某大學(xué)合同管理辦法版

上海**學(xué)院合同管理辦法滬金院發(fā)[2008]55號（2008年6月20日校黨委會議通過）第一章總則第一條為規(guī)范上海**學(xué)院（以下簡稱學(xué)校）各類合同行為，維護學(xué)校合法權(quán)益，提高辦學(xué)效益，促進學(xué)校改革和發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國合同法》以及有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實際，特制定本管理辦法。第二條本辦法所稱合同是指學(xué)校法定代表人或者學(xué)校法定代表人授權(quán)委托的代理人代表學(xué)校與自然人、法人或者其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的、涉及經(jīng)濟權(quán)益的協(xié)議。第三條學(xué)校合同管理的指導(dǎo)思想是：貫徹執(zhí)行國家法律的規(guī)定，堅持“七個結(jié)合”，即循序漸進與順勢而為相結(jié)合，集權(quán)與分權(quán)相結(jié)合，歸口管理與分類運行相結(jié)合，權(quán)、責(zé)、利的對應(yīng)和經(jīng)辦、簽署、執(zhí)行、監(jiān)督的分離相結(jié)合，定期總結(jié)與定期培訓(xùn)相結(jié)合，重要從細與次要從簡相結(jié)合，科學(xué)程序與機動靈活相結(jié)合。第四條學(xué)校合同管理的目標是：加強監(jiān)督管理，規(guī)范學(xué)校合同行為，努力做到低成本控制、低風(fēng)險運行，高起點定位，高效率管理，確保學(xué)校事業(yè)健康發(fā)展。第五條學(xué)校實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，分類運行，責(zé)任到人，全面監(jiān)督的合同管理體制。第六條學(xué)校聘請常年法律顧問，負責(zé)對學(xué)校簽訂合同的內(nèi)容提出法建議，并接受學(xué)校合同綜合管理部門的法律事務(wù)咨詢。學(xué)?？筛鶕?jù)合同承辦部門的需要，聯(lián)系校內(nèi)外法律專家參加合同的起草、修改和審核重大合同，參與重大合同談判、合同糾第二章合同管理部門及其責(zé)任第七條校長辦公室是學(xué)校合同綜合管理部門，負責(zé)協(xié)調(diào)合同承辦部門的合同管理工作，除明確分類管理的合同外，視學(xué)校綜合性合同的內(nèi)容和性質(zhì)決定其具體承辦部門。其主要職責(zé)如下：（一）組織學(xué)校合同管理規(guī)章制度的建立健全；（二）負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)校日常合同管理，指導(dǎo)學(xué)校合同承辦部門的合同管理工作；（三）負責(zé)對學(xué)校日常合同審核流程的復(fù)核；（四）按季度對各部門承辦合同情況進行匯總檢查，按年度對學(xué)校全年合同簽署、履行情況進行匯總分析，并將全校合同管理情況向校長報告；（五）負責(zé)組織學(xué)校合同管理培訓(xùn)工作；（六）負責(zé)學(xué)校合同管理中的法律服務(wù)聯(lián)系工作。（七）負責(zé)合同用印管理。對外簽訂合同原則上使用合同專用章，如因簽約雙方對等需要，也可使用學(xué)校公章，其他印章一律不得替代使用。合同專用章由學(xué)校統(tǒng)一刻制、預(yù)留印鑒和編號登記。第八條學(xué)校合同承辦部門是指經(jīng)學(xué)校法定代表人授權(quán)，代表學(xué)校訂立和管理合同的相關(guān)部門和單位。其主要職責(zé)如下：（一）根據(jù)國家法律法規(guī)及本辦法，制定本部門合同管理實施細則，并嚴格合同的事前、事中、事后管理。凡未制定部門合同管理實施細則的合同承辦部門提交審批的合同，首先依照重要合同審批程序執(zhí)行，由分管領(lǐng)導(dǎo)提出審批意見。（二）負責(zé)合同項目的可行性研究和合同對方的資信調(diào)查，對合同的真實性、合法性、可行性、效益性負責(zé)；（三）具體組織合同的談判簽訂工作；組織學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)小組或工作小組對職責(zé)范圍內(nèi)的合同事項按程序進行研究、審議、決策；并在授權(quán)范圍內(nèi)負責(zé)有關(guān)合同的簽署工作。（四）認真履行合同，及時組織實施并處理有關(guān)問題；具體負責(zé)本部門承辦合同的全面履行，確保雙方權(quán)利、義務(wù)的實現(xiàn)和合同的順利實施，履行中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時上報，并積極解決；參加相關(guān)的合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟活動。（五）每學(xué)期末編制部門合同匯總報表，對重大合同履行情況進行重點說明；年末總結(jié)上報部門全年度合同簽訂、履行情況；建立合同檔案，保管合同及相關(guān)資料。第三章合同的授權(quán)委托第九條除學(xué)校法定代表人外，其他任何人必須取得法定代表人的授權(quán)委托，方能在授權(quán)范圍內(nèi)代表學(xué)校訂立、變更、解除合同。凡未得到學(xué)校法定代表人授權(quán)委托而以學(xué)校名義自行對外訂立合同的，由合同簽訂人自行負責(zé)；給學(xué)校造成損失的，學(xué)校將追究其法律責(zé)任。第十條在學(xué)校合同管理的審核審批流程中，學(xué)校法定代表人（校長）按照一般、重要、重大等合同類型的不同審批權(quán)限，對合同簽署權(quán)限作如下授權(quán)委托：一般合同授權(quán)委托合同承辦部門負責(zé)人為其簽約代理人；重要合同授權(quán)委托合同事項分管校領(lǐng)導(dǎo)為其簽約代理人；除學(xué)校”三重一大”事項外，重大合同授權(quán)委托合同事項分管校領(lǐng)導(dǎo)為其簽約代理人或簽署加蓋法人印章的意見。第十一條學(xué)校法定代表人授權(quán)委托代理人的職責(zé)：（一）在授權(quán)范圍內(nèi)負責(zé)談判、簽訂合同；（二）對所簽訂合同的合法性、真實性和可行性負責(zé)；（三）對須報請有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)、校長辦公會或黨委會審批的合同，在合同承辦部門辦理申報審批手續(xù)的基礎(chǔ)上，提出本人意見并對本人意見負責(zé)；（四）負責(zé)所簽訂合同的全面履行；妥善處理合同實施中發(fā)生的糾紛或問題；（五）規(guī)范合同管理檔案，合同簽訂或履行后及時將合同的有關(guān)資料歸檔。第四章合同的審查和審批第十二條財務(wù)處、審計處是學(xué)校合同的審查部門，學(xué)校法律顧問為學(xué)校合同審查審批提供咨詢意見。所有合同在簽訂前必須經(jīng)財務(wù)處、審計處審查并會簽。學(xué)校重要合同和重大合同在簽訂前還必須征詢法律顧問意見，一般合同由承辦部門負責(zé)人根據(jù)需要征詢法律顧問意見。合同承辦部門必須認真填寫《上海**學(xué)校合同審批表》一式兩份，并與合同審查的原始材料一同按程序提交審查。第十三條合同申報審批時，應(yīng)做到合同主要條款明確，內(nèi)容充實，材料齊全，手續(xù)完備。所有合同簽訂原則上應(yīng)提前提交相關(guān)職能部門審查和審批，以保證審查充分，審批嚴格。第十四條學(xué)校合同承辦部門負責(zé)對合同對方資信情況和合同文本內(nèi)容的合法性、嚴密性、可行性進行審查。第十五條學(xué)校審計處負責(zé)對學(xué)校各類合同進行審計監(jiān)督，對合同訂立的程序和內(nèi)容的合法性進行審查把關(guān)并會簽。其審查內(nèi)容主要包括：1、合同的必要性。審查合同的事項是否已經(jīng)學(xué)校黨委會或校長辦公會討論通過。2、合同的合法性。協(xié)助律師審查合同是否符合國家法律、政策，審查合同是否符合學(xué)校的相關(guān)制度、規(guī)定，對方是否有相應(yīng)的資質(zhì)。3、合同的合規(guī)性。審查選擇合同對方簽訂合同的理由是否充分，相關(guān)程序是否到位，重大疑難合同是否聽取了相關(guān)專家的意見；審核承辦部門對合同的分類是否正確、恰當。4、合同的完整性。審查合同條款和內(nèi)容是否完整正確，尤其是合同的違約責(zé)任及解決爭議的條款是否完整。第十六條學(xué)校財務(wù)處負責(zé)合同明確規(guī)定的財務(wù)結(jié)算管理，主要對合同簽訂和履行全過程的資金計劃、合同金額、結(jié)算、收付款方式等進行審查。第十七條學(xué)校根據(jù)合同性質(zhì)、標的大小及法律風(fēng)險分為一般合同、重要合同、重大合同三類，合同承辦部門在合同管理實施細則中予以具體明確，報校長辦公會議（一）一般合同是指合同承辦部門在職能范圍內(nèi)為從事正常業(yè)務(wù)所簽訂的標的額較小、對學(xué)校發(fā)展影響較小的合同，經(jīng)必要的審查審批程序后，原則上授權(quán)委托合同承辦部門負責(zé)人審批簽署；（二）重要合同是指標的額較大或?qū)W(xué)校發(fā)展可能產(chǎn)生較大影響的合同，有關(guān)職能部門或?qū)＜倚〗M要對合同進行調(diào)查論證并提出意見，經(jīng)必要的審查審批程序后，原則上授權(quán)委托該合同事項的分管校領(lǐng)導(dǎo)審批簽署。（三）重大合同是指標的額大或?qū)W(xué)校發(fā)展可能產(chǎn)生重大影響的合同；以學(xué)校名義同外單位合作或共建的合同；承包經(jīng)營合同；對外投資、融資借款合同；房屋場地和重大設(shè)備租賃合同；無形資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同等。重大合同的事項必須經(jīng)過校長辦公會或黨委會集體研究審議，有關(guān)職能部門或?qū)＜倚〗M要對重大合同進行調(diào)查論證并提供論證報告，經(jīng)必要的審查審批程序后，由學(xué)校法定代表人（校長）或分管校領(lǐng)導(dǎo)審批簽署。第五章合同的簽訂管理第十八條以學(xué)校名義訂立合同除即時結(jié)清者外，應(yīng)一律采用書面形式。通過信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等就合同主要條款達成協(xié)議的，應(yīng)當簽訂確認書，簽訂確認書時合同成立。第十九條合同簽訂前，合同承辦部門必須掌握對方的經(jīng)營資格、資信等情況，不得與無經(jīng)營資格或資信不良的單位簽訂合同；涉及資金的合同必須有明確的收付款計劃并向財務(wù)處提出收付款申報。涉及學(xué)校付款的合同必須事先落實資金來源，預(yù)算外合同訂立前必須履行正常的預(yù)算審批程序，落實資金后按正常合同程序簽訂；沒有資金來源，不得訂立合同。第二十條合同的內(nèi)容和形式必須符合《中華人民共和國合同法》的規(guī)定。合同文本原則上采用國家行業(yè)管理部門統(tǒng)一制訂的規(guī)范文本。第二十一條以學(xué)校名義訂立的合同，不得在空白文本上蓋章，原則上嚴禁以傳真的形式傳送雙方簽字蓋章的合同，禁止將我方先行簽字蓋章后的合同以信函、快遞的形式遞交對方簽字蓋；如有特殊情況，須經(jīng)校長批準。簽訂合同，一般應(yīng)選擇我方注冊地的人民法院管轄。第二十二條合同簽訂后，學(xué)校合同承辦部門應(yīng)當建立合同檔案，將合同文本進行編號，記錄合同簽訂時間、合同名稱、合同類別、合同金額、合同履行期限、對方單位、經(jīng)辦人、審批簽署人、合同履行情況等有關(guān)信息，并填寫“合同管理季報表”及時報校長辦公室登記備案。第六章合同的履行與變更第二十三條依法簽訂的合同，必須遵守。學(xué)校及合同承辦部門應(yīng)當按照合同約定，認真履行合同，不得擅自變更或解除合同。如因情況發(fā)生變化或出現(xiàn)不可抗力需要變更或者解除合同的，學(xué)校合同承辦部門應(yīng)在法律規(guī)定或合同約定的期限內(nèi)先與對方進行協(xié)商，達成一致書面意見。合同的變更或解除，一律采用書面形式。變更或解除合同的程序同簽訂合同的審批要求一致。第二十四條變更合同提交審查、審批時，必須說明合同變更的理由、變更的內(nèi)容、與原合同的關(guān)系等。合同變更后，合同編號不予改變。變更或解除后的合同納入本辦法規(guī)定的管理范圍第二十五條續(xù)簽合同在提交審查和審核時，可以提供續(xù)簽合同與原合同的關(guān)系、條款變化等方面的說明以及原合同，供合同審查審批部門參考。續(xù)簽合同的程序同簽訂合同的審批要求一致。第二十六條學(xué)校合同承辦部門應(yīng)當按合同約定全面履行，督促和檢查對方履行合同各項義務(wù)，妥善處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題，遇履約困難或違約等情況應(yīng)立即向分管校領(lǐng)導(dǎo)匯報，匯報后及時以書面函件形式通知對方，并積極采取措施防止損失擴大；對合同雙方往來的文書以及便簽、便函等履行合同的憑據(jù)應(yīng)當妥善保管，并納入本部門合同歸檔資料管理。第二十七條學(xué)校合同承辦部門對合同履行情況應(yīng)嚴格驗收手續(xù)，同時以書面形式保留驗收資料，納入本部門歸檔資料管理。第二十八條學(xué)校財務(wù)處負責(zé)合同履行的收付款工作，根據(jù)合同正本、合同承辦部門負責(zé)人簽章和驗收意見方可辦理財務(wù)結(jié)算。對具有以下情形的業(yè)務(wù)，財務(wù)處應(yīng)拒絕付款并及時向校長報告有關(guān)情況:（一）發(fā)票或合同審批手續(xù)不完備的；（二）收付款單位與合同對方當事人名稱不一致的；（三）收付款方式或金額與合同內(nèi)容不相符的。第二十九條對合同中所規(guī)定的學(xué)校權(quán)益，合同承辦部門應(yīng)履行主張職責(zé)，凡因工作失職造成學(xué)校權(quán)益損失的，將追究其行政責(zé)任和經(jīng)濟責(zé)任。第七章合同糾紛的處理第三十條合同履行過程中如與對方當事人發(fā)生糾紛，應(yīng)按合同約定、國家法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定妥善處理。合同糾紛發(fā)生后，合同承辦部門應(yīng)及時將有關(guān)情況報學(xué)校，并立即組織專題小組或指派專人認真應(yīng)對、妥善處理，重大合同應(yīng)及時委托學(xué)校法律顧問參與糾紛處理；經(jīng)協(xié)商仍無法解決的，報分管校領(lǐng)導(dǎo)同意后，可提交上級主管機關(guān)、仲裁部門或人民法院依法處理。第三十一條處理合同糾紛的原則是：以協(xié)商為主，做到有理、有利、有節(jié)；以法律法規(guī)為準繩，以合同約定為依據(jù)，保障學(xué)校合法權(quán)益。第三十二條合同糾紛處理完畢，合同承辦部門應(yīng)將有關(guān)資料匯總、歸檔，以備查考，同時將處理情況書面報學(xué)校備查。第八章罰則第三十三條有下列情形之一，未給學(xué)校造成損失的，對直接責(zé)任人或負有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的負責(zé)人進行批評教育；給學(xué)校造成損失的，視其情節(jié)輕重和造成損失的大小分別給予不同的行政處分和經(jīng)濟處罰：（一）學(xué)校合同承辦部門、合同管理人員、負責(zé)合同實施的有關(guān)單位和人員沒有按本辦法的規(guī)定履行職責(zé)的；（二）委托代理人超越學(xué)校法人授權(quán)委托權(quán)限簽訂合同的；（三）合同承辦單位、合同簽訂人未調(diào)查對方資信情況、未審查對方主體資格，給學(xué)校造成損失的；（四）應(yīng)簽訂書面合同而未簽訂，給學(xué)校造成損失的；（五）丟失或者擅自銷毀合同和合同附件，以及合同履行過程形成的各種函件、單據(jù)的。第三十四條未經(jīng)學(xué)校批準或者授權(quán)，擅自以學(xué)校名義簽訂合同的單位或個人，應(yīng)對該合同承擔(dān)全部責(zé)任；給學(xué)校造成損失的，學(xué)校視情況追究單位負責(zé)人或有關(guān)責(zé)任人行政、經(jīng)濟責(zé)任直至追究其法律責(zé)任。第三十五條學(xué)校內(nèi)任何單位或個人不得擅自以學(xué)校名義對外提供擔(dān)保，擅自為他人提供擔(dān)保給學(xué)校造成損失的，由擔(dān)保人承擔(dān)經(jīng)濟責(zé)任，并給予紀律處分。第九章合同管理的檢查與培訓(xùn)第三十六條校長辦公室定期檢查學(xué)校日常合同管理情況。合同承辦管理部門必須定期對合同的承辦和管理情況及履約率進行總結(jié)，每季度將本部門所經(jīng)辦的合同的履行情況以書面報告形式向校長辦公室反饋。學(xué)校定期組織合同管理情況總結(jié)交流會，通報學(xué)校合同管理情況，總結(jié)全院合同管理工作。第三十七條加強專、兼職合同管理干部隊伍建設(shè)，根據(jù)我院合同管理體制，逐步建立完善兼職合同管理隊伍和培訓(xùn)學(xué)習(xí)制度，定期舉辦合同管理專業(yè)培訓(xùn)班，組織領(lǐng)導(dǎo)干部和專、兼職合同管理干部學(xué)習(xí)《中華人民共和國合同法》等法律法規(guī)，增強合同管理隊伍的法律意識和科學(xué)管理意識。第十章附則第三十八條學(xué)校所有合同實行嚴格的檔案制度。凡歸檔的合同文件材料必須是原件。校長辦公室負責(zé)合同審批表的保管和歸檔，并將合同正