加強工程檔案管理的對策研究-檔案管理論文

4/4加強工程檔案管理的對策研究-檔案管理論文

工程檔案關(guān)系到國計民生，對社會的發(fā)展具有重要的意義。工程檔案是記錄工程建設(shè)項目的重要憑據(jù)，工程檔案真實記錄和客觀反映了一個項目從立項、可行性研究、設(shè)?、招投標(biāo)到施工、竣工等全過程的信息資料，是寶貴的信息資源和知識寶庫，是科技管理的重要組成部分。通過檔案資料的查閱，能夠了解工程項目在建設(shè)過程中的具體情況，能夠為城市規(guī)劃和建設(shè)發(fā)展提供有利參考，具有非常突出的社會價值。因此，搞好工程檔案管理工作，提高工程檔案管理水平意義重大。

一、對于工程檔案管理的意義分析

工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體，是建設(shè)項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設(shè)的一種潛在的生產(chǎn)力，在城市建設(shè)各項活動中起著非常重要的作用。

工程檔案是積累城市建設(shè)經(jīng)驗，進(jìn)行城市建設(shè)技術(shù)儲備的手段，是城市建設(shè)活動的產(chǎn)物。城市建設(shè)活動的成果不外乎兩個方面：一是建筑物實體，一是工程檔案。工程檔案真實地記錄了建設(shè)生產(chǎn)活動的全過程，記載了人們的工程思想、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)。因此它是儲備工程技術(shù)、工程經(jīng)驗的工具和手段。對一個城市、一個地區(qū)來說，如果它擁有質(zhì)量較高、數(shù)量較多的工程檔案資料，就在一定程度上標(biāo)志著它有比較雄厚的工程技術(shù)基礎(chǔ)。反之，它的城市建設(shè)就會遇到很多困難。

工程檔案是進(jìn)行城市規(guī)劃工作的基礎(chǔ)。城市規(guī)劃就是對城市或城市中各種要素，根據(jù)城市的現(xiàn)狀、條件和基礎(chǔ)、特色、各方面的動態(tài)變化因素進(jìn)行全面的、綜合的、科學(xué)的、長遠(yuǎn)的預(yù)測和設(shè)想。通過論證、編制規(guī)劃方案付諸實施?！吨腥A人民共和國城市規(guī)劃法》明確規(guī)定，城市規(guī)劃的編制，應(yīng)當(dāng)依據(jù)國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計劃以及當(dāng)?shù)氐淖匀画h(huán)境、資源條件、歷史情況、現(xiàn)狀特點統(tǒng)籌兼顧，綜合布置。在城市規(guī)劃中不僅形成了大量的工程檔案，而且工程檔案又是城市規(guī)劃的重要基礎(chǔ)。

工程檔案是城市建設(shè)和管理的重要依據(jù)?，F(xiàn)代化城市是一個綜合的、整體的概念，它包括的內(nèi)容很廣泛、很復(fù)雜。由于經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展，現(xiàn)在的小城鎮(zhèn)，幾年、十幾年后將建設(shè)成為初具規(guī)劃的城市，甚至成為舉世矚目的大都市。隨著城市現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，各種矛盾也將呈現(xiàn)出來，為了解決諸多的矛盾，城市立體化程度越來越高，地下、地上空間利用率越來越高，除現(xiàn)有的各種管線外，地下建筑物、構(gòu)筑物等各種隱蔽工程越來越多，而對這些工程的維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建，單靠所謂的活檔案--人的記憶是不行的。人會變化，要調(diào)動、要衰老，記憶力要衰退、要死亡，而工程檔案則是城市建設(shè)科學(xué)資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。只有以工程檔案為依據(jù)，才能進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、建設(shè)和管理，才能克服盲目性，避免浪費和損失。

二、提高工程檔案管理工作的途徑和方法

1.加強工程檔案管理工作的制度建設(shè)。在進(jìn)行實際的檔案管理過程中，要明確管理的載體、主體、任務(wù)以及要素，要嚴(yán)格依照法律法規(guī)進(jìn)行管理，要建立相應(yīng)的檔案預(yù)驗收和執(zhí)法制度，嚴(yán)格控制備案和報送過程，保證工程檔案的內(nèi)在和外在質(zhì)量。因此，管理人員要熟悉掌握有關(guān)工程檔案管理的法律和規(guī)定，提高自身素質(zhì)和綜合管理水平，同時在實際管理過程中不斷完善各種制度，明確各種程序，提高管理質(zhì)量和效率；同時還要進(jìn)行必要的監(jiān)督，避免出現(xiàn)重大失誤的情況或者管理事故。

2.實現(xiàn)工程檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。為了提高工程檔案的管理水平，提高管理人員自身的道德素質(zhì)，根據(jù)工程檔案管理的現(xiàn)狀，明確工程建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位以及建立單位資料管理人員的職責(zé)，保證整個工程資料搜集的完整和規(guī)范，保證與整個工程施工過程步調(diào)一致，同時工程資料和檔案在維護(hù)各個參建單位合法權(quán)益過程中發(fā)揮著重要的作用，是非常重要的依據(jù)。

3.嚴(yán)格按照工程檔案管理要求，加強對工程竣工資料的驗收

在進(jìn)行工程竣工驗收過程中，建設(shè)單位和資料管理人員要嚴(yán)格按照工程檔案管理的要求進(jìn)行資料的搜集和整理；同時對工程建設(shè)過程中的文件和資料進(jìn)行嚴(yán)格全面的審核和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決現(xiàn)實中存在的問題，不斷查漏補缺，保證竣工材料的搜集有效及時，做好最后工程的驗收工作和檔案資料驗收工作，保證二者同步，避免出現(xiàn)不協(xié)調(diào)的情況。

4.提高工程檔案管理人員的整體素質(zhì)。近些年來，隨著我國工程建設(shè)迅速發(fā)展，工程資料在管理過程中出現(xiàn)許多新的特點和變化，給管理人員提出了更高的挑戰(zhàn)和要求，要提高工程資料管理人員的工作意識、質(zhì)量以及水平。同時在實際管理過程中，要認(rèn)識到資料管理的重要性，采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和系統(tǒng)進(jìn)行管理，引進(jìn)先進(jìn)的管理方法和手段，提高自我管理意識，能夠真正領(lǐng)會和掌握相關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，增強責(zé)任心，保證工程檔案的質(zhì)量。

5.做好工程建設(shè)資料編制工作。在很大程度上工程的技術(shù)資料可以反映施工質(zhì)量，因此，施工資料管理人員要根據(jù)實際情況，嚴(yán)格按照施工進(jìn)度進(jìn)行資料的搜集和整理，尤其做好工程技術(shù)資料的搜集整理，做好跟蹤的搜集工作以及各種質(zhì)量評定的原始記錄，保證整個內(nèi)容的連貫性和連續(xù)性，在工程竣工以后，要避免出現(xiàn)缺少資料的情況，明確各項資料管理人員的職責(zé)和責(zé)任，避免出現(xiàn)遺漏或者錯誤的情況，這就要求資料管理人員要對資料進(jìn)行詳細(xì)的手機，進(jìn)行分部和分項工程資料的分類整理，同時還要加強監(jiān)督，對出現(xiàn)的漏項或者錯誤情況，要及時進(jìn)行補充和糾正。

6.要利用各種手段開發(fā)工程資料的信息資源，做好工程資料信息統(tǒng)計工作。因此，資料管理人員要實現(xiàn)信息資料管理的微機化管理，對資料管理的時間、地點進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾恚ＷC在使用過程中能夠及時調(diào)出，避免出現(xiàn)人力物力財力的浪費，最大限度的降低管理人員的工作強度，實現(xiàn)工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、微機化以及信息化，大力建立電子文件類的資料。同時還要做好各方面的協(xié)調(diào)工作，提高管理工作的效率；按照標(biāo)準(zhǔn)和資料的性質(zhì)進(jìn)行科學(xué)合理的分類編號。另外，要做好材料的傳遞和變更記錄。在實際的管理使用過程中，進(jìn)行頻繁的變更，就會對材料和檔案的完整性產(chǎn)生一定程度的影響，因此，要對做好相應(yīng)的記錄