ER采購培訓教程

采購培訓基礎(chǔ)數(shù)據(jù)供應(yīng)商檔案采購員設(shè)置審批層次單據(jù)控制危險類代碼檢驗代碼自動來源供應(yīng)商項目目錄冊業(yè)務(wù)流程請購單詢價單報價單采購定單接收檢驗入庫退貨采購模塊培訓內(nèi)容可以建立供應(yīng)商檔案，維護供應(yīng)商必要的數(shù)據(jù)。包括名稱、編號和地址。供應(yīng)商管理1可以在線的查詢供應(yīng)商信息?？梢越㈦S機的供應(yīng)商質(zhì)量、成本、服務(wù)、差異報告?？梢院喜⒐?yīng)商?？梢越⒐?yīng)商列表。采購員設(shè)置2采購員只能建立自己的采購訂單。在系統(tǒng)中，若你是采購員，則你所建立的任何單據(jù)，只能是由你負責。在系統(tǒng)中，可以設(shè)置采購員采購件的分類。例如：采購員A負責采購五金類；采購員B負責采購機電類；思考：采購員是否需要負責采購不同的物料分類。審批層次3審批層次確定了企業(yè)的采購業(yè)務(wù)中，由誰來審批；并且若某人無權(quán)審批時，又由誰來審批。審批層次由以下要素組成：雇員:在采購中即是參與采購業(yè)務(wù)的人員。工作(job)：在采購業(yè)務(wù)中指采購、審批、計劃。職位(position)：指雇員在企業(yè)中的職務(wù)。如供應(yīng)科科長、采購員。審批層次結(jié)構(gòu)3.1審批層次結(jié)構(gòu)將雇員、工作、職位結(jié)合成樹狀結(jié)構(gòu)。例如：若工作包括采購、審批；職位包括采購員、供應(yīng)課課長、物流總監(jiān)、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理；雇員包括A、B、C、D、E、F六人分別擔任不同職務(wù)。則審批層次可為:采購審批采購員財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理物流總監(jiān)供應(yīng)科科長采購員采購審批審批審批ABCDEF思考：若要建立采購審批層次，需要哪些數(shù)據(jù)。單據(jù)控制4單據(jù)指的是采購業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的文本。如請購單、采購訂單等等。單據(jù)控制包含三類：單據(jù)的安全級別單據(jù)的訪問級別單據(jù)批準的規(guī)則單據(jù)控制通過嚴格的文本審批和安全控制保證只有被授權(quán)的人才能操作單據(jù)，影響采購業(yè)務(wù)。單據(jù)的安全級別4.1單據(jù)的安全級別用來表明誰能存取單據(jù)。安全級別有4種：公共的：系統(tǒng)中所有用戶都可存取該單據(jù)。私有的：單據(jù)創(chuàng)建者和審批者可存取該單據(jù)。采購的：單據(jù)創(chuàng)建者、審批者和所有的采購員可存取該單據(jù)。層次的：單據(jù)創(chuàng)建者、審批者和所有審批層次上高于單據(jù)創(chuàng)建者的用戶。例如：設(shè)置計劃采購訂單為私有的，則只有輸入計劃采購訂單和審批該訂單的人可以存取。設(shè)置采購請購單為采購的，則所有的采購員、審批該單據(jù)人和提出請購者能存取該單據(jù)。單據(jù)的訪問級別4.2單據(jù)的訪問級別用來確定能存取單據(jù)的用戶能對單據(jù)做怎樣的操作。訪問級別有3種：僅查看：只允許查看單據(jù)?？尚薷模嚎刹榭础⑿薷?、凍結(jié)、關(guān)閉單據(jù)。完全的：可查看、修改、凍結(jié)、關(guān)閉、取消、最終關(guān)閉單據(jù)。注意：中有兩個訪問選項級別高于以上訪問級別，自己可審批：若該選項為Yes，則建立單據(jù)的用戶可自己審批；審批者可修改：審批單據(jù)的用戶可修改該單據(jù)。注意：建立單據(jù)者對自己的單據(jù)可作除審批以外的操作。系統(tǒng)的訪問控制對已存在的單據(jù)作用；用戶若能進入建立單據(jù)的窗口，就能建立單據(jù)。單據(jù)的審批規(guī)則4.3審批規(guī)則通過職位、審批權(quán)限、單據(jù)類型構(gòu)成。職位(position)：指雇員在企業(yè)中的職務(wù)。如供應(yīng)科科長、采購員。單據(jù)類型：采購業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的文本類型。如標準請購單、內(nèi)部請購單、一攬子協(xié)議、計劃采購訂單、標準采購訂單。審批權(quán)限：可以控制以下幾方面的權(quán)限?？颇?、分類、金額、位置。例如：某人只能審批10000元五金類采購訂單，則設(shè)置為采購訂單，10000元，五金類。單據(jù)的審批規(guī)則構(gòu)成4.3.1審批規(guī)規(guī)則確確定了了某職職位對對某單單據(jù)類類型具具有怎怎樣的的審批批權(quán)限限。例如：：供應(yīng)科科科長長可審審批標標準請請購單單，可審批批10萬元元的標標準采采購訂訂單物流總總監(jiān)可可審批批計劃劃采購購訂單單，可審批批100萬萬元的的標準準采購購訂單單供應(yīng)科科科長長審審批批標標準準請購購單10萬萬元物流總總監(jiān)審審批標標準采采購訂訂單100萬元元思考：：審批批權(quán)限限應(yīng)該該如何何設(shè)置置危險類代碼5危險類類是對對具有有危險險的物物料的的分類類。其其代碼碼會出出現(xiàn)在在采購訂單單上，，提供供給供供應(yīng)商商以保保證以以相應(yīng)應(yīng)的安安全手手段運運輸物料。。例如：：易燃類類易爆類類劇毒類類放射類類思考：：危險險類代代碼提提供給給供應(yīng)應(yīng)商的的作用用和企企業(yè)會會有哪哪些危危險類類。檢驗代碼6檢驗代代碼用用于接接收檢檢驗時時分配配給該該次接接收的的物料料，表表明該物料料的質(zhì)質(zhì)量等等級。。例如：：一等等品A二等品品B三等品品C不合格格D自動來源7自動來來源規(guī)規(guī)則確確定了了在建建立標標準采采購訂訂單時時，價價格可可自動出現(xiàn)現(xiàn)?？煽刹樵冊儓髢r價單。。在自動動規(guī)則則中，，指明明了物物品、、供應(yīng)應(yīng)商和和單據(jù)據(jù)（報報價單單或計計劃采采購訂訂單）例如：：在自自動來來源規(guī)規(guī)則中中設(shè)置置A物品品由供供應(yīng)商商B、、C提提供，，現(xiàn)有有與B有關(guān)關(guān)的標標價單單D和和與C有關(guān)關(guān)的報價D和計計劃采采購訂訂單E。在建立立采購購A的的訂單單時，，我們們可以以根據(jù)據(jù)自動動來源源規(guī)則則尋找找相應(yīng)應(yīng)價格。。思考：：如何何應(yīng)用用自動動來源源規(guī)則則。供應(yīng)商目錄冊8供應(yīng)商商項目目目錄錄冊用用來查查詢物物品的的歷史史價格格、自自動規(guī)規(guī)則等情況況。若曾經(jīng)經(jīng)采購購過某某物品品，即即系統(tǒng)統(tǒng)中存存在采采購訂訂單，，則在在建立立新的的采購購訂單時，，可以以從供供應(yīng)商商項目目目錄錄冊中中查到到相應(yīng)應(yīng)的情情況，，從而而得到到比較較合理的價價格。。思考：：使用用供應(yīng)應(yīng)商項項目目目錄冊冊的優(yōu)優(yōu)點。。業(yè)務(wù)流程9采購申清審批申請詢價報價采購定單接收物品采購計劃批準發(fā)票,付款采購請求9.1請購單單：反反映物物料需需求的的單據(jù)據(jù)。請請購行行為是是采購購行為為的一個開開始。。請購單單可以以手工工輸入入，也也以由由模板板生成成。采購詢價9.2詢價單單是反反映本本方需需求，，要求求供應(yīng)應(yīng)商作作出回回答的的單據(jù)據(jù)。在詢價價單中中，有有物品品、數(shù)數(shù)量、、日期期、發(fā)發(fā)貨等等信息息。建立詢詢價單單后可可輸入入供應(yīng)應(yīng)商的的清單單，表表示該該詢價價單要要發(fā)給給哪些些供應(yīng)應(yīng)商，并并且可可注明明反饋饋途徑徑，如如：電電子郵郵件、、傳真真等。。報價單單是供供應(yīng)商商對詢詢價單單的反反饋。。在建立立采購購訂單單時，，可以以引用用報價價單。。采購訂單9.3采購訂訂單：：用來來明確確表示示一次次采購購業(yè)務(wù)務(wù)。采購訂訂單中中包含含了訂訂單應(yīng)應(yīng)包含含的信信息。。如定定購的的物品品，數(shù)數(shù)量，，價格格，要貨時時間，，發(fā)貨貨情況況，接接收情情況和和付款款、運運費等等其它它條款款。采購訂訂單需需要審審批，，原因因是價價格的的存在在。所所以采采購訂訂單可可能會會存在在多版本本，所所以采采購訂訂單不不同于于采購購合同同。采購訂單類型9.3.1采購訂訂單類類型用用來表表示與與供應(yīng)應(yīng)商的的一種種業(yè)務(wù)務(wù)類型型。比較：：標準采采購訂訂單：：表示示一次次采購購，適適用于于緊急急采購購和零零星采采購。。包含了訂訂單應(yīng)應(yīng)有的的信息息。計劃采采購訂訂單：：表示示長期期定購購，適適用與與供應(yīng)應(yīng)商的的一攬攬定購購。包包含了含了了訂單單應(yīng)有有的信信息。。一攬子子協(xié)議議：與與計劃劃采購購訂單單類似似，但但沒有有價格格信息息，只只有總總金額。合同采采購訂訂單：：與一一攬子子協(xié)議議類似似，但但沒有有物品品信息息。使用：：除標標準采采購訂訂單外外，其其它類類型在在使用用時需需要下下達審審批成成為實實際訂單。。思考：：計劃劃采購購訂單單、一一攬子子訂單單、標標準采采購訂訂單和和合同同采購購訂單單的用法。。采購訂單建立9.3.2采購訂訂單建建立有有手工工和自自動兩兩種。。手工：：手工建建立訂訂單，，輸入入必要要信息息提交交審批批。自動：：采購訂訂單建建立有有兩種種方式式。1.通通過請請購單單匯總總，自自動生生成采采購訂訂單。。2.下下達采采購計計劃訂訂單、、一攬攬子計計劃和和合同同訂單單。采購接收9.4采購接接收選選項：：用來來控制制采購購接收收時各各種可可能性性。采購接接收路路徑：：用來來控制制接收收是否否檢查查，是是否直直接入入庫采購接收選項9.4.1采購接接收選選項：：用來來控制制采購購接收收時各各種可可能性性。允許替替代接接收：是否否可以以用替替代品品代替替定購購物品品。允許未未定購購接收收：訂單單上沒沒有定定購的的物品品是否否可接接收。。允許快快速接接收：是否否可以以一次次性按按訂單單全部部接收收。接收日日期容容限：到貨貨日期期是否否允許許有差差異，，允許許該如如何反反應(yīng)。。接收數(shù)數(shù)量容容限：到貨貨數(shù)量量是否否允許許有差差異，，允許許該如如何反反應(yīng)。。是否強強制收收貨地地：供應(yīng)應(yīng)商將將物品品發(fā)往往其它它地是是否可可接收收。采購接收路徑9.4.2采購接接收路路徑有有三種種類型型。標準接接收：：接收收和入入庫分分兩次次做。。直接接接收：：接收收入庫庫一次次完成成。需要檢檢查：：接收收后經(jīng)經(jīng)檢驗驗合格格才能能入庫庫。接收入庫接收地地點接收入庫接收檢驗入庫合格不合格格接收9.4.2.1接收：：表示示貨到到，并并不表表示認認可該該批貨貨物。。接收要要根據(jù)據(jù)采購購訂單單做接接收。。在作作接收收時，，可以以通過過查找找窗口口，根根據(jù)一定定的條條件尋尋找可可接收收的訂訂單。。例如：：以某某供應(yīng)應(yīng)商為為條件件，可可接收收有該該供應(yīng)應(yīng)商的的訂單單。若要進進行未未定購購接收收，可可在查查找窗窗口標標注未未定購購。一次接接收以以接收收單據(jù)據(jù)號為為標志志。不不同批批次的的接收收可記記錄在在同一一單據(jù)據(jù)號。在接收收時輸輸入物物品、、接收收數(shù)量量后，，可以以選擇擇標準準接收收或快快速接接收。。檢驗9.4.2.2檢驗：：物料料檢驗驗的評評價可可用質(zhì)質(zhì)量代代碼標標識。。一次檢檢驗必必須根根據(jù)接接收單單而來來。同同樣可可以在在查找找窗口口中輸輸入一一定條條件來查找找相應(yīng)應(yīng)的接接收單單。檢驗后后的動動作只只要接接受和和拒絕絕兩種種。對對于合合格或或不合合格的的物料料，可可以在質(zhì)量量代碼碼中標標識其其質(zhì)量量等級級。系統(tǒng)中中檢驗驗就是是輸入入數(shù)量量和質(zhì)質(zhì)量代代碼后后選擇擇接受受或拒拒絕。。被拒拒絕的的物料可再再次被被檢驗驗。比較：：接收收是表表示貨貨到；；接受表表示貨貨可入入庫。。思考：：接收收與接接受的的區(qū)別別。檢驗9.4.2.3入庫：：檢驗驗合格格方可可入庫庫。一次次入入庫庫根根據(jù)據(jù)檢檢驗驗而而來來。。同同樣樣可可以以在在查查找找窗窗口口中中輸輸入入一一定定條條件件來來查查找找相應(yīng)應(yīng)的的檢檢驗驗單單。。檢驗驗合合格格