商務會議禮儀erfec

商務會議禮儀

商務會議禮儀

知識點：職業(yè)素質(zhì)：

知識點掌握公司會議的工作流程了解會議準備的內(nèi)容掌握會議座次安排的原則了解商務談的禮儀規(guī)范

職業(yè)素質(zhì)組織能力策劃能力協(xié)調(diào)能力溝通能力

任務

公司會議商務談判

任務描述公司會議公司會議的工作流程會議的座次安排

任務描述商務談判

出席談判的儀態(tài)儀表禮儀商務談判的座次安排

公司會議的工作流程安排

工作會議的會前工作流程

工作會議的會中工作流程

工作會的會后工作流程

會務工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱

確定會議時間與會期明確會議所需設備和工具選擇會議地點安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場

準備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費預算方案

制作會議證件

會場檢查明確會議組織機構(gòu)確定與會者名單

會務工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作

報到及接待工作做好后勤保障工作

編寫會議簡報或快報做好會議保密工作

會議信息工作會務工工作流流程圖圖（會會后））撰寫會議紀要

催辦與反饋工作

安排與會人員離會

會議總

結(jié)會議文書的立卷歸

檔會議的宣傳報道

會議準準備工工作指導會會務工工作的的原則則準備充充分組織嚴嚴密服務周周到確保安安全1、２、３、４、2、確確定會會議名名稱會議名名稱一一般由由“單單位+內(nèi)容容+類類型””構(gòu)成,應根根據(jù)會會議的的議題題或主主題來確定定。會前準準備工工作1、確確定會會議主主題與與議題題要有切切實的的依據(jù)據(jù)；必必須要要結(jié)合合本單單位的的實際；；要有有明明確的的目的的。4、確確定會會議時時間、、會期期會議的的最佳佳時間間，要要考慮慮主要要領(lǐng)導導是否否能出出席，，確定會會期的的長短短應與與會議議內(nèi)容容緊密密聯(lián)系系。3、確確定會會議規(guī)規(guī)模與與規(guī)格格本著精精簡效效能的的原則則會議的的規(guī)模模有大大型、、中型型、小小型。。會議的的規(guī)格格有高高檔次次、中中檔次次和低低檔次次。5、確確定定會議議所需需用品品和設設備（1））．必必備用用品是是指各各類會會議都都需要要的用用品和和設備備，包包括文文具、、桌桌椅椅、茶茶具、、擴音音設備備、照照明設設備、、空調(diào)調(diào)設備備、投投影和和音像像設備備等。。（2））特殊殊用品品是指指一些些特殊殊類型型的會會議，，例如談談判會會議、、慶典典會議議、展展覽會會議等等所需需的特殊殊用品品和設設備。。6、建建立會會議組組織機機構(gòu)會務組、宣宣傳組、秘書組、文文件組、接待組、保保衛(wèi)組。7、確定與與會人員名名單出席會議和和列席會議議的有關(guān)人人員。應根根據(jù)會議的的性質(zhì)、議題題、任務來來確定與會會人員。9、安排會會議議程與與日程會議日程程是指會會議在一一定時間間內(nèi)的具具體安排排，對會議所所要通過過的文件件、所要要解決的的問題的概略略安排，，并冠以以序號將將其清晰晰地表達達出來。。8、確定定會議地地點要根據(jù)會會議的規(guī)規(guī)模、規(guī)規(guī)格和內(nèi)內(nèi)容等要要求來確確定。有時也考考慮政治治、經(jīng)濟濟、環(huán)境境等因素素。10、制制發(fā)會議議通知會議通知知的內(nèi)容容包括名名稱、時時間、地地點、與與會人員員、議題及要要求等。。會議通知知的種類類有書信信式和柬柬帖式。。會議通知知的發(fā)送送形式有有正式通通知和非非正式通通知。會議通知知的方式式有書面面、口頭頭、電話話、郵件件。11、制制作會議議證件代表證出席證會議正式式證件列列席席證來賓證會議證件件旁旁聽證證工作證會議工作作證件記記者證證出入證會議證件件的內(nèi)容容有會議議名稱、、與會者者單位、、姓名、、職務、、證件號號碼等。。有些重要要證件還還貼上本本人照片片，加蓋蓋印章。。12、準準備會議議文件資資料主要有議議程表和和日程表表、會場座位位分區(qū)表表和主席席臺及會會場座次次表、主題題報報告告、、領(lǐng)領(lǐng)導導講講話話稿稿、、其其他他發(fā)發(fā)言言材材料料、、開幕幕詞詞和和閉閉幕幕詞詞、、其其他他會會議議材材料料等等。。公司大小型型會議中尊尊位及位次次排序方法法小型會議的的兩種尊位位及位次排排序的方法法大型會議中中主席臺排排座、發(fā)言言者座席、、主持人席位位、群眾席席安排小型會議室室橢圓形回回字形Ｔ字型長長方形中型會議室室半圓型、課課堂型。大型會議室室禮堂型、眾眾星拱月型型。⑩⑧⑥⑦⑨⑤③①②④群眾席⑧⑥⑤⑦④②①③群眾席10864213579主席臺尊位發(fā)言席群眾席會場的布置置①主席臺臺主席臺的布布置一是對對稱；二是是要簡化。。主席臺的座座次一般是是職務最高高的居第一一排正中，，然后先左后后右，由前前至后的順順序依次排排列。②場內(nèi)內(nèi)其他人員員的座次安安排橫排排法法。。豎豎排排法法。。左左右右排排列列法法。。③會會場場內(nèi)內(nèi)外外的的布布置置：：會標標、、會會徽徽、、臺臺幕幕、、標標語語、、桌桌簽簽、、坐簽簽、、色色調(diào)調(diào)、、燈燈光光、、氣氣味味、、旗旗幟幟、、花卉卉。。主方方談談判判的的接接待待準準備備（1））主主座座談談判判的的接接待待準準備備主座座談談判判，，作作為為東東道道主主一一方方出出面面安安排排各各項項談談判判事事宜宜時時，，一一定定要要在在迎迎送送、、款款待待、、場場地地布布置置、、座座次次安安排排等等各各方方面面精精心心周周密密準準備備，，盡盡量量做做到到主主隨隨客客便便，，主主應應客客求求，，以以獲獲得得客客方方的的理理解解、、信信賴賴和和尊尊重重。。①成成立立接接待待小小組組成員員由由后后勤勤保保障障(食食宿宿方方面面)、、交交通通、、通通訊訊、、醫(yī)醫(yī)療療等等各各環(huán)環(huán)節(jié)節(jié)的的負負責責人人員員組組成成，，涉涉外外談談判判還還應應備備有有翻翻譯譯。。②了了解解客客方方基基本本情情況況，，收收集集有有關(guān)關(guān)信信息息可向向客客方方索索要要談談判判代代表表團團成成員員的的名名單單，，了了解解其其性性別別、、職職務務、、級級別別及及一一行行人人數(shù)數(shù)，，以以作作食食宿宿安安排排的的依依據(jù)據(jù)。。掌握握客客方方抵抵離離的的具具體體時時間間、、地地點點、、交交通通方方式式，，以以安安排排迎迎送送的的車車輛輛和和人人員員及及預預訂訂、、預預購購返返程程車車船船票票或或飛飛機機票票。。③擬擬訂訂接接待待方方案案根據(jù)據(jù)客客方方的的意意圖圖、、情情況況和和主主方方的的實實際際，，擬擬訂訂出出接接待待計劃劃和和日日程程安安排排表表。。日程程安安排排還還要要注注意意時時間間上上緊緊湊湊.日程程安安排排表表擬擬出出后后，，可可傳傳真真給給客客方方征征詢詢意意見見，，待客客方方無無異異議議確確定定以以后后，，即即可可打打印印。。如涉涉外外談談判判，，則則要要將將日日程程安安排排表表譯譯成成客客方方文文字字，，日日程程安安排排表表可可在在客客方方抵抵達達后后交交由由客客方方副副領(lǐng)領(lǐng)隊隊分分發(fā)發(fā)，，亦亦可可將將其其放放在在客客方方成成員員住住房房的的桌桌上上。。主座座談談判判時時，，東東道道主主可可根根據(jù)據(jù)實實際際情情況況舉舉行行接接風風、、送送行行、、慶慶祝祝簽簽約約的的宴宴會會或或招招待待會會，，客客方方談談判判代代表表在在談談判判期期間間的的費費用用通通常常都都是是由由其其自自理理的的。。（2））主主座座談談判判迎迎送送工工作作主方方應應確確定定與與客客方方談談判判代代表表團團的的身身份份、、職職位位對對等等。。準確確掌掌握握對對方方抵抵離離的的時時間間，，主主方方所所有有迎迎送送人人員員都都應應先先于于客客方方到到達達指指定定地地點點迎迎候候。。主方應主主動到機機場、車車站、碼碼頭迎接接，在到到達前15分鐘鐘趕到。。對于客方方身份特特殊或尊尊貴的領(lǐng)領(lǐng)導，還還可以安安排獻花花。迎接的客客人較多多的時候候，主方方迎接人人員可以以按身份份職位的的高低順順序列隊隊迎接，，雙方人人員互相相握手致致意，問問候寒暄暄。如果主方主主要領(lǐng)導陪陪同乘車，，應該請客客方主要領(lǐng)領(lǐng)導坐在其其右側(cè)。最最好客人從從右側(cè)門上上車，主人人從左側(cè)門門上車，避避免從客人人座前穿過過。Nicetoseeyou!（3）談判室室的布置與與座次安排排①談判室的的選擇與布布置小規(guī)模談判判還可在會會客室，有條件的話話最好安排排二三個房間，一一間作為主主要談判室外，另另一間作為為雙方進行內(nèi)部協(xié)協(xié)商的密談談室，再配一個休休息室。談判室布置置以高雅、、寧靜、和和諧為宜，，環(huán)境安靜靜，沒有外外人和電話話干擾，光光線充足，，室溫適宜宜，裝飾陳陳設簡潔、、實用、美美觀。②談判桌擺擺放及座次次安排長方形或橢橢圓形.若談判桌橫橫放，則正正面對門為上座，，應屬于客客方，背面對門為下下座，屬于于主方。若談判桌豎豎放，則應應以進門方向為準準，右側(cè)為為上，屬客方，左左側(cè)為下，，屬主方。。雙方主談人人(首席代代表)各在在己方一邊邊的中間就坐，譯員員安排在主主談人右側(cè)側(cè)，其余人人員則遵循右高左左低的原則則，依照職職位高低自自近而遠地分別在在主談人兩兩側(cè)就坐。。會談桌主方人員1客方人員523445321會談桌客方人員1244213535門主方人員門豎式橫橫式圓形多邊談判一一般采用圓圓形談判桌桌(見圖9—3)，，國際慣例例上稱為““圓桌會議議”。何為圓桌會會議？所謂“圓桌桌會議”，，是指一種種平等、對對話的協(xié)商商會議形式式。是一個與會會者圍圓桌桌而坐的會會議。在舉行國際際或國內(nèi)政政治談判時時，為避免免席次爭執(zhí)執(zhí)、表示參加各各方地位平平等起見，，參加各方方圍圓桌而而坐，或用用方桌但仍仍擺成圓形形。在在國際會會議的實踐踐中，主席席和各國代代表的席位位不分上下下尊卑，可避免其他他排座方式式出現(xiàn)一些些代表席位位居前、居居中，另一些代表表居后、居居側(cè)的矛盾盾，更好體體現(xiàn)各國平平等原則和和協(xié)商精神神。據(jù)說，這種會會議形式來源源于英國亞瑟瑟王的傳說。。5世紀，英國國國王亞瑟在在與他的騎士士們共商國是是時，大家圍坐在一一張圓形的桌桌子周圍，騎士和君主之之間不排位次次。圓桌會議議由此得名。。至今，在英國國的溫切斯特特堡還保留著著一張這樣的的圓桌。關(guān)于亞瑟王和和圓桌騎士的的傳說雖然有有著各種各樣樣的版本，但圓桌會議的的精神則延續(xù)續(xù)下來。第一次世界大大戰(zhàn)之后，這這種形式被國國際會議廣泛泛采用。直直到今今天“圓桌會會議”已成為為平等交流、、意見開放的的代名詞，也是國家之之間以及國國家內(nèi)部，，一種重要要的協(xié)商和和討論形式式。這這是一種是是為了盡量量避免這種種主次的安安排，而以以圓形桌為為布局，就就是圓桌會會議。在圓桌會議議中，則可可以不用拘拘泥這么多多的禮節(jié)，，主要記住以以門作為基基準點，比比較靠里面面的位置是是比較主要要的座位馬蹄形小型的談判判，也可不不設談判桌桌，直接在在會客室沙沙發(fā)上進行行，雙方主主談人在中中間長沙發(fā)發(fā)就坐，主主左客右，，譯員在主主談人后面面，雙方其其余人員分分坐兩邊(見圖9——4).13576421246753{譯員}主賓{譯員}主人正門客方主方（4）客座座談判的禮禮儀“入鄉(xiāng)隨俗俗、客隨主主便”，對一些非原原則性問題題采取寬容的態(tài)態(tài)度，以保保證談判的順利利進行。明確告訴主主方自己代代表團的來意目目的、成員員人數(shù)、成員組組成、抵離離的具體時間、、航班車次次、食宿標準等等等，以方方便主方的接待待安排?？膳c主方協(xié)協(xié)商提出自自己的參觀觀訪問、游游覽觀光等等活動要求求，但應尊尊重主方安安排。談判期間，，對主方安安排的各項項活動要準準時參加，，通常應在約定定時間的5分分鐘之前到達達約定地點。。到主方公司做做公務拜訪或或有私人訪問問要先預約。。對主方的接待待，在適當?shù)牡臅r間以適當當?shù)姆绞奖硎臼靖兄x。客座談判有時時也可視雙方方的情況，除談判的日程程外，自行安安排食宿、交通、訪問、、游覽等活動動。2.出席商商務談判的儀儀表儀態(tài)要求求（1）整潔的的儀容儀容是指一個個人的身體不不著裝的部位位，主要是頭頭發(fā)、面部和和手部。商界人士儀容容的要求是干干凈整齊，端端莊大方。①男性頭發(fā)：發(fā)型簡簡單大方，長長短適當，干凈整齊，不不準留新潮、、怪異的發(fā)型型，不準蓬頭亂發(fā)發(fā)，亦不準染染發(fā)，最好也也不要燙發(fā)。。手：談判時，，握手問候、、交換名片和和遞送文件等等都會將手展展示于人，因因此，及時修修剪指甲，保保持手的干凈凈整齊也是必必要的?！崦娌浚罕３指筛蓛羟逅?，養(yǎng)成每天上班班前必剃須的習慣，不不準留胡子，，也不能留大鬢鬢角。談判前，不要要進食大蒜、、蔥、韭菜、、洋蔥、腐乳之之類的食物，，保持牙齒清潔潔，沒有食品品殘留物，也也沒有異味。。②女性♀出席商務談判判的女性，應應選擇端莊大大方的發(fā)型，，過于時髦、、怪異的發(fā)型型，染發(fā)和不不加以固定的的長發(fā)，都不不適合出現(xiàn)在在這種場合，，選用的發(fā)卡卡、發(fā)箍以樸樸實素雅為佳佳。臉部應化淡雅雅的日妝，保保持妝容的和和諧清爽，一一般不宜文眉眉、文眼線，，唇膏和眼影影也不要過于于濃艷，要與與服飾協(xié)調(diào)。?？蛇m當使用用清新的淡香香水，但香氣氣不可過于濃濃烈。女性手部除保保持干凈整齊齊外，可適當當使用指甲油油美飾一下指甲甲，不宜涂抹抹彩色指甲甲油。（2）規(guī)范的的服飾①男性：應穿深色(藍藍、黑、灰、、棕)的三件件套或兩件套套西裝，白色(或與西西裝同色系)襯衣、打素素色或條紋領(lǐng)領(lǐng)帶，配深色襪子和和黑色皮鞋。。除結(jié)婚戒指外外，一般不戴戴其他首飾，，最好能戴上上一只有品味味的手表，既既能掌握時間間，又是最好好的裝飾品。。在商務談判場場合，男性不不應穿著茄克克衫、牛仔褲褲、T恤衫、、旅游鞋、涼涼鞋等休閑服服裝出席。②女性：端莊、典雅的的套裙是商界界女性出席談談判場合的最最佳選擇。以以體現(xiàn)著裝者者的穩(wěn)重、端端莊，配上肉肉色的長筒或或連褲絲襪和和黑色的高(中)跟鞋。。與服飾配搭搭，適當點綴綴一兩件首飾飾或胸針(花花)、絲巾等等。出席商務談判判的女性，切切忌穿得太緊緊、太透、太太花、太露、、太短的休閑閑裝或牛仔裝裝、運動裝，，也不要佩戴戴太多的首飾飾，否則既顯顯得沒有教養(yǎng)養(yǎng)，也顯得沒沒有品味。(Yes)(No)（3）文明得得體的言談舉舉止①說話商務談判人人員要求說說話表達準準確，口齒清晰，，言詞有禮禮，要多用用敬語和謙語，盡盡量采用委委婉的表達達方式。商務談判時時，還要善善于傾聽對對方的意見，要求準準確把握對對方的意圖圖。說話速度不不宜太快，，涉外談判時時，更應照顧到到翻譯的方方便。說話的態(tài)度度要友好、、和善，面帶帶微笑，以有助于促促使問題的的解決。②舉止出席談判人人員的舉止止要自然大大方，優(yōu)雅雅得體：站坐走握手談判過程中中的禮儀商務談判過過程中，自自始至終都都貫穿一定的的禮儀規(guī)范范:主方準時迎迎候。主方方人員應先先于客方到到達談判地地點，當客方人員員到達時，，主方人員員在大樓門門口迎候，，亦可指定專專人在大樓樓門口接引引客人，主主方人員員只在談判判室門口迎迎候。雙方由主談談人介紹各各自成員，，互相握手手、問候、、致意。然后由客方方先行進入入談判室或或賓主雙方方同時進入入談判室，，主方人員待待客方人員員落座后再再坐下。重要的談判判，在正式式開始前，，雙方作簡簡短致辭，，互贈紀念念品，安排排合影后再再入座。合影位置排排列，通常常主方主談談人居中，，其右側(cè)是是客方主談談人，客方方其余代表表依次排列列，主方其其余代表一一般站在兩兩端。雙方人人員入入座后后談判判正式式開始始，這這時非非談判判人員員應全全部離離開談談判室室；在在談判判進行行中中，，雙方方要關(guān)關(guān)閉所所有的的通訊訊工具具(或或調(diào)到到靜音音)，，人員員也不不要隨隨便進進出。。談判中中，主主方應應提供供茶水水、咖咖啡等等飲料料，服服務人人員添添茶續(xù)續(xù)水要要小心心動作作，可可在休休會或或某一一方密密談時時進行行。談判結(jié)結(jié)束后后，主主方人人員應應將客客方人人員送送至電電梯口口或送送到大大樓樓門口口上車車，握握手告告別，，目送送客人人汽車車開動動后再再離開開。如果安安排了了與談談判內(nèi)內(nèi)容密密切相相關(guān)的的參觀觀考察察活動動，則則應在在參觀觀點安安排專專門的的接待待人員員，并并懸掛掛歡迎迎性的的標語語橫幅幅。9、靜靜夜夜四四無無鄰鄰，，荒荒居居舊舊業(yè)業(yè)貧貧。。。。12月月-2212月月-22Thursday,December22,202210、雨雨中中黃黃葉葉樹樹，，燈燈下下白白頭頭人人。。。。09:19:4109:19:4109:1912/22/20229:19:41AM11、以我獨獨沈久，，愧君相相見頻。。。12月-2209:19:4109:19Dec-2222-Dec-2212、故人江江海別，，幾度隔隔山川。。。09:19:4109:19:4109:19Thursday,December22,202213、乍見翻疑夢夢，相悲各問問年。。12月-2212月-2209:19:4109:19:41December22,202214、他鄉(xiāng)生白白發(fā)，舊國國見青山。。。22十二二月20229:19:41上上午09:19:4112月-2215、比比不不了了得得就就不不比比，，得得不不到到的的就就不不要要。。。。。十二二月月229:19上上午午12月月-2209:19December22,202216、行動出成成果，工作作出財富。。。2022/12/229:19:4209:19:4222December202217、做前，能夠夠環(huán)視四周；；做時，你只只能或者最好好沿著以腳為為起點的射線線向前。。9:19:42上午9:19上上午午09:19:4212月月-229、沒有失失敗，只只有暫時時停止成成功！。。12月-2212月-22Thursday,December22,202210、很多事事情努力力了未必必有結(jié)果果，但是是不努力力卻什么么改變也也沒有。。。09:19:4309:19:4309:1912/22/20229:19:43AM11、成功就是日日復一日那一一點點小小努努力的積累。。。12月-2209:19:4309:19Dec-2222-Dec-2212、世間成事，，不求其絕對對圓滿，留一一份不足，可可得無限完美美。。09:19:4309:19:4309:19Thursday,December22,202213、不知知香積積寺，，數(shù)里里入云云峰。。。12月月-2212月月-2209:19:4309:19:43December22,202214、意意志志堅堅強強的的人人能能把把世世界界放放在在手手中中像像泥泥塊塊