2023年企業(yè)合同的審核和管理

企業(yè)合同的審核和理由于合同本身的特征了合同不同于企業(yè)的消費人事、財務(wù)等理工作已超越了企業(yè)自身的界限使之成為一種受法律和調(diào)整的社會關(guān)系涉及了大量的法律專業(yè)問題。所以企業(yè)應(yīng)專門成立法律參謀部門來統(tǒng)一審核理合同的簽訂和理合同的履行。那么作為一個企業(yè)的合同審核到底該如何來審核和理合同呢?筆者根據(jù)自身的從事法律參謀和法律糾紛處理的經(jīng)歷對合同的審核和理主要應(yīng)從以下幾個方面著手：第一企業(yè)應(yīng)成立一個合同理部門統(tǒng)一歸口審核和理各業(yè)務(wù)部門、各分口理的形式。對企業(yè)合同的簽訂和履行負有監(jiān)視、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。詳細操作上對合同實行分級、劃塊理各業(yè)務(wù)部門(主要有供銷、基建、技改等)和所屬各(主要有各個分、駐外機構(gòu))作為合同二級理負責(zé)本部門、本的合同簽訂和履行并向法律參謀部門定匯報有關(guān)合同的執(zhí)行情況。要使該統(tǒng)一合同理形式有效運行那么必需要建立健全的企業(yè)規(guī)章制度使理工作有章可循。合同理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口理合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案法人授權(quán)委托合同示范文本理合同專用章理合同履行與糾分處理合同定統(tǒng)計與考核檢查合同理人員培訓(xùn)合同理獎懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過建立合同理制度做到理層次清楚、職責(zé)明確、程序從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。在這個統(tǒng)一合同理形式中著重要注意以下幾方面：其一對企業(yè)公章或合同章的保。根據(jù)我國當(dāng)前對企業(yè)公章和合同章的使用規(guī)定企業(yè)的公章和合同章具有法定的法律效力。換句話說企業(yè)公章等于企業(yè)的簽字。在合同中就算沒有企業(yè)法定代表人或者授權(quán)人的簽字只要蓋上了公章或者合同章也可以認為該企業(yè)已經(jīng)認可了該合同的有關(guān)條款該合同對該企業(yè)就有了法律的約束力。當(dāng)然假設(shè)是企業(yè)職工私自使用公章為自己謀取利益那么企業(yè)無須承擔(dān)責(zé)任。?人民企業(yè)職工利用本公章為自己施行的民事行為擔(dān)保企業(yè)是否應(yīng)承擔(dān)擔(dān)保責(zé)任問題的?(1992年9月8日法1992〕113)對此有規(guī)定。但值得注意的是對如何界定職工的私自使用行為企業(yè)對此負有舉證的義務(wù)這點在實際上是有相當(dāng)?shù)睦щy的。其二對企業(yè)職工合同簽訂授權(quán)的理與控制。幾乎所有的企業(yè)都會存在這個問題由于經(jīng)濟的各類信息變莫測許多時機瞬間即逝因此企業(yè)不可能將所有的合同簽訂都集中于企業(yè)的某人身上這就會產(chǎn)生權(quán)利授予與權(quán)利控制的矛盾如何來制衡該矛盾是企業(yè)理機制的問題不是法律問題。這里要講的是如何來制約和約束職工簽訂合同的權(quán)利以防止表見代理的產(chǎn)生防止對企業(yè)帶來被動的場面。在實際操作過程中企業(yè)往往是給那些駐外的銷售代表或者駐外的銷售分預(yù)先給于相當(dāng)數(shù)量的蓋有企業(yè)公章的空白介紹信或者蓋有企業(yè)公章的格式合同以方便其在適當(dāng)?shù)臅r候簽訂合同。這其實就是企業(yè)的一種授權(quán)行為但是很不完善的。因為企業(yè)在授權(quán)的同時對其的權(quán)利行使的上限并沒有這就會很容易產(chǎn)生狹義無權(quán)代理或表見代理行為。因此筆者建議企業(yè)應(yīng)在空白介紹信中明確規(guī)定該銷售代表或該分可以簽訂合同的金額上限以及該銷售代表或該分有權(quán)簽訂合同的時間限。這樣就可以有效防止狹義無權(quán)代理或表見代理行為的發(fā)生。在他們的職務(wù)停頓或者調(diào)整崗位后一定要確保將原先預(yù)先給他的空白介紹信、授權(quán)委托書和空白的蓋有企業(yè)公章的格式合同及時上繳同時務(wù)必以最快的速度和他有業(yè)務(wù)往來的關(guān)系客戶。其三對企業(yè)的被解聘主要負責(zé)人的防范。假設(shè)企業(yè)解聘企業(yè)的負責(zé)人比方說總經(jīng)理那么應(yīng)在解聘的同時在公開化的媒體上并應(yīng)及時明確告知與企業(yè)有主要或者重要經(jīng)濟往來關(guān)系的客戶以防止表見處分的發(fā)生。第二把合同分類對重要的合同要做重點審核和理一般地說企業(yè)的重大合同主要有：合作開展合同、企業(yè)購并合同、聯(lián)營合同代理協(xié)議、重大技術(shù)改進或技術(shù)引進合同、涉及擔(dān)保的合同、房地產(chǎn)開發(fā)與交易合同、金額宏大的購銷合同等。由于這些合同涉及到企業(yè)的重要經(jīng)濟利益對企業(yè)的開展有著至關(guān)重要的影響因此在簽訂合同過程中一定要把這些合同挑出來做為合同的重點審核和理對象從合同的工程證、對方當(dāng)事資信調(diào)查、合同會談、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過程都應(yīng)有法律參謀部門的主要人員的參與嚴格理和控制預(yù)防合同糾紛的發(fā)生有效維護企業(yè)合法權(quán)益。第三合同審核的主要內(nèi)容合同內(nèi)容豐富多樣合同的條款可以從幾條到上百甚至上千條。因此對任何一個合同的審核都應(yīng)做到有的放矢對主要的內(nèi)容和重要的條款作主要的審核。合同的主要內(nèi)容根據(jù)合同法的規(guī)定主要包括：當(dāng)事人的名稱或者和住所;合同要履行的標(biāo)的物;標(biāo)的物數(shù)量;標(biāo)的物質(zhì)量;標(biāo)的物價款或者需要支付的報酬;履行限履行的地點和履行的方式;違約責(zé)任;解決爭議的。筆者以為重要的審核內(nèi)容主要包括以下幾方面：一、對合同當(dāng)事人身份和資格的審查。這是合同審核中首先要確認的問題也是防止合同詐騙的最有力的防范措施。因為合同當(dāng)事人的身份和資格直接關(guān)系到合同簽訂后是否有效是否能真正履行的先決條件。首先應(yīng)要求對方出示企業(yè)營業(yè)執(zhí)照本人的授權(quán)委托書及本人的。還要對企業(yè)的消費資格進展審查。比方說房地產(chǎn)工程的那么一方必需要有房地產(chǎn)資格;特種機電設(shè)備消費的那么需要特種機電設(shè)備消費容許證;假設(shè)是藥品的那么需要相應(yīng)的藥品消費的容許證否那么就算合同簽訂了也常常會無效。其次假設(shè)是重大的合同那么企業(yè)在簽訂合同之前應(yīng)派遣相關(guān)人員去對方所在地進展審查考察團的人員應(yīng)是企業(yè)高級理人員+主負責(zé)人+專業(yè)技術(shù)人員+法律人士+財務(wù)人員等的綜合組成。這種審查并不僅僅是對對方企業(yè)外表化的考察而是應(yīng)對對方提供的各類執(zhí)照、證件、、容許證、財務(wù)報表等進展仔細的審查。在對企業(yè)本身審查的同時還應(yīng)去調(diào)查核實該企業(yè)是否存在訴訟案件去工商行政理調(diào)查核實該企業(yè)的年檢注冊和歷年的獎罰情況去土地理部門和房屋理部門調(diào)查核實該企業(yè)是否存在不動產(chǎn)的抵押擔(dān)保去調(diào)查核實該企業(yè)是否存在拖延繳納稅費或者是否還有稅費沒有及時上繳情況去環(huán)保調(diào)查核實是否存在嚴重污染環(huán)境的行為等。以上幾個方面的實地調(diào)查核實的信息都是公開化因此企業(yè)只要略微認真就不難對此進展實地審查但對企業(yè)銀行帳的查詢那么是不容易的。當(dāng)然以上幾個方面的調(diào)查核實因合同的內(nèi)容側(cè)重也就不同。比方說假設(shè)是合作開展工程那么對繳納稅費的情況調(diào)查是必要的;假設(shè)是引進消費線那么對該消費線的環(huán)保限制調(diào)查必需要詳細化。假設(shè)是房地產(chǎn)工程合作開發(fā)那么對該房地產(chǎn)工程的土地審批的相關(guān)手續(xù)是否齊全和是否設(shè)立過抵押擔(dān)保的調(diào)查那么要盡可能詳細。二、對合同標(biāo)的物符合各項(質(zhì)量、衛(wèi)生防疫等)的審查。這種審查主要是幫助企業(yè)對對方質(zhì)量的一種外表化理解。企業(yè)不應(yīng)該只相信對方提供的各類容許證和證件而應(yīng)根據(jù)對方提供的相關(guān)證件通過咨詢、委托異地審查或者實地考察等方式予以實際審核。三、價款的支付審查對價款的如何有效的約定會直接影響到對方履行合同的心態(tài)直接關(guān)系到合同是否會順利履行。銷售方那么應(yīng)審查對方是否有按時支付合同款的才能應(yīng)防止出現(xiàn)先供應(yīng)后收款的情況尤其應(yīng)注意防止出現(xiàn)“貨到后付款〞之類的低級錯誤。買受方那么應(yīng)要求價款的支付應(yīng)與的供應(yīng)量和供應(yīng)時間相配應(yīng)應(yīng)盡可能防止出現(xiàn)價款先支付后提供的條款。四、違約責(zé)任的約定我們可以說違約條款的如何約定直接反映出該合同的質(zhì)量如何也直接反映了該合同可以順利履行的可能性。根據(jù)筆者多年的法律效勞理合同對違約條款的約定越簡單就越容易出現(xiàn)法律糾紛。我們經(jīng)常會看見合同中違約責(zé)任的這么約定：雙方應(yīng)嚴格履行本合同如一方有違約那么另一方根據(jù)法律規(guī)定追究其違約責(zé)任。略微懂法律知識的人都知道這樣的約定對于保障合同的履行是起不了任何積極意義的。合同法早就有規(guī)定合同違約違約方當(dāng)然必需要承擔(dān)違約責(zé)任賠償對方的經(jīng)濟損失。這是法定義務(wù)無需要當(dāng)事人在合同中約定。但假設(shè)賠償、如何計算經(jīng)濟損失等這些最重要的問題都沒有涉及那么會對守約方追究違約方的違約責(zé)任造成很大的障礙而這也是違約責(zé)任的審核的核心所在。在前面合同的概念中我們就講到過假設(shè)當(dāng)事人沒有在合同約定明確的違約金或著違約金的計算那么一旦違約守約方就無法直接向?qū)Ψ剿髻r。守約方如要想對違約方索賠那么他首先要證明自己確實受到了經(jīng)濟損失其次他還應(yīng)證明自己的經(jīng)濟損失是因為對方的違約而導(dǎo)致的再次他還應(yīng)計算出自己受到經(jīng)濟損害的詳細數(shù)額該數(shù)額必須用貨幣價值來反映。滿足以上三個方面他才可以向主張違約方的承擔(dān)違約責(zé)任。而在法庭上他還要面對違約方的質(zhì)證和抗辯這些都無疑大大增加了他索賠的難度。這里舉個例子：如某甲因乙延交付某設(shè)備而導(dǎo)致其錯過了一次絕好的時機。于是甲向乙索賠他的經(jīng)濟損失(包括可得利益)他提供的索賠理由如下：(1)假設(shè)乙按交付該設(shè)備的話那么根據(jù)該設(shè)備的日消費量每日可以消費1000個;(2)該在8月、9月、10月這三個月中處于供不應(yīng)求每個可以銷售的利潤為100元。(3)根據(jù)以上數(shù)量乘加得到200萬的利潤。假設(shè)甲要讓支持他的索賠理由那么他至少還應(yīng)提供以下證據(jù)：(1)該設(shè)備自交付起至正常開工調(diào)試日需要多長時間;(2)該設(shè)備每日消費1000個是正常狀態(tài)、滿負荷、超負荷下消費：(3)該設(shè)備每日消費1000個的參照值根據(jù);(4)該三個月的供不應(yīng)求的根據(jù);(5)甲的營銷售才能、占有率、、企業(yè)的知名度等即證明消費出來的可以銷售出去多少的根據(jù)。因為假設(shè)消費者不知道你或者不熟悉那么即使再暢銷的你消費的的再好也會存在無法銷售或者銷售障礙情況。(6)每個銷售利潤的根據(jù)是甲的消費利潤還是社會平均利潤率。等等。以上6個方面的取證甲自己說了不算數(shù)還必須獲得社會相關(guān)權(quán)威部門的認可。這樣對甲來說簡直是比登天還難。當(dāng)然在審訊時通常會利用裁決權(quán)很少會如此準確審訊。但假設(shè)你的證據(jù)無法做到無誤讓對方難以反駁那么你在法庭上就很難面對對方的質(zhì)證這顯然會使自己處于不利之地。要解決該問題最簡潔最有效的就是雙方在合同中約定違約金或者違約金的計算。比方在以上案例中甲可以在簽訂合同時根據(jù)該設(shè)備交付后每日消費的數(shù)量結(jié)合銷售大致估算下每日可以獲得的毛利潤然后約定：如乙方逾交付那么每日應(yīng)向甲方支付多少元的違約金。這樣只要對方一旦違約甲方就可以直接向?qū)Ψ剿髻r該違約金。只要該違約金的約定不是過高是很難不支持的。而且就算是違約金過高實際利潤那也是要對方來舉證。在調(diào)整違約金過高或過低時是很慎重的但不會斷定說因違約金過高或過低而該條款無效。這就是為合同的違約條款的約定的越詳細越詳細越可以保證合同的順利履行的關(guān)鍵所在。五、合同爭議解決方式的審核一旦發(fā)生違約情形采用何種方式來解決爭議糾紛就顯得非常重要。根據(jù)前面講到的當(dāng)前解決合同爭議糾紛主要是仲裁或訴訟。由于我國當(dāng)前的地方保護的存在因此仲裁或訴訟的地點尤其顯得重要。筆者建議在合同中應(yīng)盡可能選擇在企業(yè)本地訴訟或者仲裁寧愿在其它方面作出些讓步。假設(shè)合同中沒有約定或者約定不明確的根據(jù)法律規(guī)定當(dāng)事人可以選擇訴訟地的那么一旦雙方爭議無法協(xié)商一致企業(yè)就應(yīng)盡快先向有利自己的提起訴訟以求得有利于自己的轄權(quán)。第四、合同簽訂后監(jiān)視和理1、應(yīng)充分注意合同的法定限和約定的限。主要是指企業(yè)因超過法定規(guī)定的限而喪失合同法規(guī)定的一些法定權(quán)利的行使權(quán)。合同法中有許多法定權(quán)的行使都有明確的限的超過該限行使權(quán)也就喪失了。而實際上所有這些限的規(guī)定對企業(yè)履行合同都是有相當(dāng)大的影響的。因此企業(yè)應(yīng)定經(jīng)翻閱和審核合同備案件一旦發(fā)現(xiàn)問題就及時向指導(dǎo)匯報并采取相應(yīng)的補救措施。比方合同法第54條規(guī)定：“當(dāng)事人一方因重大誤解訂立的或在訂立合同時顯失公平的有權(quán)懇求人民或者仲裁機構(gòu)變更或者撤銷;一方以欺詐、脅迫的手段或者乘人之危使對方在違犯意思的情況下訂立的合同受損害方有權(quán)懇求人民或者仲裁機構(gòu)變更或者撤銷。〞在54條中又規(guī)定：具有撤銷權(quán)的當(dāng)事人自知道或者應(yīng)當(dāng)知道撤銷事由之日起一年內(nèi)沒有行使撤銷權(quán)那么該撤銷權(quán)消滅。比方合同法58條對數(shù)量和質(zhì)量檢驗的規(guī)定：當(dāng)事人沒有約定檢驗間的買受人應(yīng)當(dāng)在發(fā)現(xiàn)或者應(yīng)當(dāng)發(fā)現(xiàn)標(biāo)的物的數(shù)量或者質(zhì)量不符合約定的合理間內(nèi)出賣人。買受人在合理間內(nèi)未或者自標(biāo)的物收到之日起兩年內(nèi)未出賣人的視為標(biāo)的物的數(shù)量或者質(zhì)量符合約定但對標(biāo)的物有質(zhì)量保證的適用質(zhì)量保證不適用該兩年的規(guī)定。再比方合同法92和93條對贈與權(quán)的規(guī)定：受贈人有以下情形之一的贈與人可以撤銷贈與：(一)嚴重損害贈與人或者贈與人的近親屬;(二)對贈與人有扶養(yǎng)義務(wù)而不履行;(三)不履行贈與合同約定的義務(wù)。贈與人的撤銷權(quán)自知道或者應(yīng)當(dāng)知道撤銷原因之日起一年內(nèi)行使。因受贈人的行為致使贈與人亡或者喪失民事行為才能的贈與人的繼承人或者法定代理人可以撤銷贈與。贈與人的繼承人或者法定代理人的撤銷權(quán)自知道或者應(yīng)當(dāng)知道撤銷原因之日起六個月內(nèi)行使。假設(shè)企業(yè)在合同簽訂后就把合同束之高閣那么顯然不會注意到以上撤銷權(quán)的時間限制。以上幾個方面的撤銷權(quán)限其實都是從法律上對受損方的一種法定的救濟權(quán)的規(guī)定。由于合同本來就是雙方在自愿互利的根底上的合意雙方都有義務(wù)審查對方的身份和資格都有義務(wù)仔細審查相關(guān)的條款。因此這種法定撤銷權(quán)的行使是不可能無時間限制的。還有一種情況是雙方自愿在合同中約定。合同法第93和95條：當(dāng)事人可以約定一方解除合同的條件。解除合同的條件成就時解除權(quán)人可以解除合同。法律規(guī)定或者當(dāng)事人約定解除權(quán)行使限限屆滿當(dāng)事人不行使的該權(quán)利消滅。法律沒有規(guī)定或者當(dāng)事人沒有約定解除權(quán)行使限經(jīng)對方催告后在合理限內(nèi)不行使的該權(quán)利消滅。如何解釋該合理限法律并沒有規(guī)定一般是根據(jù)日常履行限來推算。比方說：如甲方交付逾3個月那么乙方有權(quán)單方面解除本合同。這是有效的合同條款。也就是說假設(shè)乙方不在合理限內(nèi)行使解除權(quán)那么該權(quán)利就自動消滅了。2、要妥善保好合同的原件注意合同的詳細內(nèi)容合同的原件保是非常重要的這不但是合同的履行的必要條件更是索賠的最直接最有力的原始證據(jù)。假設(shè)企業(yè)把合同的原件弄丟那么會多企業(yè)索賠造成非常被動的場面甚至?xí)?dǎo)致無法進展索賠。許多合同的內(nèi)容是企業(yè)不愿意公開的也有些合同中會涉及到商業(yè)機或者技術(shù)機。對這些合同的保格外顯得重要。筆者建議將這些合同保員列入企業(yè)商業(yè)技術(shù)人員中加以理以防止重要的信息。至于該將合同原件保多少限筆者以為越長越好最短不應(yīng)少于2年限這2年限自