投標管理體系

第一節(jié)投標的管理體系一、投標組織架構投標是一項周期短、要求高的工作，需要一個完善的組織來協(xié)作完成，投標的質量與效率一方面與投標人員的質素直接相關，另一方面也與投標組織的嚴密合理與否具有密切關系，圖3.1.1所示為一個總承包企業(yè)的基本投標架構。圖3.1.1投標基本組織架構圖中崗位設置及崗位職責描述如下：1、部門副總經(jīng)理-主管投標科,負責制定整體投標策略，管理及安排日常投標工作，協(xié)調工程策劃及估價工作。聯(lián)絡公司其他部門協(xié)助估價及工程策劃工作之順利進行；,參與制定聯(lián)營策略及提議聯(lián)營合作伙伴公司，代表公司出席所有投標期間的聯(lián)營會議，審核聯(lián)營協(xié)定；,收集市場訊息及分析工程市場的趨勢，對分析的結果作出提議并及早部署；,負責同招標單位有關人員聯(lián)絡，溝通相關信息，協(xié)調投標過程中有關事宜。2、工程策劃經(jīng)理(PlanningManager),負責管理及實質參與工程策劃工作，負責提供足夠資料給估價部同事進行估價工作，對施工的風險進行評估；,統(tǒng)籌及領導策劃工程師(PlanningEngineer)準備工程技術、施工方案及進度表，以便滿足標書要求在交標時所需遞交的文件和所需的文字資料；,管理工程記錄及人員履歷；,編寫資格預審文件。3、估價師(含高級估價師),對工程的成本做整體的估算，包括自行做價及對分包商報價分析；,對做價的風險進行評估。4、策劃工程師(PlanningEngineer)在策劃經(jīng)理領導下，進行實質工程策劃、進度表編制、施工方案的編寫、施工機械配備及人員架構編寫；5、助理估價師,在估價師領導之下，協(xié)助估價師進行估價工作；,對工程的成本做整體的估算，包括自行做價及對分包商的報價分析。6、工料測量師(QuantityofSurveyor),在估價師領導下對工程主要項目的數(shù)量進行量數(shù)工作。7、繪圖員,在策劃工程師(PlanningEngineer)領導下，繪制施工方案的示意圖，主要工作針對技術標需要提交的圖表。.文員/估價師助理,投標部一切的文書工作；,負責分包商(含物料詢價)的詢價文件影印及其收發(fā)并安排標書給公司內(nèi)部其他有關部門。架構及崗位的設置可以根據(jù)公司規(guī)模以及業(yè)務量大小而作出相應調整、增減。例如，當市場進入旺季，任務十分飽滿，短期內(nèi)同時有大批工程時，就需要考慮增加策劃工程師(PlanningEngineer)和工料測量師(QuantityofSurveyor)數(shù)量。當市場進入淡季，任務少，工程少時，就不需要太多的策劃工程師(PlanningEngineer)和工料測量師(QuantityofSurveyor)o通常的做法是保證最小需求，當短期內(nèi)市場放大之時，從項目抽調策劃工程師(PlanningEngineer)和工料測量師(QuantityofSurveyor)。二、投標作業(yè)流程及特點(一)投標管理流程投標也是一項程序性很強的工作，其管理緊緊一條主線展開，圖3.1.2是一個公司的投標管理流程。:大型J冏｝提交賽格帆擊書及技術文件cKicl-.off'Mi'iiiiupI:大型J冏｝提交賽格帆擊書及技術文件cKicl-.off'Mi'iiiiupI程士:底券人力餐源管理T,段管理 分封及?0約管比圖3.1.2公司投標管理流程（二）投標策劃操作流程1、投標準備當投標部收集到市場招標公告或者公司接到投標邀請信之后，投標部估價經(jīng)理或者估價師要進行投標前的合約評審，提出評審結果（參見表格P02-01),經(jīng)過總經(jīng)理審議，決定是否同意參與投標。如總經(jīng)理決定參與該項目投標，則需第一時間到招標單位指定處去領回所有招標文件和圖紙資料，并開始布置全部投標工作?？偨?jīng)理是否參與投標的整體考量與局部考量主要基于市場經(jīng)濟體整體走勢、建筑市場傳統(tǒng)走勢、當年市場預測分析情況、公司所處市場位置、公司出發(fā)點(例如保持整體規(guī)模需要、盈利需要、市場宣傳策略需要、上市公司業(yè)績需要、公眾信心支撐需要等等)等諸多因素。根據(jù)工程項目的具體情況，在部門內(nèi)或在公司范圍內(nèi)，或在更大范圍內(nèi)，組織和配制資源，安排各類人員的分工職責和整體的投標進度安排。若工程項目有需要，投標估價負責人應組織參與做標的人員到現(xiàn)場觀察，并將現(xiàn)場觀察的結果參照表格P02-03報告。2、工程策劃工程策劃是投標過程的另一重要內(nèi)容，它的質量優(yōu)劣，將直接影響標價和競爭力，同時，它又是投標過程的首要工作，它的工作效率將影響最后作標的時間及穩(wěn)定性和可靠性。拿到招標文件，策劃經(jīng)理需要領導策劃工程師編制施工方案、工程進度計劃、機械清單、勞動力計劃，以及其他標書要求資料。策劃經(jīng)理確定臨時工程數(shù)量、一般機械清單及管理架構。通常在拿到招標文件(tenderdocument)之后，經(jīng)過文件消化，除了會同估價師一起進行現(xiàn)場勘查之外，對一些可能涉及合約金額、影響工期而招標文件中又沒有明確的問題進行澄清答疑，如果工程復雜程度高、工程規(guī)模過大或者是施工包設計工程，則通常還需要工程部、技術部、質安部、商務部的參與。策劃經(jīng)理需要參與制定計劃工期分配，分派給策劃工程師具體實施方案編制和工期編排。策劃經(jīng)理需要將影響價格的方案措施與機械需求等提供給估價師。同時，策劃工程師需要就提出的方案制定施工風險表，提交估價師。3、估價估價師負責具體實施工程數(shù)量核算和標價估算工作。估價師拿到招標文件后，要將(根據(jù)合約類型不同而稍有不同)工作內(nèi)容根據(jù)工種類別對B.Q.(BillofQuantity,下同)清單合理拆分(Breakdown),拆分之后發(fā)布招標通知給在冊分包商，或者在分包商名冊中選擇3~5間分包商就同一工程邀請報價。詢價的文件應包括有關的工作量表(B.Q.)、技術規(guī)范、圖紙及其它資料。注明確保報價單位知道有關工作的所有要求和有能力滿足業(yè)主的要求,并寫明報價要求和返標的日期。通常分包商都會在限定日期內(nèi)完成報價,并提交上來。收回報價后由估價師對資料進行審查和分析,并需特別注意以下幾方面：報價有否漏項或漏報；計算有否錯誤；報價單上的附加條件有沒有與投標文件不同,若有,應適當考慮做標的策略,在有必要的情況下應與業(yè)主澄清或附帶條件去投標；報價中的材料是否與合約文件規(guī)定不同。將分包商報價錄入電腦，對不同分包商的報價進行統(tǒng)計，剔除不合理報價，并參照以往同類工程的實際分包記錄，分析對比獲得投標參考價。如果沒有規(guī)律性的歷史價格可供參考，估價師需要自己進行價格估算（自行作價），然后將自行作價價格同分包商價格作比較，選取可信價格，得出初步直接成本價。估價師除了要完成B.Q清單工程量分判報價分析之外，還需要將材料規(guī)格、數(shù)量等合約要求資料提交給物資部，編制主要材料數(shù)量表，由物資部進行主要材料、機械詢價。物資部會將不同供應商的反饋資訊，根據(jù)市場狀況進行分析，選取可信而有競爭力的材料商報價。如果是RemeasurementwithB.Q.合約（附工程量清單的暫定數(shù)合約），則不需要對B.Q.數(shù)量進行大規(guī)模的審核，但是如果是LumpSumwithDrawing合約（附圖紙的固定總價合約），則估價師需要安排工料測量師對主要工程科目數(shù)量以及懷疑有錯誤的條目重新度數(shù)，精確確定工程數(shù)量。通過重新量度，分析與工料單上的數(shù)量出入，查找原因，以避免投標時產(chǎn)生較大偏差，導致經(jīng)濟損失。前面所有的工作落實之后，最終經(jīng)過估價師匯總分析，按已定的施工原則、方法和分包商或供應商的報價計算各項工程的成本價格。制定出直接成本以及間接成本，并制定出作價風險表。4、定標有時，投標時間緊迫，不能保證所有項目的分包商都按時報價，此時需要落實遲交的工程報價、材料報價，以及為獲得競爭優(yōu)勢、避免損失而談妥的價格以標前協(xié)定形式落實下來。經(jīng)過補充修訂，最后得到最新工程標價。得出總價之后，在指定的日期召開定標會議，通常提前在交標前12小時開，參加者一般應包括公司正副總經(jīng)理，投標估價負責人，參與投標估價工作的估價師及策劃工程師等。在保證公司制度規(guī)定的決策者參與的前提下，參加定標人應越少越好。在定標會議上，參與定標的人士將對以下方面做細致評審：工作范圍和工程要求；所有重要工程項目的單價分析是否正確和足夠；合約條文，施工方案等的特殊情況；投標的策略，是否有必要在報價上做技術性處理;風險的考慮；分判或材料供應的附帶條件；是否需要帶資投標，若是的話，資金來源及利息等的考慮；技術及管理人手的考慮；競爭對手分析，是否有需要去爭取該項工程？在評審后，投標估價師須將在定標會上所有修改事項及經(jīng)評審后定出的成本價格記錄在投標報告書上，并由單位負責人簽名認可。投標的價格，則要在決定的成本價格上考慮加上：上述考慮的各項因素的經(jīng)濟影響；風險費；利潤。在定標會議上所提供的文件，投標估價負責人應在定標之后將所有文件收回，以防止資料外泄。公司總經(jīng)理在對定標會議上所提出的意見做出全面的總結之后，決定最后投標的價格。投標估價負責人將決定寫在投標報告書上，由公司總經(jīng)理或其授權人簽名認可。一般情況下，一個單位（或公司）對于一個投標項目，在最后投標價和投標策略方面均有一個最終決策者，他同時也是這個投標項目最后結果（成功與失敗）的負責人。5、投標按照定標會議所決定的原則，將各有關計算做好，并專人負責抄寫入業(yè)主提供（或自行編制）的工程數(shù)量表（B.Q.）內(nèi)，再由投標估價師或安排其他人復核簽批。最后將全部投標文件整理完成，并按要求送交標書。6、答疑若作標過程中（一般是政府工程）和投標以后（一般是私人工程），若收到業(yè)主有關標書的修改文件（TenderAddendum），投標估價負責人應按修改內(nèi)容的性質及要求，指派合適人員（參照表號：P02-5）進行評估及更新原有標書有關數(shù)量和單價部份。如已經(jīng)交標，單位負責人應將評估結果（工期及標價的變化）書面回復業(yè)主。在標書投出及截止投標后，估價師要盡快查詢結果（若有），參照表格PO2-04記錄有關資料，并檢討投標結果，分析得標或失標的原因，總結經(jīng)驗教訓，書面報告單位負責人及主管的公司副總經(jīng)理。若該投標很有可能被業(yè)主接納，則投標估價負責人負責準備交底工作。7、交底若投標項目在開標后，知道很有可能被業(yè)主接納，有關的專業(yè)公司負責人必須考慮將來的項目管理班子，報單位總經(jīng)理或其授權人批準，并按公司的人事制度組織工程項目籌備小組。對于有可能中標的工程項目，投標估價經(jīng)理應在投標后的二個月內(nèi)組織工程交底會議，由負責落標的估價師整理好一份完整的工程交底文件，向公司有關之職能單位（包括人力資源部、財務部及物資部、工程部）、有關單位各部/各科及該項目的籌備小組進行初步交底，介紹工程投標過程中的有關事項。所有交底的資料，必須由投標估價負責人保存書面記錄。整個投標報價工作詳細操作流程詳解如圖3.1.3所示：割總好加T主管投麻）盤更性時_L程數(shù)置，-段機戕清卬-段管欄某梅制七T星地一凡院式足價用咕子制定臼.我灰洞接成木制 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一收囹在找圖3.1.3投標部具體操作流程詳解（三）附表P02-01投標前合約評審P02-03現(xiàn)場視察報告P02-05投標后標書修改文件評審記錄表格編號：表格編號：P02-填表人： 日期：填表人： 日期：現(xiàn)場視察報告合約編號 到現(xiàn)場視察日期 交通情況：口需要特別運輸設施□需要整理臨時通路□其他情況 現(xiàn)場地理環(huán)境：口