主持會議的技巧

主持會議的技巧1、開會的時機會議之召開肯定要有良好的理由。假設(shè)沒有良好理同，就不要開會。良好理由——就是開會的時機。莫將會議弄成了例會行公事。每次會議需要利用貴重的時間。它與機器設(shè)備之投資格一樣，值得吾人善加珍惜使用。、適宜開會的時機、訂立組織目標。、善寫各人會議簡報〔綱領(lǐng)。、聽取報告。、開掘、分析及解決問題。、促使大家承受方案或打算。、達成訓練目標。、協(xié)調(diào)沖突意見。、確保員工對公司政策、方法及裁決了解。、獵取正確情報以因應緊急事故。、裁決衍生的問題。、不宜開會的時機就可解決問題時。、與會者或主持人未作充分預備備時。、關(guān)鍵員無法赴會時。、必需參與會議的人、該議題的主要經(jīng)辦人員。、可供給特別建議的人。、有權(quán)批準決議案的人。、對決議案可供給參考意見的人。、與該議題有關(guān)的總門主管。2、擬定會議的具體要領(lǐng)、擬訂會議的策略、目標分析2-1-1a2-1-1-、打算召開會議，就要知道會議預期成果。2-1-1c

評估達成目標可能遭到的障礙以及障礙抑制。、假使要召開問題解決會議時，首先要問這些問題ABCDE、誰被要求去轉(zhuǎn)變方法？F、誰被要求放棄某些目標？他公司或其它單位的例子，甚至自已過去的閱歷，未必適用于當前狀況，起碼不完全行得通。我們需對每一種狀況加以認真檢討與觀看，以便訂出解決方案。在借助過去的閱歷時，要看過去與現(xiàn)在狀況的差異。、在最正確的人力及物力下，可達成什么目標？B、在那些不利條件，您將執(zhí)行目標？C、您需要何種助力？E、您的期望是否不切實際？、對與會者的分析、首先假設(shè)您將召開各總門的協(xié)調(diào)會議。在要如開會議前，首先依各部門，例如財務、人事、業(yè)務、企劃、生產(chǎn)等部門，推測各部門可能的提議?？梢酝茰y其可能的提議。、對與會者的了解有三點A、代表單位所實行的立場。B、個人的目標與期望。C、其個人的績效。此外還應留意以下問題：、訂定正式議程議程不但是會議爭論的內(nèi)容，也是掌握開會時間的工具。在會議召開前征求部署的建議——只要運用開放的原則，部屬會自動供給意見。先印發(fā)相當數(shù)量的議題，表示會議有其價值，隨后再征求大家供給其他議題。會前作充分的打算——閱歷告知我們，會議要愈成功，打算愈須早日完成。無論如何，不要使與會者覺得一切已內(nèi)定，而他們只是來聽取大會宣言——要充分預備開會，使與會者認為有需要召開會議，同時也要使他們覺得其意見受到重視。假設(shè)會議由不屬于您管轄的人參與，議程的編排就不同了。由于對與會者沒有客轄權(quán)，您必需多遷就他們所代表的利益。訂好議程后，要加注解以利計論。便例如有的議案要多爭論，有的只須輕輕帶過，有時要鼓舞秘會者發(fā)言；有時要舉證等。最終要對第項議題制定時間掌握表。設(shè)計議題時，最好以一個主題為范圍，少列不相關(guān)的議題，這樣除了可以限制與會人數(shù)外，亦較利于爭論。同進，有太多不相關(guān)的議題，便很難做好預備工作。議題必需在與大家有關(guān)的問題范圍內(nèi)。要使用權(quán)每個議案有恰當?shù)臓幷摃r間。假設(shè)議題實在很重要的話，就應多加爭論，甚至占據(jù)整個時間亦無妨。好方法便是建立意見檔案案，也可作為貴重的參考資料。會議時間短者數(shù)分鐘，長者達數(shù)天之久。會期愈久，所花的預備工作夫愈大11這個限度，會議的效果便要減了。1時就休息五至格外鐘，以便恢復與會者的體力。、會議的妥當預備、留意出席人、主講人、道具、及資料的預備。、會前要和重要出席人保持連系。、假設(shè)工程很多，您必需把追蹤責任授權(quán)給一、二們總屬。授權(quán)時不要無視任何預備細節(jié)。、假設(shè)您要親自提出重要的報告或代表所屬單位報告時，自己最好先演練一番，以鐘表測量時間，并以錄音機聽聽報告的內(nèi)容及音調(diào)。、會議成功的原則、避開召開臨時會議——臨時會議易擾亂同仁的正常作息。假設(shè)萬不得已召開臨時會議的話，則須在二、二天前發(fā)出通知，以便與會者有所預備。、要讓與會者確知開會目的及主題——無論以口頭或書面通知都可以，只要與會者能略微想一下，就算有了最起碼的預備。、對受命提出報告者要事先說明——要讓他有充分的預備時間。、要規(guī)定會議時間，并促使與會者遵守時間性——假設(shè)每次都準時開會、閉會，大家就會確信你的

辦事力量。簡言之，設(shè)計會議要留意以下各點：A、以明晰的目標去創(chuàng)認真的打算。B、同時實現(xiàn)公司目標及個人目標。C、事先預知障礙困難，并以閱歷探測與會者之反響。D、議程要有良好安排，同時早日分發(fā)議程。E、適當安排議案爭論時間，并盡量使議案相互關(guān)連。F、備妥補充資料或器材。G、避開臨時會議。3、會議的場所3-1、會議的型式會議的型式依我們所選擇的會議目標的不同可分為以下幾種型式：A、資料會議——主客搜集與預備印刷物、小冊子、圖片、屬。B、爭論會議——主要由推銷員參與，大部份材料由他樣自預備，在一個爭論會議中，推銷人員彼此切磋。C、實習會議——推銷人員在本會議中所擔當?shù)慕巧仍谟嬘膳c會者扮演一些角色〔例如：客戶與推

銷員〕以磨煉推銷的技巧。、會議室的選擇標準。心理與生理之需求。A、會議室的大小，應與開會人數(shù)成正比。B、會議室門窗越少越好，并應使座位背向窗戶，以避開外界的干擾。C、阻礙視線的柱子也應避開，演講人的位置應加墊高，以便聽、講雙方向相互照面。D、由于視聽器材漸漸普遍，我們需要留意器材之布置。插座要靠近講桌，并天先檢查。同時，會前也要檢查器材完好與否，以免臨時發(fā)生故障。銀幕高度要合當，使與會者都能清楚的看到。E、會場照明設(shè)備要良好，并應有燈光掌握設(shè)備及適當插。F、會場聲量掌握要完善。猛烈回聲打擊演講人及聽眾的神經(jīng)，因而使雙方都覺得不舒適。G、為避開受到遲到早退的干擾，限制出入口是很重要的。出入口通常在會議室的后半段，假設(shè)有二個以上的出口應關(guān)閉另一個出口。外來的洗手間位置要安妥當，數(shù)量要夠，并要使會者知道位置，以便緊急時使用。而且人設(shè)置衣帽間以便放置外衣、手提包、相機等，使會場不致零亂不堪。H、通風設(shè)備要良好。I、其他：如椅子要舒適，且不行過擠。持相反意見的人不要分坐相對的位置，以免造成叫陣對罵的狀況。不要把可能持反對意見的人安排從在一起，應予分散，以便主持人能掌握會場。3-2-3、會議室的布置〔1有信要是以會場院的隔局而定，最常使用的布置種類有：長型桌布置、方型桌布置、圓型桌布置、教室型布置，以及禮堂型布置等等。A長型桌會議室布置圖aa板〔可移動〕講臺幻燈機投影機電影機B、方型桌會議室布置圖銀幕或黑板銀幕或黑板〔v〕可移動主席投影機幻燈機或電影機C、圓型桌會議室布置圖銀幕黑板〔可移動〕銀幕黑板〔可移動〕投影機主席D、U型桌會議室布置圖銀幕或黑板銀幕或黑板〔〕可移投影機講臺電影機E、教室型會場布置圖銀幕或黑板〔可移動〕銀幕或黑板〔可移動〕講臺投影機電影機F、禮堂型會場布置圖銀幕銀幕〔可移動〕講臺投影機走走道道走道岸道電影或幻燈機、會議前的檢查會議室要有專人負責會前的布置，在布置好之后，通常以手上的布置檢查單逐項檢查。a、顯示器材——a-1、銀幕：高度、位置恰當否？a-2、黑板：清潔否？有粉筆與粉筆擦否？、放映設(shè)備——a、器材齊全否？b、插頭良好否？c、放映機調(diào)整否？試用過否？d、鏡頭清潔否？e、有備用燈及保險絲否？、廷長線擺設(shè)安裝良好否？、音響設(shè)備齊全否？檢查否？、展現(xiàn)及放映資料備妥否？次序排列否？、麥克風備妥否？試音質(zhì)、音量否？、座位夠否？安排好否？、燈光掌握設(shè)備如何？、閃光燈及指引棒？、座位號碼單。、書面資料、鉛筆便條紙。、茶杯、水壺。3-2-4、視聽教材視聽教材能提高會議的成效。視聽教材逼使報告人對對題目先作打算與組織，把問題化繁為簡，扼要地報告出來。視聽的教材的種類繁多，諸如：黑板、表架、絨布板、反錄影機等等。根本而言，黑板、表架式作視聽意見溝通中最受限制的方法但卻缺乏視覺沖擊，效果較差。4、如何當一位成功的會議主持人、成功的會議主持人應留意事項、會前隨時預備資料，及安排會議室。并知道自己要講什么。、了解聽眾并預知與會者的態(tài)度及立場。、說與會者想聽的話，并針對其利益所在。、簡潔明確提出報告資料，并利用視聽教材增加效果。、要布滿信念及熱誠，并以清楚的聲音說話。、認真考慮與會者提出之建議及意見，并邀起講座氣氛。、長時間的會議，每隔一小時要有休息的時間。、預備開會及閉會。、會議完畢時要顯示成果，并使與會者知道決議內(nèi)容。、會議主持人不應當做的事、在報告時，言不及意，使人分心。、沒有預備就要主持會議。、霸占會議時間而使他人無從發(fā)言。、會議內(nèi)容離題。、對反對意見顯露不開心的臉色。、低仍幽默。、使人感到狼狽或好笑。、讓鼓勵的爭吵自由進展下去。、會場索然無味而使人昏昏欲睡。、不照議程行事。5、銷售會議預備檢查單5-1、設(shè)備檢查表□貴客席的布置與貴賓的招待室?！跬队皺C及銀幕?！鹾诎?、板擦兒、各種顏色的粉筆。□圖表架?！跤姓彰鞯闹v臺、議事錘、鎮(zhèn)尺。□播音系統(tǒng)、擴音機。□錄音設(shè)備及操作員?！蹼娪啊⒍唐?、及幻燈放映之設(shè)備及操場作員、燈光掌握開關(guān)?！趸狙b飾?！蹼姵袈暀C及唱片?！跬＼噲鲈??！鯏z影飾?！醯怯涀?、招待房間、證件、詢問處、指示牌、制止及煙、歡送詞?！鯓酥緣蚍?？透亮膠帶備妥否？□接待桌。□桌子與椅子?！鯚熁腋??！跛畨丶氨?、茶水?！趵?。□便條紙、鉛筆。5-2、演講人會前：□邀請演凌晨書是否早日送出？□是否說明演講時間？□是否說明所期望的內(nèi)容？□費用支付如何？□是否也體供其他費用，或只有演費？□何時支付？□自傳資料及相片，以供介紹之用?！跹葜v人的太太是否同來？□是事預定旅館？□是否需要特別設(shè)備？□是否早日把活動表寄送演講人？□是否有人在到達地點接待遇演講人？演講前的檢查：□演講人是否介紹給主席及重要的人員？□黑板及表架、指標棒、粉筆、已備妥否？、□幫助翻圖表的人？□放映機備妥否？□放映桌備妥否？□放映師到場否？□是否分發(fā)資料？□主席是否需要有人幫助？其他重點：□假設(shè)臨時發(fā)生變故，是否有臨時演講人？5-3、雜項裝飾：□是否安排裝飾品及標語？貴賓：□是否要出入證？□如要作簡短訓詞，是否事先通知？□是