2019秋(2019春)電大辦公室管理形成性考核冊答案(精心整理)

辦公室管理形成性考核冊答案（僅供參考）TOC\o"1-5"\h\z作業(yè) 11題P3.4 2題 P22-23 3題P27-29 4題P29 5題 P34-41作業(yè) 21題P45-52 2題P53-55 3題P63 4題P68-70 5題P89作業(yè) 31題P162-167 2題 P172-176 3題 P188-191 4題 P208-210 5題P223-225作業(yè) 41題P249 2題P255 3題P276-278 4題P285-286 5題 P317-318作業(yè)1．將辦公室實務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實務(wù)工作一覽表序號國內(nèi)一般性[文書撰寫 ]容[ 文書制作 ]文稿及表格[ 文書處理 ][ 檔案管理 ][ 會議組織 ][ 調(diào)查研究 ][ 信息資料 ][ 信訪工作 ][ 接待工作 ]按上司的口頭或書面指示完成信函。復(fù)印資料。在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。檔案管理。安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財務(wù)報告、研究報告。準(zhǔn)備好公司要公開的資料；替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。接待來訪賓客；記錄上司指令及會談、會議內(nèi)打印和員工的來訪。[ 協(xié)調(diào)工作 ][ 督查工作 ][ 日程安排 ]以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。督導(dǎo)一般職員或速記員。替上司定約會并做好記錄；13[日常事務(wù) "]閱讀并分類信件14[辦公室管理 ]境的布置和整理 ,保管辦公室設(shè)備及用品15[其他臨時 以速記記下上司交待的事項；-]16 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。信函和郵件的處理。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。收集及整理各種信息接待賓客通訊事務(wù)、 電話；辦公室環(huán)執(zhí)行上司交辦事項辦的事項17外出辦事，如銀行、郵局等。、公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張； （2）軟盤、光盤等； （3）鉛筆； （4）圓珠筆； （5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶； （7）印盒； （8）各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號碼機(jī)、切紙機(jī)、計算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等； （9）小刀； （10）日歷等；（11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。3、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會最佳。（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預(yù)期的期限。（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員首先要仔細(xì)制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。4、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計劃書。（本題的例子請同學(xué)們見教材第 29頁。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲。）1．將自己要做的事情分為： A.是否應(yīng)該做的事？ B.是否做或不做都無所謂的事？ C.是否不可以做的事？對于A要集中精力做，對于 B和C可以從計劃中刪掉。 2．對于 A類事情再進(jìn)行分類，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做） ；緊急但是并不重要的事（第二做） ；重要但是并不緊急的事（第三做） ；雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事（可以請他人代勞） 。3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識。．請示方法和報告方法；．計劃方法和總結(jié)方法；．受意方法；．傳達(dá)方法；．進(jìn)言方法；．變通方法和擋駕方法；．分工方法與合作方法。受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機(jī)地貫徹實施。結(jié)合實際談體會。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當(dāng)時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。注意：同學(xué)們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進(jìn)行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識點，又要結(jié)合實際談?wù)勛约旱捏w會。本題失分的原因大多是不結(jié)合實際談自己的感受，同學(xué)們在回答本題時要加以注意。作業(yè)2同：（ 1）都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。異：（ 1）打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響 2—4聲就接聽。（2）打電話應(yīng)將重點部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。二、怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作 ,主要做法有哪些？1、詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。2、平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進(jìn)行登記。3、最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號碼本。4、如果領(lǐng)導(dǎo)不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。三、簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。（1）按照收件人的姓名分揀； （ 2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。四、怎樣處理上司不在時的郵件？答：1、如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，就應(yīng)該把內(nèi)部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報；2、如果上司沒有每天給辦公室打電話的習(xí)慣，應(yīng)該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；3、如果上司離開時間較長，應(yīng)把所有郵件——無論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他；4、盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應(yīng)清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；5、把寄給上司的郵包連續(xù)編號 （如 3— 1、3— 2、 3—3、3— 4），這樣就會知道所寄的郵件上司是否全部收到了。如果上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；6、如果上司正在度假，并且不讓秘書轉(zhuǎn)交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，并在對發(fā)件TOC\o"1-5"\h\z人回復(fù)的信中告訴對方何時可以得到回復(fù) .7、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的郵件” 、“需要某某處理的郵件” 、“需要閱讀的郵件” 、“報告”、和“一般閱讀材料” （上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物 ）。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？答案請在書上第9頁找，已標(biāo)注?。。┐鸢刚堅跁系谧鳂I(yè)3一、提高會議效率 ,文秘人員應(yīng)注意哪些方面，請列出相關(guān)要點。答：為了提高會議的效率 ,有必要加強(qiáng)會議管理 ,做好會前準(zhǔn)備、會中控制和會后跟蹤三個環(huán)節(jié)的工作。1、會前準(zhǔn)備：質(zhì)疑會議的必要性明確會議的目標(biāo)2、確定會議議題： 會議議題是指根據(jù)會議目的確定的要討論的話題或決策的對象。確定與會人員確定會議的基本程序 ,就是明確會議先做什么 ,后做什么 ,再做什么。會中控制有效控制會議的議題和進(jìn)程會后跟蹤：會議結(jié)束后 ,應(yīng)將會議內(nèi)容整理成會議紀(jì)要 ,會議紀(jì)要中應(yīng)包括相關(guān)部門，應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任、責(zé)任人,完成時間及驗收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。

二、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預(yù)定表。日程安排計劃表的種類：（1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個年度的活動事項整理成表，再通知各部門。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個月的預(yù)定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進(jìn)行的會議、面談、出差、訪問等預(yù)定計劃。周預(yù)定表是一個月預(yù)定計劃中的一周計劃，此預(yù)定計劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計劃，進(jìn)一步以時間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動。各種預(yù)定表的編制請同學(xué)們參照教材 P.166—P.170上的例子，編寫。三、文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作？請列出工作要點。準(zhǔn)備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點、 是乘飛機(jī)還是汽車、 火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時間、座位情況、旅館情況。旅行計劃要準(zhǔn)備三份，一份給上司，一份給他 （她）的家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要并有權(quán)利要，應(yīng)再額外準(zhǔn)備一份。制定約會計劃。 約會計劃表應(yīng)該包括： 城市名和省 （州）名（如果是國外旅行， 寫明城市名和國家名 ），日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。如果上司與某位洽談業(yè)務(wù)的人以前見過面，要把當(dāng)時記錄的檔案找出，交給上司。為商務(wù)洽談收集資料。 把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件準(zhǔn)備好， 如與某項要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料。你可以用橡皮筋或大號回形針把所有相關(guān)的文件扎在一起，每一扎都要標(biāo)得清清楚楚。決定旅行用品。 把上司作商務(wù)旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。 打點行李時按照清單檢查，這樣就不會落下任何東西。四、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？1．提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。2．私事方面的協(xié)助。 協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況， 其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分， 另外是上司身邊的純粹私事： （1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。 （2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。3．財物管理。包括： （1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。 （2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。

4．其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。5、舉辦一般規(guī)模的宴會 ,需要做哪些工作 ,請列出相關(guān)要點 ,并選擇其中某一項工作， 作出較為具體的說明。答：根據(jù)參加宴會的人選地點，定檔次發(fā)請?zhí)_定參加人員，訂餐到舉辦宴會時間的前一天在進(jìn)行一次人員核實。不能到到的人員再次邀請。到時間正式進(jìn)行。文秘人員應(yīng)在宴請開始的前一天通過電話了解情況，一切是否按照計劃執(zhí)行，可以采用倒計時的方法，將以上內(nèi)容再細(xì)化成更詳細(xì)的表格，逐項確定時限，要求負(fù)責(zé)人完成進(jìn)度，在宴請的當(dāng)天，文秘人員必須親自檢查每一項工作是否妥善安排，有否臨時發(fā)生的問題，如有應(yīng)盡快給予解決，文秘人員在宴會當(dāng)日應(yīng)負(fù)責(zé)招待的工作，迎客、帶路，宴會結(jié)束分送紀(jì)念品禮物，以及送客，要提醒客人帶回代辦保管的物品，會后協(xié)助收拾會場。作業(yè)4一、簡要闡述社交話題的選擇原則。合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個人私生活等。（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（ 2）更正章；（ 3）證見章；（ 4）騎縫章；（ 5）騎邊章；（ 6）密封章；（ 7）封存章。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，