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文檔簡介

學院實物檔案管理辦法實物檔案是我校師生員工在學校教學、科研、管理等各項活動中形成的、具有保存價值的物品，它與紙質、聲像等其他載體的檔案一樣，是學校廣大師生員工辛勤勞動的結晶,是學校各項活動真實、形象的記錄。它的保存與展示，為學校教育和歷史研究提供了珍貴史料，也是學校對廣大師生員工進行教育，對外交流的窗口之一。為了將具有保存價值的實物能夠完整、準確、系統(tǒng)地歸檔保存，更好地向全校師生以及社會提供利用，使已歸檔的實物檔案能反映學校各項重大活動的面貌，特對實物檔案的歸檔范圍和歸檔辦法作如下規(guī)定：一、歸檔范圍（一）上級領導來校視察、指導工作的題詞、贈言手跡。（-）在我校召開的各種重要國際、國內學術會議的有關領導及國外友人的題詞、贈言及簽名簿。（三）我校團體和師生員工在校內外獲得的各級各類獎杯、獎章、獎狀及榮譽證書。（四）兄弟單位或個人贈送給我校的反映重要活動的錦旗、贈匾等紀念品。（五）國際友人和校友贈送給我校的禮品、紀念品。（六）學校不同時期的證件和徽章，如工作證、學生證、畢業(yè)證、借書證、?；铡⒓o念章等。（七）學校師生員工勤工儉學的各種制作實物及模型。二、歸檔要求實物檔案的歸檔必須完整、準確、系統(tǒng)，各有關單位應及時將反映學校性質的重大活動和重大事件的實物檔案向校檔案館移交。（一）凡屬上級領導來?；顒赢a(chǎn)生的實物檔案由校辦歸口，在形成后三個月內向校檔案館歸檔。歸檔時要附有說明詞，包括：活動的主題、時間、地點、人物等。（二）反映學校及校際間各項活動的實物檔案，由各職能部門歸口，在形成半年后向校檔案館歸檔。（三）反映學校外事活動的實物檔案由外事處歸口，在形成后半年內向校檔案館歸檔。（四）反映個人活動的重要實物檔案，隨時向校檔案館移交。三、實物檔案的保管（一）學校的實物檔案，一律由校檔案館集中統(tǒng)一管理。（二）實物檔案由校檔案館登記、編目后，集中存放在校檔案館。（三）校史館應做到防水、防強光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防蟲等，珍貴紀念品應放在專用陳列柜內。四、實物檔案的開放利用（-）校檔案館建立實物檔案管理、開放利用制度，利用實物檔案需嚴格審批手續(xù)，實物檔案一般不外借。（二）校檔案館要根據(jù)需要，編制必要的檔案檢索工具,以便查找利用。（三）實物檔案的開放利用一般按校史陳列室的有關規(guī)定執(zhí)行。（四）為保證實物

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