第5章 采購與付款業(yè)務(wù)循環(huán)控制

第五章采購與付款內(nèi)部控制

章前案例：利達(dá)公司致命玩偶案例2007年8月2日，美國最大玩具商美泰公司(Mattel.Inc.)向美國消費(fèi)者安全委員會提出召回佛山利達(dá)生產(chǎn)的96.7萬件塑膠玩具，理由是“回收的這批玩具表漆含鉛量超標(biāo)，對兒童的腦部發(fā)展會造成很大影響，美國環(huán)保組織塞拉俱樂部認(rèn)為危及兒童安全。進(jìn)而，致命玩偶成為一時談?wù)摰臒狳c(diǎn)。事發(fā)前，佛山利達(dá)的產(chǎn)量已居佛山玩具制造業(yè)第二。一夜之間，這家擁有十多年良好生產(chǎn)記錄的合資企業(yè)成為眾矢之的。在美國輿論的不斷聲討下，玩具廠商及其上下游供應(yīng)、檢驗(yàn)鏈上的疏忽被一一曝光和放大。最終，佛山利達(dá)被出入境檢驗(yàn)檢疫部門要求整改，中國國家質(zhì)量監(jiān)督管理總局宣布暫停其產(chǎn)品的出口。利達(dá)被迫停產(chǎn)，2500名工人幾乎無事可做，利達(dá)公司合伙人張樹鴻承受重大壓力，最終一死了之。張樹鴻死后3日，美泰第二次宣布，召回的中國產(chǎn)玩具數(shù)量增加到1820萬件。內(nèi)部控制分析1、朋友——中國式供應(yīng)關(guān)系造成這次事件最大的問題在于玩具所使用的有毒油漆的采購上。此次向利達(dá)公司提供不達(dá)標(biāo)油漆的企業(yè)，是與利達(dá)公司僅有一墻之隔的東興公司，該公司老板恰恰是張樹鴻多年的好友梁儀彬。梁儀彬是東興新能源公司法人代表，“東興”的前身為南海市平洲東興印刷包裝實(shí)業(yè)有限公司，2001年投產(chǎn)，經(jīng)營范圍：塑料制品制造、包裝裝潢印刷品印刷，銷售塑料、油墨絲印材料。2002年，增加了油墨、涂料和絲印材料產(chǎn)銷。2004年12月28日，增加了新能源節(jié)能產(chǎn)品生產(chǎn)、加工、安裝、銷售，并更名為南海區(qū)東興新能源有限公司。自從“東興”增加了油墨、涂料和絲印材料產(chǎn)銷之后，就成為“利達(dá)”的油漆主要供應(yīng)商。梁儀彬也成為張樹鴻最好的朋友之一。2、驗(yàn)收——一次疏忽還是習(xí)慣性遺忘利達(dá)屬于來樣加工型企業(yè)，即為美泰公司生產(chǎn)并供應(yīng)玩具。為了保證玩具質(zhì)量，美泰公司給利達(dá)提出兩種選擇油漆供應(yīng)商的辦法：一是由美泰自行指定，二是由美泰提供質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)后，由利達(dá)自行決定。利達(dá)選擇了后者，于是，東興成了他的油漆供應(yīng)商。合作數(shù)年來，一直沒有問題，但8月2日，美泰公司的下屬費(fèi)雪公司緊急宣布，回收“利達(dá)”生產(chǎn)的96.7萬件塑料制學(xué)齡前兒童玩具，原因是含鉛量超標(biāo)，如果被兒童吞下，可能發(fā)生鉛中毒。而利達(dá)向佛山市出入境檢驗(yàn)檢疫局匯報稱，這次含鉛超標(biāo)色粉的使用，是東興為了盡快給利達(dá)公司供貨，就省略了檢測的環(huán)節(jié)。但沒料到這批色粉含鉛量超標(biāo)，眾鑫提供的認(rèn)證資料都是假的。2007年4月初，東興生產(chǎn)油漆的黃色色粉短缺，為盡快采購，東興在網(wǎng)上查找到東莞眾鑫色粉廠。該廠向東興提供了無鉛色粉證書、認(rèn)證資料、相關(guān)執(zhí)照等，“東興”便于4月10日進(jìn)貨。按規(guī)定，采購的色粉要到檢測機(jī)構(gòu)認(rèn)定，但佛山?jīng)]有相關(guān)的檢測機(jī)構(gòu)，只有到廣州檢驗(yàn)，并需要5－10個工作日才能做出檢測結(jié)果。東興為了盡快給利達(dá)公司供貨，就省略了檢測的環(huán)節(jié)。但沒料到的正是這批色粉含鉛量超標(biāo)，眾鑫當(dāng)初提供的無鉛色粉證書、認(rèn)證資料等都是假的。然而，從利達(dá)員工的描述是，為方便合作，利達(dá)和東興兩家企業(yè)選擇相鄰建廠。合作4年多，兩家工廠就如同一家，使用的油漆都是通過兩家企業(yè)的內(nèi)部通道運(yùn)入利達(dá)公司，根本不用走工廠大門，都沒出現(xiàn)過問題。讓人們不能理解的是，一般都是提前幾天就進(jìn)貨的，真的缺貨這么嚴(yán)重嗎？買到也不化驗(yàn)嗎？利達(dá)用了三個月的含鉛量超標(biāo)的色粉，為什么一直不檢驗(yàn)?zāi)兀繓|興從網(wǎng)上找到“眾鑫”，又是人家送貨，所以東興連這個企業(yè)是怎樣的都不知道，第一次拿貨為什么就那么信任別人呢？主要問題：供應(yīng)商的選擇與評價采購的驗(yàn)收環(huán)節(jié)一、材料采購成本在企業(yè)經(jīng)營中占很大比重，且在很多行業(yè)有上升趨勢?！魳O端例子：①石油精煉業(yè)，原材料成本占銷售價格的80%；②制藥業(yè)，原材料成本還不到30%。采購控制的意義二、降低原材料成本是增加利潤的基本途徑。如：某企業(yè)今年的銷售額為1億元，其中物料成本占60%，人工成本占15%，稅前利潤為10%。該企業(yè)希望明年的稅前利潤能增加1百萬，即從現(xiàn)有的1千萬增加到1千1百萬。有以下三種途徑：基本途徑現(xiàn)狀改變幅度1、增加銷售額1千萬2、人工成本降低1百萬3、物料成本降低1百萬1千萬/1億=10%1百萬/1千5百萬=7%1百萬/6千萬=2%8采購與收款循環(huán)內(nèi)部控制1、采購循環(huán)常見弊端2、采購循環(huán)的威脅、風(fēng)險與控制程序3、采購循環(huán)內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)101、采購循環(huán)常見弊端1）盲目采購，導(dǎo)致物品超儲積壓或供應(yīng)脫節(jié)2）不相容職務(wù)未予分離3）收受回扣、中飽私囊4）虛報損耗、中途轉(zhuǎn)移5）混淆采購成本6）驗(yàn)收不嚴(yán)、以少報多、以次充好7）違規(guī)結(jié)算、資金流失8）采購與付款業(yè)務(wù)憑證流轉(zhuǎn)不暢，存在隨意性9）往來結(jié)算賬戶記錄不全、賬目不清2、采購循環(huán)的威脅、風(fēng)險與控制程序威脅風(fēng)險控制程序1)缺貨生產(chǎn)延滯喪失銷售機(jī)會生產(chǎn)設(shè)備閑置訂購成本增加存貨控制系統(tǒng)采用永續(xù)盤存制建立供應(yīng)商供貨與績效報告分析重估安全存量2)采購不需要的

貨品或采購過

多存貨成本增加積壓現(xiàn)金，無

法有效利用存貨凈變現(xiàn)價值降低評估實(shí)際存貨核準(zhǔn)購買需求且設(shè)置預(yù)先編號請購單分析購貨內(nèi)容及銷售

成本組合2、采購循環(huán)的威脅、風(fēng)險與控制程序威脅風(fēng)險控制程序3)以過高價格購買貨品成本過高預(yù)算控制建立詢價機(jī)制及進(jìn)貨合約利用商品期貨避險4)進(jìn)貨品質(zhì)不良造成生產(chǎn)延誤成本超支或滯

銷較難生產(chǎn)高附加價值的商品檢查購貨單據(jù)對供貨廠商做績效分析加強(qiáng)貨品的檢驗(yàn)2、采購循環(huán)的威脅、風(fēng)險與控制程序威脅風(fēng)險控制程序5)向不合格供應(yīng)商訂購品質(zhì)與價格不確定性退貨與售后服務(wù)不確定性無法建立長久合作關(guān)系訂購單先經(jīng)批準(zhǔn)限制供應(yīng)商名單須有經(jīng)正式授權(quán)，如有變動須經(jīng)批準(zhǔn)加強(qiáng)采購部門內(nèi)控6)收取回扣可能買到次品高價購入商品影響公司利益采購人員輪崗、定期休假請購、訂購、出納人員充分分工明文禁止收取回扣2、采購循環(huán)的威脅、風(fēng)險與控制程序威脅風(fēng)險控制程序7)收到未訂購的貨品增加存貨成本驗(yàn)收部門在接收產(chǎn)品時，要親自點(diǎn)算檢查數(shù)量訂購部門以訂單副本

知會驗(yàn)收部門8)清點(diǎn)進(jìn)貨時發(fā)生錯誤存貨記錄不正確所收貨品與訂購量不符缺貨成本或持

有成本增加訂購單副本交給驗(yàn)收部門加強(qiáng)對貨品驗(yàn)收的控

制倉儲部門的再復(fù)核與盤點(diǎn)2、采購循環(huán)的威脅、風(fēng)險與控制程序威脅風(fēng)險控制程序9)存貨失竊存貨財產(chǎn)損失記錄錯誤無法如期出貨定期盤點(diǎn)存貨加強(qiáng)保全、投保財產(chǎn)險做好內(nèi)部控制、職能

分工10)進(jìn)貨發(fā)票錯誤記錄不正確付款金額不正確賬務(wù)處理成本增加付款時，要與訂購單

及驗(yàn)收單進(jìn)行確認(rèn)2、采購循環(huán)的威脅、風(fēng)險與控制程序威脅風(fēng)險控制程序11)對未收到貨品支付貨款現(xiàn)金損失核對發(fā)票及驗(yàn)收單的數(shù)量確定貨物收到再付款12)未及時取得進(jìn)貨折扣造成多付款，

成本增加編制付款期限分析表付款方式采用凈額法作現(xiàn)金流量預(yù)算2、采購循環(huán)的威脅、風(fēng)險與控制程序威脅風(fēng)險控制程序13)重復(fù)付款造成現(xiàn)金損失高估采購成本做好審核與審查工

作定期核對發(fā)票金額和

訂單與驗(yàn)收單，并做

付款備注14)采購及付款記錄與過賬發(fā)生錯誤財務(wù)報表不正確存貨成本計算錯誤錯誤決策適當(dāng)?shù)馁Y料與程序控制定期核對總賬與應(yīng)付賬款明細(xì)賬2、采購循環(huán)的威脅、風(fēng)險與控制程序威脅風(fēng)險控制程序15)付款給虛假供應(yīng)商及票據(jù)被篡改資產(chǎn)損失現(xiàn)金減少信用不佳所有購貨以支票給付

、支票編號、存取控制設(shè)零用金制度獨(dú)立的銀行調(diào)節(jié)表定期盤點(diǎn)財產(chǎn)16)電子轉(zhuǎn)賬現(xiàn)金遭竊資金被盜機(jī)密外泄嚴(yán)格登錄控制(經(jīng)常變更使用者賬號與密碼)加強(qiáng)內(nèi)控資料傳輸加密3、采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)（1）采購與付款循環(huán)的職責(zé)分工（2）采購與付款循環(huán)的授權(quán)批準(zhǔn)（3）請購與審批控制（4）采購與驗(yàn)收控制（5）退貨和折讓的控制（6）付款控制（7）監(jiān)督檢查一采購與付款業(yè)務(wù)循環(huán)的職責(zé)分工1、主要的不相容崗位請購與審批；詢價、供應(yīng)商選擇與審批；采購合同的擬定、審核與審批；采購、驗(yàn)收與相關(guān)記錄；付款的申請、審批與執(zhí)行；往來款項(xiàng)的核算與付款執(zhí)行。2、崗位輪換應(yīng)根據(jù)具體情況對辦理采購與付款業(yè)務(wù)的人員進(jìn)行崗位輪換，防范采購人員利用職權(quán)和工作便利收受賄賂，損害企業(yè)利益。XY公司的采購控制XY公司是醫(yī)藥制品公司，對生產(chǎn)所需的原材料除考慮價格因素外，還要注重對原材料的質(zhì)量要求。XY公司原材料采購主要是通過招投標(biāo)方式進(jìn)行。采購部門首先從建立的供應(yīng)商檔案中確定參加招投標(biāo)會議的供應(yīng)商，通過比較產(chǎn)品性價比確定幾家供應(yīng)商，由XY公司的檢驗(yàn)部門對待選供應(yīng)商的原材料樣本進(jìn)行檢驗(yàn)，經(jīng)檢驗(yàn)后，采購部門從中確定質(zhì)優(yōu)價廉的供應(yīng)商。然后采購部門與供應(yīng)商簽訂購買合同；購買的原材料到達(dá)后再經(jīng)檢驗(yàn)部門進(jìn)行抽檢，出具檢驗(yàn)單；倉庫保管部門對數(shù)量品種進(jìn)行檢驗(yàn)并出具入庫單；財務(wù)部門審核及核對檢驗(yàn)單、入庫單、購貨發(fā)票后等級明細(xì)賬。問題：XY公司的采購預(yù)付款內(nèi)部控制是否有漏洞？二授權(quán)審批1、建立嚴(yán)格地授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確審批人的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍與工作要求。2、審批人應(yīng)根據(jù)采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。3、經(jīng)辦人在自己的職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理采購與付款業(yè)務(wù)，未經(jīng)審批的采購與付款業(yè)務(wù)不得辦理。4、經(jīng)辦人有權(quán)拒絕辦理審批人超越授權(quán)范圍審批的業(yè)務(wù)。5、對于重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)組織專家進(jìn)行論證，實(shí)行集體決策和審批，防止出現(xiàn)決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失。案例：某機(jī)械廠的采購控制某機(jī)械廠供應(yīng)部設(shè)立兩個小組，第一組負(fù)責(zé)決定請購、審批、詢價并確定供應(yīng)商，第二組負(fù)責(zé)采購、驗(yàn)收；財務(wù)部負(fù)責(zé)付款并進(jìn)行會計處理。企業(yè)發(fā)生如下情況：由于長期的業(yè)務(wù)關(guān)系，第一組收到關(guān)系戶(此時出現(xiàn)產(chǎn)品庫存超標(biāo)，因此要求機(jī)械廠采購)的采購邀請，考慮到平時關(guān)系不錯，因此第一組決定采購100噸鋼材。第二組采購員發(fā)現(xiàn)第一組人員可能獲得個人私利，因此心里不平衡，在采購?fù)局袑①徣说?0噸鋼材私自低價轉(zhuǎn)賣2噸。獲利3000元,并以其他地方鋼材便宜為由從其他供應(yīng)商購人30噸，采購過程中有一供銷商宣稱,可以向機(jī)械廠提供特殊材料合金，50噸鋼材的價錢可以購人該合金40噸,而40噸合金可以充當(dāng)80噸鋼材使用。采購員信以為真，就用準(zhǔn)備購買50噸鋼材的款項(xiàng)購入40噸合金,然后辦理正常驗(yàn)收入庫手續(xù)。后來在使用中發(fā)現(xiàn)，該合金根本只能相當(dāng)于45噸鋼材的用途。要求：說明機(jī)械廠在采購控制中存在的問題，以及正確的做法。案例：某機(jī)械廠的采購控制某機(jī)械廠供應(yīng)部設(shè)立兩個小組，第一組負(fù)責(zé)決定請購、審批、詢價并確定供應(yīng)商，第二組負(fù)責(zé)采購、驗(yàn)收；財務(wù)部負(fù)責(zé)付款并進(jìn)行會計處理。企業(yè)發(fā)生如下情況：由于長期的業(yè)務(wù)關(guān)系，第一組收到關(guān)系戶(此時出現(xiàn)產(chǎn)品庫存超標(biāo)，因此要求機(jī)械廠采購)的采購邀請，考慮到平時關(guān)系不錯，因此第一組決定采購100噸鋼材。第二組采購員發(fā)現(xiàn)第一組人員可能獲得個人私利，因此心里不平衡，在采購?fù)局袑①徣说?0噸鋼材私自低價轉(zhuǎn)賣2噸。獲利3000元,并以其他地方鋼材便宜為由從其他供應(yīng)商購人30噸，采購過程中有一供銷商宣稱,可以向機(jī)械廠提供特殊材料合金，50噸鋼材的價錢可以購人該合金40噸,而40噸合金可以充當(dāng)80噸鋼材使用。采購員信以為真，就用準(zhǔn)備購買50噸鋼材的款項(xiàng)購入40噸合金,然后辦理正常驗(yàn)收入庫手續(xù)。后來在使用中發(fā)現(xiàn)，該合金根本只能相當(dāng)于45噸鋼材的用途。要求：說明機(jī)械廠在采購控制中存在的問題，以及正確的做法。三請購與審批控制（一）制度建立1、采購申請制度明確歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，明確職責(zé)權(quán)限及請購程序2、采購預(yù)算管理制度根據(jù)全面預(yù)算管理要求進(jìn)行采購業(yè)務(wù)，對于超預(yù)算和預(yù)算外采購，履行預(yù)算調(diào)整程序3、采購審批制度三請購與審批控制（二）請購控制（1）原材料或零配件的請購（主要物品或勞務(wù)）。要依據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營與業(yè)務(wù)活動是否均衡區(qū)別對待。（2）臨時性物品的采購由使用者提出，使用者的部門主管審批同意，資金預(yù)算負(fù)責(zé)人同意簽字。（3）特殊服務(wù)項(xiàng)目的采購由專門指定的人員負(fù)責(zé)提出需求，企業(yè)最高負(fù)責(zé)人審批，如保險、廣告、法律和審計服務(wù)項(xiàng)目等。三請購與審批控制（三）請購審批1、采購審批人員檢查該項(xiàng)采購是否在執(zhí)行后又被重新提出，以及是否存在其他不合理的請購品種和價格，并對采購資金進(jìn)行估算。

注意：企業(yè)要根據(jù)請購物品的類別和金額大小，分別確定不同類別和不同管理層次的主管核準(zhǔn)。2、經(jīng)采購審批人員同意的請購單交資金預(yù)算人員進(jìn)行審批。

注意：臨時性物品的采購需要通常由使用者提出而不是經(jīng)過倉儲部門，由于這種需要很難列入計劃中去，因此，請購單要詳細(xì)說明采購的目的和用途，請購單須經(jīng)使用者的部門主管審批同意并經(jīng)預(yù)算負(fù)責(zé)人簽字同意。四采購與驗(yàn)收控制（一）采購供應(yīng)商評價、采購方式與采購價格的確定。供應(yīng)商評價——由采購部門、請購部門、生產(chǎn)部門、財務(wù)部門、倉儲部門等相關(guān)部門共同對供應(yīng)商進(jìn)行評價。1、選擇供應(yīng)商一般要考慮的條件：商品的質(zhì)量、價格交貨及時性付款條件供應(yīng)商資質(zhì)供應(yīng)商經(jīng)營狀況四采購與驗(yàn)收控制2、采購方式一般物品或勞務(wù)——訂單采購或合同訂貨小額零星物品或勞務(wù)——直接采購3、采購價格大宗商品或勞務(wù)采購采用招投標(biāo)方式其它商品或勞務(wù)根據(jù)市場行情制定最高采購限價四采購與驗(yàn)收控制（二）訂貨控制流程1、審查每份請購單的請購數(shù)量；2、檢查使用物品或勞務(wù)的部門主管是否在請購單上簽字；3、對每份購貨訂單進(jìn)行編號；4、在購貨訂單向供應(yīng)商發(fā)出前，審查購貨訂單的有效性——訂單是否有授權(quán)人的簽字、是否有請購部門主管批準(zhǔn)的請購單作為支持憑證；5、由獨(dú)立人員復(fù)查購貨訂單的編制過程和內(nèi)容。四采購與驗(yàn)收控制（三）驗(yàn)收流程審核憑證檢查數(shù)量檢驗(yàn)質(zhì)量

1、驗(yàn)收工作須由獨(dú)立于請購、采購和財務(wù)部門的人員擔(dān)任；2、驗(yàn)收部門的控制責(zé)任主要是貨物的數(shù)量和質(zhì)量。應(yīng)根據(jù)購貨訂單的質(zhì)量和數(shù)量要求獨(dú)立地檢驗(yàn)收到的貨物（商品的品名、說明、數(shù)量、到貨時間以及商品有無損壞等）；3、驗(yàn)收部門對已收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號的驗(yàn)收單，貨品送交倉庫或其他請購部門時，要求對方在驗(yàn)收單上簽字，并將其中一聯(lián)送交財務(wù)部門。

案例：國際酒店的水晶燈2007年10月1日，國際酒店在鮮花的簇?fù)砗捅夼诘男鷩讨姓綄ν鉅I業(yè)了。這是一家集團(tuán)公司投資成立的涉外星級酒店，該酒店不僅擁有裝潢豪華、設(shè)施一流的套房和標(biāo)準(zhǔn)客房，下設(shè)的老寧波餐廳更是特色經(jīng)營傳統(tǒng)寧波菜和海派家常菜肴，為中外客商提供各式專業(yè)和體貼的服務(wù)。由于集團(tuán)公司資金雄厚實(shí)力強(qiáng)大，因此在開業(yè)當(dāng)天，不僅社會各界知名人士到場剪彩慶祝，更吸引了大批新聞媒體競相采訪報道。一時之間，國際酒店門前是人頭攢動，星光熠熠。

最讓國際人感到驕傲和榮耀的是酒店大堂里天花板上如天宇星際一般的燈光裝飾，和一個圓圓的、超級真實(shí)的月亮水晶燈，使得整個酒店絢麗奪目、熠熠生光。這些天花板上裝飾所用的材料以及星球燈飾均是由水晶材料雕琢而成，是公司王副總經(jīng)理親自組織貨源，最終從瑞士某珠寶公司高價購買的，貨款總價高達(dá)150萬美元。這樣的超級豪華水晶燈飾不僅是在全國罕見，即使是國外，也只有在少數(shù)幾家五星級酒店里能見到。開業(yè)當(dāng)天，來往賓客無不對這個豪華的水晶天花板燈飾贊不絕口，稱羨不已。尤其是經(jīng)過媒體報道，更成為當(dāng)天的頭條新聞，國際酒店在這一天也像那盞水晶燈飾一樣，一舉成名，當(dāng)天客房入住率就達(dá)到了80%以上。

案例：國際酒店的水晶燈王副總經(jīng)理也因此受到了公司領(lǐng)導(dǎo)的高度贊揚(yáng)，一連幾天，王總的臉上都洋溢著快樂而滿足的笑容。然而，好景不長。兩個月后，這些高規(guī)格高價值的水晶燈飾就出了狀況。首先是失去了原來的光澤，變得灰蒙蒙的，即使用清潔布使勁擦拭都不復(fù)往日光彩。其次，部分連接的金屬燈桿出現(xiàn)了銹斑，還有一些燈珠破裂甚至脫落。人們看到這破了相的水晶燈，議論紛紛，這就是破費(fèi)百萬美元買來的高檔水晶燈嗎？鑒于情況嚴(yán)重，公司領(lǐng)導(dǎo)責(zé)令王副總經(jīng)理限期內(nèi)對此事做出合理解釋，并停止了他的一切職務(wù)。這個時候，王副總經(jīng)理是再也笑不出來了。事件真相很快就水落石出，原來這盞價值百萬元人民幣的水晶燈根本不是從瑞士某珠寶公司購得的，而是通過南方某地的奧爾公司代理購入的贗品水晶燈。王副總經(jīng)理在交易過程中貪污受賄，中飽私囊。

案例：國際酒店的水晶燈經(jīng)查實(shí)，國際酒店在未經(jīng)過公開招標(biāo)的情況下，即與南方奧爾公司簽訂了價值為150萬美元的代購合同。依照合同規(guī)定，南方奧爾公司必須提供瑞士某著名珠寶公司出產(chǎn)的水晶燈，并由奧爾公司向國際酒店出具該公司的驗(yàn)證證明書，其中200萬元人民幣為支付給奧爾公司的代理費(fèi)。然而，交易發(fā)生后，奧爾公司并未向國際酒店出具有關(guān)水晶燈的任何品質(zhì)鑒定資料，國際酒店也始終沒有同奧爾公司辦理必要的查驗(yàn)手續(xù)。這筆交易都是由王副總經(jīng)理一人操縱的，從簽訂合同到驗(yàn)收入庫再到支付貨款都是由他一個人說了算，而他之所以會這樣做，正是因?yàn)槭帐芰藠W爾公司的巨額好處費(fèi)。雖然出事之后，王副總經(jīng)理不無例外地得到了法律的嚴(yán)懲，然而國際酒店不僅因此遭受了數(shù)千萬元的巨額損失，更為嚴(yán)重的是酒店名譽(yù)蒙受重創(chuàng)，成為同行的笑柄。這對于一個新開業(yè)的公司而言，不啻是個致命的打擊。問題：該酒店的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在哪些缺陷？

五退貨和折讓的控制制度

由于退貨和折讓要求的提出和由此產(chǎn)生的調(diào)整大多屬于非常規(guī)的、各具特點(diǎn)和偶然發(fā)生的事件，因此很難制定出適合于各種退貨和折讓業(yè)務(wù)的控制辦法。為了彌補(bǔ)這方面的不足，可以設(shè)置專人定期向企業(yè)中各方面的人員進(jìn)行調(diào)查以審查有關(guān)退貨或折讓發(fā)生后，各項(xiàng)記錄的合理性。

數(shù)量問題供應(yīng)商予以補(bǔ)足質(zhì)量問題供應(yīng)商給予適當(dāng)折扣退貨

六付款控制（1）財務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對采購合同約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗(yàn)報告、驗(yàn)收證明等進(jìn)行嚴(yán)格審核。（2）防止未核準(zhǔn)的款項(xiàng)被支付審查支付款項(xiàng)是否具備與該款項(xiàng)有關(guān)并已取得審核認(rèn)可的驗(yàn)收報告單；對現(xiàn)金支付的交易，付款部門在付款前，必須檢查供應(yīng)商的發(fā)票是否蓋有“款已收訖”的戳記，防止已經(jīng)支付的款項(xiàng)被二次支付；對應(yīng)付賬款，付款人應(yīng)檢查付款憑證和是否經(jīng)授權(quán)人批準(zhǔn)，任何付款都必須經(jīng)財務(wù)經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

（3）所有已確認(rèn)的負(fù)債都應(yīng)及時支付，以獲得現(xiàn)金折扣的好處，同時加強(qiáng)同供應(yīng)商的良好關(guān)系并維持企業(yè)的信用。財務(wù)部門應(yīng)定期檢查應(yīng)付賬款的明細(xì)賬和有關(guān)文件，以防止失去可能的現(xiàn)金折扣。（4）正確的付款和記錄。付款前復(fù)核供應(yīng)商發(fā)票上的數(shù)量、價格、合計數(shù)以及折扣條件。應(yīng)付賬款的控制（1）應(yīng)付賬款的記錄必須由獨(dú)立于請購、采購、驗(yàn)收、付款的職員來進(jìn)行，以保證采購環(huán)節(jié)中的控制得到有效的實(shí)施，防止錯誤和欺詐行為的發(fā)生；（2）應(yīng)付賬款的入賬還必須取得和審核各種必要的憑證之后才能進(jìn)行，這些憑證主要是供應(yīng)商的發(fā)票，以及為核對發(fā)票的正確性的其他憑證；（3）必須分別設(shè)置應(yīng)付賬款的總賬戶和明細(xì)賬；（4）對于享有折扣的交易，應(yīng)將發(fā)票金額扣除折扣的金額后登記應(yīng)付賬款，防止日后付款時有人貪污折扣；（5）每月月末來自供應(yīng)商的對賬單必須同應(yīng)付賬款明細(xì)賬余額核對，這項(xiàng)工作應(yīng)由財務(wù)經(jīng)理或由其授權(quán)的、獨(dú)立于應(yīng)付賬款明細(xì)賬的職員來辦理。案例：一國企高官貪污840萬元據(jù)2001年10月5日的《新聞晨報》報道，1998年2月至10月，沈某在擔(dān)任北京市第六市政工程公司水電工程處期間，利用職務(wù)之便，向他人索要空白合同及空白商業(yè)銷售發(fā)票，偽造了工程產(chǎn)品的購銷合同，虛構(gòu)了水電工程處從某廠購買382.6萬元電纜的業(yè)務(wù)，并指令保管員填寫虛假的入庫驗(yàn)收單，又用兩張空白發(fā)票平賬，在此期間，沈某還分別將其所在單位共358萬元的兩張轉(zhuǎn)賬支票轉(zhuǎn)入其女友劉某的賬戶。七監(jiān)督檢查監(jiān)督主體：監(jiān)事會、審計部門、財務(wù)部門等。監(jiān)督檢查內(nèi)容：1、采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況；2、采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況；3、采購管理情況；4、付款管理情況；5、采購?fù)嘶氐墓芾砬闆r；6、賬實(shí)、賬賬相符情況。案例：采購與付款內(nèi)部控制某公司材料采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度可表述如下：

（1）先由倉庫根據(jù)庫存和生產(chǎn)需要提出材料采購業(yè)務(wù)申請，填寫一份“請購單”。“請購單”交供銷科批復(fù)。

（2）供銷科根據(jù)以前制定的采購計劃，對“請購單”進(jìn)行審批。如符合計劃，便組織采購；否則請示公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

（3）決定采購的材料，由供銷科填寫一式二聯(lián)的“訂購單”，其中一聯(lián)供銷科留存；另一聯(lián)由采購員交供貨單位。采購員憑“訂購單”與供貨單位簽訂供貨合同。

（4）供貨合同的正本留供銷科并與“訂購單”核對；供貨合同的副本分別轉(zhuǎn)交倉庫和財務(wù)科，以備查。

（5）采購來的材料運(yùn)抵倉庫，由倉庫保管員驗(yàn)收入庫。驗(yàn)收時，將運(yùn)抵的材料與采購合同副本，供貨單位發(fā)來的“發(fā)運(yùn)單”相互核對。然后填寫一式三份的“驗(yàn)收單”一聯(lián)倉庫留存，作為登記材料明細(xì)帳的依據(jù)；一聯(lián)轉(zhuǎn)送供銷科；一聯(lián)轉(zhuǎn)送財務(wù)科。

案例：采購與付款內(nèi)部控制（6）供銷科收到“驗(yàn)收單”后，將驗(yàn)收單與采購合同的副本、供貨單位發(fā)來的發(fā)票，其他銀行結(jié)算憑證相核對，若相符或不符，以確定此采購業(yè)務(wù)的完成情況。

（7）財務(wù)科接到驗(yàn)收單后，由主管材料核算的會計，將驗(yàn)收單與采購合同副本，供貨單位發(fā)來的發(fā)票，其他銀行結(jié)算憑證相核對。以符或不符作為是否支付貨款的依據(jù)。

（8）應(yīng)支付款的，由會計開出付款憑證，交出納員辦理付款手續(xù)。

（9）出納員付款后，在進(jìn)貨發(fā)票蓋章“付訖”章。再轉(zhuǎn)交會計記帳。

（10）財務(wù)科的材料明細(xì)帳，定期與倉庫的材料明細(xì)帳核對。

要求：針對該公司材料采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度進(jìn)行評審，指出控制的缺點(diǎn)，并提出改進(jìn)措施。

案例：齊齊哈爾制藥公司案件2006年,齊齊哈爾制藥有限公司(以下簡稱齊二藥)假藥案曾轟動一時,因使用假原料生產(chǎn)“亮菌甲素注射液”，造成多人嚴(yán)重不良反應(yīng)，其中4人死亡。事件的起因是齊二藥廠采購員為圖便宜,在從江蘇省中國地質(zhì)礦業(yè)公司泰興化工總廠購入丙二醇時，既沒有索取資質(zhì)證明，也沒有到廠查看，致使購入假冒丙二醇共計2噸之多，并最終作為輔料用于了“亮菌甲素注射液”的生產(chǎn)，從而釀成多人死傷的慘劇。據(jù)齊齊哈爾食品藥品監(jiān)督管理局局長曹永文介紹，這家企業(yè)的采購員工作時間已經(jīng)很長了，是位老采購員，理應(yīng)了解采購的規(guī)范和要求，但卻為了利益放棄了這些原則?！耙郧埃I的都是進(jìn)口的丙二醇，價格在1．7萬元左右，而江蘇產(chǎn)的價格僅為6000多元?！眴栴}：該公司的采購業(yè)務(wù)內(nèi)控存在哪些問題？閱讀資料：破除暗箱比價采購

2000年10月的《財經(jīng)新聞》報道：2000年8月3日，在山東萊州金倉礦業(yè)有限公司會議室中，正在舉行鋼球招標(biāo)采購回，經(jīng)過數(shù)輪投標(biāo)，價格下降了37%，共節(jié)約資金15萬元。金倉公司通過招標(biāo)比價采購，使物資采購下降了10%—12%，僅2000年上半年就節(jié)支350萬元。萊州市工業(yè)企業(yè)特別是國有企業(yè)，把加強(qiáng)采購管理作為提高企業(yè)競爭力的突破口，全面推行比價采購和招標(biāo)采購制度。按照規(guī)定：所有采購計劃由供應(yīng)部門匯總，生產(chǎn)、審計、供應(yīng)部門審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批，供應(yīng)部門根據(jù)批準(zhǔn)的計劃填報采購物資價格申報表，申報表中包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量單價及比價情況，審計企管部門根據(jù)市場動態(tài)，對申報表進(jìn)行審核，為制定采購價格提供依據(jù)，經(jīng)經(jīng)理（廠長）辦公室同意后方可實(shí)施，對購進(jìn)的物資，必須有質(zhì)檢部門進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，達(dá)不到要求的，作為退貨或折價處理，所有采購物資的支付款項(xiàng)，未蓋審計專用章的，財務(wù)部門一律拒絕支付。萊州的很多企業(yè)充分利用多種信息渠道，廣泛收集物資的質(zhì)量、價格等信息，進(jìn)行比質(zhì)比價采購，做到同樣產(chǎn)品比質(zhì)量，同樣質(zhì)量比價格，同樣價格比信譽(yù)，擇優(yōu)選擇供貨方實(shí)行比質(zhì)比價招標(biāo)采購以來，金倉礦業(yè)有限公司采購價格下降了40%—50%，中策啤酒有限公司對大麥實(shí)行比價采購，一舉節(jié)約90余萬元。從抽樣調(diào)查來看，51%的物資品種降低了采購成本，不僅如此，比價采購制的實(shí)施，還將原先集中的權(quán)利分散化，隱蔽的