(jù)合同周期辦理一一填寫(xiě)《收費(fèi)明細(xì)表》并附帶相關(guān)變更文件（1、法人變更：法人變更申請(qǐng)及變更法人資料；2、面積調(diào)整：在收款明晰表中直接注明，3、區(qū)位調(diào)整：事先審批完成的調(diào)整程序表；4、費(fèi)用補(bǔ)償：事先審批完成的補(bǔ)償說(shuō)明和協(xié)議）以上項(xiàng)目在辦理合同附帶一起進(jìn)行辦理。三、商戶離場(chǎng)手續(xù)辦理：1、常規(guī)合同到期離場(chǎng)：由內(nèi)勤填寫(xiě)商戶離場(chǎng)程序表，離場(chǎng)流程見(jiàn)附件5。2、非常規(guī)退場(chǎng)：商戶提前退場(chǎng)或者在未辦理合同續(xù)租的情況下退場(chǎng)，商戶退場(chǎng)后未至商戶管理部門(mén)辦理退場(chǎng)手續(xù)的情況。基本流程同上。1）對(duì)于提前退場(chǎng)的商戶涉及費(fèi)用退還的，經(jīng)辦人須在《商戶退場(chǎng)申請(qǐng)/確認(rèn)表》中注明退費(fèi)金額，商戶樓層主管簽字，財(cái)務(wù)審核、總經(jīng)理助理簽字，常務(wù)副總簽字審核、總經(jīng)理審批后辦理；2）對(duì)于未辦理續(xù)租涉及租金應(yīng)收的商戶辦理退場(chǎng)，如果涉及免租情況，須在《商戶退場(chǎng)申請(qǐng)/確認(rèn)表》中注明退費(fèi)金額，財(cái)務(wù)審核、總經(jīng)理助理簽字，業(yè)務(wù)副總簽字審核、總經(jīng)理審批后辦理；3）對(duì)于已經(jīng)退場(chǎng)商戶，因各種原因未前來(lái)辦理退場(chǎng)手續(xù)的，經(jīng)辦人須在《商戶退場(chǎng)申請(qǐng)/確認(rèn)表》中注明退場(chǎng)實(shí)際離場(chǎng)時(shí)間，寫(xiě)明原因，經(jīng)過(guò)總經(jīng)理助理簽字、業(yè)務(wù)副總審核、總經(jīng)理審批后辦理退場(chǎng)手續(xù)，經(jīng)辦人更改臺(tái)帳資料，并聯(lián)系企劃人員登報(bào)公示后明確退場(chǎng)。將公示資料交至財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)更改商戶數(shù)據(jù)信息。3、退場(chǎng)質(zhì)保金辦理手續(xù)根據(jù)合同到期一年后，無(wú)質(zhì)量投訴。商戶提供質(zhì)保金發(fā)票，經(jīng)質(zhì)量管理部簽字財(cái)務(wù)審核總經(jīng)理助理審核董事長(zhǎng)審批財(cái)務(wù)出款辦理手續(xù)即可。四、商戶合同及相關(guān)表格規(guī)范要求為規(guī)范商戶合同管理和相關(guān)表格的書(shū)寫(xiě)規(guī)范，便于財(cái)務(wù)的審核整理歸檔，對(duì)于商戶經(jīng)辦人員的各類表格填寫(xiě)做出如下規(guī)范和要求：1、合同文本填寫(xiě)規(guī)范依照合同文本的空白格式：必須明確填寫(xiě)商戶基本信息資料、明確填寫(xiě)其租賃區(qū)位號(hào)、面積以及經(jīng)營(yíng)范圍，尤其是經(jīng)營(yíng)品牌；明確合同起租年月和租賃期限及相關(guān)費(fèi)用金額。合同書(shū)寫(xiě)一律采用黑色碳素墨水筆填寫(xiě)，不得采用圓珠筆等其他書(shū)寫(xiě)工具填寫(xiě)；2、《新時(shí)代家居生活廣場(chǎng)收費(fèi)明細(xì)表》填寫(xiě)要求：1）全部采用黑色碳素水筆填寫(xiě)。字跡工整、清晰，不得隨意涂改和添加。2）注明序號(hào)、商戶序號(hào)、區(qū)域、商戶名稱欄目中必須填寫(xiě)商戶法人姓名及商戶名稱；3）明確填寫(xiě)合同起至期限、商位租金及相關(guān)費(fèi)用明細(xì)。3、《新時(shí)代家居生活廣場(chǎng)商戶離場(chǎng)申請(qǐng)/確認(rèn)表》填寫(xiě)要求：1）全部采用黑色碳素水筆填寫(xiě)，要求字跡工整、清晰，不得產(chǎn)生涂改。2）注明商號(hào)、商戶名稱欄目中必須填寫(xiě)商戶法人名稱及商戶名稱；3）明確填寫(xiě)合同起至期限、商位租金及相關(guān)費(fèi)用明細(xì)。4、財(cái)務(wù)審核要求：財(cái)務(wù)審核人員必須在收費(fèi)明細(xì)表中注明：租期、免租產(chǎn)生費(fèi)用、相關(guān)補(bǔ)償費(fèi)用等字樣，以黑色碳素筆體注明，并書(shū)寫(xiě)審核人的姓名和日期。5、商戶合同簽訂后，款項(xiàng)未繳清的一律不予以發(fā)放合同，并不允許蓋章。6、對(duì)于由于租期已經(jīng)確定，但款項(xiàng)已清的，財(cái)務(wù)部提供相關(guān)數(shù)據(jù)，商戶部?jī)?nèi)勤根據(jù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)提供相應(yīng)合同，對(duì)合同文本進(jìn)行妥善保管。五、樓層品牌調(diào)整規(guī)范1、凡涉及樓層的品牌調(diào)整，商位調(diào)整等，樓層主管根據(jù)樓層品牌結(jié)構(gòu)的合理性提出意見(jiàn)。2、部門(mén)內(nèi)部進(jìn)行討論決定，形成書(shū)面報(bào)告，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。3、涉及費(fèi)用的調(diào)整，必須得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意，董事長(zhǎng)簽字后方可實(shí)施。4、品牌調(diào)整后應(yīng)及時(shí)告知企劃部更改導(dǎo)購(gòu)平面圖。5、內(nèi)勤對(duì)商戶總表及時(shí)進(jìn)行更改，并堅(jiān)持每周將商戶動(dòng)態(tài)信息及時(shí)告知相關(guān)部門(mén)（企劃部、質(zhì)管部）。六、免租手續(xù)辦理規(guī)范1、樓層主管因整體調(diào)整涉及調(diào)整、擴(kuò)面、清場(chǎng)涉及相關(guān)費(fèi)用的，部門(mén)內(nèi)部要進(jìn)行討論，形成書(shū)面報(bào)告報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意實(shí)施，得到批準(zhǔn)后樓層主管應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)調(diào)整程序表，并辦理調(diào)整程序。2、樓層主管免租權(quán)限：100平方以下的免一個(gè)月，100-200平方的免二個(gè)月，裝修補(bǔ)償最高不得超過(guò)300元/平方，自動(dòng)退場(chǎng)商戶不予補(bǔ)償。3、調(diào)整、商戶退場(chǎng)空置商鋪及時(shí)抄送招商部招商，樓層主管不允許自調(diào)自招或自行按排空位。4、涉及租金分期付款，以及涉及相關(guān)費(fèi)用的樓層主管需說(shuō)明情況，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，董事長(zhǎng)批復(fù)。七、裝修審批規(guī)范1、商戶裝修圖紙、審批表統(tǒng)一交由吳駿，由吳駿根據(jù)樓層將圖紙交由樓層主管審核。2、樓層主管主要把關(guān)商戶裝修圖紙效果的統(tǒng)一性，店面通透性以及商品展示美觀度。3、樓層主管審核通過(guò)后，負(fù)責(zé)聯(lián)系工程部審核電路、空調(diào)、用電量，審核通過(guò)后圖紙統(tǒng)一交由吳駿，由吳駿負(fù)責(zé)對(duì)接現(xiàn)場(chǎng)管理部門(mén)。4、審批程序：樓層主管審核f部門(mén)主管審核f設(shè)計(jì)師審核f工程部審核f主管領(lǐng)導(dǎo)4、新進(jìn)場(chǎng)商戶租金及相關(guān)費(fèi)用未辦理的，一律不允許進(jìn)場(chǎng)裝修，特殊情況必須得到部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可進(jìn)場(chǎng)裝修。八、合同、文件管理規(guī)范（一）合同管理規(guī)范1、商戶合同、廣告合同、LED合同統(tǒng)一由內(nèi)勤保管。2、凡涉及商戶調(diào)整、擴(kuò)面、清場(chǎng)、與合同有關(guān)的文件，程序辦完后統(tǒng)一作為合同附件管理，樓層主管不再保管。3、涉及合同的有關(guān)文件必須與原合同對(duì)應(yīng)，不得與原合同分開(kāi)保管，以便于相關(guān)信息的查詢。4、商戶合同檔案應(yīng)單獨(dú)成袋，一個(gè)商戶一個(gè)檔案，并對(duì)每個(gè)商戶進(jìn)行編號(hào)管理，便于索引。5、到期商戶合同與檔案，重新辦理新合同后，原到期合同應(yīng)辦理存檔手續(xù)，連同原檔案資料移交檔案室。6、商戶合同除樓層主管業(yè)務(wù)查詢需要以外，其它人員需查詢的，必須得到部門(mén)負(fù)責(zé)人同意方可查詢，未經(jīng)允許不得查詢。7、查詢合同應(yīng)在內(nèi)勤人員在場(chǎng)下查詢，不得將合同帶離保管室，如因需要必須得到部門(mén)負(fù)責(zé)人同意方可帶出保管室，但不得帶出公司辦公室。8、經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意將合同帶出保管室的，內(nèi)勤應(yīng)做好合同借閱登記和借閱手續(xù)。（二）文件、資料管理規(guī)范1、部門(mén)內(nèi)部發(fā)布的文件、報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)表、工作計(jì)劃、考核表統(tǒng)一由內(nèi)勤管理。2、部門(mén)對(duì)外以布通知經(jīng)審核后，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽批后以布，未經(jīng)審核簽批的一律不得發(fā)布。3、月度應(yīng)收款報(bào)表由樓層主管核對(duì)，內(nèi)勤與財(cái)務(wù)核對(duì)一致后歸檔。4、月度工作計(jì)劃經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)簽字后，歸檔。5、月度報(bào)表由內(nèi)勤完成，報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后歸檔。6、催款通知由內(nèi)勤完成，樓層主管、部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批蓋章，回執(zhí)歸檔合同檔案。7、工作聯(lián)系單由經(jīng)辦人填寫(xiě)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后一聯(lián)部門(mén)留存歸檔，二聯(lián)送達(dá)相關(guān)部門(mén)。8、上述工作全部納入部門(mén)考核內(nèi)容。九、其它規(guī)定1、部門(mén)人員不得以市場(chǎng)名義向商戶要求商品打折和讓利。2、不得代表顧客向商戶承諾由市場(chǎng)結(jié)算的商品交易。3、樓層商位不得自調(diào)自招，空商位由部門(mén)內(nèi)勤主管以工作聯(lián)系單形式報(bào)招商部，由招商部進(jìn)行招商。4、部門(mén)內(nèi)部未明確規(guī)定的相關(guān)事宜，必須經(jīng)部門(mén)內(nèi)部討論后執(zhí)行，未經(jīng)討論造成的相關(guān)費(fèi)用損失，一律納入考核制度。5、其它紀(jì)律均參照公司相關(guān)文件執(zhí)行。十、附件附件1；商戶法人更名的規(guī)范附件2；商戶調(diào)整審批程序表附件3；廣場(chǎng)統(tǒng)一免租、費(fèi)用補(bǔ)償申請(qǐng)審批表附件4；商戶更換、新增品牌規(guī)范附件5；常規(guī)合同辦理流程附件6；非常規(guī)合同辦理流程附件7；商戶離場(chǎng)辦理流程杭州新時(shí)代家居生活廣場(chǎng)二零零九年十月商戶法人更名的規(guī)范經(jīng)辦部門(mén)在法人和商戶更名時(shí)提供和辦理以下手續(xù)：一、商戶法人變更申請(qǐng)：商戶本人申請(qǐng)商戶經(jīng)辦簽字業(yè)務(wù)副總審核總經(jīng)理審批。二、變更書(shū)面申請(qǐng)雙方當(dāng)事人關(guān)系證明文件；提供雙方當(dāng)事人照片和身份證復(fù)印件，聯(lián)系電話，變更申請(qǐng)變更當(dāng)事人雙方當(dāng)場(chǎng)簽字，并留存更新商戶法人聯(lián)系電話。三、債權(quán)債務(wù)承諾書(shū)并經(jīng)商戶原法人、新法人簽字認(rèn)可。四、原則避免后續(xù)的債權(quán)債務(wù)糾紛，建議在前期的債務(wù)清理完結(jié)后進(jìn)行變更。五、變更法人后，債權(quán)債務(wù)關(guān)系實(shí)質(zhì)已經(jīng)發(fā)生轉(zhuǎn)移，需重新繳納質(zhì)保證金，并辦理退場(chǎng)程序表。杭州新時(shí)代家居生活廣場(chǎng)商戶調(diào)整審批程序表區(qū)位：填表日期:品牌（原有）現(xiàn)有品牌（變更）原商位號(hào)營(yíng)業(yè)面積原商位租賃期限調(diào)整新商位號(hào)租賃面積新商位租賃期限原商位新進(jìn)品牌租賃面積租賃期限調(diào)整原因簡(jiǎn)述：調(diào)整方案和已實(shí)施過(guò)程（含免租和補(bǔ)償、退費(fèi)等）：具體實(shí)施步驟：1）商戶（區(qū)域經(jīng)辦）簽字2）商戶部部長(zhǎng)簽字3）財(cái)務(wù)審核4）總經(jīng)理助理簽字5）副總審核6）總經(jīng)理審批注意事項(xiàng)：對(duì)于同一商位的新老商戶更替的涉及免租補(bǔ)償情況，老商戶按照程序表執(zhí)行，新商戶在進(jìn)場(chǎng)程序單據(jù)中注明，簽字即可。統(tǒng)一經(jīng)辦為商戶內(nèi)勤和內(nèi)勤主管，流程辦理完畢后發(fā)放財(cái)務(wù)一份、內(nèi)勤存檔一份、內(nèi)勤主管備案一份并做好相關(guān)臺(tái)帳。涉及免租和補(bǔ)償?shù)慕y(tǒng)一匯總后由董事長(zhǎng)進(jìn)行最終審批。相關(guān)執(zhí)行協(xié)議附后。附件3；杭州新時(shí)代家居生活廣場(chǎng)統(tǒng)一免租、費(fèi)用補(bǔ)償申請(qǐng)審批表區(qū)位：申請(qǐng)辦理日期:免租或補(bǔ)償費(fèi)用商戶名稱、法人、及原因經(jīng)辦人：財(cái)務(wù)審核及帳務(wù)處理意見(jiàn)分管副總簽字總經(jīng)理審核董事長(zhǎng)審批審批完成后的表格：經(jīng)辦人發(fā)放商戶部?jī)?nèi)勤存檔一份，財(cái)務(wù)存檔一份，總經(jīng)理助理備案一份。商戶更換、新增品牌規(guī)范商戶因經(jīng)營(yíng)需要更換和新增品牌的，申報(bào)商戶部進(jìn)行審核辦理，商戶部在接到商戶提交的申請(qǐng)報(bào)告，按下列程序辦理；1、各樓層主管根據(jù)分工負(fù)責(zé)的樓層受理商戶的申請(qǐng)，指導(dǎo)商戶根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容填報(bào)。2、商戶申報(bào)的品牌，各樓層主管根據(jù)商戶申報(bào)的品牌會(huì)同招商部進(jìn)行審核，申報(bào)資料齊全品牌檔次符合廣場(chǎng)的簽字后報(bào)部門(mén)主管審核。對(duì)資料不全或代理權(quán)不清的退加商戶，品牌不符合我廣場(chǎng)檔次的及時(shí)告知商戶。3、經(jīng)部門(mén)主管審核報(bào)總經(jīng)理助理、業(yè)務(wù)副總、總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。4、總經(jīng)理審批后的申報(bào)表統(tǒng)一交由內(nèi)勤保管，內(nèi)勤及時(shí)修改商戶聯(lián)系總表，并將修改信息及時(shí)告知企劃部、質(zhì)管部以便于及時(shí)跟蹤和區(qū)域平面圖的更改。更換、新增品牌審批表商戶名稱商鋪區(qū)位代理級(jí)別合同定位品牌聯(lián)系人聯(lián)系電話更換品牌原因更換品牌名稱新增品牌原因新增品牌名稱更換、新增品牌背生產(chǎn)廠家地址、聯(lián)系電話：杭州周邊市場(chǎng)設(shè)點(diǎn)情況：品