內(nèi)審員應(yīng)該掌握的審核工作方法和技巧

內(nèi)審員應(yīng)該掌握的審核工作方法和技巧隨著新技術(shù)、新的管理理論和新標準的涌現(xiàn)，內(nèi)審員這個職業(yè)（崗位）需要進行不斷的充電，需要學(xué)習(xí)很多新知識，在專業(yè)方面持續(xù)實踐和總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，才能保持自己的能力水平，才能跟上內(nèi)審員職業(yè)發(fā)展的需求。內(nèi)審員應(yīng)該掌握的審核工作方法和技巧有哪些呢?優(yōu)秀內(nèi)審員應(yīng)掌握的審核工作方法面談面談是現(xiàn)場審核中較為常用的方法。通過與最高管理者、管理者代表及各部門領(lǐng)導(dǎo)面談，可以確認其對各自職責(zé)的理解和職責(zé)的落實情況;與現(xiàn)場員工的交談可以判斷他們對程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書中的要求的了解程度和執(zhí)行情況，從而判斷體系的實施情況。這里要注意：有時對于交談所得到的信息，特別是涉及到數(shù)據(jù)的一些信息，還應(yīng)該通過其他渠道獲取支持信息予以核實，例如通過查閱記錄、現(xiàn)場觀察來核實面談所得到的信息，以保證審核的客觀性。查閱文件與記錄質(zhì)量管理體系是一個文件化的體系，查閱文件和記錄是現(xiàn)場審核中必須采用的方法，通過文件和記錄可以了解體系的要求，可以追溯體系的發(fā)展及運行狀況，審核中需查閱的主要記錄包括：設(shè)計評審、驗證、確認記錄、供應(yīng)商評價記錄、培訓(xùn)記錄、協(xié)商與溝通記錄、文件控制記錄、監(jiān)測與測量記錄、不符合、糾正措施記錄、內(nèi)審記錄以及管理評審報告等。由于組織的同一類記錄往往很多，不可能一一核查。審核員要善于從中選取代表性的樣本進行審核?，F(xiàn)場觀察審核員通過自己的眼睛看到的應(yīng)是最真實的，所以審核員應(yīng)當具備敏銳的觀察力，現(xiàn)場觀察的方法可用于判斷組織在實際工作中是否遵守了程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書的要求，這也要求審核員事先熟悉文件對現(xiàn)場的各項主要要求。同時，也不應(yīng)拘泥于文件的要求，應(yīng)善于自己發(fā)現(xiàn)問題?，F(xiàn)場觀察中一個重要的內(nèi)容是判斷有無重要的生產(chǎn)過程被遺漏，要做好這一點，審核員就必須掌握有關(guān)的質(zhì)量知識和法律、法規(guī)知識。優(yōu)秀內(nèi)審員應(yīng)掌握的審核技巧要善于提問如果審核員在現(xiàn)場審核時基本上是按檢查表組織提問，則應(yīng)做到自然、合理，切忌生搬硬套。審核員應(yīng)保持耐心、禮貌和微笑的姿態(tài)，這將有助于克服受審核方人員的畏懼心理。審核員完全可以將同一問題問不同人員，然后探討答案不一致的原因。對現(xiàn)場不同層次和崗位的被訪者所提的問題應(yīng)有所不同，如與管理者交談時應(yīng)針對方針、承諾和相關(guān)責(zé)任，對操作崗位上的員工，則應(yīng)談具體的.工藝和操作中有關(guān)的質(zhì)量問題。提問時應(yīng)盡量提開放式的問題，即避免對方能用“是”、“不是”回答的封閉性問題。提問可以遵循“5WlH(Why,What.Who,Where,When,How)”的原則，也可以用“出示、解釋、記錄、多少、程度、達標率”等關(guān)鍵詞為引導(dǎo)，采用易于理解的語言,充分利用審核準備過程中制訂的各種檢查表,與對方進行公開式的討論,啟發(fā)對方的思考和興趣。要善于傾聽要記住,信息是通過看、問、聽獲得的,不能從講話中獲得。審核員要注意認真聽取被訪者的回答,并作出適當?shù)姆磻?yīng)。首先必須對回答表現(xiàn)出興趣,保持眼神接觸,用適當?shù)目陬^認可的話語,如“是的”、“我明白了”來表明自己的理解,談話時要注意觀察對方的表情,在受審核方對提問產(chǎn)生誤解或答非所問時,審核員應(yīng)禮貌地加以引導(dǎo)。要善于觀察審核員要仔細觀察現(xiàn)場環(huán)境、設(shè)備、產(chǎn)品和標記,查看有關(guān)記錄。對現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)要進行深入檢查以確定審核證據(jù)。審核證據(jù)是指通過觀察、測量、試驗或其他手段所獲得的符合實際情況的信息,在實際審核中可以用以下兩方面作為審核證據(jù)：現(xiàn)場觀察及文件審閱中存在的審核證據(jù);訪問時,與被審核的活動負有責(zé)任的人的談話可以成為審核證據(jù),但還應(yīng)注意面談取得的信息應(yīng)通過其他的渠道(包括觀察、查閱記錄以及現(xiàn)場測試)予以核實。對無法核實的信息應(yīng)給以標識。傳聞以及陪同人員、與被審核的活動無關(guān)人員的談話不能作為審核證據(jù)。要做好記錄審核員應(yīng)確保審核證據(jù)的可追溯性，為此必須詳細地進行記錄，如采用筆錄、錄音、照像等方式，所做的記錄包括時間、地點、人物、事實描述、憑證材料、涉及的文件、各種標識。這些信息均應(yīng)字跡清楚、準確具體，易于再查。只有所獲取的記錄準確、完整，才能為審核結(jié)果作出合理的判斷。要善于追蹤驗證審核員必須善于比較，追蹤從不同來源獲取的對同一問題的信息，從差別中判斷體系運行狀況，必須善于追蹤記錄與文件，記錄與現(xiàn)狀的符合情況，并作出結(jié)論。審核員必須善于追蹤管理體系某一組成部分的來龍去脈，發(fā)現(xiàn)問題，獲取審核證據(jù)。而不是輕信口頭答復(fù)。要善于創(chuàng)造一個良好的審核氣氛審核員應(yīng)平等、