檔案管理制度(行政管理制度之二)

檔案治理制度第一章總則第一條為了更好地貫徹落實(shí)國家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、政策和規(guī)定，標(biāo)準(zhǔn)檔案的治理，確保檔案的完整與安全，加強(qiáng)本公司檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)，提高檔案治理水平，特制定本制度其次條公司檔案室負(fù)責(zé)公司文件檔案資料的收集、整理、立卷、保存、借閱、銷毀工作。第三條行政治理中心負(fù)責(zé)公司文件檔案資料治理的監(jiān)視、檢查、指導(dǎo)工作。其次章歸檔范圍第四條行政類文件資料1、公司的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定方法及會議記錄、紀(jì)要、會議決議、打算等；2、公司經(jīng)營治理文件、經(jīng)營打算書、進(jìn)展規(guī)劃、總經(jīng)理辦公會議紀(jì)要、決議、重要崗位人事任免以及公司重要的客戶資料等資料；3、公司發(fā)出的報(bào)告、指示、打算、通知、通報(bào)、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、月、季、年度報(bào)表等；4、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、銀行開戶許可證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、社會保險(xiǎn)登記證、稅務(wù)登記證、批準(zhǔn)證書、資質(zhì)證書、土地使用證、房屋產(chǎn)權(quán)證、企業(yè)章程、合同、協(xié)議等資料原件，〔駐外機(jī)構(gòu)可供給相關(guān)復(fù)印件；5、公司資質(zhì)、工商、稅務(wù)年檢資料、質(zhì)量體系年審、企業(yè)資金、法人、股東、股權(quán)、經(jīng)營范圍等變更事項(xiàng)所涉及的相關(guān)資料；6、公司主管部門、上級機(jī)關(guān)來文，包括上級對公司的報(bào)告、請示、申請的批復(fù)文件等；7、公司工程投資前期市場調(diào)研、投資分析、工程建議書、可行性報(bào)告、立項(xiàng)報(bào)告等；8、公司對外宣傳廣告、籌劃方案、設(shè)計(jì)樣稿、印刷品、光盤、攝、錄像帶、各種榮譽(yù)證書以及企業(yè)的歷史沿革、大事記、重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等文件資料；第五條工程設(shè)計(jì)類文件資料1、工程造價(jià)、工程材料設(shè)備選購、工程承包、分包合同〔協(xié)議；2、工程招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、工程預(yù)、決算及審計(jì)報(bào)告等資料；3、工程施工方案、圖紙、合同及政府關(guān)于市政設(shè)施使用的相關(guān)文件資料；4、工程報(bào)告、批復(fù)、開工報(bào)告及施工許可證、工程計(jì)劃、工程會議紀(jì)要、工程施工統(tǒng)計(jì)記錄等資料；5、工程安全、工程監(jiān)理、工程質(zhì)量等施工現(xiàn)場治理文件資料；6、工程設(shè)計(jì)方案、設(shè)計(jì)合同〔托付書、設(shè)計(jì)交底、圖〔施工變更聯(lián)系單等資料；7、工程竣工驗(yàn)收〔含分項(xiàng)驗(yàn)收〕資料。第六條財(cái)務(wù)類文件資料1、財(cái)務(wù)會計(jì)賬冊、報(bào)表、財(cái)務(wù)印鑒模板等資料；2、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、資金打算表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等資料；3、借貸合同、銀行帳號、授信文件、企業(yè)擔(dān)保等文件資料；4、企業(yè)注冊、工程投資等驗(yàn)資報(bào)告、企業(yè)資信證明等文件資料；5、各級財(cái)政、稅務(wù)部門來文及相關(guān)財(cái)務(wù)稅收政策的收集保管；第七條人事類文件資料1、在職員工花名冊；2、員工人事檔案〔含照片、登記表、簡歷、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、身份證等復(fù)印件、上崗證、入職手續(xù)、安康檢查表等；3、勞動合同〔含試用、實(shí)習(xí)、社會保險(xiǎn)記錄等資料；4、人事任免、工作異動記錄、嘉獎處分打算等資料；5、員工在職培訓(xùn)、學(xué)習(xí)記錄、職稱、任職資格變動記錄、企業(yè)對員工的工作考評結(jié)果等資料；第八條其他在企業(yè)保密制度中規(guī)定的保密范圍內(nèi)的文件資料及信息〔包括電子文件及相關(guān)資料；第九條公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等第三章檔案的治理第十條檔案的分類。檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、特種載體檔案。第十一條檔案編目。檔案室應(yīng)編制室藏全部檔案的案卷名目、卷內(nèi)文件名目。第十二條 檔案統(tǒng)計(jì)。建立檔案統(tǒng)計(jì)工作，編制檔案根本狀況統(tǒng)計(jì)表對檔案數(shù)量檔案借閱人次檔案利用效果、檔案編研狀況進(jìn)展統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確無誤。第十三條 檔案室的治理。配備特地庫房，做好防火、防盜、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等防護(hù)工作。第十四條 檔案存放應(yīng)有鐵制箱柜，排列有序，并編制檔案存放示意圖。第十五條比照片、膠片、磁帶等特別載體的檔案必需配備特制的設(shè)備進(jìn)展治理。第十六條定期對檔案保管狀況進(jìn)展檢查、清理、核對，做到帳物相符；對破損檔案準(zhǔn)時進(jìn)展修補(bǔ)和復(fù)制。第十七條建立全宗卷，以積存存儲學(xué)校的立卷說明，分類方案，交接憑證，檢查記錄和全宗指南等。第十八條檔案治理現(xiàn)代化應(yīng)納入辦公自動化系統(tǒng)，同步進(jìn)展，以提高科學(xué)治理水平和效勞效率。第十九條歸檔要求：1、歸檔的資料必需齊全完整，文件材料必需是原件。2、應(yīng)歸檔的文件材料必需字跡清楚，工整，紙張及文件格式符合國家要求。嚴(yán)禁使用圓珠筆，鉛筆，純藍(lán)及紅墨水等書寫材料。3、歸檔的文件必需保持其文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，并進(jìn)展科學(xué)的分類、立卷、編目。4、案卷題名應(yīng)精準(zhǔn)反映卷內(nèi)資料的內(nèi)容。5、資料歸檔必需辦理移交手續(xù)。其次十條文件材料的歸檔時間1、各中心或部門的文件資料，應(yīng)當(dāng)在每年6月底和12月底前，將前半年的資料歸檔。2、會計(jì)檔案在會計(jì)年度終了后，由財(cái)會部門整理立卷，保管一年后移交檔案部門。3、設(shè)備檔案在設(shè)備開箱時必需會同檔案人員進(jìn)展技術(shù)資料核對登記，與安裝調(diào)試記錄等文件材料一并整理歸檔。其次十一條文件材料的歸檔份數(shù)1、各類文件材料一般歸檔一式一份。2、重要的和利用頻繁的文件材料可一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。3、檔案室應(yīng)對文件材料的形成，積存，整理和歸檔工作進(jìn)展指導(dǎo)，監(jiān)視和檢查。第四章檔案的保管其次十二條檔案室應(yīng)做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的完整與安全。其次十三條存放檔案必需有專用柜架。在排列上架時，應(yīng)依據(jù)類別和保管單位的次序，從左至右，自上而下，以便于治理、查找和利用。其次十四條存放照片、錄音帶、磁帶、光盤需用特制的密封盒和專用的卷盒，按編號挨次排列在專用柜內(nèi)。其次十五條保管質(zhì)量，做到帳物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案進(jìn)展修復(fù)，覺察問題準(zhǔn)時處理。其次十六條使用明火。其次十七條必需嚴(yán)格檢查、消毒，檔案柜內(nèi)應(yīng)放置防霉、防蟲藥物。其次十八條借出檔案應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還。第五章檔案的借閱其次十九條公司的全部工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。第三十條公司員工因工作需要〔查〕借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案〔查〕借閱申請表》，經(jīng)本中心或部門領(lǐng)導(dǎo)審批〔查閱手續(xù)。第三十一條在〔查〕借閱檔案時，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：1、按規(guī)定辦理〔查〕借閱手續(xù)，定期歸還；2、應(yīng)當(dāng)疼惜檔案，不得遺失；3、所〔查〕借閱的檔案，不得隨便折疊和拆散，嚴(yán)禁隨意更改和涂寫；4〔查〕借閱和歸還檔案時，檔案治理員清點(diǎn)檔案，做好《檔案〔查〕借閱登記表》。5取相應(yīng)措施，必要時，應(yīng)追究當(dāng)事者相應(yīng)責(zé)任。6、借閱者在歸還檔案時必需填寫檔案利用效果記錄。7覽的檔案文件前方可辦理調(diào)離或離職手續(xù)。8、外單位人員〔查〕借閱公司檔案時，應(yīng)持所在單位的介紹信和本人有效證件，行政治理中心審批同意后，方可進(jìn)展〔查〕借閱，并辦理相關(guān)手續(xù)。第六章檔案的鑒定和銷毀第三十二條檔案鑒定。1、依據(jù)上級檔案部門的有關(guān)規(guī)定，編制檔案保管期限表。檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，會計(jì)檔案保管期限為永久和定期兩種。2、對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映公司職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。3、但凡在肯定時期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長期或短期保存。4、但凡介于三種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。5、檔案鑒定工作分兩次進(jìn)展：歸檔前對文件材料價(jià)值進(jìn)展鑒定；歸檔后對保管期滿的檔案進(jìn)展鑒定，準(zhǔn)時銷毀失去保存價(jià)值的檔案，鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)展。6、檔案鑒定工作由鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)展，鑒定小組由公司領(lǐng)導(dǎo)、行政治理中心領(lǐng)導(dǎo)、檔案治理員和有關(guān)業(yè)務(wù)治理人員組成。7、檔案通過鑒定，要求到達(dá)劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量到達(dá)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，鑒定中覺察檔案不準(zhǔn)確、不完整，應(yīng)準(zhǔn)時責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改補(bǔ)充。第三十三條檔案銷毀1、檔案的銷毀應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格鑒定，把確定已失去價(jià)值的檔案剔出。2、檔案的剔出，不得只看案卷標(biāo)題，應(yīng)直接翻閱做出甄別。3、鑒定小組應(yīng)列出銷毀檔案的清冊和撰寫銷毀檔案報(bào)告，經(jīng)鑒定小組審批后，報(bào)行政治理中心審批，公司總裁批準(zhǔn)同意后，方可銷毀。4、檔案銷毀時，需由三人執(zhí)行，檔案銷毀現(xiàn)場應(yīng)有二人以上監(jiān)視，嚴(yán)禁私自銷毀檔案。在銷毀過程中主觀失密或?qū)驹斐蓳p失的，將依據(jù)國家和公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)展處理。5、凡經(jīng)總裁批準(zhǔn)同意銷毀的檔案，應(yīng)做好銷毀檔案造冊登記，監(jiān)銷人員應(yīng)在清冊上簽字，與鑒定報(bào)告一并由檔案室永久保存。銷毀后要在清單上注明“已銷毀”字樣及銷毀日期。6、已銷毀的檔案應(yīng)準(zhǔn)時在相應(yīng)的案卷名目、卷內(nèi)名目等檢索工具上注明“銷毀”字樣。第七章檔案工作崗位職責(zé)第三十四條 檔案治理員的職責(zé)1并對公司形成的各種門類和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一治理。2、努力學(xué)習(xí)檔案理論，不斷提高專業(yè)水平和工作力量，主動向領(lǐng)導(dǎo)請示匯報(bào)，爭取領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的支持。3、歸檔材料要做到準(zhǔn)確、完整齊全，分類組卷合理，保證案卷質(zhì)量符合要求。4、充分發(fā)揮檔案的作用，認(rèn)真編制、完善檢索工具，做到查閱快速準(zhǔn)確。5、做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，對庫存案卷心中有數(shù)，出入有據(jù)。6、定期進(jìn)展檔案鑒定工作，嚴(yán)格遵守檔案銷毀制度，對超過保管期限和重復(fù)文件要銷毀的應(yīng)造清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，簽字見證，方可銷毀。7、嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案的安全，不擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍。8、制定各項(xiàng)檔案治理制度，制訂公司檔案工作打算和長遠(yuǎn)規(guī)劃。9、堅(jiān)持做好檔案室的防火、防盜、防潮、防塵、防光、防蟲、防霉、防污染“八防”工作，措施落實(shí)，覺察問題準(zhǔn)時匯報(bào)處理。10、對公司內(nèi)部各中心或部門檔案工作進(jìn)展培訓(xùn)、監(jiān)視和指導(dǎo)。11、加強(qiáng)檔案保密工作，嚴(yán)格遵守保密制度。第三十五條檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1、組織貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)和上級有關(guān)檔案工作的規(guī)定、要求。2、組織制定本公司檔案工作的長期和短期目標(biāo)、任務(wù)，并加以貫徹落實(shí)。3、組織召開本公司檔案工作會議，聽取匯報(bào)，爭論部署工作，準(zhǔn)時幫助解決存在的問題，同時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并提出建議。4、組織檔案治理人員開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高本公司檔案治理水平。5、組織開展對檔案工作的監(jiān)