倉庫管理專項審計報告

倉庫管理專項審計報告

根據(jù)公司審計工作計劃，審計部成立項目組于20XX年X月X日至20XX年X月X日期間，對公司各倉庫管理情況進行了專項審計。本次審計，重點關注了倉庫管理相關規(guī)章制度、流程的建立健全情況，倉庫存貨出入庫及保管情況，各項規(guī)定執(zhí)行情況及其他基礎工作落實情況，基于審計工作的開展，審計項目組發(fā)現(xiàn)了相關問題并提出了可行的建議和改善措施。一、基本情況目前屬于物控部管轄范圍內(nèi)的倉庫共有18個，分為原料倉、成品倉及半成品倉庫。其中原料倉8個，半成品倉1個，成品倉9個。截止20XX年X月底，倉庫目前保管物資價值總額為X元。倉庫目前對于物資出入庫、保管、盤點等各項基礎工作管理比較完善，各種規(guī)章制度已基本建立，但對于委托加工物資、單據(jù)審核、制度執(zhí)行有效性也有較多不足之處，須加以完善。二、審計發(fā)現(xiàn)1.對外發(fā)加工物資缺乏有效控制。0769倉庫有外發(fā)加工物資未收回。在對各倉庫外發(fā)加工出入庫情況進行審計（注:各類審計報告及方法案例關注公眾號內(nèi)審網(wǎng)）檢查時，發(fā)現(xiàn)0769原料倉分別在20XX年X月和12有兩筆以委外加工出庫單形式，將材料名稱為雕花板送至某某廠商維修，至審計結束為止未收回（如下表）。原料倉外發(fā)加工物資賬目不清。在對原料倉外發(fā)加工情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)自20XX年X月X日至20XX年X月X日共向某某廠商外發(fā)木拼板11472張進行噴油加工，截止審計結束日收回橡膠木拼板10233張，共計有1239張未收回。金額為X元。對于加工物資存放于加工商處，未與某廠商對賬，且存放數(shù)目是否準確，原倉管陳某某表示不清楚。由于陳某某已調(diào)往收料組，未與新倉管進行交接，現(xiàn)V6倉管亦表示不清楚外發(fā)加工有多少數(shù)量未收回。按照公司制度《委外加工流程及管理規(guī)范》（文件編號：AM-QEOW-WK-0004）規(guī)定，對于委外加工物資應該由各倉管負責核對，并且每月10日前需對上月委托加工物料未收回物料上報部門主管經(jīng)理處審核，但是目前并未嚴格按照制度執(zhí)行。各倉庫管理員對于外發(fā)加工物資既做到定時清理未收回情況，月底時也未對上月單據(jù)核銷情況及未收回物料上報給部門主管及經(jīng)理審核，造成外發(fā)加工物資處于無監(jiān)控狀態(tài)，未收回情況時有發(fā)生。審計建議：倉管應嚴格按照公司制《委外加工流程及管理規(guī)范》規(guī)定，每月10日前向原料倉主管及物控經(jīng)理報告委外加工物資單據(jù)核銷表及報告超期未回物料。物控部門應對以往外發(fā)加工物資至今未收回情況進行清查，對于仍有未收回物資應及時與采購、財務部門共同協(xié)商進行處理。財務部門應參與監(jiān)督委外加工物資收回情況。目前財務部門未對外外發(fā)加工物資進行明細賬登記，監(jiān)督外發(fā)加工物資發(fā)出、收回、核銷情況。建議財務部門建立委外加工物資明細賬，物資發(fā)出、收回在財務有賬可查。對于超期未核銷情況賬應及時向倉庫主管了解原因，實行有效監(jiān)督責任。2.五金倉領料混亂。審計人員在對各倉庫領料情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)部分領料單存在非同一人填寫領料現(xiàn)象，經(jīng)過向五金倉和行政部詢問，系五金倉倉管利用領料單上空白欄未劃線注銷地方補寫領料。因原五金倉管已離職，無法向本人證實。經(jīng)了解，原因為行政部某些機修員工在倉庫處領料后未填寫領料單，倉管盤點物料時發(fā)現(xiàn)盤虧，利用行政部領料員黎剛開具的領料單上空白未劃線部門增添被領料數(shù)量，而問及行政部領料員所填寫的領料單上被增添物料之事，其表示未經(jīng)過他手，并不知情。審計人員抽樣了20XX年X月至20XX年X月的領料單據(jù)，五金倉管私自增添的領料金額為X元（統(tǒng)計表格見附件,內(nèi)審網(wǎng)注:本文略），該部分領料，行政部表示大部分確實是其領料，但因為時間太久，部分無法確定。審計建議：對于各領料部門填寫的領料單，空白線一律劃線注銷。倉管必須嚴格審核領料單，發(fā)現(xiàn)有涂改現(xiàn)象、未劃線現(xiàn)象、應拒絕領料。對于各領料部門的領料單一律由各部門領料人填寫，嚴禁倉管人員代筆。領料單如有誤，應由領料人員重新填開，重新走審批流程。嚴禁在未經(jīng)批準下私自增加領料。目前對于倉庫與各領料部門并未就每月領料數(shù)量進行核對，為加強對原材料的控制，倉庫應該每月與各材料領料部門進行材料領用對賬，防止數(shù)據(jù)統(tǒng)計錯誤。各生產(chǎn)車間、部門經(jīng)理審核當月領料數(shù)量、金額。如有異常應與倉庫進行核對，直至找出原因。3.無訂單入庫作業(yè)不規(guī)范。目前倉庫無訂單入庫作業(yè)較多。如20XX年X月無訂單采購金額為6,085,201.70元，占當月全部采購額8.71%。20XX年X月無訂單采購金額3,939,903.24元，占當月全部采購額為6.3%。對于該部分無訂單的材料入庫作業(yè)，根據(jù)公司文件《倉庫收料作業(yè)規(guī)范》規(guī)定：倉庫《材料入庫單》必須在采購訂單基礎上下推完成，無采購訂單之物料未經(jīng)倉庫主管同意不可作收料、入庫作業(yè)。但在該部分無訂單的入庫單檢查中，均未見到有倉庫主管對入庫單審批，制度執(zhí)行不力。審計建議：對于未按公司正常采購流程之入庫作業(yè),各倉庫僅憑供應商送貨單就進行入庫，對于質(zhì)量、價格難以保證符合公司最大利益。應此物控部主管及經(jīng)理應嚴格按照制度執(zhí)行，加強對無訂單物資的入庫監(jiān)控。4.裥棉毛巾布未經(jīng)品質(zhì)檢查直接入庫。由生產(chǎn)一部裥棉車間加工的裥棉毛巾布入庫到凱奇布料倉庫和歌蒂婭原料倉庫時，此道工序未經(jīng)過品質(zhì)檢查。或品檢員在入庫單上簽字僅僅流于形式，倉庫部門對未有品質(zhì)檢查的半成品（注:各類審計報告及方法案例關注公眾號內(nèi)審網(wǎng)）直接入庫，存在質(zhì)量隱患，并對公司品牌與口碑構成風險。審計建議：嚴格執(zhí)行公司產(chǎn)品質(zhì)檢制度與流程，切實維護產(chǎn)品質(zhì)量，維護公司產(chǎn)品品牌形象。5.ERP系統(tǒng)單據(jù)核對完整性不足。審計人員對ERP系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)與倉庫保存的存根聯(lián)進行核對，發(fā)現(xiàn)部分倉庫找不到對應紙質(zhì)存根聯(lián)。為了防止未經(jīng)授權私自在ERP系統(tǒng)里填制單據(jù)，應每月對ERP里所有的單據(jù)與紙質(zhì)單據(jù)進行核對，但經(jīng)了解，倉庫、財務均未采取此種做法。審計建議：對于系統(tǒng)里的當月的所有單據(jù)，各倉庫必須全部打印出紙質(zhì)單據(jù)，按照規(guī)定權限審批后保管。財務部門在檢查倉庫單據(jù)時，