《檔案管理學(xué)（第四版）》課件第六章 檔案登記和統(tǒng)計

第六章檔案登記和統(tǒng)計第六章檔案登記和統(tǒng)計內(nèi)容提要本章重點講四個方面的內(nèi)容:一、檔案登記和統(tǒng)計概述。二、檔案室的登記和統(tǒng)計工作。三、檔案館的登記與統(tǒng)計工作。四、檔案行政管理部門的統(tǒng)計工作。第一節(jié)檔案登記和統(tǒng)計概述一、檔案登記和統(tǒng)計的一般概念二、檔案登記和統(tǒng)計工作的任務(wù)和要求三、選定檔案統(tǒng)計指標(biāo)四、檔案統(tǒng)計調(diào)查五、檔案統(tǒng)計資料整理與統(tǒng)計分析六、案卷數(shù)量和狀況檢查七、檔案統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)化一、檔案登記和統(tǒng)計的一般概念登記與統(tǒng)計是社會各領(lǐng)域普遍采用的兩種關(guān)系極為密切的綜合性管理手段。登記有兩種類型:一種是帶有司法行為性質(zhì)的認證性登記,如婚姻登記,商標(biāo)、專利、工商營業(yè)執(zhí)照的注冊登記等等;一種是在各項日常管理活動中對各種事實、行為的工作記錄性登記,如會客登記、出入庫登記等等。本章所講的檔案登記屬于第二種類型的工作記錄性登記。二、檔案登記和統(tǒng)計工作的任務(wù)和要求1.檔案登記和統(tǒng)計工作的任務(wù)是經(jīng)常、及時地對檔案和檔案工作的規(guī)模、水平、普遍程度、結(jié)構(gòu)、速度、比例關(guān)系以及檔案形成規(guī)律,在一定地點、時間、條件下實際作用的數(shù)量表現(xiàn),進行登記和統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計整理和統(tǒng)計分析,為制定檔案工作方針、進行決策、計劃和檢查工作以及總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)提供數(shù)據(jù),并為反映檔案事業(yè)發(fā)展的速度和狀況,向國家提供豐富而又準(zhǔn)確的統(tǒng)計資料。2.檔案統(tǒng)計工作的要求是準(zhǔn)確性、及時性和科學(xué)性。三、選定檔案統(tǒng)計指標(biāo)(一)確定檔案統(tǒng)計指標(biāo)的原則1.選定的統(tǒng)計指標(biāo),必須與檔案工作中一定的數(shù)量表現(xiàn)聯(lián)系在一起2.統(tǒng)計指標(biāo)的選定要注意統(tǒng)一性和穩(wěn)定性3.統(tǒng)計指標(biāo)要具有可比性4.統(tǒng)計指標(biāo)運用平均數(shù),必須遵循總體同質(zhì)性的原則三、選定檔案統(tǒng)計指標(biāo)(二)檔案統(tǒng)計指標(biāo)的主要內(nèi)容(1)有關(guān)館(室)藏檔案情況的主要內(nèi)容。這一指標(biāo)大體包括三類內(nèi)容:一是檔案館藏檔案總量;二是對不同種類、不同歷史時期、不同保管期限、不同制成材料、不同整理狀況檔案數(shù)量的分別統(tǒng)計;三是館(室)藏資料情況。(2)有關(guān)提供利用方面的指標(biāo)。這一指標(biāo)包含兩方面內(nèi)容,一方面是利用者情況的統(tǒng)計,另一方面是利用服務(wù)情況。(3)有關(guān)檔案經(jīng)費及機構(gòu)建設(shè)方面的指標(biāo)。(4)有關(guān)檔案工作人員基本情況的指標(biāo)。(5)有關(guān)檔案專業(yè)教育基本情況的指標(biāo)。四、檔案統(tǒng)計調(diào)查檔案統(tǒng)計調(diào)查的基本任務(wù)在于取得大量的、原始單位的真實材料。它的基本形式主要分為統(tǒng)計報表和專門調(diào)查兩種形式。(一)統(tǒng)計報表統(tǒng)計報表是下級檔案管理機關(guān)和檔案館(室),按照統(tǒng)一的規(guī)定向上級機關(guān)以表的形式定期報送的文件,它是檔案統(tǒng)計中最基本、最經(jīng)常的一種形式。統(tǒng)計報表也是檔案統(tǒng)計工作中的一種制度。報表制度的主要特點是,填報單位都以原始記錄為依據(jù),按照規(guī)定的格式、統(tǒng)一的計算方法和一定的期限填送報表。(二)專門調(diào)查專門調(diào)查是根據(jù)一定的目的要求,臨時組織起來的調(diào)查,它是統(tǒng)計報表的一種補充形式。五、檔案統(tǒng)計資料整理與統(tǒng)計分析統(tǒng)計調(diào)查獲得的資料是分散的、大量的、原始的。為了把這些資料集中起來系統(tǒng)化,反映宏觀和微觀兩個方面的情況,必須對統(tǒng)計資料進行整理。整理的主要途徑是對檔案統(tǒng)計資料進行統(tǒng)計分組,歸納整理,然后將其結(jié)果表現(xiàn)在統(tǒng)計表中。六、案卷數(shù)量和狀況檢查檢查案卷數(shù)量和狀況的目的在于查明檔案的實有數(shù)量是否與案卷目錄上的登記相符,發(fā)現(xiàn)被損壞的案卷或字跡模糊需要修復(fù),需要重新裝訂、消毒或復(fù)印的文件。檢查工作要嚴(yán)格以全宗為單位進行,檢查周期要根據(jù)全宗的重要程度來確定。七、檔案統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)化檔案統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)化,主要應(yīng)從以下三個方面著手:(一)建立、健全統(tǒng)一的檔案統(tǒng)計工作制度(二)統(tǒng)一報表的格式(三)統(tǒng)一計量單位第二節(jié)檔案室的登記和統(tǒng)計工作一、檔案狀況登記二、檔案工作狀況登記一、檔案狀況登記檔案室的統(tǒng)計工作主要通過以下幾種形式進行:(一)卷內(nèi)目錄(二)案卷目錄(三)歸檔文件目錄(四)總登記簿二、檔案工作狀況登記檔案工作狀況登記主要涉及檔案工作過程中發(fā)生的一些重要情況和一些基本的工作行為、事實、數(shù)字。其中提供利用工作是其登記的重點內(nèi)容。一般的登記形式主要有以下幾種:(一)工作日志(二)人員進出庫房登記(三)檔案出入庫登記(四)檔案清點、檢查登記(五)檔案利用登記簿(六)利用者登記卡(七)檔案借出登記簿(八)檔案復(fù)制、摘抄登記表第三節(jié)檔案館的登記與統(tǒng)計工作一、收進登記簿二、全宗名冊三、全宗單四、案卷目錄登記簿一、收進登記簿二、全宗名冊全宗名冊是用來統(tǒng)計檔案館保存的全宗數(shù)量,并固定全宗順序號的登記冊。每一全宗在登入全宗名冊、編寫全宗號后,全宗號即固定不變,如表6—10所示。三、全宗單

全宗單是檔案館比較重要的一種綜合性登記文件,具體地反映了每個全宗檔案的全面情況。它是統(tǒng)計全宗情況最基本的原始資料。全宗單由三個主要部分組成:全宗的一般情況介紹、未編目檔案和已編目檔案。全宗單這種形式可以提供關(guān)于全宗狀況及目錄構(gòu)成的具體數(shù)字指標(biāo)。在全宗單上,每一目錄占一個編號。如果某份案卷目錄上的檔案材料已從檔案館移出,它的編號也不能再給其他目錄,以免使用檔案時造成混亂。在一些特殊情況下,全宗單可以重新編制,比如,當(dāng)全宗的材料已重新經(jīng)過分類、整理和編號,全宗單已失去反映該全宗檔案內(nèi)容的真實性,因此需要重新編制。三、全宗單具體格式如表6—11、表6—12、表6—13所示。四、案卷目錄登記簿案卷目錄登記簿用來統(tǒng)計檔案館內(nèi)各個全宗案卷目錄的數(shù)量,固定案卷目錄順序號。一個全宗內(nèi)的案卷目錄應(yīng)集中按順序編號保管,格式如表6—14所示。第四節(jié)檔案行政管理部門

的統(tǒng)計工作一、全宗卡片二、全宗變化情況年度報表三、檔案機構(gòu)、人員基本情況統(tǒng)計表一、全宗卡片全宗卡片的項目要能反映全宗檔案成分和數(shù)量的一切變化。這些變化用檔案行政管理機關(guān)根據(jù)檔案館每年送來的《檔案全宗成分和數(shù)量變化報道表》填寫,如表6—15、表6—16所示。二、全宗變化情況年度報表檔案館向檔案行政管理部門報送全宗卡片以后,每年應(yīng)向檔案行政管理部門報送全宗變化情況年度報表,說明每一全宗內(nèi)檔案增減變化情況,檔案行政管理部門將報表反映的情況填在全宗卡片上。格式如表6—17所示。三、檔案機構(gòu)、人員基本情況統(tǒng)計表這部分的具體內(nèi)容詳見國