高效會(huì)議秘訣

高效會(huì)議秘訣目錄一、組織干預(yù)與會(huì)議概述二、會(huì)議為什么低效三、如何提高會(huì)議效能組織發(fā)展是以組織有效性為前提，對(duì)于低效工作要積極采取干預(yù)策略組織發(fā)展干預(yù)，是指系統(tǒng)改善組織缺陷，對(duì)組織成員和團(tuán)體采用各種干預(yù)措施的過(guò)程。一般在三個(gè)水平上進(jìn)行。針對(duì)個(gè)人1針對(duì)群體2針對(duì)組織3如職業(yè)計(jì)劃與技能發(fā)展等如角色分析與團(tuán)隊(duì)建設(shè)等調(diào)查反饋，方格組織的發(fā)展等會(huì)議習(xí)議學(xué)會(huì)討論、商議聚會(huì)、見面、集會(huì)會(huì)議的意思就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進(jìn)行討論、交流的活動(dòng)。會(huì)議是一種群體溝通的方式。會(huì)議是一種群體溝通方式會(huì)議起源人類開會(huì)的歷史可謂是源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。公元前2198年，大禹在浙江紹興的會(huì)稽山召集了全國(guó)的部落首領(lǐng)，慶功封爵并商討全國(guó)的財(cái)政問(wèn)題。據(jù)說(shuō)，會(huì)稽山原名茅山，因召開此會(huì)而更名。公元前681年，齊桓公召集宋、陳、蔡、邾四國(guó)，在北杏會(huì)盟，首開國(guó)際會(huì)議的先河。隨著齊國(guó)國(guó)力和國(guó)際地位的逐漸升高，齊國(guó)召開的國(guó)際會(huì)議的頻率和規(guī)模也越來(lái)越高。因此，齊桓公也被譽(yù)為是“文山會(huì)?！钡淖鎺煚?。會(huì)議起源目錄一、組織干預(yù)與會(huì)議概述二、會(huì)議為什么低效三、如何提高會(huì)議效能會(huì)議恐懼癥《哈佛商業(yè)評(píng)論》調(diào)查結(jié)果400萬(wàn) 1100小時(shí)

次英國(guó)每天大約有

400萬(wàn)個(gè)小時(shí)被用

于團(tuán)隊(duì)的會(huì)議美國(guó)平均每天要

舉行1100次的團(tuán)隊(duì)會(huì)議3.5小時(shí)每個(gè)主管每天的正式會(huì)議時(shí)間1小時(shí)每個(gè)主管每天的非正式會(huì)議時(shí)間會(huì)議作用會(huì) 議群體決策、碰撞思路（招聘考核政策、每個(gè)項(xiàng)目50次成功）互動(dòng)，提升、提煉并驗(yàn)證某些觀點(diǎn)更直接、更清晰的參與交流，參會(huì)者更主動(dòng)執(zhí)行（決策會(huì)議、會(huì)議策劃碰撞思路會(huì)議）面對(duì)面地溝通和交流互相學(xué)習(xí)找差距（基地成果展、主管經(jīng)理每周價(jià)值工作匯報(bào)）會(huì)議重要性成

功

的

捷

徑是

復(fù)

制

人

才

的

搖

籃（閃光人物、英雄報(bào)告會(huì)）倍 增 時(shí) 間用

最

短

的

時(shí)

間

傳

遞最 準(zhǔn) 確 的 信 息解決困惑，感化引導(dǎo)，借力使力。加

油

和

充

電突破瓶頸助推器止 痛 療 傷 的 良 藥成

長(zhǎng)

鍛

煉

交

流經(jīng) 驗(yàn) 的 地 方開會(huì)的時(shí)機(jī)問(wèn)題需涉及不同崗位員工或多部門協(xié)調(diào)解決；有重要事情需要把參與人集中到一起傳達(dá)；領(lǐng)導(dǎo)者需要公開表彰先進(jìn)以激勵(lì)士氣等。發(fā)起人想從參會(huì)者那里獲取信息或建議；發(fā)起人想讓參會(huì)者參與解決問(wèn)題或制定決策；領(lǐng)導(dǎo)者需要聽取下屬的工作匯報(bào)并監(jiān)督進(jìn)度；適于開會(huì)的情況123456已經(jīng)形成慣例的每周例會(huì)，卻沒(méi)有什么事情要討論；會(huì)議成本太大，或還有比開會(huì)更好的辦法；問(wèn)題用電話、備忘錄或個(gè)別談話等方式解決起來(lái)更好；所談事務(wù)密級(jí)較高，不宜擴(kuò)大知情范圍；發(fā)起人對(duì)要解決的問(wèn)題已經(jīng)作出決定；大家之間怨氣大、敵對(duì)情緒濃，開會(huì)前需要時(shí)間平靜。123456開會(huì)的實(shí)際情況會(huì)議的成本一家公司會(huì)不會(huì)開會(huì)，決定了該公司的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。一家公司開會(huì)的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會(huì)議是公司管理的必備工具。而會(huì)議的成本則常常被忽略。請(qǐng)看，“文山會(huì)海”的成本是：時(shí)間成本金錢成本效益成本機(jī)會(huì)成本會(huì)議成本時(shí)間成本＝參加會(huì)議的人數(shù)×（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間＋與會(huì)者的旅行時(shí)間＋正式會(huì)議時(shí)間＋會(huì)議休息及耽擱時(shí)間）。金錢成本＝開會(huì)的時(shí)間成本×與會(huì)人員平均每小時(shí)的工資＋場(chǎng)地費(fèi)、設(shè)施費(fèi)、文件復(fù)印費(fèi)、交通費(fèi)、茶水費(fèi)、餐飲住宿費(fèi)等的成本。效益成本＝參會(huì)人員若不用參加會(huì)議，那么在這段時(shí)間可以為公司帶來(lái)的效益。機(jī)會(huì)成本＝開會(huì)過(guò)程中，因未及時(shí)接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意＋不能及時(shí)處理客戶的投訴而得罪一批客戶＋不能及時(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件帶來(lái)的問(wèn)題及持續(xù)影響等。低效會(huì)議的特點(diǎn)沒(méi)有核心主題，或主題不明確，或議題繁多。這是導(dǎo)致會(huì)議低效的根本原因。沒(méi)有明確的會(huì)議議程及時(shí)間分配規(guī)則，導(dǎo)致會(huì)議的進(jìn)展和時(shí)間很難把控。參加人數(shù)眾多，無(wú)多大關(guān)系的“陪綁”的現(xiàn)象嚴(yán)重，或該到的人未到。未指定主持人或主持人未能嚴(yán)格按照議程來(lái)控制會(huì)議，被參會(huì)者牽著鼻子跑。思想火花及最終決策未做記錄，白開或記錄發(fā)放不及時(shí)，精神未能及時(shí)傳達(dá)。時(shí)間選擇不恰當(dāng)，比如安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開會(huì)。地點(diǎn)選擇不合適，比如設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無(wú)法正常進(jìn)行。主題議程參會(huì)人主持人記錄時(shí)間地點(diǎn)目錄一、組織干預(yù)與會(huì)議概述二、會(huì)議為什么低效三、如何提高會(huì)議效能日本的高效會(huì)議革命日本的大小企業(yè)都在熱烈地展開“會(huì)議革命”，強(qiáng)化自身競(jìng)爭(zhēng)力，以期由此帶來(lái)利潤(rùn)。在豐田汽車的辦公室里，處處可看到這樣的標(biāo)題：“只開有實(shí)際效果的會(huì)議!”、“準(zhǔn)時(shí)開始，最好一小時(shí)內(nèi)結(jié)束”、“重點(diǎn)在實(shí)際行動(dòng)”。在日產(chǎn)被稱為“價(jià)值優(yōu)先”的跨部門會(huì)議，不請(qǐng)部長(zhǎng)出席。因?yàn)椴块L(zhǎng)是做最后決定的人，如果與會(huì)，可能影響討論方向的內(nèi)容。日本的會(huì)議革命日本的會(huì)議管理日本太陽(yáng)工業(yè)公司每次開會(huì)時(shí)總是把一個(gè)醒目的會(huì)議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會(huì)議成本＝每小時(shí)平均工資的3倍×2×開會(huì)人數(shù)×?xí)h時(shí)間（小時(shí)）。公式中平均工資所以乘3，是因?yàn)閯趧?dòng)產(chǎn)值高于平均工資；乘2是因?yàn)閰⒓訒?huì)議要中斷經(jīng)常性工作，損失要以2倍來(lái)計(jì)算。因此，參加會(huì)議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開會(huì)態(tài)度就會(huì)慎重，會(huì)議效果也十分明顯。不同類型會(huì)議的不同管理辦法思想教育會(huì)議思想教育主持人的選擇、教育典型事例的選擇、會(huì)議中人員的總結(jié)感悟分享，會(huì)議的專著重復(fù)教育。培訓(xùn)會(huì)議培訓(xùn)講師的選擇、培訓(xùn)內(nèi)容及課件的準(zhǔn)備、會(huì)議中知識(shí)點(diǎn)疑問(wèn)的解答、會(huì)后培訓(xùn)學(xué)習(xí)效果的考核檢查學(xué)習(xí)會(huì)議會(huì)議形式的確定、代表人物的確定及代表事例的準(zhǔn)備、學(xué)到內(nèi)容的感悟分享。高效會(huì)議秘訣1議題明確一次會(huì)議，最好只有一個(gè)主題?？梢约袝r(shí)間和精力，集中有關(guān)人員，高效解決問(wèn)題。綜合性會(huì)議，最多也不要超過(guò)三個(gè)議題為好。議題越多，參加人員越多，陪綁的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。目錄2議程清晰要有明確的議程及時(shí)間分配規(guī)則，方好有效控制會(huì)議的進(jìn)程和時(shí)間使用，確保會(huì)議高效。 注意：議程安排上，不要領(lǐng)導(dǎo)先講話，先表態(tài)，避免有的人“話里聽音”拍馬屁，從而失去民主按領(lǐng)導(dǎo)意見辦，或不能集思廣益，積極發(fā)掘更多創(chuàng)意。目錄3精選參與人會(huì)議的召開，并不是人越多越好。人多不僅會(huì)增加會(huì)議成本，延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間，也會(huì)增加扯皮的可能性，不容易形成一致的會(huì)議結(jié)論，也不利于會(huì)議控制。因此，要本著“相關(guān)性”和“少而精”的原則，精選參加會(huì)議的人員，不要讓不相關(guān)的人參加，避免“陪綁”的現(xiàn)象。目錄4指定主持人無(wú)論是何種形式的會(huì)議，必須要明確指定會(huì)議主持人。會(huì)議主持人要嚴(yán)格按照會(huì)議的議程、時(shí)間安排等做好會(huì)議的主持和控制。目錄5做好會(huì)議記錄參加會(huì)議的人大部分是只記錄或記住自己所關(guān)心的內(nèi)容，而不相關(guān)的內(nèi)容則不怎么關(guān)心。因此，為了能夠?qū)?huì)者的發(fā)言、寶貴的思想火花及最終決策、待完成事項(xiàng)能夠清晰地保留下來(lái)，必須要做好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄的主要內(nèi)容包括會(huì)議的全部要素（議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、主持人、記錄人、出勤情況、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項(xiàng)、會(huì)議附件）等。同時(shí)，為了及時(shí)貫徹會(huì)議的精神，增強(qiáng)會(huì)議時(shí)效性，趁熱打鐵追蹤會(huì)后的待完成事項(xiàng)，會(huì)議記錄要在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成并發(fā)送到與會(huì)人員手中。目錄6合適的時(shí)間上午10-12點(diǎn)和下午1-3點(diǎn)是比較適合開會(huì)的時(shí)段。某項(xiàng)研究如下：心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。不太合適開會(huì)。最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益、頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。員工進(jìn)入工作狀態(tài)。最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。員工進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，希望馬上回家，這時(shí)會(huì)議往往會(huì)事倍功半。目錄7合適的地點(diǎn)1會(huì)議室大小要適當(dāng)。會(huì)議室過(guò)大，人相對(duì)較少，氣氛容易變僵，會(huì)議難以活躍。相反，如果會(huì)議室過(guò)于狹小，就會(huì)令人煩悶、不舒服，無(wú)法營(yíng)造良好的氣氛。23桌椅擺放要符合會(huì)議討論的要求。比如采用U型、圓形的會(huì)議桌擺放方式。要選擇安靜的會(huì)議場(chǎng)所，同時(shí)，要選擇隔音好的房間，避免影響他人或泄密。目錄會(huì)議是否能夠成功，有80%的原因在于是否做好會(huì)前的準(zhǔn)備。不要開沒(méi)有準(zhǔn)備的會(huì)議，即便是細(xì)小的事情也要毫無(wú)遺漏地做好準(zhǔn)備。提前準(zhǔn)備好會(huì)議議題、議程、會(huì)議材料并確定參與人、主持人和記錄人等；會(huì)議議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)確定后，要提前告知參會(huì)人員并提前發(fā)放相關(guān)會(huì)議資料。提前準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)、開會(huì)設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會(huì)議討論材料、會(huì)議簽到表等。注意，會(huì)議不能僅僅郵件、短信的方式通知，為了表示對(duì)會(huì)議的重視并確保參會(huì)人員及時(shí)收到會(huì)議通知，必須要輔以電話的方式或當(dāng)面再次通知，并提醒與會(huì)人員應(yīng)做8會(huì)議前準(zhǔn)備好哪些準(zhǔn)備。目錄會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議過(guò)程進(jìn)行良好的引導(dǎo)和控制，如主持人工作未到位，那么會(huì)議中的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)及時(shí)提醒，以防會(huì)議脫離控制。1）確保會(huì)議按時(shí)開始，并嚴(yán)格按照會(huì)議議程進(jìn)行；2）嚴(yán)格把控會(huì)議時(shí)間和進(jìn)度，避免會(huì)議的拖沓和冗長(zhǎng)，并要按時(shí)結(jié)束；3）營(yíng)造活躍的討論氣氛，維持開放平等的會(huì)議環(huán)境，給予參與者均等的發(fā)言機(jī)會(huì)并引導(dǎo)大家積極發(fā)言或獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。4）保障與會(huì)者相互尊重彼此所發(fā)表的意見，并保護(hù)與會(huì)人員不受人身攻擊。5）控制會(huì)議秩序，避免過(guò)度爭(zhēng)吵或題外話，如發(fā)現(xiàn)跑題，應(yīng)立即予以制止。6）對(duì)討論的結(jié)果及時(shí)進(jìn)行匯總，并形成會(huì)議結(jié)論。9會(huì)議中做好控制目錄衡量一個(gè)會(huì)議是否有成效，一是要看會(huì)議是否能夠形成有效的決策，二是要會(huì)后的決策是否能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。因此，會(huì)后的追蹤非常重要，會(huì)后有追蹤，才能把會(huì)議的決議形成生產(chǎn)力。會(huì)議記錄要明確記錄待追蹤事項(xiàng)。以下為待《××?xí)h追蹤事項(xiàng)表》，可參考：10會(huì)議后跟蹤會(huì)議發(fā)起人要指定專人（會(huì)議主持人、記錄人或其他人員）來(lái)追蹤待完成工作的進(jìn)度，并明確指出追蹤的頻率（多久追蹤一次）和匯報(bào)的頻率（多久匯報(bào)一次），直至所有事項(xiàng)徹底完成。序號(hào) 待完成事項(xiàng)內(nèi)容 責(zé)任人 時(shí)限 資源需求備注1234會(huì)議禁忌會(huì)議前A1)準(zhǔn)備不充分、會(huì)議形式單一、主題目標(biāo)、想要達(dá)到效果不明確；2)會(huì)議通知/會(huì)場(chǎng)設(shè)備設(shè)置布置不到位；3)會(huì)議課件視頻/PPT的質(zhì)量及新穎性。會(huì)議中B1)不負(fù)責(zé)：一言堂或參會(huì)者只聽不互動(dòng)分享見解2)議而不決：每個(gè)人都有自己的想法，但最后沒(méi)有總結(jié)決斷，沒(méi)有形成