秘書機構(gòu)（課堂PPT）

我的“秘書長”地委辦公室信息科黃科長采寫到了一篇較有價值的信息稿，經(jīng)過一番修改、潤色，費了不少功夫，然后興沖沖地呈到地委秘書長的辦公桌上，憑經(jīng)驗，他估計這一炮定能打響，并可獲得當年全省黨委系統(tǒng)的優(yōu)秀信息獎。不料，秘書長看后批示：“此稿目前不宜發(fā)”?？吹阶约旱墓ぷ鞒晒鲝U，辛辛苦苦采寫的稿子被“槍斃”，黃科長心里有股說不出的滋味?！斑@么好的題材！可惜了！”“不行，得想個辦法?！秉S科長拿定了主意，回到自己的辦公室，又經(jīng)過一番剪裁，將原稿換了個標題，內(nèi)容和文字也略作改動，然后拿給地委辦袁副主任簽發(fā)，居然順利通過了。當然，他沒有把真相告訴袁副主任。第二天，黃科長正在為稿件已發(fā)而高興時，被通知到秘書長辦公室，在那里他受到了嚴厲的批評。

請你評價一下黃科長的做法，思考秘書機構(gòu)對秘書的作用。12023/1/13第二章秘書機構(gòu)第一節(jié)秘書機構(gòu)及其設(shè)置第二節(jié)秘書機構(gòu)的組織形式第三節(jié)秘書機構(gòu)的管理思考訓練與教學互動22023/1/13第一節(jié)秘書機構(gòu)及其設(shè)置一、秘書機構(gòu)的含義與特點

二、秘書機構(gòu)設(shè)置的原則

三、秘書機構(gòu)設(shè)置的程序

32023/1/13一、秘書機構(gòu)的含義與特點

（一）

秘書機構(gòu)的含義

秘書機構(gòu)是指在各級各類組織中為領(lǐng)導機構(gòu)和領(lǐng)導處理綜合事務、輔助管理的綜合性辦事機構(gòu)。

“秘書機構(gòu)”與“秘書部門”“秘書機構(gòu)”一般不指某一個具體的辦公室，而是各級各類秘書部門的總稱；一般在組織內(nèi)部稱“秘書部門”，而在組織外部，尤其是要強調(diào)這個部門功能時往往稱“秘書機構(gòu)”。42023/1/13廣義的秘書機構(gòu)

指處于組織內(nèi)的綜合樞紐地位、直接隸屬于組織領(lǐng)導、全面輔助領(lǐng)導和領(lǐng)導機關(guān)工作的部門。政府機關(guān)一般稱做辦公廳或辦公室，企業(yè)一般稱做綜合部或行政部，包括其下屬的文書、秘書、信息、檔案、機要、信訪、保密、督查、接待、值班等部門。統(tǒng)管政策研究、日常行政與日常事務三大工作。

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狹義的秘書機構(gòu)指各級辦公廳、辦公室、綜合部或行政部中專門輔助組織及其領(lǐng)導辦理業(yè)務的部門，以文牘性、機要性工作為主要任務，負責文書、會務、聯(lián)絡(luò)等工作。如秘書局、秘書處、秘書科。62023/1/13

（二）秘書機構(gòu)的性質(zhì)

1.輔助性2.綜合性3.中樞性

4.機要性

5.服務性

6.封閉性附屬性輔助性綜合性重點72023/1/13二、秘書機構(gòu)設(shè)置的原則

（一）效能最大化原則（二）適應工作需求原則

（三）分級管理，職、權(quán)、責統(tǒng)一原則（四）機構(gòu)統(tǒng)一、相對穩(wěn)定原則82023/1/13

秘書團隊群體的特征

秘書團隊要有共同的行動目標；每個成員在群體中都有一定地位、責任和義務；有共同遵守的群體規(guī)范和行為標準；成員之間有相互依存的關(guān)系，并能相互影響。要能“優(yōu)化”組合“優(yōu)化”包括兩層意思：一要異質(zhì)結(jié)合，合理分工；二要遵循動態(tài)原則，使秘書團隊成員保持相對的運動狀態(tài)。92023/1/13三、秘書機構(gòu)設(shè)置的程序

（一）搭建組織架構(gòu)對秘書機構(gòu)的設(shè)置原則要有清楚的認識和把握確定秘書機構(gòu)在組織中的地位以及與組織中各部門的關(guān)系在全面認識組織職能的基礎(chǔ)上確定建立秘書機構(gòu)所參照的模式確定秘書機構(gòu)的規(guī)模和分設(shè)部門102023/1/13

（二）明確部門和人員職責

明確職責包括明確秘書分設(shè)部門職責和秘書職責。職責是根據(jù)職能確定的，無論部門還是人員，都應該明確各自的職責，合理分工，使責權(quán)相對應，避免出現(xiàn)糾紛和履行職責的失誤，確保秘書高效工作和高質(zhì)量服務。112023/1/13

（三）組建秘書團隊

崗位確定后，要根據(jù)崗位配備秘書，組建與崗位相適應的秘書團隊。要遵循“異質(zhì)結(jié)合”的原則，組建秘書團隊。合理的秘書團隊結(jié)構(gòu)應是協(xié)調(diào)互補的有機結(jié)合體。秘書團隊組建是否合理，直接關(guān)系工作的效率和質(zhì)量，也是形成獨特的秘書文化的基礎(chǔ)，應該特別重視。

122023/1/13秘書團隊的“異質(zhì)結(jié)合”（1）類型結(jié)構(gòu)優(yōu)化智囊型、秀才型、公關(guān)事務型、技術(shù)型智能結(jié)構(gòu)優(yōu)化有的側(cè)重于理論知識有的側(cè)重于實踐經(jīng)驗不同的專業(yè)、行業(yè)知識年齡結(jié)構(gòu)優(yōu)化老秘書閱歷豐富、功底深厚中年秘書年富力強、判斷準確青年秘書精力旺盛、思維活躍132023/1/13秘書團隊的“異質(zhì)結(jié)合”（2）個性結(jié)構(gòu)優(yōu)化協(xié)調(diào)的性格結(jié)構(gòu)和相容的氣質(zhì)結(jié)構(gòu)避免同種氣質(zhì)類型防止因相同相似思維方式、行為導致極端化傾向性別結(jié)構(gòu)優(yōu)化一般而言，男性長于邏輯思維，分析、比較、概括能力較強，有競爭性、獨立性和支配性女性長于形象思維，溫文爾雅，感情細膩，善于體貼，有程序性、周密性142023/1/13

（四）制定管理制度制定必要的制度，實行制度化管理是秘書機構(gòu)實現(xiàn)科學管理的前提和保障。

秘書工作的綜合性，決定了其涉及的制度是多方面的。比如辦文制度、值班制度、辦會制度、接待工作制度、信訪工作制度、督查制度、領(lǐng)導批示件辦理制度、調(diào)研制度、信息工作制度、保密制度、用印制度、查辦工作程序、秘書業(yè)績考核制度等。鏈接：

XX市XX區(qū)政府辦文制度

XX市XX區(qū)文印工作制度

秘書視頻案例

答案

152023/1/13第二節(jié)秘書機構(gòu)的組織形式一、秘書機構(gòu)的名稱

二、秘書機構(gòu)的組織類型

三、常見的秘書機構(gòu)

162023/1/13一、秘書機構(gòu)的名稱

（一）辦公室或辦公廳黨政機關(guān)的秘書機構(gòu)廣義：機關(guān)、單位或首長名稱+辦公室（廳）狹義：辦公室（二）秘書處

社會團體以及臨時性的秘書機構(gòu)命名為“秘書處”

辦公廳或辦公室的下設(shè)機構(gòu)“秘書局”、“秘書科”、“秘書室”172023/1/13（三）以秘書機構(gòu)承擔的具體職能命名

信訪辦公室、保密局、政策研究室（四）企事業(yè)秘書機構(gòu)

除稱做“辦公室”外，還有稱做“行政部”或“綜合部”、“綜合辦公室”，其部門負責人稱做“行政總監(jiān)”、“行政助理”、“行政部部長”、“綜合辦主任”等。182023/1/13二、秘書機構(gòu)的組織類型

（一）綜理制（二）分理制（三）單一制192023/1/13

（一）綜理制

綜理制的秘書機構(gòu)模式，又叫總體辦公室機構(gòu)模式。是以組織和領(lǐng)導機構(gòu)運轉(zhuǎn)的整體需要為原則而設(shè)立的統(tǒng)一的辦公機構(gòu)。辦公室領(lǐng)導層秘書科文書科機要科檔案科調(diào)研科信訪科……接待科202023/1/13

（二）分理制

分理制條件下的秘書機構(gòu)，是一種職能分型模式，是為適應現(xiàn)代管理日趨復雜、分工漸細而又需各部門相互協(xié)調(diào)而形成的秘書機構(gòu)組織形式。領(lǐng)導層辦公室信息處信訪辦調(diào)研處檔案室接待處督辦處……212023/1/13

（三）單一制

單一制的秘書機構(gòu)，采用職能統(tǒng)兼模式，或稱“秘書崗位”。是指只設(shè)有一名專職或兼職秘書直接為領(lǐng)導和其他職能部門提供輔助管理和綜合服務的組織結(jié)構(gòu)模式。222023/1/13三、常見的秘書機構(gòu)

根據(jù)組織類型的不同:

綜理制、分理制、單一制根據(jù)機構(gòu)設(shè)置的時限:

常設(shè)秘書機構(gòu)、臨時性秘書機構(gòu)根據(jù)組織系統(tǒng)的不同:

黨委系統(tǒng)、政府系統(tǒng)、人大系統(tǒng)、政協(xié)系統(tǒng)、軍隊系統(tǒng)、企業(yè)系統(tǒng)、事業(yè)單位、人民團體等多種類別根據(jù)管理層次的不同:

中央、省、市、縣（區(qū)）等232023/1/13

國務院的秘書機構(gòu)國務院設(shè)立辦公廳，為機關(guān)的一個綜合辦事部門；辦公廳下設(shè)局級機構(gòu)，如秘書局、機要局、信訪局、保衛(wèi)局以及機關(guān)事務管理局等；局下再設(shè)若干處室分別負責某方面的工作。國務院只設(shè)秘書長，不設(shè)辦公廳主任。國務院辦公廳秘書一局秘書二局秘書三局國務院總值班室督查室電子政務辦公室人事司行政司...242023/1/13

省部級政府機關(guān)的秘書機構(gòu)省、直轄市、自治區(qū)政府機關(guān)設(shè)辦公廳，負責機關(guān)的秘書工作。辦公廳下設(shè)若干處，如秘書處、信息處、接待處、行政處、綜合處、人事處、調(diào)研室、督導室。有些處還下設(shè)若干科。秘書機構(gòu)負責人為辦公廳主任，其上再由秘書長統(tǒng)轄。目前我國各省、直轄市、自治區(qū)政府機關(guān)的秘書機構(gòu)從部門設(shè)置、規(guī)模、職位方面都不盡相同，有的差異還比較大。省人民政府應急管理辦公室

新聞信息處建議提案處秘書處督辦處政務公開處人事處保衛(wèi)處…...

監(jiān)察室老干部工作處

行政處綜合一處綜合二處XX省人民政府辦公廳252023/1/13第三節(jié)秘書機構(gòu)的管理一、秘書機構(gòu)的管理理念

二、秘書機構(gòu)的規(guī)范

三、秘書機構(gòu)的管理內(nèi)容

262023/1/13一、秘書機構(gòu)的管理理念

（一）組織關(guān)系理念（二）人本理念（三）系統(tǒng)理念（四）效能理念272023/1/13

條條關(guān)系：國務院廣東省人民政府廣州市人民政府越秀區(qū)人民政府塊塊關(guān)系：廣東省人民政府陜西省人民政府南京大學中山大學無隸屬關(guān)系：

廣東省人民政府廣東軍區(qū)（一）組織關(guān)系理念282023/1/13

（二）人本理念

人本理念是指秘書機構(gòu)的管理活動中重視人的因素在組織活動中的決定作用，以調(diào)動人的積極性，開發(fā)人的潛力，發(fā)揮人的主觀能動性、創(chuàng)造性和聰明才智為根本的理念。人是一切管理活動的主體，現(xiàn)代管理要求把人的因素放在第一位。以人為本，是做好秘書機構(gòu)內(nèi)部管理，協(xié)調(diào)各方關(guān)系，提升綜合輔助管理水平的重要條件。292023/1/13（三）系統(tǒng)理念系統(tǒng)理念是把秘書機構(gòu)管理看成一個完整的系統(tǒng)。目的性整體性層次性目的性整體性層次性302023/1/13

（四）效能理念

效能是指人們在有目的、有組織的活動中所表現(xiàn)出來的效率和效果。

秘書機構(gòu)管理的效能理念是樹立追求效率、追求效果、追求效益的觀念，努力使自身保持最大的整合效能。即按能量大小，賦予其相應的職位、權(quán)利和責任，充分釋放每一部門、每一成員的能量，以創(chuàng)造更多、更好的經(jīng)濟效益和社會效益。312023/1/13二、秘書機構(gòu)的規(guī)范（一）秘書機構(gòu)規(guī)范的特點嚴格性完整性細致性嚴格性完整性細致性322023/1/13

（二）秘書機構(gòu)規(guī)范的作用規(guī)范指示了秘書機構(gòu)及其人員的工作方式和行為準則，具有導向作用；規(guī)范作為秘書工作的標尺，用來衡量秘書機構(gòu)及其人員工作是否合法、高效，為評判和鑒定秘書工作提供了客觀標準，具有評價作用；規(guī)范的形成將秘書工作納入規(guī)范化管理軌道，由主觀隨意的“人治”轉(zhuǎn)為依章辦事的“法制”，具有提高秘書工作效率的作用。332023/1/13（三）秘書機構(gòu)規(guī)范的類別

基本規(guī)范

基本規(guī)范是指來自憲法和國家基本法律、行政法規(guī)，適用于秘書工作與管理的規(guī)范。

職業(yè)規(guī)范

職業(yè)規(guī)范是各組織和秘書機構(gòu)就秘書工作制定的一系列工作準則和規(guī)定。

342023/1/13三、秘書機構(gòu)的管理內(nèi)容

（一）

制度與程序管理

（二）

環(huán)境管理

（三）人員管理

352023/1/13

（一）

制度與程序管理

1.制度管理

制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則。

制定管理制度遵循的原則：可行，要能切合秘書工作實際；具體，要便于操作和檢查；穩(wěn)定，以形成長效的管理機制。362023/1/13

2.程序管理自然性程序：即按工作的自然程序處理事務。一般工作的自然性程序表現(xiàn)為：準備、計劃、布置、執(zhí)行、檢查、總結(jié)、評比、表彰。指令性程序:是指領(lǐng)導對辦理某項事務的具體指示和要求。法定性程序:即根據(jù)法律、法規(guī)所規(guī)定的程序辦理事務。公文寫作、文書處理、信訪工作、保密工作、印信管理等秘書工作，都要嚴格按照相關(guān)的法定程序處理。技術(shù)性程序:有些依賴于技術(shù)支持的秘書實務，有一套技術(shù)操作的程序，必須遵循，如電話、傳真、電腦的操作，電視電話會議的組織。經(jīng)驗性程序:是指在長期的秘書工作實踐中積累和創(chuàng)造的大量經(jīng)驗形成的符合本單位實際的工作程序。372023/1/13

（二）環(huán)境管理

環(huán)境是指對組織機構(gòu)及其成員能產(chǎn)生直接或間接影響的客觀世界的一切事物。從組織管理學角度看，組織與環(huán)境相互依存、相互作用。環(huán)境可以促進組織的發(fā)展，也可以阻礙組織的發(fā)展，而組織又可以改造和創(chuàng)造環(huán)境。秘書環(huán)境就是在秘書機構(gòu)及其人員從事秘書工作中對工作效率、行為傾向等產(chǎn)生影響的客觀世界。

秘書直接環(huán)境可以分為：物質(zhì)環(huán)境管理

精神環(huán)境管理物質(zhì)環(huán)境管理精神環(huán)境管理382023/1/13

（三）人員管理秘書機構(gòu)的人員管理屬于人事管理的一個組成部分，其內(nèi)容比較豐富，包括：秘書的選拔、調(diào)配、任用、晉升、培訓、崗位責任制、績效考核與團隊構(gòu)建。

秘書人員管理的重點內(nèi)容：秘書的選拔與任用秘書的培訓秘書崗位責任制

392023/1/13

秘書的選拔與任用

堅持德才兼?zhèn)涞脑瓌t?？蓞⒄諊夜珓諉T錄用標準或人力資源部門制定的錄用管理型人才的標準，以公開招聘方式選拔秘書。走職業(yè)化道路、擇優(yōu)錄用。402023/1/13

秘書的培訓

秘書的培訓就是對秘書進行有目的、有