HSE體系文件的結(jié)構(gòu)及編寫

HSE體系文件的結(jié)構(gòu)與編寫——概述(1)建立體系的過程就是結(jié)合企業(yè)性質(zhì)和特點，將標準具體化為企業(yè)的健康、安全與環(huán)境管理體系文件的過程。健康、安全與環(huán)境管理體系，是個文件化的體系，技標準要求建立的體系文件是企業(yè)實施健康、安全與環(huán)境管理的規(guī)。.HSE管理體系文件的結(jié)構(gòu)參照ISO10013《質(zhì)量手冊編制指南》附錄A的描述和體系設(shè)計案中文件層次的開發(fā)，HSE管理體系可分為三個層次，即：(1)管理手冊(A層文件)；(2)程序文件(B層文件)；(3)支持性文件(C層文件)；建議企業(yè)可以與因09000系列、因014000系列相符的現(xiàn)行管理體系，作為HSE管理體系的基礎(chǔ)?？梢栽诠芾眢w系文件而實行HSE與質(zhì)量和(或)環(huán)境的一體化。這樣做可使質(zhì)量管理體系文件、環(huán)境管理體系文件和HSE管理體系文件具有完整性，避免重復，便于實施管理。但是鑒于目前大多數(shù)企業(yè)落后的健康、安全與環(huán)境管理的現(xiàn)狀，同時為了加強健康、安全與環(huán)境意識，突出重點，在建立HSE管理體系的初期仍建議企業(yè)編制獨立的HSE體系文件。.編寫體系文件的原則寫你要做的，做你所寫的，記你所做的。即：標準要求的要寫到，文件寫到的要做到，做到的要有效。文件寫完后一定要下發(fā)討論和修改，達到所寫明所做。.編寫體系文件的基本要求1)系統(tǒng)性(1)企業(yè)應對其HSE管理體系中采用的全部要素、要求和規(guī)定，系統(tǒng)條理地制定各項針和程序；(2)所有文件應按統(tǒng)一規(guī)定的法編輯成冊；(3)各層次文件應涉及HSE管理體系一個邏輯上獨立的部分；(4)各層次文件應做到接口明確、結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序。2)法規(guī)性(1)體系文件應在總體上遵循$丫"6276-1997標準，以及或上級有關(guān)法規(guī)要求；(2)文件一旦批準實施，就必須認真執(zhí)行；(3)文件修改只能按規(guī)定的程序進行。3)協(xié)調(diào)性(1)體系文件的所有規(guī)定應與組織的其他管理規(guī)定相協(xié)調(diào)；(2)體系文件應與有關(guān)技術(shù)標準、規(guī)相互協(xié)調(diào)。(3)體系文件之間應相互協(xié)調(diào)。4)見證性(1)體系文件作為客觀證據(jù)(適用性證據(jù)和有效性證據(jù))管理者、相關(guān)、第三審核機構(gòu)證實本組織HSE管理體系的運行情況;可修編.（2）對于審核來講，HSE管理體系文件可作為下列面的客觀證據(jù)。5）唯一性①危險因素、環(huán)境因素已被識別；②有關(guān)活動的程序已被確定并得到批準；③有關(guān)活動處于全面的監(jiān)督檢查之中；④程序處于更改控制之中；⑤對一個企業(yè)，其HSE體系文件是唯一的理解；⑥通過清楚、準確、全面、簡單扼要的表達式，實現(xiàn)惟一的理解；⑦決不允針對同一事項的相互矛盾的不同文件同時使用。6）適用性①體系文件應根據(jù)企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)活動的具體性質(zhì)采取不同的形式；②任體系文件都應依據(jù)標準的要求和企業(yè)的實際；③所有文件規(guī)定都應在實際工作中能得到有效的貫徹；④體系文件的詳略程度應與人員的素質(zhì)、技能和培訓等因素相適應。4.體系文件編寫的式1）自上而下依次展開式（本文采用的武）按承諾、針目標、管理手冊、程序文件、作業(yè)文件的順序編寫，這有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，但對文件編寫人員的素質(zhì)要求較高，文件編寫所需時間較長，且必然伴隨著反復修改。2）自下而上的編寫式按基礎(chǔ)文件、程序文件、管理手冊的順序編寫，這適用于原管理基礎(chǔ)較好的企業(yè)，但如無總體設(shè)計案指導易出現(xiàn)混亂。3）從程序文件開始，向兩邊擴展的編寫式先編寫程序文件，再開始手冊和基礎(chǔ)性文件的編寫，實質(zhì)是從分析活動，確定活動程序開始，有利于標準的要求與企業(yè)實際緊密結(jié)合，也可縮短文件編寫時間。HSE體系文件的結(jié)構(gòu)與編寫——HSE管理手冊編寫（2）HSE管理手冊是對企業(yè)健康、安全與環(huán)境管理體系的全面描述，它是全部體系文件的“索弓I"，對HSE管理體系的建立與運行的有特殊意義，是HSE管理體系中的人層文件。管理手冊在深度和廣度上可以不同，取決于企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)劃、技術(shù)要求及人員素質(zhì)，以適應企業(yè)的實際需要。對于中、小型企業(yè)，可以把管理手冊和程序文件合成一套文件，但大多數(shù)企業(yè)為了便于管理仍把管理手冊、程序文件分開。.HSE管理手冊編寫要求（1）手冊是政策性文件，應寫清楚承諾、針和目標；（2）手冊應強調(diào)宣傳性，便于公眾接受，不側(cè)重于操作性；（3）手冊力求簡明，把主要控制環(huán)節(jié)描述清楚即可，不必寫得太冗長。.編制HSE管理手冊的目的（但不僅于此）可修編.(1)描述的企業(yè)的承諾、針和目標、程序和要求，展示企業(yè)代￡管理體系重點解決的問題；(2)總體描述和實施有效的HSE管理體系；(3)向企業(yè)各級管理者展示企業(yè)健康、安全與環(huán)境管理的總框架；(4)明確各部門的職責與相互關(guān)系;(5)HSE管理體系情況改變時，保證體系及要求的連續(xù)性;(6)向各級管理人員提供查詢所需文件與記錄的途徑；(7)按HSE管理體系的要求和相應法培訓人員;(8)為審核HSE管理體系提供文件依據(jù)；(9)提供改進的常規(guī)控制，促進管理活動；(10)對外介紹HSE管理體系；(11)證明其自身HSE管理體系符合合同中的相關(guān)規(guī)定。.HSE管理手冊編寫前的主要準備工作(1)確定承諾、針和目標；(2)確定管理手冊結(jié)構(gòu)；(3)職能完善和職責、權(quán)限的確定；(4)資料收集與分析；(5)落實手冊編寫的工作組織；(6)制定編寫手冊的工作計劃。.資料的收集與分析1)需要收集的主要資料(1)企業(yè)機構(gòu)現(xiàn)狀；(2)各部門職責和權(quán)限現(xiàn)狀(各部門確認的)；(3)各部門需要解決的工作接口問題和其他問題;(4)現(xiàn)有的各種技術(shù)標準、規(guī)以及呼部門執(zhí)行情況的說明；(5)現(xiàn)有各種管理制度和作業(yè)程序以及各有關(guān)部門的執(zhí)行情況的說明。2)資料分析(1)評價現(xiàn)有機構(gòu)及職能是否完善，列出需完善的職能清單；(2)評價工作接口現(xiàn)狀，列出需研究、了解、解決的工作接口問題的清單；(3)評價現(xiàn)有管理文件和作業(yè)文件的有效性，提出需增加、調(diào)整或作廢的文件案。5.職能的完善和職責、權(quán)限的確定(1)現(xiàn)有部門的職責和權(quán)限的調(diào)查;(2)列出需要調(diào)整或補充的職責和權(quán)限的清單;(3)提出調(diào)整或補充職責和權(quán)限的議案;(4)有關(guān)部門討論，提出修改意見；(5)由企業(yè)最高管理層研究決定；(6)發(fā)布有關(guān)明確職責和權(quán)限的文件。.落實手冊編寫的組織工作可修編.(1)最高領(lǐng)導層有效介入，以便解決重大問題及跨部門的問題;(2)各部門領(lǐng)導應參加手冊的討論和審查，以便了解對本職工作的要求；(3)應有一個熟悉標準、熟悉企業(yè)實際、責任心強，文筆好的統(tǒng)稿大。.HSE管理手冊的結(jié)構(gòu)與容(1)封面:①企業(yè)名稱；②企業(yè)標準編號；③手冊標題；④符合標準的版次；⑤手冊的發(fā)行版本、手冊編碼、手冊發(fā)放控制號。(2)批準頁：是最高管理者批準發(fā)布實施的命令，含最高管理者簽字、批準發(fā)布日期和實施日期，聲明手冊是HSE管理體系的綱領(lǐng)性和證實性文件，是全體員工必須遵守的法則。(3)圍和應用領(lǐng)域：應清楚表明手冊和體系文件的適用圍和應用領(lǐng)域。包括組織行政圍、地理由和應用領(lǐng)域。(4)目錄：應列出手冊各章、節(jié)的題目和頁碼，包括章、節(jié)、主要附錄等。(5)企業(yè)的概況：至少應涉及單位的名稱、地址及通訊法。也可包括如生產(chǎn)經(jīng)營、地理位置、主要背景、歷史和規(guī)模等。(6)手冊說明，涉及手冊本身的信息應包括：①現(xiàn)在發(fā)布或有效版本的編號，發(fā)布日期或有效期及相應容；②簡述手冊的確認和保持，明確容的審核人和審核期，更改和批準手冊的授權(quán)大，可包括修訂版的審定法③簡述標識、分發(fā)和控制程序，是部使用，還是可以對外，是否含有XX容；④負責手冊實施人員的批準簽字。(7)術(shù)語和定義：手冊應盡量使用公用術(shù)語和定義，但需要時可根據(jù)本企業(yè)實際規(guī)定不同含義的詞，或?qū)μ囟ㄐg(shù)語規(guī)定特定含義；(8)承諾：明確提出企業(yè)的承諾，明確承諾的提出、評價、審定與監(jiān)督程序。(9)針和目標：明確提出企業(yè)的針和目標，針目標由最高管理者組織制定，并簽名批準發(fā)布執(zhí)行。明確針和目標的策劃、提出、評價、發(fā)布、實施與考核評審。(10)組織機構(gòu)、職責和權(quán)限：明確本企業(yè)部機構(gòu)設(shè)置(可給出企業(yè)機構(gòu)圖)、各職能部門職責權(quán)限(可給出職責分配圖)、隸屬工作關(guān)系。(11)HSE管理體系要素描述：是對HSE管理體系七大要素和涉及的形成文件的HSE管理體系管理程序的簡要描述，包括程序的適用用和容，垓程序的主管部門及相關(guān)部門的職責與任務，對垓程序的控制及要求等。同時為程序文件提供了查詢途徑，即要附上相關(guān)程序文件編號和名稱。(12)支持性資料附錄：垓附錄可含有支持手冊的資料，包括程序文件一覽表，作業(yè)文件一覽表，HSE記錄一覽表和手冊更改記錄表，HSE管理案清單，重要危險，危害與環(huán)境因素清單，在用法律、法規(guī)、標準目錄等。.手冊的批準、發(fā)布和控制可修編.(1)手冊發(fā)布前，手冊編寫責任人應對手冊的風格、容、格式、職責與接口進行審查；各部門領(lǐng)導會簽，以確認手冊中規(guī)定的職責和權(quán)限、接口式和活動原則；由最高管理者對其進行最終的審查，以保證清晰、準確、適用和結(jié)構(gòu)合理。也可請預定使用者對手冊的可行性進行評定和評論。然后批準發(fā)行，并在所有文件中標出標準的識別標記。(2)經(jīng)批準的手冊容發(fā)放的辦法應保證所有使用者都能適當使用，按序列號為接受者提供文本能保證合理發(fā)放和控制，管理部門應保證企業(yè)每個使用者熟悉手冊中與其有關(guān)的容。(3)應規(guī)定手冊編制、控制和更改的辦法。(4)文件發(fā)行和更改控制對確保手冊容格經(jīng)過審批是至關(guān)重要的。HSE體系文件的結(jié)構(gòu)與編寫——ISE程序文件編寫(3)按GB/T6583(ISO8402)將程序定義為：”為進行某項活動所規(guī)定和途徑”。就是為了完成位￡管理體系要素所規(guī)定的法。在書面或文件化的程序中，通常包括活動的目的和圍，做什么和誰來做；時、地以及如做；應采用什么材料、設(shè)備和文件；如對活動進行控制和記錄。其容是描述實施HSE管理體系要素所涉及到的各職能部門的活動，是HSE管理體系文件結(jié)構(gòu)中的8層文件。.程序文件的作用和要求(1)程序文件是對那些產(chǎn)生健康、安全與環(huán)境影響的活動進行策劃和管理所用的基本文件，是管理手冊的支持性文件。(2)每一個程序文件都應包含HSE管理體系中的一個邏輯上獨立的容，可能是標準的一個要素，或要素中的一個部門，或是幾個要素相關(guān)要求的一組活動等。程序文件的數(shù)量、容、格式和外觀由企業(yè)自行確定，程序文件一般不應涉及純技術(shù)性細節(jié)，細節(jié)通常在作業(yè)指導書中規(guī)定。(3)程序文件的有效實施才能體現(xiàn)HSE管理體系的功能，因此，程序文件的容和要求要密切結(jié)合實際情況。程序文件展開的深度和廣度，取決于企業(yè)任務的復雜性，采用的工作法、活動容和對執(zhí)行活動人員的水平、能力、技術(shù)與培訓所達到的程序。(4)程序文件實質(zhì)是企業(yè)管理中科學的管理制度，是法規(guī)性文件，要強制執(zhí)行，因此程序文件就有可操作性和可檢查性。.程序文件編寫的5川川原則(1)What(做什么)；(2)Who(誰做，誰檢查評價)；(3)亞卜0以(在哪里做)；(4)When((t么時候做)；(5)Why(為什么做)；(6)依亞(怎么做，依據(jù)什么，用什么法)。.程序文件編寫前的準備(1)編制程序文件明細表;(2)2行文件的收集與分析；(3)編制體系文件編寫大綱;可修編.(4)職能完善和職責、權(quán)限的確定；(5)落實程序文件編寫的工作組織。.對現(xiàn)行文件的收集和分析收集企業(yè)現(xiàn)行的各種企業(yè)標準、制度和規(guī)定等文件，其中很多具有“程序”性質(zhì)，但也都有其不足之處，應垓以HSE管理體系有效運行為前提，以程序文件的要求為尺度，對這些文件進行一次清理和分析，摘其有用，刪除無關(guān)，按程序文件容及格式要求進行改寫。企業(yè)如果已經(jīng)建立了609000質(zhì)量管理體系或因014000環(huán)境管理體系，就應垓使HSE管理體系與這兩個體系充分融合，特別是培訓、文件控制、記錄管理、部審核和管理評審等，其管理式類似，這些程序最好在原609000程序或6014000程序基礎(chǔ)上補充為好。.落實企業(yè)程序文件編寫的工作組織建立工作組織(HSE體系辦公室)應考慮的問題：(1)最高領(lǐng)導層的有效介入，以便解決文件審核中發(fā)現(xiàn)的重大問題及跨部門的問題；(2)應有一個熟悉標準，熟悉各部門實際工作的，責任心強，文筆好的初審班子；(3)應有大統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)稿。.編制程序文件明細表根據(jù)企業(yè)的HSE管理體系總體設(shè)計案，技體系要素逐級展開，制定程序文件明細表，明確程序主管部門及相關(guān)部門的職責。對照已有的各種文件，確定需新編、修改和完善的程序文件，制定計劃逐步完成。一個企業(yè)程序文件的多少，每個程序的詳略、篇幅和容都沒有定論，但在能夠控制的前提下，程序文件個數(shù)和每一個篇幅越少越好；每一個程序之間摟有必要的銜接，但要避免相同的容在不同的程序之間有較大的重復。.編制體系文件編寫大綱根據(jù)HSE管理體系總體設(shè)計案和程序文件明細表，編制體系文件編寫大綱，大綱中要明確以下容：(1)編寫工作的組織部門(如HSE體系辦公室)。(2)針對每一個程序文件提出文件編寫控制要點。(3)明確每個程序文件編寫部門、責任人員和進度要求。(4)明確程序文件草稿的審核修改程序：①本部門領(lǐng)導組織在本部門部的審核修改；②征求程序中所涉及部門的意見；③編寫工作的組織部門(HSE體系辦公室)審核修改；④高層領(lǐng)導統(tǒng)一審核修改；⑤各部門領(lǐng)導和專家對每一個文件進行討論修改；⑥上述過程中一個需多次反復的過程。［例3］程序文件編寫任務分配表序號程序文件編寫部門負責人完成初稿二幅三福1承諾管理程序可修編.

2針和目標管理程序3組織機構(gòu)與員工職責管理程序4資源配置管理程序5能力評價管理程序6培訓管理程序7承包評定與監(jiān)控管理程序8合同管理程序9采購管理程序10體系文件控制程序11技術(shù)文件和資料控制程序12記錄控制程序13HSE信息管理程序14風險評價與管理程序15設(shè)施完整性管理程序16設(shè)備管理程序17生產(chǎn)過程控制程序(多個)18安全管理程序19環(huán)境管理程序20健康管理程序21變更管理程序22應急管理程序23項目策劃管理程序24HSE監(jiān)測管理程序25糾正和預防措施管理程序26部審核管理程序27管理評審程序.程序文件容和格式(1)文件編號和標題：程序文件應統(tǒng)一編號，以便于識別。標題應明確說明開展的活動及其特點。(2)目的和適應圍：一般簡單說明開展這項活動的和所涉及的圍。推薦使用如下弓|導語：為了……制定本程序本程序規(guī)定了……本程序適用于……(3)術(shù)語：指本程序中涉及到的并需說明的術(shù)語和名詞。(4)職責：指明實施程序文件的主管部門及相關(guān)部門的職責權(quán)限、接口及相互關(guān)系。(5)程序容：列出開展此項活動的步驟，保持合理的編寫順序，明確輸入、轉(zhuǎn)換和輸出可修編.的容；明確各項活動的接口關(guān)系、職責、協(xié)調(diào)措施；明確每個過程中各項因素由誰干，什么時間干，什么場（地點）干、干什么、怎么干、如控制，及所要達到的要求；需形成記錄和報告的容；出現(xiàn)例外情況的處理措施等，必要時輔以流程圖。（6）相關(guān)程序、文件和記錄：指出需弓|用的或與本程序相關(guān)的程序、文件和記錄。（7）報告和記錄格式。確定使用垓程序所產(chǎn)生的記錄和報告的格式，記錄的保存部門和期限，寫明記錄的編號和名稱。程序文件應得到本活動相關(guān)部門負責人同意和接受，以及相關(guān)對接口關(guān)系的認可，經(jīng)過審批后實施。9.程序文件的批準、發(fā)布和控制（1）程序文件發(fā)布前：①統(tǒng)稿人應對程序文件的風格、容、格式、職責與接口進行審查；②各部門領(lǐng)導會簽以確認程序文件中的職責、權(quán)限、接口式和活動原則；③由最高管理者進行最終審查、批準發(fā)行；④在所有文件中標出標準的識別標記，加蓋“受控文件”標識。（2）經(jīng)批準的程序文件的發(fā)放辦法應保證所有使用者都能適應使用，按序號為接受者提供文本能保證合理發(fā)放和控制，管理部門應保證企業(yè)每一個使用者熟悉程序文件中與其有關(guān)的容；［例4］某油公司體系文件控制程序1圍為了確保各生產(chǎn)經(jīng)營單位都能得到有效的HSE文件版本，制定本程序。本程序規(guī)定了體系文件的編制、發(fā)放、更改與修訂版的控制辦法和要求。本程序適用于**油公司，HSE體系文件控制。2術(shù)語本程序采用SY/T6276-1997規(guī)定的術(shù)語。3職責HSE辦公室是本程序的歸口管理部門，負責管理手冊和程序文件的控制管理。各部門負責相關(guān)HSE支持性文件的控制管理。4程序容體系文件的控制圍體系文件的分級管理：2）管理局體系文件按本程序進行控制；㈠各二級單位負責各自HSE體系文件的控制管理。體系文件的層次和控制。a）體系文件分為三個層次：（1）HSE管理手冊;（2）程序文件；（3）支持性文件?？尚蘧?b）體系文件的控制:（1）體系文件分為受控文件和非受控文件，分別加蓋“受控文件”和“非受控文件”印章。（2）HSE管理手冊，用于對外聯(lián)系業(yè)務時，加蓋“非受控文件”印章，不作跟蹤管理。管理局部使用時，加蓋“受控文件”印單間，列入受控圍。（3）程序文件和作業(yè)文件，必須加蓋“受控文件”印章。（4）體系文件持有者應妥善保管，不得涂改、損壞、丟失。不準以任式向外單位提供或交流。體系文件的編制一￡管理手冊由HSE辦公室編寫。程序文件、支持性文件由HSE辦公室組織有關(guān)部門編寫。體系文件的審批HSE管理手冊、程序文件由HSE辦公室組織有關(guān)部門會審。報管理者代表審查。HSE委員會審核通過后，管理局局長簽發(fā)公布。支持性文件由編寫部門負責人審查，HSE辦公室審核，部門正職或主管副局長批準發(fā)布。體系文件的發(fā)放HSE管理手冊和程序文件的發(fā)放，由HSE辦公室統(tǒng)一管理。支持性文件的發(fā)放由有關(guān)部門管理，HSE辦公室備案。a）對體系文件加蓋“受控文件”、“非受控文件”控制號標識;b）負責編制“體系文件發(fā)放定額表”;c）實施更改;d）負責作廢文件統(tǒng)一回收、銷毀。HSE管理手冊、程序文件（合訂本）的發(fā)放，由HSE辦公室按審定的定額發(fā)放。程序文件（單行本）的發(fā)放，由HSE辦公室按審定的定額發(fā)放。支持性文件的發(fā)放，由有關(guān)部門按審定的定額發(fā)放。體系文件的更改和修訂版HSE管理手冊和程序文件的修改，由HSE辦公室組織有關(guān)部門對更改建議進行評審、報管理者代表審核，經(jīng)局長批準后實施。支持性文件的更改，由主管部門提出更改意見，HSE辦公室審核，經(jīng)部門正職或主管副局長批準后實施。體系文件的修訂版a）當管理局發(fā)生重大變更或文件更改多次，體系文件需要修訂版時應有修訂版標識，第一版為A，第二版8，依次變更標識；b）過期、修訂版作廢的文件，均由文件發(fā)放部門統(tǒng)一收回登記，經(jīng)主管部門負責人批準后銷毀。保留的作廢文件應加蓋“保留資料”標記。5相關(guān)程序、文件和記錄相關(guān)程序可修編.相關(guān)文件記錄HSE體系文件的結(jié)構(gòu)與編寫一中5￡管理作業(yè)文件編寫(4).作業(yè)文件的作用和要求(1)作業(yè)文件是程序文件的支持性文件，一個程序文件可分解成幾個作業(yè)文件，能在程序文件中交待清楚的活動，就不再編制作業(yè)文件；(2)作業(yè)文件必須與采用要素的程序相對應，是對程序文件中整個程序或某些條款進行補充、細化，不能脫離程序另犒一套作業(yè)文件；(3)、行業(yè)、企業(yè)的技術(shù)標準、規(guī)不作為作業(yè)文件，單獨在“在用標準目錄”中體現(xiàn)。(4)在作業(yè)文件常包括活動的目的和圍，做什么和誰來做，時、地以及如做，應采用什么法、設(shè)備和文件，如對活動進行控制和記錄，即5川川原則。(5)作業(yè)文件的容是描述為實施程序文件所涉及到的各職能部門的具體活動。.對現(xiàn)行文件的收集和分析企業(yè)現(xiàn)行的各種組織制度、規(guī)定辦法等文件，很多具有管理作業(yè)相同的功能，但也都有其不足之處，應垓以HSE管理體系有效運行為前提，以管理作業(yè)文件的要求為尺度，對這些文件再進行一次清理和分析，摘其有用，刪除無關(guān)，技管理作業(yè)文件容及格式要求進行改寫。.編制作業(yè)文件明細表根據(jù)HSE管理體系總體設(shè)計案，技體系要素逐級展開，以及程序文件的制定，制定作業(yè)文件明細表，明確部門的職責，對照已有的各種文件，確定需新編、修改和完善的管理作業(yè)文件，制定計劃在程序文件編制時或編制后逐步完成。由于各企業(yè)的規(guī)模、機構(gòu)設(shè)置和生產(chǎn)實際不盡相同，則運行控制程序的多少、容也不相同，即使程序相同，但由于其詳略程度不同，其作業(yè)文件的多少也不盡相同。.管理作業(yè)文件容和格式(1)文件編號和標題：編號可以根據(jù)活動的層次進行編排，同一層次的作業(yè)文件應統(tǒng)一編號，以便于識別。標題應明確說明開展的活動及其特點。(2)目的和適用圍：一般簡單說明開展這項活動的目的和所涉及的圍。(3)職責：指明實施文件部門，職責、權(quán)限，接口及相互關(guān)系。(4)管理容：是作業(yè)文件的核心部分。應更出開展此項活動的步驟，保持合理的編寫順序，明確輸入、轉(zhuǎn)換和輸出的容，明確各項活動的接口關(guān)系、職責、協(xié)調(diào)措施，明確每個過程中各項活動由誰干、什么時間干、什么場合(地點)干、干什么、怎么干、如控制，以及所要達到要求，需形成記錄和報告的容，出現(xiàn)例外情況的處理措施等，必要時輔以流程圖。(5)更改：指明文件更改時所遵循的規(guī)定，如程序文件的更改影響垓作業(yè)文件時應一起組織更改。(6)相關(guān)程序、文件記錄，指需用弓|用的成本作業(yè)文件相關(guān)的程序、文件和記錄。(7)報告和記錄格式：確定使用垓作業(yè)文件時所產(chǎn)生的記錄和報告格式，記錄的保存部可修編.門和期限，寫明表格的編號和名稱。管理作業(yè)文件必需操作性強，并得到本活動相關(guān)部門負責人同意和接受，以及有關(guān)部門對接口關(guān)系認可，經(jīng)過審批后實施。［例5］特種設(shè)備安全管理規(guī)定1圍為加強特種設(shè)備安全管理，根據(jù)原勞動部《起重機械安全監(jiān)察規(guī)定》、《廠機動車輛安全管理規(guī)定》和01/位￡5.9《安全管理控制程序》，制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于管理局各類在用起重機械、電梯、廠機動車輛（以下簡稱特種設(shè)備）的購置、安裝、修理、改造、使用、檢驗、監(jiān)督檢查和管理。2職責安全環(huán)保與技術(shù)監(jiān)督處是本規(guī)定的歸口管理部門。3管理容購置特種設(shè)備使用單位必須購置有省級以上勞動安全主管部門頒發(fā)的安全技術(shù)監(jiān)督檢驗合格證書的產(chǎn)品。特種設(shè)備的購置必須經(jīng)安全環(huán)保與技術(shù)晷處審查備案。特種設(shè)備的購置，執(zhí)行01/位￡5.5.1《設(shè)備購置管理辦法》。