行政課員崗位職責及流程

15/15崗位說明書武漢市仟吉食品有限公司行政課員1崗位說明書編號人資部統(tǒng)一編號職位名稱課員制訂單位行政部制訂日期頁次版次崗位名稱課員崗位編號人資部統(tǒng)一編號所在部門行政部本崗職數(shù)１直接上級行政部經理工資等級直接下級保潔員、門衛(wèi)薪酬類型所轄人員崗位目的：協(xié)助行政部經理進行日常行政事務及后勤總務工作管理責權職責范圍負責程度衡量標準按重要順序依次列出每項職責及目標全責／部分/支持數(shù)量、質量協(xié)助行政部經理進行公司日常行政管理工作全責按時按質量完成負責行政部門各項費用統(tǒng)計及費用預算申報工作全責按時按質量完成，費用偏差率控制在1０％負責建立、健全行政部各類工作記錄檔案，負責各類行政表格的發(fā)放、編碼、統(tǒng)計、回收，并保持檔案的有效性全責按時按質量完成,確保行政檔案記錄的完整，檔案歸檔月度錯誤、缺漏控制在1件負責公司各種證照的年檢工作部分按時完成各項年檢工作,不出現(xiàn)逾期未辦理年檢的情況負責公司商標管理工作全責商標的日常整理及申報工作,商標證無過期負責做好公司開展各項活動的后勤支援工作支持行政人員支援的協(xié)助工作員工行為規(guī)范的檢查及處罰全責員工行為規(guī)范檢查的及時性負責行政部日常采購事務詢價、議價，建立行政部合格供應商檔案全責辦公用品每個品種有3個合格供應商資料可供選擇負責辦公區(qū)環(huán)境、水電、消防安全、守衛(wèi)管理等后勤服務監(jiān)督管理工作部分綜合環(huán)境投訴率控制在5%以內負責公司辦公場所清潔衛(wèi)生和室內環(huán)境的綠化狀況的檢查監(jiān)督,保證公司有一個舒適良好的工作環(huán)境。部分綜合環(huán)境投訴率控制在5％以內權限對公司的人員調動協(xié)調的建議權對公司各部門的辦公秩序和紀律狀況的監(jiān)督權和處罰建議權對部門績效考核有監(jiān)督的權利對部門下屬員工績效考核情況有知情權對行政部部門業(yè)務活動的參與權、建議權營銷職責在行政經理的領導下，計劃安排日常行政辦公事務及行政后勤服務并執(zhí)行，保證行政工作的順利實施和高效完成，為企業(yè)提供高效流暢的行政服務。關鍵績效指標1、費用控制２、行政事務管理制度和后勤總務管理制度的完善度和執(zhí)行度3、公司行政資產的管控資格要求教育水平大專以上學歷專業(yè)行政管理、中文、計算機及應用培訓經歷行政管理培訓、項目管理培訓、接待禮儀培訓經驗2年以上的行政管理經驗知識行政管理、公文寫作、計算機及應用技能技巧數(shù)據分析能力、溝通能力、組織能力，計劃、組織、協(xié)調能力和人際交往能力工作原則性強能吃苦耐勞，有較強的工作責任心和上進心較強的團隊合作意識其他工作協(xié)作關系:公司各部門、各區(qū)工商所及政務中心、商標事務所、物業(yè)公司、行政部相關的供應商使用工具計算機、傳真機、復印機、局域網工作環(huán)境固定的辦公室工作時間正常上班時間或出差行政費用管理1。１費用管理標準１。1。１合理利用部門預算費用，使部門費用偏差率控制在10％1。２費用預算管理流程1。2。1每月191。2。２根據上月費用偏差率,逐步降低預算偏差；1．2。3根據上月費用使用情況，擬定下月費用計劃，編制《部門費用計劃表》；１。2。４每月2３日前，將部門費用計劃交部門經理審查，調整部分費用；1．2。5每月24日,將確定的部門費用計劃交總經理審核后,報財務總監(jiān)審批。流程圖財務總監(jiān)總經理行政部經理行政課員最終審批審核經理修改，并確認開始結束執(zhí)行預算標準備最終審批審核經理修改，并確認開始結束執(zhí)行預算標準備根據月度費用情況，編制費用計劃表，調整費用偏差根據月度費用情況，編制費用計劃表，調整費用偏差1．3費用報銷管理流程1.１.３.２每周二前，行政部課員更新公交ＩＣ費用充值表和部門費用登記表,并傳至部門經理處;1。3。3部門經理復核簽字后,交總經理審批；1．3．４總經理審批后，行政部課員交財務經理簽字后，到財務會計處報銷，若報銷費用屬于其他部門受益，則在報銷時將費用劃到受益部門；。流程圖財務部財務經理總經理行政部經理行政課員會計財務總監(jiān)開始開始填寫部門費用登記表填寫報銷單最終簽字審批填寫費用追加單經理復核簽字是否超預算填寫部門費用登記表填寫報銷單最終簽字審批填寫費用追加單經理復核簽字是否超預算核算金額并劃分到各部門核算金額并劃分到各部門否是結束結束行政工作記錄檔案管理２.1行政工作記錄檔案管理標準2。1.1保證公文起草、發(fā)放、登記的及時性;2．1.２確保行政檔案記錄的完整,檔案歸檔月度錯誤、缺漏控制在1件.２。2行政工作記錄檔案管理流程2．２。1每月9日,2０２。2．2工作記錄檔案表格包括：傳真來往函記錄表、行政部通知、部門月度計劃表、年行政部制度、企業(yè)內刊籌劃、項目文件、簽報、車輛保險、常用表格、流程圖行政部經理行政部課員工作記錄檔案歸檔抽查存檔①填寫工作記錄檔案表格判斷文件歸檔類別開始結束工作記錄檔案歸檔抽查存檔①填寫工作記錄檔案表格判斷文件歸檔類別開始結束商標管理3．１商標管理標準3。1.1規(guī)范公司商標管理,使公司商標的無形資產的不斷保值、增值３。2新設計商標注冊流程３.2。13.2。23。２．33。2。4總經理審批通過后1０個工作日內，行政部將申請商標注冊的文字、圖形、組合文字圖形、按要求填寫《商標注冊申請書》和《商標代理委托書》，并提交十一份圖樣（圖樣應在1０×1O或5×5ＣM的范圍內)3.２.５行政部收到國家商標局的注冊申請受理通知書一個工作日內,反饋市場部在已申請注冊的商標標識上加注TM3。2.6行政部收到國家商標局的商標注冊證書后一個工作日內,反饋市場部該商標已注冊成功,商標標識可加注R流程圖總經理行政部課員市場部領取商標注冊證①收到商標受理通知書交華中商標事務所代辦商標注冊準備資料審批檢索商標注冊情況開始結束領取商標注冊證①收到商標受理通知書交華中商標事務所代辦商標注冊準備資料審批檢索商標注冊情況開始結束提出設計圖案提出設計圖案已注冊3。3商標注冊異議處理流程3.3．1公司認為他人經商標局初步審定的商標與公司在同一種或類似商品類別上的注冊商標相同或近似并且公告未滿33。３。3．3流程圖總經理行政部課員商標代理機構開始開始審核是否復議審核是否復議查詢商標駁回信息填寫簽報查詢商標駁回信息填寫簽報否申請復議申請復議結束結束3。４商標續(xù)展流程3．３.流程圖總經理行政部課員商標代理機構開始開始審批提出申請審批提出申請?zhí)峤毁Y料編寫資料提交資料編寫資料結束結束3.5商標的使用流程3。3。流程圖總經理助理行政部使用商標部門開始開始獲取商標備案信息獲取商標備案信息審批審核填寫商標使用審批表審批審核填寫商標使用審批表結束結束3．6商標檔案管理流程3.6。1３.6.２3。6.３知識產權專員每季度第三個月的十五日對其他部門商標宣傳及使用的檔案記錄情況進行檢查，若檢查不合格,督促使用部門落實完成流程圖行政部使用商標部門開始開始檢查填寫商標檔案表格并更新檢查填寫商標檔案表格并更新合格不合格督促使用部門落實完成督促使用部門落實完成結束結束３．７商標保護管理流程３。7.1行政部每季度對商標授權案件應及時進行調查取證，各相關部門應給予配合。對經初步核實涉嫌侵權的案件,并聽取律師意見，報請總經理審批后,應分別采取報請工商行政管理部門查處、與侵權方協(xié)商賠償、對侵權方提出訴訟等方式處理3．7。2商標侵權訴訟案件結案后三個工作日內，行政部須流程圖總經理工商行政管理部門律師行政部課員開始開始征求律師意見審批是否侵權征求律師意見審批是否侵權不同意同意報請工商行政管理部門查處記錄信息報請工商行政管理部門查處記錄信息跟蹤侵權案件處理結果，并反饋跟蹤侵權案件處理結果，并反饋結束結束公司各種證照的年檢管理４.１公司各種證照的年檢管理標準4．1。１按時完成各項年檢工作，不出現(xiàn)逾期未辦理年檢的情況.4.2公司營業(yè)證照的年檢管理流程４。2．1每年6月前年檢營業(yè)執(zhí)照；4。2。2行政部課員在網上申報資料，并請財務部經理提供經濟數(shù)據;４.２.３行政部課員保存網上資料,經武湖工商所審核后，打印報告書；4.2。4攜帶證照資料（營業(yè)執(zhí)照副本、生產許可證副本、道路許可證副本等)，武湖工商所專管員、所長審核后，到黃陂區(qū)政務中心辦理年檢；流程圖財務部經理行政課員開始開始提供財務數(shù)據網上申報資料提供財務數(shù)據網上申報資料提交資料提交資料工商審核工商審核打印報告打印報告準備證照資料準備證照資料工商所專管員、所長簽字工商所專管員、所長簽字區(qū)政務中心提交資料區(qū)政務中心提交資料結束結束4.3公司組織機構代碼證的年檢管理流程4.3．１行政部課員攜帶組織機構代碼證正、副本、陸董身份證復印件到武漢市質檢局填寫相關表格;4．3.2經武漢市質檢局工作人員審核后，打印后報告書；4。3。3將打印報告書加蓋公章后，交武漢市質檢局工作人員貼印花即可。流程圖武漢市質檢局工作人員行政課員開始準備資料開始準備資料審核資料，并打印報告審核資料，并打印報告填寫年審表格填寫年審表格貼印花貼印花結束結束部門協(xié)調管理５.１門店人員借調管理標準5．1．１5.２門店人員借調管理流程５.２.1根據營運部開業(yè)或節(jié)令需求人數(shù)，結合各行政部門的實際情況,擬定抽調部門及人數(shù)，并請各部門負責人確定名單；5.2。２草擬行政人員協(xié)助通知,行政部經理審核,并交總經理簽字；5。2．3張貼行政人員協(xié)助通知，并報知支援人員信息;5．2．４跟蹤行政人員協(xié)助到店情況。流程圖總經理相關部門負責人行政部經理行政部課員營銷部開始開始擬定抽調部門及人數(shù)提出需求申請確定名單擬定抽調部門及人數(shù)提出需求申請確定名單草擬行政人員協(xié)助通知審核草擬行政人員協(xié)助通知審核簽批張貼張貼通知并告知相關人員信息跟蹤行政人員協(xié)助到店情況跟蹤行政人員協(xié)助到店情況結束結束５．3制度執(zhí)行監(jiān)督管理5.3。1根據已頒布的制度,進行一個月的跟蹤檢查，并將檢查報告反饋到各部門負責人。相關部門負責人行政部經理行政部課員制度起草部門開始開始頒布制度頒布制度郵件發(fā)送到各部門經理審核檢查提交報告郵件發(fā)送到各部門經理審核檢查提交報告結束結束行為規(guī)范管理６。1行為規(guī)范管理標準6.1.１規(guī)范員工行為,維護公司良好形象，創(chuàng)造舒適的辦公室工作環(huán)境；6.1。2及時檢查員工行為規(guī)范，發(fā)現(xiàn)問題及明指出。6。2行為規(guī)范管理流程６.2。1每天早上8:30分檢查各部門員工出勤、戴工作牌及上班時間外出過早情況，并做好記錄，發(fā)現(xiàn)員工不規(guī)范行為及時提醒指出并糾正；6.２.２每月２2前統(tǒng)計員工行為規(guī)范情況，并將行為規(guī)范月報表發(fā)至各部門負責人郵箱。流程圖行政部經理各部門行政部課員開始開始提醒各部門人員，對屢教不改者，予以處罰提醒各部門人員，對屢教不改者，予以處罰發(fā)現(xiàn)不規(guī)范行為是發(fā)現(xiàn)不規(guī)范行為否填寫檢查表格填寫檢查表格郵件發(fā)送經理，抽查檢查情況編制行為規(guī)范月報表郵件發(fā)送經理，抽查檢查情況編制行為規(guī)范月報表郵件發(fā)送到各部門經理，提醒督促員工行為規(guī)范郵件發(fā)送到各部門經理，提醒督促員工行為規(guī)范結束結束辦公用品采購管理７。１辦公用品采購管理標準7.１.１辦公用品每個品種有３個合格供應商資料可供選擇,保證產品質量的前提下，以最優(yōu)惠的金額采購辦公用品。7.１.2控制采購成本，優(yōu)化供應商鏈條。7。2辦公用品采購管理流程7．2。１每月月底根據辦公用品購置計劃進行采購;７．2。２采購辦公用品時，需驗收發(fā)票；7。2。3采購完辦公用品后，與辦公用品保管員一起完成辦公用品的入庫.流程圖供應商行政部課員結束辦公用品入庫送貨驗收購物發(fā)票 挑選物品確定購買計劃開始結束辦公用品入庫送貨驗收購物發(fā)票 挑選物品確定購買計劃開始７.3辦公用品詢價管理流程7．3。1行政部課員每季度搜尋一次辦公用品價格;7。3。2將現(xiàn)有辦公用品的供應商提供的價格與備用供應商價格進行比較，并填寫辦公用品詢價表;7．3。3將辦公用品詢價表交行政部經理.流程圖行政部經理行政部課員提交辦公用品比價結束填寫辦公用品詢價表搜尋價格信息開始提交辦公用品比價結束填寫辦公用品詢價表搜尋價格信息開始7.4辦公用品供應商篩選流程7．4.1行政部課員根據辦公用品詢價表,每季度對辦公用品供應商進行評價;7．4．2經發(fā)現(xiàn)供應商提供的辦公用品價格過高，與現(xiàn)有供應商協(xié)商供應價格,若協(xié)商不成功，選擇其它供應商。流程圖供應商行政部課員開始開始供應商資料收集整理供應商資料收集整理價格協(xié)商價格協(xié)商供應商評價供應商評價NY供應商選擇結束供應商選擇結束后勤監(jiān)督管理8.１后勤監(jiān)督管理標準8．1.1發(fā)現(xiàn)問題及時反饋，綜合環(huán)境投訴率控制在5%以內。８.2水、電管理流程8．2.1根據物業(yè)水、電抄表情況,核算費用，到財務借款;８。２．2每月15日前交納水、電費,并維護日常關系.流程圖物業(yè)管理員行政課員開始開始結束財務借款水、電抄表，核算費用交納水電費結束財務借款水、電抄表，核算費用交納水電費8．3消防安全管理標準8。3.1通過消防培訓學習，全年行政區(qū)域無重大消防安全事故。8.４消防安全管理流程８。4。1每季度對消防設施進行檢查，發(fā)現(xiàn)過期消防設施及時更換;8.4.2每季度對各部門消防安全情況進行抽查，填寫消防安全檢查表，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給各部門,并跟蹤問題解決情況；8.4.3每年組織兩次消防安全培訓。流程圖行政課員各部門開始開始反饋各部門要求整改消防檢查發(fā)現(xiàn)問題反饋各部門要求整改消防檢查跟蹤整改情況未發(fā)現(xiàn)跟蹤整改情況問題填寫表格填寫表格結束結束8.5門衛(wèi)安全管理標準8.５.1保障公司員工下班后行政區(qū)域的消防、治安安全工作.8.6門衛(wèi)安全管理流程8。6.1保安員每天必須按時間開閉行政區(qū)大門,早上7：00開門，晚上２1:30關閉；8.6.2公司員工下班后保安員應到行政辦公區(qū)域進行巡查，發(fā)現(xiàn)門、窗、照明燈具、水龍頭等未關或未關牢的,將其關好，每日檢查消防設備是否完好。巡查過程中發(fā)現(xiàn)可疑之處要立即報告上級或協(xié)助處理；8。6．３保安員在當班期間如有人員進出公司，必須履行登記手續(xù)，做好來訪人員登記,行政區(qū)大門關閉期間不允許外來人員進入公司，如有特殊情況需報請行政部經理，經行政部經理同意后方可允許進入,同時將有效證件押在保安員處，在人員離開公司時返還并做好離開登記；８．6。4保安員每日早上8：20須與前臺接待員進行交接工作，保安員按交接時間計算考勤.交接手續(xù)必須齊全，交接物品必須登記無遺漏。安全巡查流程圖行政課員保安員開始開始立刻上報辦公區(qū)域巡查發(fā)現(xiàn)問題立刻上報辦公區(qū)域巡查未發(fā)現(xiàn)問題填寫表格填寫表格結束結束人員進出流程圖行政部經理保安員開始開始允許人員進入公司關門后允許人員進入公司填寫登記表格填寫登記表格放行放行登記離開時間登記離開時間結束結束環(huán)境管理９。1環(huán)境衛(wèi)生管理標準9。1.1保證公司有一個舒適清潔的工