辦公室人員工作崗位職責(zé)

辦公室崗位職責(zé)第一章總則一、為了加強(qiáng)辦公室管理，明確學(xué)校內(nèi)部管理職責(zé)，使內(nèi)務(wù)管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實際情況，特制訂本制度。二、本制度適用于學(xué)校所有成員并嚴(yán)格遵守各項規(guī)定。三、切合學(xué)校實際，根據(jù)不同的制度內(nèi)容編寫相應(yīng)的規(guī)范化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證學(xué)校的辦公事務(wù)有效開展。四、辦公室人員應(yīng)明確各項工作職責(zé)，簡化辦理流程，做到每周有計劃、每月有總結(jié)的工作目標(biāo)。第二章職責(zé)范圍一、辦公室管理人員直接受行政人事主管領(lǐng)導(dǎo)，在直屬主管的領(lǐng)導(dǎo)下主持開展辦公室的各項工作。二、負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。三、負(fù)責(zé)學(xué)校文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項事務(wù)有序開展。四、協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系，為各部門工作開展提供相應(yīng)的服務(wù)。五、負(fù)責(zé)學(xué)校對內(nèi)、對外公共關(guān)系的維護(hù)和改善，做好來客接待和學(xué)校的各項文化宣傳等工作。六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達(dá)各種指令，及時做出整理,當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。七、協(xié)助其他部門工作，完成上級交代的其他工作。第三章工作規(guī)范辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)規(guī)定按照事業(yè)單位工作人員細(xì)則執(zhí)行。辦公室管理人員嚴(yán)格按照本制度中的要求規(guī)范開展工作。第四章辦公室事務(wù)管理一、 文書管理制度文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據(jù)自己的職責(zé)范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書。本制度中，文件特指學(xué)校內(nèi)外部發(fā)文文件；而文書特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎(chǔ)上形成的，檔案是文書的延續(xù)。現(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管理，并對文書管理制度做以下規(guī)定。文件管理制度第一條管理要點、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用。2、文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、學(xué)校各類制度文件（通知）、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。3、制度類文件按照溫泉鎮(zhèn)中心校文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明學(xué)校全稱及文件性質(zhì)；正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范，表達(dá)無歧義。4、根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進(jìn)行編號，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。第二條制度規(guī)范1、文件（通知）的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。、 中心學(xué)校上報下發(fā)正式文件（文件）的權(quán)利主要集中在行政領(lǐng)導(dǎo)，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件（通知）。、 中心學(xué)校對內(nèi)公開文件（通知）由行政領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)起草和審核，中心學(xué)校校長簽發(fā)；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件（通知）由各分管領(lǐng)導(dǎo)起草，校長負(fù)責(zé)審核，審核無誤后辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由辦公室蓋章，簽發(fā)。、 凡寄至中心學(xué)校的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。、 機(jī)密文件由辦公室主任保管，辦公室人員對一般性文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給分管領(lǐng)導(dǎo)。、 各分管領(lǐng)導(dǎo)因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需中心學(xué)校校長審批后方可借閱。、 辦公室管理人員對文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。、 按時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。、 根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進(jìn)行銷毀，需上報主要領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。第三條文件管理流程設(shè)計1、內(nèi)部文件管理流程：起草文件-審查編號一審批、簽發(fā)一打印文件一下發(fā)文件一文件存檔2、外部文件管理流程：外部收文一文件整理一文件存檔一清退一文件存檔一文件銷毀3、借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)一批準(zhǔn)-借閱一清退一文件存檔一文件銷毀文書管理制度第一條 管理要點、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證學(xué)校內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導(dǎo)作用。、文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、提案意見、會議紀(jì)要、總結(jié)匯編）、主管領(lǐng)導(dǎo)發(fā)文文書（學(xué)習(xí)資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)學(xué)校的重大事項文書資料。、 除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標(biāo)有頁眉頁腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。、 根據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號整理，定期對文書進(jìn)行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。第二條制度規(guī)范、根據(jù)中心學(xué)校實際需要及上級安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí)。、 按照文書管理范圍，主管領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)文根據(jù)需要填寫《發(fā)文登記》，所有文書原稿均由辦公室分類存檔備查。、 辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書，需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表；閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。、按時間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對照編號列出整理清單。、根據(jù)文書的時效性和保存的價值性，對文書進(jìn)行整理銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。、 辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向校長報告，若未查明原因，則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。、 違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。第三條流程設(shè)計起草文書一填寫《發(fā)文登記》（需要時）一張貼-存檔一更新目錄（紙質(zhì)檔與電子檔）一借閱一清退一審批一銷毀檔案管理制度第一條管理要點、 為了維護(hù)檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè)，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。、 檔案管理范圍：學(xué)校各類證照及各類文件（通知）、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。、 根據(jù)文書整理和文件整理編號，對對應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。第二條制度規(guī)范、 應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。、 所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。、 堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對照編目，列出清單。、 各部門需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。、檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是教師個人信息、學(xué)校圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。、檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。第三條流程設(shè)計根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案-排序整理，編制編目一存檔一借閱一清退二、辦公用品管理制度第一條管理要點、為了加強(qiáng)辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項程序，節(jié)約辦公經(jīng)費，提高利用效率。、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責(zé)一致嚴(yán)格要求，無私自挪用現(xiàn)象。、 辦公用品保管實行“日清月結(jié)，出入庫等量、年終查存統(tǒng)計”原則。、 辦公用品的采購，應(yīng)進(jìn)行多方比較，保證性價比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開支。第二條制度規(guī)范、學(xué)校辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由行政辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。、辦公用品購置應(yīng)遵循以下程序：每月28號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據(jù)各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財務(wù)簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據(jù)具體實際進(jìn)行靈活處理，但必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。、 根據(jù)物品所屬類別， 對辦公用品進(jìn)行及時出入庫登記，注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。、 各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時發(fā)放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時補(bǔ)填。、 任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。、 辦公用品管理人員負(fù)責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品。、 辦公室建立學(xué)校固定資產(chǎn)總賬，每年進(jìn)行一次匯總普查。、 管理員定期對辦公用品進(jìn)行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。第三條管理流程設(shè)計編制《需求計劃表》-審批-采購-入庫登記-發(fā)放編制需求計劃-統(tǒng)計申購情況 -月末清算匯總-出庫登記三、會議管理制度第一條管理要點、 為了提高會議質(zhì)量， 促進(jìn)有效溝通，提高行動能力，進(jìn)而規(guī)范會議管理。、 根據(jù)學(xué)校實際及具體的情況，確定會議召開的必要性。、 清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效原則。、 會議負(fù)責(zé)人有效的控制會議，明確會議召開與否的界限；提高會議主持人控制會議進(jìn)程的能力與水平，保證會議實效。、按照制度規(guī)定，嚴(yán)格會議管理，參會人員準(zhǔn)時參加會議，并遵守會議紀(jì)律。、會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準(zhǔn)備工作。第二條制度規(guī)范、收集會議議題，根據(jù)選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。、會議主持人負(fù)責(zé)會議的召開并負(fù)責(zé)現(xiàn)場秩序的維護(hù)，辦公室主任負(fù)責(zé)做好相應(yīng)的會議記錄。、辦公室主任根據(jù)參會人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項，及時整理好會議記要或者會議決議，打印并下發(fā)。、 按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。、 會議記錄為學(xué)校的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應(yīng)嚴(yán)格按照文書管理制度規(guī)定執(zhí)行。第三條管理流程設(shè)計會前：確定議題、會上所需資料準(zhǔn)備、通知一會中：積極參與，做好會議記錄一會后：整理會議記錄一下發(fā)一歸檔整理清潔衛(wèi)生管理制度第一條管理要點、為了營造一個良好的工作環(huán)境，樹立學(xué)校形象，保證清潔衛(wèi)生管理工作順利進(jìn)行。、按照規(guī)定，清潔人員完成所有規(guī)定項目，并達(dá)到相應(yīng)潔凈標(biāo)準(zhǔn)。、辦公室管理人員為第一責(zé)任人，管理所有清潔項目并不定時對衛(wèi)生進(jìn)行保持與維護(hù)。第二條制度規(guī)范、 清潔區(qū)域包括：辦公區(qū)域、衛(wèi)生間、會議室、地板及其他納入在內(nèi)的區(qū)域。、 按照排班安排，輪流打掃清潔，主管領(lǐng)導(dǎo)人員負(fù)責(zé)衛(wèi)生檢查工作。、清潔衛(wèi)生實行衛(wèi)生責(zé)任制，辦公室管理人員負(fù)責(zé)管理辦公室所有區(qū)域的清潔衛(wèi)生，當(dāng)日值日生按時做好所有的清潔，監(jiān)督者及時做好相應(yīng)的督察。、由辦公室管理員不定時對清潔衛(wèi)生進(jìn)行維護(hù)，保證地面整潔，茶水供應(yīng)，洗手間的整潔和衛(wèi)生紙供應(yīng)等工作。、 值日生在規(guī)定時間內(nèi)做好所有清潔項目，填寫《清潔衛(wèi)生值日表》，監(jiān)督員認(rèn)真核實，并填寫《清潔衛(wèi)生監(jiān)督表》。、 未按要求清潔者，按照規(guī)定予以處罰。第三條流程設(shè)計安排清潔排班一完成清潔項目一填值日表一監(jiān)督檢查一填寫監(jiān)督表一辦公室人員執(zhí)行維護(hù)一發(fā)現(xiàn)問題一執(zhí)行處理日常事務(wù)管理（一） 接待管理第一條 來客接待是辦公室事務(wù)的重要組成部分，為使接待工作規(guī)范有序，維護(hù)學(xué)校的良好形象，對接待工作做具體的要求。第二條 以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應(yīng)落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴(yán)格自己要求，做到言行、禮儀規(guī)范。第三條接待人員問清來者意圖，引領(lǐng)其見所需見的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續(xù)工作。第四條流程設(shè)計：接待來訪人員一詢問來意，需要找的人一通知被訪者一引領(lǐng)會見一奉上茶水一送客一整理客人走后清潔（二）報刊收發(fā)整理第一條辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閱報刊，做出計劃預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理訂閱的有關(guān)手續(xù)。第二條辦公室管理人員負(fù)責(zé)每日收取報紙并整理放置在公共閱覽資料架上，報紙、內(nèi)部刊物可隨意閱