中藥材采購(gòu)管理制度

【【受控文件嚴(yán)禁私自影印】le湖北啊般答蚪Z隼再文件編號(hào)FCG-PA-001文件版本1.0文件名稱(chēng)中約化采購(gòu)流程制度生效日期2017-03-06頁(yè)碼第1頁(yè)共9頁(yè)N。修訂內(nèi)容摘要修訂者修訂日期備注制訂審核核準(zhǔn)1.2.3.4.le湖北啊般答蚪Z隼再文件編號(hào)FCG-PA-001文件版本1.0文件名稱(chēng)中藥材采購(gòu)流程制度生效日期2017-03-06頁(yè)碼第2頁(yè)共9頁(yè)一、目的：為進(jìn)一步完善、細(xì)化中藥材采購(gòu)工作，規(guī)范采購(gòu)流程，提高采購(gòu)工作的效率，保障銷(xiāo)售部所需產(chǎn)品及時(shí)到貨，確保購(gòu)進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量達(dá)標(biāo)，控制采購(gòu)成本等，特制訂本制度。二、范圍：適用于本公司采購(gòu)管理。三.內(nèi)容：.采購(gòu)管理基本流程：銷(xiāo)售需求訂購(gòu)單f采購(gòu)計(jì)劃一采購(gòu)部聯(lián)系貨源、各子公司采購(gòu)報(bào)價(jià)f詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)一集團(tuán)采購(gòu)部確認(rèn)采購(gòu)貨源價(jià)格f采購(gòu)洽談一采購(gòu)合同簽訂（確定付款條件、配送方式、售后服務(wù)）f建立供應(yīng)商資料一法務(wù)、財(cái)務(wù)審核f通知供應(yīng)商發(fā)貨到指定地f交貨驗(yàn)收一計(jì)劃對(duì)帳一財(cái)務(wù)按約結(jié)算f采購(gòu)?fù)ㄖ?yīng)商開(kāi)票。湖北陶福安控股集團(tuán)文件名稱(chēng)中藥材采購(gòu)流程制度文件編號(hào)FCG-PA-001文件版本1.0生效日期2017-03-06頁(yè)碼第3頁(yè)共9頁(yè)采購(gòu)流程圖如下:銷(xiāo)售需求采購(gòu)計(jì)劃聯(lián)系貨源、采購(gòu)報(bào)價(jià)確認(rèn)貨源價(jià)格、質(zhì)量采購(gòu)洽談法務(wù)審核合同

責(zé)任條款合同的簽訂財(cái)務(wù)部確認(rèn)付款條件及帳期通知供應(yīng)商發(fā)貨運(yùn)營(yíng)中心總監(jiān)審批不合格一交貨驗(yàn)收一合格董事長(zhǎng)審批計(jì)劃對(duì)帳按合同要求處

理或退貨入庫(kù)財(cái)務(wù)按約結(jié)算-1供應(yīng)商開(kāi)票湖北陶福安控股集團(tuán)文件名稱(chēng)中藥材采購(gòu)流程制度文件編號(hào)FCG-PA-001文件版本1.0生效日期2017-03-06頁(yè)碼第4頁(yè)共9頁(yè)2.具體流程制度及要求如下：（一）、采購(gòu)購(gòu)進(jìn)要求（1）采購(gòu)員應(yīng)根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單和公司銷(xiāo)售計(jì)劃制訂采購(gòu)計(jì)劃。直發(fā)中藥材應(yīng)根據(jù)銷(xiāo)售部提供的直發(fā)品種計(jì)劃，報(bào)運(yùn)營(yíng)總監(jiān)簽字審核，總監(jiān)傳達(dá)給采購(gòu)部長(zhǎng)，采購(gòu)部長(zhǎng)把采購(gòu)計(jì)劃下發(fā)到集團(tuán)采購(gòu)部和下屬各子分司報(bào)價(jià)，然后訂好采、銷(xiāo)價(jià)格擬好合同，交財(cái)務(wù)部和法務(wù)部審批后備案下令采購(gòu)供貨，物流員開(kāi)始交入跟蹤貨物。各子公司收到報(bào)價(jià)單后，必須當(dāng)天報(bào)價(jià)完畢回傳集團(tuán)公司采購(gòu)部。（2）采購(gòu)員于每月30日將物料在途數(shù)量提供給集團(tuán)采購(gòu)部并上報(bào)，為次月采購(gòu)計(jì)劃的下達(dá)做好準(zhǔn)備；同時(shí)對(duì)在途品種嚴(yán)格監(jiān)督，確保在途物料及時(shí)到貨。（3）采購(gòu)部根據(jù)需貨計(jì)劃、物料在途及各物料庫(kù)存情況，于每月5日前制定當(dāng)月中藥材采購(gòu)資金預(yù)算表，并核對(duì)無(wú)誤后上財(cái)務(wù)。（4）填寫(xiě)中藥材物料采購(gòu)四聯(lián)單，本部門(mén)保留一份，倉(cāng)儲(chǔ)部一份作為物料接收的依據(jù)，財(cái)務(wù)部一份（標(biāo)明單價(jià)）作為審核發(fā)票的依據(jù)；追加計(jì)劃要確保數(shù)量按實(shí)時(shí)采購(gòu)價(jià)格及時(shí)下達(dá)，并填寫(xiě)追加中藥材物料采購(gòu)四連單，以保證物料的數(shù)量及價(jià)格不會(huì)出現(xiàn)超量或高價(jià)問(wèn)題。（5）編撰當(dāng)月中藥材到貨明細(xì)表，跟蹤各供應(yīng)商發(fā)貨情況，對(duì)銷(xiāo)售急需品種提前與供應(yīng)商聯(lián)系，通知提前將該品種發(fā)貨；倉(cāng)儲(chǔ)部根據(jù)采購(gòu)四聯(lián)單進(jìn)行接收，在沒(méi)有接到特殊通知，來(lái)料數(shù)量不符的，倉(cāng)儲(chǔ)部有權(quán)拒收并通知采購(gòu)部。（6）交貨驗(yàn)收：驗(yàn)收員采購(gòu)員必須確定貨物品種數(shù)量、質(zhì)量、交貨期的正確無(wú)誤，以采購(gòu)員的確定和合同為驗(yàn)收依據(jù)。貨物驗(yàn)收不合格的需按排補(bǔ)救和退換貨。處理近效期、包裝破損、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等問(wèn)題產(chǎn)品。與供應(yīng)商、銷(xiāo)售部互通信息，最大限度減少公司成本。（7）建立供應(yīng)商目錄表、月購(gòu)進(jìn)目錄表，便于后期查詢(xún)統(tǒng)計(jì)。（二）、供應(yīng)商資料收集與審核制度（1）企業(yè)用戶(hù)：新供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)要嚴(yán)格按照GSP合格供應(yīng)商評(píng)定及管理辦法實(shí)行，對(duì)想要成為我公司供應(yīng)商的公司，首先在企業(yè)資質(zhì)上審核，資質(zhì)不合格的絕對(duì)不可以成為我公司的供應(yīng)商；資質(zhì)合格的還要對(duì)其企業(yè)聲譽(yù)、資金承受能力、與我公司合作態(tài)度做進(jìn)一步了解，對(duì)懷有不良目標(biāo)的供應(yīng)商不予以供貨資格；新供應(yīng)商的考察期為3個(gè)。藥品生產(chǎn)首營(yíng)企業(yè)應(yīng)提供以下資料：加蓋生產(chǎn)企業(yè)原印章的《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》和《藥品生產(chǎn)許可證》復(fù)印件；加蓋生產(chǎn)企業(yè)原印章的GMP認(rèn)證證書(shū)等企業(yè)質(zhì)量認(rèn)證情況的有關(guān)證明；銷(xiāo)售人員的身份證復(fù)印件；質(zhì)量保證協(xié)議或質(zhì)量承諾書(shū)、開(kāi)票信息、開(kāi)戶(hù)許可證。藥品經(jīng)營(yíng)首營(yíng)企業(yè)應(yīng)提供以下資料：加蓋經(jīng)營(yíng)企業(yè)原印章的《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》和《藥品經(jīng)營(yíng)許可證》復(fù)印件；加蓋經(jīng)營(yíng)企業(yè)原印章的GSP認(rèn)證證書(shū)等企業(yè)質(zhì)量認(rèn)證情況的有關(guān)證明；加蓋經(jīng)營(yíng)企業(yè)原印章、企業(yè)法人代表簽章的法人委托書(shū)，并標(biāo)明委托授權(quán)范圍和有效期；售人員的身份證復(fù)印件；量保證協(xié)議或質(zhì)量承諾書(shū)；開(kāi)票信息、開(kāi)戶(hù)許可證。以上均需填寫(xiě)“首營(yíng)企業(yè)審批表”“首營(yíng)品種審批表”（如下表A、B），附上述有關(guān)資料，并提出是否進(jìn)行實(shí)地考察的意見(jiàn)，經(jīng)本部門(mén)主管加蓋意見(jiàn)后，依次送質(zhì)量管理部門(mén)和企業(yè)經(jīng)理審批。（2）中藥材收購(gòu)業(yè)務(wù)：種植人身份證復(fù)印件、地產(chǎn)證明、《收購(gòu)合同》、銀行帳號(hào)以上必須與種植人姓名一致。（三）、合同管理及簽訂制度（1）買(mǎi)賣(mài)雙方經(jīng)過(guò)詢(xún)價(jià)、報(bào)價(jià)、議價(jià)比價(jià)及其他過(guò)程，最后雙方簽訂有關(guān)協(xié)議、合約即告成。IO湖北啊般答蚪Z隼再文件編號(hào)FCG-PA-001文件版本1.0文件名稱(chēng)中藥材采購(gòu)流程制度生效日期2017-03-06頁(yè)碼第5頁(yè)共9頁(yè)采購(gòu)合同的簽字要根據(jù)采購(gòu)商品的要求、供應(yīng)商的情況、企業(yè)本身的管理要求、有無(wú)返利政策、采購(gòu)方針的不同，需與財(cái)務(wù)部核實(shí)確定付款條件、貨運(yùn)方式、售后服務(wù)等情況。（2）所有采購(gòu)合同必須表格登記，歸檔保存。登記內(nèi)容包括：登記時(shí)間、簽訂起至效限、供應(yīng)商、品名、采購(gòu)量。對(duì)年度性為目標(biāo)的合同需關(guān)注合同有效期、任務(wù)量及返利政策，以便后期續(xù)簽，跟催申請(qǐng)返利。四、稅票收集管理制度（1）付款后7日內(nèi)要求供應(yīng)商開(kāi)具增值稅專(zhuān)用發(fā)票，接收到供應(yīng)商開(kāi)具的增值稅發(fā)票，要認(rèn)真核對(duì)開(kāi)具的品種名稱(chēng)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅號(hào)，是否與采購(gòu)金額、數(shù)量一致，如有差異及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商對(duì)開(kāi)具錯(cuò)誤的發(fā)票及時(shí)退回該公司換票處理。無(wú)誤后連同到貨入庫(kù)單一起整理好，交總經(jīng)理簽字確認(rèn)，送各子公司財(cái)務(wù)入賬。（2）建立稅票登記明細(xì)表。對(duì)所有收集的稅票進(jìn)行登記，包括收集日期、開(kāi)票日期、開(kāi)票單位、品名、規(guī)格、稅率、金額、稅票號(hào)，以以便于匯總、統(tǒng)計(jì)。（五）、采購(gòu)管理制度（1）建立供應(yīng)商信息檔案庫(kù)。采購(gòu)人員應(yīng)隨時(shí)搜集市場(chǎng)價(jià)格信息，了解市場(chǎng)最新動(dòng)態(tài)及各地區(qū)最低價(jià)格，實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化采購(gòu)。以便在需要時(shí)候能隨時(shí)找到相應(yīng)的供應(yīng)商，以及這些供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格性能及其他方面的可靠信息（如下表）.序號(hào)商品名供應(yīng)商可供應(yīng)數(shù)量（kg）供應(yīng)價(jià)產(chǎn)地聯(lián)系人電話地址可提供服務(wù)1百部XX有限公司100010-15**張某**省153*********市**區(qū)（2）必須建立各子分司駐地采購(gòu)，組織實(shí)施中藥材采購(gòu)市場(chǎng)和網(wǎng)絡(luò)調(diào)研、預(yù)測(cè)，熟悉各產(chǎn)地產(chǎn)品的供應(yīng)渠道和市場(chǎng)變化情況，建立幾個(gè)以年度為合作期限的大型藥材種植合作供應(yīng)商。（3）建立同一類(lèi)貨物的貨比價(jià)格目錄，建立建全比價(jià)制度。向3家以上供應(yīng)商詢(xún)價(jià)，保證采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。（4）建立采購(gòu)購(gòu)進(jìn)明細(xì)表。于每月4日前上報(bào)上月直發(fā)品種的到貨明細(xì)匯總表，以便對(duì)該月份計(jì)劃總結(jié)和對(duì)各供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)定。（如下表）IO湖北啊般答蚪Z隼再文件編號(hào)FCG-PA-001文件版本1.0文件名稱(chēng)中約化采購(gòu)流程制度生效日期2017-03-06頁(yè)碼第6頁(yè)共9頁(yè)采購(gòu)日期付款日期商品名規(guī)格數(shù)量（kg）供應(yīng)商到貨日期及情況2017-1-12017-2-28金銀花統(tǒng)1000**公司2017-2-5齊（5）每月5日之前將本月付款、欠款、欠票情況進(jìn)行匯總、總結(jié)并提出下月用款計(jì)劃.（6）職責(zé)分離:采購(gòu)人員不得干預(yù)及參入渠道銷(xiāo)售，銷(xiāo)售人員也不得參入公司貨源采購(gòu)渠道，采購(gòu)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)公司的采購(gòu)報(bào)價(jià)、銷(xiāo)售報(bào)價(jià)進(jìn)行保密。（六）、中藥材樣品管理制度。（1）設(shè)立樣品陳列柜。按照國(guó)家GSP管理要求，設(shè)置樣品柜的高、寬、厚，內(nèi)分為2至3個(gè)隔，每隔做3個(gè)階梯，其高度以不遮蓋樣品瓶標(biāo)簽為度,按順序編號(hào)。外裝玻璃門(mén)，以便于管理、觀察和存取。（2）設(shè)樣品瓶。樣品瓶分三種:用于存放全草類(lèi)及長(zhǎng)條形的藥材，宜用sx25em、lox3oem的園柱形樣品瓶,用于存放籽粒類(lèi)及小團(tuán)狀藥材,宜用500ml的磨口廣口瓶,鮮樣品宜用玻璃缸。（規(guī)格視藥材大小而定。）（3）貼制標(biāo)簽。標(biāo)簽規(guī)格以sx10cm為宜。說(shuō)明標(biāo)簽的設(shè)計(jì)包括品名、產(chǎn)地、規(guī)格、收集者、收集時(shí)間、產(chǎn)品編號(hào)。產(chǎn)品編號(hào)由品名+產(chǎn)地+編號(hào)組成，品名和產(chǎn)地分別由每個(gè)字的第一個(gè)字母組成。以樣品陳皮為例：品名：陳皮產(chǎn)地:四川規(guī)格：統(tǒng)條收集者:李兵-四川分公司 收集時(shí)間：2017-3-4編號(hào)：CP-SC-001（4）建立樣品電子登記表或手工查詢(xún)本。所有樣品收入公司必須進(jìn)行電子或手工登記，登記內(nèi)容包括：收集時(shí)間、收集者、樣品品名、規(guī)格、產(chǎn)地、編號(hào)、領(lǐng)取人、領(lǐng)取時(shí)間、用途。（七）、建立廉潔制度所有采購(gòu)人員必須做到：（1）、熱愛(ài)企業(yè)，自覺(jué)維護(hù)企業(yè)利益，努力提高采購(gòu)材料質(zhì)量，降低采購(gòu)成本。（2）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)法治觀念。（3）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請(qǐng)，更不能向供應(yīng)商伸手。（4）嚴(yán)格按采購(gòu)制度和程序辦事，自覺(jué)接受監(jiān)督。（5）工作認(rèn)真仔細(xì)，不出差錯(cuò)，不因自身工作失誤給公司造成損失。（八）、采購(gòu)部主管職責(zé).直配供應(yīng)商的引進(jìn)及維護(hù).采購(gòu)部日常管理，主要包括：（1）部門(mén)工作安排（日、周、月）（2）供應(yīng)商談判、引進(jìn)和開(kāi)發(fā)（3）相關(guān)工作流程的制定和調(diào)整（4）突發(fā)事件的處理.訂單的審核、參考安全庫(kù)存和銷(xiāo)售.應(yīng)付款的管控.與法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、銷(xiāo)售部、物流員的協(xié)調(diào)與溝通.庫(kù)存需求統(tǒng)計(jì)、采購(gòu)計(jì)劃的制定，審核并調(diào)整周月采購(gòu)計(jì)劃的需求.日常訂單的制定和跟進(jìn).退貨等質(zhì)量問(wèn)題產(chǎn)品處理

IO湖北啊般答蚪Z隼再文件編號(hào)FCG-PA-001文件版本1.0文件名稱(chēng)中約化采購(gòu)流程制度生效日期2017-03-06頁(yè)碼第7頁(yè)共9頁(yè)9.貨品殘損、滯銷(xiāo)月報(bào)表IO湖北啊般答蚪Z隼再文件編號(hào)FCG-PA-001文件版本1.0文件名稱(chēng)中約化采購(gòu)流程制度生效日期2017-03-06頁(yè)碼第8頁(yè)共9頁(yè)附錄A

（資料性附錄）

首次經(jīng)營(yíng)企業(yè)審批表表A.1企業(yè)首次經(jīng)營(yíng)品種審批表企業(yè)名稱(chēng)注冊(cè)地址擬供品種類(lèi)型（）藥品 （）醫(yī)療器械 （）食品 （）其他許可證類(lèi)型（）藥品生產(chǎn)許可證（）藥品經(jīng)營(yíng)許可證（）衛(wèi)生許可證（）醫(yī)療器械（生產(chǎn)）經(jīng)營(yíng)許可證（）醫(yī)療器械備案表（）其它許可證號(hào)經(jīng)營(yíng)期限經(jīng)營(yíng)范圍營(yíng)業(yè)執(zhí)照注冊(cè)號(hào)經(jīng)營(yíng)期限經(jīng)營(yíng)范圍法人代表經(jīng)濟(jì)性質(zhì)傳真聯(lián)系人電話電子郵件質(zhì)量保證情況質(zhì)量機(jī)構(gòu)名稱(chēng)質(zhì)量認(rèn)證情況采購(gòu)部意見(jiàn)質(zhì)量管理部意見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)審批

IO湖北啊般答蚪Z隼再文件編號(hào)FCG-PA-001文件版本1.0文件名稱(chēng)中藥材采購(gòu)流程制度生效日期2017-03-06頁(yè)碼第9頁(yè)共9頁(yè)附錄B企業(yè)首次經(jīng)營(yíng)品種審批表供貨單位： 申報(bào)時(shí)間：年月日 編號(hào)：注：1、本表一式二份，驗(yàn)收員