村鎮(zhèn)銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法

村鎮(zhèn)銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法第一章總則第一條為加強(qiáng)**村鎮(zhèn)銀行會(huì)計(jì)檔案管理，完善會(huì)計(jì)檔案保管形式，確保會(huì)計(jì)檔案真實(shí)、完整、可用和安全，根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（中華人民共和國財(cái)政部國家檔案局第79號(hào)令）等有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。第二條本辦法所稱會(huì)計(jì)檔案是指**村鎮(zhèn)銀行在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映**村鎮(zhèn)銀行經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。第三條本辦法適用于**村鎮(zhèn)銀行及其營業(yè)機(jī)構(gòu)。第二章會(huì)計(jì)檔案種類第四條以下會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)作為**村鎮(zhèn)銀行會(huì)計(jì)檔案：（一）會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、記賬憑證及其他會(huì)計(jì)憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬（分戶賬）、日記賬和其他輔助性賬簿。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。（四）其他類會(huì)計(jì)資料：各類流水清單、與客戶簽訂的業(yè)務(wù)協(xié)議、客戶申請書、開銷戶資料、對賬資料、重要會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)（印章、人員分工等）登記記錄、會(huì)計(jì)檔案保管（移交、銷毀）清冊、納稅申報(bào)表、重要資產(chǎn)購置（處理）協(xié)議、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。第五條**村鎮(zhèn)銀行會(huì)計(jì)檔案按照存儲(chǔ)介質(zhì)不同分為紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和電子會(huì)計(jì)檔案。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案是以紙介質(zhì)為載體保存的會(huì)計(jì)檔案。電子會(huì)計(jì)檔案是以磁盤、光盤等介質(zhì)為載體保存的會(huì)計(jì)檔案。電子會(huì)計(jì)檔案通過單獨(dú)的磁盤、光盤等介質(zhì)保管，并能夠滿足閱讀及打印要求。第三章會(huì)計(jì)檔案歸檔第六條會(huì)計(jì)檔案應(yīng)及時(shí)歸檔。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)于月度終了10個(gè)工作日內(nèi)辦理歸檔，定期（月、季、年等）裝訂的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分別在次月、次季、次年10個(gè)工作日內(nèi)辦理歸檔。遇特殊情況需推遲會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)間的，應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)主管同意。第七條會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)，應(yīng)對檔案名稱、檔案種類、保管期限、保管地點(diǎn)等信息進(jìn)行登記。通過《檔案管理登記簿》登記的，應(yīng)確保登記信息準(zhǔn)確、完整。第八條紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照整理、裝訂、編號(hào)、登記、入庫保管的程序立卷歸檔。第九條紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)期間、檔案種類、保管期限等分類裝訂立卷。同一會(huì)計(jì)期間、保管期限相同、種類不同的會(huì)計(jì)檔案，單種會(huì)計(jì)檔案數(shù)量較少的，可以合并裝訂。第十條會(huì)計(jì)憑證應(yīng)每日進(jìn)行整理，同一會(huì)計(jì)日期的憑證按照以下順序排列：（一）營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)機(jī)構(gòu)軋賬單、機(jī)構(gòu)授權(quán)日志查詢單、機(jī)構(gòu)交易流水表依次置于首頁（二）柜員的會(huì)計(jì)憑證按照柜員號(hào)由小到大進(jìn)行排列。同一柜員的會(huì)計(jì)憑證按照以下順序裝訂：1.柜員軋賬單；2.柜員交易流水表；3.按交易流水排列的傳票；4.網(wǎng)銀交易流水5.聯(lián)網(wǎng)核查日志；（可匯總打印置于尾頁）6.柜員日終現(xiàn)金（憑證）碰庫單；（三）機(jī)構(gòu)現(xiàn)金（憑證）庫存總金額、自助機(jī)具尾箱查詢單依次置于尾頁第十一條會(huì)計(jì)憑證一般應(yīng)按日裝訂。同一日期會(huì)計(jì)憑證過多的，可分冊裝訂。同一日期會(huì)計(jì)憑證過少的，可將同屬一個(gè)月份的多個(gè)日期（不超過5日）憑證按日期順序合并裝訂，但不同日期的憑證應(yīng)使用傳票封面封底分隔。財(cái)務(wù)核算、參數(shù)管理等非營業(yè)性機(jī)構(gòu)可根據(jù)業(yè)務(wù)量適當(dāng)延長會(huì)計(jì)憑證合并裝訂的時(shí)間，不同日期的憑證需使用傳票封面封底分隔。第十二條會(huì)計(jì)憑證裝訂應(yīng)加具封面封底，背脊處加封，由會(huì)計(jì)主管和裝訂人員在騎縫處簽章。封面上注明單位名稱、日期、冊數(shù)和保管編號(hào)等，并由會(huì)計(jì)主管和裝訂人員簽章。背脊處注明日期、保管編號(hào)。第十三條會(huì)計(jì)賬簿按月度或年度整理裝訂。手工記載的分戶賬按年、科目、賬號(hào)順序整理裝訂，賬頁過多可分冊整理裝訂。登記簿根據(jù)類別、保管期限分別整理，計(jì)算機(jī)輸出打印的登記簿按年按業(yè)務(wù)順序裝訂，訂本式登記簿按年按本歸檔。第十四條會(huì)計(jì)賬簿裝訂應(yīng)加具封面封底（賬頁裝訂應(yīng)同時(shí)加具賬首、賬頁目錄），在背脊處加封，在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、保管期限、保管編號(hào)等，由會(huì)計(jì)主管和裝訂人員在騎縫處簽章。第十五條財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按月度、季度、半年度或年度整理裝訂。第十六條財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告裝訂應(yīng)加具封面、封底，在封面上注明單位名稱、報(bào)表名稱、所屬期間、保管期限、保管編號(hào)等，在背脊處加封，由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)人和裝訂人員在騎縫處簽章。作為會(huì)計(jì)檔案保管的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，要求加蓋單位公章的，可統(tǒng)一加蓋在封面。第十七條其他類會(huì)計(jì)資料一般應(yīng)按照月度或年度整理裝訂。第十八條其他類會(huì)計(jì)資料裝訂應(yīng)加具封面封底，在封面注明單位名稱、檔案名稱、日期、保管期限、保管編號(hào)等，在背脊處加封，由會(huì)計(jì)主管和裝訂人員在騎縫處蓋章。第十九條會(huì)計(jì)檔案裝訂應(yīng)力求結(jié)實(shí)、整齊、美觀，做到不掉頁、不壓字、不妨礙查閱。單冊會(huì)計(jì)檔案厚度一般不超過6厘米。已歸檔的會(huì)計(jì)檔案不得拆封。第二十條固定格式會(huì)計(jì)檔案封面，一般應(yīng)使用碳素墨水填寫封面要素，并做到字跡工整、清楚；非格式封面，一般應(yīng)打印封面要素。第二十一條會(huì)計(jì)檔案的保管編號(hào)一般根據(jù)會(huì)計(jì)年度、檔案種類、保管期限等按冊順序編排。第二十二條會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)，交出人員與檔案管理人員要當(dāng)面清點(diǎn)，保證會(huì)計(jì)檔案完整。第二十三條單獨(dú)采用磁盤、光盤等介質(zhì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度、檔案類別、保管期限等整理歸檔，粘貼標(biāo)簽并加裝介質(zhì)封套，注明檔案名稱、年度、保管期限、保管編號(hào)等，由會(huì)計(jì)主管和經(jīng)辦人員在標(biāo)簽及介質(zhì)封套上簽章。第四章會(huì)計(jì)檔案保管第二十四條會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久和定期兩種，定期保管期限分為30年和10年。外部監(jiān)管部門明確規(guī)定保管期限的，可從其規(guī)定。第二十五條會(huì)計(jì)檔案保管期限自會(huì)計(jì)檔案所屬年度終了后的次年1月1日起算。第二十六條本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，**村鎮(zhèn)銀行認(rèn)為有必要的，可以延長，但不能縮短。第二十七條保管會(huì)計(jì)檔案的**村鎮(zhèn)銀行，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案保管工作。經(jīng)辦前臺(tái)業(yè)務(wù)的記賬人員不得兼管紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。第二十八條**村鎮(zhèn)銀行應(yīng)設(shè)置專用會(huì)計(jì)檔案室（柜），保管會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案管理人員發(fā)生變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)更換檔案室鎖具。有條件的**村鎮(zhèn)銀行，可在進(jìn)出會(huì)計(jì)檔案室區(qū)域安裝視頻監(jiān)控。第二十九條會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，做到防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物，防止會(huì)計(jì)檔案毀損、散失或泄密。磁介質(zhì)保管的電子會(huì)計(jì)檔案保管地點(diǎn)應(yīng)同時(shí)具備防磁條件。第三十條檔案室內(nèi)保管的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照機(jī)構(gòu)、保管期限、種類等分區(qū)域有序存放，以便查閱。必要時(shí)，可按內(nèi)容和形成時(shí)間建立索引。第三十一條未整理裝訂的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)明確保管責(zé)任，非營業(yè)期間，應(yīng)入柜（屜）加鎖保管。已整理裝訂的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，入庫前由裝訂人員妥善保管。第三十二條**村鎮(zhèn)銀行內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料同時(shí)滿足下列條件的,可僅以電子形式保存:（一）形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效,由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;（二）使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料,能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系;（四）采取有效措施,防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改;（五）建立電子會(huì)計(jì)檔案備份制度,能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;（六）形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。第三十三條滿足本辦法第三十二條規(guī)定條件，**村鎮(zhèn)銀行從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案。第三十四條紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案可同時(shí)采用電子會(huì)計(jì)檔案形式保管。因業(yè)務(wù)查詢、賬務(wù)核對等工作需要打印的電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)在使用完畢后由打印機(jī)構(gòu)及時(shí)予以銷毀，因留存核對記錄等原因確需保留的，作為會(huì)計(jì)檔案保管。第三十五條**村鎮(zhèn)銀行同時(shí)保存紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案的，其電子檔案可不按本辦法第三十二條規(guī)定進(jìn)行備份。第三十六條破損、變質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制或其他處理，并將處理情況登記《檔案管理登記簿》。會(huì)計(jì)檔案丟失，凡能重制的，應(yīng)立即重制；留有復(fù)印件的，由經(jīng)辦員、會(huì)計(jì)主管簽章證明，以復(fù)印件代替；不能重制或未留有復(fù)印件的，應(yīng)以其他檔案資料為依據(jù)補(bǔ)制，并由經(jīng)辦員、會(huì)計(jì)主管簽章證明。重制、補(bǔ)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)注明“重制”、“補(bǔ)制”字樣。第五章會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱第三十七條**村鎮(zhèn)銀行應(yīng)嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱管理，防止會(huì)計(jì)檔案丟失和泄密。第三十八條內(nèi)部調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)由調(diào)閱人提出申請，經(jīng)會(huì)計(jì)主管或會(huì)計(jì)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。第三十九條內(nèi)部調(diào)閱紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的，檔案管理人員登記《檔案管理登記簿》后，協(xié)助調(diào)閱。若調(diào)閱人需要使用紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的，由檔案操作員為其打印，并注明用途。第四十條法律、法規(guī)授權(quán)的外部部門調(diào)閱**村鎮(zhèn)銀行會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)提供縣級(jí)及以上主管部門的正式公函（或協(xié)助查詢通知書）、調(diào)閱人有效身份證件（執(zhí)行公務(wù)證、工作證或居民身份證等）等證明材料。第四十一條外部調(diào)閱紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的，檔案管理人員登記《檔案管理登記簿》后，陪同查閱。第四十二條外部調(diào)閱電子會(huì)計(jì)檔案的，由檔案操作員將調(diào)閱的電子會(huì)計(jì)檔案打印為紙質(zhì)材料后，供調(diào)閱人查閱。調(diào)閱人查閱完畢，歸還的紙質(zhì)材料按照本辦法第三十四條的規(guī)定處理。第四十三條調(diào)閱人查閱紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的，不得涂改、圈劃、拆散或抽換，查閱完畢及時(shí)歸還。檔案管理人員收回會(huì)計(jì)檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸還登記。第四十四條查閱人可以抄錄、照相、復(fù)制會(huì)計(jì)檔案,但不得將原會(huì)計(jì)檔案拆封和借走。確因工作需要（如司法鑒定）且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須提供會(huì)計(jì)檔案原件的，**村鎮(zhèn)銀行應(yīng)指定專人攜帶會(huì)計(jì)檔案配合辦理，會(huì)計(jì)檔案原件不得脫離該指定人員的監(jiān)控。第四十五條客戶申請查詢賬戶交易明細(xì)記錄的，個(gè)人客戶應(yīng)由本人辦理；單位客戶應(yīng)由法定代表人（單位負(fù)責(zé)人）或其授權(quán)的經(jīng)辦人員辦理。營業(yè)機(jī)構(gòu)向客戶出具的賬戶交易明細(xì)記錄，客戶要求加蓋印章的，應(yīng)予以加蓋。第四十六條客戶申請查閱交易憑證資料的，個(gè)人客戶應(yīng)由業(yè)務(wù)發(fā)起人或賬戶所有人辦理；單位客戶應(yīng)由法定代表人（單位負(fù)責(zé)人）或其授權(quán)的經(jīng)辦人員辦理?？蛻粢筇峁┫嚓P(guān)交易證明材料的，營業(yè)機(jī)構(gòu)可為其補(bǔ)制回單，但不得向其提供所查閱交易憑證資料的復(fù)印件或影印件。第六章會(huì)計(jì)檔案移交第四十七條會(huì)計(jì)檔案保管機(jī)構(gòu)或本單位會(huì)計(jì)檔案管理人員發(fā)生變化，應(yīng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。第四十八條當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門要求**村鎮(zhèn)銀行向當(dāng)?shù)貦n案館移交會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)法律法規(guī)的規(guī)定以及**村鎮(zhèn)銀行與當(dāng)?shù)貦n案館的協(xié)商意見確定移交檔案種類及方式等。定期保管的會(huì)計(jì)檔案可不向當(dāng)?shù)貦n案館移交。永久保管的會(huì)計(jì)檔案需要移交當(dāng)?shù)貦n案館保管的，應(yīng)歸檔保存正本和副本各一份。**村鎮(zhèn)銀行保管期滿時(shí)，按規(guī)定編制移交清冊一式兩份并逐項(xiàng)清點(diǎn)正本，核對無誤后交當(dāng)?shù)貦n案館保管，副本及經(jīng)檔案館簽章的一份清冊由**村鎮(zhèn)銀行永久保存。對只有一份正本的會(huì)計(jì)檔案，如有需要，移交前應(yīng)復(fù)制副本存查。第四十九條單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案；單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)上繳上一級(jí)部門管理，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。第五十條單位合并后原單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原單位保管。第五十一條移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、冊數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由專人監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方和監(jiān)交人應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊上簽章。會(huì)計(jì)檔案管理人員發(fā)生變化移交會(huì)計(jì)檔案的，由會(huì)計(jì)主管或部門負(fù)責(zé)人監(jiān)交；**村鎮(zhèn)銀行內(nèi)部移交會(huì)計(jì)檔案的，由會(huì)計(jì)檔案管理部門安排專人監(jiān)交；因單位分立、合并等移交會(huì)計(jì)檔案的，由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人安排專人監(jiān)交。第七章會(huì)計(jì)檔案銷毀第五十二條**村鎮(zhèn)銀行應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定,并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定,仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案,可以銷毀。會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門牽頭,組織會(huì)計(jì)、審計(jì)、監(jiān)察保衛(wèi)等部門或人員共同進(jìn)行。第五十三條經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，由**村鎮(zhèn)銀行統(tǒng)一按照以下程序組織銷毀：（一）檔案管理部門編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案名稱、冊數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。（二）銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)由**村鎮(zhèn)銀行董事長或行長、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門經(jīng)辦人和會(huì)計(jì)部門經(jīng)辦人共同在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。（三）銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，會(huì)計(jì)部門、監(jiān)察保衛(wèi)部門共同派員監(jiān)銷。