秘書工作職能分析

從秘書沿革看

秘書工作的職能喬樹偉給領導“減壓”還是“幫倒忙”

影片《生死抉擇》中有這樣一件事：一名老職工寫給李高成市長的反映中陽紡織廠領導班子腐敗問題的信件被市長秘書“截留”了，由此引發(fā)了群眾對李高成的誤解，也給李高成的工作帶來了被動，負面影響很大。當李高成責問秘書為何扣住他的信件時，秘書解釋說：是為了減輕領導的工作壓力。問題：１．市長秘書“截留”了反映中陽紡織廠領導班子腐敗問題的信件，是給領導“減壓”嗎？為什么？２．在你心目中，秘書有哪些職能？怎樣才能履行好這些職能？古代秘書工作的起源與確立孕育于部落聯(lián)盟的昌盛時期，萌發(fā)于夏，形成于商,創(chuàng)立于周。部落聯(lián)盟的昌盛時期，有了原始文字、原始的公務活動記錄，有了專事記錄的人員，出現(xiàn)了秘書活動。夏朝出現(xiàn)了比較規(guī)范的秘書文種“誓”及宮廷檔案“圖法”，并有了以此為主要業(yè)務的官員。●商代誕生秘書人員——不同名目、不同職掌、不同層次的史官，商朝末年建立起了我國最早的中央秘書機構——太史寮，有了甲骨文書，文書檔案工作起步。周代是我國秘書工作的初創(chuàng)時期。王宮、諸侯國和地方官府都設立了秘書機構，配備有內(nèi)宰、左史、右史、承、女史、行人等秘書人員，其中女史直接掌管有關王后禮儀的典籍和文件，是我國歷史上最早的女秘書。秘書職業(yè)道德西周秘書人員記錄帝王言行、國家大事時有一定的規(guī)則，即“書法”

“書法”的核心：“君舉必書”和“秉筆直書”

這一職業(yè)道德成為我國古代秘書人員的優(yōu)良傳統(tǒng)，經(jīng)久不衰。古代秘書工作的起源與確立古代秘書工作的發(fā)展自秦至漢，我國的最高秘書機構經(jīng)歷了一個“建立丞相府—削弱相府，起用尚書—建立尚書臺—尚書臺取代相府”的歷程。東漢桓帝在皇宮設立了秘書監(jiān)，雖然它只負責皇帝圖書檔案的管理（皇宮檔案館館長），但這是我國首次出現(xiàn)“秘書”的概念。（實際并非秘書官員）曹操為了擴大自己的勢力，創(chuàng)立了秘書令，配備了秘書左丞、秘書右丞，成為獨立的秘書機構，負責收發(fā)、處理奏章，撰擬、發(fā)布命令。曹操的創(chuàng)舉在于他使秘書不再是官署名稱，而成了現(xiàn)代秘書概念的始源。古代秘書工作的成熟隋、唐、宋三朝的秘書工作日益健全。本時期朝廷的秘書工作先由中書、門下、尚書三省承擔，“中書出令，門下審議，尚書執(zhí)行”。元代對秘書工作的貢獻主要在于文書工作和檔案工作兩方面。明朝的中央秘書機構就有了內(nèi)閣、六科、通政司、司禮監(jiān)、文書房等。清朝沿襲了明代的秘書制度，只是機構進一步擴大，軍機處的設立是其特色。中華民國時期的秘書孫中山建立的南京臨時政府開創(chuàng)了我國秘書工作的先河。臨時大總統(tǒng)府設立了秘書處，配備了秘書長和秘書。北洋政府時期，總統(tǒng)府和國務院都設有秘書機構：秘書廳。從1928年起國民政府統(tǒng)一全國，在政府實行五院制。政府初設秘書處，后改名為文官處，五院都設有秘書處。為了指揮政府，蔣介石設立了自己的秘書機構——侍從室。此時，一些大中型企業(yè)和社會團體中也設置了秘書機構。國民政府對秘書工作進行了一系列的改革：1933年以“文書檔案改革運動”為中心開展了“行政效率運動”、1938年到1945年推行“行政三聯(lián)制、1947年大規(guī)模的“文書工作競賽運動”。中國共產(chǎn)黨建國前的秘書概況1921年中國共產(chǎn)黨成立時就設立了秘書，毛澤東是黨最早的秘書。1923年中共三大通過《中國共產(chǎn)黨中央執(zhí)行委員會組織法》：秘書的主要職責“負責黨內(nèi)外文字及通信及開會記錄責任，并管理本黨文件，本黨一切函件均由委員長及秘書簽字?！?926年中共中央正式設立秘書處，1931年黨制定《文書處理辦法》?？谷諔?zhàn)爭和解放戰(zhàn)爭時期，秘書工作日益健全，文書檔案和保密工作都已經(jīng)制度化。新中國成立以后的秘書工作第一階段：1949年10月1日至1966年5月。新中國成立后的秘書工作處于發(fā)展和上升時期，其特點是健全了秘書工作機構，建立了統(tǒng)一的、全新的秘書工作制度，促進了秘書工作的規(guī)范化。

1951年7月當時的國家政務院發(fā)布了《政務院關于各級政府機關秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構的決定》，明確秘書機構設立的原則，規(guī)定了具體崗位和職數(shù)的設置。新中國成立以后的秘書工作1951年全國秘書長會議提出：“秘書長和辦公廳主任工作的性質(zhì)是既要參與政務又要掌管事務?！本兔鞔_了秘書工作的兩大職能。政務包括綜合、調(diào)研、信息、督查、辦文等工作，主要是給領導想辦法、出主意、當參謀；事務主要是協(xié)助領導搞好后勤保障，抓好督查落實，使工作有效運行。秘書部門既要抓好事務服務，保障領導工作的正常有效運轉(zhuǎn)，又要提高政務服務水平，保證領導決策優(yōu)質(zhì)正確。新中國成立以后的秘書工作第二階段：1966年5月至1976年10月?！拔幕蟾锩笔刮覈貢ぷ髟獾搅藝乐仄茐?。第三階段：1976年10月至今。粉碎“四人幫”以后，秘書工作開始進入恢復、發(fā)展時期。特別是1978年12月黨的十一屆三中全會以來，黨和國家在指導思想上撥亂反正，各項工作走上了正常發(fā)展的軌道，秘書工作也出現(xiàn)了迅速發(fā)展的局面。新時期的秘書工作傳統(tǒng)的三項職能：辦文、辦事、辦會。1985年1月中央召開的全國秘書長、辦公廳主任座談會（即“第三次秘書長會議”）關于秘書工作的“三個服務”、“四個轉(zhuǎn)化”、“三化”等重要理論的提出，標志著我國秘書工作進入了一個新的發(fā)展時期。“三個服務”：為領導工作服務，為各部門服務和下級單位服務，為人民群眾服務?！八膫€轉(zhuǎn)變”：一是從偏重辦文辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀獻策；二是從收發(fā)傳遞信息，轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；三是從單憑老經(jīng)驗辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W管理；四是從被動服務，轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃臃?。“三化”：秘書工作要?guī)范化、制度化和科學化。港臺地區(qū)的秘書工作港臺地區(qū)對秘書的理解有兩種：廣義的秘書是指投資經(jīng)營者或組織管理者處理業(yè)務的輔助性工作人員，包括助理人員、參議咨詢?nèi)藛T、決策智囊團人員及辦公室專司文秘業(yè)務的工作人員。狹義的秘書則是專指跟隨組織體系的經(jīng)營者和管理者并給予協(xié)助和服務的專司文秘工作的人員。中國港臺秘書人員絕大部分都是機關或公司的雇傭服務人員。港臺地區(qū)的秘書工作中國港臺地區(qū)秘書種類繁多。在港臺的一般組織系統(tǒng)中，按照職能可分為決策層、經(jīng)營層、管理層、監(jiān)督層和執(zhí)行層。秘書人員按其資歷和等級分屬于各個不同的層次中，例如助理級秘書包括在決策層中，主任級秘書包括在經(jīng)營層中，部長、科長級秘書包括在管理層中，股長級秘書包括在監(jiān)督層中，而一般的中、初級秘書和見習秘書則包括在執(zhí)行層中。國外秘書工作(1)政府機構的秘書工作

在歐美國家政府機構內(nèi)，秘書部門都處于政權的中樞位置，充當各級首腦的重要參謀助手。(2)工商企業(yè)的秘書工作

大、中型企業(yè)的企業(yè)主管身邊配備了秘書機構或秘書人員，如董事會秘書的職責是處理董事會文件、簽署根據(jù)董事會決定授權發(fā)行的公司股份證書和行政管理性合同、發(fā)布信息、對外聯(lián)絡等，甚至還要承擔經(jīng)營管理和決策的職能。中國港臺及國外秘書工作中國港臺地區(qū)及國外秘書工作，尤其是歐美發(fā)達國家的秘書工作，具有職業(yè)化程度高、社會分工明顯、綜合素質(zhì)能力強等顯著特征，并且開始影響到我國國內(nèi)的部分企業(yè)，尤其是大型三資企業(yè)和國有企業(yè)的秘書用人標準。歷代秘書機構設置給我們的啟迪

第一，秘書機構是領導機關的辦事機構，應緊緊圍繞領導工作服務；

第二，設置秘書機構應因事設人，力求精干，避免重疊，減少環(huán)節(jié)，提高效率；

第三，明確規(guī)定秘書機構和秘書的權限，既有利于充分發(fā)揮其參謀助手作用，又防止越權而干擾領導的工作；

第四，秘書機構應相對穩(wěn)定，減少人員流動，以保證工作的連續(xù)性和穩(wěn)步發(fā)展。小結(jié)秘書，是領導活動的重要輔助者和參與者，也是最古老的職官形式之一。秘書職能因其鮮明的特性和較為完整的歷史傳承性，容易形成和保持獨特的職業(yè)人格，以體現(xiàn)職能的內(nèi)在要求、履職環(huán)境的必然約束和秘書群體對職業(yè)操守及個人價值的自覺塑造和追求。秘書工作的職能辦文、辦事、辦會。核心是辦文。參與政務，管理事務，綜合服務。組織參謀，領導助手，群眾橋梁，機關管家。秘書機構的名稱與組織形式秘書機構名稱：（一）狹義的秘書部門機關（首長）+辦公廳（室）或者秘書（局、處、科、股）（以“秘書”命名的機構）

（二）廣義秘書部門中共中央政策研究室、國務院研究室、省政府參事室……（不以“秘書”命名卻從事秘書性質(zhì)工作的機構）秘書機構的地位與作用二、秘書工作機構的性質(zhì)1、機密性2、輔助性3、綜合性4、服務性新世紀秘書工作的總體發(fā)展趨勢

雖然各國的國情不同，社會制度不同，秘書工作的水平不同，但從總的發(fā)展趨勢上看，秘書工作呈現(xiàn)出以下重要的特點：第一，秘書工作出現(xiàn)了普遍化、社會化的發(fā)展趨勢。政府機關、社會團體、各類企業(yè)以及社會的各個領域，都有秘書工作的普遍存在。私人秘書出現(xiàn)。第二，秘書工作的分類越來越細，專門化程度越來越高。目前，各國政府中有機關秘書，企業(yè)界有企業(yè)秘書，法律界有法律秘書，醫(yī)務界有醫(yī)藥秘書，實業(yè)界有管理秘書，科技界有科研秘書，教育界有教務秘書。幾乎每一個新的社會行業(yè)的誕生，都會產(chǎn)生一支新的行業(yè)秘書隊伍。這要求秘書人員不僅要具備秘書工作的基本知識和技能，而且要掌握所在行業(yè)扎實的專業(yè)知識，成為這一方面的行家。新世紀秘書工作的總體發(fā)展趨勢第三，秘書的職能有顯著的擴展和強化。秘書從處理雜務、撰擬文稿、掌管文書到安排日程、提出方案、咨詢參謀，確實起到了輔助或代替上司部分工作的作用，信息調(diào)研、督促檢查、綜合協(xié)調(diào)等作用進一步強化，使領導者能有效地從事本職要務，提高工作效率。第四，秘書的工作方式發(fā)生了深刻變革，效率大幅度提高。隨著現(xiàn)代化科學技術的迅猛發(fā)展，特別是辦公自動化（簡稱OA）的逐步實現(xiàn)，秘書不必離開工作崗位，就能從電子信息化的檔案里獲得所需要的資料，大大精簡了數(shù)字運算程序；各種精密尖端的通訊設備的應用，使口頭交往變得快捷而方便；文字處理設備是對秘書工作的現(xiàn)代化、高效化產(chǎn)生了劃時代的影響。充滿機遇的秘書職業(yè)（一）很多重要人物都從事過秘書工作

秘書經(jīng)歷共有16人，另共青團經(jīng)歷13人。兩個經(jīng)歷都有的7人。充滿機遇的秘書職業(yè)（二）秘書崗位始終是緊缺的職業(yè)流動性強崗位要求高充滿機遇的秘書職業(yè)（三）機遇與風險并存

1、秘書職業(yè)的工作特色能夠培養(yǎng)人的高素質(zhì)