文件系統(tǒng)基本知識(shí)

GMP文件系統(tǒng)基本知識(shí)相關(guān)概念標(biāo)準(zhǔn)操作(工作)標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)管理標(biāo)準(zhǔn)操作標(biāo)準(zhǔn)記錄文件系統(tǒng)

文件

一般是指由法定機(jī)關(guān)、單位印發(fā)，用來處理公務(wù)活動(dòng)，并具有特定格式的書面文字材料。根據(jù)文件的適用范圍，分為通用文件和專用文件。

藥品GMP文件是指一切涉及藥品生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理的書面標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)的記錄結(jié)果。

英國GMP解釋：—切涉及醫(yī)藥產(chǎn)品制造的書面生產(chǎn)方法、指示說明和記錄、質(zhì)量控制方法和記錄下的測試結(jié)果。

標(biāo)準(zhǔn)生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中預(yù)先制定的書面要求。

技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（TS）指生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中，由國家、地區(qū)、行業(yè)及企業(yè)頒布和制定的技術(shù)性規(guī)范、準(zhǔn)則、規(guī)定、辦法、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程和程序等書面要求。管理標(biāo)準(zhǔn)（SMP）指為了行使管理職能而使管理過程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化而制定的制度、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、辦法等書面要求。操作（工作）標(biāo)準(zhǔn)（SOP）指以人的工作為對象，對工作范圍、職責(zé)、權(quán)限、工作方法及內(nèi)容所制訂的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、辦法、程序等書面要求。SOP是一種經(jīng)批準(zhǔn)用以指示操作的通用性文件或管理辦法。記錄(REC)指反映實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)情況的結(jié)果文件系統(tǒng)(DO)指貫穿藥品生產(chǎn)管理全過程，連貫有序的系統(tǒng)文件。制定文件的目的和意義

建立全面的、完整的文件系統(tǒng)是一種從“人治”到“法制”的變革，其核心是確保藥品的生產(chǎn)過程中的"一切行為有法律，一切行為有記錄，一切行為有監(jiān)控，一切行為有符合"從而避免生產(chǎn)過程中產(chǎn)生混淆，污染和差錯(cuò)，保證生產(chǎn)出安全有效、質(zhì)量穩(wěn)定、復(fù)核預(yù)定規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)的藥品。書面的文件能防止出口頭交流可能引起的差錯(cuò)并使批的歷史具有可追溯性。

具體的意義如下：制定文件的目的和意義企業(yè)運(yùn)作的文字依據(jù)

——有章可循所有人員工作文字依據(jù)——照章辦事

證據(jù)——有案可查對于明確責(zé)任和“獎(jiǎng)罰分明”提供了依據(jù)質(zhì)量改進(jìn)的原始依據(jù)

人員培訓(xùn)及評(píng)價(jià)的根據(jù)

要做到—切要有文字規(guī)定，一切要按規(guī)定辦事，一切活動(dòng)要記錄在案，一切要由數(shù)據(jù)說話，一切工作要有人簽字負(fù)責(zé)。

文件的屬性（要求）1．完整性

指文件系統(tǒng)應(yīng)涵蓋我國藥品GMP規(guī)范內(nèi)容和GMP對本公司生產(chǎn)的劑型品種所有的規(guī)定要求。2．協(xié)調(diào)性

是指縱向、橫向的相互協(xié)調(diào)，首先是縱向上應(yīng)符合國家有關(guān)法規(guī)，橫向上在企業(yè)內(nèi)部各系統(tǒng)應(yīng)協(xié)調(diào)一致。同級(jí)、上下級(jí)不抵觸。3．準(zhǔn)確性

指文件的文字?jǐn)⑹鲆獪?zhǔn)確。文件的標(biāo)題、內(nèi)容應(yīng)簡明，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，條理清晰，用詞確切，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)也應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確無誤。4．正確性

是指文件的圖樣、表格、數(shù)字、公式等技術(shù)內(nèi)容和目標(biāo)值應(yīng)當(dāng)正確無誤。5．一致性

是指文件中的術(shù)語、符號(hào)、代號(hào)等，前后應(yīng)當(dāng)是統(tǒng)一的、一致的。同時(shí)應(yīng)與其他相關(guān)文件相一致。與行業(yè)一致，與各部門一致。文件的屬性（要求）

6．動(dòng)態(tài)性

藥品生產(chǎn)和質(zhì)量管理是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)的動(dòng)態(tài)過程，因此，文件必須依據(jù)驗(yàn)證和日常監(jiān)控的結(jié)果而不斷修訂。

7.唯一性指現(xiàn)行文件系統(tǒng)沒有內(nèi)容重復(fù)的文件，改版修訂的文件頒發(fā)執(zhí)行的同時(shí)必須將過時(shí)失效的文件收回。

8．適用（可操作）性指文件內(nèi)容既要符合藥品GMP原則規(guī)定要求，又要根據(jù)本公司的實(shí)際情況制定，決不能生搬硬套，使文件脫離實(shí)際，難以操作實(shí)施，指標(biāo)要量化，不能太有彈性。

9．嚴(yán)密性

文件的書寫與應(yīng)用詞確切，不模棱兩可，標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)量化。

10．可追溯性指從供貨廠商、原輔料、成品和用戶四方中得到任何一方的信息，即可通過文件系統(tǒng)（批檔案）查到與之相關(guān)的其它三方的信息。

文件的分類崗位職責(zé)GMP文件系統(tǒng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)記錄操作規(guī)程崗位操作規(guī)程標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)證、產(chǎn)品批文REC生產(chǎn)工藝規(guī)程表格其他包括標(biāo)簽、標(biāo)識(shí)、憑證、卡管理文件編制與管理過程設(shè)計(jì)起草/修訂審核/批準(zhǔn)發(fā)放

培訓(xùn)執(zhí)行歸檔回顧/變更GMP文件管理還包括收回、銷毀、借閱文件制定方法文件制定組織機(jī)構(gòu)和人員要求

由企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，某一部門牽頭，由各有關(guān)部門參加，組成一個(gè)文件制定小組；各部門又可以指定起草人員，形成一個(gè)文件制定體系。

該體系的工作需高效、協(xié)調(diào)、運(yùn)行良好，具權(quán)威性，職責(zé)明確。a組織機(jī)構(gòu)

文件制定人員要求經(jīng)GMP學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，了解、掌握GMP的要求，懂專業(yè)知識(shí)，富有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，掌握制定文件的基本要求；審核人員還要有能力對所審核的文件形式和內(nèi)容把關(guān)；批準(zhǔn)人還需具有規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理的概念和不斷提高管理水平的觀念，并有能力對批準(zhǔn)的文件負(fù)責(zé)。新廠房投產(chǎn)前、新產(chǎn)品投產(chǎn)前、新設(shè)備安裝前；引進(jìn)新處方或新工藝前；處方或工藝有重大變更前；驗(yàn)證前或驗(yàn)證后；組織機(jī)構(gòu)職能變動(dòng)時(shí)；文件編寫質(zhì)量改進(jìn)時(shí)；執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)問題時(shí)；接受年檢、自查、質(zhì)量大檢查（或質(zhì)量審計(jì)）、GMP認(rèn)證檢查前后。文件制定（修訂）的時(shí)間

1、編號(hào)應(yīng)結(jié)合企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，便于識(shí)別其文本、類別；¨

2、文件的標(biāo)題、類型、目的、原則應(yīng)有清楚的陳述，與其他文件相區(qū)別；¨

3、文件內(nèi)容確定，使用的文字應(yīng)確切、易懂、簡練，不能模棱兩可；指令性的內(nèi)容必須以命令式方法寫出；¨

4、條理清楚，易理解，可操作性強(qiáng)；¨

5、各類文件應(yīng)有便于識(shí)別其文本類別的系統(tǒng)編碼和日期、該文件的使用方法、使用人等，便于查找。編碼頁數(shù)應(yīng)有總頁數(shù)和分頁數(shù)；¨

6、文件如需記錄或填寫數(shù)據(jù)，應(yīng)留有足夠空格，以便于填寫內(nèi)容；在各項(xiàng)內(nèi)容之間，也要有適當(dāng)?shù)目障?；每?xiàng)標(biāo)題內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確；

7、文件的制定、審查、批準(zhǔn)責(zé)任人應(yīng)簽字，不得使用手抄本，以防差錯(cuò)

8、注意文件紙張大小，紙張質(zhì)地、顏色、裝訂、復(fù)制等，一般使用A4紙；¨

9、提倡實(shí)事求是，不能生搬硬套。

10、修訂時(shí)按制定時(shí)相同的要求。文件制定的要求文件格式的規(guī)定表頭項(xiàng)目至少要包括：

題目、編碼、頁號(hào)、制訂人及其日期、審核人及其日期、批準(zhǔn)人及其日期、頒發(fā)部門、生效日期、分發(fā)部門。正文包括：

目的、原則、適用范圍、職責(zé)、定義、標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)等條款，然后再定文件的內(nèi)容。后續(xù)頁：建議包括：文件題目、編碼、頁號(hào)等。第一頁例如：目的：范圍：責(zé)任：內(nèi)容：

文件管理---管理標(biāo)準(zhǔn)

程序編號(hào)：

DO-SMP001V00

GMP文件管理規(guī)程

共6頁第1頁制定人 制定日期 年月日 制定部門 質(zhì)量管理部審核人 審核日期 年月日 版次 第1版批準(zhǔn)人 批準(zhǔn)日期 年月日 印數(shù) 共6份頒發(fā)部門 公司辦公室 生效日期 年月日 文件代碼 6-分發(fā)部門 □主管副總□公司辦公室□人力資源部□生產(chǎn)部□質(zhì)量管理部

□供應(yīng)部□物料管理部□技術(shù)研發(fā)部□設(shè)備工程部□銷售公司

□中心檢驗(yàn)室□倉儲(chǔ)中心□機(jī)修車間□飲片車間□提取車間

□固體1車間□固體2車間□固體3車間□口服液體車間

程序編號(hào)

題目

頁

數(shù)

后續(xù)頁：文件編碼的規(guī)定識(shí)別性

穩(wěn)定性相關(guān)一致性發(fā)展性編碼原則

系統(tǒng)性準(zhǔn)確性可追蹤性應(yīng)有文件詳細(xì)地、逐一地列出編碼代號(hào)的規(guī)定，以便于文件的使用；其代碼可根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況選用英文、拼音、數(shù)字或漢字。

編碼代號(hào)（參見《文件編碼管理規(guī)程》）編碼舉例如：MM—SOP001V00解釋：SOP：標(biāo)準(zhǔn)操作程序（StandardOperatingProcedure)MM：生產(chǎn)管理001：生產(chǎn)管理類的第一個(gè)文件00：表示為第一版文件，要為01則表示第一次修訂后的文件。文件的審核/批準(zhǔn)

所有文件的審核人與批準(zhǔn)人必須預(yù)先規(guī)定

審批人具有相應(yīng)的資格與能力

所有正式生效的文件，均應(yīng)有起草、審核、批準(zhǔn)人簽字，并注明日期文件的發(fā)放

文件一旦批準(zhǔn)，應(yīng)在執(zhí)行之日前發(fā)放至相關(guān)人員或部門

文件發(fā)放必須進(jìn)行記錄

新文件執(zhí)行之日必須收回過時(shí)的文件文件的培訓(xùn)

新文件必須在執(zhí)行之日前進(jìn)行培訓(xùn)并記錄

培訓(xùn)師原則上為文件的起草者、審核者或批準(zhǔn)者

必須保證文件使用者均受到培訓(xùn)文件的執(zhí)行

文件的有效執(zhí)行是最重要的環(huán)節(jié)

新文件初始執(zhí)行階段，應(yīng)特別注意監(jiān)督檢查執(zhí)行情況

所有文件必須定期進(jìn)行復(fù)核

應(yīng)定期向使用部門提供現(xiàn)行文件清單

對現(xiàn)行的管理標(biāo)準(zhǔn)，未經(jīng)變更控制，不得隨意改動(dòng)文字內(nèi)容

對現(xiàn)行的批記錄或其他記錄文件，確有必要進(jìn)行改動(dòng)，應(yīng)由責(zé)任人簽字，并注明原因和日期

采用自動(dòng)控制或管理系統(tǒng)記錄，應(yīng)僅允許授文件的執(zhí)行文件的歸檔

所有的現(xiàn)行文件原件或樣本均存檔于質(zhì)量管理部門

所有的過時(shí)文件僅保留一份在質(zhì)量管理部門

記錄按種類歸檔，按其重要性分別保存在相關(guān)部門并存檔至規(guī)定日期

各種歸檔文件應(yīng)建立臺(tái)帳以便調(diào)用文件的回顧

應(yīng)定期對重要的管理標(biāo)準(zhǔn)作相應(yīng)的回顧

對重要的GMP活動(dòng)作年度回顧－產(chǎn)品年度回顧－供戶質(zhì)量管理年度回顧－客戶投訴年度回顧－驗(yàn)證年度回顧文件的變更控制任何文件未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意更改

變更的提出：文件的使用者或管理人員有權(quán)提出變更

變更的審批：應(yīng)評(píng)價(jià)變更的可行性并批準(zhǔn)變更，履行變更手續(xù)

變更的執(zhí)行：變更執(zhí)行過程可視為一份新文件起草

變更管理：應(yīng)檢查文件變更引起的其它相關(guān)文件的變更

變更記載：文件的任何變更必須詳細(xì)進(jìn)行記錄記錄的填寫注意事項(xiàng)

記錄必須及時(shí)填寫，不能提前寫當(dāng)成備忘錄，也不能過后寫當(dāng)成回憶錄。

·字跡整潔，不得使用鉛筆填寫。

·按內(nèi)容逐一填寫，不得空格、漏填。如無內(nèi)容時(shí)，用“/”表示。

與前項(xiàng)相同的空格不得使用“同上、同前或、、”代替。

·不得撕毀。

·不得任意涂改。不得使用刀片、橡皮及涂改液進(jìn)行涂改，如確需更改時(shí)，在錯(cuò)誤地方畫橫道，保持原字跡清晰可辨，并寫上正確的內(nèi)容及簽名。

·品名應(yīng)寫全稱，不得簡寫、或使用英文字頭等代替。

·人員簽名應(yīng)寫明全名，填寫日期應(yīng)注明年、月、日不得點(diǎn)點(diǎn)代替。

數(shù)據(jù)處理：四舍六入五成雙（看后）。

各類文件簡介主要介紹：產(chǎn)品生產(chǎn)管理文件，包括生產(chǎn)工藝規(guī)程、崗位操作法或標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程、批生產(chǎn)記錄等。產(chǎn)品質(zhì)量管理文件，包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)操作規(guī)程、產(chǎn)品申請和審批文件；產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性考察；批檢驗(yàn)記錄生產(chǎn)工藝規(guī)程

是規(guī)定一定數(shù)量成品所需起始原料和包裝材料的數(shù)量，以及工藝、加工說明、注意事項(xiàng)、包括生產(chǎn)過程中控制的一個(gè)或一套文件。

對產(chǎn)品設(shè)計(jì)、處方工藝、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量監(jiān)控以及生產(chǎn)和包裝全面規(guī)定與描述；是生產(chǎn)管理和質(zhì)量監(jiān)控基準(zhǔn)性文件。

是制定批記錄，批生產(chǎn)指令，批包裝指令及主配方的重要依據(jù)。生產(chǎn)工藝規(guī)程（一）生產(chǎn)處方：1.產(chǎn)品名稱和產(chǎn)品代碼；2.產(chǎn)品劑型、規(guī)格和批量；3.所用原輔料清單（包括生產(chǎn)過程中使用，但不在成品中出現(xiàn)的物料），闡明每一物料的指定名稱、代碼和用量；如原輔料的用量需要折算時(shí)，還應(yīng)當(dāng)說明計(jì)算方法。（二）生產(chǎn)操作要求：1.對生產(chǎn)場所和所用設(shè)備的說明（如操作間的位置和編號(hào)、潔凈度級(jí)別、必要的溫濕度要求、設(shè)備型號(hào)和編號(hào)等）；2.關(guān)鍵設(shè)備的準(zhǔn)備（如清洗、組裝、校準(zhǔn)、滅菌等）所采用的方法或相應(yīng)操作規(guī)程編號(hào)；3.詳細(xì)的生產(chǎn)步驟和工藝參數(shù)說明（如物料的核對、預(yù)處理、加入物料的順序、混合時(shí)間、溫度等）；4.所有中間控制方法及標(biāo)準(zhǔn)；5.預(yù)期的最終產(chǎn)量限度，必要時(shí)，還應(yīng)當(dāng)說明中間產(chǎn)品的產(chǎn)量限度，以及物料平衡的計(jì)算方法和限度；6.待包裝產(chǎn)品的貯存要求，包括容器、標(biāo)簽及特殊貯存條件；7.需要說明的注意事項(xiàng)。生產(chǎn)工藝規(guī)程（三）包裝操作要求：1.以最終包裝容器中產(chǎn)品的數(shù)量、重量或體積表示的包裝形式；2.所需全部包裝材料的完整清單，包括包裝材料的名稱、數(shù)量、規(guī)格、類型以及與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)的每一包裝材料的代碼；3.印刷包裝材料的實(shí)樣或復(fù)制品，并標(biāo)明產(chǎn)品批號(hào)、有效期打印位置；4.需要說明的注意事項(xiàng)，包括對生產(chǎn)區(qū)和設(shè)備進(jìn)行的檢查，在包裝操作開始前，確認(rèn)包裝生產(chǎn)線的清場已經(jīng)完成等；5.包裝操作步驟的說明，包括重要的輔助性操作和所用設(shè)備的注意事項(xiàng)、包裝材料使用前的核對；6.中間控制的詳細(xì)操作，包括取樣方法及標(biāo)準(zhǔn)；7.待包裝產(chǎn)品、印刷包裝材料的物料平衡計(jì)算方法和限度。

批生產(chǎn)記錄內(nèi)容包括：

（一）產(chǎn)品名稱、規(guī)格、批號(hào)；（二）生產(chǎn)以及中間工序開始、結(jié)束的日期和時(shí)間；（三）每一生產(chǎn)工序的負(fù)責(zé)人簽名；（四）生產(chǎn)步驟操作人員的簽名；必要時(shí)，還應(yīng)當(dāng)有操作（如稱量）復(fù)核人員的簽名；（五）每一原輔料的批號(hào)以及實(shí)際稱量的數(shù)量（包括投入的回收或返工處理產(chǎn)品的批號(hào)及數(shù)量）；（六）相關(guān)生產(chǎn)操作或活動(dòng)、工藝參數(shù)及控制范圍，以及所用主要生產(chǎn)設(shè)備的編號(hào)；（七）中間控制結(jié)果的記錄以及操作人員的簽名；（八）不同生產(chǎn)工序所得產(chǎn)量及必要時(shí)的物料平衡計(jì)算；（九）對特殊問題或異常事件的記錄，包括對偏離工藝規(guī)程的偏差情況的詳細(xì)說明或調(diào)查報(bào)告，并經(jīng)簽字批準(zhǔn)。批包裝記錄內(nèi)容包括：

（一）產(chǎn)品名稱、規(guī)格、包裝形式、批號(hào)、生產(chǎn)日期和有效期；

（二）包裝操作日期和時(shí)間；

（三）包裝操作負(fù)責(zé)人簽名；

（四）包裝工序的操作人員簽名；

（五）每一包裝材料的名稱、批號(hào)和實(shí)際使用的數(shù)量；

（六）根據(jù)工藝規(guī)程所進(jìn)行的檢查記錄，包括中間控制結(jié)果；

（七）包裝操作的詳細(xì)情況，包括所用設(shè)備及包裝生產(chǎn)線的編號(hào)；

（八）所用印刷包裝材料的實(shí)樣，并印有批號(hào)、有效期及其他打印內(nèi)容；不易隨批包裝記錄歸檔的印刷包裝材料可采用印有上述內(nèi)容的復(fù)制品；

（九）對特殊問題或異常事件的記錄，包括對偏離工藝規(guī)程的偏差情況的詳細(xì)說明或調(diào)查報(bào)告，并經(jīng)簽字批準(zhǔn)；

（十）所有印刷包裝材料和待包裝產(chǎn)品的名稱、代碼，以及發(fā)放、使用、銷毀或退庫的數(shù)量、實(shí)際產(chǎn)量以及物料平衡檢查。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)原料標(biāo)準(zhǔn)輔料標(biāo)準(zhǔn)包裝材料標(biāo)準(zhǔn)中間產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)成品標(biāo)準(zhǔn)其他標(biāo)準(zhǔn)（公用介質(zhì)）待包裝產(chǎn)品物料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)主要包括：（一）物料的基本信息：1.企業(yè)統(tǒng)一指定的物料名稱和內(nèi)部使用的物料代碼；2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)；3.經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商；4.印刷包裝材料的實(shí)樣或樣稿。（二）取樣、檢驗(yàn)方法或相關(guān)操作規(guī)程編號(hào)；（三）定性和定量的限度要求；（四）貯存條件和注意事項(xiàng)；（五）有效期或復(fù)驗(yàn)期。成品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)主要包括：（一）產(chǎn)品名稱以及產(chǎn)品代碼；（二）對應(yīng)的產(chǎn)品處方編號(hào)（如有）；（三）產(chǎn)品規(guī)格和包裝形式；（四）取樣、檢驗(yàn)方法或相關(guān)操作規(guī)程編號(hào)；（五）定性和定量的限度要求；（六）貯存條件和注意事項(xiàng)；（七）有效期。操作規(guī)程

內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括：題目、編號(hào)、版本號(hào)、頒發(fā)部門、生效日期、分發(fā)部門以及制定人、審核人、批準(zhǔn)人的簽名并注明日期，標(biāo)題、正文及變更歷史。

管理標(biāo)準(zhǔn)機(jī)構(gòu)與人員管理設(shè)備