文件管理制度

文件管理制度文件編號：版本：A頁碼：第11頁共11頁重慶坤恒工貿(mào)有限公司KH/JJ-XZ120314-09____________________________________________________________________________________編制人時間審核人時間批準(zhǔn)人時間生效時間目錄1、目的 22、范圍 23、責(zé)權(quán) 24、文件的縱向分類與定義 25、文件的橫向分類與定義 36、文件的分層審核管理 47、文件的編號管理 58、文件的發(fā)放、保存、更改管理 69、文件的查閱、拷貝、借閱與保密管理 610、機密文件管理 711、文檔的起草、會簽、歸檔管理 712、文件的作廢、回收與銷毀 713、公司文件管理制度違反考核規(guī)定 814、公司文件一般格式 915、文件的生效與執(zhí)行 91、目的為對公司各種文件的程序、格式、起草、收發(fā)、保存等實行統(tǒng)一管理，提高公司文件的可控性與標(biāo)準(zhǔn)化管理，特此制定本文件管理制度。2、范圍2.1、本制度所規(guī)定的各種資料管理流程，對公司內(nèi)部廣泛適用，任何文件資料的初定、審核、實施、發(fā)放、保存、借閱、銷毀等都必須嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行。2.2、若本制度出現(xiàn)規(guī)定不完全、規(guī)定程序無法實施等情況，發(fā)現(xiàn)部門有權(quán)利向公司總經(jīng)理以書面的形式提出修改，獲得總經(jīng)理批準(zhǔn)后按照最新修改程序執(zhí)行。3、責(zé)權(quán)3.1、行政綜合管理部責(zé)權(quán)：起草、修改、報審、保存、監(jiān)督與執(zhí)行本制度，嚴(yán)格監(jiān)督本制度的實施過程，保證本制度的順利實施；對無法實施條款或新增條款進行審核。3.2、其他部門責(zé)權(quán)：嚴(yán)格執(zhí)行本制度流程；對不符合實施或無法實施的流程提出書面修改申請；提出新增內(nèi)容；3.3、文控員：嚴(yán)格按照本制度對公司文件進行保管、保存、更新、收發(fā)等。4、文件的縱向分類與定義4.1、制度：指要求公司成員共同遵守的，按一定程序辦事的規(guī)程性文件；4.2、辦法：指公司針對某項工作依照其所需標(biāo)準(zhǔn)制定的考核獎懲性的文件；4.3、標(biāo)準(zhǔn)：指公司對某項工作應(yīng)達到的要求進行規(guī)范和約定的文件；4.4、通知：是批轉(zhuǎn)下級、轉(zhuǎn)發(fā)上級、傳達事項，發(fā)布制度、任免人員時使用的文件；4.5、通報：是表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況的文件，是一種有較強的教育作用和指導(dǎo)作用的周知性下行文；4.6、報告：是向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報工作、反映情況，答復(fù)上級領(lǐng)導(dǎo)詢問的文件；4.7、請示：是向上級領(lǐng)導(dǎo)請求指示或批準(zhǔn)的文件;4.8、批復(fù)：是指導(dǎo)性的下行文，是上級領(lǐng)導(dǎo)答復(fù)下屬請示事項的公文；4.9、函：是不相隸屬的部門之間相互商洽工作，提出和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項的文件；4.10、工作聯(lián)系單：適用于不同部門之間的正是的書面聯(lián)系，用于告知需要獲得相關(guān)部門的幫助或者變更；4.11、會議紀(jì)要：是記載、傳達會議情況和議定事項的文件；4.12、計劃：是部門或個人對未來一定時期內(nèi)要做的工作或要完成的某項任務(wù)，提出某些設(shè)想，作出具體安排；4.13、總結(jié)：部門或個人對過去一段工作的回顧和分析評價，判明得失利弊，提高理性認(rèn)識，用以指導(dǎo)今后工作的書面材料;4.14、方案：指部門或個人出臺的項目性工作計劃書;4.15、手冊：指作為指導(dǎo)員工開展工作的程序、方法的綜合性文件4.16、流程：是一組輸入通過特定行動準(zhǔn)則達到特定輸出的過程4.17、人事檔案資料：指由行政人事部為每個員工建立的工作履歷、個人信息檔案；4.18公司標(biāo)識資料：公司營業(yè)許可證、經(jīng)營許可證、組織機構(gòu)代碼證、營業(yè)執(zhí)照、一般納稅人登記證明、法人身份證明、4.19、郵件、信函、雜志：指部門或者各人之間相互傳遞信息的書面表達形式；4.20、電子資料：指上述文件資料以電子版本（word、excel、ppt、cad、pdf、UG、電子郵件等）的形式保存?zhèn)鏖啠?、文件的橫向分類與定義5.1、客戶文件：指傳遞一切與客戶信息、客戶要求相關(guān)的文檔資料，如某種產(chǎn)品要求等；5.2、公司內(nèi)部文件：指在公司內(nèi)部進行信息傳遞、溝通的文檔資料；5.2.1行政體系文件：指與公司日常行政管理、行政溝通、行政審核相關(guān)方向的行文，如：一般的通知、公告、告示、請示、工作計劃、工作總結(jié)、人員招聘/考核方案、崗位說明書、人員培訓(xùn)資料、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、一般納稅人登記證等。5.2.2技術(shù)質(zhì)量控制體系文件：與技術(shù)要求，工藝控制相關(guān)的文件，如：技術(shù)通知、技術(shù)設(shè)計、工藝設(shè)計、技術(shù)模擬、試生產(chǎn)通知書、工藝要求、作業(yè)指導(dǎo)書、PPAP、PQAP、檢驗檢測標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量報表等，一般一項產(chǎn)品單獨成冊，方便及時查閱與變更；5.2.3質(zhì)量體系文件：質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)文件、體系更改申請單、內(nèi)審/外審計劃、審核結(jié)果、不符合項、糾正預(yù)防措施、合理化建議、質(zhì)量體系運行指標(biāo)等；5.2.4生產(chǎn)體系文件：生產(chǎn)報表、生產(chǎn)計劃、產(chǎn)能分析、設(shè)備維修保養(yǎng)計劃/記錄、物資管理/計劃、庫房盤點、物資報廢、廢舊物資處理等；5.2.5設(shè)備資料：與公司設(shè)備狀態(tài)、設(shè)備運行相關(guān)資料，如：設(shè)備圖紙、設(shè)備點檢/維修記錄、設(shè)備自我更改設(shè)計方案、外協(xié)件制作加工方案等；5.2.6.供應(yīng)商資料：與公司供應(yīng)各種生產(chǎn)原理、備品備件等商家的采購信息、資質(zhì)評審等資料；5.2.7財務(wù)文件：如財務(wù)報表、資金計劃、財務(wù)憑證、融資計劃等，財務(wù)文件一般涉及公司內(nèi)部機密因此要求保密程度較高；5.2.8其他文件：如：個人工作總結(jié)/計劃等5.3、外來文件資料：指獨立于公司內(nèi)部資料從政府部門、客戶等外部以任何形式傳閱、下發(fā)的資料，如：政府部門的各種會議通知、政府部門的各種獎勵、政府部門的各種政策補貼等文件。6、文件的分層審核管理6.1、文件根據(jù)重要程度分為：公司級文件（A級）、部門級文件（B級）、部門內(nèi)部文件（C級）。文件起草部門根據(jù)文件的針對性與文件效力確定文件層級，如果不能準(zhǔn)確把握，請示總經(jīng)理后方能確定文件層級。6.2、公司級文件必須由各分管副總審核后，呈報總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效；6.3、部門級文件，適用于部門之間信息溝通傳遞，各相關(guān)部門主管審核后簽發(fā)生效；部門內(nèi)部文件，只能運用于部門內(nèi)部，由部門主管簽發(fā)后生效；7、文件的編號管理7.1、起草文件編號管理文件起草者在起草文件時必須嚴(yán)格按照本編號原則對所起草的文件進行統(tǒng)一編號，以便保存、修改、查找與銷毀。若文件起草者未能嚴(yán)格按照本編號原則編號，文件接收者或保存者有權(quán)不接收，并要求其重新編號。行政文件—行政文件—A—XZB—2012.9—001文件序號生效日期編寫部門文件等級文件類別7.2、非起草文件編號管理部分非公司員工起草文件如外來信函、設(shè)備資料、電子郵件、客戶要求、供應(yīng)商資料等，接收人員在接收到該類文件資料后亦應(yīng)按照上述編號管理辦法對其進行編號。8、文件的發(fā)放、保存、更改管理8.1、部門級文件與部門內(nèi)部文件由部門指派專人或者員工自行發(fā)放、保存、更改，如財務(wù)報表、客戶資料、供應(yīng)商資料、生產(chǎn)報表、質(zhì)量報表、物資數(shù)據(jù)、員工資料、考勤數(shù)據(jù)等。8.2、公司級文件由公司指派文控員負(fù)責(zé)發(fā)放、保存、更改，如通告、公告、質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、技術(shù)通知、試生產(chǎn)通知、設(shè)備資料、作業(yè)指導(dǎo)書等。8.2.1各部門/車間所起草的公司級文件簽署完畢后，在一個工作日內(nèi)將總經(jīng)理簽署原件與電子版送交到文控員處（重要文件或者緊急文件必須在一小時內(nèi)傳交到文控員處），并向文控員說明接收部門，由文控員統(tǒng)一保管、發(fā)放。若總經(jīng)理簽署原件或電子版不齊文控員有權(quán)利拒絕接收該文件。8.2.2各部門/車間涉及文件變更，首先填寫《文件變更申請單》，獲得總經(jīng)理批準(zhǔn)后，在一個工作日內(nèi)將最新文件、最新文件電子版與《文件變更申請單》交由文控員處，由文控員統(tǒng)一發(fā)放，并填寫發(fā)放記錄。若總經(jīng)理簽署原件、電子版或《文件變更申請單》不齊文控員有權(quán)利拒絕接收該文件。8.2.3總經(jīng)理簽署原始文件（或者復(fù)印件）頁腳空白處作為本文件簽收欄目，文件接收者必須簽字；8.2.4外來文件，如傳真、客戶資料、設(shè)備資料、電子郵件等由文控員負(fù)責(zé)統(tǒng)一接收，編號后發(fā)放于各部門。若外來文件系書刊雜志、報紙、設(shè)備圖紙、工程圖紙，文控員接收編號通知相關(guān)部門文件到達后，由文控員進行保管，其他部門人員若需借閱必須嚴(yán)格按照文件借閱相關(guān)條款執(zhí)行。9、文件的查閱、拷貝、借閱與保密管理9.1、各部門有關(guān)工作人員工作需要借閱一般文件，需進行登記；對有密級的文件需經(jīng)過分管副總或總經(jīng)理同意后方能借閱，借閱期限一般為一個工作周，若需延長借閱必須歸還后再次借閱，同份資料不得被同一員工連續(xù)借閱三次。借閱者不得損壞、丟失、亂涂亂畫文件否則照價賠償；9.2、公司A級以上文件原則上不允許拷貝與復(fù)制，若需拷貝或者復(fù)制必須獲得總經(jīng)理的批準(zhǔn)，并填寫文件復(fù)制/拷貝記錄；9.3、公司各級員工應(yīng)對公司文件進行保密，不得隨意透漏公司秘密；不得將公司文件拷貝于他人；不得隨意在網(wǎng)上上傳公司各種文件制度；更不得蓄意破換、銷毀公司文件；9.4、文控員應(yīng)該嚴(yán)格監(jiān)督文件的保密性，一旦發(fā)現(xiàn)泄漏公司文件事宜應(yīng)及時向總經(jīng)理報告。10、機密文件管理10.1、機密文件范圍：生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計圖：具有專利性與獨特性之機械設(shè)計圖，以及生產(chǎn)設(shè)備布置圖；技術(shù)性的資料：獨特技術(shù)性的操作標(biāo)準(zhǔn)，與外人技術(shù)合作或外人技術(shù)指導(dǎo)資料，產(chǎn)品開發(fā)，改良或試驗資料，國外現(xiàn)場實習(xí)報告及其他技術(shù)上屬于機密性之資料；業(yè)務(wù)性的資料：銷售成本資料，市場情報，客戶信息與客戶特殊要求等；各種財務(wù)報表與財務(wù)數(shù)據(jù)；與其他經(jīng)廠處長以上主管認(rèn)為有必要列入機密文件管理之一切資料。10.2、機密文件的管理：10.2.1機密文件的保存必須使用專門保存工具進行保存，在封面上注明機密文件字樣，鑰匙由負(fù)責(zé)保管部門與總經(jīng)理負(fù)責(zé)保管；機密文件在傳遞過程中必須保持封裝的完好，任何傳遞著在未獲得總經(jīng)理允許前，都不得隨意翻閱；10.2.2任何機密文件的借閱都必須獲得總經(jīng)理的授權(quán)，任何與該文件無關(guān)的部門不得借閱機密文件；10.2.3任何向他人透露公司機密文件，損壞機密文件，未經(jīng)許可抄寫、復(fù)印、印刷等行為都是違法行為，公司有權(quán)利追究其刑事責(zé)任；10.2.4機密文件失效后或者保密期過期后，責(zé)任部門應(yīng)請示總經(jīng)理后進行妥善封裝集中管理；10.2.5若發(fā)現(xiàn)機密文件丟失、被人涂改、破壞、被人泄漏，責(zé)任部門應(yīng)第一時間通知總經(jīng)理，情節(jié)嚴(yán)重可直接向當(dāng)?shù)毓矙C關(guān)報案。11、文檔的起草、會簽、歸檔管理11.1、文檔的起草管理11.1.1一般原則：公司級文件由公司牽頭起草，部門文件由部門起草；11.1.2特殊原則：對于公司廣泛適用的部門文件，經(jīng)過總經(jīng)理批準(zhǔn)后可升級為公司文件。如，財務(wù)管理制度；11.1.3起草文件時，必須嚴(yán)格按照本制度編號規(guī)則執(zhí)行，否則文控員有權(quán)利拒收與拒絕發(fā)放。11.2、文件的歸檔管理11.2.1所有公司級文件由文控員統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一更改、統(tǒng)一發(fā)放；11.2.2新擬定文件歸檔，要實現(xiàn)電子版與總經(jīng)理簽署原件統(tǒng)一；修訂、更改文件后，要實現(xiàn)新版總經(jīng)理簽署原件、最新文件電子版、《文件更改申請單》統(tǒng)一；11.3、文件的會簽管理11.3.1公司級文件的起草與修訂都必須經(jīng)過相關(guān)分管副總的會簽；11.3.2涉及多個部門相關(guān)文件起草必須由各部門負(fù)責(zé)人會簽。12、文件的作廢、回收與銷毀12.1、對于多余、重復(fù)、過期和無保存價值的文件，文控員應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請回收銷毀手續(xù)，填寫銷毀清單；12.2、經(jīng)審核同意回收銷毀的文件應(yīng)在部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀；12.3、若文件因版本過于陳舊需要作廢，相關(guān)部門填寫《作廢申請單》，獲得總經(jīng)理同意后，將作廢申請交由文控員處，由文控員對文件進行作廢處理；12.4、文控員將文件作廢要，要使用紅色字體或者紅色印章，在文件的明顯處寫明“作廢”二字，并注明作廢的原因、時間、申請作廢人等；12.5、A級以上作廢文件不得馬上銷毀，文件作廢后，文控員將《作廢申請單》與作廢文件按照文件管理有關(guān)程序進行分類保管，保存時間不得小于兩年。13、公司文件管理制度違反考核規(guī)定13.1、公司所有員工必須嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行，提交文檔不全、提交文檔不及時、文件類型編號不清晰等蓄意違反本規(guī)定事件，視情節(jié)嚴(yán)重程度處于5-50元/次的罰款；13.2、在本公司有效文件上進行亂涂亂畫、損壞、丟失、無法復(fù)原等，除要求當(dāng)時人賠償原文件外，視情節(jié)嚴(yán)重程度處于5-500元/次的罰款；13.3、故意泄漏公司文件每次處于50元/次的罰款，情結(jié)嚴(yán)重者公司給予開除處分；13.4、泄漏公司機密文件，對公司造成損失的，公司有權(quán)依法追究其刑事責(zé)任；13.5、所有的文件的更新或者更改，都必須填寫更改申請單，并在新文件的末尾注明更改支出與更改原因，更改后必須第一時間交由文控員處統(tǒng)一保管，不得故意拖沓時間或估計不予更改，違