Excel電子表格的編輯和格式化課件

會計(jì)學(xué)1Excel電子表格的編輯和格式化課件Excel概述Excel2007是微軟公司Office2007組件之一。使用Excel所制作的美觀實(shí)用的電子表格，廣泛應(yīng)用在財(cái)務(wù)、管理、統(tǒng)計(jì)分析、市場營銷、工程計(jì)算等方面。在Excel中，用戶可以高效地輸入數(shù)據(jù)，通過公式和函數(shù)計(jì)算數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、篩選、匯總等處理，還能輕松地將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為各類圖表。第1頁/共58頁啟動 Excel2007開始菜單桌面快捷方式第2頁/共58頁Excel工作環(huán)境工作簿名稱工作表標(biāo)簽行號列號第3頁/共58頁工作簿工作簿是處理和存儲數(shù)據(jù)的Excel文件，擴(kuò)展名為xlsx。每個工作簿由多張工作表組成，最多可包含255個工作表。默認(rèn)情況下，每個工作簿由sheet1、sheet2、sheet3三張工作表組成。用戶可以對工作表改名，也可根據(jù)需要添加或刪除工作表。第4頁/共58頁工作表工作表是由行和列構(gòu)成的電子表格。行號用數(shù)字1～65535（共65535行）表示，列號用字母A、B、C…Z，AA、AB、AC…AZ，BA……IV（共256列）表示。當(dāng)前被選中的工作表稱之為當(dāng)前工作表，其標(biāo)簽顯示為白色。第5頁/共58頁單元格工作表中行和列相交處的小方格稱為單元格，單元格是Excel處理信息的最小單位。單元格內(nèi)可存放文字、數(shù)值、日期、時間、公式和函數(shù)。每個單元格的名稱取決于它所在的行號與列號。例如，第B列（第2列）第3行處交叉的單元格的名稱是B3。第6頁/共58頁

Excel文檔的編輯與格式化第7頁/共58頁1啟動Excel,輸入數(shù)據(jù)啟動Excel,輸入數(shù)據(jù)第8頁/共58頁輸入數(shù)據(jù)用戶可直接在單元格內(nèi)錄入數(shù)據(jù)，也可在右邊的編輯欄中錄入數(shù)據(jù)。所輸入的內(nèi)容會同時出現(xiàn)在編輯欄和單元格中第9頁/共58頁輸入數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù)后，用戶可通過下列方式確認(rèn)按回車鍵確認(rèn)，將活動單元格下移一個單元。按Tab確認(rèn)，將活動單元格右移一個單元。按↑↓←→光標(biāo)鍵確認(rèn)，切換到其他單元格。單擊編輯欄的“輸入”按鈕確認(rèn)。在未確認(rèn)之前，按Esc鍵或單擊編輯欄的“取消”按鈕，可取消用戶的輸入。第10頁/共58頁輸入數(shù)據(jù)

輸入文字文字是鍵盤上可輸入的任何符號，默認(rèn)情況下向左對齊。對于數(shù)字形式的文字?jǐn)?shù)據(jù)，如身份證號、學(xué)號、電話號碼等，應(yīng)在數(shù)字前加上單引號（英文狀態(tài)下輸入）。第11頁/共58頁輸入數(shù)據(jù)

輸入數(shù)值數(shù)值包含“0-9”數(shù)字符號，還包括+（正號）、-（負(fù)號）、（）（括號）.(小數(shù)點(diǎn))、，（千位分隔符）、%（百分號）、$￥(貨幣符號)、Ee（科學(xué)計(jì)數(shù)法）等特殊字符。默認(rèn)情況下向右對齊。第12頁/共58頁輸入數(shù)據(jù)輸入數(shù)值若數(shù)據(jù)長度超過11位，系統(tǒng)將自動轉(zhuǎn)換為科學(xué)計(jì)算法表示。若要輸入負(fù)數(shù)，應(yīng)在數(shù)字前加一個負(fù)號（-）或?qū)?shù)字置于括號內(nèi)。若要輸入分?jǐn)?shù)，應(yīng)先輸入0和空格，再輸入分子/分母。第13頁/共58頁輸入數(shù)據(jù)輸入日期和時間Excel中有多種日期格式，比較常見的有月/日、月-日、年/月/日、年-月-日。時間格式為時：分：秒，若要以12-小時制輸入時間，需在時間數(shù)字后空一格，并鍵入字母a、am（上午）或p、pm（下午。否則Excel以24小時制來處理時間。按下Ctrl+；(分號)在單元格中插入系統(tǒng)日期，按下Ctrl+Shift+；插入系統(tǒng)時間。第14頁/共58頁2修改單元格的數(shù)據(jù)

將A1單元格的內(nèi)容改為“計(jì)算機(jī)學(xué)院成績表”

第15頁/共58頁修改數(shù)據(jù)選中A1單元格為活動單元格,雙擊鼠標(biāo)，在單元格內(nèi)出現(xiàn)插入點(diǎn)，修改后按Enter鍵確認(rèn)修改，并將活動單元格下移一個單元。在編輯欄中單擊鼠標(biāo)，出現(xiàn)插入點(diǎn)，修改后單擊“輸入”按鈕確認(rèn)修改或按Enter鍵確認(rèn).第16頁/共58頁3刪除行刪除第20行。

第17頁/共58頁刪除行開始快捷菜單刪除(D)選定要刪除的行標(biāo)的頭插入點(diǎn)定位到要刪除的行的任一單元格第18頁/共58頁刪除行刪除單元格，使單元格本身從工作表中消失，空出的位置由周圍的單元格來補(bǔ)充。而選中單元格后，按Del鍵，只能將單元格的內(nèi)容清除，空白單元格仍保留在工作表中。此外，選中單元格，選擇“清除”命令，可在其級聯(lián)菜單中選擇清除單元格的全部、格式、內(nèi)容或批注。第19頁/共58頁4插入列在“姓名”列（B列）前插入一列。第20頁/共58頁插入列快捷菜單插入插入點(diǎn)定位到要插入的列的任一單元格選定要插入的列的標(biāo)頭開始在列標(biāo)題

上單擊鼠標(biāo)右鍵，在快捷菜單中選擇“插入”命令第21頁/共58頁5序列填充

在C3到C22單元格通過序列填充輸入學(xué)號“200201”到“200220”。第22頁/共58頁序列序列是指按規(guī)律排列的數(shù)據(jù)。使用序列，可根據(jù)前面單元格中的數(shù)據(jù)，推出后面單元格中的數(shù)據(jù)，從而提高工作效率。第23頁/共58頁序列在B1單元格,由于學(xué)號是數(shù)字形式的文字?jǐn)?shù)據(jù)，輸入單引號，再輸入200701。注意：須在英文的標(biāo)點(diǎn)符號狀態(tài)下輸入單引號。第24頁/共58頁序列鼠標(biāo)填充鼠標(biāo)放在C3單元格的填充柄上，（右下角的小黑點(diǎn)）鼠標(biāo)指針變?yōu)閷?shí)心十字架。從填充柄向下拖曳鼠標(biāo)，填充到結(jié)束的值，釋放鼠標(biāo)，完成填充。第25頁/共58頁序列開始第26頁/共58頁選定單元格選定一個單元格：單擊要選定的單元格。選定相鄰的單元格區(qū)域：單擊區(qū)域左上角的第一個單元格，沿對角線方向拖曳鼠標(biāo)到區(qū)域右下角的最后一個單元格，釋放鼠標(biāo)。

或者，單擊區(qū)域左上角的第一個單元格，按Shift鍵，單擊右下角的最后一個單元格。選定不相鄰的單元格區(qū)域：按住Ctrl鍵，依次單擊要選定的單元格。第27頁/共58頁選定單元格選定一行：單擊行號。選定一列：單擊列標(biāo)。選定整個表格：單擊工作表左上角行號和列標(biāo)的交叉按鈕，即“全選”按鈕。第28頁/共58頁6移動列將“泛讀”列（F2到F22）的數(shù)據(jù)移動到“聽力”列（E2到E22）的前面。

第29頁/共58頁移動列選中單元格區(qū)域，將鼠標(biāo)移到選中區(qū)域的左上角，鼠標(biāo)指針變?yōu)?。按下鍵盤的Shift鍵，拖曳鼠標(biāo)到E列的前面，當(dāng)D列和E列之間出現(xiàn)灰色的工字形，并顯示圖標(biāo)E2:E22，釋放鼠標(biāo)。第30頁/共58頁移動列選中單元格區(qū)域F2到F22，在快捷菜單中選擇“剪切”命令再選中E2單元格，在快捷菜單中選擇“插入已剪切的單元格”命令。第31頁/共58頁7設(shè)置數(shù)據(jù)有效性

對D3到D22單元格設(shè)置數(shù)據(jù)有效性：大于等于0并且小于等于100。第32頁/共58頁數(shù)據(jù)有效性對于單元格可設(shè)置有效的數(shù)據(jù)輸入范圍。當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)不滿足有效性規(guī)則時，系統(tǒng)將不允許此數(shù)據(jù)存入單元格。從而有效地減少輸入數(shù)據(jù)的錯誤。

第33頁/共58頁數(shù)據(jù)有效性數(shù)據(jù)(D)第34頁/共58頁8單元格合并居中

將A1到K1單元格合并為一個單元格，設(shè)對齊方式為居中。

第35頁/共58頁合并居中單元格單擊開始選項(xiàng)卡的選定要合并的多個單元格若要取消單元格的合并，選中已合并的單元格，再次單擊“合并及居中”按鈕，取消其按下的狀態(tài)。第36頁/共58頁合并居中單元格快捷方式設(shè)置單元格格式(F)對齊第37頁/共58頁9設(shè)置文字格式

設(shè)置A1單元格中字體設(shè)為宋體，

字號為20，字形為加粗。

第38頁/共58頁設(shè)置文字格式化快捷方式設(shè)置單元格格式(F)字體設(shè)置第39頁/共58頁設(shè)置文字格式化選中單元格后所設(shè)置的字體格式，將改變單元格中所有的文字。若要對單元格中的部分文字設(shè)置格式，則應(yīng)在單元格中雙擊鼠標(biāo)，當(dāng)單元格內(nèi)出現(xiàn)插入點(diǎn)后，拖曳鼠標(biāo)以選中需設(shè)置格式的文字。第40頁/共58頁10調(diào)整行高將第二行的行高設(shè)置為30

第41頁/共58頁調(diào)整行高快捷菜單行高(E)選定要調(diào)整的行的標(biāo)頭第42頁/共58頁調(diào)整行高

將鼠標(biāo)指向行標(biāo)題的分隔線，指針變?yōu)閹Ъ^的十字，拖曳鼠標(biāo)可調(diào)整行高。

直接雙擊行標(biāo)題的分隔線，Excel會自動根據(jù)單元格的內(nèi)容自動設(shè)置適當(dāng)?shù)男懈?。?3頁/共58頁11設(shè)置單元格格式

設(shè)A2到K2單元格區(qū)域字形加粗，居中對齊，字體顏色白色，底紋顏色藍(lán)色。第44頁/共58頁格式化單元格單擊“開始”選項(xiàng)卡的“字體”選項(xiàng)組的“加粗”按鈕

；單擊“填充顏色”按鈕

右邊的小三角形，在其下拉列表中選擇“藍(lán)色”；單擊“字體顏色”按鈕

右邊的小三角形，在其下拉列表中選擇“白色”。再單擊“對齊方式”選項(xiàng)組的“居中”按鈕第45頁/共58頁格式化單元格快捷方式設(shè)置單元格格式(F)底紋設(shè)置第46頁/共58頁12設(shè)置條件格式

對D3到G22單元格設(shè)置條件格式：平均分60分以下的，設(shè)置為淺紅色填充深紅色文本，字形加粗。第47頁/共58頁條件格式條件格式是指根據(jù)單元格的數(shù)據(jù)動態(tài)地顯示格式。當(dāng)單元格中的數(shù)據(jù)符合指定條件時，就應(yīng)用所設(shè)的條件格式；不符合指定條件時，沿用以前的格式。第48頁/共58頁條件格式

開始第49頁/共58頁條件格式

再次打開“小于”對話框，在文本框中輸入60，在“設(shè)置為”列表框中選擇“自定義格式”，打開“設(shè)置單元格格式”對話框。在“字形”列表框中選擇“加粗”。第50頁/共58頁13設(shè)置表格邊框

設(shè)A2到K22單元格區(qū)域的外邊框設(shè)為粗線，內(nèi)邊框設(shè)為細(xì)線。第51頁/共58頁設(shè)置表格邊框在打印Excel文檔時，編輯時所顯示的灰色表格線，不會被打印出來。必須對單元格設(shè)置邊框后，才能打印帶表格線的表格。第52頁/共58頁設(shè)置表格邊框單擊“開始”選項(xiàng)卡的“字體”選項(xiàng)組的“邊框”按鈕

右邊的小三角形，在其下拉列表中選擇“所有框線”按鈕

。再次單擊該按鈕右邊的小三角形，在其下拉列表中選擇“粗匣框線”按鈕第53頁/共58頁設(shè)置表格邊框快捷方式設(shè)置單元格格式(F)邊框設(shè)置第54頁/共58頁1